Case-load weging in CAW Midden West-Vlaanderen
Workloadmeting in de social profit en publieke sector
AangenaamTom VandoorenZaakvoerder Quest-itVoormalig leidinggevende / personeelsverantwoordelijkeContentoloogAuteur Sturen en stuwen. 101 vragen over HRM in Social Profit
VandaagDe contourenAlgemeen organisatieHRMPraktijkvoorbeeldUitwisselen
Caseload: wat u best eerst weet
Caseload: wat u best eerst weet
Caseload: wat u best eerst weetMeten is wetenManagement (by objectives)
En
Statistiek is als een bikini, het onthult veel, maar nooit de essentieDe belangrijkste zaken zijn vaak onmeetbaar (Demming)
De contouren: algemeenIntrede van markt- en bedrijfslogicasPositionering van overheid Arbeidsmarktevoluties Financile crisis
Uw contouren?
De contouren: algemeenEfficintie en effectiviteit zijn (steeds belangrijker wordende) waardenWelzijn op het werk, vermijden van stress en burn-out, zijn (steeds belangrijker wordende) waardenOgenschijnlijke tegenstelling
De contouren: organisatieOrganisaties in Social Profit zijn vaak professionele bureaucratien (Mintzberg)bureaucratie: waar professionele deskundigheid wordt gecombineerd met routinematige werkwijzen.
De contouren: organisatie
De contouren: organisatieOrganisaties in Social Profit zijn vaak professionele bureaucratien (Mintzberg):Standaardisatie in handen van operationele kernKennis en vaardigheden van medewerkers spelen de hoofdrolDus: operationele kern heeft macht
De contouren: organisatieOrganisaties in Social Profit zijn vaak professionele bureaucratien (Mintzberg):
Democratische structuurHoge mate van autonomiePerfectioneren van vaardighedenVaag cordinatiemechanismeOrganisatie en leidinggevenden zijn voorwaardenscheppendWeinig onderlinge controle en bijsturingBalkaniseringMoeilijk omgaan met conflicten en verandering
De contouren: organisatieOrganisaties in Social Profit zijn vaak professionele bureaucratien (Mintzberg): medewerkers hanteren rituele vaardigheden :
Vergaderen Symbolische productieDefensieve vermijdingNon-interventieInformele bewaking
De contouren: organisatieNeiging naar plattere organisatiesNeiging naar meer open systemen en netwerkmodellen
De contouren: organisatieElke organisatie beschikt over 3 te benvloeden resources:
Medewerkers (Cast)Omgeving en hulpmiddelen (setting)Processen en handelingen (Procedures)
Integratie doorheen deze drie domeinen!
De contouren: organisatie
Caseload binnen de HR-cyclus
De contouren: HRM
2 belangrijke woorden:
RechtvaardigheidDistributieve rechtvaardigheid gaat het over de verdeling van beloningen en middelen. Procedurele rechtvaardigheid gaat over de manieren waarop beslissingen worden genomen. Interactionele rechtvaardigheid: Hoe word ik behandeld, en hoe mijn collega? Informationele rechtvaardigheid. Krijg ik juiste en volledige informatie?
GoestingVan compliance naar commitmentMotivatie
De contouren: HRM
De contouren: HRM
Visie!Creren van organisaties met een duidelijk verhaalSmeden van banden met klanten n medewerkersAmbitieus, duidelijk, eenvoudigVolledigheid is de vijand van de duidelijkheid
De contouren: HRM
Vanuit visie: sturen n stuwen (leiden en motiveren)!Evenwicht op maat
De contouren: HRM
SturenStuwenVan -5 naar 0
Top-downCompetentiemanagementCommand & control
Evidence-based (meten is (z)weten)Transparantie en monitoring (registratie)Resultaatsgerichtheid (MBO)Van 0 naar +5
Bottom-upTalentmanagementMotivatie
Zelfverantwoordelijke teamsMedewerkers als expertZorg voor medewerkers
Vanuit visie: sturen n stuwen naar efficintiviteit n tevredenheid!
De contouren: HRM
Vanuit visie: sturen n stuwen naar efficintiviteit n tevredenheid!
De contouren: HRM
Output: tastbare meetbare resultaten op korte en middellange termijnOutcome: voetafdruk
De contouren: output en outcome
Caseload: case
Startpunt
Kleine organisatie actief in welzijnswerkDiversiteit in taken (opvang, onthaal, begeleiding, preventie, )
Caseload: case
Startpunt
Vaststelling dat geen eenduidige richtlijn bestond / bestaat, in tegenstelling tot andere sectorenExterne onduidelijkheid : in middelendiscussies wordt personeelsinzet afgewogen aan instroom, niet aan door- of uitstroom.Interne onduidelijkheid : geen bijsturing van under- en overachievers : kans op burn-out, teamspanningen, beperkte return,
Pareto : 80/20 verhoudingOver- & underachievers
Caseload: case
Gevoeligheden
Mythe van professionele autonomie als blokkage van transparante discussie. (case-load discussie verzandt in casusbesprekingen)Divers takenpakket en begeleidingsvormen : vergelijkingen zijn onmogelijk (?)
Caseload: case
Caseload: case
Doelstellingen
Billijke verdeling werkdrukDoorzicht creren bij beleid inzake werkdrukTeams empoweren n helpen om met gevoeligheden om te gaanZorgcultuur zonder wolligheidEfficintiecultuur zonder hardheid
Niet: meer productie
Caseload: case
Uitgangspunt
Optimale efficintie ligt wellicht dicht bij optimale (werk)ervaring(Mihaly Csikszentmihalyi, D. Pink, )
Eerste stap: tijd
Efficintiviteit en tijd zijn nauw verbondenTijd is het hoofdbestanddeel van het aanbod
Caseload: case
Belangrijk instrument: uurallocatie
Wordt per team opgemaakt en constant bijgestuurdBiedt kader om evenwicht in diverse taken te houdenVan as is naar to be : van descriptief naar predictief
Caseload: case
Belangrijk instrument: uurallocatie
Caseload: case
Hoe zou een uurallocatie er in uw organisatie uitzien? Waar gaat te veel / te weinig tijd naartoe?
Even denken
Tweede stap: goesting
Enthousiasme binnen n team om aan de slag te gaan
Caseload: case
Derde stap: objectieve elementen
Denkoefeningen, resulterend in drie wegingsfactoren waar elk begeleidingsdossier aan kan beantwoorden :Intensiteit (contactmomenten)Arbeidstijd naast contactmomentenCrisis
Caseload: case
Welke indicatoren zijn in uw organisatie zinvol?
Even denken
Vierde stap: subjectieve elementen
In kaart brengen subjectief aanvoelen werkdruk0 tot 5Vanuit flow-denken: mikken op 3,5 tot 4,5
Caseload: case
Waar plaatst u zichzelf tussen 0 en 5?Welke elementen spelen mee in bepalen van dat getal? Kunt u die concretiseren?
Even denken
Vijfde stap: aan de slag
Toetsen van weegfactoren aan effectieve dossiers (nulmeting)Subjectieve weging binnen het experiment-teamBetrekken van overige teams : subjectieve weging en nulmeting
Caseload: case
Caseload: case
Zesde stap: implicatie vanuit nulmeting
Op zoek naar statistische correlatiesProf. Anseel :Ik merkte bij de analyse trouwens op dat uw objectieve en subjectieve meting heel erg hoog gecorreleerd zijn (r = .88). Dit is spectaculair. Ikzelf heb nog maar heel zelden objectieve metingen gehad die zo mooi overeenstemmen met de subjectieve metingen. Dit wil zeggen dat u een erg goede objectieve meting van de werklast hebt uitgevoerd en dat mensen een heel goed accuraat beeld hebben van de zwaarte van hun job.De correlatie toon in ieder geval aan dat u heel precies en grondig te werk bent gegaan, dus u kan op beide oren slapen
Caseload: case
Tot slot: implementatie
Inpassing in registratieprogramma: vlotte rapportage op teamniveau / geen dubbel registratiewerkOpleiding / uitwisseling leidinggevendenAfspraken naar gebruikVast item op ISOConstante aandacht voor aanvulling (registratie)
Caseload: case
Evaluatie
Het systeem is gebruiksvriendelijk : 8,917De parameters die gebruikt worden zijn goed : 7,4De resultaten van de weging en subjectieve beleving van werkdruk zijn gelijklopend : 7,333Het systeem stimuleert mij om na te denken over eigen functioneren : 6,75Het systeem zorgt voor duidelijkheid inzake verwachtingen vanuit de organisatie : 6,25Het systeem stimuleert betere zelfzorg : 7,667Het systeem stimuleert betere zorg voor collega's : 8,083
Caseload: case
Aanpassingen
Verfijnen van weegcriteriaVlotte aanpassing van wijzigingen in uurallocatieDuiding opnemen in Tellus Invoegen van aantallen dossiers en looptijd in rapportage
Caseload: case
Output-evaluatieJaarAantal begeleidingenStijging tegenover vorig jaar200734320083759,33 %200941811,47 %20104333,59 %
Caseload: case
Waar kan een dergelijk systeem nog meerwaarde hebben? Intern n/of externWelke randvoorwaarden zijn daarvoor nodig?
Even denken
Intern gericht : clintenbeleidStoffeert en geeft richting aan debat over begeleidingIntern gericht (HRM)Bewaken rendement / zelfzorgLink met POPLink met VTO / competentieontwikkelingManpower-planningIntern gericht : beleidMonitoring via management-dashboard Hulpmiddel bij organisatie-veranderingen
Caseload: mogelijke (verdere) toepassingen
Extern gerichtDuiden van potentieel en resultaatsverwachtingenHulpmiddel bij programmatie ?Link naar intersectorale samenwerking ?
Caseload: mogelijke (verdere) toepassingen
Toepasbaar ?Te verwachten (positieve) effecten ?Te verwachten weerstanden ?
Caseload: en U?
Bedankt!
Top Related