Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten
description
Transcript of Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten
1
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Workshop VIP:
Voorbereiden en Inrichten van Projecten
2
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Agenda
1. Inleiding o inventarisatie: leerpunten/problemen/doeleno projectmatig werken/afbakening workshop/opzet
handboek
2. Inrichten projecto overzicht Inrichten Projecto activiteiten en resultateno eindresultaat: het Plan van Aanpak
3. Voorbereiden Projecto overzicht Voorbereiden Projecto activiteiten en resultateno eindresultaat: de projectopdracht
4. Afsluitingo resterende vragen/opmerkingeno evaluatie/verbetersuggesties
3
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Inventarisatie leerpunten
4
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Inleiding: problemen bij projecten
Niet nakomen van afspraken met klanten:• onduidelijke afspraken/opdrachten • geen afstemming over te leveren kwaliteit• qua planning & voortgang:
o onjuiste schattingen bij het begroten o onvoldoende rek in de planningo onvoldoende inzicht in de status o moeite met bepalen optimale doorlooptijdo overschrijding van de doorlooptijd o geen leegloop kunnen plannen
• onvoldoende beschikbaarheid resources • onjuist verwerken van change-requests• te hoge tijdsdruk• verschillende benadering project/lijnmanagement
5
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Kern projectmatig werken
• via herkenbare & herhaalbare stappen• zorgen dat alle benodigde activiteiten worden verricht, • zodanig dat met de klant (en acceptanten)
afgesproken resultaten en kwaliteit worden geleverd, • waarbij de uitvoering blijft binnen (de met het CMT)
overeengekomen budget en doorlooptijd• met toereikend risicobeheer• en dit alles op basis van commitment van alle
betrokkenen
Kortom: maken en nakomen van
afspraken, afspraken, afspraken!!!
6
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Doel workshop
• achtergrond schetsen voor de gepresenteerde OBV-invulling van projectmanagement
• duidelijk maken welke stappen noodzakelijk zijn voor het goed inrichten van een project en waarom
• duidelijk maken wanneer, waarom en hoe een projectleider kan bijdragen aan de voorbereiding van projecten in het offerte/contract-stadium
7
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Wat is een project?
• Alles met een PIT-nummer?• Alle activiteiten van klantvraag tot en met
oplevering en nazorg bij de klant?• 1 PBM-fase?• ……. Contract
Project-opdracht
Uitbeste-dings-
opdracht
Project
8
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Context project: wat eraan vooraf gaat
MTP
IPL
Exploitatie
PgM
UbMPjM
CtM
Accountmanagem
ent
KlantBIP
MTP
Controlinfo
Projectopdracht
Uitbestopdracht
Programma-definitie
Plateauplanning &projectdefinitie
Controlinfo Project-definitie
Opstellen offerte/ contract
Control-info
Control-info
PvA
Controlinfo
PvA Uitbest.Project-inrich-ting
Pro-ject-voor-berei-ding
9
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Rollen in/rond een project
Projectteam/-medewerkers
Projectleider
Contractmanager
ProgrammamanagerT
eam
coor
dina
tor
2-de echelon
Contracteigenaar
PvA RapportageOpdracht Decharge
Klant internQ
-bor
ger
Klant extern
Eindgebruiker
10
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Werken in Projecten
1. Voorbereiden2. Inrichten
3. Uitvoeren4. Besturen
5. Afronden
bijstellen
voortgang
sturing
Plan van aanpak
11
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Afbakening workshop
1. Voorbereiden2. Inrichten
3. Uitvoeren4. Besturen
5. Afronden
bijstellen
voortgang
sturing
Plan van aanpak
12
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Basiskennis: Handboek Projectmanagement
Inleiding
Procesbeschrijving
Werkinstructies (per
onderdeel procesmodel):
•(eind)resultaat
•input
•handelingen
•hulpmiddelen
Productbeschrijvingen (idem)•definitie•doel•inhoud•naamgeving•lay-out en mediumvoorschriften
Policy statements (voor PTO, RM en SQA)
13
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Overzicht activiteiten
1. Plan inrichtenproject
2. AccepterenProject-opdracht
3. Opstellen project-
begroting
4. Opstellen(baseline)planning
5. Opstellen kwaliteits-hoofdstuk
6. BijwerkenRFS’s
7. Regelenpersoneleresources
8. Regelen(materiele)
hulpmiddelen
9. Inrichten project-dossier
10. Vaststellenorganisatie/
infoverstrekking
12. SamenstellenPlan vanAanpak
11. Vaststellenin/externe
communicatie
Retour opdrachtgever/contractmanager
nee
IN
UIT
Planvan
Aanpak
Project-opdracht
2. Inrichten
14
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Plannen “Inrichten Project” [1]
• Waarom: o duidelijk maken dat “Inrichten Project” tijd kosto afspreken opleverdatum PvA
• Hoe:o lijst met activiteiten plus globale planning
• Aandachtspunten:o afstemmen met CtMr o vastleggen aannames/(basis)gegevens
Les 1: voordat je aan een reeks activiteiten begint, maak je altijd eerst een PLAN(dus plan je ook het “Inrichten van een Project”)
15
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Accepteren Projectopdracht [2]
• Waarom: o om jezelf, je team èn de CtMr/CtE te behoeden voor
problemen of een mislukking• Hoe:
o beoordelen opdracht en (aanvullende) eisen• Aandachtspunten:
o eisen meetbaar, eenduidig, consistent, compleet, correct, realiseerbaar binnen de randvoorwaarden?
o Teruggeven opdracht mag èn moet (ook later nog)!
Ik zeg niet zomaar ja tegen een project, maar kijk eerst of alle condities aanwezig zijn
om succesvol het afgesproken resultaat te kunnen neerzetten
16
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Begroten en Plannen [3,4]
Da’s PMWDa’s veel te moeilijk
Dat hoeft voor mij niet
Ik wil wel gewoon weten:•wat er moet gebeuren
•wanneer dat moet beginnen•wie dat moet doen
•hoeveel dat mag kosten•wanneer dat klaar moet zijn.
Oh, is dat nouplannen en begroten?
17
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Begroten en plannen [3,4]
Opdracht
Begroting
Planning
Normen
Evaluatie
Stand opname
Begroten
Plannen
Bijstellen normen
Evalueren
Gebruiknormen
Uitvoerenactiviteiten
StandOpnemen
Bijstellenplanning
Tijdverant-woording
18
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Begroten [3]
Ik wil eerst weten:• wat moet ik allemaal gaan opleveren •welke activiteiten zijn daarvoor nodig
•welke capaciteit is daarvoor nodig
En daarbij luister iknaar ervaringen van anderen:
•collega-projectleiders•kostenbeheerders
•projectmedewerkers•offerte-opsteller•contractmanager
WBS
19
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
FPA Begr.
Begrotingsstappen [3]
Voorwaarden/aannamen
Definitieve begroting
Risico-opslag
Begrotings-verhoudingen
Act. Begr.
Ingangs-documenten
[ Afstemmen]
begroting
ProjectleiderKostenbeheerder
Contractmanager
20
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Opstellen planning [4]
Plan
Nu ken ik mijn activiteiten, resourcesen de gewenste doorlooptijd:
hoogste tijd voor een PLAN(ning)
PMW
….en dat doen we bij voorkeur met PMW,
dat biedt mij nu èn straksvoordelen!
Welke dan?
21
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Oefening: Voor/Nadelen PMW [4]
•Wat zijn de praktische bezwaren tegen PMW in jullie projecten?
•Wat zijn de voordelen:o bij het inrichten van het project?o bij het besturen van het project?
22
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Plannen [4]:Relaties tussen activiteiten (CPM)
Pas de PMW-template aan,zodat je project zichtbaar wordt,
en leg afhankelijkheden vast
23
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Plannen [4]: Uitzetten in de tijd
Pas op met Autoschedule, als je PMW niet goed beheerst
24
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Plannen [4]:Views in PMW
Begroten
Plannen
Standopname
Tracking/Rapportage
25
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Opstellen Hoofdstuk 4:Kwaliteit [5]
Voordat ik straks het projectresultaat kan goedkeuren, gaan we eerst de ‘Q’ plannen:
•de eisen beoordelen en vastleggen •vastleggen of en hoe we gaan toetsen•vastleggen wat en hoe we gaan testen
•nadenken of we nog extra Q-maatregelen willen toepassen
Handboek
Kwaliteit
in
Projecten
HB
QIP
4. Kwaliteit4.1 Beoordeling opdracht4.2 Toetsen4.3 Testen4.4 Overige
PvA
26
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
“Toetsparagraaf” [5]
• Waarom:o om zo vroeg mogelijk “fouten” te vinden in
de (tussen)producten• Hoe:
o invullen tabel (zie oefening)• Aandachtspunten:
o rol Q-coördinatoro onderscheid in toetsmaatregelen (wat
wanneer toepassen; in welke mate)o benodigde hoeveelheid tijd
Hier geef ik aan:•voor welk product
•welke toetsmaatregel• op welk moment
• en wie daarbij is betrokken
27
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Oefening: Toetsmaatregelen [5]
• Welke toetsmaatregelen zijn er?
• Geef bij elke toetsmaatregel aan wie er betrokken zijn en wie verantwoordelijk is.
• Geef aan hoe de toetsmaatregelen zich verhouden tot de (klant- en acceptant-) requirements
28
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Oefening: Toetsmaatregelen [5]
Product / dienst /communicatie
Status /moment
Toetsmaatregel Deelnemers Verantwoordelijkpersoon
• In te vullen tabel in hfst. 4.2:
29
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Testparagraaf [5]
• Waarom:o om te voorkomen dat testen
een sluitpost wordt, moet dit tijdig worden gepland en goed voorbereid
o bovendien moet je vroeg beginnen met testen, zodat je al vroeg fouten vindt en kunt herstellen
Is dit nou Testvisie?
Ook voor het testen moet ik een paragraaf invullen in het PvA:
•welke activiteiten voor testen (voorbereiden èn uitvoeren)
•wie doet het•wie is verantwoordelijk•wanneer gebeurt wat
30
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Testparagraaf: Hoe? [5]
• Hoe:o hangt af van fase/scope van projecto sta je aan begin: vooral plannen hoe, wanneer, wie
de volgende producten oplevert:• testaanpak• mastertestplan
o zijn die er al, dan uit Mastertestplan afleiden wanneer welke concrete testactiviteiten moeten worden voorbereid en uitgevoerd
• Aandachtspunten:o testen is circa 50% van projectbudget!o plan testen tijdig; bijstellen kan altijd nog!o gebruik Handboek Kwaliteit in Projecteno gebruik ECT voor ondersteuning/kengetallen e.d.
31
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Overige Q-maatregelen [5]
• Aandachtspunten:o afspraken met Q-borger:
• rapportages• informatieuitwisseling• monitoring• audits• assessments
o vastleggen verantwoordelijkheden/ rolafbakening
Nog meer Q?Overdrijven ze niet een beetje?
32
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Bijwerken Risico Fact Sheets [6]
• Aandachtspunten:o bouw voort op de eerder gemaakte risico analyseso kijk niet alleen naar procesrisico’s, maar ook naar
productrisico’so signaleren van een risico betekent niet dat dit ook
werkelijkheid wordt; het betekent alleen dat je alert bent op mogelijke verstorende of belemmerende factoren en vooraf nadenkt over wat je daar aan kunt doen
o risico’s analyseren & managen doe je gedurende het hele project
Risico’s?Die zijn er nietin mijn project!
Wie is hiernou ‘t risico?
33
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
voorbeeld RFS [6]
Risico 2Beschrijving Deadlines worden niet gehaald door hoeveelheid werk in de beschikbare tijdTijdstip DoorlopendSchade bij optreden Uitloop in tijd, geld.Kans van optreden Groot
Preventieve maatregelenNr Door wie Beschrijving Kosten Actie
uiterlijk1 Team Zelfdiscipline, nakomen afspraken, korte
communicatielijnen en lol in het werk houden.Nihil Doorlopend
2 Team Werkdocumenten op de gemeenschappelijke directoryhouden en n iet in privé directories.
Nihil Doorlopend
3 Team Kwaliteitsbeheersingsmaatregelen nauwgezet plannenen uitvoeren.
Onderdeelplan
Doorlopend
Correctieve maatregelenNr Door wie Beschrijving Kosten Actie
uiterlijk1 Projectleider Herplannen (uitloop). Meer resources is geen optie ivm
complexiteit en sterke afhankelijkheid tussen de op televeren producten.
Nnb Nnb
34
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Regelen personele resources [7]
• Aandachtspunten:o nu zet je de papieren capaciteit om in èchte
mensen met specifieke mogelijkheden, wensen, eigenschappen en beperkingen: pas je begroting en planning daarop aan
o houd een intakeo durf ook nee te zeggen tegen menseno claim extra middelen of doorlooptijd als minder
geschikte mensen instromeno besteed aandacht aan:
• opleiding• training• coaching
o en de doorbelasting daarvan!
Het blijven de mensen
die het doen
35
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Relatie met HAP [7]
HAP
Toewijzingskills
Reserveringskills
Voorlopigereservering skills
Budget-afspraak FTE
Programma-beschrijving
Aanvraag
Offerte Contract
Advies aanvraag
Advies
Advies
Informatieplanning
Programmamanagement
UbMPjM
Contractmanagement
Advies Aanvraag
InzetplanningAllocatie
mdw op naam
36
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Relatie met opleidingen [7]
• PL gaat samen met HAP na of in te zetten medewerkers voldoende kennis in huis hebben
• Zo nee: opleidingsplan/-afspraken maken + risico vastleggen op RFS
• Geldt ook voor externen• Houdt ook rekening met benodigde Upgrade/CMM-
kennis
• Vastleggen in tabel in PvA (Par 6.2):
Opleiding Personen Periode Verzorgd door Uren t.l.v. Betaald door[...] […] [...] […] [...] […][...] […] [...] […] [...] […]
37
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Regelen (materiële) hulpmiddelen [8]
• Aandachtspunten:o ken de procedures!o maak gebruik van checklisteno regel dit ook snel voor latere instromerso …….
Dit is het echte regelwerk: al die kleine vervelende dingen,
waarvoor je eindeloos aanvragen moet indienen,met van die formulieren in 10-voud,
waar je steeds achteraan moet jagen om een reactie te krijgen!
Of gaat dat nu ook verBETERen?
38
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Oefening: Wat valt er allemaal te regelen?
• Maak een checklist van te regelen zaken(3 min)
• Wissel bevindingen uit (3 min)• Tel het aantal gevonden regelzaken
39
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Inrichten Projectdossier [9]
• Aandachtspunten:o projecten leiden = informatie beheerseno = dingen kunnen aantoneno = zaken kunnen terugvindeno = zaken voor elke bevoegde
toegankelijk hebbeno = overzicht creëren, hebben en houden
Nee hoor,ik vind altijd alles terug,
maar ….. even niet vandaag!
40
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Oefening:onderdelen projectdossier [9]
• maak een index voor je eigen projectdossier (3 min)
• wissel ervaringen uit met elkaar (2 min)• welke verschillen hebben jullie onderling?
41
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Vaststellen projectorganisatie en wijze informatieverstrekking [10]
• Wat moet er worden georganiseerd?o o o
• Valt hier ook het regelen van informatiestromen onder? Zo ja, welke?
o o o
• Wat houdt projectgebondenSCM in?
Hè Hè, eindelijk wordt er hier
iets georganiseerd
42
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Organigram [10]
CtM
PjM
Klant AcM PgM IPL
Q-borgingProjectteam
ontwerp-team
bouw-team
test-team inv.-team
project
= proces
= organisatiewijze
43
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Overlegstructuren [10]
• Welke overlegstructuren gebruiken jullie in projecten?
• Welke spel- en gedragsregels hanteren jullie daarbij?
44
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Overlegstructuren [10]
MTP
Informatieplanning
Exploitatie
Programmamanagement
Contractmanagement
Acc
ount
man
agem
ent
KlantCAB(2)
CAB(1)
Realisatie
(Softw
are) Configuration M
anagement
CtMT
Intern CtMTInvoerings
overleg
PB
G
De officiële:
45
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Overlegstructuren [10]
De projectspecifieke:CtM
PjM
Q-borgerProjectteam
ontwerp-team
bouw-team
test-team
inv.-team
project
46
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Interne SCM [11]
• Aandachtspunten:o Invullen rol SCM-coördinatoro gebruik Sjabloon Plan van Aanpak als checklisto registreren Change Requests/problemeno opslag (tussen)producteno hanteer 10 bouwstenen voor SCM!
47
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Vaststellen in/externe communicatie [11]
Ha, alweer een nieuwsbrief!
Communicatieplan• omgevingsanalyse• informatieanalyse:
•wie moet•waarom•wat•wanneer weten•in welke vorm•en frequentie
CtMr
48
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
The Final Touch:samenstellen Plan van Aanpak [12]
[2][5]
[7] [4]
[3]
[10]
[11]
[8]
[6] [9]
Planvan
Aanpak
Zijn we nu klaar of begint het nu pas?
49
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Of is er nog iets nodig?
Ja: de review van het PvA!
En wel door:• projectteam• Q-borger• klant(vertegenwoordiger)• overige externe betrokkenen
Conform Par. 4.2 PvA!!!
50
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Voorbereiden Project
CtM
Offerte
[1] [2]
[3]
[4] [5][6]
VoortgangAfronden
Project
51
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Voorbereiden project:Overzicht activiteiten
Plannen Voorbereiden
project
Formuleren project-opdracht
Risico-analyse
Begrotingtbv
offerte
Planning tbv
offerte
Intake requirements
Denk om het juiste
detailniveau
52
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Formuleren Projectopdracht [6]
• Aandachtspunten:o free format documento contract als basiso bevat alle relevante info voor start
projectinrichtingo incl. klant requirements (document)o bijlagen zijn essentieel
Zonder opdrachtgeen project!
Dit is eigenlijk mijn taak als CtMr,maar ik laat me graag bijstaandoor de (beoogd) projectleider,met al zijn kennis en ervaring
53
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Samenvatting
• Doel werken in projecten:AFSPRAKEN NAKOMEN!
• Voorbereiden project:o als ondersteuning CtM-teamo detailniveau aangepast aan behoefte in offerteo bij voorkeur zelfde methodiek voor
begroten/plannen offerte en projecto zonder opdracht geen project!
• Inrichten projecto eerst stapsgewijs/itererend voorbereideno dan pas sjabloon PvA invulleno sjabloon is wel checklist bij inrichting
54
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Afsluiting
•Toets op leerpunten/doel workshop
•Vragen / opmerkingeno verschillen met de oude werkwijze?
•Suggesties
•Evaluatieformulier