Zelforganiserende TeamsOUTPUT kaders & spelregelsPatrick Steggerda & Alice Onderstal, 15 feb 2021

Kaders & spelregels: een overview

Zo zien wij

zelforganisatie(sheet 3 t/m 7)

Cultuur

zelforganisatie(sheet 8 t/m 11)Spelregels

(sheet 12 t/m 14)

Regeltaken

voor de teams(sheet 15 t/m 18)

• Er is (h)echt teamwerk!

• De doelen zijn glashelder

• We benutten ieders

kwaliteiten & wijsheid

• We geven en vragen

geregeld feedback

• Ieder team voelt zich voor

100% verantwoordelijk

• We leren & ontwikkelen

continu

• De basis is vertrouwen

• Teamwerk wordt beloond

(i.p.v. het individu)

• Ieder team neemt de

(belangrijke) besluiten samen

• De ondersteunende diensten

faciliteren

• We informeren elkaar goed

• Onze drijfveer is klantwaarde

creëren en werkgeluk

• Wij helpen elkaar de brug over

• De Loofles visie en strategie

Is onze kapstok

• Ieder team werkt met

teamdoelen en een dashboard

• De gemiddelde

teamproductiviteit is 75%*

• Bij wetswijzigingen kan Directie

veranderingen doorvoeren

• Ieder team heeft oog voor de

beïnvloedbare (financiële)

onderdelen van de eigen

vestiging

*uitgangspunt voor 2021

• Personeelsplanning

• Vakantieplanning

• Budget voeding

• Teamdoelen

• Dashboard

ZO ZIEN WIJ

ZELFORGANISATIE

Filmpjes ter inspiratie

Zelfsturing – het stuur

Filmpje Pinguins

Filmpje Buurtzorg (vanaf 31:50 min)

Beeld van Zelforganiserend Team

• Werkt als een eenheid

• Neemt de volle verantwoordelijkheid

• Benut ieders kwaliteiten & wijsheid

• Leert en ontwikkelt zich continu

• Is proactief en strategisch

Teamperformance Klantwaardering Werkgeluk

Het belang van een echt team

Bron: Katzenbach & Smith (1992)

Echt team

• Kleine groep

• Gecommitteerde mensen

• Complementair aan elkaar

• Gedeelde richting, doelen, werkwijzen

• Collectieve verantwoordelijkheid

High Performance Team

• Commitment voor elkaars

persoonlijke groei & succes

• Hoge teamprestaties

ZelforganisatieTegenwoordig experimenteren veel teams met zelforganisatie. Een

manier van werken, waarbij veel verantwoordelijkheden en

bevoegdheden binnen de teams komen te liggen. Een essentieel

kenmerk is dat:

De focus verschuift van individuele prestaties naar (h)echt teamwerk!

In ons teamspel gebruiken wij de volgende omschrijving voor een

Zelforganiserend Team:

“Ieder team heeft haar eigen winkeltje. Bestiert in het

‘hier-en-nu’ alles wat hiermee te maken heeft en voelt

zich zakelijk verantwoordelijk. Teamdoelen worden door

het team vastgesteld en nagestreefd. Problemen worden

samen opgelost, en werkprocessen continu verbeterd.

Teamleden stellen zich open op en geven elkaar geregeld

feedback. Ook is er veel aandacht voor leren en

ontwikkelen, èn voor ieders persoonlijke kwaliteiten.”

Het resultaat is een sterke verbetering van:

• Teamresultaten

• Klantwaardering

• Werkgeluk

CULTUUR

ZELFORGANISATIE

Samen de brug over!

De ‘nieuwe’ wereld:1. De basis is VERTROUWEN

2. De teams/ clusters nemen de

(belangrijke) besluiten

3. Focus op TEAMPRESTATIES

4. Het MANAGEMENT FACILITEERT

5. Info wordt met iedereen gedeeld

6. Nadruk op WERKGELUK en

KLANTWAARDE

De ‘oude’ wereld:1. De basis is ANGST en controle

2. Het management neemt de

(belangrijke) besluiten

3. Focus op INDIVIDUELE PRESTATIES

4. Het MANAGEMENT STUURT

5. Info wordt selectief verspreid

6. Nadruk op EFFICIËNTIE

Verschuiving van managen→ leidenVan managen

van (traditionele) teams

Naar leiden

van (zelforganiserende) teams

SPELREGELS

De spelregels (1)

We spreken met elkaar de volgende spelregels af:

1. De Loofles visie en strategie geeft richting aan de keuzes die we maken. (voor gedetailleerde info zie het Loofles groeiplan en de strategiekaart)

2. De Loofles ‘Way of Working’ is dé onderscheidende aanpak en net even anders.

De teams omarmen deze filosofie.

3. Het team staat centraal! Samen is er een ‘job to be done’. Het team neemt (belangrijke)

besluiten gezamenlijk, en draagt pro-actief bij aan de teamdoelen.

4. Het dashboard geeft inzicht in de teamprestaties. Ieder team voert geregeld de dialoog over de

output, zodat verbeterkansen benut kunnen worden.

5. Ieder team streeft naar een gemiddelde productiviteit (declarabele uren) van 75%. (uitgangspunt voor 2021)

6. Ieder team heeft oog voor de beïnvloedbare (financiële) onderdelen van de eigen vestiging

Spelregels (2)

7. Verandering in wetgeving kan van grote impact zijn op de financiële gang van zaken. De

Directie kan daarover de ruimte pakken naar de teams om te komen tot aanpassingen en

wijzigingen in de manier van werken.

8. Het ondernemerschap voor bijvoorbeeld nieuwe vestigingen en/of nieuwe dienstverlening wordt

vooral vanuit Directie aangejaagd, maar wel zo snel als gewenst met bestaande clusters

gedeeld.

9. De ondersteunende ICT-systemen worden centraal geselecteerd (bijv. aangaande HR-zaken,

vastlegging cliëntdossiers of vakantie-activiteiten). Alle teams gebruiken dus dezelfde systemen. De teams

kunnen wel altijd verbeterideeën aandragen of wijzigingsverzoeken indienen.

10. De taak ‘beleidsontwikkeling’ ligt bij de ondersteunende diensten (bijvoorbeeld op het gebied van HR en

ISO). Ook hierin kunnen de teams altijd verbetersuggesties aandragen.

REGELTAKEN

VOOR DE TEAMS

Regeltaken voor de teams

Regeltaken* die vanaf 2021 worden belegd in de teams zijn:

• Verzorgen personeelsplanning

• Verzorgen vakantieplanning

• Bewaken budget voor voeding

• Vaststellen en werken met teamdoelen

• Bespreken teamresultaten m.b.v. Dashboard**, en doorvoeren verbeterkansen

*Note: er kan m.b.t. de regeltaken altijd hulp worden gevraagd aan de ondersteunende diensten

(zoals de traject regisseur, HR, Finance etc.)

**Note: m.b.t. de laatste twee taken hebben Rina en Gerco in beginsel nog een adviserende rol

Regeltaken: waar liggen ze?

Vakantie

planning

ICT:

Zilliz, AFAS,

SharePoint

Factureren

Brandzaken

(Fire Prevent)

ROODDeze taak ligt op 3 plekken

GROEN

Beschikkingen

regelen

Sollicitaties

Problemen

oplossen

Deze taak ligt op twee plekken

GEEL Deze taak ligt op één plek

GGD

Personeels-

planning

Teamdoelen

vaststellen

Werken met

Dashboard

Bewaken

Budget

voeding

Gesprekken

gemeentenInschrijvingenGesprekken

Accountant

Visie &

Strategie

bepalen

Gesprekken

school-

directeuren

ISO

Beschikkingen

verwerken

Nieuwe

locaties/

verbouwen

Beleids-

ontwikkeling

Rond-

leidingen

Nieuwsbrief

maken

Materialen

aanschaffen

Opleidings-

plan maken

Ouder-

contacten

beleid/

financiën

Verschuiving taken management → team

Progress at work.