Kortom 16.11.2011

Het nieuwe Toerisme Vlaanderencommunicatie in tijden van (grote) veranderingen

Lea Winkeler – stafmedewerkerlea.winkeler@toerismevlaanderen.be

Kortom 16.11.2011

Welkom bij Toerisme Vlaanderen * 2011• Agentschap Vlaamse overheid• Bevorderen van het toerisme in/naar Vlaanderen• 180 personeelsleden in Brussel

60-tal personeelsleden in buitenland• Afdelingen:

– Marketing – Internationale markten– Kennis en Innovatie– Sectorondersteuning– Toerisme voor Allen– Kwaliteitszorg (vergunnen en handhaven)– Ondersteunende diensten

• www.toerismevlaanderen.be

Kortom 16.11.2011

Welkom bij Toerisme Vlaanderen * 2011Waarom moest het anders?

• De omgeving van Toerisme Vlaanderen is veranderd

• De relatie met de toeristische partners staat onder druk

• De interne werking moet sterker

Kortom 16.11.2011

Het nieuwe Toerisme Vlaanderen

• Kernopdrachten – Centrum voor kennis en innovatie– Gestroomlijnde marketingorganisatie– Sectorondersteuning

• Relatie met de sector– Raadgevend Comité als strategisch orgaan– Duidelijker aanspreekpunten

• Macro- en projectmanagers• Meer gecentraliseerd eerstelijns’loket’

Kortom 16.11.2011

Het nieuwe Toerisme Vlaanderen

• Eén sterke organisatie – Centraal afgesproken strategie is gezamenlijke taak

van hele organisatie– Afdelingen zijn mekaars klant/leverancier– Kritisch, veeleisend voor eigen prestaties (toerisme

én management)

• Open cultuur– Interne en externe samenwerking– Transparant, communicatief– Creatief, vooruitziend, bereid tot verandering

Kortom 16.11.2011

Van ‘oud’ naar ‘nieuw’…• Structurele stappen

– Uitvoeren logiesdecreet en reisbureaudecreet naar departement iV

– Integratie ondersteunende diensten in MOD– Alle financiële ondersteuning gecentraliseerd bij TVL

+ integratie in één programma impulsen– Nieuwe strategie: focus op internationaal +

taakafspraken provincies en steden– Nieuwe rol en samenstelling Raadgevend Comité– …

Kortom 16.11.2011

Van ‘oud’ naar ‘nieuw’…• Intern veranderen

– Eerst: nieuwe afdelingen invoeren (1.1.2011)– Daarna: werking zelf veranderen

• Binnen de diensten en afdelingen• Tussen de diensten en afdelingen• Tussen TVL en de buitenwereld

– Hoe:• Samen één veranderingsproces doorlopen• Ruimte voor participatie• Aandacht voor cultuuromslag, ‘openheid’• Consolideren in nieuw personeelsplan

Kortom 16.11.2011

Van ‘oud’ naar ‘nieuw’…• Timing:

– Start denkwerk december 2009– Aftrap voor personeel: september 2010/januari 2011– Nieuw TVL operationeel 1/1/2012 (streefdatum)

• Organisatie– Stuurgroep– Projectgroep

• Begeleiding– Conceptfase: input externe consultants– Intern proces: Personeelsplan AS IS > Personeelsplan TO BE– Marketing extra begeleiding

Kortom 16.11.2011

En de communicatie…?• Voorzien in projectopbouw

– Projectplan mét communicatieplan– Éen medewerker communicatie in team– Vast agendapunt in

• Projectgroep• Stuurgroep

• Arbeidsintensief

• Een beslissing zonder communicatie is geen beslissing…

Kortom 16.11.2011- 10 -

En de communicatie…?Nr Onderwerp Tijdskader/

frequentieDoelgroep(en) Communicatie

-kanalenOntwikkelaar(s) Gerealiseerd

25 Stand van zaken geven over veranderingstraject

01/04 & 12/04 • Externe belanghebbenden (Kabinet & RaCo)

• Mondeling overleg

• Peter De Wilde& Lea

Ja

26 Informeel overleg met vakbonden 12 april Vakbonds-afgevaardigden

• Mondeling overleg

• Lea Ja

27 Informatiesessie over de tijd- en werklastregistratie – tonen hoe de AS IS proceslijst ingevuld moet worden

begin april • Afdelingshoofden / projectleiders

• Informatiesessies

• Lea/Falke Ja

28 Stand van zaken terugkoppelen naar de afdelingshoofden / projectleiders

stuurgroep 23/5 Afdelingshoofden / projectleiders / diensthoofden

• Via directieteam verslag en e-mail

• Lea Ja

29 Voorbereidend gesprek met de trekkers van de werkgroepen

19, 20 en 22 april • Trekkers van de werkgroepen

• Mondeling overleg

• Lea Ja

30 Open toetsingsgroep bijeenroepen

27 april • Alle personeel • Komsa / Het Laatste Nieuws e-mail bericht

• Lea Ja

31 Individuele gesprekken met de medewerkers in het buitenland

april – mei - juni • Alle buitenlandse medewerkers

• Mondeling overleg

• Peter De Wilde & Frank Cuypers

Ja

Voorbeeld opvolging communicatieplan (maand april 2011)

Kortom 16.11.2011

En de communicatie…?• Doelgroepen

– Ook doelgroepen die ‘bedreiging’ kunnen zijn– Vertaling van bedrijfscultuur: Hoe open? Hoe

participatief?

• Doelgericht blijven = plan permanent evalueren– Echo’s van de werkvloer permanent opvolgen– Bijkomende initiatieven, timing veranderen,

boodschap bijstellen,…

• Externe en interne communicatie nauw vervlochten

Kortom 16.11.2011

En de communicatie…? - Instrumenten• Een ‘change case’

– Het verhaal van de herstructurering

• Een apart mailadres– change@toerismevlaanderen.be– Ideeën en bezorgdheden– Gegarandeerde discretie en persoonlijk antwoord

door hoofd agentschap

• Een eigen intranetpagina

Kortom 16.11.2011

Kortom 16.11.2011

En de communicatie…? - Instrumenten• Personeelsvergaderingen

– Op scharniermomenten

• Toetsingsgroep– Actualiteit– Open voor iedereen– Bedoeld als gespreksforum

• Informeel overleg vakbondsafgevaardigden

• (Opleiding leidinggevenden)

Kortom 16.11.2011

En de communicatie…? - Instrumenten• Individuele gesprekken

– Verwachtingen– Plannings- en evaluatiecyclus– Ad hoc

• Toelichtingen bij werkproces • Presentaties resultaten

• Ondersteunen communicatie – door afdelingshoofden en diensthoofden – door iedereen, extern

Kortom 16.11.2011

En de communicatie…? Instrumenten• Communicatie als drager van de verandering

– Nieuwjaarsklevers– Toegang tot verslagen– Yammer– …

Kortom 16.11.2011

Kortom 16.11.2011

Kortom 16.11.2011

En de communicatie…? Lastige zaken• Uitgangspunten voorschriften

• Blik naar binnen externe partners

• Lengte werkproces geloof / betrokkenheid

• Participatie denkproces mee beslissen

• Globale verhaal individuele zorgen

• Perceptie bedoelingen