1 Workshop Inrichten Projecten Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten.

1

<bestandsnaam>

Workshop Inrichten Projecten

Workshop VIP:

Voorbereiden en Inrichten van Projecten

2

<bestandsnaam>


Agenda

1. Inleiding o inventarisatie: leerpunten/problemen/doeleno projectmatig werken/afbakening workshop/opzet

handboek

2. Inrichten projecto overzicht Inrichten Projecto activiteiten en resultateno eindresultaat: het Plan van Aanpak

3. Voorbereiden Projecto overzicht Voorbereiden Projecto activiteiten en resultateno eindresultaat: de projectopdracht

4. Afsluitingo resterende vragen/opmerkingeno evaluatie/verbetersuggesties

3

<bestandsnaam>


Inventarisatie leerpunten

4

<bestandsnaam>


Inleiding: problemen bij projecten

Niet nakomen van afspraken met klanten:• onduidelijke afspraken/opdrachten • geen afstemming over te leveren kwaliteit• qua planning & voortgang:

o onjuiste schattingen bij het begroten o onvoldoende rek in de planningo onvoldoende inzicht in de status o moeite met bepalen optimale doorlooptijdo overschrijding van de doorlooptijd o geen leegloop kunnen plannen

• onvoldoende beschikbaarheid resources • onjuist verwerken van change-requests• te hoge tijdsdruk• verschillende benadering project/lijnmanagement

5

<bestandsnaam>


Kern projectmatig werken

• via herkenbare & herhaalbare stappen• zorgen dat alle benodigde activiteiten worden verricht, • zodanig dat met de klant (en acceptanten)

afgesproken resultaten en kwaliteit worden geleverd, • waarbij de uitvoering blijft binnen (de met het CMT)

overeengekomen budget en doorlooptijd• met toereikend risicobeheer• en dit alles op basis van commitment van alle

betrokkenen

Kortom: maken en nakomen van

afspraken, afspraken, afspraken!!!

6

<bestandsnaam>


Doel workshop

• achtergrond schetsen voor de gepresenteerde OBV-invulling van projectmanagement

• duidelijk maken welke stappen noodzakelijk zijn voor het goed inrichten van een project en waarom

• duidelijk maken wanneer, waarom en hoe een projectleider kan bijdragen aan de voorbereiding van projecten in het offerte/contract-stadium

7

<bestandsnaam>


Wat is een project?

• Alles met een PIT-nummer?• Alle activiteiten van klantvraag tot en met

oplevering en nazorg bij de klant?• 1 PBM-fase?• ……. Contract

Project-opdracht

Uitbeste-dings-

opdracht

Project

8

<bestandsnaam>


Context project: wat eraan vooraf gaat

MTP

IPL

Exploitatie

PgM

UbMPjM

CtM

Accountmanagem

ent

KlantBIP

MTP

Controlinfo

Projectopdracht

Uitbestopdracht

Programma-definitie

Plateauplanning &projectdefinitie

Controlinfo Project-definitie

Opstellen offerte/ contract

Control-info

Control-info

PvA

Controlinfo

PvA Uitbest.Project-inrich-ting

Pro-ject-voor-berei-ding

9

<bestandsnaam>


Rollen in/rond een project

Projectteam/-medewerkers

Projectleider

Contractmanager

ProgrammamanagerT

eam

coor

dina

tor

2-de echelon

Contracteigenaar

PvA RapportageOpdracht Decharge

Klant internQ

-bor

ger

Klant extern

Eindgebruiker

10

<bestandsnaam>


Werken in Projecten

1. Voorbereiden2. Inrichten

3. Uitvoeren4. Besturen

5. Afronden

bijstellen

voortgang

sturing

Plan van aanpak

11

<bestandsnaam>


Afbakening workshop

1. Voorbereiden2. Inrichten

3. Uitvoeren4. Besturen

5. Afronden

bijstellen

voortgang

sturing

Plan van aanpak

12

<bestandsnaam>


Basiskennis: Handboek Projectmanagement

Inleiding

Procesbeschrijving

Werkinstructies (per

onderdeel procesmodel):

•(eind)resultaat

•input

•handelingen

•hulpmiddelen

Productbeschrijvingen (idem)•definitie•doel•inhoud•naamgeving•lay-out en mediumvoorschriften

Policy statements (voor PTO, RM en SQA)

13

<bestandsnaam>


Overzicht activiteiten

1. Plan inrichtenproject

2. AccepterenProject-opdracht

3. Opstellen project-

begroting

4. Opstellen(baseline)planning

5. Opstellen kwaliteits-hoofdstuk

6. BijwerkenRFS’s

7. Regelenpersoneleresources

8. Regelen(materiele)

hulpmiddelen

9. Inrichten project-dossier

10. Vaststellenorganisatie/

infoverstrekking

12. SamenstellenPlan vanAanpak

11. Vaststellenin/externe

communicatie

Retour opdrachtgever/contractmanager

nee

IN

UIT

Planvan

Aanpak

Project-opdracht

2. Inrichten

14

<bestandsnaam>


Plannen “Inrichten Project” [1]

• Waarom: o duidelijk maken dat “Inrichten Project” tijd kosto afspreken opleverdatum PvA

• Hoe:o lijst met activiteiten plus globale planning

• Aandachtspunten:o afstemmen met CtMr o vastleggen aannames/(basis)gegevens

Les 1: voordat je aan een reeks activiteiten begint, maak je altijd eerst een PLAN(dus plan je ook het “Inrichten van een Project”)

15

<bestandsnaam>


Accepteren Projectopdracht [2]

• Waarom: o om jezelf, je team èn de CtMr/CtE te behoeden voor

problemen of een mislukking• Hoe:

o beoordelen opdracht en (aanvullende) eisen• Aandachtspunten:

o eisen meetbaar, eenduidig, consistent, compleet, correct, realiseerbaar binnen de randvoorwaarden?

o Teruggeven opdracht mag èn moet (ook later nog)!

Ik zeg niet zomaar ja tegen een project, maar kijk eerst of alle condities aanwezig zijn

om succesvol het afgesproken resultaat te kunnen neerzetten

16

<bestandsnaam>


Begroten en Plannen [3,4]

Da’s PMWDa’s veel te moeilijk

Dat hoeft voor mij niet

Ik wil wel gewoon weten:•wat er moet gebeuren

•wanneer dat moet beginnen•wie dat moet doen

•hoeveel dat mag kosten•wanneer dat klaar moet zijn.

Oh, is dat nouplannen en begroten?

17

<bestandsnaam>


Begroten en plannen [3,4]

Opdracht

Begroting

Planning

Normen

Evaluatie

Stand opname

Begroten

Plannen

Bijstellen normen

Evalueren

Gebruiknormen

Uitvoerenactiviteiten

StandOpnemen

Bijstellenplanning

Tijdverant-woording

18

<bestandsnaam>


Begroten [3]

Ik wil eerst weten:• wat moet ik allemaal gaan opleveren •welke activiteiten zijn daarvoor nodig

•welke capaciteit is daarvoor nodig

En daarbij luister iknaar ervaringen van anderen:

•collega-projectleiders•kostenbeheerders

•projectmedewerkers•offerte-opsteller•contractmanager

WBS

19

<bestandsnaam>


FPA Begr.

Begrotingsstappen [3]

Voorwaarden/aannamen

Definitieve begroting

Risico-opslag

Begrotings-verhoudingen

Act. Begr.

Ingangs-documenten

[ Afstemmen]

begroting

ProjectleiderKostenbeheerder

Contractmanager

20

<bestandsnaam>


Opstellen planning [4]

Plan

Nu ken ik mijn activiteiten, resourcesen de gewenste doorlooptijd:

hoogste tijd voor een PLAN(ning)

PMW

….en dat doen we bij voorkeur met PMW,

dat biedt mij nu èn straksvoordelen!

Welke dan?

21

<bestandsnaam>


Oefening: Voor/Nadelen PMW [4]

•Wat zijn de praktische bezwaren tegen PMW in jullie projecten?

•Wat zijn de voordelen:o bij het inrichten van het project?o bij het besturen van het project?

22

<bestandsnaam>


Plannen [4]:Relaties tussen activiteiten (CPM)

Pas de PMW-template aan,zodat je project zichtbaar wordt,

en leg afhankelijkheden vast

23

<bestandsnaam>


Plannen [4]: Uitzetten in de tijd

Pas op met Autoschedule, als je PMW niet goed beheerst

24

<bestandsnaam>


Plannen [4]:Views in PMW

Begroten

Plannen

Standopname

Tracking/Rapportage

25

<bestandsnaam>


Opstellen Hoofdstuk 4:Kwaliteit [5]

Voordat ik straks het projectresultaat kan goedkeuren, gaan we eerst de ‘Q’ plannen:

•de eisen beoordelen en vastleggen •vastleggen of en hoe we gaan toetsen•vastleggen wat en hoe we gaan testen

•nadenken of we nog extra Q-maatregelen willen toepassen

Handboek

Kwaliteit

in

Projecten

HB

QIP

4. Kwaliteit4.1 Beoordeling opdracht4.2 Toetsen4.3 Testen4.4 Overige

PvA

26

<bestandsnaam>


“Toetsparagraaf” [5]

• Waarom:o om zo vroeg mogelijk “fouten” te vinden in

de (tussen)producten• Hoe:

o invullen tabel (zie oefening)• Aandachtspunten:

o rol Q-coördinatoro onderscheid in toetsmaatregelen (wat

wanneer toepassen; in welke mate)o benodigde hoeveelheid tijd

Hier geef ik aan:•voor welk product

•welke toetsmaatregel• op welk moment

• en wie daarbij is betrokken

27

<bestandsnaam>


Oefening: Toetsmaatregelen [5]

• Welke toetsmaatregelen zijn er?

• Geef bij elke toetsmaatregel aan wie er betrokken zijn en wie verantwoordelijk is.

• Geef aan hoe de toetsmaatregelen zich verhouden tot de (klanten acceptant-) requirements

28

<bestandsnaam>


Oefening: Toetsmaatregelen [5]

Product / dienst /communicatie

Status /moment

Toetsmaatregel Deelnemers Verantwoordelijkpersoon

• In te vullen tabel in hfst. 4.2:

29

<bestandsnaam>


Testparagraaf [5]

• Waarom:o om te voorkomen dat testen

een sluitpost wordt, moet dit tijdig worden gepland en goed voorbereid

o bovendien moet je vroeg beginnen met testen, zodat je al vroeg fouten vindt en kunt herstellen

Is dit nou Testvisie?

Ook voor het testen moet ik een paragraaf invullen in het PvA:

•welke activiteiten voor testen (voorbereiden èn uitvoeren)

•wie doet het•wie is verantwoordelijk•wanneer gebeurt wat

30

<bestandsnaam>


Testparagraaf: Hoe? [5]

• Hoe:o hangt af van fase/scope van projecto sta je aan begin: vooral plannen hoe, wanneer, wie

de volgende producten oplevert:• testaanpak• mastertestplan

o zijn die er al, dan uit Mastertestplan afleiden wanneer welke concrete testactiviteiten moeten worden voorbereid en uitgevoerd

• Aandachtspunten:o testen is circa 50% van projectbudget!o plan testen tijdig; bijstellen kan altijd nog!o gebruik Handboek Kwaliteit in Projecteno gebruik ECT voor ondersteuning/kengetallen e.d.

31

<bestandsnaam>


Overige Q-maatregelen [5]

• Aandachtspunten:o afspraken met Q-borger:

• rapportages• informatieuitwisseling• monitoring• audits• assessments

o vastleggen verantwoordelijkheden/ rolafbakening

Nog meer Q?Overdrijven ze niet een beetje?

32

<bestandsnaam>


Bijwerken Risico Fact Sheets [6]

• Aandachtspunten:o bouw voort op de eerder gemaakte risico analyseso kijk niet alleen naar procesrisico’s, maar ook naar

productrisico’so signaleren van een risico betekent niet dat dit ook

werkelijkheid wordt; het betekent alleen dat je alert bent op mogelijke verstorende of belemmerende factoren en vooraf nadenkt over wat je daar aan kunt doen

o risico’s analyseren & managen doe je gedurende het hele project

Risico’s?Die zijn er nietin mijn project!

Wie is hiernou ‘t risico?

33

<bestandsnaam>


voorbeeld RFS [6]

Risico 2Beschrijving Deadlines worden niet gehaald door hoeveelheid werk in de beschikbare tijdTijdstip DoorlopendSchade bij optreden Uitloop in tijd, geld.Kans van optreden Groot

Preventieve maatregelenNr Door wie Beschrijving Kosten Actie

uiterlijk1 Team Zelfdiscipline, nakomen afspraken, korte

communicatielijnen en lol in het werk houden.Nihil Doorlopend

2 Team Werkdocumenten op de gemeenschappelijke directoryhouden en n iet in privé directories.

Nihil Doorlopend

3 Team Kwaliteitsbeheersingsmaatregelen nauwgezet plannenen uitvoeren.

Onderdeelplan

Doorlopend

Correctieve maatregelenNr Door wie Beschrijving Kosten Actie

uiterlijk1 Projectleider Herplannen (uitloop). Meer resources is geen optie ivm

complexiteit en sterke afhankelijkheid tussen de op televeren producten.

Nnb Nnb

34

<bestandsnaam>


Regelen personele resources [7]

• Aandachtspunten:o nu zet je de papieren capaciteit om in èchte

mensen met specifieke mogelijkheden, wensen, eigenschappen en beperkingen: pas je begroting en planning daarop aan

o houd een intakeo durf ook nee te zeggen tegen menseno claim extra middelen of doorlooptijd als minder

geschikte mensen instromeno besteed aandacht aan:

• opleiding• training• coaching

o en de doorbelasting daarvan!

Het blijven de mensen

die het doen

35

<bestandsnaam>


Relatie met HAP [7]

HAP

Toewijzingskills

Reserveringskills

Voorlopigereservering skills

Budget-afspraak FTE

Programma-beschrijving

Aanvraag

Offerte Contract

Advies aanvraag

Advies

Advies

Informatieplanning

Programmamanagement

UbMPjM

Contractmanagement

Advies Aanvraag

InzetplanningAllocatie

mdw op naam

36

<bestandsnaam>


Relatie met opleidingen [7]

• PL gaat samen met HAP na of in te zetten medewerkers voldoende kennis in huis hebben

• Zo nee: opleidingsplan/-afspraken maken + risico vastleggen op RFS

• Geldt ook voor externen• Houdt ook rekening met benodigde Upgrade/CMM-

kennis

• Vastleggen in tabel in PvA (Par 6.2):

Opleiding Personen Periode Verzorgd door Uren t.l.v. Betaald door[...] […] [...] […] [...] […][...] […] [...] […] [...] […]

37

<bestandsnaam>


Regelen (materiële) hulpmiddelen [8]

• Aandachtspunten:o ken de procedures!o maak gebruik van checklisteno regel dit ook snel voor latere instromerso …….

Dit is het echte regelwerk: al die kleine vervelende dingen,

waarvoor je eindeloos aanvragen moet indienen,met van die formulieren in 10-voud,

waar je steeds achteraan moet jagen om een reactie te krijgen!

Of gaat dat nu ook verBETERen?

38

<bestandsnaam>


Oefening: Wat valt er allemaal te regelen?

• Maak een checklist van te regelen zaken(3 min)

• Wissel bevindingen uit (3 min)• Tel het aantal gevonden regelzaken

39

<bestandsnaam>


Inrichten Projectdossier [9]

• Aandachtspunten:o projecten leiden = informatie beheerseno = dingen kunnen aantoneno = zaken kunnen terugvindeno = zaken voor elke bevoegde

toegankelijk hebbeno = overzicht creëren, hebben en houden

Nee hoor,ik vind altijd alles terug,

maar ….. even niet vandaag!

40

<bestandsnaam>


Oefening:onderdelen projectdossier [9]

• maak een index voor je eigen projectdossier (3 min)

• wissel ervaringen uit met elkaar (2 min)• welke verschillen hebben jullie onderling?

41

<bestandsnaam>


Vaststellen projectorganisatie en wijze informatieverstrekking [10]

• Wat moet er worden georganiseerd?o o o

• Valt hier ook het regelen van informatiestromen onder? Zo ja, welke?

o o o

• Wat houdt projectgebondenSCM in?

Hè Hè, eindelijk wordt er hier

iets georganiseerd

42

<bestandsnaam>


Organigram [10]

CtM

PjM

Klant AcM PgM IPL

Q-borgingProjectteam

ontwerp-team

bouw-team

test-team inv.-team

project

= proces

= organisatiewijze

43

<bestandsnaam>


Overlegstructuren [10]

• Welke overlegstructuren gebruiken jullie in projecten?

• Welke spel- en gedragsregels hanteren jullie daarbij?

44

<bestandsnaam>



MTP

Informatieplanning

Exploitatie

Programmamanagement

Contractmanagement

Acc

ount

man

agem

ent

KlantCAB(2)

CAB(1)

Realisatie

(Softw

are) Configuration M

anagement

CtMT

Intern CtMTInvoerings

overleg

PB

G

De officiële:

45

<bestandsnaam>



De projectspecifieke:CtM

PjM

Q-borgerProjectteam

ontwerp-team

bouw-team

test-team

inv.-team

project

46

<bestandsnaam>


Interne SCM [11]

• Aandachtspunten:o Invullen rol SCM-coördinatoro gebruik Sjabloon Plan van Aanpak als checklisto registreren Change Requests/problemeno opslag (tussen)producteno hanteer 10 bouwstenen voor SCM!

47

<bestandsnaam>


Vaststellen in/externe communicatie [11]

Ha, alweer een nieuwsbrief!

Communicatieplan• omgevingsanalyse• informatieanalyse:

•wie moet•waarom•wat•wanneer weten•in welke vorm•en frequentie

CtMr

48

<bestandsnaam>


The Final Touch:samenstellen Plan van Aanpak [12]

[2][5]

[7] [4]

[3]

[10]

[11]

[8]

[6] [9]

Planvan

Aanpak

Zijn we nu klaar of begint het nu pas?

49

<bestandsnaam>


Of is er nog iets nodig?

Ja: de review van het PvA!

En wel door:• projectteam• Q-borger• klant(vertegenwoordiger)• overige externe betrokkenen

Conform Par. 4.2 PvA!!!

50

<bestandsnaam>


Voorbereiden Project

CtM

Offerte

[1] [2]

[3]

[4] [5][6]

VoortgangAfronden

Project

51

<bestandsnaam>


Voorbereiden project:Overzicht activiteiten

Plannen Voorbereiden

project

Formuleren project-opdracht

Risico-analyse

Begrotingtbv

offerte

Planning tbv

offerte

Intake requirements

Denk om het juiste

detailniveau

52

<bestandsnaam>


Formuleren Projectopdracht [6]

• Aandachtspunten:o free format documento contract als basiso bevat alle relevante info voor start

projectinrichtingo incl. klant requirements (document)o bijlagen zijn essentieel

Zonder opdrachtgeen project!

Dit is eigenlijk mijn taak als CtMr,maar ik laat me graag bijstaandoor de (beoogd) projectleider,met al zijn kennis en ervaring

53

<bestandsnaam>


Samenvatting

• Doel werken in projecten:AFSPRAKEN NAKOMEN!

• Voorbereiden project:o als ondersteuning CtM-teamo detailniveau aangepast aan behoefte in offerteo bij voorkeur zelfde methodiek voor

begroten/plannen offerte en projecto zonder opdracht geen project!

• Inrichten projecto eerst stapsgewijs/itererend voorbereideno dan pas sjabloon PvA invulleno sjabloon is wel checklist bij inrichting

54

<bestandsnaam>


Afsluiting

•Toets op leerpunten/doel workshop

•Vragen / opmerkingeno verschillen met de oude werkwijze?

•Suggesties

•Evaluatieformulier

1 Workshop Inrichten Projecten Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten.

Documents

Transcript of 1 Workshop Inrichten Projecten Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten.