dans.knaw.nlDANS is een instituut van KNAW en NWO

Certificering bij DANS

Van DSA naar het volgende niveau: DIN/Nestor Seal

Valentijn Gilissen, MA: Data Manager

16 maart 2017, Workshop Certificering in de Praktijk, Utrecht

Data Archiving and Networked Services

• Opgericht in 2005 (voorgangers vanaf 1964) als een instituut van de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen (KNAW) en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO)

• DANS heeft als missie het bevorderen van duurzame toegangtot digitale onderzoeksgegevens. Hiertoe stimuleert DANS dat wetenschappelijke onderzoekers gegevens duurzaam archiveren en hergebruiken, bijvoorbeeld via het online archiveringssysteem EASY: https://easy.dans.knaw.nl

• Focus op de Sociale wetenschappen en de Humaniora

DANS hoofddiensten en -activiteiten

Data tijdens onderzoekhttps://dataverse.nl

Data na onderzoekhttps://easy.dans.knaw.nl

Onderzoeksinformatiehttp://www.narcis.nl

Training en Consultancy

Projecten

• Data moet worden gearchiveerd in een archief dat aan internationale standaarden en richtlijnen voldoet: een gecertificeerd ‘Trusted Digital Repository’

• Financiers van onderzoek dienen onderzoekers te verplichten hun data onder te brengen in een Trusted Digital Repository

• Onderzoeksdata moet door onderzoekers gedeeld worden:“Open als het kan, gesloten(beschermd) als het moet”

• Bij gebruik van data moet de bron worden geciteerd, met gebruik van een ‘Persistent Identifier’

DANS beleid

http://www.trusteddigitalrepository.eu

• Grondlegger van het DSA, dit is overgedragen aan een internationaal collectief

• Betrokken bij de ontwikkeling van andere standaarden (DIN/Nestor, WDS)

• Betrokken bij activiteiten betreffende certificatie binnen RDA

• Certificatie van het archief EASY van DANS

DANS en Certificering

• 2011: verkrijgen DSA seal

• 2011: ISO test audit

• 2013: vernieuwen DSA seal

• 2014-2015: verkrijgen nestorSeal

• 2017: DSA/WDS accreditatie

DANS en Certificering: roadmap

• Trusted Digital Repositories als onderdeelvan het beleid van DANS en alspositionering in de wetenschap

• Geeft vertrouwen bij gebruikers van onzediensten, bij partnerorganisaties en bijfinanciers

• Transparantie

• Certificering als stok achter de deur om onze kerndiensten en onze organisatie alsgeheel verder te professionaliseren

Waarom?

• 34 criteria• Opgesteld door het Duitse nestor• Uitgebreide self-assessment• Review door 2 personen, door Nestor aangewezen• Publicatie van ‘bewijsmateriaal’• DANS: eerste archief met nestor Seal

DIN 31644

ISO 16363• 100+ criteria• Consultative Committee for Space Data Systems• Volledig extern controleproces• Nog geen certificaten uitgegeven

DIN en ISO certificering

• DSA:• strategie voor wijzigingen in data• provenance data en audit trails• vergelijking van essentiële eigenschappen van verschillende versies

• DIN: • specificatie significant properties• specificatie van transformaties SIP-AIP en AIP-DIP• controle behoud significant properties met documentatie• specificatie AIP, gebruikte metadata• log van alle wijzigingen

• ISO:• bit-level preservation• scheiding AIP’s en fixity-informatie• logs van al het materiaal• logs van alle acties (ingest etc.) en controles• logs van access management failures en anomalies

Voorbeeld: authenticiteit van data

• 34 criteria

• Waarderingsschaal:not yet actioned (0)planned (3)planned in detail (7)implemented (10)

Voor de centrale criteria 1-12 is een score van 10 vereist.De resterende criteria 13-34 moeten gemiddeld op score 7 zitten.

• Publicatie van de self assessment en al het ondersteunendemateriaal op eigen website

=> Toekenning NESTOR Seal met jaar van afgifteHet NESTOR Seal is onbeperkt houdbaar

2014/15: certificatie naar NESTOR Seal

• Start in februari: kick-off projectteam,presentatie aan de gehele organisatie

• Ongeveer 1000 uur begroot

• Ongeveer 20 DANS-collega’s betrokken

• Kernteam van 5/6 personen

Intern project 2014

2015 Q1 en Q2: voortzetting werkzaamheden 2014

01-08-2015: start van schrijven self assessment

01-10-2015: indienen self assessment bij reviewers

31-12-2015: DANS ontvangt het NESTORseal

Seal verkregen: 29-01-2016

Planning 2015

• Behandelen van breed spectrum aan onderwerpen: organisatie, personeel, financiën, juridische zaken, workflowsarchivering, gebruikershandleidingen, IT-infrastructuur, risicomanagement.

• Goed en volledig beschrijven van beleid, processen, protocollen.

• Ontwikkelen van missende beleidsstukken,IT- en infrastructurele elementen e.d.

Certificering: breed onderwerp

• Strategie & Beleid: Welke standaarden zijn er?• Acquisitie: Hoe leggen we afspraken over berekenen van checksums vast?• Deposit: Hoe dragen we checksums over? Wanneer is een deposit ‘integer’?• Assess: Hoe berekenen/controleren we integriteit? Virus-scanner?• Curate: Hoe registreren we oude/nieuwe checksums?

Voorbeeldvragen

C18Authenticity:PreservationmeasuresThedigitalrepositorydeploysmethodswhichensuretheauthenticityof

theobjectsduringimplementationofthelong-termpreservationmeasuresanddocumentthedegreeofauthenticity.

34 criteria, abstract en op het eerste gezicht met weinig structuur

• Zeer abstract: OAIS / DIN• Abstract: DANS model op processen“Assessmentandcurationofthedatatakeplaceattwoevents:afteradatasetisdepositedandwhenanexistingdatasetsmaynolongercomplywiththe

latest(updated)requirementsofthearchive.”• Formeel: DANS procesDocumentatie:‘AuthenticityintheArchive:theimplementationofsignificant

properties’ (9pagina’s)• Concreet: DANS praktijk

Van abstract naar concreet

Organisational PoliciesLegal Policy

Mission and StrategyCollaboration Agreement

Job DescriptionsBudget PlanCost Model

Security Policy

Archival PoliciesPreservation Policy

Preservation StrategyLicence AgreementConditions of Use

Authenticity in the ArchiveSelection Policy

Submission Agreement

Internal WorkflowDocumentation

Data Processing ProtocolDeclaration of Confidence for Employees

Customer Guidelinesand Instructions

Depositing Instruction WebsitePreferred Formats

Guidelines for appraising andselecting research data

Data request forms

Technical DocumentationSLA External Storage Provider

Crisis Management PlanArchitecture Guide

Archival Process ModelArchival Integrity

MetadataFile Recognition Plan

IT InfrastructureMetadata SearchSIP Instructions

Bewijsmateriaal

+nog 30 stuks ‘Referenced Documentation’

• Omdat het DSA maar beperkt houdbaar is moet het zegelopnieuw worden behaald.

• Herzien van de aanvraag op basis van: • nieuwe richtlijnen• eerder commentaar en aanbevelingen• de huidige situatie van ons instituut

Vernieuwen DSA (2013)

• In totaal ongeveer 250 uur werkbeleidsstukken 26 uurtechnische ontwikkeling 106 uurschrijven van self-assessment 98 uurProjectmanagement 16 uur

1. Activiteiten betreffende DANS beleid• over het archief• over de organisatie

2. Activiteiten betreffende workflows omtrent het archief• menselijke workflows• geautomatiseerde workflows• documentatie• interne consultatie

3. Activiteiten betreffende de technische infrastructuur van het archief• interne consultatie en ontwerp van nieuwe/verbeterde archiveringsfunctionaliteit• ontwikkeling • documentatie

4. Activiteiten betreffende de self-assessment tekst• Schrijven, reviewen, bespreken van documenten ter ondersteuning van de self-assessment• interne consultatie over de teksten

5. Projectmanagement, inclusief vergaderingen van het kernteam en administratie

311

272

474

289

209

Totaal: 1555

Verkrijgen Nestor Seal (2014-2015)

• Begin met een interne quick-scan om het startniveau te bepalen ten opzichte van de gestelde eisen

• Betrokkenheid van de top is cruciaal

• Brede ondersteuning binnen de gehele organisatie is nodig

• Ga niet gelijk voor te hoge doelen (begin met DSA/WDS)

Lessons learned

dans.knaw.nlDANS is een instituut van KNAW en NWO

Bedankt voor jullie aandacht.

valentijn.gilissen@dans.knaw.nl

Twitter: @DANSKNAW

dans.knaw.nl