www.kwa.nl 21 december 2011 - 1

Themabijeenkomst TQC

Bent u 100% in Compliance?

6 december 2011

KWA Bedrijfsadviseurs B.V.

Robin Sinke

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 2

Doel van deze bijeenkomst

„het brede speelveld van Compliance‟

„de praktische invulling van Compliance‟

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 3

Inhoud

Introductie

Compliance en compliancemanagement

Praktische invulling

Vragen / discussie

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 4

Introductie KWA

Onafhankelijk milieu- en energieadviesbureau

10 kerncompetenties

Circa 60 medewerkers

Personeel is eigenaar: ondernemend

Werkt vanuit Amersfoort

Focus op bedrijfsleven (industrie)

Omzet circa € 6,2 miljoen per jaar

“het ontwikkelen en realiseren van oplossingen

die bijdragen aan het resultaat en de continuïteit

van het bedrijf / organisatie”

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 5

Compliance

Wat verstaan we onder Compliance?

Wanneer bent u in Compliance?

Wie vindt / denkt dat hij/zij 100% in Compliance is?

Wat betekent Compliance voor het „KAM-veld‟?

Hoe is Compliance ingericht in uw organisatie?

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 6

Definities

Compliance

“begrip waarmee wordt aangeduid dat een organisatie werkt in overeenstemming met vigerende wet- en regelgeving”

“(intern toezicht op) naleving van wet- en regelgeving door organisaties en/of het werken volgens de normen en regels die een organisatie zelf heeft opgesteld”

“handelen volgens de regels, zowel van toezichthoudende instanties als van de eigen organisatie”

“werken volgens het boekje”

Regels / verplichtingen wet- en regelgeving

(ISO-)normen

interne regels

klantvereisten etc.

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 7

Historie

Financiële sector in VS en corporate governance

Overgekomen naar NL

Meer en meer onderdeel van Enterprise Risk Management

Codes (SOX, Tabaksblat): „in-control‟ statements

Vorming Compliance functie (Complianceofficer / afdeling)

2008: Evaluatie EC “Compliance and the compliance- function in banks”

Uitbreiding naar andere onderwerpen (o.a. KAM)

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 8

Principes

Compliance Governance

Het domein van Compliance

Onafhankelijkheid van de Compliancefunctie

Verantwoordelijkheden

Relatie met externe toezichthouder(s)

(Compliance Position Paper: Een nieuwe visie op Compliance, Groep Olivier, sept. 2009)

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 9

Doel

Waarom doen we het?

verplichting (wettelijk, interne organisatie)

continuïteit / imago / winstverwachting

continue verbetering

„morele plicht‟

Wat zijn de risico‟s en kansen?

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 10

Compliancerisico

“het risico van wettelijke of regulatieve sancties en van materieel, financieel of reputatieverlies dat een organisatie kan lopen, evenals het risico van arbeidsrechtelijke sancties en verlies van de (lichamelijke) gezondheid dat een medewerker kan lopen, als gevolg van het onvermogen om wet- en regelgeving, richtlijnen, afspraken en gedragsregels na te leven die van toepassing zijn op de activiteiten van de organisatie respectievelijk van de medewerker”

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 11

Compliancerisico

Compliancerisico

Formele risico’s Integriteitsrisico’s

Organisatie niveau Discontinuïteit

Reputatieverlies

Financieel verlies

Materieel verlies

Onjuiste normen en waarden

Onwenselijke communicatie

Onjuist voorbeeldgedrag

Individueel niveau Discontinuïteit

Arbeidsrechtelijke sancties

Verlies van gezondheid

Onwerkbare cultuur

Ongewenst gedrag

Geen acceptatie in de groep

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 12

Compliancekansen

Positief imago

Verbeterde relatie met stakeholders

Concurrentie voorsprong

Duurzame bedrijfsvoering

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 13

Compliancemanagement

“intern(e) beheersing(systeem) dat een organisatie onder eigen verantwoordelijkheid opzet ter voorkoming van onrechtmatig handelen binnen die organisatie”

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 14

Compliancefunctie

“een onafhankelijke functie binnen een organisatie, gericht op het onderzoek naar en het bevorderen van de naleving door de onderneming van de regels die verband houden met de integriteit”

“de hoeder van de integriteitsagenda van de onderneming”

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 15

Invulling in de praktijk?

Vragen zoals:

Wat is de reikwijdte van compliance?

Wat is de verantwoordelijkheid van de compliancefunctie?

Hoe is deze invulling, wanneer dit geen aparte functie is?

Hoe verhoudt de compliancefunctie zich tot andere functies zoals internal audit en operationeel risicomanagement?

(Audits: “Handreiking Compliance (risico) en Internal Audit”, IIA, 2006)

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 16

Onderwerpen van de Compliancefunctie

Belangrijkste onderwerpen:

‒ Op peil houden van de kennis als compliance-office(r) over nieuwe externe wet- of regelgeving

‒ Goede afstemming en samenwerking van de complianceoffice(r) met het lijnmanagement (afdelingshoofden, managers, directeuren etc.)

‒ Creëren van compliancebewustzijn (organisatie)

‒ Meten en monitoren van compliance (organisatie)

‒ Goede dialoog met de externe toezichthouders

Veel aanvullende onderwerpen

(„De agenda van de Complianceofficer: wat zijn de issues?‟, EITC, 2008)

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 17

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 18

Scope: milieu

Resultaat: Compliance?

Doel:

Vereisten:

Aantoonbaar naleven van / voldoen aan wet- en regelgeving, normen en vereisten door organisaties

Vergunningen

Onderwerp: Milieu

Toezicht: Overheid (BG)

Organisatie: Staf (o.a. KAM)

Uitvoering: Procedures Documenten

Controle: ChecklijstenAudits

Bijsturen Review: werkt het systeem en worden de doelen behaald?

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 19

Scope: arbo

Doel:

Vereisten:

Aantoonbaar naleven van / voldoen aan wet- en regelgeving, normen en vereisten door organisaties

(ISO-)normen

Onderwerp: Arbo

Toezicht: CI

Organisatie: Uitvoering

Uitvoering: Competenties Voorzieningen

Controle: Beoordelingen Gesprekken

Bijsturen Review: werkt het systeem en worden de doelen behaald?

Resultaat: Compliance?

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 20

Scope: kwaliteit

Doel:

Vereisten:

Aantoonbaar naleven van / voldoen aan wet- en regelgeving, normen en vereisten door organisaties

Onderwerp: Kwaliteit

Toezicht: Afnemers

Organisatie: Uitvoering

Uitvoering: Procedures

Klantvereisten

Derden

Controle: Gesprekken Inspecties

Bijsturen Review: werkt het systeem en worden de doelen behaald?

Resultaat: Compliance?

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 21

Scope: financieel

Doel:

Vereisten:

Aantoonbaar naleven van / voldoen aan wet- en regelgeving, normen en vereisten door organisaties

Regelgeving

Onderwerp: Financieel

Toezicht: Accountant

Organisatie: Management

Uitvoering: Procedures

Controle: RegistratiesAudits

Bijsturen Review: werkt het systeem en worden de doelen behaald?

Resultaat: Compliance?

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 22

„Speelveld‟ *

Doel:

Vereisten:

Aantoonbaar naleven van / voldoen aan wet- en regelgeving, normen en vereisten door organisaties

Vergunningen (ISO-)normen BedrijfsrichtlijnenRegelgeving Codes

Onderwerp: Veiligheid Milieu KwaliteitArbo Financieel

Toezicht: CI Corporate AfnemersOverheid (BG) Accountant

Organisatie: Staf (o.a. KAM) Management UitvoeringDirectie Locaties

Uitvoering: Procedures Competenties DocumentenTaken/acties Planningen

Klantvereisten

MVO

Derden

„Omgeving‟

Voorzieningen

Controle: Registraties Beoordelingen ChecklijstenAudits Gesprekken Inspecties

Bijsturen Review: werkt het systeem en worden de doelen behaald?

* “zeker niet volledig”

Doel:

Vereisten:

Aantoonbaar naleven van / voldoen aan wet- en regelgeving, normen en vereisten door organisaties

Vergunningen (ISO-)normen BedrijfsrichtlijnenRegelgeving Codes

Onderwerp: Veiligheid Milieu KwaliteitArbo Financieel

Toezicht: CI Corporate AfnemersOverheid (BG) Accountant

Organisatie: Staf (o.a. KAM) Management UitvoeringDirectie Locaties

Uitvoering: Procedures Competenties DocumentenTaken/acties Planningen

Klantvereisten

MVO

Derden

„Omgeving‟

Voorzieningen

Controle: Registraties Beoordelingen ChecklijstenAudits Gesprekken Inspecties

Bijsturen Review: werkt het systeem en worden de doelen behaald?

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 23

Hoe?

of vooral: hoe niet?

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 24

Voorwaarden CM

Voldoen aan de scope

Aantoonbaarheid

Effectief ingericht

Passend bij de organisatie

Actueel

Communicatie (intern en extern)

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 25

Compliance in relatie tot

managementsystemen

Voorbeeld ISO14001

Naleving van wet- en regelgeving wanneer er van de overheid geen acties zijn of kunnen worden verwacht (EA 7/04 par.1.4)

Definitie van werkzaamheden van CI tijdens audits bij een te certificeren organisatie

(“EA-7/04 – Legal Compliance as a part of accredited ISO 14001: 2004 certification”, EA 2010)

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 26

Andere managementsystemen

Beoordeling van de naleving:

‒ Arbo: OHSAS18001 (o.a. par. 4.5.2)

‒ Voedselveiligheid: ISO22000/HACCP (o.a. toelichting)

‒ Informatiebeveiliging: ISO 27001 (o.a. hfst.15)

‒ Energiemanagement: NEN-EN16001 (o.a. par. 3.5.2)

‒ VMS voor zorginstellingen: NTA8009 (o.a. par. 4.10.1)

‒ etc.

Gebruik van andere systemen (eventueel gecertificeerd)

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 27

Beoordeling van naleving

Rol toezichthouder overheid vs. externe auditor

Tijdens controles/audits een steekproef op naleving voor:

‒ CI: beoordeling managementsysteem

‒ Overheid: beoordeling naleving

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 28

Overige onderwerpen

Zelfevaluatie Compliance

Systeemtoezicht

Duurzaam ondernemen / MVO

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 29

Onderwerpen zelfevaluatie

A. Commitment tot naleving B. Identificeren van wet- en regelgeving en overige verplichtingen. C. Vertalen van de eisen uit wet- en regelgeving naar de consequenties voor de

eigen organisatie. D. Borgen van de uitvoering. E. Eigen beoordeling van de naleving. F. Interne audits. G. Beoordeling van het resultaat door de directie. H. Relatie met overige delen van het managementsysteem I. Cultuur en gedrag (praktijk) Gebaseerd op “Informatieblad naleving van wet- en regelgeving met een milieu- en/of arbomanagementsysteem”, SCCM, sept. 2011 Zelfevaluatie Compliance:

https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?hl=en_US&formkey=dHFjWU9rMmRtb3Zrd2h4V2VYZVFLUEE6MQ#gid=0

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 30

Resultaat 50 organisaties

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

A.Commitment tot naleving

B. Identificeren van wet- en regelgeving en overige

verplichtingen.

C. Vertalen van de eisen uit wet- en regelgeving naar

de consequenties voor de eigen organisatie.

D. Borgen van de uitvoering.

E. Eigen beoordeling van de naleving.

F. Interne audits.

G. Beoordeling van het resultaat door de directie.

H. Relatie met overige delen van het

managementsysteem

I. Cultuur en gedrag (praktijk)

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 31

Compliance en Systeemtoezicht

Nalevingscompetentie (self-assessment)

4 niveaus, toepassing systeemtoezicht vanaf niveau 3

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 32

Compliance en Systeemtoezicht

Systeemtoezicht vs. toezicht op output

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 33

Duurzaam ondernemen

Wat heeft Compliancemanagement met Duurzaam ondernemen / MVO te maken?

Normen / eisen

‒ MVO-indicatoren (ISO26000)

‒ Stakeholders (AA1000)

‒ Verslaglegging (GRI)

‒ Certificeerbare norm: MVO Prestatieladder

Relatie met naleving

‒ Diverse indicatoren: expliciete verwijzing

(“ MVO Prestatieladder gelanceerd door certificatie instellingen, 2010”)

(www.mvoprestatieladder.nl)

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 34

Praktische invulling

Stap voor stap invoer

Overzicht processen en scope

Overzicht vereisten (in relatie tot scope)

Actualiseren van overzicht vereisten

Relatie tot relevante risico‟s

„Vertalen‟ van vereisten naar concrete taken, procedures, instructies

‒ samenhang tussen normen / eisen

Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden staf en lijn

Borging van naleving vereisten

Controle en rapportage

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 35

Hoe wel?

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 36

Discussie in groepen

Cultuur en gedrag speelt geen (belangrijke) rol bij het in compliance zijn van de organisatie.

Het identificeren en bijhouden van wet- en regelgeving en verplichtingen en „vertalen‟ naar eisen voor de organisatie, vormt de basis voor compliance, maar is in de praktijk nauwelijks uitvoerbaar.

De verplichting compliant te zijn, remt innovatie.

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 37

Slotdiscussie

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

21 december 2011 - 38

Meer informatie:

Robin Sinke

06-21267418

rjs@kwa.nl