Post on 27-Sep-2020
De evolutie
van video
Zakelijk contact op wereldschaal
Horen, zien en ervaren. Als je succesvol wilt zijn met je bedrijf, moet je écht contact
maken. Niet alleen met klanten, maar ook met partners, collega’s en andere
stakeholders. En echt contact maken, dat gaat nu eenmaal niet met een telefoontje of
vertraagde internetverbinding. Daarom zijn het goede tijden voor videoconferencing.
1. Introductie
Horen, zien en ervaren. Als je succesvol wilt zijn met je bedrijf,
moet je écht contact maken. Niet alleen met klanten, maar ook
met partners, collega’s en andere stakeholders. En echt contact
maken, dat gaat nu eenmaal niet met een telefoontje of
vertraagde internetverbinding. Daarom zijn het goede tijden
voor videoconferencing. Deze oplossing weet de obstakels te
omzeilen die globalisering met zich meebrengt. Door
wereldwijde samenwerkingen zijn bijvoorbeeld lang niet alle
afstanden te overbruggen en hebben medewerkers te stellen
met verschillende tijdzones. Met videoconferencing breng je
iedereen in dezelfde vergaderruimte bij elkaar. Waar ter wereld
die mensen zich ook bevinden. En dat maakt communiceren
makkelijker en efficiënter, maar vooral echter.
Als je state of the art video vergelijkt met die van een tijd
geleden, zie je enorme verschillen. Wat ooit een
ruimte-gebonden en onderhoudsintensieve kostenpost was, is
veranderd in een onmisbare investering. De ontwikkeling van
videoconferencing heeft dan ook een vlucht genomen. Niet
alleen kunnen we nu veel meer op IT-gebied; ook nieuwe
toepassingen zoals sociale media, de cloud en mobiele
apparaten hebben de mogelijkheden van video vertienvoudigd.
Hierdoor kan de oplossing op veel verschillende manieren
worden ingezet en aangepast naar de wensen van het bedrijf.
En dat moet ook, nu verbinding het toverwoord is in veel
organisaties.
Er zijn twee redenen waarom je deze white paper zou moeten
lezen. Ten eerste ben je binnen een uur op de hoogte van de
coolste toepassingen van de cloud en video. Dat is niet alleen
eindeloos interessant; het geeft je belangrijke inzichten in alles
wat we met moderne technologie kunnen doen. Ten tweede
ontdek je wat videoconferencing voor jouw bedrijf kan
betekenen. Want wat nu nog oogt als ‘gewoon een simpele
manier van vergaderen’, is na hoofdstuk 6 hoogstwaarschijnlijk
veranderd in een absolute musthave op de werkvloer.
2. Video in organisaties: het verleden, heden en de
toekomst
Er is een zee aan gratis videoplatformen zoals Skype, Google+
Hangouts, Apple’s FaceTime, Facebook Messenger en er
bestaan tientallen betaalde, zakelijke toepassingen. Toch blijft
video, de oudste toepassing van allemaal, altijd en overal
aanwezig. Video heeft vele trends en verschuivingen doorstaan
en is zich blijven ontwikkelen. Vandaag de dag is video dan ook
nog steeds een van de meest efficiënte communicatiemiddelen,
die voor zowel grote als kleine bedrijven de investering waard
is. Maar dat is niet altijd zo geweest.
Om video vandaag de dag te begrijpen en om in te kunnen
spelen op de toekomst, moeten we eerst even terug naar het
verleden. Dat klinkt wat abstract, maar is noodzakelijk als je aan
de slag wilt met videoconferencing. Al te vaak denken mensen
namelijk dat video nog steeds werkt zoals 30 jaar geleden. En
dat was niet zo best. Apparaten en bijbehoren namen soms een
hele kamer in beslag en konden alleen worden bediend door
echte techneuten. En zelfs toen de apparaten wat werkbaardere
vormen aannamen, bleven ze te ingewikkeld om door eigen
medewerkers geïnstalleerd te worden. Daar kwam nog eens bij
dat video-applicaties om een scala aan portals, infrastructuren
en systemen vroegen, waar veel bedrijven simpelweg geen geld
of mogelijkheden voor hadden. En zelfs als dat wel zo was,
voldeed video nog steeds niet aan alle eisen.
CEO’s en CIO’s worstelden dus met hoge prijzen en de lage
kwaliteit van videosystemen. Tegelijkertijd maakte de
consumentenmarkt kennis met iets wat de oplossing leek voor
alle problemen: Skype. Dit programma was eenvoudig te
installeren, makkelijk in gebruik én goedkoop. Veel bedrijven
zagen hun kans schoon en gingen over op het populaire Skype
of een soortgelijke applicatie. Zo konden ze eindelijk
communiceren met de buitenwereld zonder een fortuin te
spenderen aan installatie, onderhoud en apparatuur. Toch was
het zakelijke gebruik van Skype verre van ideaal. De slechte
beveiliging van het platform maakte bedrijven kwetsbaar en een
makkelijke prooi voor hackers met slechte bedoelingen.
Ondanks dit gevaar wogen de voordelen voor veel organisaties
zwaarder. Met soms desastreuse incidenten en reputatieschade
tot gevolg.
Het duurde een aantal jaar tot de ontwikkelaars van
video-oplossingen een nieuw tijdperk inluidden. Zij brachten
nieuwe videosystemen op de markt die niet alleen betaalbaar
en makkelijk in gebruik waren, maar vooral goed beveiligd.
Hierdoor konden bedrijven opeens snel en eenvoudig
communiceren met mensen over de hele wereld, zonder in te
boeten op veiligheid. Daarnaast gaven deze nieuwe en betere
vormen van video ruim baan aan de ontwikkeling van andere
toepassingen van videoconferencing, voor bijvoorbeeld
recruitment, training en acquisitie. Zo groeide video uit tot een
complete dienstverlening die op steeds meer manieren werd
ingezet in de bedrijfswereld.
De grootste verandering kwam met de doorbraak van de cloud,
mobiel internet en sociale media. Hierdoor werden werknemers
mobieler, flexibeler en werd verbinding maken
laagdrempeliger. Deze ontwikkelingen hadden hierdoor ook
grote gevolgen voor de manier waarop video werd gebruikt in
bedrijven. Zo voerden steeds meer bedrijven een BYOD-beleid
in. Met BYOD, wat staat voor Bring Your Own Device, werken
medewerkers op hun zelf meegebrachte laptop of telefoon.
Hierdoor ontstaat er een scala aan verschillende apparaten op
de werkvloer die allemaal hun eigen besturingssystemen en
applicaties hebben. De meeste invloed kwam echter met de
opkomst van de cloud. Door videoconferencing naar de cloud te
brengen, kon de toepassing namelijk op elke laptop of telefoon
met internet gebruikt worden.
Videoconferencing was hierdoor niet langer gebonden aan
specifieke apparatuur of ruimtes en kon overal - zelfs
onderweg! - ingezet worden. Niet zo gek dus, dat verschillende
onderzoeken melden dat de markt voor cloud-based
videotoepassingen tegen 2020 zo’n drie miljard dollar waard is.
Een onderzoek door Technavio meldt bovendien dat de markt
in 2019 met 40% gegroeid is. Video is dus nooit weggeweest,
maar maakt door de cloud een opmars in het bedrijfsleven.
3. Zakelijke video verhuist naar de cloud
Alles en iedereen zit tegenwoordig in de cloud. Waarom
eigenlijk? En is het een ontwikkeling of een trend? En waarom
heeft de cloud zoveel meerwaarde voor video? Als we kijken
naar de ontwikkelingen in het bedrijfsleven, is de populariteit
wel te begrijpen. Daar draait alles tegenwoordig om flexibiliteit,
mobiliteit en snelheid. Uit een recent onderzoek van IDG
Connect blijkt bijvoorbeeld dat een derde van alle wereldwijde,
zakelijke communicatie via mobiele telefoons verloopt.
Dezelfde onderzoekers ontdekten dat 40% van alle werknemers
hun eigen smartphone en 18% hun eigen tablet voor zakelijke
doeleinden gebruikt. Niemand kan dus meer om het mobiele
tijdperk heen. En dat betekent dat bedrijven voor hun
alledaagse operaties op zoek moeten naar oplossingen die te
integreren zijn met mobiele telefoons, oftewel mobile
compatible zijn. Die oplossingen zijn er, met de cloud als basis.
De cloud maakt het medewerkers mogelijk om direct en vanuit
alle uithoeken van de wereld te reageren op wat er op dat
moment speelt. Al hun bestanden, documenten en
programma’s hangen immers in de lucht en kunnen altijd en
overal worden opgevraagd. Medewerkers zijn hierdoor niet
meer gebonden aan een vaste werkplek. Ze werken waar ze
maar willen: thuis, onderweg, op kantoor en zelfs in cafés en
restaurants. Privé en werk kunnen zo beter worden
gecombineerd en woon-werkverkeer verandert van verspilling
in declarabele tijd. Omdat het bedrijfsleven zich tegenwoordig
overal afspeelt, moeten ook videotoepassingen dus altijd en
overal beschikbaar zijn. Dat is waar video en de cloud de
krachten bundelen.
Naast het gebruikersgemak dat de cloud met zich meebrengt,
heeft de techniek ook een compleet nieuw soort
dienstverlening tot stand gebracht. Steeds meer bedrijven
stappen af van het aanbieden van tastbare apparatuur en
bieden hun diensten aan in de vorm -vaak online- services. Deze
ontwikkeling wordt ook wel XaaS (Anything as a Service)
genoemd. Dit betekent dat de meerwaarde van een bedrijf
vooral zit in het leveren van software,
installatiewerkzaamheden, onderhoud en advies. Dat is weer
handig voor de bedrijven die cloud-based IT in huis willen halen,
maar de kennis niet hebben. Zij profiteren door het XaaS-bedrijf
van alle voordelen van de cloud en besparen hiermee op hun
IT-kosten.
Maar kostenbesparing is niet de enige reden om voor de cloud
te kiezen. Werken vanuit een vaste werkplek past simpelweg
niet meer bij deze tijd. Hetzelfde geldt voor vormen van
videoconferencing die gebonden zijn aan een specifieke locatie
of specifiek apparaat. Naast XaaS is daarom ook VaaS
(Videoconferencing as a Service) een steeds vaker gebruikte
toepassing van de cloud. Het is immers dé oplossing voor
bedrijven die op wereldschaal opereren en meerdere
vestigingen hebben in meerdere landen en tijdzones. Door
videoconferencing vanuit de cloud te organiseren, worden
medewerkers op eenvoudige wijze aan elkaar verbonden op
een plek en tijdstip naar keuze. Ze werken op hun eigen laptop,
telefoon of tablet, hoeven geen IT-er te zijn om de boel te
installeren en zijn verzekerd van een beveiligde, kwalitatief
hoogwaardige verbinding.
4. Trends in videoconferencing
Door de wereld aan mogelijkheden die de cloud met zich
meebrengt, breekt het met alle tradities. Zo ook met
videoconferencing als een statische en complexe kostenpost. In
tegenstelling tot klassieke videotoepassingen draagt cloud
based videoconferencing juist bij aan de schaalbaarheid,
wendbaarheid en stabiliteit van moderne bedrijven. Hierdoor is
videoconferencing de drijvende kracht geworden van een aantal
interessante trends op het gebied van bedrijfscommunicatie. En
dat geldt voor zowel interne als externe uitwisseling. Hieronder
staan de belangrijkste trends toegelicht.
Desktop videoconferencing. Waar er eerst nog hoofdzakelijk
werd vergaderd in de daarvoor bestemde meeting rooms,
nemen veel medewerkers de meeting tegenwoordig mee naar
hun eigen werkplek. Dat is net zo makkelijk, helemaal omdat
schema’s en werkagenda’s vaak weinig ruimte laten voor lange
vergaderingen. Door deel te nemen aan een videoconference
call vanaf de eigen werkplek, kunnen medewerkers af- en
aanhaken wanneer het hen uitkomt. Dit maakt hen niet alleen
flexibel; het bespaart ze ook veel verspilde tijd die collega’s
besteden aan -voor hen- irrelevante onderwerpen.
Real-time communicatie met WebRTC. Met deze techniek
kunnen ontwikkelaars applicaties bouwen die online
videoconferencing mogelijk maakt zonder de installering van
plug-ins of software op de computer of telefoon. Deelnemers
kunnen via internet worden uitgenodigd en worden live met
elkaar in contact gebracht via de cloud. Dit heeft een aantal
voordelen. Niet alleen is installatie of aanschaf van software
hiermee overbodig, ook voor externe partijen zoals klanten of
partners wordt het makkelijker om deel te nemen. Dit in
tegenstelling tot apparaat-specifieke programma’s, die niet
compatibel zijn met programma’s waar andere bedrijven mee
werken.
Nieuwe inkomstenstromen door mobiel gebruik. Het gebruik
van smartphones voor videoconferencing wordt steeds
populairder. Veel medewerkers verruilen de goedkopere,
minder veilige consumentenplatformen voor de
videotoepassingen die zijn toegespitst op zakelijk gebruik. Zij
moeten echter wel rekening houden met een aantal zaken. Om
mobiele video optimaal te kunnen gebruiken, zullen zij moeten
investeren in een toereikend data-abonnement, een goed
toestel, beveiliging en toegangsmanagement. Al deze
elementen dragen bij aan de inkomstenstromen voor de
aanbieders van mobiele telefoons, abonnementen, mobiele
toepassingen en beveiligingssoftware.
Verbinding op basis van intuïtie. In een rapport van Gartner
staat dat tegen het jaar 2020 zo’n 25 miljard ‘dingen’ verbonden
zullen zijn met het internet. Deze theorie, die ook wel bekend
staat als Internet of Things (IoT), houdt in dat de offline en
online wereld steeds meer en beter geïntegreerd raken.
Apparaten en toepassingen worden steeds slimmer en gaan
daarom steeds intuïtiever te werk. Dit maakt soepele en
laagdrempelige communicatie tussen bedrijven en hun klanten,
partners en andere stakeholders noodzakelijk. Want als
dienstverlening in alle gemakken en eisen voorziet, moet
communicatie daarop worden afgesteld.
Gebruikersgemak met optimale beveiliging. Helemaal nu de
BYOD -trend doorzet, is er een toenemende vraag naar
video-oplossingen die gericht zijn op gebruikersgemak, maar
tegelijkertijd voldoen aan hoge beveiligingsnormen. Dat wil
zeggen dat videoconferencing medewerkers met iedereen in
contact moet kunnen brengen op elk moment van de dag (of
nacht) terwijl alle data beschermd wordt op een manier die een
multinational niet zou misstaan.
5. Aan de slag met cloud video
Wie in een modern bedrijf werkt, kan eigenlijk niet meer om
videoconferencing heen. Maar niet elke VaaS is ook
automatisch een goede oplossing. Organisaties die de cloud in
willen met video, doen er goed aan een aantal key elementen
goed te bestuderen. Hieronder staan de belangrijkste
overwegingen op een rij.
Kwaliteit en prestatie
Wanneer je als bedrijf op zoek gaat naar een aanbieder van
VaaS, zullen er meerdere opties voorbijkomen. Selecteer altijd
een leverancier die het product naadloos kan laten aansluiten
op de laptops, smartphones en tablets van de medewerkers.
3G/4G netwerk support is één van de voorwaarden hiervoor. Dit
zorgt ervoor dat elk apparaat iedere vorm van samenwerking
kan ondersteunen, waar de deelnemers zich ook bevinden. In
de ideale situatie weet de aanbieder aan alle bedrijfseisen te
voldoen, zonder dat de videokwaliteit eronder lijdt.
Comptabiliteit met bestaande systemen
Een product kan nog zo innovatief zijn; als het niet aansluit op
de bedrijfssystemen is het onbruikbaar. De kans op een
mislukking wordt groter naarmate er meerdere afdelingen
betrokken zijn bij het project. Dat is jammer, want het liefst
breng je natuurlijk je hele organisatie naar de cloud met video.
Zorg er daarom voor dat je de nieuwe software en toepassingen
kunt integreren met de bestaande systemen. Dit doe je door
een zogenaamd agnostisch videosysteem aan te schaffen, wat
betekent dat het aansluit op elk soort apparaat, ook als deze
wat ouder is. Dit is van groot belang, zeker als je organisatie al
heeft geïnvesteerd in hardware.
Naast bovenstaande eisen, zijn de volgende punten raadzaam
om in je achterhoofd te houden bij de aanschaf van een product
voor videoconferencing:
IT issues. Bandbreedte en netwerkcapaciteit gaan hand in
hand. Bovendien bepalen ze voor een groot deel het succes
van het nieuwe VaaS product. Kijk daarom van tevoren welke
bandbreedte je nodig hebt om het videoproject te laten
slagen.
Schaalbaarheid. Vooral voor kleinere bedrijven is het
raadzaam om te investeren in schaalbaarheid. Kijk
bijvoorbeeld naar abonnementen die per
Beveiliging. Zodra je de cloud ingaat, bevinden je gegevens
zich buiten de firewall van je organisatie. Wees er daarom
zeker van dat de beveiliging van het nieuwe product in orde
is. Het gaat immers niet alleen om de videogesprekken die
beveiligd moeten worden, maar ook om de documenten en
andere data die hierbij gebruikt worden. Het is aan te raden
om een clausule over beveiliging op te nemen in de algemene
voorwaarden in de Service Level Agreement (SLA).
Proeftijd. Ga altijd voor een aanbieder die de mogelijkheid
biedt om te starten met een proeftijd. Zo zit je nergens aan
vast en kan je altijd overstappen op een andere aanbieder als
de praktijk tegen blijkt te vallen. In de proeftijd zal de
aanbieder zijn beloftes moeten nakomen en weet jij precies
wat je in huis gaat halen.
Hardware. Ondanks de nieuwste ontwikkelingen op het
gebied van mobiel gebruik en desktop conferencing, is het
raadzaam om te zoeken naar een aanbieder die naast
software ook hardware zoals schermen en apparatuur
aanbiedt. Deze hoef je natuurlijk niet direct af te nemen, maar
kunnen van pas komen naarmate je vergaderingen en video
calls groter en complexer worden. Hoe handig een
smartphone ook is, een groot scherm kan voor meer overzicht
zorgen en bovendien belangrijke informatie tonen die alle
ingebelde deelnemers ook zien op hun eigen scherm.
Service. Videoconferencing is laagdrempeliger geworden en
kan in de meeste gevallen door de medewerkers zelf worden
bediend. Toch is het belangrijk om een aanbieder te zoeken
die support en ondersteuning biedt, tijdens en na de
implementatie van het VaaS product. Zo weet je zeker dat je in
geval van problemen altijd weer verder kunt zonder dat je
meeting stilvalt. Bovendien verzeker je jezelf er zo van dat het
product perfect is geïnstalleerd en optimaal wordt gebruikt.
Kleine investering, groot gemak!
6. Tot slot
Videoconferencing is niets nieuws. Maar met de opkomst van
de cloud heeft het zich getransformeerd tot een onmisbare tool
in iedere moderne organisatie. De combinatie heeft een wereld
geopend op het gebied van groei en schaalbaarheid. VaaS
producten brengen collega’s, klanten en partners bij elkaar op
een manier die weinig verschilt van face-to-face contact. In een
wereld waarin alles steeds sneller gaat, is dit geen overbodige
luxe maar een absolute noodzaak.
De grootste verandering ten opzichte van 30 jaar geleden, is dat
videoconferencing tegenwoordig naadloos aansluit op de eisen
van de organisatie. Als je aan de voorwaarden van hoofdstuk 5
voldoet, is VaaS de verbindende factor tussen continenten,
bedrijven, afdelingen en externe partijen. Tel hier de vele
toepassingen, zoals Real-time communicatie met WebRTC en
desktop conferencing, bij op en je begrijpt wat
videoconferencing voor je bedrijf kan doen op het gebied van
communicatie, productiviteit en snelheid. Het goede nieuws is,
dat de aanschaf van een VaaS product minder impact heeft op
de bedrijfsportemonnee dan vaak wordt gedacht. De
schaalbaarheid maakt videoconferencing tot een zinvolle
investering die meegroeit met elke verandering.
Strategie KPN
KPN dochter Talk & Vision is één van de vijf grootste Europese
spelers op de markt voor visuele communicatie. Vanaf de
oprichting in 1998 spannen wij ons in om de effectiviteit en het
bereik van digitale communicatie te vergroten door de inzet van
innovatieve multimedia-technologie. Wij bieden complete
videoconferencing oplossingen aan die qua omvang en
complexiteit sterk uiteenlopen. Onze klanten variëren in
omvang van 1 tot 600+ systemen.
Wij merken dat klanten behoefte hebben aan advies op het
gebied van de cloud. Wij streven er dan ook naar om een breed
portfolio te kunnen presenteren en klanten kennis te kunnen
laten maken met de diverse cloudoplossingen.
De adviseurs van KPN/Talk & Vision kunnen uw bedrijfsvoering
duidelijk identificeren en op basis daarvan in combinatie met
uw wensen, de juiste oplossing aanbieden. We streven ernaar
om de voordelen van videoconferencing daadwerkelijk waar te
maken. Hierbij is de techniek altijd ondergeschikt aan de
menselijke factor.
Meer informatie
www.kpn.com/zakelijk
www.talkandvision.nl