Ho

ofd

stu

k: W

ijzig

inge

n

2

Workspace Design

Een onderzoek naar de inventarisatie van de behoeften van

de gebruiker ten aanzien van zijn werkomgeving.

Projectnaam : Workspace design,

De taal van de manager vs de taal van de ontwerper

Organisatie : Kenniscentrum Noorderruimte Opdrachtgever : Jan Gerard Hoendervanger Eerste Begeleider : Jantine Bouma Tweede Begeleider : Richard Vos In Samenwerking met : Atelier Mens en Omgeving Opdrachtnemer : Patrick Beenes Versienummer : 1.2 Documentstatus : Definitief Datum : 18 - Juni - 2012 Aantal pagina’s : 70

Ho

ofd

stu

k: W

ijzig

inge

n

3

Wijzigingen

VERSIE

DATUM BESCHRIJVING AUTEUR(S)

0.1

31-05-2012

Eerste versie Concept

Patrick Beenes

0.2 04-06-2012 Resultaten sectie toegevoegd Patrick Beenes 0.3

06-06-2012

Discussie sectie toegevoegd

Patrick Beenes

0.4

08-06-2012

Conclusies en analyse toegevoegd

Patrick Beenes

1.0 11-06-2012 Eerste versie definitief Patrick Beenes 1.1

12-06-2012

Document status definitief

Patrick Beenes

1.2

18-06-2012

Feedback 1ste en 2de begeleider verwerkt

Patrick Beenes

Ho

ofd

stu

k: W

ijzig

inge

n

4

Inhoudsopgave

Wijzigingen .............................................................................................................................................. 3

1. Inleiding ............................................................................................................................................... 5

2. Methode: ........................................................................................................................................... 12

2.1 Onderzoeksopzet ......................................................................................................................... 12

2.2 Onderbouwing van de methodes ................................................................................................ 12

2.3 Deelnemers aan het onderzoek .................................................................................................. 13

2.4 Procedure .................................................................................................................................... 13

2.5 Materialen, apparatuur en instrumenten ................................................................................... 14

2.6 Analyse van de gegevens ............................................................................................................. 15

3. Resultaten.......................................................................................................................................... 16

4. Discussie ............................................................................................................................................ 20

4.1 Analyse van de resultaten: .......................................................................................................... 20

5. Conclusies .......................................................................................................................................... 24

6. Referenties ........................................................................................................................................ 26

7. Bijlages ............................................................................................................................................... 28

I – Operationalisatieschema’s ........................................................................................................... 28

II - Meetinstrumenten ....................................................................................................................... 33

1.- Observatieschema .................................................................................................................... 33

2.- Topiclist .................................................................................................................................... 34

3.- Sensitiveringsfase (dagboekjes) ............................................................................................... 36

4.- Evaluatie formulier ................................................................................................................... 49

5.- Onderzoeksresultaten .............................................................................................................. 51

Ho

ofd

stu

k: 1

. In

leid

ing

5

1. Inleiding De kantooromgeving is continu aan het veranderen waardoor het onderdanig is aan een aantal trends en innovaties. Zo lag vroeger de behoefte van organisaties bij het aantal kantoren, wanneer fabricage werk geautomatiseerd kon worden kwamen er nieuwe gebouwen met grote aantallen cel kantoren (concentratie werkplekken). De werknemers kregen dan een nieuwe baan op het kantoor in plaats van het fabricage werk. Momenteel is er kantoor ruimte genoeg maar wordt er vanuit de organisatie steeds meer op efficiëntie en tevredenheid gestuurd. Logisch dat de gebruikers steeds meer behoeften krijgen ten aanzien van hun werkomgeving, ook omdat er steeds meer mogelijk is, kijk bijvoorbeeld op ICT gebied. Maar worden deze behoeften van de werknemers wel goed geïnventariseerd tijdens de ontwerpfase en kunnen werknemers wel goed gebruik maken van hun werkomgeving zodat hun gedrag, werkprocessen en interactie bevorderd wordt. Dit onderzoek zal gaan inspelen op dit probleemgebied. Zo ziet men in Nederland dat het ontwerpproces van de werkomgeving steeds meer een communicatieproces is tussen de verschillende belanghebbenden. Sterker nog volgens van Lieshout (2007) is het ontwerpproces een communicatieproces. Echter blijk dat communicatie tussen de projectmanager, architect en de eindgebruikers lang niet altijd op een goede manier ingevuld wordt. Hierdoor kunnen er verkeerde keuzes in een ontwerpproces ontstaan waardoor er een werkomgeving ontstaat die niet voldoet aan de eisen, wensen en behoeftes van de gebruiker. Omdat de werkomgeving zeer belangrijk is voor de arbeidsproductiviteit en arbeidstevredenheid van de werknemers is het zeer belangrijk dat deze eisen en wensen specifiek worden mee genomen in het ontwerpproces. (Van Delegeren naar leren luisteren, 2011). Omdat het vaak voorkomt dat de daadwerkelijke eisen en wensen van de eindgebruiker niet worden geïntegreerd binnen de werkomgeving richt het onderzoek zich hierop. Het ontwerpproces is een zeer iteratief proces waarbij veel afwegingen en keuzes ontstaan, hierbij is in de laatste jaren ook de communicatie tussen opdrachtgever, manager en ontwerper van groot belang geworden. Gesteld is dat informatie tussen deze verschillende vakgebieden moeilijk over te brengen is omdat er een taalbarrière kan bestaan. Daarom is het belangrijk dat informatie gecodeerd wordt en door de ander gedecodeerd kan worden om zo de taalbarrière te laten verdwijnen (Communicatiekundig Ontwerpen, 2006). Van Lieshout (2007) stelt zelfs, wil je begrippen en gedachten overbrengen dan is taal geen geschikte keuze, hiervoor zijn schetsen nodig omdat mensen deze al leren in de jongste levensjaren. Ook uit het artikel Good practice in briefing: the limits of rationality door P.S. Barett et. Al.(1998) blijkt dat tijdens de inventarisatie van eisen met de projectmanager niet het uitvoeren van een inventarisatie model in de praktijk het probleem is, maar de menselijke dimensie vaak het obstakel is binnen het ontwerpproces. Ook blijkt het dat eindgebruikers steeds meer eisen en wensen hebben ten aanzien van hun werkomgeving, deze willen zij tijdens het ontwerpproces graag overbrengen. Hierdoor ziet men participatie van eindgebruikers in het ontwerpproces als een mogelijke oplossing om hier aan te voldoen (Van Delegeren naar leren luisteren, 2011). In de praktijk blijkt dat er geen tijd is om alle eindgebruikers hun eisen en wensen te inventariseren ten aanzien van de werkomgeving, het is natuurlijk van wezenlijk belang dat het proces in tijd en efficiëntie beheersbaar blijft. Hierdoor is er geen tijd om alle gebruikers van de werkomgeving bij de inventarisatie te betrekken. Groot probleem is dat in de praktijk vaak helemaal geen eindgebruiker bij het proces betrokken wordt. Om het probleem de communicatie tussen ontwerper, projectmanager en eindgebruiker beter te kunnen omvatten zijn er oriënterende interviews afgenomen bij architecten en projectmanagers. De

Ho

ofd

stu

k: 1

. In

leid

ing

6

bedoeling hiervan is om beter het probleemgebied te kunnen inschatten en de blikken van de verschillende betrokkenen daarop te achterhalen.Tijdens een gesprek met een Architect bleek dat hij nog geen werkomgevingen ontworpen had, maar dat hij ervan overtuigd is dat de eisen en wensen van de eindgebruiker ten aanzien van de werkomgeving niet geïnventariseerd worden. Deze worden gewoon doorgegeven door de projectmanager naar de architect. Volgens de architect moeten werkomgevingen flexibel zijn en zich aanpassen aan de eisen en wensen van de eindgebruiker ten aanzien van de werkomgeving.De Projectmanager waar mee gesproken is betrokken geweest bij projecten waar nieuwe werkomgevingen ontworpen werden Bij deze projecten werd eerst geïnventariseerd welke gebruikers er in een gebouw komen. Er is voor gezorgd om voor elke afdeling een vertegenwoordiger te vinden, deze konden meepraten over de invulling van het gebouw. Helaas werd er tijdens deze gesprekken haast alleen over de uitstraling van het gebouw gepraat en juist niet over de benodigde werkprocessen. Tijdens de bouw stond functionaliteit van de werkomgeving voorop om zodoende werkprocessen te bevorderen. De deadlines zijn volgens hem het probleem om in een bouwproject alle gebruikers bij het proces te betrekken.

Omdat er doormiddel van literatuuronderzoek en oriënterende interviews gekeken is naar de probleemstelling, kan er vastgesteld worden dat dit probleem bij projectmanagers en ontwerpers heerst. Daarom is het belangrijk dat er in dit onderzoek literatuur verzameld gaat worden dat ondersteunend kan zijn aan dit probleemgebied. Daarnaast is het van belang dat juist de nog niet door literatuur beschreven aspecten onderzocht gaan worden in dit onderzoek. Hieronder zal aan de hand van het HT-model literatuuronderzoek gedaan worden.

In dit onderzoek wordt kennis vergaard ten aanzien van de inventarisatie van eisen, wensen en behoeften van de gebruiker zodat de projectmanager en de architect betere keuzes kunnen maken ten aanzien van de werkomgeving. Daarnaast is het einddoel en ook de visie van het Kenniscentrum Noorderruimte om kennis te vergaren voor bedrijven over dit probleemgebied, en om mogelijk met oplossingen te kunnen komen. Mede hierdoor krijgt het kenniscentrum ook de kans om betere professionals op te gaan leiden, en daarnaast zal in het werkveld minder vaak dit probleem geconstateerd worden. In de sociale omgeving houdt dit vooral in dat de gebruiker zijn gedrag en bepaalde werkprocessen zal stimuleren, op maatschappelijk vlak zal dit bijdragen aan minder communicatie fouten in de bouwsector ten aanzien van de werkomgeving. Hieronder zal het probleem gebied aan de hand van het HT-model geanalyseerd worden.

Figuur 1: HT-model (Valkenburg, R. et al, 2008)

Ho

ofd

stu

k: 1

. In

leid

ing

7

Invloed van demografische ontwikkelingen De totale werkzame beroepsbevolking is momenteel ongeveer 7,39 miljoen mensen, (CBS, 2012) ongeveer 50% van deze werkzame beroepsbevolking heeft een kantoor als werkomgeving. (Facilitaire-info, 1994) Dit betekend dat de aanbevelingen die vanuit dit onderzoek gedaan kunnen worden voor een heel groot van toepassing zijn op de beroepsbevolking. Invloed van economische ontwikkelingen Van de kosten die een bedrijf maakt wordt slecht 1% aan de werkomgeving besteed, tegenover 80% aan personeelskosten en 19% bedrijfskosten van het gebouw. (Facilitaire-info, 1994) Daarom is het erg belangrijk om verantwoordelijke keuzes te maken ten aanzien van de werkomgeving omdat hier niet veel budget voor is. Het is dus van groot belang om behoeften goed te inventariseren. Invloed van sociale en culturele ontwikkelingen Generations @ work: Het kantoor zal over 10 jaar gebruikt worden door een totaal andere samenstelling van generaties. Het is belangrijk dat een organisatie ervoor gaat zorgen dat verschillende generaties met elkaar kunnen werken, zodat er ook kennisoverdracht kan plaatsvinden. (steelcase, 2012) Werken in Paren: Creativiteit is voor organisatie van groot belang en het is een manier om onderscheidend en innovatief te blijven. Uit onderzoek is gebleken dat 70% van de innovatieve ideeën ontstaan wanneer er in paren gewerkt worden. Het is voor de organisatie van belang om teamwerk en samenwerking te faciliteren. (steelcase, 2012) Mind shift: Omdat er een 24-uurs economie is ontstaan werken mensen niet alleen nog maar op het kantoor. Ook binnen het kantoor is er geen vaste werkplek meer, mobiliteit speelt dus een grote rol. (steelcase, 2012) Invloed van technische ontwikkelingen De werkplek van de komende jaren zal verlicht worden door een natuurlijke en zeer efficiënte basis LED verlichting. De lichtsterkte kan doormiddel van aanvullende lichtbronnen door de kantoorgebruiker zal bepaald worden. De werkplek wordt ook meer transparant door toepassing van glas met naturelle kleuren en materialen, dus technisch met huiselijk comfort. Ook zal de werkplek nog minimaal bekabeld worden, randapparatuur zal worden geïntegreerd. (DeOndernemer, 2006) Invloed van ecologische ontwikkelingen Er zal steeds meer gefocust worden op het minimaliseren van de hoeveelheid vluchtige stoffen die vrijkomen uit producten in de werkomgeving. Dit komt omdat de lucht binnen in kantoren vaak 8 keer zo slecht is dan de buitenlucht. (Energieportaal, 2010) Bij het inventariseren van de werkomgeving is het dus ook van belang om rekening te houden met materialen die minder vluchtige stoffen bevatten. Invloed van politieke ontwikkelingen Ongeveer driekwart van de Nederlanders geeft aan meer te willen werken onder voorwaarden van flexibilisering van werktijden of de mogelijkheid om thuis te werken. Er is grote steun voor het verhogen van de productiviteit door andere investeringen in onderwijs en scholing. Ook is 72% van de mensen bereid loon naar prestatie te accepteren. (Motivaction, 2006) Door deze hierboven genoemde trend heeft de Nederlandse regering ook aangegeven het nieuwe werken te willen stimuleren in een nieuw wetvoorstel. (Rechtennieuws, 2011) Er zal dus tijdens de inventarisatie rekeningen gehouden worden met het feit dat steeds minder werknemers een eigen werkplek hebben. Naast de DESTEP factoren is er vanuit de literatuur gezocht naar mogelijke andere factoren die van invloed kunnen zijn op dit probleemgebied. Deze zijn toegespitst op het centrum van het HT-model dit zijn de persoonlijke kenmerken en waarden (de mens), het gebruik en de beleving en de fysieke en psychosociale product eigenschappen.( de werkomgeving)

Ho

ofd

stu

k: 1

. In

leid

ing

8

De factoren die in de werkomgeving zijn meegenomen zijn, Werkprocessen van de kantooromgeving en het ontwerp van werkomgeving. De factoren van de mens die opgenomen zijn in de literatuur zijn het gedrag op de werkomgeving en te types mensen op de werkomgeving. Deze factoren zijn opgenomen in de literatuur om rekening mee te houden tijdens het uitvoeren van de meetinstrumenten. Werkprocessen van de kantooromgeving

Figuur 2: werkstijlen (F. Duffy & J. Tanis, 1993)

Figuur 3: werkomgevingen (F. Duffy & J. Tanis, 1993)

In figuur 2 zijn de vier verschillende werkstijlen waarin onderscheid gemaakt kan worden afgebeeld, op figuur 3 staan de vier verschillende werkomgevingen daarbij afgebeeld. Over de ‘x’ as loopt de variabele autonomie, dus hoe verder naar rechts hoe meer autonomie er in het werkproces mogelijk is. Over de ‘y’ as loopt de variabele interactie en hoe hoger het blok gepositioneerd is hoe meer interactie er mogelijk is op het werkproces. De pijl die helemaal rechts bovenin staat geeft aan dat het soort werkprocessen steeds meer die kant op verschuift. (F. Duffy & J. Tanis, 1993) In het onderzoek wordt dit onderscheid gebruikt om te kunnen aangeven welke activiteiten en taken de respondenten uitvoeren, en dus welke soorten werkomgevingen zij daarbij benodigd zijn.

Ontwerp van werkomgeving Volgens (Facilitaire-info, 1994) zijn er drie vragen die leiden naar de inrichting van de werkomgeving. De verschillende variabelen hieronder genoemd zijn zoveel mogelijk meegenomen in de meetinstrumenten van het onderzoek om zodoende tot een goede inventarisatie voor het ontwerp van de werkomgeving te kunnen komen. Wat heeft de mens nodig: Wat zijn de eisen van de mens er zijn meerdere criteria: Ergonomie, vermoeidheid, stoorfactoren, concentratie, prestatievermogen, arbeidsvreugde, gezond en veilig werken. Een werkplek die er goed uitziet en waar men zich goed voelt

Ho

ofd

stu

k: 1

. In

leid

ing

9

Wat is noodzakelijk voor de opgave: Wat zijn de eisen ten aanzien van een functionele en organisatorische werkplek zoals: informatie bereik, bewerkingstijden, overbodige zoek- en wandeltijden voorkomt, foutbronnen. En waarin alle moderne kantoor- en communicatietechnologieën ook in de toekomst perfect geïntegreerd zijn. Waarin is de rentabiliteit gelegen: Het gaat om de rentabiliteit voor op de langere termijn. Eisen zijn bijvoorbeeld, duurzaamheid, constructie, design, eenvoudig, flexibiliteit, benutting oppervlak.

Figuur 4: Vormgeving van de werkplek (Facilitaire-info, 1994)

Gedrag op werkomgeving: Er zijn volgens (Stephan. P. Robbins, 2008) vier belangrijke factoren die van invloed zijn op het gedrag van een werknemer binnen een organisatie. De eigenschappen van de mens als attitudes, persoonlijkheid, perceptie en leren bepalen uiteindelijk de productiviteit, afwezigheid, verloop, burgerschap, arbeidstevredenheid en het wangedrag van een werknemer.

Figuur 5: Gedrag op werkomgeving (Stephan, P. Robbins, 2008)

Types mensen op de werkomgeving: Binnen een organisatie zijn ruwweg vier verschillende type personen te onderscheiden volgens (Stephan. P. Robbins, 2008) deze zijn afgebeeld op de volgende pagina. Voor dit onderzoek is het belangrijk dat de eindgebruiker niet als een stereotype wordt gezien, maar dat juist ook met verschillende soorten personen rekening wordt gehouden. Daarom zal in het adviesrapport ook een persona geschreven worden die de verschillende type werknemers onderscheid

Ho

ofd

stu

k: 1

. In

leid

ing

10

Figuur 6: Types Mensen (Stephan, P. Robbins, 2008)

Kortom er zijn veel aspecten die van invloed zijn op het inventariseren van de werkomgeving bij de gebruikers. Uit deze oriëntatie komt naar voren dat deze aspecten veelal liggen op een bepaald interactieniveau. Echter zullen de gebruikers eerder behoeftes benoemen ten aanzien van het bureauniveau, als een nieuwe stoel of een grotere kast. Daarom is het van groot belang dat er in de meetinstrumenten van dit onderzoek rekening gehouden wordt met deze literatuur waardoor het mogelijk beter bevraag baar wordt. Ook hierdoor zijn de hoofd- en deelvragen en dus het onderzoeksgebied vooral toegespitst op een driedeling die bestaat uit interactie, werkprocessen en gedrag. Projectopdracht: Door de opdrachtgever is het probleemgebied als volgt gedefinieerd, Wanneer een Projectmanager de eisen en wensen van de gebruiker ten aanzien van de werkomgeving over wil brengen op de ontwerpers kan hier miscommunicatie ontstaat. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als het PVE niet een goed middel is om te kunnen communiceren. Wanneer de Projectmanager niet goed instaat zou zijn om deze eisen en wensen over te brengen zal de werkomgeving zoals hierboven benoemd niet voldoen voor de gebruiker. Om de projectmanagers en ontwerpers in staat te stellen beter behoeften van de gebruiker op elkaar over te laten brengen zal er voor het Kenniscentrum Noorderruimte onderzoek naar uitgevoerd worden. Hierdoor zullen de resultaten die vanuit dit onderzoek naar voren komen ook heel interessant zijn voor het werkveld. Door de eerder benoemde oriëntatie heeft dit project de volgende probleemdefinitie, Onderzoeken hoe de behoeften van de gebruiker zo goed mogelijk geïnventariseerd kunnen worden zodat werkprocessen, gedrag en interactie in de werkomgeving voor de gebruiker bevorderd worden. Door dit onderzoek zullen er bepaalde stappen of een onderzoeksproces komen waarbij geanalyseerd kan worden wat volgens de specifieke gebruiker zijn ideale werkomgeving is. Daarnaast zullen in het adviesrapport aanbevelingen over de gehanteerde methodes worden benoemd en of deze methodes instaat zijn om behoeften van de gebruiker te achterhalen. De doelstelling van dit project is om kennis te verkrijgen die ondersteunend is voor de communicatie tussen projectmanagers en architecten over werkprocessen, gedrag en interactie binnen de werkomgeving. Het einddoel van dit project is om bepaalde adviezen of handgrepen te bieden voor de projectmanagers en ontwerpers om zodoende inzichtelijk behoeften ten aanzien van de werkomgeving te communiceren of te visualiseren richting de ontwerper. Aan de hand van deze informatie, gekoppeld aan het doel om projectmanagers samen met de architecten tot betere keuzes te laten komen ten aanzien van de werkomgeving is de volgende onderzoeksvraag opgesteld:

Ho

ofd

stu

k: 1

. In

leid

ing

11

‘’Welke soorten van informatie over gebruikers die in een kantooromgeving werken zijn te

verkrijgen en hoe kunnen deze gebruikt worden zodat een optimale werkomgeving voor de gebruikers gecreëerd kan worden?’’

De opgestelde deelvragen zullen antwoord moeten geven op de centrale onderzoeksvraag, maar daarnaast zit er een chronologisch opbouw in het onderzoek wat achterhaald moet worden. Dit is van groot belang omdat het eindresultaat ook een chronologisch iventarisatiemodel bevat . Daarom wordt in de meetinstrumenten eerst de huidige situatie bekeken en is er in het tweede deel gevraagd naar de ideale situatie.

Het is van belang hoe je de ideale situatie kunt inventariseren voor de gebruiker, ook moet er gekeken worden naar de historie wat er bijvoorbeeld is gedaan voor gebruikersonderzoek, en hoe deze eisen, wensen en behoeften in het verleden geïnventariseerd werden. Wanneer de huidige situatie met de ideale situatie vergeleken wordt zullen er verbeteringen naar voren komen. Hierdoor zijn de volgende deelvragen ontstaan:

Hoe ziet de huidige werkomgeving en zijn context eruit en hoe wordt deze door de gebruiker ervaren?

Onderbouwing: Door het te observeren en bevragen van de huidige context kan gesteld worden in welke mate de werkomgeving al voldoet aan de behoeften van de gebruiker. Daarnaast kan de voor de gebruiker als ideaal bevonden werkomgeving achterhaald worden en de vergelijking gemaakt worden met zijn huidige werkomgeving. Hierdoor zijn er aanbevelingen gedaan ten aanzien van hoe de huidige werkomgeving geïnventariseerd moet worden en hoe deze ervaren wordt.

Wanneer wordt door de gebruikers de werkomgeving als optimaal bevonden?

Onderbouwing: Door het observeren en bevragen van de gebruiker ten aanzien van de huidige situatie van de werkomgeving kan achterhaald worden wat zijn ideale situatie is. Bij bepaald geobserveerd gedrag is gevraagd of de situatie ideaal is voor de specifieke gebruiker. Hier is vooral gekeken naar hoe de werkomgeving van de gebruikers er nu uit ziet, en wat zijn ideale werkomgeving zou zijn.

Met welke methode kunnen de behoeften van de gebruikers ten aanzien van de werkomgeving geïnventariseerd worden?

Onderbouwing: Door het uitvoeren van de verschillende methodes werd achterhaald welke behoeftes er zijn geïnventariseerd. Hierdoor kan er ook gekeken worden door welke methode welke behoeftes zijn achterhaald. Zodoende kan onderbouwd worden welke methodes geschikt zijn voor een bepaald soort inventarisatieproces.

Welke methode sluit het beste aan om de benodigde informatie van de gebruikers te achterhalen?

Onderbouwing: Doordat er meerdere methodes uitgevoerd zijn is er gekeken welke informatie door welke methode achterhaald is bij de werknemers van de werkomgeving. Hierdoor is achterhaald hoe voor de werknemers de werkomgeving ideaal wordt. Daarnaast is er ook gevraagd aan de respondenten welke methode zij het beste vinden aansluiten bij het inventarisatieproces.

Ho

ofd

stu

k: 2

. Met

ho

de:

12

2. Methode:

In dit hoofdstuk is beschreven welke methodes er zijn toegepast om te hoofdvraag te kunnen beantwoorden. Daarnaast zijn deze methode ook gehanteerd om te kijken welke en hoe er behoeftes mee achterhaald kunnen worden. Voor de sensitiveringsfase geldt zelfs dat deze als check is gebruikt om in te kunnen schatten of deze fase er voor zorgt dat gebruikers beter in staat zijn hun behoeften aan te geven in een focusgroupsessie. Per onderzoeksmethode is er een korte uitleg hoe deze uitgevoerd is, welke respondenten er zijn gebruikt, welke benodigdheden er waren en hoe de gegevens verwerkt zijn.

2.1 Onderzoeksopzet Om tot deze gewenste resultaten te komen en antwoord te kunnen geven op de centrale onderzoeksvraag zijn er bij de vier opgestelde deelvragen onderzoeksmethoden weergegeven in de tabel hieronder. Daarnaast is er aan het einde van dit onderzoek een eindevaluatie gehouden.

Deelvragen: Methoden:

1 Hoe ziet de huidige werkomgeving en zijn context eruit en hoe wordt deze door de gebruiker ervaren?

Contextual inquiry Sensitiveringsfase Focusgroupsessie

2 Wanneer wordt door de gebruikers de werkomgeving als optimaal bevonden?

Focusgroupsessie Sensitiveringsfase

3 Met welke methode kunnen de behoeften van de gebruikers ten aanzien van de werkomgeving geïnventariseerd worden?

Eindevaluatie Sensitiveringsfase Focusgroupsessie

4 Welke methode sluit het beste aan om de benodigde informatie van de gebruikers te achterhalen?

Contextual inquiry Focusgroupsessie Sensitiveringsfase Eindevaluatie

Tabel 1: Toepassing methodes per deelvraag

2.2 Onderbouwing van de methodes Onderbouwing sensitivering: De sensitiveringsfase van dit onderzoek is opgezet om te laten zien wanneer deze voor een focusgroupsessie gehouden wordt of er bij de respondenten zeer onderscheidende behoeftes naar voren komen. Hier wordt achterhaald welke soort behoeftes een sensitiveringsfase kan inventariseren. Een sensitiveringsfase in een onderzoek zorgt er voor dat respondenten van te voren betrokken zijn bij het onderzoek, er over nagedacht hebben en dus voor betere resultaten zullen zorgen. Om te kijken of dit ook werkt tijdens de inventarisatie van behoeften bij de gebruikers over hun werkomgeving is deze methode in dit onderzoek toegepast. Daarnaast is door (P.S. Barett et. al, 1998) gesteld dat een focusgroupsessie ’s niet leid tot de juiste resultaten, mogelijk zou dit met een sensitiveringsfase wel zo zijn. Eén groep respondenten heeft wel een sensitiveringsfase doorlopen en één groep niet, hier wordt door de onderzoeker gekeken of er grote verschillen zijn in de resultaten die verkregen zijn van de twee groepen. Onderbouwing focusgroupsessie: Om de respondent meer input te laten genereren in de

focusgroupsessie is hier vooraf een sensitiveringsfase gehouden. In deze fase werden de

Ho

ofd

stu

k: 2

. Met

ho

de:

13

respondenten gevraagd alvast behoeften ten aanzien van werkprocessen, gedrag en interactie op te

stellen in een soort van dagboekje wat 1 week voor de focusgroupsessie werd verspreid. De

informatie die uit deze dagboekjes naar voren komt diende als input voor de focusgroupsessie,

waardoor er in deze sessie veel diepere op bepaalde aspecten kon worden in gegaan. De resultaten

zijn dan ook de behoeftes die liggen achter de verkregen resultaten. Ook is er een focusgroupsessie

uitgevoerd waarbij de respondenten niet van te voren gesensitiveerd zijn, hier wordt gekeken of de

resultaten verschillend zijn.

Onderbouwing contextual inquiry: Tijdens de contextual inquiry is er geobserveerd op de natuurlijke

werkomgeving, tijdens deze observatie zijn er aantekeningen gemaakt. Daarnaast zijn er direct

vragen gesteld aan de respondent over het geobserveerde gedrag. Hierdoor had de onderzoeker veel

vrijheid om op belangrijke onderwerpen door te vragen. Tijdens dit proces zijn er schetsen en foto’s

gemaakt om de werkomgeving goed te kunnen evalueren. Hierdoor is er bredere data verkregen die

ingaat op de beleving en de behoeften van de gebruiker ten aanzien van de werkomgeving.

Zodoende is de werkomgeving in de huidige context goed achterhaald.

Onderbouwing eind evaluatie: Na het uitvoeren van deze drietal methodes is er een eind evaluatie afgenomen in enquête vorm. Hierin zijn de respondenten vooral naar de ervaring gevraagd en hoe zij het inventariseren van hun behoeftes vonden. Daarnaast is nagevraagd aan de respondent of hun behoeftes op een goede manier achterhaald zijn en of zij het prettig vonden om mee te werken in dit proces. Door deze eind evaluatie kunnen makkelijker aanbevelingen worden gedaan ten aanzien van de methodes en het inventarisatie proces.

2.3 Deelnemers aan het onderzoek De deelnemers van het onderzoek betroffen mensen die werkzaam zijn binnen de Koninklijke Wagenborg op de afdeling Chartering. Er is voor gekozen om alleen respondenten te gebruiken vanuit een afdeling, hierdoor was de kans groter dat ze elkaar aanvullen in behoeftes, in plaats van dat de behoeftes verschillend zijn. Echter is de organisatie waar het onderzoek uitgevoerd is van invloed op de respondenten die meewerken aan het onderzoek. Daarom zijn er in het adviesrapport persona omschrijvingen van de respondent gemaakt, hierdoor wordt de validiteit van het onderzoek vergroot.

2.4 Procedure Hieronder zijn de procedures van de verschillende methodes benoemd, hier valt te lezen hoe de methode uitgevoerd zijn. Sensitivering: Vijf dagen van te voren zijn er dagboekjes uitgedeeld aan de groep respondenten die

meewerkten aan de focusgroupsessie. Van de twee groepen van 4 mensen die meewerkten aan de

focusgroupsessie's zal 1 groep wel dagboekjes uitgereikt krijgen en 1 groep krijgen deze niet

uitgedeeld. In deze dagboekjes werd de respondent al zoveel mogelijk geprikkeld over het onderzoek

en zal er over bepaalde aspecten die in de focusgroupsessie bevraagd worden al nagedacht hebben.

De groep die geen dagboekjes heeft gekregen heeft dan nog niet nagedacht over het onderwerp en

ging dus blanco de focusgroupsessie in. Hierdoor is het heel interessant hoeveel verschil er zit tussen

de verkregen gegevens van de twee focusgroupsessie’s.

Ho

ofd

stu

k: 2

. Met

ho

de:

14

Focusgroupsessie: De focusgroupsessie is gehouden in een aparte ruimte waar het mogelijk is om

geluidsopnames te maken. Er zijn twee groepen van 4 respondenten die hebben meegewerkt aan de

focusgroupsessie’s, een groep hiervan heeft wel de sensitiveringsfase doorlopen en een groep heeft

deze fase niet doorlopen. De groepen zijn zo identiek mogelijk samengesteld om zodoende de

validiteit te bewaren. Er zijn over precies dezelfde topics vragen gesteld in deze sessie en ook is er

getracht om op dezelfde aspecten diepgang te zoeken. De topiclist is terug te vinden in de bijlage: II –

meetinstrumenten onder topiclist. Hierdoor kan aangetoond worden of er verschil zit in de gegevens

die de twee verschillende groepen leveren, en of dit mogelijk door de sensitiveringsfase is gekomen.

Contexual inquiry: Tijdens de contextual inquiry zijn de respondenten en dus tevens werknemers van

de Koninklijke Wagenborg geobserveerd in hun natuurlijke werkomgeving. Deze observatie is volgens

het observatieschema uitgevoerd die terug te vinden is in de bijlages onder II – meetinstrumenten en

dan observatieschema. Daarnaast is bepaald geobserveerd gedrag direct bevraagd, dit heeft zowel

gestructureerd als niet gestructureerd plaatsgevonden. Voor de gestructureerde vragen wordt ook

verwezen naar II – meetinstrumenten en dan naar topiclist contextual inquiry.

Eind evaluatie: Er is een online enquête rondgestuurd waarin alle respondenten hun ervaringen ten

aanzien van het onderzoek, methodes en het inventarisatieproces hebben opgeschreven. Deze

gegevens zijn vooral gebruikt om aanbevelingen te kunnen doen ten aanzien van de hiervoor

genoemde punten. De eindevaluatie is afgenomen als beschreven in de bijlage II –

Meetinstrumenten het evaluatieformulier.

2.5 Materialen, apparatuur en instrumenten

Methode: Materialen en apparatuur: Instrumenten: Sensitivering - Stickers en stiften - Dagboekjes

Focusgroupsessie - Videocamera

- Topiclist

Contextual Inquiry - Fotocamera - Collegeblok en pen

- Observatieschema - Topiclist contextual inquiry

Eindevaluatie - Online enquête maker - Evaluatie formulier

Tabel 2: Materialen, apparatuur en intrumenten die benodigd zijn tijdens dit onderzoek

Ho

ofd

stu

k: 2

. Met

ho

de:

15

2.6 Analyse van de gegevens

Fase: Methode: Resultaten: Analyse: Sensitivering Dagboekjes Tekst, en overtuigingen bij de

respondent

Uitschrijven en coderen voor focusgroupsessie 1.

Onderzoek: Focusgroupsessie 1 Beeld en geluid Coderen en uitschrijven, de twee groepen met elkaar vergelijken

Focusgroupsessie 2 Beeld en geluid Coderen en uitschrijven, de twee groepen met elkaar vergelijken

Contextual Inquiry Geobserveerde(beeld) en aantekeningen

Uitschrijven en coderen

Afsluiting: Eindevaluatie Ervaringen en mogelijke voorkeuren bij de respondent

Verwerken in het adviesrapport

Tabel 3: Analyse van de gegevens tijdens dit onderzoek

Uiteindelijk heeft de analyses van de verschillende methodes geleid tot antwoord op de deelvragen,

deze deelvragen zullen vervolgens antwoord geven op de hoofdvraag.

Ho

ofd

stu

k: 3

. Res

ult

aten

16

3. Resultaten Zoals in het voorgaande hoofdstuk al beschreven is, is het onderzoek uitgevoerd aan de hand van een viertal methoden. Bij het uitvoeren van het onderzoek lag de focus op het achterhalen van ervaringen en behoeften van de huidige en de optimale werkomgeving. Daarnaast lag er ook focus op welke manier behoeften van de gebruiker geïnventariseerd kunnen worden. Hieronder is een samenvatting te vinden van de belangrijkste onderzoeksresultaten per methode. Om alle resultaten te kunnen inzien verwijs ik u naar bijlage II – Meetinstrumenten – Onderzoeksresultaten. Het onderzoek is uitgevoerd bij het hoofdkantoor van de Koninklijke Wagenborg te Delfzijl. Dit hoofdkantoor is aan de marktstraat 10 gevestigd, en er werken ongeveer 150 werknemers. In dit onderzoek is er voor gekozen om het onderzoek zelf te beperken tot een afdeling. Zodoende is dit onderzoek uitgevoerd op de afdeling Chartering van de Koninklijke Wagenborg waar ongeveer 35 werknemers werken. De Koninklijke Wagenborg is ooit ontstaan vanuit een familiebedrijf en deze ambitie leven ze tot op de dag van vandaag na, zo hebben ze bijvoorbeeld nog een koffiedame. Deze brengt ’s ochtend bij alle werknemers een kop koffie langs. Ook hangt er op de werkvloer een informele maar toch proffesionele sfeer. Voor de afdeling is het van groot belang dat er veel interactie mogelijk is, dit is voor de werkprocessen noodzakelijk. Hieronder staan een paar foto’s om een impressie te kunnen geven van het pand.

Tabel 4: Foto's gemaakt bij de Koninklijke Wagenborg, door Patrick Beenes

Resultaten Observatie: Omdat er veel gebruik gemaakt wordt van de telefoon is er heel veel omgevingsgeluid aanwezig, daarnaast overleggen de verschillende medewerkers ook erg veel met elkaar. De respondenten gaven aan dat het omgevingsgeluid soms storend is maar lang niet altijd. Alleen wanneer er erg hard gepraat soms zelf geschreeuwd wordt door een medewerker wordt dit wel als erg storend ervaren waarbij de afleiding te groot wordt om nog aan de taken of activiteiten te kunnen werken.

In de observatie is ook gebleken dat de interactie over de bureaublokken rechts moeizamer verloopt dan de interactie over de bureaublokken links. (zie vlekkenplan hierboven) Hiernaast is een visualisatie gemaakt van de blokken op de werkomgeving. De zwarte lijnen geven makkelijke communicatie aan, de grijze lijnen geven een moeizamere communicatie aan. Tijdens van de contextual inquiry bleek dat de respondenten inderdaad deze communicatie moeizamer vonden maar dit niet per direct als storend bevatten. Figuur 7: Interactie op bureaublok

Ho

ofd

stu

k: 3

. Res

ult

aten

17

Omdat de communicatie tussen de verschillende werknemers op de afdeling zeer belangrijk is, is er een vlekkenplan opgesteld welke medewerkers waar zitten. Bijvoorbeeld de operators hebben vaak contact met de bevrachters. Hieronder is het vlekkenplan opgenomen:

Figuur 8: Vlekkenplan Wagenborg

Legenda:

Rood: Manager

Geel: Secretaresse

Blauw: Bevrachters

Groen: Operators

Roze: Flex plekken

Grijs: Club plek

Oranje: vergaderruimte

Interactie: Wanneer groepen van de bevrachters of operators interactie met elkaar benodigd zijn maken ze gebruik van de vergaderruimte. Daarnaast is er tijdens de indeling rekening gehouden met welke medewerkers contact met elkaar hebben. Zo zijn rechts de bevrachters en operators voor Amerika geplaatst en links voor de rest van de wereld. De directeur heeft veel contact met de secretaresse.

Resultaten focusgroupsessie I (met sensitivering): Uit vraag 1 van de focusgroupsessie kwam direct een duidelijk resultaat naar voren, namelijk 3 van de 4 respondenten vonden het klimaat op de werkomgeving zeer slecht. Daar voegden ze nog aan toe dat ook het uitzicht slecht was. Na doorvragen bleek dat de respondenten het airconditioning systeem slecht vonden, wanneer het te warm was bleef het te warm en wanneer het koud was bleef het te koud. Een respondent gaf aan soms zelf luchtweginfecties te krijgen van het klimaatbeheersing systeem. Daarnaast vonden de respondenten ook het zuurstof gehalte niet naar behoren, ook hier bleek de oplossing ramen opzetten niet te werken. Wanneer de respondenten ramen openzetten kregen ze telefoontjes van beneden of ze de ramen weer wouden sluiten vanwege de tocht. De respondenten gaven aan over het algemeen niet tevreden te zijn met het klimaat. In de sensitivering zijn vragen gesteld welke behoeften de respondenten hebben ten aanzien van de koffiehoek. Al gauw bleek dat er in het pand geen koffiehoek aanwezig was, sterker nog er was niet eens een kantine in het gebouw. De respondenten verlegden zodoende ook het gesprek van de koffiehoek richting de kantine, zij gaven aan de kantine te missen. Momenteel lunchen de werknemers achter het bureau, wanneer zij tijdens de lunch gebeld worden nemen zij de telefoon wel op. Oftewel de werknemers werken tijdens de lunch door. Zij gaven aan dit niet altijd als prettig te ervaren. Om zich na de lunch weer volop te kunnen concentreren voor hun werkprocessen gaven de respondenten aan dat zij een kantine benodigd waren. De respondenten gaven aan dat ze niet geheel tevreden waren over de Tl-verlichting, dat was volgens hen te kunstmatig en ze hadden liever daglicht. Daarnaast gaf een respondent aan dat zijn werkplek precies onder een TL-spot zat, dit werd niet als erg prettig ervaren omdat er continu een kunstmatig licht boven op je werkplek schijnt. Voor een respondent was het van belang dat er sneller internet op de afdeling kwam, dit omdat het benodigd was voor de taken die uitgevoerd moeten worden. Momenteel komt het soms voor dat het in de browser te lang duurt dat een webpagina eindelijk geopend is.

Ho

ofd

stu

k: 3

. Res

ult

aten

18

Elke ochtend om 10 uur hebben de operators (zie vlekkenplan) een overleg over de positionering van de schepen in de vergaderruimte. In de focusgroupsessie gaven de respondenten aan dat zij bij dit overleg graag meer ondersteun willen worden door visuele middelen zodat het overleg over de positionering van de schepen soepelere kan verlopen.

Een van de werkprocessen van de medewerkers op deze afdeling is het bellen, de meeste van de werknemers bellen wel meer dan 1 uur per dag. Tijdens het telefoneren is het belangrijk voor de medewerkers om notities te maken op papier of op de computer. Zodoende leggen de medewerkers de telefoon tussen hoofd en schouders (zie het voorbeeld hiernaast). Dit resulteert in nekpijn voor de medewerkers omdat dit een zeer ongebruikelijke positie is voor het hoofd.

Daarnaast wordt er enorm veel gebeld met de buitenlandse kantoren van Wagenborg. Respondenten geven aan dat zij niet begrijpen waarom hiervoor nog steeds gebruik gemaakt wordt van de normale telefoon en niet van Skype.

Waarbij zij aangeven dat er bij Skype ook nog de mogelijk is om te beeldbellen. Resultaten focusgroupsessie II (geen sensitivering): Als eerste gaven de respondenten aan dat zij de inrichting van de afdeling als grauw en grijs ervaren. Als voorbeeld gaven ze de kleuren van het tapijt, bureaus en de muren, ook vonden ze het gebruik van de systeemplafonds teveel aandoen als een saaie werkomgeving. Ook in de tweede groep gaf men aan dat de luchtkwaliteit en temperatuur niet optimaal was, zo werd bijvoorbeeld gezegd dat het de ene dag bloedheet en de andere dag ijskoud. Daarnaast zouden de respondenten graag een groter bureau willen, zij zijn meer ruimte op het bureau nodig omdat er veel gebruik gemaakt wordt van papieren en van mapjes die op de tafels liggen. Daarnaast wordt ook de stoel niet optimaal bevonden, er wordt gerefereerd naar een persoon die een speciale stoel heeft, deze zou veel beter zitten dan de gebruikelijke stoelen op de afdeling. Op de vraag wat voor behoeftes de werknemers hadden ten aanzien van ICT voorzieningen waren de respondenten eenduidig. Het maakte ze allemaal niet zo heel veel uit welke ICT voorzieningen ze kregen zolang het maar ondersteunend is aan de werkzaamheden. Momenteel werken de werknemers met een systeem dat WALVIS heet. De respondenten geven aan dat bij sommige taken die uitgevoerd moeten worden met dit systeem ze niet optimaal kunnen werken. Dit omdat er veel fout gaat in het systeem. Een voorbeeld hiervan is dat ze na een taak niet direct konden printen en dus eerst nog moesten inscannen. Ook waren er op het gebied van gedrag op de werkvloer resultaten in deze focusgroupsessie, de respondenten waren niet tevreden over het gedrag van een werknemer op de afdeling. Deze werknemer zou vaak zijn stem verheffen en te luidruchtig aanwezig zijn op de afdeling. Hierdoor zouden andere werknemers gestoord worden tijdens hun taken zoals bijvoorbeeld het bellen met andere personen. Eindevaluatie: Demografische valt het volgende te zeggen over de afdeling: De respondenten die de eindevaluatie hebben ingevuld zijn over het algemeen mannen, in dit geval zijn het 10 mannen en twee vrouwen. Dit komt aardig overeen met de diversiteit op de werkvloer waar ook veel meer mannen zijn dan vrouwen. Van de respondenten zijn er 7 in de leeftijdscategorie 20-40 en 5 in de leeftijdscategorie van 40-60.

Figuur 9: Voorbeeld bellen

Ho

ofd

stu

k: 3

. Res

ult

aten

19

Tien respondenten vinden het belangrijk dat werknemers betrokken worden bij het inventarisatieproces van de werkomgeving, 2 respondenten geven zelfs aan dit heel belangrijk te vinden. Van de ingevulde enquêtes hebben 3 respondenten meegewerkt aan focusgroupsessie I en 3 respondenten aan focusgroupsessie II. Van de twaalf respondenten vinden tien respondenten dat de werkomgeving voor hun stimulerend is. Veelal vinden de respondenten de werkomgeving stimulerend omdat interactie op de afdeling zeer goed mogelijk is. Er is 1 respondent die de afdeling niet stimulerend vind omdat de afdeling te druk is. Ook is er 1 respondent neutraal, deze respondent mist daglicht, beweegruimte en vind het te druk, daarentegen is interactie goed mogelijk. Dit weegt volgens deze respondent tegen elkaar op. Tijdens het inventariseren van de behoeftes hebben acht respondent voorkeur dat dit met een focusgroupsessie gebeurt, 1 respondent wil een interview en ook 1 respondent heeft liever een observatie. 2 respondenten hebben geen voorkeur ten aanzien van een inventarisatie methode. Gemiddeld gezien denken de respondenten 3.04 uur een groepswerkplek nodig te hebben, 0.88uur een ontmoetingswerkplek, 3.28 uur een individuele werkplek en 0.80 uur een concentratiewerkplek. De ervaring mee te werken aan een inventarisatieonderzoek waren bij de meeste respondenten zeer positief. Ze zijn daarom juist zeer benieuwd wat er met de resultaten gaat gebeuren.

Ho

ofd

stu

k: 4

. Dis

cuss

ie

20

4. Discussie Een discussiepunt is het vertalen van resultaten naar adviezen. Voor de adviezen van Wagenborg geldt dat de resultaten een op een zijn over genomen naar werkplek eisen, wellicht is deze relatie niet zo sterk aanwezig. Voor de adviezen van kenniscentrum Noorderruimte geldt dat deze adviezen een interpretatie zijn van hoe de methodes hun uitwerking hebben gehad. Wanneer deze adviezen in een andere context benaderd zouden worden, kan het dat er een hele andere interpretatie aan wordt gehecht. Daarnaast is het onderzoek uitgevoerd op een specifieke locatie van de Koninklijk Wagenborg in Delfzijl (Marktstraat 10). Hierdoor zou het kunnen dat de gegevens niet representatief zijn voor andere locaties van Wagenborg. Bij de resultaten voor het kenniscentrum Noorderruimte is het van belang dat men bewust is van de locatie en de organisatie waar het onderzoek uitgevoerd is. De resultaten van dit onderzoek zullen waarschijnlijk pas overeen komen wanneer de bestaande situatie en cultuur van de organisatie veel overeenkomst bevat met Wagenborg. Echter zal het overkoepelende doel van de methodes altijd dezelfde uitwerking hebben, nuance verschillen zijn hier juist van belang.

Het aantal methodes dat in dit onderzoek uitgevoerd is, is beperkt. Voor een inventarisatieproces zijn nog veel meer methodes te bedenken. Echter is bij gebrek aan tijd en ruimte gekozen om deze methodes uit te voeren. Hierdoor zullen de adviezen en aanbevelingen zich enkel richten op de gehanteerde methodes en de behoeften die hieruit naar voren kwamen. Om een nog breder beeld te verkrijgen en om nog betere betrouwbarheid en validiteit te laten ontstaan kunnen nog meer methodes getoetst worden. Ook de interpretatie slag van resultaten naar adviezen is slechts alleen door de onderzoeker uitgevoerd. Hierdoor is er sprake van een wat eenzijdige blik van de onderzoeker. Ook dient rekening gehouden te worden met de opbouw van de meetinstrumenten. Wanneer deze op een andere wijze opgebouwd zullen worden komen er waarschijnlijk ook geheel andere resultaten uit voort. Belangrijk is dat de huidige situatie ten aanzien van interactie, werkprocessen en gedrag eerst wordt achterhaald en daarna de ideale situatie.

Ook de plek van de onderzoeker op de werkvloer is van invloed geweest op de resultaten van het onderzoek. Op deze afdeling is er een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de schepen op Amerika en de schepen op de rest van de wereld. Op het vlekkenplan (pagina 16) is duidelijk het verschil tussen rechts en links te zien. Omdat er vanuit de organisatie een werkplek op de rechterkant aanwezig was, zijn vooral vanuit daar de onderzoeksresultaten achterhaalt. Dit heeft er voor gezorgd dat de linkerkant in mindere mate is geobserveerd.

De uiteindelijke adviezen en aanbevelingen zullen in het adviesrapport gepresenteerd worden aan zowel kenniscentrum Noorderruimte als de Koninklijke Wagenborg.

4.1 Analyse van de resultaten: Tijdens het uitvoeren van het onderzoek lagen er op twee plekken een focus. Voor de Koninklijke Wagenborg lag er een focus om de ervaringen en behoeften van de huidige en optimale werkomgeving van de werknemers te achterhalen. Voor Kenniscentrum Noorderruimte lag er een focus op welke manier en met welke methode behoefte van de gebruiker geïnventariseerd kunnen worden. Daarom is de analyse ook opgedeeld in twee categorieën namelijk de analyse voor Wagenborg en de analyse voor Noorderruimte.

Deelvraag1: Hoe ziet de huidige werkomgeving en zijn context eruit en hoe wordt deze door

de gebruiker ervaren?

Ho

ofd

stu

k: 4

. Dis

cuss

ie

21

Resultaten Wagenborg: De ervaringen van de medewerkers met de huidige werkomgeving en zijn context zijn: Er is zeer veel

omgevingsgeluid aanwezig op de afdeling, echter is dit omgevingsgeluid niet weg te denken anders is

er geen goede interactie meer mogelijk. Het vlekkenplan is opgesteld om te kijken welke mensen

met elkaar contact hebben en hoe deze gepositioneerd zijn, de respondenten geven zelf aan dit een

goede indeling te vinden. Volgens de respondenten is de huidige werkomgeving grauw en grijs, zij

zouden liever een modernere werkomgeving zien. Daarnaast heerst er een slecht klimaat waardoor

de medewerkers het of koud of juist warm hebben. Ook is de interactie tussen de bureaublokken aan

de rechterkant (zie vlekkenplan, pag. 16) moeilijker dan de bureaublokken aan de linkerkant.

Resultaten Noorderruimte: In de focusgroupsessie bleek wanneer mensen uit ervaringen spreken over hun huidige

werkomgeving dat zij eerst negatieve punten benoemen. Daarnaast benoemen ze minder snel de

positieve punten over hun werkomgeving, dit komt waarschijnlijk omdat de positieve punten

gewoonte zijn geworden. Dit blijkt ook wanneer de medewerkers gevraagd worden of ze over het

algemeen tevreden zijn over hun werkomgeving. De respondenten die meegewerkt hebben aan de

methodes waren uiteindelijk allemaal tevreden over hun werkomgeving en gaven aan dat deze hun

stimuleert in hun werkprocessen, terwijl tijdens het onderzoek vrijwel alleen negatieve punten

worden benoemd.

Deelvraag2: Wanneer wordt door de individuele gebruikers de werkomgeving als optimaal bevonden?

Resultaten Wagenborg: Hieronder staan alle resultaten benoemd die respondenten nog missen om de werkomgeving van

Wagenborg optimaal te bevinden. De respondenten geven aan het bureau te klein te vinden, dit

komt omdat er veel gebruik wordt gemaakt van papieren en mapjes tijdens de werkprocessen.

Daarnaast moeten de ICT voorzieningen zoals bijvoorbeeld het systeem WALVIS ondersteunend zijn

aan de werkprocessen. Momenteel zien een aantal werknemers het programma als blokkade voor

efficiënt werk. Voor sommige werknemers is ook het internet niet snel genoeg om goed de

werkprocessen te kunnen uitvoeren. Ook willen de respondenten graag een kantine zodat ze zich

kunnen ontladen om zich daarna weer volledig te kunnen concentreren. De verlichting wordt niet als

optimaal bevonden omdat dit enerzijds te kunstmatig is en daarnaast hangen sommige spots precies

boven een werkplek. De operators op de afdeling zouden graag visuele ondersteuning willen hebben

om tijdens de positionering te kunnen gebruiken, waardoor ze sneller kunnen communiceren. Ook

wordt tijdens de werkprocessen veel de telefoon gebruikt deze wordt dan vaak tussen hoofd en

schouders geplaatst om ook dingen te kunnen noteren, hierdoor ontstaan nekklachten.

Respondenten geven daarom ook aan graag een headset te willen gebruiken waarbij zij via Skype

kunnen bellen, waardoor ook de mogelijkheid ontstaat om te kunnen beeldbellen.

Resultaten Noorderruimte: Tijdens de focusgroupsessie en de eindevaluatie blijkt dat de respondenten snel terug vallen op

behoeftes ten aanzien van bureauniveau. Denk bijvoorbeeld aan een betere stoel, minder

omgevingsgeluid of een groter bureau. Wanneer er gevraagd wordt naar behoeftes ten aanzien van

interactie, werkprocessen en gedrag vinden de meeste respondenten het wel prima. Echter was er

wel onderscheid op te merken tussen de focusgroupsessie met sensitivering en de focusgroupsessie

Ho

ofd

stu

k: 4

. Dis

cuss

ie

22

zonder sensitivering. Het meest opmerkelijke verschil was dat de respondenten met sensitivering

veel meer over interactie, werkprocessen en gedrag vertelden. En de respondenten zonder de

sensitiveringsfase veel meer over faciliteiten ten aanzien van de kantoorinrichting vertelden.

Deelvraag3: Met welke methode kunnen de behoeften van de individuele gebruikers ten

aanzien van de werkomgeving geïnventariseerd worden? Resultaten Wagenborg: In de eindevaluatie gaf het merendeel van de respondenten aan dat de focusgroupsessie hun het meeste aansprak als inventarisatie methode. Dit onderbouwden zij met de volgende argumenten: door een focusgroupsessie komt er een discussie opgang, hierdoor kunnen praktijksituaties uitgewerkt worden en wordt er bij de werknemers alvast begrip gekweekt. En omdat er door een focusgroupsessie interessante ideeën ontstaan waardoor verschillende voorbeelden aan het licht komen. Daarnaast gaven twee respondenten aan de voorkeur te geven aan een interview, ook gaven twee respondenten aan geen voorkeur te hebben. Een respondent gaf aan de voorkeur te geven aan een observatie omdat deze meer tijd geeft om gericht te kunnen kijken. Resultaten Noorderruimte: Voor de respondenten geldt dat zij aangaven het liefst tijdens een focusgroupsessie hun behoeften aan te geven. Veelal omdat ze vinden dat de discussie die ontstaat tijdens een focusgroupsessie erg goed de behoeften van iedere respondenten in kaart brengt. Echter is dit wel bij een specifieke organisatie bevraagd waar ook een bepaalde cultuur heerst. Ook valt er onderscheid te vinden in de twee focusgroupsessie die uitgevoerd zijn voor het onderzoek. Ten eerste leverde de eerste focusgroupsessie met sensitivering meer behoeftes op dan de focusgroupsessie zonder sensitivering. Ook bleek dat in de eerste focusgroupsessie de respondenten al veel meer nagedacht hadden over behoeftes ten aanzien van interactie, werkprocessen en gedrag. Hierdoor benoemden zij ook veel meer behoeften die werkprocessen, interactie en gedrag moesten gaan stimuleren. In de tweede focusgroupsessie werd duidelijk dat deze mensen minder waren klaar gestoomd voor het onderzoek. Daarom kwamen deze respondenten veel meer met behoeften naar voren ten aanzien van faciliteiten zoals bijvoorbeeld een nieuwe stoel, een groter bureau of meer daglicht.

Deelvraag4: Welke methode sluit het beste aan om de benodigde informatie van de gebruikers te achterhalen?

Resultaten Wagenborg: Bij Wagenborg blijkt dat het combineren van methodes er voor zorgt dat er meer en verscheidene behoeften van de werknemers achterhaald worden. Voor elke methode geldt dat er bepaalde behoeften naar voren komen, op deze manier heeft elke van de methodes zijn inbreng in het geheel. Bij de resultaten voor Noorderruimte zijn de verschillende methodes beschreven en welke behoefte deze achterhaald. Resultaten Noorderruimte: Hieronder zal een kleine opsomming gemaakt worden welke behoeftes er in welke methode vooral achterhaald zijn. De dagboekjes achterhaalden vooral veel van de facilitaire behoeftes, dit was belangrijk om de respondenten alvast klaar te stomen voor het onderzoek. De respondenten noemden vooral behoeften op ten aanzien van interactie, werkprocessen en gedrag. Tijdens de focusgroupsessie kon dieper op deze behoeften in gegaan worden. In focusgroupsessie I werd vooral de achterliggende argumenten gevraagd op de benoemde behoeften in het dagboekjes. Hierdoor kwamen goed de behoeften ten aanzien van interactie,

Ho

ofd

stu

k: 4

. Dis

cuss

ie

23

werkprocessen en gedrag naar voren en de respondenten hun beargumentatie hiervoor. Focusgroupsessie I achterhaalde meer de diepere behoeftes van de respondenten. Focusgroupsessie II daarentegen leek haast dezelfde soort resultaten op te leveren als de dagboekjes. Dit omdat er nog niet over het onderwerp was nagedacht kwamen de respondenten vooral met facilitaire behoeften. Daarnaast kwam er een soort gezamenlijk beeld over deze behoeften omdat ze dit in een groep besproken, en nog niet echt een mening hadden ingenomen. In focusgroupsessie II was het wel duidelijk dat er minder diepgang werd bereikt dan in focusgroupsessie I. Voor de observatie geldt dat deze vooral veel details over de werkomgeving en de personen werd achterhaald. Daarnaast kan doormiddel van het bevragen van het geobserveerde gedrag bevestigd worden of het geobserveerd juist is. Zo konden behoeften van de werknemers achterhaald worden. Wat in de observatie vooral duidelijk werd was de interactie tussen de verschillende personen op de afdeling. In de eindevaluatie zijn vooral ervaringen van de respondenten over een inventarisatieonderzoek achterhaald. Daarnaast gaven de respondenten aan het liefste een focusgroupsessie als inventarisatiemethode te willen toepassen. Ook bleek dat de respondenten het belangrijk tot heel belangrijk vinden dat de werknemers betrokken worden bij het inventarisatieproces.

Ho

ofd

stu

k: 5

. Co

ncl

usi

es

24

5. Conclusies Hieronder zullen eerst de conclusies van het inventarisatieproces benoemd worden. Dit betekend dat er voor elke methode beschreven wordt hoe deze zijn uitwerking had. Opvallend is dat hiervoor terug gekeken kan worden op de literatuur. Het artikel van (P.S. Barett et. al, 1998) gaf aan dat focusgroupsessies mogelijk niet de goede resultaten zouden opleveren in een inventarisatieproces. Uit de onderstaande conclusies blijkt dat een focusgroupsessie op zich zelf veel oppervlakkige behoeftes achterhaald. Echter wanneer er een sensitiveringsfase aan vooraf wordt gehouden zullen werknemers al beter in staat zijn om hun behoeftes te beschrijven of te vertellen. Daarnaast gaf het grootste deel van de werknemers juist zelf aan dat ze een focusgroupsessie een prettige inventarisatiemethode vinden. Conclusies van het inventarisatieproces:

Dagboekjes: De dagboekjes hebben er voor gezorgd dat de respondenten alvast nagedacht hadden over hun interactie, werkprocessen en gedrag. Hierdoor wisten deze respondenten al goed wat hun facilitaire behoeften waren ten aanzien van deze aspecten. Het voordeel hiervan was dat in de focusgroupsessie die er op volgde er dieper ingegaan kon worden op deze behoeften.

Focusgroupsessie I: In focusgroupsessie I hadden respondenten al goed nagedacht over hun behoeften doormiddel van het sensitiverings-dagboekje. Hierdoor kon er in deze focusgroupsessie goed doorgevraagd worden op bepaalde behoeftes. Hierdoor kwamen er ook behoeftes naar boven die op minder oppervlakkig niveau lagen dan benoemd werd in het dagboekje.

Focusgroupsessie II: In deze focusgroupsessie waren de respondenten nog niet gesensitiveerd voor het onderzoek. Al gauw bleek dan ook dat de resultaten uit deze focusgroupsessie vergelijkbaar waren met de resultaten verkregen uit het dagboekje. Door de respondenten werden vooral de facilitaire eisen naar voren gebracht daardoor kon er minder goed doorgevraagd worden op bepaalde behoeften als in focusgroupsessie I.

Observatie en bevragen: Tijdens de observatie kwamen vooral resultaten naar voren over de interactie op de afdeling, gedrag en werkprocessen zijn moeilijker observeer baar. Daarnaast zijn aspecten van interactie die geobserveerd zijn ook goed te bevragen. Ook bleek uit de observatie dat gedrag vooral mens eigen is, het is zeer moeilijk om te observeren op welke manier werknemers beïnvloed worden door de werkomgeving, als ze hier al door beïnvloed worden.

Eindevaluatie: Uit de eindevaluatie kwamen vooral ervaringen van de werknemers naar voren ook bleek dat zij het inventarisatieproces erg belangrijk vinden.

Ho

ofd

stu

k: 5

. Co

ncl

usi

es

25

De algemene conclusies zullen hieronder benoemd worden, hier wordt ook duidelijk wat nu daadwerkelijk het verschil is tussen de twee focusgroupsessies. Daarnaast blijkt dat werknemers inderdaad snel behoeftes vertellen op bureauniveau, een aanname in die werd gemaakt in de oriëntatie. Echter bleek dat wanneer er op interactieniveau gevraagd zou worden er veel diepgaandere behoeftes achterhaald werden. Algemene conclusies:

Verschil tussen de twee focusgroupsessie’s In de tweede focusgroupsessie wordt duidelijk dat de behoeftes meer op facilitair niveau liggen en wat oppervlakkig zijn. Zo komen al gauw behoeftes naar boven die snel te verwachten zijn als een betere stoel, een groter bureau of minder omgevingsgeluid. In de eerste focusgroupsessie hadden de respondenten al nagedacht over hun facilitaire behoeftes in de sensitivering die hieraan vooraf is gegaan. Daardoor konden zij bepaalde keuzes die zij hebben gemaakt onderbouwen met argumenten. Zodoende kon er veel beter ingezoomd worden op behoeften ten aanzien van interactie, werkprocessen en gedrag omdat ook de dagboekjes hier op gefocust waren.

Voorkeur van methode: Voor de respondenten geldt dat de voorkeur voor een iventarisatie methode divers is, echter zegt het merendeel 7 van de 12 een voorkeur te hebben voor een focusgroupsessie. Deze voorkeur ontstaat omdat ze de discussie belangrijk vinden.

Ervaringen van de werkomgeving Wanneer de respondenten over hun werkomgeving spreken benoemen bijna alle respondenten eerst de negatieve punten, en later slecht in mindere mate de positieve punten over de werkomgeving. Terwijl ze uiteindelijk over het algemeen tevreden zijn over de werkomgeving.

Vervolgonderzoek Waarschijnlijk is er op verschillende vlakken vervolgonderzoek mogelijk en misschien zelfs noodzakelijk. Ten eerste kan in een vervolgonderzoek getoetst worden of er weer een verschil voorkomt in de twee verschillende focusgroupsessies zoals die gehouden zijn in dit onderzoek. Ook kan er vervolgonderzoek gedaan worden naar andere methodes met meer of minder respondenten. Hierdoor kan er steeds een beter beeld geschetst worden over het inventarisatieproces en wat daarin belangrijk is. Daarnaast is het mogelijk dat het inventarisatiemodel dat gemaakt is in het adviesrapport op basis van deze onderzoeksresultaten getoetst wordt in de praktijk. Hierdoor kan gekeken worden of daadwerkelijk de behoeftes van de gebruiker dan op een betere manier achterhaald kunnen worden.

Ho

ofd

stu

k: 6

. Ref

eren

ties

26

6. Referenties

Peter Groenen et, al. (2011) Van Delegeren naar leren luisteren

P. S. Barett et, al. (1998) Good practice in briefing the limits of rationality

Nina Ryd (2004) The design brief as carrier of client information during the construction process

George W. A. et, al. (2006) Strategie en bedrijfsvoering van de facilitaire organisatie

Lieshout van L. (2006) White paper: ode aan de schets

Schellens, P.J., Klaassen, R., Vries de, S. (2006). Communicatiekundig ontwerpen (4de druk) Assen: Van Gorcum. Valkenburg, R., Vos-Vlamings, M.C.M., Bouma, J.T., Willems, R. (2008). Basisboek Human Technology

Interaction. Groningen: Wolters-Noordhoff.

Facilitaire Info. De juist ingerichte werkplek. Sleutel tot minder kosten op kantoor. Geraadpleegd op 26 Maart 2012, van http://www.facilitaire-info.nl/gebouw/941020-juistewerkplek.html Steelcase. Inspirerende werkomgevingen. Geraadpleegd op 26 Maart 2012, van http://www.steelcase.nl/nl/kennis/inspirerende-werkomgeving/trends/pages/main.aspx De ondernemer. Trends in werkplekinrichting. Geraadpleegd op 26 Maart 2012, van http://www.deondernemer.nl/kennisbron/artikel/231353/Trends-in-werkplekinrichting.html

Energieportal. Werkomgeving en duurzaam kantoormeubilair spelen centrale rol in ziekteverzuim.

Geraadpleegd op 27 Maart 2012, van

http://www.energieportal.nl/Nieuws/Duurzaamheid/Werkomgeving-en-duurzaam-

kantoormeubilair-spelen-centrale-rol-in-ziekteverzuim-6944.html

Motivaction. Nederland wil hervormen, maar kloof met politiek is groot. keizer is zoekende.

Geraadpleegd op 28 Maart 2012, van

http://www.motivaction.nl/content/nederland-wil-hervormen-maar-kloof-met-politiek-groot-kiezer-

zoekende

Pears on Education. Gedrag in organisaties. Geraadpleegd op 29 Maart 2012, van

http://www.pearsoneducation.nl/robbins2/ppt/robbins9_ppt13nl.ppt

Enclyclo. Begrip: interactie. Geraadpleegd op 03 April 2012, van

http://www.encyclo.nl/zoek.php?woord=interactie

Scribd. Begrip: Wat zijn werkprocessen. Geraadpleegd op 03 April 2012, van

http://www.scribd.com/doc/3567340/8/Wat-zijn-werkprocessen

Encyclo. Begrip: Gedrag. Geraadpleegd op 03 April 2012, van

http://www.encyclo.nl/zoek.php?woord=gedrag

Ho

ofd

stu

k: 6

. Ref

eren

ties

27

Rechtennieuws. Politiek wil het nieuwe werken bevorderen, wetvoorstel in de maak .Geraadpleegd

op 24 April 2012, van

http://rechtennieuws.nl/32522/politiek-wil-het-nieuwe-werken-bevorderen-wetsvoorstel-in-de-

maak.html

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

28

7. Bijlages

I – Operationalisatieschema’s

Hieronder staan de verschillende begrippen die in dit onderzoek van belang zijn. Daarbij wordt

getracht om deze begrippen meetbaar te maken zodat deze aan de gebruiker bevraagd kunnen

worden. Daarom zijn deze begrippen zo ver mogelijk verkleind naar variabelen hierdoor kan een

begrip meetbaar gemaakt worden. De uiteindelijke vragen die hieruit ontstaan worden gebruikt voor

de meetinstrumenten om zodoende de deelvragen te kunnen beantwoorden. Belangrijk is dat deze

begrippen alleen geoperationaliseerd worden ten aanzien van de werkomgeving, dus bijvoorbeeld

niet het gehele gedrag van een respondenten. Maar het gedrag van de respondent ten aanzien van

de werkomgeving.

Behoeften Interactie op werkomgeving:

Begrip: Dimensie: Indicator: Vraag:

Interactie: “Interactie is een ander woord voor wisselwerking tussen entiteiten. (mensen of organisaties)” (encyclo, 2012)

Communicatie Hulpmiddelen Zijn er bepaalde hulpmiddelen benodigd voor goede interactie?

Plek Heb je bepaalde behoeftes ten aanzien van de plek waar je met een collega communiceert?

Sociale interactie Groep interactie Welke behoeftes heb jij ten aanzien van interactie met een groep?

Ruimte/omgeving Wat vind jij belangrijk ten aanzien van de ruimte en omgeving om sociale interactie te hebben?

Locatie Belang Van welke belang is de locatie voor jou voor goede interactie?

Geluid Op welke manier is goed geluid van belang voor jou voor goede communicatie in groepen?

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

29

Werkprocessen:

Begrip: Dimensie: Indicator: Hulpmiddel om te bevragen/visualiseren:

Werkprocessen: “Een werkproces is letterlijk een aaneenschakeling van activiteiten waarbij een zekere input verwerkt (getransformeerd) wordt tot een bepaalde output in de vorm van producten en diensten.’’ (Obbels, 2004) Dimensies zijn afkomstig van (F. Duffy & J. Tanis, 1993)

Geconcentreerd Geluid Van welke belang is geluid tijdens geconcentreerd werk?

Afleiding In welke mate is afleiding mogelijk tijdens geconcentreerd werk?

Plek Van welke belang is de plek om geconcentreerd te kunnen werken?

Behoefte Heb jij in je takenpakket behoefte aan geconcentreerd werk?

Individueel Communicatie Is er sprake van veel communicatie tijdens individueel werk?

Afleiding Is afleiding tijdens individueel werk een probleem voor jou?

Plek Hoeveel ruimte ben je benodigd om bezig te zijn met individueel werk?

Behoefte Heb jij in je takenpakket behoefte aan individueel werk?

Groepswerk Geluid Vind je het belangrijk dat tijdens groepswerk iedereen verstaanbaar is?

Plek Wat voor ruimte ben jij benodigd om goed in een groep te kunnen werken?

Behoefte Heb jij in je takenpakket behoefte aan groepswerk werk?

Communicatie en samenwerken

Plek Wat voor ruimte ben jij benodigd om goed te kunnen communiceren en samen te werken?

Behoefte Heb jij in je takenpakket behoefte aan groepswerk werk?

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

30

Werkomgevingen:

Begrip: Dimensie: Indicator: Hulpmiddel om te bevragen/visualiseren:

Werkomgevingen: Informatie verwerkt in dit operationalisatie schema is afkomstig van het (CFPB, 2006)

Werkplekken 1-persoonswerkplek

openwerkruimte

stiltewerkplek

Half open werkplek

2-persoonsruimte

Loungewerkplek

teamwerkplek

Overlegplekken Kleine overlegruimte

Open overlegruimte(klein)

Grote overlegruimte

Open overlegruimte (groot)

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

31

brainstormruimte

ontmoetingsruimte

Faciliteiten Print/kopieerruimte

postvakken

Dynamisch archief

rookruimte

pantry

Wacht/ontvangstruimte

pauzeplek

Koffer stalling of lockers

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

32

Gedrag op werkomgeving:

Begrip: Dimensie: Indicator: Vraag:

Gedrag: ‘’Het gedrag verwijst naar de acties of de reacties van een voorwerp of een organisme, gewoonlijk met betrekking tot de omgeving.’’ (encyclo, 2012)

Gewenst gedrag Schriftelijke vastlegging

Zijn er schriftelijke vastleggingen? Zo Ja, vind je dit goed? Zo Nee, wil je dit graag?

Mondelinge afspraken Zijn er mondelinge afspraken? Zo Ja, vind je dit goed? Zo Nee, wil je dit graag?

Werksfeer Zijn er bepaalde aspecten waardoor de werksfeer kan verbeteren? Heb jij behoefte aan een verbetering van de werksfeer?

Ongewenst gedrag

Mobbing Op welke manier kan volgens jou mobbing op de werkvloer voorkomen worden?

Niet effectief werken Op welke manier kan bij jou niet effectief werken beperkt worden?

Werksfeer Is er spraken van een niet prettige werksfeer? Zo ja wat lijkt jou de oplossing?

Onbewust gedrag Oud gedrag Welke oud gedrag komt er voor in jou werkomgeving?

Gewoontes Welke gewoontes heb jij bij je werkplek?

Bewust gedrag Visuele sturing Heb jij behoefte aan visuele sturing voor je activiteiten?

Visuele hulpmiddelen Wordt er gebruik gemaakt van visuele hulpmiddelen? Zo Ja, vind jij dit fijn? Zo Nee, zou je dit graag willen?

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

33

II - Meetinstrumenten

1.- Observatieschema

Observatieformulier Datum: Mei Tijd: 240 minuten Situatie: Afdeling: nog onbekend Locatie: Onbekend Systeem: Ongestructureerde observatie

Geobserveerde: Werknemers organisatie Leeftijd: Alle leeftijden Geslacht: man en vrouw Bijzonderheden: Mensen in natuurlijke werkomgeving Naam observator: Patrick Beenes

Wat gaan we observeren: Het hele dagelijkse werkleven van de werknemers in natuurlijke werkomgeving gaat geobserveerd worden. Dit gebeurt zoveel mogelijk op het interactieniveau en op afdelingsniveau. De observatie zal ongestructureerd verlopen en zodoende zal dus overal opgelet moeten worden.

Hoe gaan we observeren: Er zal zoveel mogelijk een onopvallende plek gekozen worden binnen de werkomgeving, vanuit daaruit zullen de werknemers geobserveerd worden. Er zal pen en papier meegenomen worden om alle opvallende gebeurtenissen te noteren. Daarnaast zal er ook een topiclist meegenomen worden deze wordt gehanteerd wanneer er iets opvallends is geobserveerd. Het is belangrijk dat alle kenmerken van werknemers in kaart worden gebracht omdat dit er waardevolle informatie voor het onderzoek is.

Aanknopingspunten: 1. Tastbare objecten: Zijn er opvallende tastbare objecten? 2. Communicatie: Wie communiceert met wie ( afdelingen en personen)? 3. Planning: Is er een planning, zo ja hoe wordt deze gehanteerd? 4. Tijdschema: Hoe lang duren alle activiteiten, wat is de maximale tijdsduur? 5. Doelen: Welke doelen worden er gesteld voor de werknemers? 6. Populariteit: Wat zijn populaire werkplekken of activiteiten in het gebouw? 7. Individueel: Zijn werknemers vaak individueel bezig of ook in groepen? 10. Beïnvloeding: In hoeverre worden werknemers beïnvloed door mijn aanwezigheid?

Wat moeten er gedaan worden: Er zal een tijd en datum afgesproken worden met de organisatie waar het onderzoek uitgevoerd wordt. Op deze locatie zal er eerst een goede observeerplek gezocht worden daarna zal er geobserveerd en bevraagd worden. Er zal tijdens de observatie vooral op de aanknopingspunten gelet worden aangezien de rest van de observatie ongestructureerd is. Uiteindelijk zal dit moeten resulteren in een goede blik op de werknemers van de organisatie en hun behoeften.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

34

2.- Topiclist

Er zijn twee topiclisten opgesteld, deze worden gebruikt als leidraad voor de methodes: contextual

inquiry en voor de focusgroupsessie. Voor de contextual inquiry betekend dit wanneer er een

bepaald gedrag geobserveerd is zullen er vragen uit deze topiclist gesteld worden, echter blijft er ook

ruimte voor niet gestructureerde vragen. In de operationalisatieschema’s zijn verschillende

begrippen verkleind naar variabelen en deze kunnen in deze topiclisten bevraagd worden.

Topiclist Focusgroupsessie:

Vraag1: Groep1: Uitleggen van de termen benoemd in sensitiveringsfase

Groep2: Vragen naar termen over hun werkomgeving en vragen waarom deze termen

Vraag2: Groep1: Uitleggen van de gewoontes en maniertjes benoemd in sensitiveringsfase

Groep2: Vragen naar gewoontes en maniertjes en uitleggen waarom

Vraag3: Groep1: Uitleggen van tekeningen of beschrijvingen

Groep2: Vragen naar de ideale werkomgeving en daarna uitleggen waarom

Vraag4: Groep1: Uitleggen van het contact met welke collega’s van welke afdeling en waar

Groep2: Ook vragen naar het contact van hierboven en daarna uitleggen van plekken

Vraag5: Groep1: Uitleggen van de activiteiten die belangrijk zijn t.a.v. interactie

Groep2: Bevragen welke activiteiten belangrijk zijn en uitleggen waarom.

Vraag6: Groep1: Uitleggen hoe de ideale interactie en communicatie er uit ziet

Groep2: Bevragen wat hun ideale interactie en communicatie is en uitleggen waarom

Vraag7: Groep1: Uitleggen van de ideale overlegruimte

Groep2: Bevragen over de ideale overlegruimte en daarna uitleggen waarom

Vraag8: Groep1: Uitleggen van de verschillende activiteiten en het gevoel hierbij

Groep2: Bevragen over verschillende activiteiten en daarna het gevoel bevragen.

Vraag9: Groep1: Uitleggen welke voorzieningen belangrijk zijn

Groep2: Bevragen welke voorzieningen belangrijk zijn en daarna uitleggen waarom

Vraag10: Groep1: Uitleggen welke ICT voorzieningen belangrijk zijn

Groep2: Bevragen welke ICT voorzieningen belangrijk zijn en daarna uitleggen waarom

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

35

Topiclist Contextual inquiry:

Topic: Interactie

Doel: Achterhalen van de behoeften van de gebruiker ten aanzien van interactie

Vragen: - Zijn er bepaalde hulpmiddelen benodigd voor goede interactie? - Heb je bepaalde behoeftes ten aanzien van de plek waar je met een collega communiceert? - Welke behoeftes heb jij ten aanzien van interactie met een groep? - Wat vind jij belangrijk ten aanzien van de ruimte en omgeving om sociale interactie te hebben? - Van welke belang is de locatie voor jou voor goede interactie? - Op welke manier is goed geluid van belang voor jou voor goede communicatie in groepen?

Topic: Werkprocessen

Doel: Achterhalen van de behoeften van de gebruiker ten aanzien van werkprocessen

Vragen: - Van welke belang is geluid tijdens geconcentreerd werk? - In welke mate is afleiding mogelijk tijdens geconcentreerd werk? - Van welke belang is de plek om geconcentreerd te kunnen werken? - Heb jij in je takenpakket behoefte aan geconcentreerd werk? - Is er sprake van veel communicatie tijdens individueel werk? - Is afleiding tijdens individueel werk een probleem voor jou? - Hoeveel ruimte ben je benodigd om bezig te zijn met individueel werk? - Heb jij in je takenpakket behoefte aan individueel werk? - Vind je het belangrijk dat tijdens groepswerk iedereen verstaanbaar is? - Wat voor ruimte ben jij benodigd om goed in een groep te kunnen werken?

Topic: Gedrag

Doel: Achterhalen van de behoeften van de gebruiker ten aanzien van gedrag

Vragen: - Zijn er schriftelijke vastleggingen? Zo Ja, vind je dit goed? Zo Nee, wil je dit graag? - Zijn er mondelinge afspraken? Zo Ja, vind je dit goed? Zo Nee, wil je dit graag? - Zijn er bepaalde aspecten waardoor de werksfeer kan verbeteren? - Heb jij behoefte aan een verbetering van de werksfeer? - Op welke manier kan volgens jou mobbing op de werkvloer voorkomen worden? - Op welke manier kan bij jou niet effectief werken beperkt worden? - Is er spraken van een niet prettige werksfeer? Zo ja wat lijkt jou de oplossing? - Welke oud gedrag komt er voor in jou werkomgeving? - Welke gewoontes heb jij bij je werkplek? - Heb jij behoefte aan visuele sturing voor je activiteiten? - Wordt er gebruik gemaakt van visuele hulpmiddelen? Zo Ja, vind jij dit fijn? Zo Nee, zou je dit graag willen?

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

36

3.- Sensitiveringsfase (dagboekjes)

Onderbouwing vragen in dagboekjes

1. Beschrijf je huidige werkomgeving in termen en plak hier stickers bij. ( later bevragen in

focusgroupsessie)

2. Beschrijf welke maniertjes of gewoontes jij bij je werkplek of activiteiten hebt gekregen. Bijv.

ik kijk altijd eerst even de planning voor die dag. (bevragen in de focusgroupsessie hoe deze

ontstaan zijn)

3. Beschrijf/tekenen/ maak hoe je ideale werkomgeving eruit ziet. ( verschil bevragen met

huidige werkomgeving in de focusgroupsessie.)

4. Met welke collega’s van welke afdelingen heb je waar veel contact? (bevragen in de

focusgroupsessie waarom juist deze dingen)

5. Welke van de volgende activiteiten vind je belangrijk ten aanzien van de

interactieruimte/koffiehoek in rangschikking? (Fien Thoolen, 2012. P12) (vragen in

focusgroupsessie waarom het die rangschikking is)

6. Beschrijf of bedenk hoe de ideale communicatie en interactie met collega’s op jou werkplek

eruit zal zien? (bevragen in de focusgroupsessie waarom het juist zo moet.)

7. Teken of schets jou ideale wel haalbare overlegruimte en geef aan welke van de faciliteiten

van belang zijn(Fien Thoolen, 2012. P12) ( bevragen in de focusgroupsessie)

8. Beschrijf de verschillende activiteiten die je uitvoert en plak hier stickers bij? ( Bevragen in de

focusgoupsessie waarom ze bepaalde emoties hebben bij bepaalde activiteiten)

9. Welke voorzieningen zijn voor jou van belang op de werkplek in rangschrikking (Fien Thoolen,

2012. P12) (vragen in focusgroupsessie waarom het die rangschikking is)

10. Geef aan welke voorzieningen ten aanzien van informatie en communicatie technologie je

belangrijk vind in rangschikking (Fien Thoolen, 2012. P12) (vragen in focusgroupsessie

waarom het die rangschikking is)

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

37

Workspace Design Kenniscentrum Noorderruimte

Hallo, mensen het is de bedoeling dat jullie dit dagboekje gaan invullen voor de focusgroupsessie.

Alle creativiteit die jullie hebben mogen jullie in dit boekje kwijt. Als je vragen hebt dan moet je deze

noteren deze zullen in de focusgroupsessie besproken worden.

Veel succes met het invullen!

Mijn eigen werk omgeving

Naam:

Afdeling:

Leeftijd:

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

38

Dag 1- Beschrijf je huidige werkomgeving in termen en plak hier stickers bij.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

39

Dag 1- Beschrijf welke maniertjes jij bij je werkplek of activiteiten hebt

gekregen.

(bijv. ik kijk altijd ’s ochtend naar de planning)

1) --------------------------------------------------------------------------------

2) --------------------------------------------------------------------------------

3) --------------------------------------------------------------------------------

4) --------------------------------------------------------------------------------

5) --------------------------------------------------------------------------------

6) --------------------------------------------------------------------------------

7) --------------------------------------------------------------------------------

8) --------------------------------------------------------------------------------

9) --------------------------------------------------------------------------------

10) --------------------------------------------------------------------------------

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

40

Dag 2- Beschrijf/Teken/Maak hoe je ideale en haalbare werkomgeving eruit

ziet.

Waarom heeft u hiervoor gekozen? ---------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

41

Dag 2- Met welke collega’s van welke afdelingen heb ik waar veel contact?

Welke Collega’s?

Van welke afdeling?

Waar is het contact?

Is het een fijne plek?

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

42

Dag 3- Welke van de volgende activiteiten vind je belangrijk ten aanzien van

de interactie van de koffie ruimte in rangschikking?

Waarom heeft u gekozen voor deze rangschikking?------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------

1. 2. 3.

4. 5. 6.

7. 8. 9.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

43

Dag 3- Beschrijf of bedenk hoe de ideale communicatie en interactie met

collega’s op jou werk er uit ziet.

Waarom heeft u hiervoor gekozen? --------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

44

Dag 4- Teken of schets jou ideale en haalbare overlegruimte en geef daar aan

welke accessoires benodigd zijn.

Belang van faciliteiten?

Faciliteit Heel belangrijk

Belangrijk Gemiddeld Minder belangrijk

Niet belangrijk

Flexibel gebruik

Representatieve ruimte

Diversiteit aan meubilair

Het aantal plekken en diversiteit

Afscheiding

Voldoende faciliteiten

Teamruimte

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

45

Dag 4- Beschrijf de verschillende activiteiten die je uitvoert en plak hier

stickers bij.

Activiteit: Gevoel:

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

46

Dag 5- Welke voorzieningen zijn voor jou van belang op de werkplek in

rangschikking?

Waarom heeft u gekozen voor deze rangschikking?-------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------

1. 2. 3.

4. 5. 6.

7. 8. 9.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

47

Dag 5- Geef aan welke voorzieningen ten aanzien van informatie en

communicatie technologie je belangrijk vind in rangschikking.

Waarom heeft u gekozen voor deze rangschikking?--------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------

1. 2. 3.

4. 5. 6.

7. 8. 9.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

48

Bedankt voor

het invullen

van het boekje! Tot,

Bij de focusgroupsessie.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

49

4.- Evaluatie formulier

Hieronder is het evaluatieformulier geplaatst.

Hallo, ik ben Patrick Beenes vierdejaars Human Technology student. Deze enquête is opgesteld om

de ervaringen die jullie hebben opgedaan in het onderzoek te verkrijgen. De enquête kost ongeveer 2

á 3 minuten de tijd om in te vullen, bij voorbaat bedankt!

De eerste twee vragen zijn bedoeld om een demografisch beeld te kunnen schetsen.

1.- Wat is uw geslacht?

□ Man

□ Vrouw

2.- Wat is uw Leeftijd?

□ 0-20

□ 20-40

□ 40-60

□ 60-80

De volgende vragen zullen over het uitgevoerde onderzoek gaan.

3.- Wat vind je ervan dat werknemers betrokken worden bij het inventarisatieproces van de

werkomgeving?

□ Heel belangrijk

□ Belangrijk

□ Gemiddeld

□ Niet belangrijk

□ Helemaal niet belangrijk

4.- Aan welke inventarisatiemethode heb jij meegemaakt en wat is jou ervaring hiermee?

□ Sensitivering (Dagboekjes)

□ Focusgroupsessie

□ Contextual Inquiry (Observatie)

5.- Wat zijn jou ervaring hiermee?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

6.- Vind je dat de momentele werkomgeving jou werkprocessen, interactie en gedrag stimuleert?

□ Ja

□ Nee

7.- Bij Ja, waarom? En bij Nee, wat mis je in de werkomgeving om dit te stimuleren?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

50

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

8.- Heb je een voorkeur op welke manier je aan wil geven wat jou behoeftes zijn ten aanzien van

de werkomgeving? (Dus met welke methode heb jij het liefste dat dit achterhaald wordt? Bijv; liever

observatie of interview of focusgroupsessie.)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

9.- Hoeveel tijd denkt u te besteden op de verschillende type werkplekken die hieronder zijn

beschreven?

Plek: Activiteiten: Tijd?

groepswerk

Ontmoetingsplek

Individueel werk

Geconcentreerd werk

10.- Wat zijn over het algemeen jou ervaringen om mee te werken aan een inventarisatieproces?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Bedankt voor het invullen van mijn enquête.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

51

5.- Onderzoeksresultaten

Resultaten observatie:

Eerste indruk:

Rood: Manager

Geel: Secretaresse

Blauw: Bevrachters

Groen: Operators

Roze: Flex plekken

Grijs: Club plek

Oranje: vergaderruimte

Secretaresse: te weinig ruimte voor activiteiten/taken, dus ze heeft een dieper bureau nodig met

genoeg ruimte.

Observatie aanknopingspunten:

1 = Bakjes op bureau voor de schepen, daarin staan de reizen van de boten beschreven. Deze

papier/mapjes worden opgenomen in archief, maar dit archiveren lukt niet erg goed door een gebrek

aan tijd. Zie voor de bakjes de foto.

2 = Er zijn 4 verschillende types personen te onderscheiden op de afdeling dit zijn de secretaresse,

directeur/leidinggevende, bevrachters en operators. De secretaresse heeft vooral interactie met de

directeur/leidinggevende en de bevrachters hebben vooral interactie met de operators. Maar over

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

52

het algemeen is er op de werkvloer gekozen voor een open indeling en heeft iedereen interactie met

elkaar. Ook hebben de operator onderling om 10 uur een positie meeting in de vergaderruimte.

6 = Elke werknemer heeft een vaste werkplek op deze afdeling.

ICT = Wagenborg heeft een soort software/intranet deze is genaamd WALVIS, hierin wordt alles

opgenomen wat belangrijk is voor de taken en activiteiten. Het zorgt er zelfs voor dat alle kantoren

van Wagenborg over de wereld op de hoogte zijn van elkaar.

Er staan geen schotten tussen de werkplekken, dit is een bewuste keuze geweest omdat ze op de

werkvloer graag communicatie hebben.

De kasten waarin het archief is opgeslagen zijn te zwaar. Deze kunnen voorover vallen waardoor er

gevaarlijke situaties kunnen ontstaan.

10 = Mensen aan mijn eiland worden beïnvloed door mijn aanwezigheid, de rest van de afdeling is

minder op de hoogte van mijn aanwezigheid.

7 = Mensen werken veelal alleen maar overleggen wel veel over de eilanden naar elkaar toe. Dit

overleg is ook heel belangrijk voor hen om op de hoogte te blijven.

3 = Er zijn bepaalde momenten waarbij de bevrachters of de operators met elkaar gaan overleggen

hiervoor wordt gebruik gemaakt van de overlegruimte.

Secretaresse is aanspraakpunt voor klachten op de afdeling op Arbo technisch gebied. Daarbij heeft

ze een cursus gevolgd over Arbo technische richtlijnen.

De bezettingsgraad op de afdeling ligt ongeveer op 80%

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

53

Eerste opzet persona’s:

Types: Beschrijving:

Operator Veel contact, Veel interactie, overleggen in groep met andere operators

Bevrachter Veel contact, Veel interactie, sommige momenten erg geconcentreerd werk.

Secretaresse Veel contact, Veel interactie, regelen, mailen, meer ruimte nodig

Manager/Directeur Veel contact, Veel interactie

Schets van de bureaus:

schematische observatie:

Kleur: grijs en grauw volgens de respondenten.

Kleuren muren en palen: wit

Tapijt: rood

Bureau kleur: grauw / licht grijs

Overal is printen mogelijk, dit wordt door de werknemers als zeer prettig ervaren en zodoende wordt

er ook veel gebruik van gemaakt.

Veel omgevingsgeluid op de afdeling door overleg en telefoon hierdoor is geconcentreerd werk

moeilijker uit te voeren. Je hoort ook vaak mensen over de gang lopen of telefoneren die achter de

afdeling ligt.

Club situatie binnen de werkomgeving wordt haast niet gebruikt tijdens mijn aanwezigheid, terwijl

juist de vergaderruimte waarbij je veel afgeslotener zit veel meer wordt gebruikt tijdens mijn

observatie.

Het uitzicht wordt door de respondent als negatief ervaren ze kijken tegen een saaie betegelde wal

op, ruimte op het bureau is voor de respondenten daarentegen weer zeer belangrijk.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

54

Printen kan direct van af de computer op het netwerk daar wordt door de werknemers veel gebruik

van gemaakt.

Ze hebben een koffiedame die koffie & thee langsbrengt op de verschillende afdelingen.

Interactie op het werkplek

De zwarte lijnen geven aan dat er makkelijk interactie mogelijk is, de grijze lijnen geven aan dat de

interactie iets moeilijker verloopt. Dit interactie plaatje werd bevestigd door 2 van de respondenten

dat zij moeilijker interactie hadden met het persoon dat recht tegenover hun zat.

Gedrag: kantoorcultuur, veel overleg over de verschillende blokken heen, soms wel veel lawaai,

telefoon en grappen. Het is een zeer open werkomgeving.

Telefoon zetten mensen vaak tussen hoofd en schouders niet erg ergonomisch verantwoord / Veel

overleg

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

55

Topiclist contextual inquiry:

2 – Ja op werkplek en anders in de glazen kamer, en dat vinden we prima zo.

5 – Zeer belangrijk openheid van de afdeling dit is belangrijk voor de communicatie.

6 – Er is wel veel omgevingsgeluid en veel lawaai daarom zonderen ze zich soms af voor

geconcentreerde plekken. De mogelijkheid om geconcentreerd te kunnen werken is wel aanwezig en

dit ervaren de werknemers als prettig. Zelfde als vraag 7

13 – Ruimte op bureau is voor haast alle taken te weinig.

26 – Ja, graag informatieschermen -> 27 zouden ze graag willen.

20 – Soms teveel lawaai stoort wel heel erg.

23 – Soms een iemand te nadrukkelijk aanwezig maar daarvoor kunnen misschien gedragsregels

worden opgesteld.

18 – Het is een soort gentleman agreement men gedraagt zich zoals ook een beetje van hun

verwacht wordt.

10 – Ja bij het doorlezen van de contracten is uiterste concentratie benodigd, dit is op de afdeling

niet altijd mogelijk. Daarom wordt er dan naar boven gegaan om daar te gaan werken, omdat er dan

een concentratie werkplek benodigd is.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

56

Resultaten invulformulier:

Opdracht1:

Hieronder zijn de genoemde termen opgesomd.

Respondent1: ouderwets, weinig daglicht, slechte luchtkwaliteit, moeilijke temperatuur beheersing

Respondent2: weinig daglicht, temperatuur verschil soms

Respondent3: Druk, netjes, weinig daglicht, gestructureerd, ouderwets

Respondent4: Weinig daglicht, functioneel ingericht, rumoerig/druk

Opdracht2:

Hieronder zijn de gewoontes en manieren die de respondenten kregen hebben bij hun

werkomgeving benoemd.

Stap: Respondent1: Respondent2: Respondent3: Respondent4:

1 Eerst koffie Thee halen Koffie met collega’s Ik haal ’s ochtend eerst koffie en lees mijn mail

2 10 uur positie meeting Reisorders doorgeven

Collega’s bellen in het buitenland

Na het lezen van de mail verwerk ik deze gegevens

3 Over werk praten tijdens rookpauze

16:00 thee/koffie halen afdeling

Ochtendoverleg 09:30 teamoverleg

4 Doorwerken tijdens het eten

S ’middags alles afwerken en controleren

Koffie rondje lopen 2x per week na kijken openstaande rekeningen

5

6

Opdracht3:

De beschrijving, tekening of schets van de ideale werkomgeving.

Respondent1: Mooi ruim opgezet met een paar losse zitjes voor gesprekken en een aparte rookruimte voor afspraken, meer groen.

Respondent2: Grotere bureau zou wel mogen

Respondent3: Licht; Veel ramen, Alleen deep+ short sea in de ruimte geen WPC, Maximaal 4 man aan 1 blok, Strakke inrichting

Respondent4: Omgeving met de collega’s die je nodig hebt vlakbij met een groot opgeruimd bureau. En een koffie zet apparaat in de buurt

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

57

Opdracht4:

Hieronder staat opgesomd met welke collega’s van welke afdelingen de respondenten contact

hebben.

Respondent1: FMD, Crewing, newbuilding en directe collega’s allemaal op hun of op onze afdeling

buiten tijdens de rookpauze.

Respondent2: Administratie, Verzekeringen, Crewing, Schepen

Respondent3: Adri, Rene bij de short sea, boekhouding met de telefoon, Montreal en buitenlandse

kantoren telefoneren vanaf de afdeling of uit de auto

Respondent4: Bevrachters op de afdeling, boekhouding telefonisch, directe collega’s op de afdeling

Opdracht5:

Hieronder is benoemd welke faciliteiten de respondenten belangrijk vonden ten aanzien van de

koffieruimte.

Respondent1: goede koffie, verse soep, kantine

Respondent2: Kantine, Wachtwoord van Wifi

Respondent3: Goede koffie

Respondent4: Goede koffie, en we hebben geen kantine

Opdracht6:

De tekening , schets of beschrijving van de ideale communicatie en interactie.

Respondent1: Face to Face, via E-mail, via Telefoon

Respondent2: Naar elkaar toe, en minder gaan schreeuwen

Respondent3: Met buitenlandse kantoren via Skype of headset achter de pc op de werkplek. De directe collega’s gewoon mondeling , face to face

Respondent4: Persoonlijk mondeling contact op een liefst informele manier

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

58

Opdracht7:

De tekening, schets of beschrijving van de ideale en haalbare overlegruimte.

Respondent1: Ruim, informeel, leuk ingericht, helder, tel, e-mail, scherm voor presentaties.

Respondent2: Veel licht, rust, telefoon, koffieautomaat

Respondent3: Projector voor IAP-top, aansluiting internet, conference, call apparaat, ruimte licht

posities, smartboard met schepen, posities vergroot op het scherm

Respondent4: Grote ruimte met veel daglicht waar iedereen elkaar in ieder geval kan zien, kalender/

flap-over

Opdracht 8:

De verschillende activiteiten die uitgevoerd worden en het gevoel hierbij

Activiteit: Gevoel:

Stuurplan maken geconcentreerd

E-mails lezen automatisme

S middags rustig Als alle vaart loopt is er weinig werk

Verder alle werkzaamheden erg interessant

Calculaties maken Leuk/interessant

Resultaten bekijken Interessant/leerzaam

Facturen maken Irritant doordat walvis niet werkt

Bellen Leuk/interessant

Planning lezen Automatisme

Factureren Saai

Calculeren Arbeidsintensief en leerzaam

Mailen Weinig variatie

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

59

Opdracht9:

Hieronder is benoemd welke faciliteiten de respondenten belangrijk vonden ten aanzien van de

werkplek.

Respondent1: Stoel, lucht, temperatuur, ruimte

Respondent2: Betere stoelen, Groter bureau, Kabels beter wegwerken

Respondent3: Stoel, licht, telefoon

Respondent4: Goede stoel, Telefoon, kalender, bureau

Opdracht10:

Hieronder is benoemd welke faciliteiten de respondenten belangrijk vonden ten aanzien van de ICT-

voorzieningen.

Respondent1: Goed werkende ICT

Respondent2: Mobiel inderdaad, ICT is slecht

Respondent3: Mobiele telefoon, Skype, Video conference, Walvis goed werkend.

Respondent4: Mobiele telefoon, documenten goed bereikbaar, werkbare system

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

60

Resultaten dagboekjes.

Opdracht1:

Hieronder zijn de genoemde termen opgesomd.

Termen: Aantal:

Ventilatie slecht, slecht klimaat, airconditioning 3 keer

Kleurloos, grauw 2 keer

TL verlichting 2 keer

Sfeerloos, weinig sfeer 2 keer

Open (qua communicatie) 2 keer

Functioneel 2 keer

Kantoortuin 1 keer

Bureau te klein 1 keer

Te weinig ramen 1 keer

Ruim 1 keer

Netjes 1 keer

Origineel 1 keer

Normaal daglicht 1 keer

Veel daglicht 1 keer

Opdracht2:

Hieronder zijn de gewoontes en manieren die de respondenten kregen hebben bij hun

werkomgeving benoemd.

Stap: Respondent1: Respondent2: Respondent3: Respondent4:

1 Email ’s lezen Diverse keren per dag koffie/soep halen

Koffie halen Aan het werk gaan

2 Prioriteiten afhandelen

Gebak regelen bij verjaardagen

Email ’s lezen Koffie halen voor collega’s

3 Overleggen met collega’s

Opruimen van reismappen

Overleg collega’s Water halen/ praatje maken

4 Gebrachte koffie opdrinken

Binnen komende post verwerken

Bellen met kantoren

Overleg met collega’s indien nodig

5 Printjes ophalen Informeren van klanten en relaties

6 Informeren collega’s

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

61

Opdracht3:

De beschrijving, tekening of schets van de ideale werkomgeving.

Respondent1:

Waarom: Ronde tafel van 4 personen, dat zorgt voor een snellere interactie.

Respondent2: Ruim bureau.

Waarom: Missend.

Respondent3: Ruim bureau Genoeg opbergruimte Goede bureaustoel Voldoende daglicht Radio Toegang internet

Waarom: Missend.

Respondent4: Qua tafel indeling een V-vorm is prima Functionaliteit ook. Zou wat visuele verbeteringen aanpassen.

Waarom: Missend.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

62

Opdracht4:

Hieronder staat opgesomd met welke collega’s van welke afdelingen de respondenten contact

hebben.

Welke collega’s Van welke afdeling Waar is het contact Is het een fijne plek

Directe collega’s Operations Vanaf bureau Prima

Bevrachters Chartering Op de afdeling Prima

Administratie Administratie Op de afdeling Prima, mooi uitzicht

Bemanningszaken Crewing Op de afdeling Prima

Mia Relatiebeheer Haar afdeling Het is klein

Anjo/Evelien Receptie Bij de receptie Centraal

Nellie Boekhouding Haar afdeling Ruime afdeling

Eric, Niels, Marc FMD Rookplek Ja buiten

Henk Boekhouding Telefoon -

Yvonne, Wouter Assurantie Bij hun plek Ja, rustig

Hans, Koert, Robert, Annemarie

Vergadering Vergaderruimte Ja, rustig

Kapiteins Schepen Schepen 50/50

Directie collegas Bevrachting Shortsea Op werkplek Ja

Bevrachting Deepsea - Op Afdeling Ja

Insurance - Insurance afdeling Ja

Crewing - Crewing afdeling Ja

Opdracht5:

Hieronder is benoemd welke faciliteiten de respondenten belangrijk vonden ten aanzien van de

koffieruimte.

Repondent1 Repondent2 Respondent3 Respondent4

1 Goede koffie Goede koffie Goede koffie Goede koffie

2 Eten Comfortabele zitjes en sta tafels

Eten Eten

3 Nieuws Eten Comfortabele zitjes Gezelligheid

4 Gezelligheid Gezelligheid Nieuws Nieuws

5 Draadloos Internet Semi transparante wanden

Wifi Internet

6 Flexibel gebruik Nieuws Gezelligheid Zitjes + Tafels

7 Wachten Draadloos internet Geen voorkeur Flexibel gebruik

8 Comfortabele zitjes en sta tafels

Flexibel gebruik Geen voorkeur Wachten

9 Semi transparante wanden

Wachten Geen voorkeur Wanden

Waarom: Koffie en eten is belangrijk, de rest is voor mij secundair

Wij hebben geen koffieruimte, maar ik stel het mij voor als een rustplek

Geen toelichting Kwaliteit van eten/drinken is belangrijker dan de rest

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

63

Opdracht6:

De tekening , schets of beschrijving van de ideale communicatie en interactie.

Respondent1:

Waarom: Ronde tafel dan kan iedereen elkaar zien, en dan het publiek gericht op de projectie.

Scherm en ramen kunnen verduisterd worden. Voorkomt afleiding en geeft rust.

Respondent2:

Waarom: Na de laatste verbouwing hebben wij een eigen vergaderzaal gekregen. Deze wordt

dagelijks gebruikt voor overleg, besprekingen maar ook 1 op 1 gesprekken in het zitje.

Respondent3: Open agenda Gebruik Skype voor het bellen naar het buitenland Veel werkoverleg

Waarom: Missend

Respondent4: Waarom techniek, heb liever direct contact Hulpmiddelen bij presentatie doormiddel van beamen met scherm ook voor degene die het op dat moment presenteert.

Waarom: Missend

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

64

Opdracht7:

De tekening, schets of beschrijving van de ideale en haalbare overlegruimte.

Respondent1: Idem aan 6

Respondent2: Zie opdracht 6, Als men een presentatie wil laten zien dan hebben wij daarvoor een

aparte vergaderzalen die ruim zijn en over voldoende zitplaatsen beschikt en waar alle benodigde

apparatuur aanwezig is.

Respondent3: Open en ruim, veel daglicht, Goede koffie, Goede stoelen/tafel (ovaal), Sfeervol

(Planten, bloemen), Rustige kleuren, Ventilatie.

Respondent4: Zie 6

Opdracht7 vervolg:

Faciliteit: Heel belangrijk

Belangrijk Gemiddeld Minder belangrijk

Niet belangrijk

Flexibel gebruik I I II

Representatieve ruimte

II II

Diversiteit aan meubilair

II II

Het aantal plekken

II II

Afscheiding II I I

Voldoende faciliteiten

I III

Teamruimte II I I

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

65

Opdracht 8:

De verschillende activiteiten die uitgevoerd worden en het gevoel hierbij

Activiteit: Gevoel:

Posities checken Controlerend/ per telefoon is persoonlijker

Updates mailen Informerend

Rekening maken Afhandelend

Instructies maken Noodzakelijk

Binnenkomende post Automatisme

Uitgaande post Tijd rovend

Archiveren Tijd rovend

Organiseren van beurzen Uitdagend

Vluchten boeken Veel variatie

E-mails lezen Automatisme

Planning doornemen Automatisme

Contact met klanten Veel variatie

Contact met collega’s Dynamisch

Probleem oplossen Veel variatie

Bezoeken van schepen Dynamisch, goed gevoel

Administratie Weinig variatie

Posities checken Onder controle houden

Informeren over posities etc. Automatisme/ Informerend

Bellen/ Spreken Social talk

Opdracht9:

Hieronder is benoemd welke faciliteiten de respondenten belangrijk vonden ten aanzien van de

werkplek.

Repondent1 Repondent2 Respondent3 Respondent4

1 Telefoonwerkplekken

Faciliteiten dicht bij de werkplek

Faciliteiten dicht bij de werkplek

Faciliteiten dicht bij de werkplek

2 Faciliteiten dicht bij de werkplek

Ontmoetingsruimte in het zicht

Ontmoetingsruimte in het zicht

Ontmoetingsruimte

3 Ontmoetingsruimte in het zicht

Telefoonwerkplekken

Rookruimten Telefoonwerkplekken

4 Schotten tussen de werkplekken

Schotten tussen de werkplekken

Telefoonwerkplekken

Schotten tussen de werkplekken

5 Rookruimten Rookruimten Schotten tussen de werkplekken

Rookruimten

Waarom: Telefoon noodzakelijk voor het werk, schotten onpersoonlijk en rook zelf niet, mogen van helemaal weg

Dit heeft vooral te maken met mijn functie

Faciliteiten zijn belangrijkst om je werk te doen. Ontmoetingsruimte laat zien wie er zijn

Rookruimte niet van belang, schotten tussen plekken is lelijk + hollerig. Rest is wel van belang

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

66

Opdracht10:

Hieronder is benoemd welke faciliteiten de respondenten belangrijk vonden ten aanzien van de ICT-

voorzieningen.

Repondent1 Repondent2 Respondent3 Respondent4

1 Bereikbare documenten

Bereikbare documenten

Bereikbare documenten

Mobiele telefoon

2 Mobiele telefoon Agenda open voor anderen

Agenda open voor anderen

Bereikbare documenten

3 Laptop Draadloos internet Mobiele telefoon Laptop

4 Draadloos internet Mobiele telefoon Informatie schermen

Draadloos internet

5 Agenda open voor anderen

Video conference room

Skype en chat Agenda open voor anderen

6 Skype en chat Informatie schermen

Draadloos internet Informatie schermen

7 Video conference room

Laptop Laptop Video conference room

8 Informatie schermen

Skype en chat Video conference room

Skype en chat

Waarom: Een goed snel netwerk is belangrijk voor mijn baan. Communicatie middelen ook

Geen toelichting Documenten -> veel informatie, Agenda geeft toegang tot andere collega’s, Mobiel is veelzijdig communicatie middel

Het beschikken over up-to-date informatie is het belangrijkste.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

67

Resultaten eindenquête

Wat is uw geslacht?

Resp Geslacht

1 Man

2 Man

3 Man

4 Man

5 Man

6 Man

7 Man

8 Vrouw

9 Man

10 Man

11 Vrouw

12 Man

Wat is uw leeftijd?

Resp Leeftijd

1 40-60

2 20-40

3 40-60

4 20-40

5 20-40

6 40-60

7 20-40

8 20-40

9 20-40

10 40-60

11 20-40

12 40-60

Wat vind je ervan dat werknemers betrokken worden bij het inventarisatieproces van de

werkomgeving?

Resp antwoord

1 Belangrijk

2 Belangrijk

3 Belangrijk

4 Heel Belangrijk

5 Belangrijk

6 Belangrijk

7 Heel Belangrijk

8 Belangrijk

9 Belangrijk

10 Belangrijk

11 Belangrijk

12 Belangrijk

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

68

Aan welke inventarisatiemethode heb jij meegewerkt en wat is jou ervaring hiermee?

Resp Antwoord Ervaring

1 Geen NVT

2 Geen NVT

3 Geen NVT

4 Sensitivering Interessant om daar met een ander oog naar te kijken

5 Sensitivering Goed interactie en discussie was prettig, bepaalde aspecten kwamen vaker terug

6 Focusgroupsessie Ervaring hiermee is erg goed. Centraal en de-centraal overleg geweest om de optimale werksituatie te kunnen verkrijgen gezien de omstandigheden en eventuele beperkingen in de fysieke omgeving

7 Sensitivering Prettig, eerst zelf nadenken en vervolgens met ander over hun zienswijze discussiëren.

8 Focusgroupsessie Het was heel interessant om daar over te brainstormen samen. Leuk.

9 Geen NVT

10 Focusgroupsessie goed opgezet en gezellig zoals het hoort

11 Geen x

12 Geen NVT

Vind je dat de momentele werkomgeving jou werkprocessen, interactie en gedrag stimuleert?

Resp Antwoord Ervaring

1 Nee De huidige werkomgeving is te druk

2 Ja Groepsindeling stimuleert interactie

3 Ja Het is open, vrij van geluid en vooral zeer prettig om in te mogen werken

4 Ja Met name de interactie is belangrijk tijdens het werk, dit wordt gestimuleert.

5 Ja Ja, manier waarop werkplekken zijn ingericht. Faciliteiten zijn goed.

6 Ja Ja, met behoud van een zeer open en platte structuur, is het zeer bevorderlijk geweest voor de interactie met collega’s wat ook de werkprocessen ten goede komt.

7 Ja Ja, wij zitten dicht bij elkaar en krijgen bewust / onbewust veel mee over wat er speelt op de afdeling. Verder zijn de lijnen kort en is de interactie snel. Tevens zitten de andere afdelingen onder een dak, en dus dichtbij. Voor ons mij is dat prettig.

8 Neutraal Neutraal. Mis licht van buiten en meer ruimte / minder mensen om me heen maar aan de andere kant zitten we ook in de juiste samenstelling waardoor je veel van elkaar mee krijgt en snel kan overleggen. Bovendien is de sfeer erg goed waardoor de nadelen weer in het niet vallen.

9 Ja Open ruimte creëert interactie met je collega’s. Stapt snel op iemand af omdat er geen fysieke barrière is (deur o.i.d.)

10 Ja ben gauw tevreden

11 Ja De wijze waarop wij als collega’s bij elkaar zitten , in een groep dus veel interactie. Dus niet allemaal apart maar alle bureaus in een groep.

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

69

12 Ja Momenteel voor mij de optimale positie om goede interactie met directe en indirecte collega’s te bewerkstelligen

Heb je een voorkeur op welke manier je aan wil geven wat jou behoeftes zijn ten aanzien van de

werkomgeving?

Resp antwoord

1 Interview

2 Focusgroupsessie

3 Geen voorkeur

4 Observatie, meer tijd om gericht te kijken

5 Focusgroupsessie

6 Focusgroupsessie

7 Focusgroupsessie , komen er discussies op gang. Kunnen praktijk situaties uitgewerkt worden en wordt en begrip gekweekt.

8 Focusgroupsessie was heel makkelijk doordat er al brainstormend interessante ideeën en voorbeelden aan het licht komen.

9 Focusgroupsessie: Stimuleert namelijk de discussie met mede collega’s

10 Focusgroupsessie

11 Geen voorkeur

12 Interview

Hoeveel tijd heb je op deze verschillende type werkplekken nodig om jou taken ideaal uit te

kunnen voeren?

Resp Groepswerk Ontmoetingsplek Individueel werk Geconcentreerd werk

1 3 2 1 2

2 7,5 0,5 0 0

3 4 2 1 1

4 0 0,25 6,75 1

5 1 1 5 1

6 6 1 1 0

7 0,5 0,5 6 1

8 3 1 3 1

9 2,5 0,5 4 1

10 1 0,5 6 0,5

11 5 0,5 1,5 1

12 3 1 4 0

Gem 3,04 0,88 3,28 0,80

Wat zijn over het algemeen jou ervaringen om mee te werken aan een inventarisatieproces van de

werkomgeving?

Resp antwoord

1 Geen ervaring

2 Geen ervaring

3 Geen

4 Eerste keer benieuwd wat er mee gedaan wordt

5 Goed, recent hebben we een nieuwe indeling gehad op de afdeling. Vooraf hebben we gezamenlijk bepaald hoe we dit gingen inrichten (open discussie)

Ho

ofd

stu

k: 7

. Bijl

ages

70

6 Goed. Zie toelichting in vraag 5 en 7.

7 Belangrijk, je bent meer tijd op je werk dan bij je gezin. Een goede doordachte werkplek is dus uitermate belangrijk. Wanneer d.m.v. van inventarisaties vrij makkelijk praktische en inventieve veranderingen doorgevoerd kunnen worden dan is dat uiteraard winst voor iedereen.

8 Heel goed. Duidelijk en helder

9 n.v.t.

10 Goed

11 Ik heb alleen aan de eind enquête meegewerkt dus over het gehele inventarisatie proces kan ik weinig zeggen. Ik vind het wel goed dat er onderzoek naar gedaan wordt, maar helaas ontbreekt het vaak aan tijd om hier aan mee te doen.

12 Heb behalve het invullen van dit formulier niet aan jouw onderzoek meegedaan. Het is nuttig om na te denken over de werkomgeving, het verschaft inzicht in hoe je jezelf in je werkomgeving ziet.