Advies:Duurzaam archiveren van e-mail

COP Documentbeheer en archivering III25 november 2008

Inleiding

• Status: ‘advies’ = nog niet goedgekeurd door de Stuurgroep strategisch archief of SOBO

• Ontwerptekst: suggesties of opmerkingen zijn welkom!

• Wordt geagendeerd op de stuurgroep strategisch archief van 4/12/2008 en het SOBO van 17/12/2008

Wat is e-mail?

• E-mail verwijst naar:– Proces van postuitwisseling– Bericht Kern van dit advies

• Oorspronkelijk: – korte berichtjes– faciliteren communicatie– van persoon tot persoon– via digitale weg verstuurd

Eigenschappen

• Snellere communicatie binnen en buiten de organisatie

• Laagdrempelig

• Informeel karakter

Gebruik van e-mail

• Steeds intensiever

• Als vehikel voor verzenden van bijlagen

• Als basis voor de besluitvorming bedrijfskritische informatie

Gevolgen

• Wildgroei aan e-mailberichten “Information Overload”

• Onjuiste perceptie van e-mailInformeel is niet altijd onbelangrijk

• Exponentiële groei van bijlagen• E-mail en bijlagen zijn niet toegankelijk• Verschriftelijken van de communicatie

– Kunnen rechten aan ontleend worden

Huidige e-mailarchivering VO

• Technisch opgevat:

– Gericht op het ontlasten van de e-mailservers

– Integrale backup van de mailbox

Maar …

• geen selectie– geen oplossing op lange termijn– ongebreidelde aangroei

• geen ontsluiting– geen link met proces

• geen toegankelijkheid– in persoonlijke mailbox

• geen raadpleegbaarheid op lange termijn

Advies e-mailarchivering

• Functionele benadering

• Gebaseerd op bestaande voorbeelden– Stadsarchief Antwerpen – Expertisecentrum DAVID vzw– Testbed Digitale bewaring Nederland– …

Juridisch kader

• E-mail is een archiefdocument• E-mail is een bestuursdocument• E-mail is onderhevig aan:

– Telecommunicatiegeheim– Bescherming persoonlijke levenssfeer

Verwerking van persoongegevens – Gedragscode e-mail VO– …

Krachtlijnen

Uit: Testbed Digitale Bewaring, Digitale duurzaamheid, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van e-mail,

ICTU, Den Haag, 2003, p. 19.

Krachtlijnen

• Compliancy met wet- en regelgeving• Persoonlijke e-mails blijven buiten

bereik• Enkel functionele mails• Niet alle functionele mails

(cf. selectiecriteria)

Advies (1)

• E-mail buiten de e-mailapplicatie bewaren met het oog op:– Contextualiseren van e-mail

• Opname in een groepsklassement• Toekennen van metadata

– Delen van kennis – Ontlasten van de Exchangeservers– Bewaren op lange termijn

Advies (2)

• E-mail en bijlagen worden logisch gescheiden, maar de band blijft behouden en wordt vastgelegd

• Aangepaste strategie voor bijlage (afhankelijk van het formaat)

Advies (3)

Bewaartermijn

Soort

Kort (1-5 jaar)

Lang (6-… jaar)

Permanent

E-mailbericht MSG of XML XML XML

Bijlage Strategie afhankelijk van het formaat

Implicaties

• Centrale rol van de gebruiker – Wet- en regelgeving– Functioneel of privé (selectie)– Contextualiseren

• E-mailbeheer wordt opgenomen in beleid voor kennis- en informatiemanagement

• Relevante e-mails zijn steeds toegankelijk voor alle betrokkenen

Mogelijke implementaties

Voorbeelden

Mogelijke implementaties

• Gebaseerd op een vergelijkend onderzoek uitgevoerd door eDAVID

• 3 mogelijke implementaties werden weerhouden:– Manueel wegschrijven door gebruiker– Sjabloon voor functionele e-mail– Plugin voor courante e-mailclients

Manueel wegschrijven

• Door gebruiker• Zeer arbeidsintensief• Nood aan voldoende knowhow qua

formaten• Geen scheiding e-mail en bijlage• Weinig gebruiksvriendelijk

Sjabloon

• Kan centraal worden geïmplementeerd• Output is vastgelegd• Contextualisering door gebruiker• Kan worden gebruikt voor alle e-mailclients

• MAAR:– Enkel oplossing voor uitgaande e-mail– Steeds voorafgaand reflecteren naar status van de e-

mail (functioneel privé)

Plugin

• Integratie in gekende kantooromgeving• Kan centraal geïmplementeerd worden• Kan ook groepen e-mails wegschrijven• Zowel inkomende als uitgaande email• Contextualisering door de gebruiker

• MAAR:– Vergt meer voorbereiding en opleiding

• Stadsarchief Antwerpen koos voor deze laatste omwille van de gebruiksvriendelijkheid

• Vragen?• Opmerkingen?• Suggesties?