Beter samenwerkenBeter samenwerkenBeter samenwerkenBeter samenwerkenin 1 toolin 1 toolin 1 toolin 1 tool

Een stapsgewijs groeiproces

Pirka BoolConsultant TOPdesk

Herkent u dit?

Herkent u dit?

Herkent u dit?

Herkent u dit?

Samenwerken

Programma

• Samenwerken

• Het SamenwerkingsGroei-model:

– Fase 0: één Chaos

– Fase 1: één Tool

– Fase 2: één Klant

– Fase 3: één Proces

• Afsluiting

Doel

Samenwerken

=

Groeiproces

TOPdesk faciliteert!

Samenwerken

• U wilt verder komen

• Is huidige trend

Samenwerken

Samenwerken

Samenwerken

Uw doel: Hogere klanttevredenheid!

Samenwerken

Wat levert het op:

• Kennisdeling

• Efficiëntere processen

• Kostenbesparing

Samenwerken

Samenwerken = Goed!

Samenwerken = Groeiproces

SG Model = Groeiproces concreet

Samenwerken

SG-Model

SG-Model

SG-Model

SG-Model

SG-Model

55% 30%12%

3%

Fase 01 Chaos

Fase 0

Kenmerken:

• Eigen processen

• Eigen tools

• Eigen mensen

Fase 0

Fase 11 Tool

Fase 1

Kenmerken:

• Besef dezelfde werkzaamheden

• Gebruik van 1 tool (gedeelde basisgegevens)

• Behoud eigen processen

Fase 1 en TOPdesk

Filters:• Scheiden werkzaamheden

• Eigen communicatiemomenten

• Eigen communicatie inhoud

Fase 1: In de Praktijk

Klantcase: Gemeente

Aantal werknemers: 400

Aantal panden: 10

Afdelingen in TOPdesk:

ICT en FM

1. Controle stamgegevens:

• Huisvesting

• Personen

Fase 1: In de Praktijk

Fase 1: In de Praktijk

Fase 1: In de Praktijk

2. Overeenstemming over:

• Terminologie

• Standaardwaardes

• Verplichte velden

• Opzoekvelden

“Incident of Melding?”

Fase 1: In de Praktijk

• Let op!

Fase 1: In de Praktijk

Fase 21 Klant

Fase 2

Kenmerken:

• Besef één klant

• Gemak klant prioriteit

• Besef grijze gebieden

Fase 2 en TOPdesk

SelfServiceDesk- single point of contact

Fase 2: In de PraktijkKlantcase: Onderwijsinstelling

Aantal werknemers: 200

Aantal panden: 3

Afdelingen in TOPdesk:

ICT en FM

1.Overlappende werkzaamheden:

• Printers

• Telefonie

• Klein onderhoud

Fase 2: In de Praktijk

2. Inrichting SelfServiceDesk:

• Routering achterkant

– Categorisatie

– Linkjes

– Voorzetformulieren

Fase 2: In de Praktijk

Fase 2: In de Praktijk

• Let op!

Fase 2: In de Praktijk

Fase 31 Proces

Fase 3Kenmerken:

• Besef afdelingsoverschrijdende processen

• Onderlinge afhankelijkheid afdelingen

• Integratie taken tot 1 proces

Fase 3 en TOPdesk

Wijzigingsbeheer• Afhankelijkheden

• Autorisatie

• Sjablonen

Fase 3: In de Praktijk

Klantcase: Commerciële

organisatie

Aantal werknemers: 1000

Aantal panden: 5

Afdelingen in TOPdesk:

ICT, FM, Vastgoed, HRM, Financiën

Per afdelingsoverschrijdende proces:

• Inventarisatie totaal activiteiten

• Bepalen volgorde

• Bepalen evt. afhankelijkheden

Fase 3: In de Praktijk

Personeelsdossier aanmaken

Netwerkaccount PC plaatsen

Nieuwe medewerker:

Fase 3: In de Praktijk

Werkplek inrichten

Personeelsdossier aanmaken

Netwerkaccount

PC plaatsen

Nieuwe medewerker:

Fase 3: In de Praktijk

Werkplek inrichten

Fase 3: In de Praktijk

Fase 3: In de Praktijk

• Let op!

Afsluiting: Fase 0

Afsluiting: Fase 1

Afsluiting: Fase 2

Afsluiting: Fase 3

SG-Model

Afsluiting