5029
19
Kortom 16.11.2011 Het nieuwe Toerisme Vlaanderen communicatie in tijden van (grote) veranderingen Lea Winkeler – stafmedewerker [email protected]
description
- PowerPoint PPT Presentation
Transcript of 5029
Kortom 16.11.2011
Het nieuwe Toerisme Vlaanderencommunicatie in tijden van (grote) veranderingen
Lea Winkeler – [email protected]
Kortom 16.11.2011
Welkom bij Toerisme Vlaanderen * 2011• Agentschap Vlaamse overheid• Bevorderen van het toerisme in/naar Vlaanderen• 180 personeelsleden in Brussel
60-tal personeelsleden in buitenland• Afdelingen:
– Marketing – Internationale markten– Kennis en Innovatie– Sectorondersteuning– Toerisme voor Allen– Kwaliteitszorg (vergunnen en handhaven)– Ondersteunende diensten
• www.toerismevlaanderen.be
Kortom 16.11.2011
Welkom bij Toerisme Vlaanderen * 2011Waarom moest het anders?
• De omgeving van Toerisme Vlaanderen is veranderd
• De relatie met de toeristische partners staat onder druk
• De interne werking moet sterker
Kortom 16.11.2011
Het nieuwe Toerisme Vlaanderen
• Kernopdrachten – Centrum voor kennis en innovatie– Gestroomlijnde marketingorganisatie– Sectorondersteuning
• Relatie met de sector– Raadgevend Comité als strategisch orgaan– Duidelijker aanspreekpunten
• Macro- en projectmanagers• Meer gecentraliseerd eerstelijns’loket’
Kortom 16.11.2011
Het nieuwe Toerisme Vlaanderen
• Eén sterke organisatie – Centraal afgesproken strategie is gezamenlijke taak
van hele organisatie– Afdelingen zijn mekaars klant/leverancier– Kritisch, veeleisend voor eigen prestaties (toerisme
én management)
• Open cultuur– Interne en externe samenwerking– Transparant, communicatief– Creatief, vooruitziend, bereid tot verandering
Kortom 16.11.2011
Van ‘oud’ naar ‘nieuw’…• Structurele stappen
– Uitvoeren logiesdecreet en reisbureaudecreet naar departement iV
– Integratie ondersteunende diensten in MOD– Alle financiële ondersteuning gecentraliseerd bij TVL
+ integratie in één programma impulsen– Nieuwe strategie: focus op internationaal +
taakafspraken provincies en steden– Nieuwe rol en samenstelling Raadgevend Comité– …
Kortom 16.11.2011
Van ‘oud’ naar ‘nieuw’…• Intern veranderen
– Eerst: nieuwe afdelingen invoeren (1.1.2011)– Daarna: werking zelf veranderen
• Binnen de diensten en afdelingen• Tussen de diensten en afdelingen• Tussen TVL en de buitenwereld
– Hoe:• Samen één veranderingsproces doorlopen• Ruimte voor participatie• Aandacht voor cultuuromslag, ‘openheid’• Consolideren in nieuw personeelsplan
Kortom 16.11.2011
Van ‘oud’ naar ‘nieuw’…• Timing:
– Start denkwerk december 2009– Aftrap voor personeel: september 2010/januari 2011– Nieuw TVL operationeel 1/1/2012 (streefdatum)
• Organisatie– Stuurgroep– Projectgroep
• Begeleiding– Conceptfase: input externe consultants– Intern proces: Personeelsplan AS IS > Personeelsplan TO BE– Marketing extra begeleiding
Kortom 16.11.2011
En de communicatie…?• Voorzien in projectopbouw
– Projectplan mét communicatieplan– Éen medewerker communicatie in team– Vast agendapunt in
• Projectgroep• Stuurgroep
• Arbeidsintensief
• Een beslissing zonder communicatie is geen beslissing…
Kortom 16.11.2011- 10 -
En de communicatie…?Nr Onderwerp Tijdskader/
frequentieDoelgroep(en) Communicatie
-kanalenOntwikkelaar(s) Gerealiseerd
25 Stand van zaken geven over veranderingstraject
01/04 & 12/04 • Externe belanghebbenden (Kabinet & RaCo)
• Mondeling overleg
• Peter De Wilde& Lea
Ja
26 Informeel overleg met vakbonden 12 april Vakbonds-afgevaardigden
• Mondeling overleg
• Lea Ja
27 Informatiesessie over de tijd- en werklastregistratie – tonen hoe de AS IS proceslijst ingevuld moet worden
begin april • Afdelingshoofden / projectleiders
• Informatiesessies
• Lea/Falke Ja
28 Stand van zaken terugkoppelen naar de afdelingshoofden / projectleiders
stuurgroep 23/5 Afdelingshoofden / projectleiders / diensthoofden
• Via directieteam verslag en e-mail
• Lea Ja
29 Voorbereidend gesprek met de trekkers van de werkgroepen
19, 20 en 22 april • Trekkers van de werkgroepen
• Mondeling overleg
• Lea Ja
30 Open toetsingsgroep bijeenroepen
27 april • Alle personeel • Komsa / Het Laatste Nieuws e-mail bericht
• Lea Ja
31 Individuele gesprekken met de medewerkers in het buitenland
april – mei - juni • Alle buitenlandse medewerkers
• Mondeling overleg
• Peter De Wilde & Frank Cuypers
Ja
Voorbeeld opvolging communicatieplan (maand april 2011)
Kortom 16.11.2011
En de communicatie…?• Doelgroepen
– Ook doelgroepen die ‘bedreiging’ kunnen zijn– Vertaling van bedrijfscultuur: Hoe open? Hoe
participatief?
• Doelgericht blijven = plan permanent evalueren– Echo’s van de werkvloer permanent opvolgen– Bijkomende initiatieven, timing veranderen,
boodschap bijstellen,…
• Externe en interne communicatie nauw vervlochten
Kortom 16.11.2011
En de communicatie…? - Instrumenten• Een ‘change case’
– Het verhaal van de herstructurering
• Een apart mailadres– [email protected]– Ideeën en bezorgdheden– Gegarandeerde discretie en persoonlijk antwoord
door hoofd agentschap
• Een eigen intranetpagina
Kortom 16.11.2011
Kortom 16.11.2011
En de communicatie…? - Instrumenten• Personeelsvergaderingen
– Op scharniermomenten
• Toetsingsgroep– Actualiteit– Open voor iedereen– Bedoeld als gespreksforum
• Informeel overleg vakbondsafgevaardigden
• (Opleiding leidinggevenden)
Kortom 16.11.2011
En de communicatie…? - Instrumenten• Individuele gesprekken
– Verwachtingen– Plannings- en evaluatiecyclus– Ad hoc
• Toelichtingen bij werkproces • Presentaties resultaten
• Ondersteunen communicatie – door afdelingshoofden en diensthoofden – door iedereen, extern
Kortom 16.11.2011
En de communicatie…? Instrumenten• Communicatie als drager van de verandering
– Nieuwjaarsklevers– Toegang tot verslagen– Yammer– …
Kortom 16.11.2011
Kortom 16.11.2011
Kortom 16.11.2011
En de communicatie…? Lastige zaken• Uitgangspunten voorschriften
• Blik naar binnen externe partners
• Lengte werkproces geloof / betrokkenheid
• Participatie denkproces mee beslissen
• Globale verhaal individuele zorgen
• Perceptie bedoelingen
