Certificering bij het Nationaal Archief Het Nationaal Archief op weg naar het Data Seal of Approval

Presentatie voor NDE-certificeringsworkshop #2 op 16-03-2017

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-20172

Inhoud

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-20173

qInleiding qProces§ 2016

• Plan, verkennen§ 2017

• Verdelen, verzamelen, beslissen, aanvragenq Conclusie

In/aanleiding

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-20174

q Ambitie in jaarplan 2016§ Certificering e-Depot (organisatie, mensen en middelen)

inzetten, gericht op daadwerkelijke certificering in 2017

q “Practice what you preach”§ Belang certificeren NDE en NCDD

q In lijn met NCDD-certificeringswerkgroep beginnen bij Data Seal of Approval

q Instemming met voorstel in NA-directieraad in augustus 2016

Plan (2016)

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-20175

q Planning: oktober 2016 – mei 2017q Doel: het naar onze afnemers en gebruikers

(en onszelf en onze belanghebbenden) afgeven van gerechtvaardigd vertrouwen over de kwaliteit van onze e-depotdienstverlening

q Resultaat: voor het einde van 2017 beschikken over het DSA-keurmerk voor het e-depot (organisatie, mensen en middelen)

q Organisatie§ Kernteam van 5 managers en DSA-coördinator

• Procesbewaking, acties uitzetten, contact met DSA, afstemming met en goedkeuring van MT’s en de Directieraad

§ Deskundigen van afdelingen• Zorgen voor de inhoudelijke input• Gemiddelde tijdsbesteding 24 uur per persoon

Verkennen (2016)

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-20176

q Verkenning ‘certification-readiness’ § Quickscan: waar staan we?

• Quickscanspreadsheet (compliance-indicaties en tekstaanzetten)• Informatieregister (te vertalen documentatie)

§ NDE-certificeringsworkshop #1, 3-11-2016§ Gesprek met Ingrid Dillo (DANS/DSA), 21-11-2016

• Compliance levels• Doorlooptijd na aanvraag• Designated Community (R0)• Context (R0)• Overbrengen vs. uitplaatsen

Verdelen (2017)

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-20177

q Bijeenkomst kerngroep 23-01-2017§ Requirements verdeeld over afdelingen§ Een afdelingen in the lead voor input

q Opstellen inputdocumenten per requirement§ Verantwoordelijke en inputpartners§ Guidance voor die requirement§ Placeholder voor self-assessment

(quickscan)§ Placeholder voor linked documentation

(informatieregister)q Kick-offbijeenkomst 23-02-2017§ Uitleg, werkverdeling, start

Kick-offtips (2017)

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-20178

q Lees de introduction van de DSA-guidelines: https://assessment.datasealofapproval.org/guidelines_54/html/ (HTML) of https://assessment.datasealofapproval.org/guidelines_54/pdf/ (PDF)

q Lees de guidance aan het begin van het inputdocument.q Lees evt. het quickscanspreadsheetq Lees evt. wat andere organisaties (bijv. Beeld en Geluid) invulden, en

hoe de DSA-reviewer daarop reageerde: http://www.datasealofapproval.org/en/assessment/.

q Werk samenq Liever snel een sneuveltekst, dan (te) laat perfectieq Denk eraan: uiteindelijk Engelstalig!

Verzamelen en beslissen (2017)

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-20179

q 3e week verzamelen input looptq Stand van zaken§ Sneuveltekst in 8 inputdocumenten§ Linked documentation vooral in Nederlands § Feedback op 4 documenten gegeven§ Uitleg aan 2 additionele deskundigen§ Overleggen met inputpartners

q Go/nogo-beslissing ingevoegd§ Goed genoeg?§ Nu aanvragen met verbeteringen in progress, of

iets later aanvragen met verbeteringen in productie?

Aanvragen (2017)

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-201710

q Langere doorlooptijd § Plan: input verzamelen t/m februari§ Realiteit: input verzamelen in maart§ Maar: alsnog “happy path”§ Want: bijv. inkoopproces voor vertalen§ En: ook andere prioriteiten deskundigen§ En: eerst go/nogo-moment

ü Op schema voor keurmerk in 2017

Bonus: DSA voor RHC’s

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-201711

Conclusie

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-201712

q Randvoorwaarden en proces§ Commitment management belangrijk§ Goede voorbereiding is het halve werk§ Verdeel het werk, werk samen en bouw reviewmomenten in§ Goed genoeg is het nieuwe perfect

q Leerpuntjes en (voorlopige) resultaten§ Go/nogo-beslissing ingevoegd§ Nuttig om impliciete kennis expliciet te maken§ Nuttig om expliciete kennis bijeen te brengen§ Meten is weten, overzicht geeft inzicht§ Ondanks vertragingen op schema voor aanvraag in 2017

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-201714

Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-201715