Verdeling projectkosten Formatie Percentage Bedrag 2012 Bedrag 2013 TOTAAL

ODRU gemeenten 130,22 51% € 7.871 € 107.660 € 115.531

RUD gemeenten + prov. 124,88 49% € 7.563 € 103.438 € 111.001

TOTAAL 255,1 100% € 15.434 € 211.098 € 226.532

Omschrijving Provincie ODRU TOTAAL

PK 2013: ODRU

€ 160.900 € 160.900

PK2013: provincie € 50.198 € 50.198

PK 2012: ODRU € 15.434 € 15.434

TOTAAL € 50.198 € 176.334 € 226.532

Overzicht besteding uren 'Om niet' ten behoeve van RUD Utrecht

ODRU (niet actuele cijfers) Provincie Utrecht SBG Gemeente Utrecht Ijsselstein Houten Nieuwegein Lopik Totaal per werkgroep

Projectleiding 0

P&O 46 760 80 600 1.486

Medezeggenschap/OR 520 133 653

Inhoud 778 502 434 121 1.835

Opdachtgeverschap 1.014 86 1.100

Financien 8 114 80 196 398

Mobiliteit 137 44 411 592

Huisvesting 332 93 232 656

ICT 212 284 184 80 760

Communicatie en Cultuur 108 100 208

0

Totaal per organisatie 3.153 1.897 1.554 1.083 7.686

41% 25% 20% 14% 100%

Begroot 4.685 5.515 5.555 3.105 140 240 0 19.240

MEMO

Aan Martin Gravelotte en Richard Andringa

Van Jan Houtenbos en Norbert de Blaay

Datum: 8 maart 2014

Onderwerp Financiële afwikkeling RUD vorming (versie 2)

Eind 2013 is gesproken over de financiële afwikkeling rondom de RUD vorming. Naar aanleiding van

dat overleg is door de heren Gravelotte en Andringa de opdracht aan de controllers gegeven om een

voorstel te doen omtrent de afwikkeling van deze RUD vorming. In deze notitie worden eerst de

verschillende vraagstukken beschreven, daarna worden de resultaten van het verdiepende

onderzoek door de controllers gepresenteerd.

Op de eerste versie van dit memo is een reactie gekomen van Richard Andringa. De opmerkingen zijn

in deze tweede versie verwerkt.

Vraagstuk

Het vraagstuk bestaat uit drie delen. Hieronder worden deze vraagstukken kort toegelicht.

De totale gezamenlijke kosten ten laste van de projectbegroting 2013 voor de RUD vorming bedroeg

volgens opgave € 211.118,--. Een deel van dat bedrag, namelijk € 156.980,-- is door de OdrU

uitgegeven. Het overige gedeelte is, namelijk € 50.198,-- door de provincie uitgegeven. Er ligt nog

een uitzoekpunt voor het verschil, het betreft € 3.940,-- van de werkgroep ICT. De directeuren

hebben gevraagd omdat uitzoekpunt te onderbouwen (vraagstuk 1).

De OdrU heeft aangegeven naast de bovenstaande kosten ten laste van de projectbegroting 2013

nog meer kosten te hebben gemaakt. Het betreft kosten in het 2de halfjaar van 2012, welke niet ten

laste van de projectbegroting konden worden gebracht. In totaal gaat het om € 573.188,--. De

directeuren hebben gevraagd om het bedrag met feiten te onderbouwen (vraagstuk 2).

De OdrU heeft, naast de bovenstaande kosten ten laste van de projectbegroting 2013, nog meer

kosten in het 1ste halfjaar van 2013 gemaakt. In totaal gaat het om € 378.235,90--. De directeuren

hebben gevraagd om het bedrag met feiten te onderbouwen (vraagstuk 3).

Hieronder worden de drie vraagstukken kort behandeld.

Resultaat

Vraagstuk 1:

Uit de administratie van de OdrU blijkt, ten aanzien van vraagstuk 1, dat de totale kosten € 160.900,--

bedragen. Het uitzoekpunt is opgelost.

De totale kosten ten laste van de projectbegroting 2013 zijn op € € 211.098,-- berekend. Het betreft

€ 160.900,-- welke door de OdrU en € 50.198,-- welke door de provincie zijn voorgeschoten.

Het was de bedoeling dat deze kosten uit de reguliere bedrijfsvoering van de nieuwe organisatie

zouden worden terugverdiend. Er ligt nog geen voorstel voor de verdeling van deze projectkosten

2013. Dat is wel nodig omdat de kosten niet kunnen worden terugverdiend, zoals bedoeld in het

Koersdocument.

De OdrU heeft van de provincie € 150.000 als voorfinanciering voor de projectkosten 2013

ontvangen. Over de verrekening moeten nog afspraken worden gemaakt.

De RUD Utrecht is in het bedrijfsplan RUD Utrecht 2.0 ervan uitgegaan dat de totale projectkosten

2013 (€ 211.098,--) voor de eerdere vorming van de RUD naar rato van de formatie in het

Koersdocument worden verdeeld. Daarover is nog geen bestuurlijke overeenstemming.

Vraagstuk 2:

In 2012 was het niet mogelijk om kosten ten laste van de RUD vorming te brengen. De

projectbegroting liep van januari tot december 2013. Voor dit vraagstuk zijn desondanks facturen en

opdrachtbrieven beoordeeld. Dat is in twee stappen gedaan.

Als eerste is een overzicht van uit het grootboek van de OdrU welke opgeteld uitkomt op de €

573.188,-- besproken. Alle facturen waarbij mogelijk een relatie lag met de RUD vorming, in

omschrijving en/of de werkzaamheden zijn vervolgens opgevraagd, inclusief de opdrachtbrief.

Het betrof een bedrag van € 318.570 dat aan facturen is geanalyseerd.

De OdrU heeft alle facturen opgezocht inclusief opdrachtbrief. Deze facturen zijn in een tweede

ronde beoordeeld.

Het resultaat van deze tweede beoordelingsronde is hieronder opgenomen.

Op basis van de bovenstaande toedeling komt een bedrag van € 15.434,60 toe aan de gezamenlijke

RUD vorming. Hiervoor dient een verdeelsleutel te worden afgesproken.

Vraagstuk 3:

Dit vraagstuk bestaat, volgens de brief van 7 augustus 20131, uit:

Besteding van uren RUD 2013 tot 1 juni 2013

Implementatie Squit XO/ Decos

Aandeel investeringen externe kosten Squit XO

Aandeel lasten OdrU

Extra kosten dienstreizen

Hieronder worden de bovenstaande kosten kort toegelicht.

Het betreft ongeveer 4.000 uren welke door medewerkers van de OdrU voor de RUD vorming zijn

geregistreerd. Het betreft meer dan 60 medewerkers welke uren op de RUD vorming hebben

geschreven. Het betreft een bedrag van € 235.440,--. Afspraak was dat deze uren, conform het

Koersdocument, niet zouden worden verrekend tussen de deelnemers.

Tussen de verschillende deelnemers was er onduidelijkheid over de besteding van uren, en dan met

name of elk van de deelnemers daar wel evenwichtig aan zouden bijdragen. In juli is door

KokxDeVoogd aangetoond dat elk van de deelnemers naar verhouding een evenredig aantal uren

had geleverd. Dan wel dat het uren zijn welke expliciet voor rekening zouden komen van de OdrU,

namelijk kwartiermaker. Er zijn geen andere aanvullende argumenten gevonden voor het verrekenen

van uren.

Ten aanzien van de implementatie van Squit XO en Decos bedraagt het bedrag € 49.050,--. Het

betreft, volgens de brief van 7 augustus, een 25% aandeel voor de RUD vorming. In de onderbouwing

van de uren wordt door ongeveer 40 medewerkers (in totaal 3.270 uren) tijd geschreven op Squit XO

Omschrijving Bedrag ODRU RUD Opmerking

04 25 01 1.560,00€ 1.560,00€ Doornemen en advisering koersdocument, voor OR ODRU

04 30 01 9.100,00€ 9.100,00€ Implementatie SQUIT XO/ Decos, voor de ODRU

04 29 01 32.486,00€ 32.486,00€ Opdrachtbevestiging ICT ondersteuning maximaal/ rekening voor ICT ondersteuning en beheer zie 04 23 01

04 28 01 2.360,00€ 2.360,00€ Helpdesk

04 27 01 31.342,05€ 20.894,70€ 10.447,35€ Bedrijfsjuridisch advies Halewijn voor ODRU uitbreiding/ ontwikkeling/ en RUD (inschatting 33%)

04 26 01 2.087,25€ 2.087,25€ Controller/ werkzaamheden voor RUD gespecificeerd

04 24 01 21.742,00€ 21.742,00€ Implementatie SQUIT XO/ Decos, voor de ODRU

04 23 01 171.493,00€ 24.533,00€ Opdrachtbevestiging voor 1 en 2de kwartaal 2013/ ICT ondersteuning en beheer

5.567,00€ Project SQUIT XO/ Decos, voor de ODRU

04 22 01 11.900,00€ 11.900,00€ Ijsselstein en Implementatie SQUIT XO/ Decos, voor de ODRU

04 21 01 16.200,00€ 14.800,00€ 1.400,00€ Implementatie SQUIT XO/ Decos, RUD ICT

04 20 01 4.800,00€ 4.800,00€ Procesbeschrijvingen tbv squit XO

04 31 01 12.000,00€ 605,00€ Externe deskundige implementatie SQUIT en Decos / specifiek applicatie Ijsselstein

04 32 01 1.500,00€ 1.500,00€ Inhuur artist voor bijeenkomst RUD 6 december

TOTAAL 318.570,30€ 150.347,70€ 15.434,60€ exclusief BTW

en Decos. Een relatie met de RUD vorming is niet gevonden, verder zijn er geen afspraken over het

verrekenen van deze kosten gevonden.

Ten aanzien van het aandeel in de investering externe kosten voor Squit XO is, in de brief van 7

augustus, 25% aan de RUD vorming toegerekend. Het betreft een bedrag van ongeveer € 40.983,--.

Hiervoor zijn de grootboekrekeningen onderzocht. Geconstateerd is dat de grootboekrekeningen

geen verdere relatie met de RUD vorming laten zien. Wel met de reguliere bedrijfsvoering, de

vorming van de OdrU dan wel de uitbreiding van de OdrU met IJsselstein.

De overige bedragen (€ 52.762,--) zijn doorbelastingen van een deel van de totale kosten op

onderdelen gemaakt. Het betreft kosten voor een aandeel lasten OdrU en extra kosten dienstreizen.

Het betreft kosten zonder verdere onderbouwing.

Op basis van de bovenstaande analyse komen er ten aanzien van de kosten voor 2013 geen

aanvullende kosten toe aan de gezamenlijke RUD vorming.