1

Xedule:stimulator en simulator voor de verbetering van

plannen én roosteren

1

dr. ir. P.J.A. (Peter) Verdaasdonk

Agenda

• Introductie

• Onderwijslogistiek

– Wat is het?

– Plannen versus roosteren

• Werken met onzekerheid

• Xedule

© Advitrae 2014 2

2

Wie wij zijn

• Opgericht in 2003.

• Nederlandse onderneming gespecialiseerd in

onderwijslogistiek.

• Kennisgebieden: Technische Bedrijfskunde

(onderwijslogistiek), ICT.

• Jarenlange ervaring in het ondersteunen van

onderwijsinstellingen bij het verbeteren van de logistieke

processen.

• Het doel van Advitrae is onderwijsinstellingen te helpen

effectief onderwijs betaalbaar te organiseren.

© Advitrae 2014 3

De activiteiten die wij uitvoeren

• Advies

– Implementatie Xedule

– Ontwerp onderwijslogistieke processen

– Procesoptimalisering

• Training

– Training Xedule

– Onderwijslogistieke trainingen

• Detachering

– Roostermakers

• Software

– Xedule: planning en roostering

© Advitrae 2014 4

3

Onderwijslogistiek: wat is het?

© Advitrae 2014 5

Onderwijslogistiek raamwerk

© Advitrae 2014

Onderwijs-

ontwikkelproces

Onderwijs-

uitvoeringproces

Onderwijsplanningproces

Personele organisatie

Ondersteunende systemen

Tevreden

belang-

hebbenden

wathoe

bedrijfsregels

6

4

Wat is het doel van logistiek plannen?

• Afstemmen vraag en aanbod, gegeven de doelstellingen

van een onderwijsinstelling.

• Met vraag bedoelen we:

– Vraag naar mensen en faciliteiten op basis van het

onderwijsprogramma, het aantal studenten en de didactische

voorwaarden, in een bepaalde tijdsperiode.

• Met aanbod bedoelen we:

– Het totaal aan capaciteit van mensen en faciliteiten dat

beschikbaar is, in een bepaalde tijdsperiode.

© Advitrae 2014 7

Afstemmen vraag en aanbod

• Het liefst zou je ruim voor het begin van een schooljaar een rooster

voor het hele jaar willen maken.

– Voordeel: exacte inschatting of je voldoende capaciteit hebt van elk

type, op elk moment.

• Waarom wil je dit?

– Omdat je veel beslissingen nu moet nemen, omdat je anders te laat

bent.

• Door onzekerheid is het maken van een rooster voor het hele jaar

vaak onmogelijk:

– Hoeveel studenten komen er?

– Wat gaan mijn studenten kiezen?

– Welke onderwijsproducten zijn er?

– Welk capaciteitsbeslag is gekoppeld aan onderwijsproducten?

© Advitrae 2014 8

5

Oplossing

• Maak een onderscheid tussen:

– Plannen (volume beslissingen)

• 3 jaar vooruit

• 1 jaar vooruit

– Roosteren (mix beslissingen)

• 1 periode vooruit

• 1 week vooruit

• 1 dag vooruit

Ste

ed

s s

pe

cifie

ke

r, s

tee

ds m

ee

r b

eke

nd

© Advitrae 2014 9

Gebruik van informatie

• Bij plannen: voorspelde data

• Bij roosteren: echte data

© Advitrae 2014 10

6

Voorspellen

• Voorspellingen zijn altijd fout.

• Hoe langer de voorspellingshorizon, hoe onnauwkeuriger de

voorspelling.

• Als de voorspellingshorizon langer wordt , is detail dus minder

belangrijk en is het wenselijk in grotere eenheden te plannen.

• Hierdoor neemt de voorspelfout af.

© Advitrae 2014 11

Gevaar bij voorspellen

• Doe geen gedetailleerde uitspraken op basis van je

voorspellingen:

– kun je namelijk vaak toch niet waarmaken.

• Geloof niet te veel in je eigen voorspellingen

– denk in scenario´s.

© Advitrae 2014 12

7

Xedule als planningstool

• Xedule brengt vraag en aanbod bij elkaar.

– Plannen (grotere tijdseenheden)

– Roosteren (specifieke tijdsmomenten)

© Advitrae 2014 13

Xedule: Het onderwijs centraal

Curriculum

Capaciteit faciliteiten

Onderwijs-tijd

Capaciteit personeel

8

Xedule als simulatie tool

• Xedule maakt het mogelijk om met scenario’s te werken.

• Wat zijn bij u de logistieke vraagstukken die u

doorgerekend zou willen hebben?

© Advitrae 2014 15

Algemene scenario’s

• Verandering van de vraag:

– Meer of minder studenten

– Meer of minder lessen

• Verandering van het aanbod:

– Meer of minder faciliteiten

– Verandering in beschikbaarheid faciliteiten

– Meer of minder medewerkers

– Verandering in beschikbaarheid medewerkers

Effect op de uitvoering van het onderwijs

© Advitrae 2014 16

9

Specifieke scenario’s (A)

• Stel de onderwijsinstelling krijgt minder lokalen /

collegezalen tot haar beschikking.

– Kunnen we het onderwijs dan nog uitvoeren?

– Wat is het effect op de kwaliteit van de roosters?

© Advitrae 2014 17

Specifieke scenario’s (B)

• Stel de onderwijsinstelling gaat op een andere manier

om met docentbeschikbaarheid.

– Wat is het effect op de lokaalbezetting?

– Wat is het effect op de kwaliteit van de roosters?

© Advitrae 2014 18

10

Scenario (A)

© Advitrae 2014 19

Doorrekenen tot op roosterniveau

© Advitrae 2014 20

11

Voor alle lokalen

© Advitrae 2014 21

Kwaliteit roosters

© Advitrae 2014 22

12

Conclusie

• Logistieke beheersbaarheid vereist inzicht in de relaties

tussen vraag naar en aanbod van resources.

• Onzekerheid in planning is op te vangen met het werken

in scenario’s.

• Met behulp van Xedule is het mogelijk om complexe

logistieke keuzes kwantitatief te onderbouwen.

© Advitrae 2014 23