1 &DIALOOG DIGILOOG

Hui

b Ko

elem

an

2 &Een overzicht van diverse dialoogvormen voor interne communicatie. Ter inspiratie.

Huib Koeleman

3 &Dialoog: gesprek tussen twee of meer personen. Het is een samenstelling van het

woord logos (grieks: woord, taal, rede) en dia (door) en niet, zoals vaak wordt gedacht,

di (twee).

Digiloog: dialoog via sociale media. (een specifieke vorm van dialoog). Het is een

samenstelling van het woord dialoog (zie boven) en digit (cijfer)

4

DIALOOG CONSULTATIE

=

5

Het minimum

6

GESPREKSCYCLUS De simpelste vorm van dialoog. De jaarlijkse gesprekscyclus tussen medewerker en manager. En toch ontbreekt die in veel organisaties.

Besteed meer aandacht aan persoonlijke ontwikkelplannen, functionerings- en 360-graden beoordelingen.

Ja, de medewerker beoordeelt ook de manager

7

WERKOVERLEG Het oude werkoverleg is uit de tijd. Er vinden nu meetings in de ochtend plaats (ochtend-gebed), scrums, project- en programma-meetings. Niet per sé met collega’s van je

afdeling, maar met teamgenoten. Op de teamsite is al praktische informatie over planning en inzet uitgewisseld. Het overleg is bestemd om elkaar daarop te bevragen. Het gaat om de bijzonderheden, niet routine.

8

§ XXX

ONLINE DIALOOG Net zoals mensen op twitter en facebook contact met elkaar houden, kan dat binnen de organisatie; met yammer online chat of andere vormen van social intranet.

Door ook intern gebruik te maken van #hashtags is makkelijk te volgen welke discussies populair zijn en op welke vraagstukken veel reacties komen. Of gebruik #durftevragen, als je iets niet weet

9

MONITOREN Binnen de organisatie is de dialoog over beleid al lang begonnen. Houd daarom maandelijks bij waar men het meest over discussieert.

Kijk wie (informeel) de meeste discussies starten. En speel op die discussies in. Door mee te doen, of door via andere kanalen te reageren.

Populairste thema’s

Vraag/-antwoord ratio

Meest gelinkte collega’s

2000 vragen

3.500 antwoorden

1.75 ratio

10

Een aanvulling die bij veel organisaties kan werken

11

Brain Space Met de komst van het nieuwe werken vergeten we soms dat op de werkplek zelf ook gelegenheid is te bieden voor dialoog. Als we steeds meer met teams en scrums werken, is het goed hier ook kamers voor beschikbaar te stellen. Een teamruimte. Met een plek voor ideeën, brainstormsessies, planningen en reacties. Gewoon van papier. Op de muur.

12

B.O.T. SESSIE De Benen-op-tafel-sessie (ook wel pizza-sessie) is bestemd om meer de diepte in te gaan. Collega’s die een nieuw project toelichten. Een intervisie over een activiteit die anders loopt dan verwacht. Of een denktank over nieuwe ontwikkelingen in het vak.

De sfeer is informeel maar niet te lief. Collega’s spreken elkaar aan. De agenda kan roulerend worden opgesteld.

§ XXX

13

WONDERWALL Het prikbord, maar dan in een nieuw jasje. Een groot bord in de centrale hal, waar iedereen met een post-it vragen op kan stellen of suggesties op kan geven.

Aan het eind van de week wordt de oogst geïnventariseerd en worden alle vragen beantwoord. Ook op die muur. Simpel en effectief

Kan natuurlijk ook digitaal met Pinterest.

§ XXX

14

RONDJE LANDELIJK

Prima om als MT een rondje langs de vestigingen te gaan. Om dialoog te bevorderen de volgende tip: begin niet met een verhaal over beleid, maar begin met de vraag, met welke zaken medewerkers in de vestiging het meeste zitten. Waar hebben zij vragen over, wat willen zij presenteren? Pas als zij aan bod zijn geweest, komt het MT aan het woord.

15

GROTE GROEPEN Ook bij grote groepen is het mogelijk dialoog te creëren. Na een plenaire sessie is het goed de groep op te splitsen in groepen van 6-8 personen (met een gespreksleider).

Geef die groepen de tijd het plenaire deel na te bespreken en vragen te stellen. Via een ipad kunnen die vragen naar een regiekamer worden gestuurd. Na de pauze worden vragen en stellingen (stem-kastjes) plenair behandeld.

16

PROEFLABS Het prikbord, maar dan in een nieuw jasje. Een groot bord in de centrale hal, waar iedereen met een post-it vragen op kan stellen of suggesties op kan geven.

Aan het eind van de week wordt de oogst geïnventariseerd en worden alle vragen beantwoord. Ook op die muur. Simpel en effectief

SOCIAL MASHUP

Een platform waarbij informatie van verschillende (digitale) bronnen bij elkaar wordt gebracht. Op één scherm kan je als medewerker zien waar collega’s over praten op yammer, welke blogs er zijn verschenen en wat voor filmpjes er op youtube zijn geplaatst.

Iedereen kan reageren. De deelnemer is de bron van informatie, niet de afdeling communicatie.

17

§ XXX

COMMUNITIES Een intern online platform leent zich goed voor de vorming van verschillende communities: groepen van medewerkers die zich organiseren rond een thema of werkwijze die zij interessant vinden.

Communities werken vaak het beste als er een (eigen) moderator aanwezig is die de community actueel houdt en losse eindjes aan elkaar knoopt.

18

ONLINE PANEL Een meer gestructureerde vorm is de online panel discussie. In een periode van 3 weken wordt in een groep medewerkers een thema online besproken. Deze online paneldiscussie wordt door een moderator ondersteund. Die zorgt ervoor dat de discussie op gang komt en, indien nodig, terug wordt gebracht naar de kern. Na afloop krijgt iedereen een kort verslag met de resultaten.

19

MEEDISCUSSIEREN? Het is simpel om als manager deel te nemen aan discussies op de interne sociale platformen.

Let dan wel op of deelnemen aan de discussie bevorderend of remmend werkt. Het effect wisselt per organisatie. In de ene organisatie wordt het gewaardeerd als de grote baas meepraat, in de andere haken medewerkers af.

§ XXX

20

1000 BLOEMPJES Vanuit de afdeling communicatie bestaat de neiging communities centraal in te delen. Dat hoeft niet. Het is veel interessanter om medewerkers zelf aan te laten geven op welke onderwerpen ze elkaar willen vinden.

Afdeling communicatie kan wel helpen dubbelingen te voorkomen en ‘dode’ takken te ruimen.

§ XXX

21

PROEFLABS Het prikbord, maar dan in een nieuw jasje. Een groot bord in de centrale hal, waar iedereen met een post-it vragen op kan stellen of suggesties op kan geven.

Aan het eind van de week wordt de oogst geïnventariseerd en worden alle vragen beantwoord. Ook op die muur. Simpel en effectief

MINDSHARE

Door social media is het goed mogelijk de talenten van collega’s makkelijk te ontsluiten. Niet alleen op het werkgebied, maar ook op persoonlijke passies.

Zo kan je die collega vinden die goed is in Spaans, om snel een tekst te vertalen. Of je hebt een nieuw idee dat je wilt toetsen. Online vind je de juiste collega’s om te brainstormen. Een smoelenboek plus.

22

Interessante extra’s

23

PECHA KUCHA 20 plaatjes, 20 seconden per plaatje. Bij een Pecha Kucha-sessie presenteren collega’s ideeën aan elkaar. In beelden. Door de beknopte en visuele vorm is het mogelijk in korte tijd veel ideeën uit te wisselen. In een sessie kunnen wel 14 collega’s aan bod komen.

Na de presentaties praat je met elkaar verder wat je ‘goed vond’ aan de presentaties.

24

OPEN SPACE Een groepsgesprek van een andere orde. Deelnemers bepalen zelf de agenda. Per agendapunt komen er flipovers in de ruimte, en men gaat naar de flipover met het onderwerp waar men over wil praten. Resultaten schrijft men op. Als men daar klaar is, loopt men naar een flipover met een ander onderwerp. Als de discussie stopt is men klaar. Na afloop worden alle resultaten (op de flappen) plenair besproken.

§ XXX

25

PROEFLABS Het prikbord, maar dan in een nieuw jasje. Een groot bord in de centrale hal, waar iedereen met een post-it vragen op kan stellen of suggesties op kan geven.

Aan het eind van de week wordt de oogst geïnventariseerd en worden alle vragen beantwoord. Ook op die muur. Simpel en effectief

PROEFLABS

Een praktische manier om kennis uit te wisselen is het starten van zogenaamde proeflabs. Verschillende groepen starten met trial & error een nieuwe techniek uit, bijvoorbeeld de inzet van social media of SCRUM. Ervaringen worden online gedeeld op een platform. Elke maand vinden kennissessies en intervisie plaats. De best werkende vorm wordt uiteindelijk gekozen als het ‘repeatable model’.

26

WEBINAR Het Webinar is een mooie vorm om een gesprek te voeren met medewerkers op verschillende vestigingen. Naast een verhaal, is er ruimte om te reageren op stellingen,

het stellen en beantwoorden van vragen. Het is ook mogelijk mensen van verschillende locaties aan het woord te laten in een soort webconferentie

27

PROEFLABS Het prikbord, maar dan in een nieuw jasje. Een groot bord in de centrale hal, waar iedereen met een post-it vragen op kan stellen of suggesties op kan geven.

Aan het eind van de week wordt de oogst geïnventariseerd en worden alle vragen beantwoord. Ook op die muur. Simpel en effectief

SKYPE

Met de komst van skype en Google+ is het beter mogelijk ‘live’ woord en beeld uit te wisselen tussen collega’s op verschillende vestigingen.

Zo kunnen kledingontwerpers hun nieuwe ideeën en correcties in video-calls aan elkaar laten zien. Tijdens dit gesprek zijn ontwerpen direct aan te passen, zodat iedereen weet wat de laatste versie is.

28

SAMEN SCHRIJVEN De dialoog kan ook in stilte plaatsvinden. Met de huidige documentsystemen, zoals Basecamp, is het makkelijk om met verschillende collega’s samen een stuk te schrijven. Aan de hand van revisies zie je elkaars bijstellingen. Nog mooier zijn de systemen waar je, à la facebook, ook commentaren en tips van collega’s kan lezen die hebben bijgedragen. Een interne WIKI.

29

De “Maslow”-piramide van dialoog, begin bij de basis

Gesprekscyclus, Werkoverleg

Speed Room, BOT-sessies, Wonderwall, Rondje

landelijk, Grote groepen

Pecha Kucha’s, Proeflabs, Open space

Online dialoog, Monitoren

Online panel, Communities, Social Mashup, Mindshare,

Meediscussieren

Webinar, Skype, Samen schrijven

dialoog digiloog

30

SAMENHANG Moet je al deze vormen inzetten? Nee, natuurlijk niet. Het is slim om te kijken welke vormen goed in de organisatie zullen werken. En let op samenhang. Zodat medewerkers weten waar ze welke dialoog kunnen verwachten. En dat waar nodig discussies naar elkaar verwijzen.

31

MEER WETEN? www.huibkoeleman.nl

Of lees verder in mijn boeken “Social Media voor interne communicatie, twitteren op je werk”, of “Interne communicatie bij verandering”. De foto’s zijn gemaakt door Monique Koeleman, Gijs Mol en ondergetekende. Tips en aanvullingen hoor ik graag.

32

DELEN Vond je deze presentatie bruikbaar? Deel hem dan met anderen via twitter, facebook, linked-in, pinterest of andere social media.

Of volg me op twitter: @huibkoeleman, of facebook:/Verandercommunicatie

Dank, Huib Koeleman

Please share