E-tendering

Informatiesessie

voorjaar 2010

2

Inhoud

• Algemene situering

• De uitrol: organisatorische aanpak

• Het juridische kader

• De applicatie

3

Situering

- Wat is e-tendering

- Elektronisch indienen van offerte/kandidatuur én elektronische verloop van een openingszitting

- Tweede ‘front-office’ module

4

Situering

- Beslissing VR 18 juli 2008

- Verplicht gebruik van de twee beschikbare platformen

- Belangrijke wijzigingen aan de regelgeving door het KB van 29.9.2009 (grote mogelijkheden!)

- Beleidsnota

5

Situering

- Een belangrijke vereenvoudiging:

- Intern

- Extern

- Een opportuniteit voor een ambitieus beleid

6

Situering- Strategie en operationalisering

- Kiezen voor de elektronische procedure !

- Fasering

- Opleiding

- “dubbele procedure”

- Kiezen voor elektronische procedure

- Gebruik van “vangnetten”

7

Situering- Pilootprojecten (in 2009) – zie bijlage

- Na evaluatie,

- Richtlijnen

- Verdere uitrol (2010)

- Begeleiding op:

- Organisatorisch vlak

- Juridisch vlak

- Informatica-technisch

- Gebruik applicatie

8

Organisatorische uitrol- Evaluatie pilootprojecten

- 10 entiteiten (Agentschap Natuur en Bos, Aquafin, Ovam, Maritieme Toegang – MOW, De Lijn, AFM, VMSW, AWV-MOW, VREG, ALV)

- Vaststellingen

- Performantie en operationeel zijn van e-tendering

- Elektronische offertes?

- Foutmeldingen?

- Verbeter- en aandachtspunten ?

9

Project Infosessie Elekt. Offertes? Aantal elek? Aantal papier

AQUAFIN JA JA 4 1

OVAM JA JA 1 8

DE LIJN JA JA 8 O

NATUUR en BOS JA JA 2 2

AFM 1 JA JA 1 11

MOW (Dep.) Neen JA 2 3

LV Neen JA 2 0

VREG JA JA 3 4

AWV JA JA 1 3

VMSW Neen JA 1 7

TOTAAL 39% 61%

10

Organisatorische uitrol- Initiatieven voor de gehele VO (1)

- Opleiding en training- Informatiesessie én trainingssessie

- Het centrale team (e.procurement@vlaanderen.be)

- De ondersteuning- Handleiding

- Super user per entiteit

- Centrale team

11

Organisatorische uitrol

- Initiatieven voor de gehele VO (2)

- Monitoring

- Overleg met de federale cel e-procurement

- Sensibilisering aanbestedende entiteiten

- Sensibilisering bedrijfsleven

12

Organisatorische uitrol- Initiatieven op het niveau van de entiteit (1)

- Uitbreiding takenpakket super user e-notification

- Detectie bijkomende opleidings- en trainingsnoden

- Checken van eventuele IT-aanpassingen

- De concrete dossiers

13

Organisatorische uitrol- Initiatieven op het niveau van de entiteit (2)

- Melding start e-tendering aan centrale team

- Sensibilisering potentiële inschrijvers

- De elektronische afhandeling van het dossier

14

Informatica-technisch

- Hardware vereisten

- Twee pc’s, kaartlezer, internet, (dataprojector)

- Toepassingen

- Browser, gebruik e-id, e-tendering

- Specifieke informatie

e-tendering:enkele juridische aandachtspunten

Jurist Bart Zoete, jurist Mathias Audenaert

16

Definities

• schriftelijke of geschreven stuk

• elektronisch middel

12 april 2023 16

1712 april 2023 17

Online bekendmaking

• online elektronisch bekendmaken

• elektronisch ter beschikking stellen van bestekken en andere gunningsdocumenten

18

Gebruik van elektronische middelen

• mededeling, uitwisseling en opslag van informatie

• computervirus?

• elektronische correspondentie tijdens de gunningsprocedure

• onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

19

Indienen van offertes met elektronische middelen - algemeen

• opleggen of toestaan of verbieden

• vermelden in aankondiging of bestek

• gedeeltelijk elektronisch/papier

• registratie van gegevens

20

Indienen van offertes met elektronische middelen – voorwaarden (1)

• elektronische handtekening

• computervirus?

• tijdstip van ontvangst

12 april 2023 20

21

Indienen van offertes met elektronische middelen – voorwaarden (2)

• tijdstip van opening

• toegang tot de offertes

- niet voor de uiterste datum

- gelijktijdig optreden

- enkel voor gemachtigde personen

• hulpmiddelen niet discriminerend

22

Indienen van offertes met elektronische middelen – ‘optionele veiligheden’

• dubbele elektronische zending

• veiligheidskopie

• toestaan in aankondiging of bestek

23

Opening van de offertes

• elektronische offertes

• aanmaak digitaal PV van opening

• technische moeilijkheden?

12 april 2023 23

e-tendering:gebruik van de applicatie

Marnic De Clercq

25

Meer informatie- Centrale team

e.procurement@vlaanderen.be

bart.zoete@bz.vlaanderen.be

marnic.declercq@bz.vlaanderen.be

mathias.audenaert@bz.vlaanderen.be

johan.vansteelandt@bz.vlaanderen.be

26

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

27

28

29

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

s

30

31

32

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

sAanbestedende overheid

Pre-openingsfase

•Aanvinken e-tendering in e-notification

33

34

35

36

37

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

sAanbestedende overheid

Pre-openingsfase

•Aanvinken e-tendering in e-notification

•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden

38

39

Vervangen verantwoordelijke dossier

Aankopers associëren

40

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

sAanbestedende overheid

Pre-openingsfase

•Aanvinken e-tendering in e-notification

•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden

•Aanpassen parameters in e-tendering

41

42

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

sAanbestedende overheid

Pre-openingsfase

•Aanvinken e-tendering in e-notification

•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden

•Aanpassen parameters in e-tendering

Leveranciers

Deponeren

offerte

s

43

44

45

46

47

48

49

50

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

sAanbestedende overheid

Pre-openingsfase

•Aanvinken e-tendering in e-notification

•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden

•Aanpassen parameters in e-tendering

Leveranciers

Deponeren

offerte

sTekenen m

et E-ID

door

gemandateerde

51

52

53

Meerdere handtekeningen zijn mogelijk

54

55

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

sAanbestedende overheid

Pre-openingsfase

•Aanvinken e-tendering in e-notification

•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden

•Aanpassen parameters in e-tendering

Leveranciers

Deponeren

offerte

sTekenen m

et E-ID

door

gemandateerde

Opening

•Openen volgens ‘four-eyes’ principe

56

57

58

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

sAanbestedende overheid

Pre-openingsfase

•Aanvinken e-tendering in e-notification

•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden

•Aanpassen parameters in e-tendering

Leveranciers

Deponeren

offerte

sTekenen m

et E-ID

door

gemandateerde

Opening

•Openen volgens ‘four-eyes’ principe

•Ingediende offertes zijn zichtbaar

59

Als er documenten zijn ingediend zijn die in deze zone zichtbaar.

60

61

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

sAanbestedende overheid

Pre-openingsfase

•Aanvinken e-tendering in e-notification

•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden

•Aanpassen parameters in e-tendering

Leveranciers

Deponeren

offerte

sTekenen m

et E-ID

door

gemandateerde

Opening

•Openen volgens ‘four-eyes’ principe

•Ingediende offertes zijn zichtbaar

•Creatie pv van opening

62

63

64

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

sAanbestedende overheid

Pre-openingsfase

•Aanvinken e-tendering in e-notification

•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden

•Aanpassen parameters in e-tendering

Leveranciers

Deponeren

offerte

sTekenen m

et E-ID

door

gemandateerde

Opening

•Openen volgens ‘four-eyes’ principe

•Ingediende offertes zijn zichtbaar

•Creatie pv van opening

•Opnemen ‘papieren’ offertes in pv

•Afsluiten pv:•Tekenen met e-ID

•Elektronische ondertekening door e-tendering

65

66

67

68

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

sAanbestedende overheid

Pre-openingsfase

•Aanvinken e-tendering in e-notification

•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden

•Aanpassen parameters in e-tendering

Leveranciers

Deponeren

offerte

sTekenen m

et E-ID

door

gemandateerde

Opening

•Openen volgens ‘four-eyes’ principe

•Ingediende offertes zijn zichtbaar

•Creatie pv van opening

•Opnemen ‘papieren’ offertes in pv

•Afsluiten pv:•Tekenen met e-ID

•Elektronische ondertekening door e-tendering

Afsluitingsfase

•Downloaden offertes

69

70

71

E-Tendering

Registratie

Aanbestedende

overheid

Leverancier

sAanbestedende overheid

Pre-openingsfase

•Aanvinken e-tendering in e-notification

•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden

•Aanpassen parameters in e-tendering

Leveranciers

Deponeren

offerte

sTekenen m

et E-ID

door

gemandateerde

Opening

•Openen volgens ‘four-eyes’ principe

•Ingediende offertes zijn zichtbaar

•Creatie pv van opening

•Opnemen ‘papieren’ offertes in pv

•Afsluiten pv:•Tekenen met e-ID

•Elektronische ondertekening door e-tendering

Afsluitingsfase

•Downloaden offertes

•Archiveren dossier

72

73

74

75

Enkel proces verbaal van opening is nog beschikbaar

76

Samenvatting:

te ondernemen stappen om een opdracht elektronisch te openen

Elektronische openingopdracht

Inloggen met e-ID in E-not om te publiceren

Aanvinken e-tendering in e-notification

Aanbestedende overheid

Registratie in e-tendering openbare aankopers

Aanpassen parameters in e-tendering door dossierverantwoordelijke

Associëren aankopers in e-tendering door dossierverantwoordelijke

Leverancier

Registratie in e-tendering

Deponeren offertes

• Openen opdracht in e-tendering door geassocieerde aankopers

• Aanmaken elektronisch pv van opening• Toevoegen ‘papieren offertes’

• Elektronische ondertekening pv van opening• Door aanbestedende overheid met E-ID• Door de toepassing e-tendering

• Downloaden alle documenten

• Archiveren opdracht door dossierverantwoordelijke

77

www.publicprocurement.be

Demo