The Arnewood School kiest voor OKI vanwege betrouwbaarheid en veelzijdigheid

OKI-casestudy

De uitdagingHet aanschaffen en onderhouden van een printerpark voor een grote, drukke school is geen eenvoudige taak. Kies je voor een selectie printers van verschillende leveranciers? Immers, de apparaten moeten een groot aantal taken kunnen uitvoeren, van het afdrukken van een standaard A4-essay tot een groot kunstproject met verschillende media of een glossy publiciteitsbrochure gericht op aanstaande ouders.

Of kies je voor standaardisatie door bij één leverancier te kopen? En hoe maak je die keuze? Dit was de uitdaging voor Tracey King, financieel coördinator op het moment dat The Arnewood School een technische academie werd.

Branche: Detailhandel Oplossing: Zwart-wit- en kleurenprinters, PaperCut Locatie: Verenigd Koninkrijk

Over de klantThe Arnewood School in New Milton, nabij het New Forest in Hampshire, is een populaire gemengde academie met ongeveer 1.200 studenten van 11 tot 19 jaar, die trots is op haar zorgzaamheid en goede academische prestaties. Sinds de toekenning van de status 'Technology College' enkele jaren geleden is de school gestart met een doorlopend programma van gebouwrenovaties en heeft men aanzienlijke investeringen gedaan om de IT-infrastructuur te upgraden.

MEER FINANCIEEL INZICHT MET

toewijzing van afdrukkosten

King begon de markt te onderzoeken en een gefaseerde aanpak op te zetten om de hele printervoorraad van de school te upgraden. Ze vertelt: “Een van mijn belangrijkste criteria was dat de printers robuust en betrouwbaar moesten zijn. Ze worden voortdurend en vaak hardhandig gebruikt op school.” De prijs was ook een belangrijk punt: “Ik ben de prijzen op de markt gaan vergelijken. Niet alleen de kosten van de printers zelf, maar ook die van de verbruiksartikelen en vervolgens de totale kosten per pagina.”

Dit was ongeveer drie jaar geleden. Sindsdien werd er een extra uitdaging geconstateerd. Aangezien studenten zich door het gebouw verplaatsen voor verschillende lessen, moeten ze kunnen afdrukken vanaf de dichtstbijzijnde printer. Dit kan het berekenen van de afdrukvolumes van de verschillende kostencentra of afdelingen lastig maken. Daarom ging King recentelijk op zoek naar een manier om de totale afdrukkosten van de school beter te kunnen bewaken en beheersen.

De oplossing “Een van de weinige printers die ons nog nooit in de steek hadden gelaten, was ons oude OKI-model”, zegt ze. “Dus OKI stond boven aan mijn lijst toen ik begon te kijken naar de vervanging.” OKI's totale eigendomskosten bleken tevens gunstig vergeleken met andere merken. “Ik vond het ook prettig dat de printers een garantie van drie jaar hadden. Concurrerende merken bieden lang niet zo veel.”

Ze bestelde een OKI-printer als testcase en die werkte goed. De IT-manager van de school was hier erg blij mee, omdat het eenvoudig was om verbinding te maken met het netwerk en het apparaat eenvoudig te bedienen was. “OKI-printers zouden duidelijk niet veel van zijn tijd vragen”, zegt ze.

Sindsdien is de school voortdurend bezig met het vervangen van de oude printers door nieuwe OKI-modellen. Daardoor

The Arnewood School, gemengde academie met ongeveer 1.200 studenten van 11 tot 19 jaar

“ Een van de belangrijke kenmerken van OKI-printers is de flexibele mediaverwerking. Dit komt echt tot zijn recht op de design- en technologie-afdeling waar studenten op alle soorten materialen afdrukken voor hun grafische projecten.”

Tracey King, financieel coördinator The Arnewood School.

Voordelen in één oogopslag:• Flexibele mediaverwerking

• Kostenbesparingen door in-house afdrukken

• Beter inzicht in het printergebruik

• Toewijzing van afdrukkosten per afdeling

staat er nu een OKI-printer in elk klaslokaal (circa dertig) en in de kantoren: in de meeste gevallen een B431 of B432. De school heeft ook kleurenprinters zoals de C531 en de C9650 voor het technologische pakket.

Na zich te hebben gericht op de basisbehoeften, heeft de school inmiddels haar OKI-oplossing uitgebreid met de integratie van PaperCut-software in de workflow.

De voordelen King bevestigt dat de school nog steeds blij is met haar keuze voor OKI-printers in de klaslokalen en kantoren. Ze blijven betrouwbaar, vooral omdat ze maar weinig losse onderdeeltjes bevatten waarmee iets mis kan gaan. “Dit is perfect voor studenten, omdat ze niets hebben om mee te spelen en kapot te maken.”

Omdat de apparaten zijn aangesloten op het netwerk, kunnen studenten hun werk naar de dichtstbijzijnde printer sturen, waar ze zich ook bevinden, “en dat maakt het leven heel eenvoudig”, zegt ze.

“Dankzij PaperCut kunnen we wel zien welke afdeling welke printer heeft gebruikt. Elke afdeling moet een bepaald aantal cartridges betalen. Anders zou een afdeling als LO, die weinig papierwerk heeft, misschien iets afdrukken dat ten laste komt van Engels, een afdeling die veel cartridges verbruikt.”

“PaperCut houdt bij wie wat heeft afgedrukt, zodat we de kosten nauwkeuriger en eerlijker kunnen verdelen.”

OKI's kleurenprinters zijn bovendien een goede investering. “Een van de belangrijke kenmerken van OKI-printers is de flexibele mediaverwerking. Dit komt echt tot

The Arnewood School, New Milton, Hampshire.

linkedin.com/company/oki-europe-ltd youtube.com/okieurope1twitter.com/OKI_Europe_Ltd

www.oki.com/eu

“ Het is geen gemakkelijke vergelijking aangezien we meer printers hebben dan voorheen. Maar in het algemeen besparen we zeker.”

Tracey King, financieel coördinator The Arnewood School.

zijn recht op de design- en technologie-afdeling waar studenten op alle soorten materialen afdrukken voor hun grafische projecten”, zegt King. “De printers zijn erg vergevingsgezind, ongeacht wat je erin stopt - van etiketten tot acetaat voor het ontwerpen van printplaten.”

Ze voegt eraan toe dat een aantal stafleden hun eigen flyers voor evenementen zoals presentatie-avonden afdrukken, waardoor aanzienlijke kosten voor uitbesteding worden bespaard.

Maar een van de belangrijkste voordelen voor de school is kostenbesparing. “Het is geen gemakkelijke vergelijking aangezien we meer printers hebben dan voorheen”, zegt Tracey. “Maar in het algemeen besparen we zeker.”

De toekomst

De school blijft de verouderde apparaten vervangen door printers van OKI, en het is duidelijk dat men overtuigd blijft van de kwaliteit en functionaliteit van de OKI- en PaperCut-oplossing. Kings scherpe instelling en haar bereidheid om nieuwe ideeën te testen, wijzen erop dat de school de komende jaren zal blijven profiteren van deze oplossing, die misschien zelfs verder zal worden uitgebreid.

OKI is toonaangevend in innovatieve afdruktechnologieën – van digitale LED tot High Definition Color. We hebben een portefeuille bekroonde producten en oplossingen. Daarmee kunnen bedrijven van elke grootte afdruk- en documentworkflows optimaliseren

en beeldgerichte, levendige gedrukte communicatie produceren.