Pure – een voorbeeld van een RISaan Tilburg University

Jola G.B. Prinsen, project manager Library & IT Services

15 september 2014

2

Inhoudsopgave

• Implementatieproject

• Data in het Pure RIS

• Exposure en verantwoording

• Live sinds 22 april

• Atira/Elsevier en Pure

• Leerpunten

3

Implementatieproject

4

Projectorganisatie

• Stuurgroep

• Executive: directeur LIS

• Een senior user van elke faculteit; soms directeur

• Projectgroep

• Functioneel beheerder Metis

• Technisch projectleider

• DBA legacy import

• Tweewekelijks overleg met de facultaire Metis-beheerders

5

Inspanning – wie en hoeveel?

Facult

eiten

LIS A

ppl.b

ehee

r

LIS P

roj.m

an.

LIS R

es. s

uppo

rt

LIS U

nix

LIS O

verig

Comm

unica

tie

Ove

rig c

entra

al

0

500

1000

1500

2000

2500

GeplandGerealiseerd

Totaal gepland: 4425 uur

Totaal gerealiseerd: 7155 uur

6

Projectverloop

Project initialisatie

4/2013-6/2013

Installatie

6/2013-7/2013

Sync en import

7/2013-3/2014

Output services

11/2013-3/2014

Productie, voorlichting, organisatie

3/2014

Go live en einde project

4/2014-6/2014

7

Data in het Pure RIS

Soorten data

• Organisaties (430)

• Universiteit, Schools, Instituten

• Personen (5.300)

• Medewerkers (WP), PhD Studenten

• Publicaties (72.000) en activiteiten (8.100)

• Onderzoekgroepen en projecten (1.100)

8

9

Organisatie- en persoonsdata – route

IDM

Organisatiedata

• Uitgangspunten

• SAP-HR is leidend

• Onderhoud en correcties in SAP-HR, niet in Pure

• Data wordt dagelijks gesynchroniseerd

• Uitdagingen

• Selectie (organisaties met WP)

• Uit de pas lopen organogrammen SAP-HR en Metis

• Goede mapping Metis - SAP-HR

• Naamswijzigingen in SAP-HR

10

Persoonsdata

• Uitgangspunten

• SAP-HR is leidend

• Onderhoud en correcties in SAP-HR, niet in Pure

• Data wordt dagelijks gesynchroniseerd

• Uitdagingen

• WP-ers die niet in SAP-HR zitten (oud-werknemers, externe en beurspromovendi)

• Aanpassing workflow HR

• Selectie van WP

• Nieuwe codes

11

Publicatie- en activiteitendata – route

12

Publicatie- en activiteitendata – route

13

Afbouwen na go live

Publicatie- en activiteitendata

• Uitgangspunten

• Repository is bronbestand (evt. extra conversie vanuit Metis)

• Weinig voorkomende types handmatig invoeren

• Uitdagingen

• Kwaliteit brondata

o Lege verplichte velden

o Inconsequente invoer

o ‘Creatief’ gebruik van velden

• Mapping

• Afstemmen met RUG

• Juridische annotaties

14

Oz-groepen en projecten– route

15

16

Oz-groepen en projecten (1)

• Uitdagingen

• Hoeveelheid werk rondom mapping

• Verplichte begindatum ontbrak in Metis

• Parent organisatie uit SAP-HR bepalen

17

Exposure en verantwoording

18

Exposure via output services – route

NARCIS

19

Output services

• Uitgangspunten

• Pure is de bron voor overzichten van onderzoekoutput

• Uitdagingen

• Integratie met Experts & Expertise (medewerkerspagina’s)

• Doorgronden van Pure web services

• Werk Atira/Elsevier

20

Verantwoording via rapportages

• Uitgangspunten

• Pure is de bron voor onderzoekoutput

• Uitdagingen

• Rapportdefinities voor SEP en andere rapportages

• Workaround voor input FTE –> SharePoint en Excel

21

Live sinds 22 april

22

Uitrol in de schools

• Instructie en voorlichting

• Handleiding, FAQ, website, nieuwsberichten gereed

• Eerste show & tell sessie is projectactiviteit; daarna in de lijn

2313-04-2023

Invoer en gebruik

Economics Social Sciences

Law Humanities Theology

Early adopters voeren zelf in

Rest door secretaresses en student-assistenten

Invoer door Pure coördinator

Invoer door Pure coördinator

Vanaf 10/2014: WP-ers voeren zelf in

WP-ers voeren zelf in

WP-ers voeren zelf in

Titelpresentatie in Footer

Pure sessies

invoer en redactieportal

24

Toekomst – vervolgproject(en)

• Eerste prioriteit

• Nog meer WP-ers gaan invoer zelf doen

• Advanced Portal en Bibliometrics Module implementeren

• Organisatie synchronisatie verbeteren

• Eventueel

• Press clippings door TiU communicatieteam

• Door Atira/Elsevier te ontwikkelen

• SEP module

• Graduate module

• Goede oplossing voor input FTE (eerste versie oktober 2014)

• Documenttype voor juridische annotaties

25

Atira/Elsevier en Pure

26

Atira/Elsevier – het bedrijf en de implementatie

• Veel ervaring – 100+ eerdere implementaties

• Implementatieproject zeer goed georganiseerd

• Start-up workshop

• Views en handleidingen via wiki

• JIRA voor issues

• Duidelijke error logs

• Iteratieve methode (maar botst soms met Prince 2 methode)

• Prettige samenwerking

• Vaste projectmanager en IT-er

• Tweewekelijks overleg

• Snelle reactie

• Eerlijk

27

Pluspunten• Zeer gebruikersvriendelijk

• Goede faciliteiten voor data beheer

• Geïntegreerde workflow

• Extra modules, bijvoorbeeld voor bibliometrics

• Applicatiebeheer uit te besteden

• Goedkoper dan Metis voor Tilburg als kleine universiteit

Minpunten• Vergt zware dedicated

machine

• Gaat niet efficiënt om met database

• Geen faciliteiten voor input FTE (tot okt. 2014)

• Customizen reports (SEP) nog niet mogelijk

Pure – het systeem

28

Leerpunten

29

Leerpunten (1)

• Standard portal is netjes, maar ECHT standaard

• Planning in offerte Atira/Elsevier was te optimistisch

• Verkeerd gecalculeerde aantal users leidt tot hogere structurele kosten

• Volg de hardware-eisen van Atira/Elsevier

• Goede afbakening scope loont

• Maak bewuste keuze tussen een zorgvuldige analyse en trial and error (iteratieve methode Atira/Elsevier)

30

Leerpunten (2)

• Corrigeer bronbestanden vóór legacy import

• Test systematisch. Testers hebben sturing/testscenario’s nodig

• Groepsgewijs bespreken openstaande issues kost tijd, maar werkt

• Voer geen last minute wijzigingen door in mapping/sync/import

• Accepteer en plan werk na go live

• Trek samen op met andere Nederlandse Pure sites (o.a. voor afspraken en workarounds)

31

Jola Prinsen

Project manager

Tilburg University

Library & IT Services

jola.prinsen@tilburguniversity.edu

TiU kan delen met andere universiteiten en hogescholen

Projectplan (PID)

Eindrapport

Vragen? Meer informatie?