De evolutie

van video

Zakelijk contact op wereldschaal

Horen, zien en ervaren. Als je succesvol wilt zijn met je bedrijf, moet je écht contact

maken. Niet alleen met klanten, maar ook met partners, collega’s en andere

stakeholders. En echt contact maken, dat gaat nu eenmaal niet met een telefoontje of

vertraagde internetverbinding. Daarom zijn het goede tijden voor videoconferencing.

1. Introductie

Horen, zien en ervaren. Als je succesvol wilt zijn met je bedrijf,

moet je écht contact maken. Niet alleen met klanten, maar ook

met partners, collega’s en andere stakeholders. En echt contact

maken, dat gaat nu eenmaal niet met een telefoontje of

vertraagde internetverbinding. Daarom zijn het goede tijden

voor videoconferencing. Deze oplossing weet de obstakels te

omzeilen die globalisering met zich meebrengt. Door

wereldwijde samenwerkingen zijn bijvoorbeeld lang niet alle

afstanden te overbruggen en hebben medewerkers te stellen

met verschillende tijdzones. Met videoconferencing breng je

iedereen in dezelfde vergaderruimte bij elkaar. Waar ter wereld

die mensen zich ook bevinden. En dat maakt communiceren

makkelijker en efficiënter, maar vooral echter.

Als je state of the art video vergelijkt met die van een tijd

geleden, zie je enorme verschillen. Wat ooit een

ruimte-gebonden en onderhoudsintensieve kostenpost was, is

veranderd in een onmisbare investering. De ontwikkeling van

videoconferencing heeft dan ook een vlucht genomen. Niet

alleen kunnen we nu veel meer op IT-gebied; ook nieuwe

toepassingen zoals sociale media, de cloud en mobiele

apparaten hebben de mogelijkheden van video vertienvoudigd.

Hierdoor kan de oplossing op veel verschillende manieren

worden ingezet en aangepast naar de wensen van het bedrijf.

En dat moet ook, nu verbinding het toverwoord is in veel

organisaties.

Er zijn twee redenen waarom je deze white paper zou moeten

lezen. Ten eerste ben je binnen een uur op de hoogte van de

coolste toepassingen van de cloud en video. Dat is niet alleen

eindeloos interessant; het geeft je belangrijke inzichten in alles

wat we met moderne technologie kunnen doen. Ten tweede

ontdek je wat videoconferencing voor jouw bedrijf kan

betekenen. Want wat nu nog oogt als ‘gewoon een simpele

manier van vergaderen’, is na hoofdstuk 6 hoogstwaarschijnlijk

veranderd in een absolute musthave op de werkvloer.

2. Video in organisaties: het verleden, heden en de

toekomst

Er is een zee aan gratis videoplatformen zoals Skype, Google+

Hangouts, Apple’s FaceTime, Facebook Messenger en er

bestaan tientallen betaalde, zakelijke toepassingen. Toch blijft

video, de oudste toepassing van allemaal, altijd en overal

aanwezig. Video heeft vele trends en verschuivingen doorstaan

en is zich blijven ontwikkelen. Vandaag de dag is video dan ook

nog steeds een van de meest efficiënte communicatiemiddelen,

die voor zowel grote als kleine bedrijven de investering waard

is. Maar dat is niet altijd zo geweest.

Om video vandaag de dag te begrijpen en om in te kunnen

spelen op de toekomst, moeten we eerst even terug naar het

verleden. Dat klinkt wat abstract, maar is noodzakelijk als je aan

de slag wilt met videoconferencing. Al te vaak denken mensen

namelijk dat video nog steeds werkt zoals 30 jaar geleden. En

dat was niet zo best. Apparaten en bijbehoren namen soms een

hele kamer in beslag en konden alleen worden bediend door

echte techneuten. En zelfs toen de apparaten wat werkbaardere

vormen aannamen, bleven ze te ingewikkeld om door eigen

medewerkers geïnstalleerd te worden. Daar kwam nog eens bij

dat video-applicaties om een scala aan portals, infrastructuren

en systemen vroegen, waar veel bedrijven simpelweg geen geld

of mogelijkheden voor hadden. En zelfs als dat wel zo was,

voldeed video nog steeds niet aan alle eisen.

CEO’s en CIO’s worstelden dus met hoge prijzen en de lage

kwaliteit van videosystemen. Tegelijkertijd maakte de

consumentenmarkt kennis met iets wat de oplossing leek voor

alle problemen: Skype. Dit programma was eenvoudig te

installeren, makkelijk in gebruik én goedkoop. Veel bedrijven

zagen hun kans schoon en gingen over op het populaire Skype

of een soortgelijke applicatie. Zo konden ze eindelijk

communiceren met de buitenwereld zonder een fortuin te

spenderen aan installatie, onderhoud en apparatuur. Toch was

het zakelijke gebruik van Skype verre van ideaal. De slechte

beveiliging van het platform maakte bedrijven kwetsbaar en een

makkelijke prooi voor hackers met slechte bedoelingen.

Ondanks dit gevaar wogen de voordelen voor veel organisaties

zwaarder. Met soms desastreuse incidenten en reputatieschade

tot gevolg.

Het duurde een aantal jaar tot de ontwikkelaars van

video-oplossingen een nieuw tijdperk inluidden. Zij brachten

nieuwe videosystemen op de markt die niet alleen betaalbaar

en makkelijk in gebruik waren, maar vooral goed beveiligd.

Hierdoor konden bedrijven opeens snel en eenvoudig

communiceren met mensen over de hele wereld, zonder in te

boeten op veiligheid. Daarnaast gaven deze nieuwe en betere

vormen van video ruim baan aan de ontwikkeling van andere

toepassingen van videoconferencing, voor bijvoorbeeld

recruitment, training en acquisitie. Zo groeide video uit tot een

complete dienstverlening die op steeds meer manieren werd

ingezet in de bedrijfswereld.

De grootste verandering kwam met de doorbraak van de cloud,

mobiel internet en sociale media. Hierdoor werden werknemers

mobieler, flexibeler en werd verbinding maken

laagdrempeliger. Deze ontwikkelingen hadden hierdoor ook

grote gevolgen voor de manier waarop video werd gebruikt in

bedrijven. Zo voerden steeds meer bedrijven een BYOD-beleid

in. Met BYOD, wat staat voor Bring Your Own Device, werken

medewerkers op hun zelf meegebrachte laptop of telefoon.

Hierdoor ontstaat er een scala aan verschillende apparaten op

de werkvloer die allemaal hun eigen besturingssystemen en

applicaties hebben. De meeste invloed kwam echter met de

opkomst van de cloud. Door videoconferencing naar de cloud te

brengen, kon de toepassing namelijk op elke laptop of telefoon

met internet gebruikt worden.

Videoconferencing was hierdoor niet langer gebonden aan

specifieke apparatuur of ruimtes en kon overal - zelfs

onderweg! - ingezet worden. Niet zo gek dus, dat verschillende

onderzoeken melden dat de markt voor cloud-based

videotoepassingen tegen 2020 zo’n drie miljard dollar waard is.

Een onderzoek door Technavio meldt bovendien dat de markt

in 2019 met 40% gegroeid is. Video is dus nooit weggeweest,

maar maakt door de cloud een opmars in het bedrijfsleven.

3. Zakelijke video verhuist naar de cloud

Alles en iedereen zit tegenwoordig in de cloud. Waarom

eigenlijk? En is het een ontwikkeling of een trend? En waarom

heeft de cloud zoveel meerwaarde voor video? Als we kijken

naar de ontwikkelingen in het bedrijfsleven, is de populariteit

wel te begrijpen. Daar draait alles tegenwoordig om flexibiliteit,

mobiliteit en snelheid. Uit een recent onderzoek van IDG

Connect blijkt bijvoorbeeld dat een derde van alle wereldwijde,

zakelijke communicatie via mobiele telefoons verloopt.

Dezelfde onderzoekers ontdekten dat 40% van alle werknemers

hun eigen smartphone en 18% hun eigen tablet voor zakelijke

doeleinden gebruikt. Niemand kan dus meer om het mobiele

tijdperk heen. En dat betekent dat bedrijven voor hun

alledaagse operaties op zoek moeten naar oplossingen die te

integreren zijn met mobiele telefoons, oftewel mobile

compatible zijn. Die oplossingen zijn er, met de cloud als basis.

De cloud maakt het medewerkers mogelijk om direct en vanuit

alle uithoeken van de wereld te reageren op wat er op dat

moment speelt. Al hun bestanden, documenten en

programma’s hangen immers in de lucht en kunnen altijd en

overal worden opgevraagd. Medewerkers zijn hierdoor niet

meer gebonden aan een vaste werkplek. Ze werken waar ze

maar willen: thuis, onderweg, op kantoor en zelfs in cafés en

restaurants. Privé en werk kunnen zo beter worden

gecombineerd en woon-werkverkeer verandert van verspilling

in declarabele tijd. Omdat het bedrijfsleven zich tegenwoordig

overal afspeelt, moeten ook videotoepassingen dus altijd en

overal beschikbaar zijn. Dat is waar video en de cloud de

krachten bundelen.

Naast het gebruikersgemak dat de cloud met zich meebrengt,

heeft de techniek ook een compleet nieuw soort

dienstverlening tot stand gebracht. Steeds meer bedrijven

stappen af van het aanbieden van tastbare apparatuur en

bieden hun diensten aan in de vorm -vaak online- services. Deze

ontwikkeling wordt ook wel XaaS (Anything as a Service)

genoemd. Dit betekent dat de meerwaarde van een bedrijf

vooral zit in het leveren van software,

installatiewerkzaamheden, onderhoud en advies. Dat is weer

handig voor de bedrijven die cloud-based IT in huis willen halen,

maar de kennis niet hebben. Zij profiteren door het XaaS-bedrijf

van alle voordelen van de cloud en besparen hiermee op hun

IT-kosten.

Maar kostenbesparing is niet de enige reden om voor de cloud

te kiezen. Werken vanuit een vaste werkplek past simpelweg

niet meer bij deze tijd. Hetzelfde geldt voor vormen van

videoconferencing die gebonden zijn aan een specifieke locatie

of specifiek apparaat. Naast XaaS is daarom ook VaaS

(Videoconferencing as a Service) een steeds vaker gebruikte

toepassing van de cloud. Het is immers dé oplossing voor

bedrijven die op wereldschaal opereren en meerdere

vestigingen hebben in meerdere landen en tijdzones. Door

videoconferencing vanuit de cloud te organiseren, worden

medewerkers op eenvoudige wijze aan elkaar verbonden op

een plek en tijdstip naar keuze. Ze werken op hun eigen laptop,

telefoon of tablet, hoeven geen IT-er te zijn om de boel te

installeren en zijn verzekerd van een beveiligde, kwalitatief

hoogwaardige verbinding.

4. Trends in videoconferencing

Door de wereld aan mogelijkheden die de cloud met zich

meebrengt, breekt het met alle tradities. Zo ook met

videoconferencing als een statische en complexe kostenpost. In

tegenstelling tot klassieke videotoepassingen draagt cloud

based videoconferencing juist bij aan de schaalbaarheid,

wendbaarheid en stabiliteit van moderne bedrijven. Hierdoor is

videoconferencing de drijvende kracht geworden van een aantal

interessante trends op het gebied van bedrijfscommunicatie. En

dat geldt voor zowel interne als externe uitwisseling. Hieronder

staan de belangrijkste trends toegelicht.

Desktop videoconferencing. Waar er eerst nog hoofdzakelijk

werd vergaderd in de daarvoor bestemde meeting rooms,

nemen veel medewerkers de meeting tegenwoordig mee naar

hun eigen werkplek. Dat is net zo makkelijk, helemaal omdat

schema’s en werkagenda’s vaak weinig ruimte laten voor lange

vergaderingen. Door deel te nemen aan een videoconference

call vanaf de eigen werkplek, kunnen medewerkers af- en

aanhaken wanneer het hen uitkomt. Dit maakt hen niet alleen

flexibel; het bespaart ze ook veel verspilde tijd die collega’s

besteden aan -voor hen- irrelevante onderwerpen.

Real-time communicatie met WebRTC. Met deze techniek

kunnen ontwikkelaars applicaties bouwen die online

videoconferencing mogelijk maakt zonder de installering van

plug-ins of software op de computer of telefoon. Deelnemers

kunnen via internet worden uitgenodigd en worden live met

elkaar in contact gebracht via de cloud. Dit heeft een aantal

voordelen. Niet alleen is installatie of aanschaf van software

hiermee overbodig, ook voor externe partijen zoals klanten of

partners wordt het makkelijker om deel te nemen. Dit in

tegenstelling tot apparaat-specifieke programma’s, die niet

compatibel zijn met programma’s waar andere bedrijven mee

werken.

Nieuwe inkomstenstromen door mobiel gebruik. Het gebruik

van smartphones voor videoconferencing wordt steeds

populairder. Veel medewerkers verruilen de goedkopere,

minder veilige consumentenplatformen voor de

videotoepassingen die zijn toegespitst op zakelijk gebruik. Zij

moeten echter wel rekening houden met een aantal zaken. Om

mobiele video optimaal te kunnen gebruiken, zullen zij moeten

investeren in een toereikend data-abonnement, een goed

toestel, beveiliging en toegangsmanagement. Al deze

elementen dragen bij aan de inkomstenstromen voor de

aanbieders van mobiele telefoons, abonnementen, mobiele

toepassingen en beveiligingssoftware.

Verbinding op basis van intuïtie. In een rapport van Gartner

staat dat tegen het jaar 2020 zo’n 25 miljard ‘dingen’ verbonden

zullen zijn met het internet. Deze theorie, die ook wel bekend

staat als Internet of Things (IoT), houdt in dat de offline en

online wereld steeds meer en beter geïntegreerd raken.

Apparaten en toepassingen worden steeds slimmer en gaan

daarom steeds intuïtiever te werk. Dit maakt soepele en

laagdrempelige communicatie tussen bedrijven en hun klanten,

partners en andere stakeholders noodzakelijk. Want als

dienstverlening in alle gemakken en eisen voorziet, moet

communicatie daarop worden afgesteld.

Gebruikersgemak met optimale beveiliging. Helemaal nu de

BYOD -trend doorzet, is er een toenemende vraag naar

video-oplossingen die gericht zijn op gebruikersgemak, maar

tegelijkertijd voldoen aan hoge beveiligingsnormen. Dat wil

zeggen dat videoconferencing medewerkers met iedereen in

contact moet kunnen brengen op elk moment van de dag (of

nacht) terwijl alle data beschermd wordt op een manier die een

multinational niet zou misstaan.

5. Aan de slag met cloud video

Wie in een modern bedrijf werkt, kan eigenlijk niet meer om

videoconferencing heen. Maar niet elke VaaS is ook

automatisch een goede oplossing. Organisaties die de cloud in

willen met video, doen er goed aan een aantal key elementen

goed te bestuderen. Hieronder staan de belangrijkste

overwegingen op een rij.

Kwaliteit en prestatie

Wanneer je als bedrijf op zoek gaat naar een aanbieder van

VaaS, zullen er meerdere opties voorbijkomen. Selecteer altijd

een leverancier die het product naadloos kan laten aansluiten

op de laptops, smartphones en tablets van de medewerkers.

3G/4G netwerk support is één van de voorwaarden hiervoor. Dit

zorgt ervoor dat elk apparaat iedere vorm van samenwerking

kan ondersteunen, waar de deelnemers zich ook bevinden. In

de ideale situatie weet de aanbieder aan alle bedrijfseisen te

voldoen, zonder dat de videokwaliteit eronder lijdt.

Comptabiliteit met bestaande systemen

Een product kan nog zo innovatief zijn; als het niet aansluit op

de bedrijfssystemen is het onbruikbaar. De kans op een

mislukking wordt groter naarmate er meerdere afdelingen

betrokken zijn bij het project. Dat is jammer, want het liefst

breng je natuurlijk je hele organisatie naar de cloud met video.

Zorg er daarom voor dat je de nieuwe software en toepassingen

kunt integreren met de bestaande systemen. Dit doe je door

een zogenaamd agnostisch videosysteem aan te schaffen, wat

betekent dat het aansluit op elk soort apparaat, ook als deze

wat ouder is. Dit is van groot belang, zeker als je organisatie al

heeft geïnvesteerd in hardware.

Naast bovenstaande eisen, zijn de volgende punten raadzaam

om in je achterhoofd te houden bij de aanschaf van een product

voor videoconferencing:

IT issues. Bandbreedte en netwerkcapaciteit gaan hand in

hand. Bovendien bepalen ze voor een groot deel het succes

van het nieuwe VaaS product. Kijk daarom van tevoren welke

bandbreedte je nodig hebt om het videoproject te laten

slagen.

Schaalbaarheid. Vooral voor kleinere bedrijven is het

raadzaam om te investeren in schaalbaarheid. Kijk

bijvoorbeeld naar abonnementen die per

Beveiliging. Zodra je de cloud ingaat, bevinden je gegevens

zich buiten de firewall van je organisatie. Wees er daarom

zeker van dat de beveiliging van het nieuwe product in orde

is. Het gaat immers niet alleen om de videogesprekken die

beveiligd moeten worden, maar ook om de documenten en

andere data die hierbij gebruikt worden. Het is aan te raden

om een clausule over beveiliging op te nemen in de algemene

voorwaarden in de Service Level Agreement (SLA).

Proeftijd. Ga altijd voor een aanbieder die de mogelijkheid

biedt om te starten met een proeftijd. Zo zit je nergens aan

vast en kan je altijd overstappen op een andere aanbieder als

de praktijk tegen blijkt te vallen. In de proeftijd zal de

aanbieder zijn beloftes moeten nakomen en weet jij precies

wat je in huis gaat halen.

Hardware. Ondanks de nieuwste ontwikkelingen op het

gebied van mobiel gebruik en desktop conferencing, is het

raadzaam om te zoeken naar een aanbieder die naast

software ook hardware zoals schermen en apparatuur

aanbiedt. Deze hoef je natuurlijk niet direct af te nemen, maar

kunnen van pas komen naarmate je vergaderingen en video

calls groter en complexer worden. Hoe handig een

smartphone ook is, een groot scherm kan voor meer overzicht

zorgen en bovendien belangrijke informatie tonen die alle

ingebelde deelnemers ook zien op hun eigen scherm.

Service. Videoconferencing is laagdrempeliger geworden en

kan in de meeste gevallen door de medewerkers zelf worden

bediend. Toch is het belangrijk om een aanbieder te zoeken

die support en ondersteuning biedt, tijdens en na de

implementatie van het VaaS product. Zo weet je zeker dat je in

geval van problemen altijd weer verder kunt zonder dat je

meeting stilvalt. Bovendien verzeker je jezelf er zo van dat het

product perfect is geïnstalleerd en optimaal wordt gebruikt.

Kleine investering, groot gemak!

6. Tot slot

Videoconferencing is niets nieuws. Maar met de opkomst van

de cloud heeft het zich getransformeerd tot een onmisbare tool

in iedere moderne organisatie. De combinatie heeft een wereld

geopend op het gebied van groei en schaalbaarheid. VaaS

producten brengen collega’s, klanten en partners bij elkaar op

een manier die weinig verschilt van face-to-face contact. In een

wereld waarin alles steeds sneller gaat, is dit geen overbodige

luxe maar een absolute noodzaak.

De grootste verandering ten opzichte van 30 jaar geleden, is dat

videoconferencing tegenwoordig naadloos aansluit op de eisen

van de organisatie. Als je aan de voorwaarden van hoofdstuk 5

voldoet, is VaaS de verbindende factor tussen continenten,

bedrijven, afdelingen en externe partijen. Tel hier de vele

toepassingen, zoals Real-time communicatie met WebRTC en

desktop conferencing, bij op en je begrijpt wat

videoconferencing voor je bedrijf kan doen op het gebied van

communicatie, productiviteit en snelheid. Het goede nieuws is,

dat de aanschaf van een VaaS product minder impact heeft op

de bedrijfsportemonnee dan vaak wordt gedacht. De

schaalbaarheid maakt videoconferencing tot een zinvolle

investering die meegroeit met elke verandering.

Strategie KPN

KPN dochter Talk & Vision is één van de vijf grootste Europese

spelers op de markt voor visuele communicatie. Vanaf de

oprichting in 1998 spannen wij ons in om de effectiviteit en het

bereik van digitale communicatie te vergroten door de inzet van

innovatieve multimedia-technologie. Wij bieden complete

videoconferencing oplossingen aan die qua omvang en

complexiteit sterk uiteenlopen. Onze klanten variëren in

omvang van 1 tot 600+ systemen.

Wij merken dat klanten behoefte hebben aan advies op het

gebied van de cloud. Wij streven er dan ook naar om een breed

portfolio te kunnen presenteren en klanten kennis te kunnen

laten maken met de diverse cloudoplossingen.

De adviseurs van KPN/Talk & Vision kunnen uw bedrijfsvoering

duidelijk identificeren en op basis daarvan in combinatie met

uw wensen, de juiste oplossing aanbieden. We streven ernaar

om de voordelen van videoconferencing daadwerkelijk waar te

maken. Hierbij is de techniek altijd ondergeschikt aan de

menselijke factor.

Meer informatie

www.kpn.com/zakelijk

www.talkandvision.nl