Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband door medewerker

Laat het invoeren niet liggen.

Nadat alle formulieren zijn ingevuld en gecontroleerd door de personeel- en salarisadministratie wordt het

contract gemaakt. Het is van belang dat dit proces op tijd is afgerond. Na afronding van dit proces zal behalve

het contract ook het computeraccount automatisch worden aangemaakt. De inloggegevens worden naar de

verantwoordelijke van het team gestuurd.

Opgesteld door: Functioneel beheer Youforce Datum: 20-november-2018

Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband

Als medewerker binnen Siza heb je een rol in het proces nieuw dienstverband. Je bent zelf verantwoordelijk

voor het in dienst melden. Het in dienst melden gebeurt binnen Youforce. Youforce is de bedrijfsapplicatie voor

alle processen rondom personeelszaken.

In deze handleiding staat beschreven hoe het indienst melden in zijn werk gaat. Mocht je in het proces vragen

hebben dan staat op de formulieren met wie je contact op kan nemen.

Zijn er technische vragen over Youforce of lukt het niet om in te loggen neem dan contact op met Functioneel

beheer via Youforce@siza.nl of 088- 377 91 14.

Nieuw dienstverband opvoeren door medewerker

Hieronder staat stap voor stap beschreven hoe een nieuwe medewerker kan worden ingevoerd:

Stap 1. Login met de gegevens die je hebt gekregen van Youforce@raet.nl op de website www.youforce.biz

Stap 2. Klik vervolgens op Self Service

Stap 3. Er staat een mutatie klaar in je “Te doen” lijst.

Stap 4. Klik op ND 1: Nieuw dienstverband (door medewerker).

De volgende symbolen betekenen:

Verplicht veld

Mouse-over aanwezig (houdt de muis op dit icoontje en er verschijnt extra informatie)

Kalenderveld (Je kunt gebruik maken van de kalender)

Keuzeveld (klik op de loep) en maak een keuze.

Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband

Stap 5. Het eerste formulier verschijnt, deze is ter controle van jouw persoonsgegevens. Je

leidinggevende/verantwoordelijke heeft deze gegevens ingevuld. Je kunt deze gegevens wijzigen/aanvullen. Als

alle gegevens kloppen, klik dan op Verder. Mochten er gegevens niet kloppen: pas deze aan.

Stap 6. Je komt nu in het formulier ter controle van de dienstverbandgegevens, je kunt deze gegevens niet

wijzigen. Mocht er iets niet kloppen, neem dan contact op met je verantwoordelijke / leidinggevende.

Controleer de

gegevens en klik

op Verder

Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband

Stap 7. Daarna verschijnt het formulier waar je de persoonsgegevens moet aanpassen/aanvullen, velden met

een zijn verplicht. Als de velden met een zijn ingevuld ga je door op Verder te tikken naar het volgende

scherm.

Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband

Stap 8. In het scherm (zie onderstaande afbeelding) worden de burgerlijke staat en partnergegevens gevraagd.

Siza heeft de burgerlijke staat en eventuele partnernaam nodig om de correspondentienaam te kunnen

samenstellen. Geef bij “Keuze correspondentienaam” aan hoe je in het systeem bekend wilt worden, de keuze

werkt ook door in bijvoorbeeld je e-mailadres en alle andere correspondentie binnen Siza. We kennen vier

mogelijkheden:

B: Naam partner - Geboortenaam

C: Geboortenaam – Naam partner

E: Geboortenaam

P: Naam partner

Na het invullen van de gegevens, klik je op Genereer correspondentienaam. Je ziet dan onderin hoe je

correspondentienaam binnen Siza eruit komt te zien (Bijvoorbeeld voor je e-mailadres, contract e.d.)

De velden waar een (loep) achter staat kunnen niet ingevuld worden met tekst, klik op de loep voor

een keuzelijst.

Pas indien nodig de gegevens aan en klik vervolgens op Verder.

Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband

Stap 9. In dit scherm worden de woonadres gegevens uitgevraagd. Vul in dit scherm de postcode,

huisnummer en huisnummer toevoeging in. Klik daarna op de oranje pijl en het systeem vult de

straatnaam, woonplaats en land in. Heb je een alternatief postadres vul dan bij de vraag Is dit ook uw

Postadres? “Nee”’ in.

Na het klikken op Genereer

correspondentienaam wordt

dit veld gevuld.

Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband

Bij nee: Je komt nu in het scherm waar je het postadres kunt vastleggen. Hiervoor geldt hetzelfde als bij het

woonadres, vul alleen de postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging in en klik vervolgens op de oranje

pijl het systeem vult dan de straatnaam, woonplaats en het land in.

Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband

Stap 10. In het volgende scherm kun je de IBAN vastleggen. Heb je een afwijkende tenaamstelling rekening, vul

deze dan ook in.

Onderstaande stap is alleen van toepassing indien de personeelsadministratie dit aangeeft. Het kan zijn dat

deze stap wordt overgeslagen. Vergeet niet om na het invullen het formulier te verzenden door op verzenden

te klikken!

Stap 11. Personeelsvereniging: je kunt hier aangeven of je lid wilt worden van de personeelsvereniging. Indien

je lid wilt worden, moet het vinkje bij Toestemming inhouding contributie “aan” staan. De contributie van de

personeelsvereniging zal automatisch worden ingehouden op het salaris. Wil je geen lid worden laat dan de

velden leeg of voer “Nee” in.

Let op! Je kunt geen lid worden als je stagiaire bent.

Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband

Onderstaande stap is alleen van toepassing indien de personeelsadministratie dit aangeeft. Het kan zijn dat

deze stap wordt overgeslagen. Vergeet niet om na het invullen het formulier te verzenden door op verzenden

te klikken!

Stap 12. Je krijgt nu de keuze om de loonheffingskorting te laten toepassen, klik op het vergrootglas voor de

keuzes.

Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband

Als je meer informatie nodig hebt over de loonbelastingverklaring: Klik hier (Site belastingdienst). Het formulier

van de belastingdienst is niet nodig.

Het vinkje naar waarheid en correct ingevoerd moet aanstaan voordat het formulier verlaten kan worden door

de knop verder.

Onderstaande stap is alleen van toepassing indien de personeelsadministratie dit aangeeft. Het kan zijn dat

deze stap wordt overgeslagen. Vergeet niet om na het invullen het formulier te verzenden door op verzenden

te klikken!

Stap 13. Om bij Siza te kunnen werken is een VOG (Verklaring omtrent gedrag) nodig. In dit formulier wordt

gevraagd of je de VOG hebt aangevraagd. Heb je geen e-mailbericht ontvangen voor het aanvragen van de VOG

neem dan contact op met de Personeelsadministratie via P&O@siza.nl of 088-378 11 80.

Stap 14. Onderstaande stap is alleen van toepassing indien de personeelsadministratie dit aangeeft. Het kan

zijn dat deze stap wordt overgeslagen. Vergeet niet om na het invullen het formulier te verzenden door op

verzenden te klikken!

Stap 15. De komende twee formulieren hebben betrekking op de Sociale Verzekeringen. Siza wil gebruik

maken van de mogelijkheden die het sociale zekerheidsrecht biedt. Na het eerste formulier (met nadere

informatie) volgt er een formulieren met vragen over de Sociale Zekerheid. Heb je vragen over deze

formulieren neem dan contact op met de afdeling Gezondheidsmanagement van Siza via 088- 377 91 00 (vraag

naar de afdeling gezondheidsmanagement).

Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband

Op de tweede pagina met vragen onder vraag 7 moet er aangegeven worden dat de vragen naar waarheid en

correct zijn ingevuld.

Stap 16. De komende twee formulieren hebben betrekking op de vaccinatie hepatitis B. Het voorloopformulier

bevat informatie over het hepatitis B beleid van Siza, in het tweede formulier wordt gevraagd een keuze te

maken. Let op! Kies je voor de keuze om ingeënt te worden, lees dan goed het eerste formulier door.

Youforce - HR Self Service

Proces nieuw dienstverband

Stap 17. Alle formulieren zijn nu ingevuld. Als er nog verduidelijking nodig is wordt het formulier

retour gestuurd door de Personeel- of de salarisadministratie. Mocht dit het geval zijn dan krijg je

hiervan een e-mailbericht.

Vergeet niet om na het invullen het formulier te verzenden door op verzenden te klikken!