Opgang naar DSA certificering van het IISG digitaal

depotNDE Houdbaar workshop certificering in de praktijk

Utrechts Archief 16-3-2017

DSA certificering:

Waarom?

Wanneer?

Waar nu (& aanpak)?

Waarheen?

Praktijkvoorbeelden

Waarom?

• Professionalisering• IJkpunt• Reputatie

Professionalisering• DSA onderdeel groter project - digitale

archivering op hoger plan tillen:• Inrichten robuuste workflows

(Archivematica)• Systemen op orde• Organisatie op orde• Documentatie op orde: m.n. preservation

policy• Metadata op orde• Data objecten op orde• Achterstanden wegwerken• etc

IJkpunt• Zicht op sterke en zwakke

punten• Ambities toetsen aan realiteit• Plan voor toekomst schetsen

Reputatie• KNAW• Archiefvormers• Erfgoedsector

Wanneer• 2017?

Waar nu (aanpak)?• Alle criteria doorgelopen• Criteria vertaald naar eigen

organisatie• Eerste antwoorden geformuleerd• Documentatie bijeengezocht• Waar zitten de “gaten”• Lijst missende documentatie• Gekeken naar anderen• Begin gemaakt preservation policy

Waar nu (aanpak)?• Alle criteria doorgelopen• Criteria vertaald naar eigen organisatie• Eerste antwoorden geformuleerd• Documentatie bijeengezocht• Lijst missende documentatie• Gekeken naar anderen• Begin gemaakt preservation policy

Besef /lessen • Onderscheid maken tussen collectie

& research data• Samenhang 3 zaken:

1.Implementatie Archivematica en inrichting nieuwe workflowsvoor born digital en gedigitaliseerd materiaal

2.Inrichting nieuwe systemen: m.n. nieuw opslagsysteem

3.Opstellen preservation policy

Besef/lessen• Veel missende of incomplete

documentatie• Veel zaken impliciet • Criteria vertalen naar eigen situatie • Bijvoorbeeld R2 licenties: vertalen

naar copyrights en toegangsrechten• Common sense/creativiteit

Waarheen? Korte termijn• Documentatie aanleggen• Collega’s betrekken• In samenhang grotere traject

professionalisering digitale archivering

• Wanneer zo ver: beginnen met invullen self-assessment tool

Waarheen? Lange termijn• IJkpunt, geen eindpunt• Nestor?

R1 Missie"Work and labour relations deeply influence how we live. The International Institute of Social History (IISH) examines how these relations develop globally over time. To conduct this historical research and support other researchers, we collect archives and data from all over the world. Established in 1935, the IISH is one of the world's leading research institutes on social history.Since 1979 the IISH has been an institute of the Royal Netherlands Academy of Arts and Sciences (KNAW). The collections, some of which concern politically sensitive materials, are the property of or have been issued on standing loan to the independent IISH Foundation."

R3 Continuity of Access“Het digitaal archief heeft een continuïteitsplan om permanente toegankelijkheid te verzekeren tot deinformatieobjecten en de preservering ervan.”

Geen continuïteitsplan: wel elementen te vinden in verschillende documentatie en veelal ook impliciet.

R5 Organisational Infrastructure“Het digitaal archief beschikt over voldoende financiële middelen en voldoende gekwalificeerd personeeldat wordt aangestuurd op basis van een helder governance-model om doelmatig de missie te kunnen.”

Veelal impliciet, geen geoormerkt budget, expertise deels aanwezig, maar niet altijd formeel verbonden aan digitale archivering

R7 Digital Object Management“Het digitaal archief garandeert de integriteit en authenticiteit van de informatieobjecten”

• Gebeurd deels voor gedigitaliseerd materiaal

• Zal met implementatie nieuw opslagsysteem en Archivematica voor een groot deel worden opgelost

• Zelfde geldt voor R9 Documented storage procedures en R12 Workflows

R13 Data Discovery andIdentification“Het digitaal archief stelt gebruikers in staat om de informatie te zoeken en te vinden en hieraan op een persistente manier te refereren door correcte citering.”

• Bijna “fully implemented” • Behalve dan voor BD collecties• En ook hier veel te veranderen: o.a. linked

data en IIIF viewer.

R15 Technical Infrastructure“Het digitaal archief werkt op basis van goed ondersteunde besturingssystemen en andere centrale infrastructurele software en gebruikt hardware en softwaretechnologieën die geschikt zijn voor de diensten die zij verleent aan de specifieke doelgroep.”

• Lastige requirement, verwant aan R9 opslag.• Beetje een bont geheel • Hier ook weer inrichting nieuwe systemen

spelen

R16 Security“De technische infrastructuur van het digitaal archief zorgt voor de bescherming van het digitaal archief zelf en zijn informatie, diensten, dienstverlening en gebruikers.

• Nieuwe eis• Belangrijk voor IISG