ECS IT Solutions B.V. - bigwobber.nl · systeem Squit XO. Uiteraard wel inrichting, installatie en...

P:\DOCUMENTEN\6. Sales\Offerten\ProVAS\Verzonden offerten\Leek, Marum, Grootegast\Offerte ProVAS GLM.doc

ECS IT Solutions B.V. Bezoekadres : Lindenhofstaete Lindenhof 1c 8051 DD Hattem Postadres Postbus 32 8050 AA Hattem Telefoon +31 38 44 333 44 Telefax +31 38 44 333 49 Email [email protected] Internet www.ecsit.nl Rabobank 32.65.69.162 KvK 05061691 BTW NL8132.64.571.B.01

Gemeenten Grootegast, Leek en Marum Afdeling I&A T.a.v. de heer F. Moorlag Postbus 46 9860 AA GROOTEGAST Uw kenmerk Ons kenmerk VAS-2006-104/rhe Datum 15 december 2006 Betreft

Offerte ProVAS 2000

Geachte heer Moorlag, Hartelijk dank voor het mogen uitbrengen van een nieuwe offerte van ons succesvolle vergunningensysteem ProVAS 2000. De implementatiewerkzaamheden bestaan uit overleg, inrichting, eventuele conversie van bestaande gegevens, installatie inclusief de levering van de licenties Magic en de database, instructie en projectleiding. Wij bieden de implementatie van het informatiesysteem aan voor een bedrag van € 52.370,00. Voor het gebruiksrecht en het onderhoud van het systeem wordt een jaarlijks huurbedrag in rekening gebracht. Dit huurbedrag bedraagt, exclusief het gebruik van de servicedesk, € 45.780,00 per jaar. Omdat het gebruik van de database en de licenties Magic slechts tijdelijk zijn offreren wij u deze in huur. De huur bedraagt € 3.819,20. Voor gebruik van de servicedesk vragen wij een jaarlijkse vergoeding van € 2.289,00. Het eerste half jaar is het gebruik van de servicedesk gratis. Deze aanbieding is gebaseerd op het principe van Shared Service Centre waarbij de huurkosten zijn gebaseerd op het totaal aantal inwoners van de 3 gemeenten. Dit levert een besparing op van € 24.000,00 per jaar. Ook op de eenmalige kosten wordt een besparing van 21.000,00 gerealiseerd. Dit afgezet tegen een looptijd van 5 jaar (is niet de contractduur) levert een besparing op van € 141.000,00. Alle hier en in de offerte genoemde bedragen zijn exclusief 19% BTW. De aanbieding is geldig tot 3 maanden na dagtekening.

P:\DOCUMENTEN\6. Sales\Offerten\ProVAS\Verzonden offerten\Leek, Marum, Grootegast\Offerte ProVAS GLM.doc

Wij hopen u hiermee een passende aanbieding te hebben gedaan. Wij zien uw bericht dan ook met grote belangstelling tegemoet. Voor eventuele vragen kunt u zich wenden tot Ronald van Tiel of ondergetekende. (tel. 038 – 44 333 44) Met vriendelijke groet, ECS IT Solutions B.V. René Eilander Directeur Bijlagen:

- Offerte ProVAS 2000 - Modulen & Opties ProVAS - Prijslijst - Systeemeisen

Offerte gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 1

ProVAS

ECS IT Solutions b.v., 15 december 2006

1. Inleiding

1.1 Aanleiding

Op 23 oktober 2006 heeft de gemeente Grootegast mede namens Leek en Marum ECS

IT Solutions gevraagd een offerte uit te brengen voor het succesvolle vergunningen

systeem ProVAS.

Tot op heden gebruiken de gemeenten de systemen BCS en GeoBars van Getronics

PinkRoccade (Getronics PinkRoccade). Deze systemen zijn verouderd en worden met

ingang van 1-1-2007 niet langer onderhouden. Daardoor komen deze in aanmerking

voor vervanging. In plaats van nieuwbouw verkiest Getronics PinkRoccade

samenwerking met sterke partners die gespecialiseerd zijn in hun marktsegment en

kunnen integreren in de Getronics PinkRoccade-architectuur.

Naast dit partnerschap is ECS ook een samenwerkingsverband aangegaan met Syncera

IT Solutions (voorheen De Straat Milieu Adviseurs). Ook Syncera heeft een

samenwerkingsovereenkomst gesloten met Getronics PinkRoccade. ECS en Syncera

zullen hun vergunningssystemen migreren naar de “Omgevingsvergunning” en verdere

integratie met de Getronics PinkRoccade architectuur verwezenlijken.

1.2 Aanbieding.

ProVAS is modulair opgezet. Dat heeft als voordeel dat u zelf bepaalt welke onderdelen

een toegevoegde waarde geven aan uw organisatie. U betaalt dus alleen voor gewenste

functionaliteit. Alle mogelijke modulen zijn beschreven in de bijlage behorende bij deze

offerte. De kosten specificatie, zoals opgenomen in hoofdstuk 6, is gebaseerd op de

gewenste modulen en besproken uitgangspunten. Naast jaarlijkse huur zijn er eenmalige

investeringskosten. Dit betreft kosten voor aanschaf van database-licenties, Magic-

licentie (de programmatuur waarin ProVAS is geschreven), eventuele conversies,

trainingen en de gewenste consultancy. Voor nadere toelichting op deze bedragen

verwijzen wij u naar onze prijslijst die als bijlage is toegevoegd.

Indien gewenst zenden wij u het open calculatiemodel per mail toe. De hierin

opgenomen gele opties kunt u zelf op nul zetten waardoor er andere investerings- en

huurbedragen ontstaan.

Met de aanschaf van ProVAS waarborgt u gegevensverwerking voor nu en naar de

toekomst. Natuurlijk gaat u straks naadloos over naar de omgevingsvergunning . De

daarbij behorende conversie is dan geheel voor rekening van ECS. Tevens is keuze van

database bij omgevingsvergunning vrij. Wij ondersteunen dan tevens Oracle, MS SQL

en Postgre SQL als database!

In principe zijn er bij gelijkblijvende functionaliteit geen meerkosten voor het nieuwe

systeem Squit XO. Uiteraard wel inrichting, installatie en opleidingskosten.


ProVAS


1.3 Leveringsomvang

ProVAS en de database Btrieve (Pervasive.SQL) worden door ECS geleverd en

geïnstalleerd voor ieder gewenst werkstation. Het systeem wordt in samenwerking met

de applicatiebeheerder ingericht conform de wensen van de gemeente. Veel van de

standaard tabellen kunnen door ons worden voorzien van zogenaamde presets. Deze

standaard vulling is tot stand gekomen in samenwerking met andere gemeenten. Dit

draagt bij aan een snelle implementatie. U hoeft daarna alleen nog uw

gemeentespecifieke tabellen te vullen.

Wij leiden de eindgebruikers op voor het gebruik van de programma’s en voorzien ze

van een Nederlandstalige gebruikshandleiding.

Na opdrachtverlening stellen wij in overleg met u een planning vast voor de levering en

implementatie van het systeem. Het informatiesysteem installeren wij binnen een

periode van twee maanden na opdrachtverlening. Voorwaarde hierbij is dat de

opdrachtgever de benodigde gegevens tijdig aanlevert. In goed overleg kan de installatie

eerder of later plaats vinden.

1.4. Gewenste koppelingen

BRS / DDS4ALL

Voor de koppeling met de Basis administratie hebben wij 2 maal de kosten voor het

koppelen aan de BRS opgenomen. De koppeling naar DDS4ALL (situatie Leek) moet

onderzocht worden. In onze bespreking is door u aangenomen dat DDS4ALL

operationeel is. Mocht dit zo zijn dan begroten wij onze inzet op 8 uur, waarvoor wij geen

kosten in rekening brengen.

GIS

Middels gebruik van het XML gegevensmagazijn kunnen vergunningaanvragen worden

ontsloten naar het GIS. Omgekeerd, dus vanuit ProVAS kennen wij standaard 2

koppelingen. Giskit en Nedview. ECS zal begin 2007 onderzoeken of deze koppeling

ook te realiseren is naar GEON en Vicrea. Veelal is deze koppeling niet complex en

goed te realiseren. Wij zijn echter afhankelijk van de functionaliteit die de leverancier van

het GIS biedt.

WOZ

ProVAS kent begin 2007 een koppeling naar Civision Waarderen. Voor Marum en

Grootegast is dit zondermeer te realiseren. Leek gebruikt daarentegen een systeem van

Gouwe IT. ECS zal onderzoek doen om ook hier de koppeling te realiseren. Ook hier zijn

wij weer afhankelijk van de mogelijkheden die de andere leverancier biedt . Ook deze

koppeling is niet complex. ProVAS levert een export die door het WOZ systeem moet

kunnen worden gelezen.


ProVAS


Financiën

ProVAS kent een koppeling met Civision Middelen/Innen en met Coda. Ook dit sluit aan

bij de gemeente Marum en Grootegast. Gemeente Leek gebruikt FIS4ALL. Dit systeem

staat op de nominatie om vervangen te worden. Vooralsnog zal ECS geen koppeling

realiseren voor Leek. Zodra duidelijk is welk systeem FIS4ALL gaat vervangen, zal ECS

bezien of alsnog een koppeling kan worden gerealiseerd.

2. Implementatie

Na opdracht wordt voor het succesvol implementeren het volgende globale stappenplan

doorlopen:

• aanleveren van een checklist aan systeembeheer en applicatiebeheerder

• na retour ontvangst van de checklisten worden afspraken gemaakt m.b.t. installatie

en het opleiden van de applicatiebeheerders

• installatie van ProVAS en het inrichten van de applicatie conform wens van de

gemeente

• afspraken maken over conversie en het ontwikkelen van software voor de conversie

• opleiden applicatiebeheerders

• inrichten van de gemeente specifieke tabellen door de applicatiebeheerder

• opleiden eindgebruikers

• systeem operationeel

• eventueel uitvoeren van de conversie

• 2 maal evaluatie na invoering

• eventuele vervolgstappen

3. Conversie

Indien gewenst kan ECS de data vanuit bestaande systemen converteren naar de

‘historie’ van ProVAS. Converteren naar het actuele aanvragenbestand is niet haalbaar.

ProVAS is een zeer geavanceerd systeem dat haar dossierstatus en termijnbewaking

bepaalt aan de hand van zeer veel data. Veelal zijn deze datumvelden in bestaande

systemen maar beperkt voorradig. Het zou daardoor alleen maar leiden tot verkeerde

aannames met alle mogelijke gevolgen van dien. Daarvoor stellen wij altijd voor bij de

nieuwe aanvragen te registreren in ProVAS en oude af te wikkelen in het bestaande

systeem. Op het moment dat de opdrachtgever het acceptabel vindt converteren wij de

data vanuit het bestaande systeem naar de historie van ProVAS. De dan nog lopende

aanvragen dienen handmatig te worden overgebracht naar ProVAS.

In deze offerte opgenomen kosten voor de conversie zijn begroot op:

• bijdrage ontwikkelkosten standaard conversieprogrammatuur: € 1450,00

• 6 uur projectleiding: € 900,00

• uitvoeren query’s voor het genereren van toegankelijke data: € 450,00

• analyse en terugkoppeling geconstateerde gebreken, begroot: € 450,00

• eventuele terugkoppeling voor het verrijken van data. (voor het verrijken van data

wordt separaat geoffreerd)


ProVAS


• converteren, testen en aanleveren van data: € 1000,00

• het converteren van aangemaakte MS Word-documenten, voor zover dit mogelijk is:

De totale kosten voor de conversie komen daarmee op € 4750,00. Deze kosten zijn

gebaseerd op de stadaard versies van de BCS en GeoBars. Voor afwijkende versies en

systemen met maatwerk kunnen wij u na analyse van de geëxporteerde data aanvullend

offreren.

4. Opleiding

Voor ProVAS wordt een tweedaagse cursus gegeven voor de applicatiebeheerders.

Voor de gebruikers volstaat een instructie van één dag. Ook deze dag wordt door

applicatiebeheerders gevolgd. Raadplegers en collega’s welke incidenteel ProVAS

gebruiken hoeven geen cursus te volgen. Zij worden veelal geïnstrueerd door de

applicatiebeheerder.

De eindgebruikercursus kan bij ECS plaats vinden of op locatie van de opdrachtgever

(minimale deelname 3 personen). Trainingen applicatiebeheer vinden altijd plaats bij

ECS. De dagopleiding bestaat uit twee blokken van 3 uur.

Standaard hanteren wij het volgende opleidingstraject:

• 2 dagen opleiding applicatiebeheer voor 2 beheerders

• 1 dag opleiding eindgebruikers (inclusief applicatiebeheerders)

Het kan vanuit de organisatie of vanuit de cursusleider wenselijk zijn de

eindgebruikersopleiding te verdelen over meerdere dagen. Dit i.v.m. bezetting van de

afdeling of ter voorkoming van een groepsomvang waarbij het gewenste leereffect niet

wordt behaald. In overleg met de opdrachtgever wordt bepaald wat wenselijk wordt

geacht.

5. Gebruiksrecht, Onderhoud en Escrow

5.1 Huur

Het systeem ProVAS 2000 van ECS IT Solutions wordt aan de opdrachtgever verhuurd.

De huur geeft de opdrachtgever het recht op gebruik en onderhoud van het

informatiesysteem en daarbij behorende componenten.

De kosten voor huur van de software vindt u in het hoofdstuk 6 ‘kostenspecificatie’. Als

basis voor de huurprijs geldt het aantal inwoners van de gemeente (de gehanteerde

staffel vindt u terug in de prijslijst). Het aantal gebruikers (concurrent users / gebruikers

die gelijktijdig van de applicatie gebruikmaken) wordt beperkt door de licentie van de

database en Magic-licenties.

Indien gebruik gemaakt wordt van externe software, dan gelden daarvoor, tenzij anders

genoemd, de licentievoorwaarden van de derde partij.


ProVAS


5.2 Gebruik

Het gebruiksrecht van onze software is geregeld in onze leveringsvoorwaarden (zie

hoofdstuk “Leveringsvoorwaarden”).

5.3 Onderhoud

Hiervoor geldt het onderhoudscontract dat u als bijlage aantreft. Het onderhoudscontract

omvat onder meer correctief (opsporen en herstellen van gebreken), preventief en

vernieuwend onderhoud, waaronder het beschikbaar stellen van nieuwe releases

begrepen is van de software. De kosten van het onderhoud zijn bij de huurprijs

inbegrepen. Over de licenties Magic en de database worden geen onderhoudskosten in

rekening gebracht.

5.4 ServiceDesk / Supportovereenkomst

Het servicecontract geeft u recht op telefonische en digitale meldingen van problemen,

wensen of vragen met betrekking tot de werking van de applicatie. Deze

serviceverlening is het eerste half jaar gratis. Daarna wordt een vergoeding 5% van de

huurwaarde per jaar in rekening gebracht. Het afnemen van deze services is niet

verplicht. De dan verleende service wordt op basis van nacalculatie, tegen de geldende

tarieven, in rekening gebracht.

5.5. Gebruikersdag

Jaarlijks organiseert ECS een gebruikersdag. Op deze dag informeren wij onze klanten

over de laatste ontwikkelingen t.a.v. de programmatuur, strategie en visie. Daarnaast

bepalen onze gebruikers, middels stemming, de gewenste functionele wijzingen die

moeten worden doorgevoerd in ProVAS. Naast ons forum is de gebruikersdag een

ideale gelegenheid om ervaringen uit te wisselen met andere gebruikers. Tevens

participeert ECS in de gebruikervereniging van Getronics PinkRoccade.

5.6 Duur van de huurovereenkomst

De huurovereenkomst gaat in op de datum van installatie en duurt minimaal tot en met

31 december van het eerste kalender jaar waarin de overeenkomst is ingegaan. Daarna

wordt de overeenkomst stilzwijgend van jaar tot jaar verlengd, behoudens ingeval van

opzegging. Daarna kunnen beide partijen kunnen de overeenkomst opzeggen.

Opzegging geschiedt steeds tegen het einde van een kalenderjaar. Partijen dienen een

opzegtermijn in acht te nemen van tenminste drie (3) maanden. Bij beëindiging van de

overeenkomst dienen de Programmatuur en Documentatie, inclusief alle gehele of

gedeeltelijke kopieën daarvan, per omgaande aan ECS IT Solutions geretourneerd te

worden.

De gemeenten Leek, Marum en Grootegast verkiezen een contractperiode van één i.p.v.

5 jaar. ECS kan hier mee instemmen. Wel maken wij de kantekening dat de gemeenten

hiermee risico’s lopen. Het geeft n.l. ECS ook de mogelijkheid het contract te ontbinden.


ProVAS


5.7 Escrow regeling

Indien gewenst kan de gemeente een escrow regeling laten opnemen in de

overeenkomst. ECS verplicht zich dan tot het jaarlijks, en bij geheel nieuwe versies,

deponeren van source codes en of sleutels van de programmatuur bij haar notaris.

Voor de escrow wordt een jaarlijks een vergoeding van 2 procent van het huurbedrag in

rekening gebracht.

6. Specificatie jaarlijkse kosten

Zie bijlage I

Deze huurkosten zijn gebaseerd op een gemeenteomvang van 40.000 plus.

Omdat er fysiek toch 3 verschillende omgevingen blijven is een toeslag van 20%

gehanteerd. De licentiehuur komt daarmee op € 45.780,00.

De supportkosten bedragen 5% van de licentiehuur. De jaarlijkse vergoeding bedraagt

daarmee € 2.289,00.

Van de escrow regeling wordt door drie gemeenten geen gebruik gemaakt.

6.1 Specificatie eenmalige kosten

Zie bijlage II

Voor de koppeling met de Basis administratie hebben wij 2 maal de kosten voor het

koppelen aan de BRS opgenomen. De koppeling naar DDS4ALL (situatie Leek) moet

onderzocht worden. In onze bespreking is door u aangenomen dat DDS4ALL

operationeel is. Mocht dit zo zijn dan begroten wij onze inzet op 8 uur, waarvoor wij geen

kosten in rekening brengen.

Bij de implementatiekosten hebben wij de kosten voor begeleiding van de proeftuin

opgenomen. Zoals afgesproken zouden wij per gemeente 2 dagen reserveren om

ProVAS te testen. ECS zal een laptop inrichten om samen met de gebruikers het

systeem te ervaren. Op korte termijn zullen wij hiervoor afspraken maken met de

desbetreffende gemeenten. De kosten hiervoor worden doorbelast in 2006. Het is

wenselijk dat de gebruikers hun wensenlijstje op vooraf hebben aangeleverd.

Voor het opleiden van de eindgebruikers hebben we 3 dagen gereserveerd. Deze

kunnen we naar wens verdelen. Ons lijkt een verdeling van Handhavers, BWT’ers en

APV ‘ers het meest efficiënt. Wij gaan er vanuit dat er geen splitsing naar gemeente

nodig is. Dus integraal opleiden voor de drie gemeenten.

7. Leveringsvoorwaarden


ProVAS


Alle genoemde bedragen zijn exclusief 19% BTW. Op al onze aanbiedingen en

overeenkomsten zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing. Indien gewenst

zenden u kosteloos een exemplaar toe.

ECS IT Solutions factureert na levering van de geleverde producten c.q. diensten. Indien

sprake is van nalevering worden deze diensten c.q. producten pas gefactureerd als aan

de overeenkomst is voldaan. We gaan ervan uit dat u binnen 30 dagen na factuurdatum

betaalt.

In aanvulling op de leveringsvoorwaarden geldt het volgende: Zonder onze

voorafgaande schriftelijke toestemming is het de opdrachtgever tot één jaar na afronding

van de opdracht niet toegestaan onze medewerkers, die betrokken zijn (geweest) bij de

uitvoering van deze opdracht, in dienst te nemen.

Deze offerte is geldig tot drie maanden na dagtekening.

Met vriendelijke groet,

ECS IT Solutions b.v.

René Eilander

Manager Producten

Voor akkoord:

Datum: ………………………….

Gemeente Burgemeester Handtekening

Leek B.C. Hoekstra

bijlage

Opties & gemeenten Grootegast, Leek en Marum Pagina 1

Modulen

ProVAS


1. Modulen ProVAS

Basismodule ProVAS (MBMP)

De basismodule van ProVAS 2000 herbergt alle functionaliteit die niet specifiek voor een

bepaalde vergunning of een andere dossiersoort nodig is. Vanuit deze basismodule stelt

u vervolgens het systeem samen naar de specifieke behoefte van uw gemeente. Deze

basismodule is noodzakelijk.

Module Bouw- en Woningtoezicht (MBWT)

Met de Module Bouw- en Woningtoezicht kunnen principeverzoeken, aanvragen voor

lichte, reguliere en gefaseerde bouwvergunningen worden geregistreerd. ProVAS kent

daarbij een actieve termijnbewaking op meer dan 640 verschillende termijnen. Daarbij

begeleidt ProVAS de gebruiker door het proces. De doorlopen procedures, actieve

termijnen en laatste statusmelding zijn direct inzichtelijk. Per soort vergunning kent

ProVAS meer dan 60 verschillende documenten die automatisch worden klaargezet

zodra een bepaalde situatie ontstaat. Daarnaast kunt u de standaard documenten per

soort vergunning onbeperkt uitbreiden. Enkele stappen in de Module Bouw- en

Woningtoezicht zijn:

• Toetst ontvankelijkheid (BIAB opgenomen als preset)

• Toets bestemmingsplan (procedures art. 15, 17, 19 lid 1,2 en 3 WRO)

• Toets bouwverordening

• Toets Welstand

• Toets aanhoudingsgronden (Procedures art 50 t/m 55 WW en 18 WSDV)

• Bouwbesluit

Naast de toetsingen kent het systeem diverse functies en registraties die direct

oproepbaar zijn. Hierbij moet u denken aan:

• Verdagen

• Automatische Legesbepaling

• Automatische CBS rapportage (W011, W015 en W055)

• Adviezen van derden of intern

• CRM (Contact Relation Management)

• Doorboeken naar handhaving

• Genereren van buitendienstcontroles

• Documentgeneratie

• Etc.

Module Sloop (MSLP)

Met de Module Sloop kunnen principeverzoeken, sloopvergunningaanvragen en

sloopmeldingen worden afgedaan binnen ProVAS. De module kent net als de overige

vergunningmodules actieve termijnbewaking, processturing en volledig

geautomatiseerde documentgeneratie, legesberekening (op basis van inhoud) etc.

De procedurestappen zijn gelijk aan die van de bouwvergunning met uitzondering van de

toets bouwbesluit, vrijstellingen en de aanhoudingsgronden. Voor de laatste zijn de

bijlage


Modulen

ProVAS


procedures 11/17 monumentenwet, 18 WSDV en de combinatie aanhoudingen

aanwezig.

Module Monumenten (MMON)

Met de module monument kunnen vergunningaanvragen voor gemeentelijke en

rijksmonumenten worden geregistreerd en afgedaan. De module kent naast actieve

termijnbewaking en processturing de volgende procedure stappen.

• Ontvankelijkheidtoets

Per bouwwerktype en vergunningsoort kent ProVAS een checklist indieningvereisten

Niet aanwezige gegevens worden automatisch opgevraagd. U hoeft dus geen

checklisten meer toe te voegen aan brief.

• Toets monumentencommissie

• Toets advisering RDMZ/ROB

• Toets advisering GS

Module Handhaving (MHAN)

Met Module Handhaving heeft u als gemeente alle softwaretools in huis om integrale

handhaving tot een succes te maken. De module volgt de aanwijzingen van VROM zoals

beschreven in de 'Handreiking Handhaven Bouwregelgeving' en andere publicaties.

Daarnaast is er voor de vormgeving van deze module samengewerkt met de pilot

gemeenten Heemskerk en Ermelo.

De module gaat uit van prioriteitstelling op basis van: opgave, overtreding, gebied en

factor. Door het opgeven van deze 4 parameters 'berekent' het systeem automatisch een

prioriteit voor de zaak.

Natuurlijk biedt de geïntegreerde oplossing in ProVAS de mogelijkheid om relaties te

leggen tussen een handhavingszaak en een vergunningaanvraag.

Vanuit een handhavingszaak kunnen vervolgens controles ontstaan die aan een

bepaalde afdeling en/of een bepaalde persoon kunnen worden toegewezen.

Module Overige-vergunningen (MAPV)

Met de Module Overige-vergunningen breidt u ProVAS uit voor een onbeperkt aantal

vergunningssoorten doordat u in de categorie 600 zelf subcategorieën

(vergunningstypen) kunt aanmaken. Deze vergunningstypen volgen dan het standaard

AWB-traject voor afhandeling en middels diverse instellingen bent u in staat elke

specifieke subcategorie af te stellen op zijn doel. Let wel specifieke procedures na het

ontvankelijkheidtraject zijn niet aanwezig. Iedere gemeente kent n.l. haar eigen

procedures. Het is ondoenlijk deze voor iedere gemeente specifiek uit te werken. Met

Squit XO kunt u de procedures wel zelf aangeven en muteren.

De overige vergunningen module bevat verder wel alle functionaliteiten die en

bouwvergunning ook bevat. Aanmaken brieven, Adviezen etc, vastleggen foto;s.

bijlage


Modulen

ProVAS


termijnbewaking etc,

Module CRM (MCRM)

ProVAS kent aparte modulen voor het koppelen van Foto’s, het vasthouden van

aangemaakte documenten, CRM en het koppelen van externe documenten.

Vanwege de verwantschap zijn deze onderdelen geïntegreerd in één module: de Module

CRM. Deze module bestaat uit de volgende deelmodules:

• Basismodule CRM (MCRM)

• Koppelen van documenten (MCDO)

• Vasthouden aangemaakte brieven (MCBR)

• Fotomodule (MCFO)

Foto’s kunnen afhankelijk van hun doel worden opgeborgen onder het dossier of onder

het object. Per foto is er mogelijkheid voor aantekeningen. Datum aanmaak,

omschrijving en een memoveld. De gebruikers kunnen de foto middels zoomfuncties

vergroten c.q. verkleinen. Daarnaast kunnen de foto’s op diverse manieren worden

afgedrukt.

Naast het aanmaken van documenten (wat een standaard onderdeel is van de

applicatie) kan ProVAS de aangemaakte documenten bewaren onder het dossier.

Hiermee worden ook mutaties vastgehouden die tot stand zijn gekomen na het

samenvoegen van brieven. Op dossierniveau is dan duidelijk te zien welke brieven, door

wie en wanneer, zijn uitgegaan. Natuurlijk is de digitale versie, mits men hiervoor

geautoriseerd is, te raadplegen en te muteren.

Daarnaast is het mogelijk om externe documenten te bewaren onder het dossier of

object. Zo kunt u denken aan MS Word, MS Excel, Tekst, Bitmap of andere digitale

bestanden. Digitale tekeningen, constructie berekeningen in MS Excel, en vele andere

bestanden kunnen zo worden bewaard onder het dossier. Met behulp van de CRM-

module kunnen aantekeningen gemaakt worden op subject, object en of aanvraag. Deze

aantekeningen zijn kruislings weer te vinden. Zo kunt u b.v. aantekeningen maken bij

een subject (een aanvrager) welke nog geen aanvraag heeft lopen. Bij later indienen van

een aanvraag door dit subject ziet u de notities weer terug. Zo wordt voorkomen dat een

klant zich beroept op niet terug te vinden uitspraken uit het verleden!

ProVAS XML Gegevensmagazijn (MXML)

Het ProVAS XML Gegevensmagazijn stelt u in staat informatie over vergunningen te

delen met andere applicaties binnen uw gemeente zoals GIS-systemen, horizontaal

ingezette Work-flow / Zaakafhandeling en bijvoorbeeld een internet-portal. Het

gegevensmagazijn is een vereenvoudigde afbeelding van in de ProVAS opgeslagen

informatie. Via verschillende benaderingsmethodes (interfaces) kunnen andere

systemen data opvragen via deze databroker. Op deze manier kan vrijwel iedere

applicatie binnen uw gemeente gebruik gaan maken van de belangrijke

bijlage


Modulen

ProVAS


vergunningsinformatie uit ProVAS. Het ProVAS XML Gegevensmagazijn vormt de spin

in het web van ECS’s nieuwe strategie van openheid en interconnectiviteit met

horizontale systemen, en is een belangrijke stap in de richting van de filosofie van

volledig geïntegreerde, organisatiebrede softwarearchitectuur zoals veel gemeenten

deze inmiddels omarmen. De eenmalige installatie kosten bedragen € 900,00.

Daarnaast het bedrag aan jaarlijkse huur.

ProVas Online Diensten (MOBS)

Als logische aanvulling op het hierboven beschreven gegevensmagazijn is module

ProVAS Online Services ontwikkeld. Via deze module komt ECS tegemoet aan de

wensen van gemeenten die liever niet zelf aan de slag gaan met de complexiteit

(juridische afwegingen, beheer, beveiliging etc.) van het aanbieden van digitale diensten

aan de burger. Via ProVAS Online Services heeft uw gemeente de mogelijkheid om

schaalbaar online diensten uit te besteden aan ECS. Naast een volledig pakket aan

services voor de burger (inclusief DigiD-portal, Burger servicenummer, etc.), kent deze

module tevens diensten bedoeld voor de ambtenaar, zoals het op locatie kunnen inzien

en wijzigen van de gegevens van bouwcontroles, bijvoorbeeld via hand-held devices. De

eenmalige installatiekosten bedragen € 900,00. Daarnaast het bedrag aan jaarlijks huur.

ProVAS Online Diensten kent de volgende opties:

• Burgerservices (MOBS)

• Services Buitendienst (MOSB)

• Emailservices ( MOES)

• SMS-services (MOSB)

• Centrale Hosting (MOCH)

Met ProVAS Online Services volgt ECS volledig de aanbevelingen zoals deze zijn

gedaan in het project “Internetpublicatiemodel Vergunningen” van Advies.Overheid.

Hierbij is rekening gehouden met alle wettelijke voorschriften ten aanzien van het

openbaar maken van gegevens.

In samenwerking met de gemeente Nunspeet en stichting ICTU (Advies.Overheid) is het

internetdeel voor de Online Diensten ontwikkeld. Het project omvatte;

• Openbaar register op Internet

• Volgen van de status van de eigen bouwaanvraag

• Publiceren van ontvangen en verleende aanvragen

De module wordt nog uitgebreid met;

• Inzien van vergunninginformatie via Laptop of PDA (t.b.v. diverse externe partijen)

• Online boeken van bouwcontroles en bevindingen

bijlage


Modulen

ProVAS


Voor gemeenten die zelf geen eigen web-server hosten kan ECS deze dienstverlening

verzorgen. De hostingskosten bedragen slechts (€ 500,00 per jaar) een fractie van de

kosten van het in eigen beheer hebben van een webserver. Daarnaast hoeft u geen

rekening te houden met allerhande beveiligingsopties.

Daarnaast kan ECS de Online Diensten geheel integreren in uw gemeentelijke huisstijl.

Daarvoor reserveren wij standaard een 20-tal consultancy uren. Meer- minderuren

worden verrekend tegen het geldende uur tarief. Omdat Advies.Overheid (ICTU) het

gebruik van de Online Diensten van ECS toejuicht ontvangen de eerste 50 gemeenten

een tegemoetkoming in de kosten van € 1000,00 (inclusief BTW) op deze

dienstverlening. (Zie ook: www.nunspeet.nl, button Vergunning en Bekendmaking.)

Bouwbesluittoets (MBBO)

Vanaf versie 3.06 vormt de bouwbesluittoets een integraal onderdeel van ProVAS. Voor

het technische deel (programmatuur) zijn geen extra licenties nodig. Inmiddels heeft

ECS de checklistgenerator ook in een Internetvariant uitgebracht (zie: www.bbonline.nl).

Deze internetapplicatie kent naast toetsniveaus nog meer opties dan de ingebouwde

versie. U moet daarbij denken aan de kwaliteitsmodellen BKB en CKB, werkgroepen en

uitbestedingen. Vanaf versie 3.12 zal er vanuit ProVAS een rechtstreekse koppeling

naar de internetvariant bestaan (2e kwartaal 2006). Daarna zal de geïntegreerde variant

verdwijnen. Updates voor nieuwe wetteksten zijn bij de prijs inbegrepen.

2. Koppelingen

Koppeling StUF-BG (KSTF)

Via de generieke StUF-BG koppeling kunt u ProVAS aansluiten op alle bekende

basisregistratie systemen (Authentieke Registraties). Het Standaard

Uitwisselingsformaat Binnen Gemeentelijk is ontwikkeld om de koppelbaarheid van

systemen van verschillende leveranciers te vergroten en de standaard wordt door EGEM

(programma van stichting ICTU) beheerd . Voor deze koppeling is het noodzakelijk dat u

beschikt over de StUF-BG module voor de BRS van PinkRoccade of DDS4All van

Centric. Deze koppeling is voor het subjectendeel (personen, niet-natuurlijke personen

en adressen) bij tal van gemeenten reeds operationeel. Het objectendeel (kadastrale

objecten en verblijfsobjecten) wordt in Squit XO opgenomen. Ook zal ECS dan het

nieuwe StUF-XML gaan ondersteunen. De kosten voor deze koppeling bedragen

eenmalig € 900,00 voor de installatie. De jaarlijkse kosten zijn opgenomen in het

huurbedrag.

Als deze module bij de eerste aanschaf is opgenomen dan kunnen de kosten voor het

converteren van straatnamen en de objecten achterwege blijven. ECS voert deze

conversie dan gratis uit. Zie 3. Conversie.

Kosten derden (Getronis PinkRoccade/Centric)

bijlage


Modulen

ProVAS


Voor de kosten verbonden aan de benodigde modulen van Getronics PinkRoccade en

Centric IT Solutions verwijzen we u naar de betreffende accountmanagers van deze

bedrijven.

Koppeling DSS (extern Document Storage System) (KDSS)

(voor DocMan is reeds leverbaar, Corsa/DSS en Corsa/CASE leverbaar per 1-9-2006)

Momenteel ontwikkelt ECS in samenwerking met de gemeente Tubbergen een

koppeling met Corsa. Hiervoor dient de gemeente te beschikken over de DMS-server

versie 7 of hoger. Aangemaakte documenten worden dan automatisch in Corsa/DSS

geregistreerd. Daarnaast wordt procesinformatie uitgewisseld met Corsa/CASE.

Dezelfde koppeling is al gerealiseerd voor DocMan en operationeel in de gemeente

Nunspeet. (Of een dergelijke koppelingen noodzakelijk is laten wij graag aan uw organisatie over.

ProVAS beschikt zelf ook over de functionaliteit voor het bewaren van documenten; een intern

DSS)

Koppeling GIS (KGIS)

ProVAS kent momenteel een koppeling met een tweetal GIS systemen. Te weten de

GISKit Viewer en NedView van NedGraphics. De koppeling met NedBrowser zal op

korter termijn ook beschikbaar zijn. Met behulp van deze koppeling kan de gebruiker

vanuit ProVAS doorzoomen naar de digitale kaart. Middels het ProVAS XML

Gegevensmagazijn is de koppeling ook omgekeerd te gebruiken. Met behulp van

eenvoudige queries zijn de gegevens (verleende vergunningen etc.) van een perceel

inzichtelijk te maken via het GIS-systeem. Een must voor de frontoffice. Voor de

koppeling met NedView brengt NedGraphics haar deel van de kosten in rekening. Indien

gewenst kan ECS ook andere GIS-systemen koppelen. Vraag naar de mogelijkheden.

Koppeling IWO (Regionaal Welstandsysteem) (KIWO) 1ste kwartaal 2007

Een zevental welstandscommissies (Gelderland, Groningen, Friesland, Drenthe, Zuid

Holland, Zeeland en Utrecht) hebben de handen ineengeslagen en Getronics

PinkRoccade opdracht gegeven een centraal welstand systeem, IWO, te bouwen. Op

verzoek van de bouwers is ECS verzocht mee te denken in de gegevensuitwisseling

tussen ProVAS en het IWO systeem. In eerste instantie werd gedacht aan uitwisseling

middels exporteren en importeren van data. Op ons verzoek is deze oplossingsrichting

verlaten. Wij zagen meer in een online uitwisseling. Na registratie van de aanvraag in

ProVAS en het plannen van het welstandsoverleg zal ProVAS de aanvraag melden op

het IWO systeem. Het terugverkregen welstanddossiernummer is een bevestiging dat de

aanvraag bij IWO geboekt is. Nadat het welstandadvies is verwerkt in het IWO systeem

kan ProVAS de informatie overhalen. De invulvelden bij welstand worden automatisch

bijgewerkt en het door welstand opgestelde korte verslag wordt bijgewerkt in het advies.

Koppeling Financiën (Civision Middelen / Innen) (KFIN) (nieuw, leverbaar 4de

kwartaal 2006)

bijlage


Modulen

ProVAS


In samenwerking met de gemeente Goirle ontwikkelt ECS nu een koppeling tussen

ProVAS en Civision Middelen / Innen. In samenwerking met gemeente Voorschoten de

koppeling naar het financiële systeem Coda. Om de procedures generiek te houden is

gekozen voor een integrale aanpak. Binnen ProVAS wordt een factuur gegenereerd

waarna vervolgens factuur data wordt klaar gezet. Deze data wordt automatisch

ingelezen in het factuur systeem. Of de factuur nu door de afdeling BWT of door

Financiën wordt aangemaakt maakt op zich niet uit. In eerste instantie zijn wij uitgegaan

van een debiteuren nummer dat wordt aangeleverd door het financiële systeem. Met de

invoering van het Burger Service nummer moet worden bezien op beide opties moeten

worden ingevoerd. Zonder andere inzichten is deze koppeling operationeel in het derde

kwartaal 2006.

Koppeling WOZ (KWOZ) (nieuw, leverbaar 1ste kwartaal 2007)

In het 1ste kwartaal 2007 zal ECS aanvangen met de koppeling voor de WOZ-mutaties.

Voor Getronics PinkRocade zal dit Waarderen zijn. Voor het systeem van Centric

(HIS4All) bestaat deze koppeling al. Periodiek kan de gebruiker de WOZ-mutaties klaar

zetten en laten verwerken in het WOZ-systeem.

3. Conversie

Inlezen Objecten (COBJ)

Veel gemeenten kiezen voor de optie om de gemeentelijke objectentabel eenmalig in te

lezen. Dit zijn dus alle objecten inclusief adres en kadastergegevens. Dit voorkomt veel

type werk. (Gratis bij afname koppeling basisadministratie)

Inlezen Straatnamen (CSTR)

In combinatie met de objecten tabel kunnen wij a.d.h.v. de objecten een straatnamen

tabel genereren. Dit heeft als voordeel dat de gegevensregistratie van straatnamen aan

de uniforme schrijfwijze voldoet. (Gratis bij afname koppeling basisadministratie)

Conversie Bestaande Systemen (CCBS/CGEO)

Indien gewenst kan ECS de data vanuit bestaande systemen converteren naar de

historie van ProVAS. Converteren naar het actuele aanvragen bestand is niet haalbaar.

ProVAS is een zeer geavanceerd systeem dat haar dossierstatus en termijnbewaking

bepaalt aan de hand van zeer data. Veelal zijn deze datumvelden in bestaande

systemen maar beperkt voorradig. Het zou daardoor alleen maar leiden tot verkeerde

aannames met alle mogelijke gevolgen van dien. Daarvoor stellen wij altijd voor bij

implementatie de nieuwe aanvragen te registreren in ProVAS en oude af te wikkelen in

het bestaande systeem. Op het moment dat de opdrachtgever het acceptabel vindt

converteren wij de data vanuit het bestaande systeem naar de historie van ProVAS. De

dan nog lopende aanvragen dienen handmatig te worden overgebracht naar ProVAS.

bijlage


Modulen

ProVAS


4. Aanvullende diensten

Ontwikkelen Standaarddocumenten (CMDO)

Zoals bij ieder BWT-pakket is het ontwikkelen van standaard brieven de grootste klus.

Deze taak wordt normaliter door de applicatiebeheerder uitgevoerd. Om het systeem

snel en effectief in te zetten kan ECS, indien gewenst, deze werkzaamheden voor een

groot deel uitvoeren en de applicatiebeheerder begeleiden bij de invoering. Daarbij we

kunnen we zelfs kijken naar tekstuele inhoud welke ECS voorradig heeft als kopieën van

andere gemeenten. Het opzetten van een standaarddocument kost een beginnende

applicatiebeheerder gemiddeld 3 uur per brief. ECS kan dit in een derde van de tijd. Per

document vragen wij een vergoeding van € 100,00 (uitgaande van maximaal 2 A4’tejs

per brief).

Prijslijst gemeente Grootegast, Leek en Marum Bijlage huurprijzen

ProVAS


Zie bijlage

ECS IT Solutions B.V. - bigwobber.nl · systeem Squit XO. Uiteraard wel inrichting, installatie en...

Documents

Transcript of ECS IT Solutions B.V. - bigwobber.nl · systeem Squit XO. Uiteraard wel inrichting, installatie en...