De essentie van administratieve organisatie 1 van 11

Hoofdstuk 2Het inkoopproces

De essentie van administratieve organisatie 2 van 11

De fasen van het inkoopproces

•initiatief tot inkoop;•aanvragen en selecteren van offertes;•bestellen van de goederen;•goederenontvangt;•retourzendingen;•factuurcontrole en -afwikkeling.

De essentie van administratieve organisatie 3 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 1: initiatief tot inkoop.•Ieder inkoopproces wordt geactiveerddoor een impuls.

– Waarom is een impuls nodig? – Wie mag een inkoopopdracht geven?– Wat is de aanleiding tot een inkoopopdracht?

De essentie van administratieve organisatie 4 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 2: aanvragen en selecteren van offertes.•Procedure offerteaanvraag:

– aanvragen, vast te leggen in offertebestand;– binnengekomen offertes registreren;– gelijktijdig beoordelen;– beslissing vastleggen in offertebestand.

De essentie van administratieve organisatie 5 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Bij leveranciersselectie op basis van offertes wordt gekeken naar:

– prijsaspecten;– kwaliteitsaspecten;– bereikbaarheid leverancier;– leverings- en betalingscondities.

De essentie van administratieve organisatie 6 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 3: bestellen van de goederen.•Verschillende soorten inkoopcontracten zijn:

– afroepcontracten– afnamecontracten– oogstcontracten– raamcontracten

De essentie van administratieve organisatie 7 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 4: goederenontvangst.•Kwaliteitsbewaking is een belangrijk marketinginstrument. Dit gebeurt bij goederenontvangst door:

– controle ontvangst door de portier;– ontvangstmelding en eventueel besluit tot

controle van de levering door de magazijnmeester;– controle door magazijnmeester dan wel

laboratorium.

De essentie van administratieve organisatie 8 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 5: retourzendingen.•Bij retourzending stuurt de leverancier een creditnota. Deze wordt verwerkt in de crediteurenadministratie.

De essentie van administratieve organisatie 9 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 6: het afwikkelen van de inkoopfactuur

– ontvangst van de factuur door administratiefactuur vastleggen en nummeren;

– factuur controleren met bestelopdracht, ontvangst, eventueel contract (prijscontrole);

– crediteur opboeken;– factuur betaalbaar stellen; – factuur betalen.

De essentie van administratieve organisatie 10 van 11

Operationele informatiebehoefte

•Informatie nodig voor de uitvoering van het inkoopproces:

– hoogte van de voorraden;– leveranciersgegevens;– assortiment van de leveranciers;– contractgegevens.

De essentie van administratieve organisatie 11 van 11

Tactische informatie

•Gericht op de beheersing van het proces.•Leveranciersbeoordeling (Leveren ze gemiddeld op tijd? Hoeveel procent van de leveringen klopt met de bestelling?):

– ontwikkeling inkoopprijzen;– werkelijke kosten t.o.v. gebudgetteerde kosten;– kosten retourzendingen.