Hamsteren!Digitaal archiveren met of vanuit

N@Tschool!

• Kaders voor archiveren

• Welke mogelijkheden biedt N@Tschool! voor archivering?

• Voorbeeld: archiveren toetsen bij de HR

Waar hebben we het over?

• Archiefwet Instellingen met publieksrechtelijke rechtsvorm: volledig Instellingen met privaatrechtelijke rechtsvorm: deels

• Aanscherping regelgeving in HO: Afstudeerwerken moeten 7 jaar bewaard blijven

• Overige wet- en regelgeving Wbp legt onder meer vast wat je met gegevens mag doen

waarvan bewaartermijn is verstreken Burgerlijk wetboek Onderwijs- en belastingwetgeving

Kaders voor archiveren

• Wat valt onder de archiefwet? Publieksrechtelijke: volledig archiefbeheer Privaatrechtelijk: openbaar gezagtaken

Diploma’s en examenresultaten Besluiten tot vrijstelling leerplicht

• Wat moet dan bewaard blijven en hoe lang? Selectielijst!

• Voorbeelden: Examens in HBO: 50 jaar Examens in MBO: 30 jaar OER: 7 jaar Inschrijven van deelnemers : 7 jaar na uitschrijving Correspondentie MR: 10 jaar Subsidieaanvragen: 5 jaar na afsluiting Geschillen (HBO): 5 jaar na uitspraak Klachten: 10 jaar na afhandeling

Archiefwet

…en onderwijsproducten?

This page is intentionally left blank

…en onderwijsproducten?

• Lijkt, behalve voor examens, geen grondslag voor te zijn

• Wel adviezen / best practices: Examengegevens MBO: 3 jaar Tussentijdse toetsen e.d.: 2 jaar

Deze ‘richtlijnen’kunnen per sector of per school verschillen

• Conclusie:

Examenproducten: 7 jaar voor HO, 3 jaar voor MBO6 maanden voor VO

Voor overige onderwijsproducten, bepaal je zelf wat je wilt bewaren en hoe lang

• Bewaar niets: Leg verantwoordelijkheid volledig bij de student Kan met Three Ships BackPack

• Bewaar alles in de leeromgeving Wanneer student de instelling verlaat: account op ‘no-

access’zetten Goedkope storage voor ‘oude’ volumes

• Relevante producten archiveren Waar: kan varieren van goedkope gegevensdrager tot

archiefsysteem Serverside BackPack goede optie om ‘alles’ op te slaan Niet alles archiveren? Maak dan gebruik van de honderden

webmethods die beschikbaar zijn om informatie uit de omgeving te halen…

… en uiteraard de mogelijkheid tot maatwerk

Archiveren - mogelijkheden Three Ships N@Tschool!

• Achtergrond: DocBase is het door de HR gekozen archiefsysteem

Alle toetsen moeten gearchiveerd worden

Naast de toets moeten ook resultaat en beoordeling gearchiveerd worden

Een toetsvorm is: opdracht inleveren

Curriculum wordt gedefinieerd in Osiris

Studieroutes en toetsmomenten (inleveropdrachten) worden geautomatiseerd vanuit Osiris klaargezet

Beoordeling vindt inhoudelijk plaats in N@Tschool!, resultaat wordt ingevoerd in Osiris

Voorbeeld: Hogeschool Rotterdam

• Uitwerking: Inleveropdrachten worden vervangen door inlevertaken

Een scheduled job plaatst alle ingeleverde opdrachten in een queue

Een tweede scheduled job bekijkt voor elk van de opdrachten in de queue of er een resultaat is.

Zo ja, dan wordt extra informatie opgehaald uit onder meer Osiris

Alle voor de opdracht (toets) ingeleverde documenten, de extra informatie en de beoordeling worden middels webservices in DocBase geplaatst.

Voorbeeld: Hogeschool Rotterdam

• Waarom inlevertaken? Mogelijk om meerdere documenten in 1 opdracht in te

leveren

Meer uitgebreide beoordeling mogelijk. Denk aan een beoordelingsformulier dat in de taak is uitgewerkt, of aan beoordelingsdocumenten die aan de beoordeling kunnen worden toegevoegd

Per opdracht moet een unieke sleutel meegegeven kunnen worden om te kunnen matchen met informatie uit Osiris

Extra bonus: Signalering Opname in ‘todo’ lijst

Voorbeeld: Hogeschool Rotterdam

Inlevertaak in studieroute

Inleveren meerdere documenten in 1 opdracht

Inleveren meerdere documenten in 1 opdracht

Beoordelen opdracht

Beoordelen opdracht

Beoordeling voor student zichtbaar

Archiveren: wachtrij

Archiveren: Logboek

Samenvatting

• Wat u bewaart, waar en hoe lang ligt vast voor examenproducten.

• Voor overige onderwijsproducten is de keuze aan u!

• Met Three Ships de juiste oplossing voor uw situatie: BackPack Serverside BackPack Webservices Maatwerk

• En nu: hamsteren!

Vragen?