Click to add title
Click to add subtitle
Vereenvoudiging van
administratieve processen
Ziekenhuis Oost-Limburg
Elke Panis
Jos Vanoppen
De Haan 2-9-2014
Genk 16-9-2014
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratieve processen’?
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratieve processen’?
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
Pre-lean
- Rommelige bureaus
- Hopeloze zoektochten
- Fouten / onduidelijkheden in processen
Pre-lean
- Papierloos werken
- ‘besparingen’ in administratie (10-punten plan)
- Aandacht voor efficiëntiewinst
Maar
Geen kader voor aangeboden
Geen integratie
Geen goed proces
Top-down aanpak
En dan?
LEAN
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
business consulting. profoundly different.
Wat valt er op aan deze figuur?
business consulting. profoundly different.
Aan wat denken jullie spontaan bij het woord ‘lean’?
LEAN
= waarde creëren voor de patiënt,
en daarop focussen
business consulting. profoundly different.
7 + 1 categorieën van verspilling: pas toe op jullie project
LEAN =
(h)erkennen
welke taken
waarde toevoegen
voor de patiënt
en welke niet
7+1 vormen van verspilling
business consulting. profoundly different.
Lean is (in beginsel) een kwaliteitssysteem
“We take the 1 million dollar hit now,
in stead of the 10 million dollar hit later…
- Mr. Sakichi Toyoda, Founding father of Jidoko
p. 15
LEAN
= verwonderd
naar onze
processen en
werking kijken
LEAN=
voor en door medewerkers
LEAN=
de kunst van het klein maken
business consulting. profoundly different.
Lean werken de productieve werkplek
business consulting. profoundly different.
Basisprincipe 1: Lean kan je enkel leren door het te doen
Tijdlijn
Stap Define Measure Analyse Improve Control
Training
Coaching
business consulting. profoundly different.
Basisprincipe 2: Lean lukt enkel wanneer volledige steun van de directie en langetermijn focus
business consulting. profoundly different.
Basisprincipe 3: spelenderwijs leren
Lean asteria spel: bewustwording en lean principes (2 hour)
5S spel: principes van een productieve werkomgeving
De Kunst van het klein maken(18 min)
business consulting. profoundly different. p. 22
Aanpak binnen ZOL: een gezonde mix aan initiatieven
Zorgt voor doorbraken
Creëert verbeter- cultuur
business consulting. profoundly different. p. 23
Aanpak binnen ZOL: een gezonde mix aan initiatieven
Oncologisch dagtraject
Optimalisatie spoed
Efficiënte werkplek Getting things done
Verbeterbord
Optimalisatie admin proces
Efficiënt vergaderen
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
Leanproject facturatie
facturatie
ambulante
prestaties
dagklinische
prestaties
gehospitaliseerde
prestaties
revalidatie
prestaties
operatie-
kwartier
Welke verbetertrajecten mogelijk?
Veel manueel werk via papieren ereloonstaten
Gedeeltelijke ‘automatisatie’
Leanproject facturatie
verschillende stappen
-> analyseren huidige processen;
-> ‘mee lopen’ door de leidinggevende
-> werkgroepjes
-> eventuele externe begeleiding
1. Deelprocessen in kaart brengen
1. Deelprocessen in kaart brengen
2. Bepalen van knelpunten Eigen werkwijze
kritisch bekijken
3. Actiepunten n.a.v. knelpunten
Actie 1 = Automatisering
• Waar is al een gedeeltelijke automatisering?
• Kan dit uitgebreid worden?
• Wat zijn de blinde vlekken?
• Welke mogelijkheden bestaan?
concrete actie:
Facturatie operatiekwartier via Orline
Automatisering: Plan van aanpak Omschrijving apr mei jun jul aug sept okt nov dec
Automatisering
Facturatie via Orbis
Demo Agfa registratiemogelijkheden prestaties in Orbis 25/jun
Mogelijkheden onderzoeken
Piloot-medische diensten
Uitrol naar alle medische diensten
Facturatie via Orline
Demo registratiemogelijkheden prestaties + materiaalforfait in Orline 05/09 of 07/09
Mogelijkheden onderzoeken
Piloot-medische diensten
In overleg met apotheek mogelijkheden van facturatie materialen vanuit
Orline implementeren
In afwachting van implementatie Orline: in overleg met apotheek
aanpassen van papieren ereloonstaten t.b.v. facturatie materialen
Facturatie via software momenteel in gebruik door medische diensten (ambulante ereloonstaten)
Overzicht software per medische dienst 24/jun
Overzicht input aantal ambulante ereloonstaten door UFK per medische dienst/geneesheer 24/jun
Mogelijkheden onderzoeken
Overleg medische diensten
Mogelijke alternatieven automatisering ereloonstaten?
Contact opnemen met IBM
Andere alternatieven?
Pijnkliniek
Testfase
Opstart 25/jun
Wekelijks: Opvolging + feedback
Actie 2 = Optimalisering huidige werking papieren ereloonstaten
• Knelpunten registreren en onmiddellijk communiceren
• Papierverbruik verminderen
• Klassement dagklinische ereloonstaten herorganiseren
Ook hiervoor plan van aanpak
Actie 3 = Analyse van fouten:
• Correcties
• Tarificatiefoutenlijsten
• Lijst ontbrekende gegevens
Leren uit fouten en zo in de toekomst vermijden
Ook hiervoor plan van aanpak
Actie 4 = Attesten
• Verplichtingen versus hetgeen we vandaag doen?
levert 1 dag per maand tijdswinst op!
Ook hiervoor plan van aanpak
Actie 5 = Tarificatiefoutenlijst dagklinische prestaties
• Analyse huidige werkwijze
• Bepalen van actiepunten
• Implementatie nieuwe werkwijze
• Papierverbruik per maand: 2900 blz -> 445 blz
• Efficiëntiewinst per maand: 5d -> 3d
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
Leanproject patiëntenadministratie
- Deel spoedgevallen
- Probleemdefiniëring:
voor personeel: te hoge werkdruk
voor leidinggevenden:
is werkdruk wel te hoog?
moeten alle taken ook effectief gebeuren?
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
aanpak
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
1 – definieer
• Uitzuiveren van het takenpakket.
• Het efficiënt laten verlopen van de telefonie.
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
2 – meet
• Meetinstrument taken: Multi momentopname
2 – meet
• Analyse takenpakket:
– Totaal 27 uur (20 + 7drukke uren) gemeten aan de hand van de Multi Moment Opname-methode (door diensthoofd)
• Analyse van de telefonie:
– Meting door teamleden +/- 1000 lijnen
– Doel? Reden van telefonie achterhalen
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
3 – analyseer
met de teamleden
– Toelichting over lean
– Resultaten meting visualiseren en bespreken
– Analyse adhv kader
TELEFONIE
10%
INSCHRIJVING
30%
ADMINISTRATIE
21%
ONTHAAL
10%
ANDERE
7%
0%
Pauze
21%
0%
Indeling taken 55% “1937” 31% algemene
65% front office 20% briefing VPK 5% Niet- spoed
38% Mini- forfaits 15% adm hulp VPK 24% MKG doc
84% tussen taken in 16% Eetpauze
Vb. spoedparking
36% veiligheidsdeur 32% extern 29/ wachtzaal 3
Bevindingen:
– Ondanks drukte +/- 30% inschrijvingen!
• Drukke periodes 10% meer onthaal en 10% minder pauzes
– Pieken en dalen- Pauze tussen taken in
• Wat kunnen we planbaar maken?
– Vaste lijn “1937” grote storing
• Waarom oproep?
– Miniforfaits, inschrijving baby
→ Procesanalyse
– Orde
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
4 - verbeter
• 5 S- methode
4 - verbeter
• Checklist van taken en tijdsbesteding: opvang pieken en
dalen planbare taken
• Opkuis en indeling mailbox
• Aantal processen duidelijker in kaart brengen
• Onnodige taken afschaffen
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
BLIJVENDE AANDACHT
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
Documenten stroom kritisch bekijken
- Welke documenten zijn nog nodig?
- Welke documenten worden niet meer gebruikt?
Elk document met de betrokken leidinggevenden bekeken: doel, nut?
Heeft geleid tot effectieve afschaffing van een aantal documenten die al jaren in omloop waren
Papierloos werken
Zoveel mogelijk papier afschaffen wat niet noodzakelijk is of vervangen door electronische documenten (kunnen niet verloren gaan, papierbesparing, automatische verwerking in WISH, …)
Electronisch opnamevoorstel via mail
Documenten digitaal laten tekenen
verbeterborden
Optimalisaties in het volledig traject van de patiënt
- Voor de opname
‘mijn ZOL-site’
- Tijdens de opname/raadpleging
Taxivervoer
Online inschrijven
communicatie SMS / mail
- Na de opname
zorghotel
ontslag efficiënter / sneller maken
Zoeken
Rommel
inefficiëntie
Interne acties
Externe
firma
opleiding
Procesoptimalisatie binnen
en buiten de zorg
Met (wisselend)
resultaat
Vragen ?
Top Related