Case-load weging in CAW Midden West-Vlaanderen

Workloadmeting in de social profit en publieke sector

AangenaamTom VandoorenZaakvoerder Quest-itVoormalig leidinggevende / personeelsverantwoordelijkeContentoloogAuteur Sturen en stuwen. 101 vragen over HRM in Social Profit

VandaagDe contourenAlgemeen organisatieHRMPraktijkvoorbeeldUitwisselen

Caseload: wat u best eerst weet

Caseload: wat u best eerst weet

Caseload: wat u best eerst weetMeten is wetenManagement (by objectives)

En

Statistiek is als een bikini, het onthult veel, maar nooit de essentieDe belangrijkste zaken zijn vaak onmeetbaar (Demming)

De contouren: algemeenIntrede van markt- en bedrijfslogicasPositionering van overheid Arbeidsmarktevoluties Financile crisis

Uw contouren?

De contouren: algemeenEfficintie en effectiviteit zijn (steeds belangrijker wordende) waardenWelzijn op het werk, vermijden van stress en burn-out, zijn (steeds belangrijker wordende) waardenOgenschijnlijke tegenstelling

De contouren: organisatieOrganisaties in Social Profit zijn vaak professionele bureaucratien (Mintzberg)bureaucratie: waar professionele deskundigheid wordt gecombineerd met routinematige werkwijzen.

De contouren: organisatie

De contouren: organisatieOrganisaties in Social Profit zijn vaak professionele bureaucratien (Mintzberg):Standaardisatie in handen van operationele kernKennis en vaardigheden van medewerkers spelen de hoofdrolDus: operationele kern heeft macht

De contouren: organisatieOrganisaties in Social Profit zijn vaak professionele bureaucratien (Mintzberg):

Democratische structuurHoge mate van autonomiePerfectioneren van vaardighedenVaag cordinatiemechanismeOrganisatie en leidinggevenden zijn voorwaardenscheppendWeinig onderlinge controle en bijsturingBalkaniseringMoeilijk omgaan met conflicten en verandering

De contouren: organisatieOrganisaties in Social Profit zijn vaak professionele bureaucratien (Mintzberg): medewerkers hanteren rituele vaardigheden :

Vergaderen Symbolische productieDefensieve vermijdingNon-interventieInformele bewaking

De contouren: organisatieNeiging naar plattere organisatiesNeiging naar meer open systemen en netwerkmodellen

De contouren: organisatieElke organisatie beschikt over 3 te benvloeden resources:

Medewerkers (Cast)Omgeving en hulpmiddelen (setting)Processen en handelingen (Procedures)

Integratie doorheen deze drie domeinen!

De contouren: organisatie

Caseload binnen de HR-cyclus

De contouren: HRM

2 belangrijke woorden:

RechtvaardigheidDistributieve rechtvaardigheid gaat het over de verdeling van beloningen en middelen. Procedurele rechtvaardigheid gaat over de manieren waarop beslissingen worden genomen. Interactionele rechtvaardigheid: Hoe word ik behandeld, en hoe mijn collega? Informationele rechtvaardigheid. Krijg ik juiste en volledige informatie?

GoestingVan compliance naar commitmentMotivatie

De contouren: HRM

De contouren: HRM

Visie!Creren van organisaties met een duidelijk verhaalSmeden van banden met klanten n medewerkersAmbitieus, duidelijk, eenvoudigVolledigheid is de vijand van de duidelijkheid

De contouren: HRM

Vanuit visie: sturen n stuwen (leiden en motiveren)!Evenwicht op maat

De contouren: HRM

SturenStuwenVan -5 naar 0

Top-downCompetentiemanagementCommand & control

Evidence-based (meten is (z)weten)Transparantie en monitoring (registratie)Resultaatsgerichtheid (MBO)Van 0 naar +5

Bottom-upTalentmanagementMotivatie

Zelfverantwoordelijke teamsMedewerkers als expertZorg voor medewerkers

Vanuit visie: sturen n stuwen naar efficintiviteit n tevredenheid!

De contouren: HRM

Vanuit visie: sturen n stuwen naar efficintiviteit n tevredenheid!

De contouren: HRM

Output: tastbare meetbare resultaten op korte en middellange termijnOutcome: voetafdruk

De contouren: output en outcome

Caseload: case

Startpunt

Kleine organisatie actief in welzijnswerkDiversiteit in taken (opvang, onthaal, begeleiding, preventie, )

Caseload: case

Startpunt

Vaststelling dat geen eenduidige richtlijn bestond / bestaat, in tegenstelling tot andere sectorenExterne onduidelijkheid : in middelendiscussies wordt personeelsinzet afgewogen aan instroom, niet aan door- of uitstroom.Interne onduidelijkheid : geen bijsturing van under- en overachievers : kans op burn-out, teamspanningen, beperkte return,

Pareto : 80/20 verhoudingOver- & underachievers

Caseload: case

Gevoeligheden

Mythe van professionele autonomie als blokkage van transparante discussie. (case-load discussie verzandt in casusbesprekingen)Divers takenpakket en begeleidingsvormen : vergelijkingen zijn onmogelijk (?)

Caseload: case

Caseload: case

Doelstellingen

Billijke verdeling werkdrukDoorzicht creren bij beleid inzake werkdrukTeams empoweren n helpen om met gevoeligheden om te gaanZorgcultuur zonder wolligheidEfficintiecultuur zonder hardheid

Niet: meer productie

Caseload: case

Uitgangspunt

Optimale efficintie ligt wellicht dicht bij optimale (werk)ervaring(Mihaly Csikszentmihalyi, D. Pink, )

Eerste stap: tijd

Efficintiviteit en tijd zijn nauw verbondenTijd is het hoofdbestanddeel van het aanbod

Caseload: case

Belangrijk instrument: uurallocatie

Wordt per team opgemaakt en constant bijgestuurdBiedt kader om evenwicht in diverse taken te houdenVan as is naar to be : van descriptief naar predictief

Caseload: case

Belangrijk instrument: uurallocatie

Caseload: case

Hoe zou een uurallocatie er in uw organisatie uitzien? Waar gaat te veel / te weinig tijd naartoe?

Even denken

Tweede stap: goesting

Enthousiasme binnen n team om aan de slag te gaan

Caseload: case

Derde stap: objectieve elementen

Denkoefeningen, resulterend in drie wegingsfactoren waar elk begeleidingsdossier aan kan beantwoorden :Intensiteit (contactmomenten)Arbeidstijd naast contactmomentenCrisis

Caseload: case

Welke indicatoren zijn in uw organisatie zinvol?

Even denken

Vierde stap: subjectieve elementen

In kaart brengen subjectief aanvoelen werkdruk0 tot 5Vanuit flow-denken: mikken op 3,5 tot 4,5

Caseload: case

Waar plaatst u zichzelf tussen 0 en 5?Welke elementen spelen mee in bepalen van dat getal? Kunt u die concretiseren?

Even denken

Vijfde stap: aan de slag

Toetsen van weegfactoren aan effectieve dossiers (nulmeting)Subjectieve weging binnen het experiment-teamBetrekken van overige teams : subjectieve weging en nulmeting

Caseload: case

Caseload: case

Zesde stap: implicatie vanuit nulmeting

Op zoek naar statistische correlatiesProf. Anseel :Ik merkte bij de analyse trouwens op dat uw objectieve en subjectieve meting heel erg hoog gecorreleerd zijn (r = .88). Dit is spectaculair. Ikzelf heb nog maar heel zelden objectieve metingen gehad die zo mooi overeenstemmen met de subjectieve metingen. Dit wil zeggen dat u een erg goede objectieve meting van de werklast hebt uitgevoerd en dat mensen een heel goed accuraat beeld hebben van de zwaarte van hun job.De correlatie toon in ieder geval aan dat u heel precies en grondig te werk bent gegaan, dus u kan op beide oren slapen

Caseload: case

Tot slot: implementatie

Inpassing in registratieprogramma: vlotte rapportage op teamniveau / geen dubbel registratiewerkOpleiding / uitwisseling leidinggevendenAfspraken naar gebruikVast item op ISOConstante aandacht voor aanvulling (registratie)

Caseload: case

Evaluatie

Het systeem is gebruiksvriendelijk : 8,917De parameters die gebruikt worden zijn goed : 7,4De resultaten van de weging en subjectieve beleving van werkdruk zijn gelijklopend : 7,333Het systeem stimuleert mij om na te denken over eigen functioneren : 6,75Het systeem zorgt voor duidelijkheid inzake verwachtingen vanuit de organisatie : 6,25Het systeem stimuleert betere zelfzorg : 7,667Het systeem stimuleert betere zorg voor collega's : 8,083

Caseload: case

Aanpassingen

Verfijnen van weegcriteriaVlotte aanpassing van wijzigingen in uurallocatieDuiding opnemen in Tellus Invoegen van aantallen dossiers en looptijd in rapportage

Caseload: case

Output-evaluatieJaarAantal begeleidingenStijging tegenover vorig jaar200734320083759,33 %200941811,47 %20104333,59 %

Caseload: case

Waar kan een dergelijk systeem nog meerwaarde hebben? Intern n/of externWelke randvoorwaarden zijn daarvoor nodig?

Even denken

Intern gericht : clintenbeleidStoffeert en geeft richting aan debat over begeleidingIntern gericht (HRM)Bewaken rendement / zelfzorgLink met POPLink met VTO / competentieontwikkelingManpower-planningIntern gericht : beleidMonitoring via management-dashboard Hulpmiddel bij organisatie-veranderingen

Caseload: mogelijke (verdere) toepassingen

Extern gerichtDuiden van potentieel en resultaatsverwachtingenHulpmiddel bij programmatie ?Link naar intersectorale samenwerking ?

Caseload: mogelijke (verdere) toepassingen

Toepasbaar ?Te verwachten (positieve) effecten ?Te verwachten weerstanden ?

Caseload: en U?

tom.vandooren@quest-it.bewww.quest-it.be

Bedankt!