Win Tijd Op Jouw Manier digitaal

11 Inleiding

17 Wat houdt de EFFECT-methode precies in?

19 Een aantal stellingen

25 Op zoek naar de Essentie

27 1 Formuleren van doelen

31 2 Omzetten van doelen in doelstellingen

34 3 Zelf prioriteiten stellen

38 Toolbox Essentie

51 A$akenen van je Functies

52 1 Wie ben je op je werk?

57 2 Wie ben je thuis?

59 3 Wie ben je in het verenigingsleven?

60 4 Een haalbare combinatie:

de balans tussen werk en privéleven

66 Toolbox Functie

8

77 Focussen op je doelstellingen

78 1 Minimaliseren van storingen

81 2 Nee durven zeggen

83 3 Systematisch schrappen,

uitbesteden of delegeren

90 4 Datadieet

92 Toolbox Focus

103 Efficiënt uitvoeren van taken

105 1 De 80/20-regel

107 2 Elke dag plannen

111 3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem:

de GTD-methode

118 Toolbox Efficiëntie

129 Creativiteit

131 1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand

132 2 Inspelen op verandering van doelen,

rollen en omgeving

135 3 Het gebruik van creatieve technieken

en internettoepassingen

144 Toolbox Creativiteit

152 Epiloog

155 Dankwoord

159 Noten

163 Literatuur

165 Over de auteur

10 op zoek naar de essentie

11

Inleiding

Wat is tijd? Vraag dit aan een zesjarige en je krijgt de meest bizarre antwoor-

den. Vraag het aan een zestigjarige en je krijgt opnieuw de meest bizarre

antwoorden. Het is dan ook een moeilijke vraag, al was het maar omdat ze

zo zelden gesteld wordt.

Volgens Isaac Newton, grondlegger van de klassieke mechanica, vormen

tijd en ruimte samen de ‘container’ waarin gebeurtenissen plaatsvinden.

Om een beweging te maken, moet er een reeks gebeurtenissen plaatsvin-

den en dat kan alleen in een tijdskader. Filosoof Immanuel Kant beschrijft in

zijn Kritik der reinen Vernunft tijd als een innerlijke voorstelling die de mens

eigen is en waarop zijn ervaringen met de buitenwereld berusten.

Voor de gemiddelde ondernemer is het duidelijker: tijd is geld. De aandacht

voor tijd in een werkomgeving is zowel bij het management als bij de werk-

nemers de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. De ontwikkeling in het

dagelijkse werk en de verhoogde tijdsdruk hebben timemanagement op de

agenda van de bedrijfswereld gezet. In de jaren vijftig van de vorige eeuw

werd de term timemanagement gelanceerd als een doeltreffende methode

om tegemoet te komen aan de steeds toenemende werkdruk. De tijd dat

tijdsbeheer zich tot het kantoor beperkte, is echter al lang voorbij. Door

een evoluerende maatschappij, waarbij tegenwoordig beide ouders werken,

is ook in het gezinsleven de tijdsdruk aanzienlijk gestegen.

De grote interesse voor timemanagement en persoonlijke efficiëntie staat

in schril contrast met het wetenschappelijke onderzoek dat er tot nog toe

werd verricht naar de effecten ervan. De oorzaak ligt onder andere in het

feit dat er verschillende definities voor timemanagement zijn. Green en

Skinner publiceerden in 2005 een artikel, waarin het effect van timema-

nagementtrainingen onder 233 medewerkers van verschillende organisaties

werd onderzocht. Om zo volledig mogelijk te zijn, werd de opleiding samen-

gesteld uit verschillende bestaande trainingen. Uit de resultaten bleek dat

de vaardigheden op het vlak van prioriteiten stellen, assertiviteit en het

12 inleiding

beheersen van persoonlijke stress, significant waren toegenomen. De per-

soonlijke effectiviteit nam zelfs toe met een gemiddelde van 20 procent. Op

een werkdag betekent dit al gauw een tijdwinst van meer dan anderhalf uur.

De relatie tussen timemanagementtechnieken en persoonlijke effectiviteit

wordt door die studie duidelijk aangetoond. Het is dan ook logisch dat be-

drijven bereid zijn financiële inspanningen te leveren om timemanagement

actief in hun organisatie te implementeren.2

Hoe kan tijdsbeheer helpen om productiever te worden? Eenvoudigweg

door keuzes te maken. Dit klinkt op zich niet moeilijk, maar de toegenomen

werkdruk, de overvloed aan informatie en de diversiteit aan mogelijkheden

bemoeilijken dit keuzeproces aanzienlijk.

De klassieke timemanagementprincipes, zoals plannen en prioriteiten stel-

len, gaan vaak uit van een algemene visie, waarbij tijdsbeheersing en doel-

treffendheid centraal staan. Veel van die klassieke gedachten zijn initieel

aQomstig uit een heel andere periode, namelijk uit het industriële tijdperk.

Door het toepassen ervan kun je inderdaad heel wat tijd winnen, maar die

benadering houdt weinig rekening met persoonlijke kenmerken en voorkeu-

ren. Een meer gerichte aanpak met voldoende aandacht voor persoonlijk-

heid en specifieke situaties is dus nodig.

Het opleggen van bepaalde technieken werkt dus niet meer. Vandaag de

dag volstaat het niet dat iemand vooraan een one-man-timemanagement-

show opvoert. Vandaar dat ik ook minder geloof in een klassikale training

van timemanagementtechnieken waarbij geen aandacht wordt besteed aan

opvolging. De cursisten verlaten dan in het beste geval de zaal met een aan-

tal goede voornemens, maar zonder een degelijke begeleiding zullen die

voornemens verdwijnen als sneeuw voor de zon. Meer dan de helft van de

mensen die ik begeleid, hebben in het verleden als eens een cursus tijds-

beheer of persoonlijke efficiëntie gevolgd. Jammer genoeg zonder blijvend

resultaat. Het is eerder wenselijk uit te gaan van de persoonlijke situatie om

uiteindelijk tot een gedragsverandering te komen. Met andere woorden: jij

staat centraal. Toch mag het nut van groepstrainingen niet onderschat wor-

den. Timemanagement in teamverband kan de groepsprestaties significant

verbeteren, opnieuw met voldoende aandacht voor de functie van het indi-

vidu in het team.

13

Bovendien leven we vandaag in het informatietijdperk. Concreet betekent

dit dat we de traditionele – maar waardevolle – timemanagementtechnie-

ken kunnen aanvullen met een aantal modernere toepassingen. Zo bespreek

ik beknopt onder meer de revolutionaire ‘Getting Things Done’-methode van

David Allen, een heus datadieet en de meest interessante webapplicaties

op het vlak van tijdsbeheer.

Het loont beslist de moeite na te gaan hoe anderen met hun tijd omgaan.

Wat kunnen we bijvoorbeeld leren van succesvolle mensen? Hoe zou de Eu-

ropese president zijn tijd indelen? Hoe ziet iemands agenda eruit als hij aan

het hoofd van een multinational staat? In dit boek vind je de visie van tien

boeiende mensen die elk aan de top staan in hun domein. Ik heb het geluk

gehad uren met de volgende personen te kunnen praten over tijdsbeleving

en hoe belangrijk het is om aan tijdsbeheer te doen:

Herman Van Rompuy, voorzitter van de Europese Raad

Christian Van Thillo, CEO van De Persgroep

Inge Vervotte, Minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven

Willem Middelkoop, publicist, ondernemer en voormalig beurscommenta-

tor op RTL Z

Jacques Rogge, voorzitter van het IOC

Geert Noels, Chief Economist Econopolis

Goedele Liekens, tv-presentatrice en seksuologe

Hans Bourlon, medeoprichter Studio 100

Christine Van Broeckhoven, wereldbefaamd moleculair biologe

Joop van den Ende, mediamagnaat

De rode draad door hun verhalen was gemakkelijk te vinden: timemanage-

ment is noodzakelijk om in je werk te overleven. Sommigen hadden een

degelijke opleiding tijdsbeheer gehad, bij anderen was er sprake van een

natuurlijk talent. Hun persoonlijke visie over tijdsbeheer zit verweven in dit

boek. Het is ongetwijfeld een inspiratiebron voor ons allen.

Als je dat wilt, kun je dit boek in enkele uren doornemen. De verschillende

technieken en tips bespreek ik kort en bondig, dus zul je niet snel het gevoel

14 inleiding

hebben dat je veel tijd verliest door het lezen van dit boek. Toch raad ik je

aan voldoende tijd te besteden aan de oefeningen in de verschillende tool-

boxen. Het gaat tenslotte om jouw specifieke situatie en alleen jij kunt die

in kaart brengen. Beschouw dit boek dan ook als een echt doe-boek. Je zult

snel merken dat bepaalde oefeningen en vragen geen kinderspel zijn. En

toch zul je daaruit de meest tijdswinst putten.

Tips om efficiënter te e-mailen, de volledige interviews en de werkbladen in

pdf-formaat vind je op http://www.WinTijd.com.

Ik wens je veel succes en vooral meer kwaliteitstijd, wat dat in jouw geval

ook mag betekenen.

Tim Christiaens

http://www.TimeManagementCompany.com

[email protected]

@TimChristiaens

17

Wat houdt de EFFECT-methode precies in?

Op zoek gaan naar de EssentieEssentie

Wat zijn je persoonlijke doelen? Wat is voor jou essentieel? Zonder doelstel-

lingen loop je namelijk verloren in het bos van mogelijkheden. Waar wil je

naartoe?

A$akenen van je FunctiesFuncties

Wat is jouw rol in de maatschappij? Geef je leiding in je job? Heb je kinde-

ren? Ben je actief in het verenigingsleven?

FocussenFocussen op je doelstellingen

Concentreer je op je doelstellingen en elimineer de rest. Als je keuzes vast-

staan, is het de kunst om je daarop te focussen en zelf te bepalen wat je met

je tijd doet.

EfficiëntEfficiënt uitvoeren van taken

Doe het op een slimme manier. Het kan altijd efficiënter. Houd dus je eigen

werkwijze geregeld tegen het licht.

CreativiteitCreativiteit

Leer inspelen op onverwachte gebeurtenissen. Draai de zaken eens om.

Jouw omgeving evolueert razendsnel, dus creativiteit is op bepaalde mo-

menten noodzakelijk.

ToolboxToolbox

Ten slotte vul je alles aan met je eigen toolbox. Als je de theorie kunt omzet-

ten in praktijk, ga je pas echt tijd winnen. Het is echter niet de bedoeling om

alles wat in dit boek staat, slaafs na te volgen. Iedereen kan voor zichzelf

bepalen wat nuttig is en wat niet. Lang hebben we gedacht dat bepaalde

E

F

F

E

C

T

18 effect-methode

managementtheorieën op iedereen toepasbaar zouden zijn, maar die tijd is

voorbij. Het beste advies kan dan ook alleen maar zijn: neem dit boek ten

minste één keer aandachtig door en pluk de vruchten door de verschillende

toolboxen aan te wenden. Het EFFECT zal meteen merkbaar zijn.

19

Een aantal stellingen

De toegevoegde waarde van ‘scores op timemanagement’ is niet altijd even

relevant, laat staan bruikbaar. Toch kan het nuttig zijn om na te gaan in

welke mate de onderstaande opvattingen op jou toepasbaar zijn. Duid aan

welke stellingen bij jou passen.

Als ik te veel werk heb, probeer ik taken uit te

besteden of te delegeren.

Ik werk mijn taken altijd af, ook als ze saai zijn.

Ik spring regelmatig van de ene onafgewerkte taak

naar de andere.

Wanneer ik veel te doen heb, rangschik ik mijn taken

volgens prioriteit.

Grotere projecten verdeel ik onder in kleinere

stappen.

Ik blijf altijd bij mijn manier van werken, ook al neemt

mijn methode veel tijd in beslag.

20 een aantal stellingen

Wanneer ik in een bepaalde situatie moet wachten,

gebruik ik die tijd om iets productiefs te doen.

Ik bundel zoveel mogelijk mijn taken, zoals mailen,

telefoneren enzovoort.

Ik heb er geen probleem mee anderen te zeggen dat

ik geen tijd heb als ze me vragen iets te doen.

Als ik me concentreer op een belangrijke opdracht

en iemand belt me, dan zeg ik dat ik nu geen tijd heb.

Als mijn collega’s luid praten of lachen wanneer ik

druk aan het werk ben, vraag ik hen het wat rustiger

aan te doen.

Indien mogelijk plan ik de belangrijkste taken op het

moment van de dag dat ik het meest fit ben.

Ik laat collega’s geregeld weten dat ik een drukke

dag heb en niet gestoord wil worden.

Tussen taken die veel concentratie vragen, tracht ik

eenvoudige opdrachten te doen.

21

Ik stel voor mezelf deadlines.

Wanneer ik documenten moet zoeken, weet ik

precies waar ik moet kijken.

Ik maak een planning voor de taken die ik moet

uitvoeren.

Ik kan gemakkelijk inschatten hoeveel tijd ik nodig

heb om een specifieke taak af te werken.

Ik gebruik een dagplanner (elektronisch of op papier)

om overzicht te houden.

De dingen die ik vaak nodig heb, liggen altijd op

dezelfde plaats.

Ik maak elke dag een todolijst.

Wanneer ik een todolijst maak, is die op het einde

van de dag altijd afgewerkt.

Ik ben iemand die de dingen op het laatste

moment doet.

22 een aantal stellingen

Ik ben iemand die altijd op tijd aanwezig is.

Als ik werk, kan ik me gemakkelijk afsluiten voor de

rest van de wereld.

Als ik vaak afgeleid wordt, neem ik een korte pauze

om me daarna beter te concentreren.

Ik haal altijd mijn deadline.

Mijn werkomgeving is netjes en opgeruimd.

Ik controleer meer dan drie keer per dag mijn

mailbox.

Ik licht meer dan drie keer per dag mijn brievenbus.

Na het doornemen van dit boek, kun je de stellingen nog eens doornemen.

Je zult dan merken dat je de lijst met heel andere ogen bekijkt.

Op zoek naarde Essentie

1 Formuleren van doelen

2 Omzetten van doelen in doelstellingen

3 Zelf prioriteiten stellen


Jacques Rogge ’

Ik houd mij alleen

maar bezig met het essentiële. Zo

krijg ik gemiddeld per week tien tot

vijftien uitnodigingen om te gaan

spreken, wat ik uiteraard niet kan

doen. Ik krijg bovendien heel wat

aanvragen om een land te gaan

bezoeken wegens een verjaardag

van het Olympisch Comité.

Ik heb daarin mijn prioriteiten.

Ik kan geen tweehonderd landen

gaan bezoeken. Helaas beginnen

de meeste van mijn brieven met

‘Excuses, maar ik kan niet’.

Herman Van Rompuy ’

Naarmate

je ouder wordt – ik ben nu 62 jaar –

weet je statistisch dat je nog twintig

jaar te leven hebt. Hoe ga je die tijd

nuttig besteden? Het leven is namelijk

te kort…

op

zo

ek

na

ar

de

o

p z

oe

k n

aa

r d

e e

ss

en

tie

es

se

nt

ie

E

11

27

1 Formuleren van doelen

Wat jij wilt bereiken is… het belangrijkste. Het spreekt voor zich dat we het

ons niet kunnen permitteren om geen rekening te houden met bepaalde

externe factoren. Wellicht heb ook jij een opdrachtgever aan wie je verant-

woording moet afleggen of hebben je kinderen regelmatig nieuwe kleding

nodig. Het is dus de kunst om de realisatie van je persoonlijke doelen te

combineren met de realiteit van elke dag.

De vraag is of mensen wel weten wat ze willen bereiken. Uit een gemeen-

schappelijk onderzoek van Harvard en Stanford, twee prestigieuze Ameri-

kaanse universiteiten, bleek dat slechts 15 procent van de studenten doelen

heeft. Slechts 3 procent zet die doelen op papier. Toen de onderzoekers

twintig jaar later met die studenten contact opnamen, bleek dat die 15 pro-

cent het financieel gemiddeld twee keer zo goed deden als de overige 85

procent. De 3 procent die zich de moeite had getroost de doelen op papier

te zetten, deed het zelfs tien keer zo goed.3

Die studie toont aan dat het stellen van doelen bijzonder nuttig kan zijn.

Het spreekt voor zich dat professionele doelen enerzijds en privédoelen an-

derzijds van een heel andere orde zijn. Mocht je als bedrijfsleider er bij-

voorbeeld van dromen om binnen de twee jaar nog enkele bedrijven over te

nemen, dan is dit een legitiem doel. Indien echter een wereldreis je in vuur

en vlam kan zetten, dan moet je heel andere acties ondernemen. De twee

combineren is natuurlijk moeilijker en dat toont meteen aan dat beide cate-

gorieën doelen niet los van elkaar kunnen staan.

Een van mijn eerste bazen was een Nederlander. Wanneer iemand van de

Belgische afdeling naar het hoofdkantoor in Nederland ging, hadden de Bel-

gen twee prachtige omgebouwde hooischuren ter beschikking. Het was een

keurige verblijfplaats, op een steenworp van Haarlem, met een grote tuin,

waar je zelfs af en toe vossen en herten zag. Op een avond bij het haardvuur

vroeg mijn toenmalige baas me wat mijn doelen in het leven waren. Op dat


moment kwam ik niet verder dan wat algemeenheden, waarop hij scherp

aangaf: als je geen doelen hebt, kun je niet bewust leven. Het was even slik-

ken, maar ik moet het toegeven… hij had gelijk.

Waarom zou je je doelen op papier zetten? Door je doelen op te schrijven,

krijg je een goed beeld van je ambities en zie je duidelijker hoe je ze kunt be-

reiken. De meeste mensen hebben daar echter een hekel aan. Toch is het de

moeite waard om het een keer te proberen.

Om te weten wat je doelen zijn, is het opmaken van een zelfportret nood-

zakelijk. Wat wil jij? Moet je de halve wereld gezien hebben? Moeten we al-

lemaal een eigen zaak opstarten? Natuurlijk niet. Het gaat om jou, dus stel

jezelf de volgende vragen:

Wat wil je bezitten? Ben je materialistisch ingesteld of juist niet? Is een eigen

huis belangrijk of is een eigen Harley al jaren een droom?

Wat wil je zijn? Een zakenvrouw op topniveau of gewaardeerd vrijwilliger bij

het Rode Kruis? Beide zijn even waardevol.

Wat zijn je passies? Word je warm van het kweken van bijen of is voor jou het

bestuderen van glasramen het grootste genot?

Willem Middelkoop ’

Doelen zijn heel belangrijk. Ik ben begonnen met

mezelf bepaalde jaardoelen te stellen. Ik heb een lijstje opgemaakt met wat ik

allemaal zou willen bereiken. Het is heel prettig om eens te gaan zitten en na te

denken wat ik de komende vijf jaar ga doen. Het is heel leuk om dat nog eens

na een aantal jaren terug te vinden, want je documenteert er eigenlijk je hele

leven mee. Men vergeet namelijk vaak wat je vroeger als dromen of doelen had.

Ik stel mijn prioriteiten op basis van wat mij interesseert. Ik heb op een bepaald

moment besloten mijn tijd te besteden aan dingen die ik echt belangrijk vind. Als

ik bijvoorbeeld een boek ga schrijven, kan ik maar beter hoog inzetten en kun je

maar beter een boek schrijven over dingen die mij echt interesseren.

29

Na mijn studies ben ik een tijdje gaan reizen. Nochtans verwachtte men na

het behalen van mijn diploma aan de Vlerick Management School dat ik

eindelijk eens wat zou gaan presteren in het echte leven. Zo dacht ik er ook

over, al lag mijn visie niet meteen in lijn met die van mijn collega-studenten.

Ik nam een wit blad en schreef op dat ik ten minste zeven maanden wilde

gaan reizen in Azië en Zuid-Amerika. Jammer genoeg had ik niet het geld

om dit te realiseren, dus moest ik noodgedwongen een aantal baantjes

aannemen voor ik überhaupt kon vertrekken. Op dat ogenblik had ik geen

relatie, geen kinderen en geen hypotheek, dus het project was haalbaar. Ik

had mezelf een jaar gegeven om dit te realiseren en het was tot dan toe de

mooiste tijd van mijn leven.’

Christian Van Thillo ’

Ik heb timemanagement

altijd al belangrijk gevonden. Je moet jezelf de

discipline opleggen je te beperken tot de dingen

die er echt toe doen. Doelen zijn heel belangrijk.

Bedrijfsdoelen stel je altijd samen met andere mensen

op. Je kunt verschillende soorten plannen maken, je

kunt bijvoorbeeld een plan maken door cijfertjes in een

spreadsheet in te vullen en je kunt er ook een maken door

ernstig na te denken over wat je de komende jaren wilt

bereiken met je bedrijf. Je moet op dat moment goed

beseffen wat dat betekent voor je medewerkers, maar

ook wat dat betekent voor jezelf. We gaan daar nogal

gedisciplineerd mee om. Onze mensen werken bij ons in

een kader waarvan ze de doelstellingen kennen. Dat is

voor mij ook zo. Doelen zijn dus essentieel.


Begin 2010 verscheen er een interessant artikel in de Belgische krant Het

Nieuwsblad. Blijkbaar zijn Vlaamse jongeren bijzonder conservatief wat hun

doelen betreft:4

Meisjes, jongens, hoog- of laaggeschoolden: ze schetsen min of meer het-

zelfde ideale toekomstbeeld. Dit blijkt uit een grootschalige enquête van

het Jeugdonderzoeksplatform (JOP), een samenwerkingsverband tussen de

Universiteit Gent, de Vrije Universiteit Brussel en de KU Leuven:

Eerste keer seks op 17 jaar

Rijbewijs op 18 jaar

Eerste werkervaring op 22 jaar

Samenwonen met een partner op 24 jaar

Aankoop van een eerste woning op 25 jaar

Eerste kind & trouwen op 26 jaar

Toppunt van de carrière op 34 jaar

Met pensioen op 60 jaar

Vermits het om een projectie gaat, is het niet de reële leeftijd waarop jon-

geren die stappen zullen zetten, maar het is duidelijk dat Vlaamse jongeren

met ongeveer dezelfde levensloop in hun hoofd rondlopen. De gewenste

pensioenleeftijd is 60 jaar. Dat is twee jaar later dan de ideale pensioenleef-

tijd die jongeren in een vorig onderzoek, uit 2005, naar voren schoven. De

berichten in de media dat de huidige pensioenleeftijd niet meer houdbaar

is, blijken dus een duidelijke impact te hebben.

Dit onderzoek druist in tegen het algemene beeld dat iedereen erg bewust

zijn eigen keuzes maakt. Jongeren die een alternatief leven willen gaan lei-

den, in het buitenland willen gaan wonen of met de rugzak de wereld willen

rondtrekken, zijn eerder uitzondering dan regel.

Wel blijkt dat jongeren een duidelijk plan hebben. Ze hebben niet de in-

tentie om zich te laten leiden door bepaalde omstandigheden. Hun ideale

leven is vooraf duidelijk uitgestippeld.’

31

2 Omzetten van doelen in doelstellingen

Het stellen van doelen is een eerste stap. Indien je er echt werk van wilt ma-

ken, is het formuleren van duidelijke doelstellingen van cruciaal belang. Een

bekend hulpmiddel om je doelstellingen te bepalen, is het SMART-principe.

Doelstellingen kunnen de volgende kenmerken hebben:

Specifiek

Wat wil je precies realiseren? Beschrijf dat helder en duidelijk.

voorbeeldvoorbeeld ‘Ik wil wat gaan sporten’ wordt: ‘Ik wil drie keer per week een uur gaan

joggen om voldoende fit te blijven.’

Meetbaar

Geef een duidelijke norm aan om te kunnen meten of het doel werd gehaald.

voorbeeld voorbeeld ‘Ik wil graag veel geld verdienen’ wordt: ‘Ik wil ten minste 120.000 euro

per jaar verdienen.’

Acceptabel en haalbaar

Worden de doelstellingen door iedereen gedragen? Is er een engagement

om er energiek en met voldoening aan deel te nemen?

voorbeeld voorbeeld Vermageren kan geleidelijk aan, kilo na kilo; niemand zal zich aange-

sproken voelen om in drie dagen zes kilo af te vallen.

Realiseerbaar of realistisch

Kunnen de doelstellingen gehaald worden? Leg de lat dus niet te hoog, maar

ook niet te laag. Het moet mogelijk zijn de doelstellingen te kunnen berei-

ken met aanvaardbare inspanningen.

voorbeeldvoorbeeld Het behalen van het artsendiploma binnen één jaar is ondenk baar.

Tijdsgebonden

Vermeld de termijn waarop je het gewenste resultaat wilt bereiken.

voorbeeldvoorbeeld ‘Op het einde van dit jaar wil ik 10.000 euro gespaard hebben.’

S

M

A

R

T


Velen hebben ongetwijfeld al van SMART gehoord, maar in de praktijk blijkt

dat slechts enkelen het ook daadwerkelijk gebruiken om hun doelstellingen

te formuleren.

Vroeger ging ik zelf ook niet al te consequent om met het s m a rt-principe.

Tot ik enkele jaren geleden in Dubai eens voor joker stond in een van de

mooiste kantoorgebouwen van de stad, de bekende Emirates Towers. Op

het laatste moment moest ik voor een collega inspringen om een meeting bij

Ernst & Young bij te wonen over het opstarten van een filiaal in het Midden-

Oosten. Zelf was ik enkele dagen voor heel andere redenen in het emiraat,

maar de vergadering paste nog net in mijn agenda. Het bedrijf waarvoor ik

werkte, wilde er misschien een kantoor openen. In die dagen was Dubai na-

melijk nog steeds ‘the place to be’ om veel geld te verdienen. In grote lijnen

wist ik waarover het ging, maar ik had geen tijd gehad om me grondig voor

te bereiden. Tot mijn verbazing werd ik ontvangen door drie heren in strak-

ke maatpakken met titels die amper op hun naamkaartjes pasten. Ik werd

tot op het bot uitgevraagd over onze plannen en doelen voor de komende


Dat tijd een schaars

goed is, is een heel wijd verspreid gevoel. Mijn

voornaamste methode is het voor ogen houden

van een aantal doelstellingen. Die moet je niet

zien op een te lange termijn, want daar komen

veel onverwachte factoren tussendoor. Als

voorzitter van de Europese Raad heb ik voor

mezelf een taakstelling voor de volgende zes

maanden en daarna moeten we weer kijken naar

wat de rest kan brengen. Voor een korte periode

tracht ik het geheel wel overzichtelijk te maken

en alle pionnen zo uit te zetten dat ik er wel kom.

33

vijf jaar. Het is altijd warm in

Dubai, maar ik kan je verze-

keren dat het op dat moment

nog tien graden warmer aan-

voelde. Toen heb ik gezworen

dat ik nooit meer naar een

vergadering zou gaan voor

ik een goed beeld heb van de

verschillende doelstellingen.

Als er geen duidelijke doelen

zijn, pas ik meteen.’

Het formuleren van doel-

stellingen blijft nog steeds

een van de fundamenten van

tijdsbeheer, maar het SMART-

principe kwam de laatste jaren onder druk te staan vanwege zijn norma-

tieve karakter. De vraag is natuurlijk of elk doel aan de voorwaarden moet

– of zelfs kan – voldoen. Bepaalde doelen zijn vrij conceptueel van aard, bij-

voorbeeld ‘geluk’, en zijn niet altijd even meetbaar. Een extra probleem is

dat veel doelstellingen te laag worden ingeschaald om er toch maar voor te

zorgen dat ze gehaald worden.

Het belangrijkste is natuurlijk dat je af en toe nadenkt over wat je doet en

waar je naartoe wilt. Wat wil je bereiken en hoe ga je dit aanpakken? Pro-

beer alleszins je doelen op papier te zetten en houd ze binnen handbereik.

Gebruik het SMART-principe waar het kan, maar laat je niet ontmoedigen

door zijn dwingende karakter.

Hans Bourlon ’

Een privébedrijf

moet vooral flexibel zijn om te kunnen

inspelen op tendensen. Zeker een

mediabedrijf. Als people manager

ben ik wel iemand die mensen bij de

les houdt als het gaat over strategie,

langetermijndenken en keuzes maken.

Mensen zitten in een bos te kappen om

een weg te maken, maar kijken soms

niet om zich heen. Ze zien niet altijd wat

er is opgebouwd door dat harde werken

en nemen af en toe te weinig afstand.

Ze zijn soms te veel bezig met dat wat

ze dag in dag uit aan het doen zijn.


be

lan

grijk

he

id

urgentie

inplannen

delegeren /

uitbesteden

directuitvoeren

nietuitvoeren

3 Zelf prioriteiten stellen

Kinderen vinden kiezen vaak ontzettend moeilijk. Kiezen is daarom een be-

langrijk onderdeel van het opvoedingsproces en ze zullen er nog vaak mee

geconfronteerd worden. Er zitten nu eenmaal maar 24 uur in een dag, dus

we kunnen niet alles meteen realiseren. Keuzes maken hangt dus samen

met het stellen van prioriteiten. Toch is het niet evident om acties die voort-

vloeien uit de doelstellingen in de juiste volgorde af te werken.

Het Eisenhowerschema is een eenvoudige matrix die het ons gemakkelijk

maakt acties en taken te ordenen. Acties kun je indelen aan de hand van

twee factoren:

Is de actie belangrijk?1

Is de actie urgent?2

figuur 1figuur 1 eisenhowerschema

35

Indien bepaalde zaken essentieel en

urgent zijn, moeten die zo snel mo-

gelijk gerealiseerd worden. Ook als

de taak moeilijk is of veel tijd vraagt,

is het van belang dit zo snel mogelijk

af te werken.

Als een actie niet essentieel en niet

urgent is, kun je ze laten vallen. Be-

steed er geen tijd aan, tenzij je echt

tijd te veel hebt.

De overige twee kwadranten zijn iets

lastiger om mee om te gaan. Niet-

essentiële taken kunnen toch urgent

zijn en omgekeerd. In het eerste ge-

val kun je jezelf afvragen of je be-

paalde zaken niet kunt delegeren. Je

moet niet alles zelf doen. Meer nog: het is in een aantal gevallen beter taken

uit te besteden. Als een zaak niet dringend is, maar wel essentieel, is het

wenselijk om ze in te plannen en later uit te voeren.

Kiezen is dus de boodschap. Welke taken vind je belangrijk en dringend?

Bij het invullen van de kwadranten kun je jezelf een aantal kritische vragen

stellen:

Waarom is deze taak essentieel?

Is ze echt urgent of lijkt het alleen maar zo?

Kun je een bepaalde taak niet anders aanpakken?

Kun je bepaalde taken beter delegeren of uitbesteden?

Kun je bepaalde taken schrappen?

Jacques Rogge ’

Timemanagement betekent

in een minimum van tijd

het maximum eruit halen.

Kwaliteit leveren in grote

kwantiteit met plezier en

genot. Het is een kwestie van

het stellen van prioriteiten.


Hans is een fitte vijftiger en werkzaam bij de transportafdeling van een mul-

tinational. Toen ik hem vroeg waar hij het moeilijk mee had op het vlak van

tijdsbesteding, kreeg ik een antwoord dat ik wel vaker hoor: “Hoe kan ik in

godsnaam prioriteiten stellen als ik geleefd word door anderen? Iedereen

blijft me maar bellen en mailen met dringende problemen die bij voorkeur

gisteren al opgelost moesten zijn.” Volgens Hans is het werken bij een trans-

portafdeling absoluut niet te vergelijken met een job waarbij je regelmatig

de tijd krijgt om eens rustig na te denken. “De verkoopafdeling zit je voort-

durend achter de veren en intussen staan de vrachtwagens te wachten om

geladen te worden.”

Hans had natuurlijk gelijk, maar toch is het mogelijk ook in zulke jobs duide-

lijke doelstellingen en prioriteiten te stellen. Vaak zijn de dringende gevallen

helemaal niet zo dringend. Ook bij Hans bleek dit het geval te zijn. Belang-

rijkheid kon hij – na twintig jaar op dezelfde afdeling – goed taxeren. Maar

berichten die hij inschatte als “belangrijk” én “urgent”, bleken bij navraag

helemaal niet zo dringend te zijn. Zulke opdrachten zouden dus, in tegen-

stelling tot wat Hans dacht, eenvoudigweg kunnen worden ingepland.

Diezelfde dag nog liet hij aan iedereen weten dat hij alleen nog aanvragen

met een duidelijke tijdslimiet behandelde. Andere verzoeken werden vanaf

dat moment zonder uitzondering teruggestuurd.’

Inge Vervotte ’’

Timemanagement betekent het vinden

van een evenwicht in de keuzes die je maakt. Ik wil nooit

méér tijd besteden dan noodzakelijk is. Voor een vergadering

ga je geen uur reserveren als je dat in een half uur kunt

doen. Ik moet veel activiteiten inplannen en daarin bewuste

keuzes maken. Die prioriteiten stel ik zelf en altijd in functie

van politieke afwegingen. Wanneer er iets gebeurt in de

actualiteit, is het soms nodig dat ik beslis om er aandacht

aan te besteden. Want als ik dat niet meteen doe, zou het

kunnen dat de impact op mijn agenda op termijn veel groter

wordt.

37

Hoewel het Eisenhowerschema een bijzonder handige tool is, is het nog

maar de vraag of dergelijke technieken wereldwijd kunnen worden toege-

past. Tot op vandaag zijn er slechts enkele studies uitgevoerd naar inter-

culturele verschillen in timemanagement gedragingen. Wel blijkt uit een

studie van Nonis, Teng en Ford dat het stellen van doelen en prioriteiten

niet in elke cultuur hetzelfde effect heeft. In de Verenigde Staten is het zo

dat werknemers die doelen en prioriteiten stellen, beter presteren dan die-

genen die dit niet doen. In Sri Lanka, daarentegen, bleek dat het stellen van

doelen en prioriteiten op dit vlak niets uitmaakt. De conclusie is dus een-

voudig: niet alle technieken zijn op iedereen toepasbaar.5

In de praktijk blijkt dat veel mensen het lastig hebben met de eerste stap:

het stellen van doelen. Dat zorgt ervoor dat de volgende stappen – het for-

muleren van doelstellingen en het stellen van prioriteiten – ook niet vlot

verlopen. Na wat doorvragen blijkt echter dat de meeste mensen die ik dag-

dagelijks zie, hun doelen vrij helder kunnen formuleren. Met andere woor-

den: iedereen heeft doelen, maar ze blijven te vaak onder de radar.

Goedele Liekens ’

Ik heb wel voort durend todolijstjes, maar

mijn doelen zijn niet concreet genoeg. Ik zit momenteel in een

juridische rompslomp en als dat te ingewikkeld wordt, loop ik

daarvan weg. Dat merk ik bij mezelf en dat vind ik vreselijk irritant.

Voor mij is het redelijk duidelijk waar ik naartoe wil, maar dat is

echter niet één puntje, dat is vaak een vlek. Als we in de buurt

komen, is het misschien al voldoende. Daar zou ik toch veel sterker

in moeten zijn. Ik stel mijn prioriteiten dan ook te gevoelsmatig. Ik

ben een vrouw natuurlijk (lacht). Het is allemaal heel intuïtief. Soms

gaan gevoelsmatigheid en zakelijkheid niet samen. Als ik iets niet

zelf opgelost krijg, ontwijk ik het en laat ik het liggen. Het gekke is

dat ik in mijn leven alleen maar heb meegemaakt dat het zichzelf

altijd wel oplost. Dat versterkt natuurlijk dat uitstelgedrag.

Toolbox ESSENTIEESSENTIE


Nu is het aan jou! Welke doelen heb jij?

Jouw doelstellingen zijn essentieel in je leven. Of je nu vrijwilliger wilt wor-

den of je wilt doorgroeien in je baan, het is cruciaal om je doelstellingen

helder te maken en op papier te zetten.

Neem de tijd om de onderstaande tabellen in te vullen. Houd hierbij reke-

ning met de belangrijkste levenssferen:

gezondheid;

gezin;

sociaal leven;

werk;

cultuur.

Stel je doelstellingen zoveel mogelijk op volgens het SMART-principe.

Indien dit niet lukt, geen paniek, beschouw het niet als absolute noodzaak:

Specifiek | Meetbaar | Aanvaardbaar | Realiseerbaar | Tijdsgebonden

Inge Vervotte ’

Ik ga altijd

voor een realistische, uitvoerbare

politiek. Mijn tijdsbeheer is dus

gericht op het creëren van een

draagvlak, om zaken uit te voeren.

In theorie, maar ook zeker op het

terrein. Wie moet er bijvoorbeeld

aangesproken worden zodat de

weerstanden weg zijn om een

verandering door te voeren? Daar

besteed ik dan ook het meeste tijd

aan.

Christine Van Broeckhoven ’’

Ik ben afdelings direc teur en dus is de

prioriteit voor deze functie het managen

van de afdeling. Mijn belangrijkste prioriteit

ligt bij het onderzoek. Hoeveel procent

van onze tijd we besteden aan onderzoek,

onderwijs of dienstverlening, mogen wij als

academicus kiezen. Bij mij ligt het accent

op dit moment voornamelijk op onderzoek

en dienstverlening. Ik heb doelen voor het

onderzoeksmanagement, het financieel

management, het personeelsmanagement

én voor public relations. Er is voor elk van

deze deeldomeinen een duidelijk beleid.

Mijn doelstelling is altijd geweest om te

excelleren in onderzoek.

39

Welke beroepsmatige doelstellingen wil je het komende jaar bereiken?

1 S →

M →

A →

R →

T →

2 S →

M →

A →

R →

T →

3 S →

M →

A →

R →

T →

4 S →

M →

A →

R →

T →


40

Welke persoonlijke doelstellingen wil je het komende jaar bereiken?

1 S →

M →

A →

R →

T →

2 S →

M →

A →

R →

T →

3 S →

M →

A →

R →

T →

4 S →

M →

A →

R →

T →

Geert Noels ’

Op het sportieve vlak heb ik elk jaar

een aantal doelen, maar ook op het professionele

vlak werken we naar een doel. In ons geval is dit

bijvoorbeeld dat Econopolis na dit jaar een heel

duidelijke voet aan de grond moet hebben. Ik denk

ook dat je met je gezin de doelen moet bespreken. Zij

hebben namelijk ook hun doelen: slagen in hun studies,

een gelukkig gezinsleven. Dat zijn geen meetbare, maar

wel aanvoelbare doelen. Je werkt daaraan. Er zijn altijd

nieuwe doelen en dat maakt deel uit van het leven. Ik

vind dat wel heel stimulerend.

Welke beroepsmatige doelstellingen wil je de komende vijf jaar bereiken?

1

2

3

4

Hans Bourlon ’

Een bedrijf is waard wat zijn

plannen voor de toekomst waard zijn. Dat is in een

mensenleven ook zo. Een bedrijf dat goed boert en op

een massa kapitaal zit, maar geen plannen heeft voor de

toekomst, is een arm bedrijf, hoe rijk het ook is. Dat zal

zich ook vertalen in de waarde van zijn aandeel. Daar

zijn wij, ook als aandeelhouders en bestuurders, in het

bedrijf voortdurend mee bezig: Hoe kunnen we groeien?

Wat zijn onze plannen voor de toekomst? Laat ons

altijd vooruitkijken, vooruitstreven, bepaalde richtingen

uitgaan.



Welke persoonlijke doelstellingen wil je de komende vijf jaar bereiken?

1

2

3

4

Jacques Rogge ’

Doelen zijn heel belang-

rijk. Ik heb nog steeds de mentaliteit van de

atleet die ik ooit geweest ben. Ik leef van doel

tot doel. Als je je doel hebt bereikt, moet er

een verder doel klaar staan. Mijn specifieke

doelen zijn ervoor te zorgen dat de sport goed

gepromoot wordt via de Olympische Spelen en

dat de Spelen zelf goed georganiseerd worden.

Bovendien zijn er de typische problemen in de

sport die aangepakt moeten worden, zoals

doping, racisme en illegaal gokken.

Samenvatting

op

zo

ek

na

ar

de

o

p z

oe

k n

aa

r d

e e

ss

en

tie

es

se

nt

ie

E

11

43

De zoektocht naar de Essentie begint met een onvervalste egotrip:

Waar wil je naartoe?

Wat wil je zijn?

Wat wil je bezitten?

Wat zijn je passies?

De antwoorden op die eenvoudige vragen vormen de basis voor je doelstel-

lingen. Tracht die doelstellingen zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Ac cep tabel,

Realiseerbaar en Tijdsgebonden) mogelijk op te stellen, maar beschouw het

zeker niet als een knellend pak.

Het stellen van prioriteiten is niets meer of niets minder dan doordacht

keuzes maken. Op basis van belangrijkheid en urgentie kun je beslissen

om bepaalde taken meteen te doen, in te plannen, te delegeren of gewoon

niet uit te voeren. Die laatste categorie zal je wellicht de grootste tijdwinst

opleveren.

Wie precies weet waar hij naartoe wil, zal geneigd zijn de kortste weg er-

naartoe te nemen. Voor anderen staat een trip met veel omwegen – en dus

tijdverlies – te wachten.


HermanVan Rompuy

is een Belgische politicus van de christendemocratische partij CD&V die

tussen 30 december 2008 en 25 november 2009 premier van België

was. Op 19 november 2009 werd hij verkozen tot de eerste perma-

nente voorzitter van de Europese Raad, informeel ook wel president

van Europa genoemd. Zijn ambtstermijn ving aan op 1 januari 2010.

Enkele maanden na zijn aanstelling had ik het genoegen Herman Van

Rompuy te ontmoeten.

45

Tip

Beperk je in de activiteiten waar je mee bezig bent. Laat je niet meeslepen

door je eigen belangrijkheid aan iedereen duidelijk te willen maken. Alles

houdt verband met welke waarde je hecht aan datgene waarmee je bezig

bent en de waarde die je hecht aan jezelf. Ik heb dat misschien op een te

idealistische manier ooit eens verwoord: ik heb een belangrijke functie,

maar daarom ben ik niet belangrijk.

Agenda

De loop van de dag kent best wel een hoog tempo. Als ik mijn dag door-

neem, zullen sommigen misschien zeggen: ‘Hoe doe je dat?’ Dadelijk komt

de voorzitter van het Georgische parlement. Dan is er een opname van de

televisie. Daarna is er een overhandiging van een welkomstgeschenk, maar

ik weet nog niet aan wie. Op de middag komt de voorzitter van het Europese

Parlement, Buzek. Om half vier komt onze permanente vertegenwoordiger

bij de EU, meneer De Ruyt. Om 17 uur is er een receptie voor het personeel.

Om half negen is er nog een diner bij de Amerikaanse ambassadeur. De dag

zal wel eindigen rond twaalf uur en morgen vertrek ik naar Praag.

Activiteiten indien twee uur extra per dag

Misschien zou ik wat meer aan sport doen. Ik wil elke dag twintig minuten

fietsen en dat komt er nog weinig van. Dat was ook al zo toen ik premier was.

Waar ik ook op moet inboeten, is lezen. Ik vind dat bijna onverdraaglijk dat

ik dat moet reserveren voor een paar vakanties en dan nog lukt het mij veel

minder dan vroeger. Ik zou ook meer willen schrijven, want ik hield vroeger

een dagboek bij. Ook dat is verwaterd.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

Goedele Liekens

is een voormalige Miss België en een bekende Vlaamse tv-presentatrice en

seksuologe. In 2008 verscheen haar boek Ons Seksboek, in 2009

volgde SOS Seks. Op 1 september 2008 lag de eerste editie van haar

eigen tijdschrift Goedele in de winkels. Dit maandelijkse tijdschrift

wordt uitgegeven door Sanoma Magazines en heeft psychologie,

maatschappij, seks en humor als pijlers. In 2010 ging ze opnieuw

aan de slag bij de Belgische commerciële zender VTM.


47

Tip

Ik heb jaren een beleidsfunctie gehad. Daar was altijd een vergaderagenda.

Daar stond genoteerd: a) een idee voor discussie; b) beslissen, zelfs met

een timing erbij: ‘We gaan hier een kwartier over discussiëren en dan moet

er een beslissing vallen.’ Achter die b) stond altijd welke actie en wie dat

dan deed. Dat is zo belangrijk!

Agenda

Er was een tijd dat ik live tv deed in zowel België als in Nederland. Op zon-

dag presenteerde ik bovendien De lieve lust op de radio. Ondertussen gaf

ik drie dagen therapie in Den Haag. Ik leidde die ploegjes allemaal. Dins-

dagavond was dat live Vanavond niet schat. Dan reed ik ’s nachts nog naar

Den Haag en had ik op woensdag, donderdag en vrijdag therapieën. Vrij-

dagavond reed ik naar Hilversum, waar ik in een hotel een eigen kamer

had. ’s Avonds vergaderen: Wat gaan we doen? Wie vragen we wel of niet

als gasten? Zaterdagochtend een scenario schrijven en zaterdagavond gin-

gen we live op antenne. Dan bleef ik of daar slapen of reed ik ’s nachts nog

terug. Als het niet te lang uitliep, kon ik nog terugrijden en snel iets eten

bij McDonald’s. Rond twee, drie uur thuis, maar zondagochtend was het

dan weer De Lieve lust. Daarna was het maandag opnieuw vergaderen over

Vanavond niet schat. Dinsdag weer een live uitzending… Dus dat was echt

gekkenwerk.


Mijn huis poetsen. Ik hou zo van orde en mijn huis is één grote stal. Ook het

opruimen moet efficiënt zijn: de dingen organiseren zodat je daar de ko-

mende vijf jaar geen werk meer mee hebt. Meer tijd voor lezen, daar zou ik

ook bijzonder veel plezier aan hebben.


48 afbakenen van je functies

49

A(akenen van je Functies

1 Wie ben je op je werk?

2 Wie ben je thuis?

3 Wie ben je in het verenigingsleven?

4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privéleven

af

ba

ke

ne

n v

an

je

a

fb

ak

en

en

va

n j

e f

un

ct

ies

fu

nc

tie

s

F

22

Inge Vervotte ’

Ik heb geen gezin. Het is bovendien

niet zo dat ik behoefte heb aan duizend en een andere

ontspanningsmogelijkheden omdat ik mijn ei kan leggen

in mijn job. Dus is dat voor mij een activiteit die mij

energie geeft. Wat ik zelf soms doe, is bewust tijd maken

om bij te studeren. Ik ben dat altijd blijven doen omdat ik

dat belangrijk vind. Als ik eens echt behoefte heb om met

een vriendin iets te gaan eten, dan doe ik dat ook.


Door het aantal mandaten

en functies te beperken, is het al veel gemakkelijker om

het allemaal te beheren. Ik heb geen behoefte om heel

veel dingen tegelijkertijd te doen. Ik heb wel behoefte

om een aantal activiteiten te kunnen behouden en

daardoor beperk ik dus een aantal andere. Ik heb

nu één taak als voorzitter van de Europese Raad en

ik heb daarnaast geen enkele andere functie. Mijn

timemanagement bestaat erin me te focussen op een of

twee kernactiviteiten.

Geert Noels ’

Ik heb een functie met enorm veel

media-aandacht en de mensen die je ziet, zijn meestal

buitengewone mensen. Dat is natuurlijk heel aangenaam.

Maar dat kan al snel imponerend werken naar mede-

werkers, die misschien geen commentaar of kritiek meer

durven geven. Ook binnen je familie schuilt het gevaar

dat je een soort icoon wordt waar niemand nog iets durft

tegen in te brengen. Dat is natuurlijk niet goed.

51

AUakenen van je Functies

Wie ben je? Welke rollen vervul je? In onze samenleving is het bijna vanzelf-

sprekend dat je verschillende rollen vervult. Je hebt een baan, je past regel-

matig op de kleinkinderen of je bent lid van de plaatselijke tennisclub. Wat

verwacht de omgeving van jou?

Stel jezelf de volgende vragen:

Wie ben je op je werk?

Wie ben je thuis (gezin en familie)?

Wie ben je in het verenigingsleven?

Als de vereisten van een bepaalde functie of rol duidelijk zijn, kun je de ta-

ken en de activiteiten vaststellen die nodig zijn om tot een goed resultaat

te komen. Met andere woorden: welke input is nodig om tot de gewenste

output te komen?


1 Wie ben je op je werk?

Hieronder vind je een aantal voorbeeldfuncties. Het is niet de bedoeling om

alle mogelijke jobs in kaart te brengen, maar wellicht vind je wel een aantal

gelijkenissen met je huidige baan.6

Administratief bediende

Administratieve krachten hebben het vaak heel druk. Telefoon opnemen,

vergaderingen regelen, bergen papier verwerken, dat behoort tot hun dage-

lijkse bezigheden. Het is niet uitzonderlijk dat ze aan meerdere bazen rap-

porteren, wat ervoor zorgt dat ze vaak gestoord worden voor dringende en

minder dringende verzoeken.

Werk je in de administratie? Dan is het belangrijk voor ogen te houden wat

de baas in petto heeft. Het is ook interessant te weten wat precies de doel-

stellingen van je team zijn.

Heb je hier geen idee van? Vraag het dan gewoon!

Enkele voorbeelden:

Wat willen we dit jaar zeker bereiken?

Wat zal ik eerst doen? A of B?

Wat zijn de problemen die het eerst moeten worden aangepakt?

Bescherm jezelf zoveel mogelijk tegen storingen van buitenaf, vermijd mul-

titasking en stel prioriteiten. Niet alles moet zo nodig af zijn, maar richt je

op de belangrijke zaken. Indien dit jou zou helpen, stel dan lijstjes op.

53

Ik heb altijd veel respect gehad voor administratieve medewerkers. Na

het beëindigen van mijn studies kon ik aan de slag bij een bekende Ameri-

kaanse multinational. De directiesecretaresse was werkelijk een wandelend

wonder. Ze rapporteerde aan verschillende managers, waaronder de finan-

cieel directeur, op dat moment mijn baas. De man was eind vijftig en spen-

deerde zijn tijd vooral aan het wachten tot het moment dat hij met pensioen

kon gaan. Toch kwam hij af en toe uit zijn bureau om een of ander voorstel

te lanceren. Plaatsvervangende schaamte was op zulke momenten niet zel-

den op zijn plaats, dus iedereen was blij dat dit niet al te vaak gebeurde. De

secretaresse was echter een charmante dame op leeftijd die zich feilloos

als een kameleon kon gedragen. Op het ene moment was ze de gedienstige

collega die vroeg of je nog koffie wilde. Op het andere moment veranderde

ze noodgedwongen in de intellectuele draagbalk van de financiële afdeling,

waarbij ze de tekortkomingen van haar baas feilloos kon camoufleren.’

Verkoper

Als verkoper heb je een cruciale functie in het bedrijf. Hoewel dit niet altijd

evident is, komt het eropaan je tijd vooral te besteden aan activiteiten die

inkomsten genereren.

Iedere verkoper kan zijn activiteiten opdelen in een van de volgende

categorieën:

activiteiten die direct omzet genereren;

activiteiten die indirect omzet genereren;

activiteiten die geen omzet genereren.

Het vinden van de juiste balans is een kunst op zich. De focus ligt uiteraard

op de eerste categorie, zonder de andere categorieën te negeren.


Wie ooit in een verkoopafdeling heeft gewerkt, weet dat de verleiding om je

bezig te houden met ondersteunende zaken, bijzonder groot kan zijn. De ad-

ministratie moet worden bijgehouden, je moet de klanten bellen voor kleine

en grote problemen en je wordt bovendien nog verondersteld actief te net-

werken. Een hele boterham dus en het komt eropaan om de juiste keuzes te

maken. Een doordacht loonbeleid kan hierbij helpen. Zelf ben ik voorstan-

der van een basisloon waarmee je nog steeds een mooi stukje vlees voor de

kinderen kunt kopen en de rest mag wat mij betreft een variabel loon zijn.

Zo ga je als verkoper intuïtief de juiste richting uit (lees: richting activiteiten

die direct omzet genereren).

55

Manager/eigenaar

Managers hebben over het algemeen veel taken en ze hebben altijd te wei-

nig tijd. De activiteiten van een manager kunnen worden onderverdeeld in:

operationele activiteiten;

strategische activiteiten;

evaluatieve activiteiten.

Bijna elke activiteit van een manager kan worden ondergebracht in een van

die categorieën. Uit onderzoek blijkt dat 80 procent van de tijdsbesteding

uitgaat naar operationele activiteiten, 15 procent naar strategische activi-

teiten en slechts 5 procent naar evaluatieve momenten.

Toch zit de meeste toegevoegde waarde niet in de eerste categorie, maar in

de twee laatste categorieën. Het komt er dus op aan de tijd die wordt be-

steed aan operationele taken, te verminderen.

Hans Bourlon ’

Wanneer ik goed bezig ben, zou

je dat in principe kunnen merken aan hoe vaak mijn

telefoon rinkelt. Ik ben niet de slaaf van mails en telefoons,

integendeel. Ik vergelijk het leiden van een bedrijf graag

met een grote boot. Als je kapitein bent, moet je vooral

bezig zijn met waar je naartoe vaart. Welke richting gaan

we uit? Hoe lang gaan we erover doen? Welke zeeën

wachten ons nog? Wat zijn de leuke dingen aan de reis en

waar zitten de mogelijke obstakels? Ik moet niet aan het

stuur staan, dat moet de stuurman doen, en om het anker

neer te laten is er ook een specialist. De telefoon gaat niet

de hele tijd rinkelen, want ik ga ervan uit dat we de juiste

mensen hebben om te doen wat ze moeten doen. Ik heb

met mijn mensen een soort contact dat ervoor zorgt dat

ze tot ontplooiing kunnen komen, dat het ze motiveert.

Kortom, een open dialoog.


Hilde leidde al vijftien jaar een Nederlands familiebedrijf met twee-

honderd werknemers. Ze was er terecht trots op dat ze de winst-

gevende activiteiten kon blijven combineren met waarden zoals

respect voor de werknemers, vertrouwen en eerlijkheid. De deur stond al-

tijd open en iedereen kon haar rechtstreeks bellen als er problemen waren.

Toch liep niet alles van een leien dakje: het bedrijf – en dus ook het aan-

tal personeelsleden – was de voorbije jaren explosief gegroeid en dat

zorgde ervoor dat er bitter weinig tijd was om eens na te denken over

de toekomst. Erger nog, ze gaf aan dat haar werkdag begon om vijf

uur ’s middags, op het moment dat bijna iedereen naar huis ging. Toen

ik haar vroeg om haar functiebeschrijving en takenpakket eens in

kaart te brengen, kwam ze zelf tot de conclusie dat ze 99 procent van

haar tijd aan operationele zaken besteedde. Hoewel ze dit nooit eer-

der zo had bekeken, bleek zelfs dat bepaalde werknemers “moeilijke”

of “lastige” taken systematisch haar richting probeerden uit te duwen.

Enkele eenvoudige ingrepen, zoals een duidelijke functiebeschrijving voor

het management, het schrappen

van een aantal taken en het ver-

zoek haar alleen in noodgeval-

len rechtstreeks te benaderen,

hebben ertoe geleid dat ze haar

werkdag heeft teruggewonnen.’


De balans

tussen privéleven en professioneel

leven is heel goed omdat ik juist niet

hoef te werken. Vroeger bij RTL moest

ik maandag, dinsdag en vrijdag in

de studio zijn om te berichten over

economie. Dat was mijn laatste echte

werk, daar moest je echt zijn. Dat vond

ik ook wel leuk om te doen, maar het

kostte zoveel tijd. Omdat ik dat nu

niet meer doe, kan ik gewoon vaker

thuis zijn, ik breng de kinderen naar

school. Ik probeer thuis te zijn rond half

vijf. Als de kinderen naar bed gaan,

ga ik soms buitenshuis voor een late

dinerafspraak. Als je geen televisie kijkt,

dan heb je zoveel tijd over…

57

2 Wie ben je thuis?

Dit lijkt een overbodige vraag, want dat wordt als heel natuurlijk aange-

voeld. Toch is het zinvol even stil te staan bij de rollen die je eventueel thuis

vervult:

ouder zijn;

poetsen;

kinderen opvangen;

klusjes doen;

tuinieren;

administratie bijhouden;

kinderen halen en brengen;

koken;

inkopen doen;

wassen en strijken;

…

Het is best mogelijk dat je een aantal zaken uitbesteedt, maar dit geldt wel-

licht niet voor alle rollen. Als je voltijds werkt, word je verondersteld die ta-

ken te verrichten naast de acht à tien uur die je dagelijks presteert. Wellicht

kan timemanagement ook in het huishouden soelaas bieden.

Een van mijn hobby’s is koken. In de avondschool zat in mijn kookgroep

een dame met een drukke baan bij een grote multinational. Ze had drie

kinderen en leefde gescheiden van haar man. Op dat ogenblik had ik zelf

nog geen kinderen en vond ik het niet altijd evident om op tijd op school te

zijn. Ik vroeg haar hoe ze dit allemaal combineerde. Haar antwoord was

eenvoudig: “Ik ga voor kwaliteit en niet voor kwantiteit. Ik besteed zoveel

mogelijk huishoudelijk werk uit en probeer mijn mannelijke collega’s dui-

delijk te maken dat ik geen avondvergaderingen apprecieer, tenzij het echt

niet anders kan. Bovendien kun je met de huidige technologie werken waar


en wanneer je maar wenst.” Sindsdien heeft ook mijn gezin een poetsvrouw

die ook nog de strijk voor haar rekening neemt. En winkelen doen we zoveel

mogelijk online.’

Christine Van Broeckhoven ’

De balans tussen mijn

privéleven en mijn werkleven is geen zwart-witovergang. Daar

zit een grijze zone tussen. Het meeste van wat ik doe, wil ik

graag doen. Het is een hobby. Ik vind het niet erg om op een

zaterdagvoormiddag een paar uur te werken. Heb ik dan een

goede of slechte balans… geen idee, maar het werkt.

Mijn man zit in de cultuursector en heeft ook een beroep dat

zeven dagen vergt. We hebben onze vaste privéafspraken. Zo

gaan we elke drie weken naar zee. Dan bezoeken we galeries

en musea. We hebben dan ook nog een jaarlijks weekend in de

Ardennen, een week in Oostenrijk om te skiën en we doen twee

citytrips. Wij zijn meer mensen van de korte vakanties. Kort,

krachtig en frequent. Als dat niet zo zou zijn, dan denk ik niet

dat je op dat niveau kunt werken.

59

3 Wie ben je in het verenigingsleven?

Niets is leuker dan actief te zijn in een vereniging. Toch staan we er niet bij

stil dat vanuit het verenigingsleven er regelmatig vragen komen om bepaal-

de inspanningen te doen. Zelfs als je niet actief bent binnen een club, doet

men soms toch via achterpoortjes een beroep op je.

Stel jezelf de volgende vragen:

In welke verenigingen ben ik actief en wat verwacht de clubleiding van mij?

In welke verenigingen is mijn partner actief en welke implicaties heeft dit

voor het gezin?

In welke verenigingen zijn mijn kinderen actief en welke inspanningen han-

gen hiermee samen?

Je zou versteld kunnen staan van de resultaten. Deelnemen aan het ver-

enigingsleven is leuk, maar het brengt nu eenmaal verplichtingen met zich

mee. Vaak vergen die heel wat tijd.

Stel jezelf af en toe eens de vraag of een taak wel degelijk door jou uitge-

voerd moet worden. Als je door anderen ongewild in een bepaalde rol wordt

geduwd, is het de kunst om zo diplomatisch mogelijk die rol ter discussie

te stellen.


4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privéleven

Houd je persoonlijke rollen jaarlijks eens tegen het licht. In welke mate

komen ze overeen met je persoonlijke doelstellingen? Zowel je rol als je

doestellingen evolueren in de tijd, dus is een regelmatige evaluatie geen

overbodige luxe.

Werk en privé zullen de komende jaren wellicht nog meer in elkaar vloeien

dan vandaag de dag al het geval is. Omdat de plaats waar je werkt, vanwe-

ge nieuwe technologische toepassingen, minder van belang wordt, zal de

scheidingslijn tussen werk en privé steeds dunner worden. Zo is het in veel

functies de normaalste zaak van de wereld dat je ook thuis kunt inloggen

op het bedrijfsnetwerk. Voor sommigen is dit een zegen, voor anderen wel-

licht een vloek. Toch ben ik ervan overtuigd dat die evolutie een antwoord

kan bieden op de steeds toenemende stress bij onder meer tweeverdie-

ners. Meer autonomie en controle

over de eigen tijdsbesteding zijn

hierbij de sleutelbegrippen. Daar-

naast zal een flexibele houding

van zowel werknemers als werk-

gevers cruciaal zijn. Wanneer bei-

de partijen inzien dat in de eerste

plaats het resultaat telt en minder

de manier waarop die resultaten

worden behaald, kan die werkwij-

ze wellicht tot betere samenwer-

kingsvormen leiden.

Op dit ogenblik worstelen dui-

zenden werknemers met de ba-

lans tussen werk en privéleven.

Goedele Liekens ’

De balans

tussen mijn privéleven en professioneel

leven is momenteel prima. Maar ik heb

jaren met een schuldgevoel gezeten.

Je betaalt bijvoorbeeld iemand om een

verjaardagscadeautje voor je kinderen te

gaan kopen of om leuke dingen met hen te

gaan doen. Dat is heel moeilijk. Je werkt je

intussen te pletter om die mensen te kunnen

betalen. Dat doet pijn.

61

Tweeverdienerscursussen om überhaupt te kunnen omgaan met het jach-

tige leven, blijken steeds meer aan te slaan. Het zal dan ook niet verwon-

deren dat de aandacht voor het privéleven van werknemers in toenemende

mate een arbeidsvoorwaarde zal gaan worden. Bedrijven die geen oog heb-

ben voor die behoeften, zullen ongetwijfeld een aantal kandidaat-werkne-

mers afschrikken.

Hebben we het wel zo druk? Zijn er dan echt geen oplossingen? Hieronder

houd ik drie mythes over tijdsbesteding tegen het licht: de mythe van vaste

werktijden, de mythe van de werknemer die veel uren werkt en de mythe

van de nieuwe man.

De mythe van vaste werktijden

Medewerkers die hun werk-

uren zelf kunnen indelen, zijn

over het algemeen gezonder

dan collega’s die deze moge-

lijkheid niet hebben. Volgens

de onderzoekers van het Wolf-

son Research Institute hebben

ze minder stress en meer rust

in hun gezinsleven. Ook de

bloeddruk, de geestelijke ge-

zondheid en de slaappatronen

ondervinden positieve effec-

ten van flexibele werktijden.

In totaal waren er meer dan

16.000 mensen bij dit onder-

zoek betrokken in een combi-

natie van een tiental studies.

In een van die studies kreeg in

een Brits politiekorps de ene

helft van de agenten flexibele


Ik ben

natuurlijk nooit om vijf uur thuis, maar

ik tracht de weekends zoveel mogelijk

vrij te houden. Er zijn altijd wel een of

twee activiteiten gepland, maar die

doen mijn vrouw en ik vaak samen.

De zondagen zijn praktisch altijd vrij.

Ik neem ook ongeveer zeven weken

vakantie per jaar. In alle mogelijke

functies die ik gedaan heb, was dat

zo. We gaan ook nu op skivakantie

en we gaan een week weg met Pasen

en vier weken in de grote vakantie.

In november neem ik nog een week.

In de kerstvakantie hetzelfde. Anders

is dat niet meer combineerbaar met

je gezinsleven, maar ook niet met je

innerlijke evenwicht.


werkuren, de andere helft kreeg die mogelijkheid niet. Na afloop van het

experiment bleek dat de agenten die een flexibel werkrooster hadden, er

mentaal flink op vooruit waren gegaan.7

Ook in Nederland is er uitvoerig onderzoek naar flexibele werktijden ver-

richt, onder meer door TNO. Hieruit blijkt dat de meeste bedrijven vast-

houden aan het concept van vaste werkuren. Toch beseffen de meeste

organisaties dat meer flexibiliteit zou leiden tot grotere tevredenheid en een

betere afstemming tussen werk en privéleven.8

Driekwart van de Nederlanders zegt dat een flexibele invulling van hun da-

gelijks werk mogelijk zou kunnen zijn. Volgens een enquête van Werk in Ba-

lans 2009 doet een kwart dit ook daadwerkelijk. Bijna 60 procent van de

ondervraagde werknemers vindt dat een werkgever met flexibele werktijden

aantrekkelijker is om voor te werken. Het internet en andere digitale tech-

nologie maken het in veel gevallen mogelijk een deel van het werk te doen

buiten het traditionele kantoor en de traditionele werkuren. Slechts 20 pro-

cent van de respondenten geeft aan dat ze hierover zeggenschap hebben,

terwijl 40 procent verwacht door flexibel te werken productiever te zijn.9

Als we naar de ruimere context van een flexibele werkregeling kijken, krij-

gen we een heel ander beeld. Een recent onderzoek, uitgevoerd in opdracht

van Robert Half Finance & Accounting bij 4516 internationale HR en Finance

managers, toont aan dat een grote meerderheid van de Belgische en Neder-

landse bedrijven de werknemers een of andere vorm van flexibele werkrege-

ling biedt. België situeert zich rond het Europese gemiddelde van 75 procent.

Nederland staat op kop met 86 procent, gevolgd door Duitsland (85 pro-

cent) en Luxemburg (80 procent). Hiermee zijn de Benelux en Duitsland

koplopers in Europa wat flexibele arbeidsregeling betreft. De meest voor-

komende vorm van flexibele werkregeling zijn flexibele uren, gevolgd door

compensatie van overwerk, een verlo�aar of sabbatical en thuiswerk.10

63

De mythe van de werknemer die veel uren werkt

Zijn Vlamingen bijvoorbeeld harde werkers? Enkele cijfers van de tijdson-

derzoeksgroep TOR (VUB) nuanceren dit beeld. De Vlaming die actief is op

de arbeidsmarkt, werkt gemiddeld 34 uur per week. Bijna de helft van de

werkende vrouwen doet dit deeltijds. Mannen hebben bijgevolg vaak een

langere werkweek, namelijk 38,5 uur. Ze werken gemiddeld 10 uur meer dan

hun vrouwelijke collega’s. Ook voltijds werkende vrouwen werken gemid-

deld minder dan voltijds werkende mannen, maar ze participeren vaak meer

in het huishouden.11

Als we die cijfers vergelijken met andere Europese lidstaten (Steunpunt

Werk en Sociale Economie & KUL), kunnen we alleen maar vaststellen dat

de lang werkende Vlaming een mythe is. De Grieken spannen de kroon met

meer dan 43 uur per week. Alleen Denemarken, Duitsland, Noorwegen én

Nederland hebben kortere werkweken dan de Vlaming. Heel wat zuidelijke

landen zitten veel langer op kantoor. Het percentage deeltijdse arbeid is er

bovendien beduidend lager. Als we gaan vergelijken met de voltijds werken-

de Europeanen, zitten de Vlamingen dus in de middenmoot. In vergelijking

met de Waalse buren, pres-

teert de voltijds werkende

Vlaming dan weer anderhalf

uur meer.12/13

Die studies tonen echter niet

aan in welke mate er effici-

ent gewerkt wordt. Uit een

onderzoek van Sd Worx blijkt

dat 84 procent van de Belgi-

sche werknemers zichzelf als

productief beschouwt. Hier-

bij schat een werknemer uit

Wallonië de eigen producti-

viteit hoger in dan zijn Vlaam-

se en Brusselse collega’s.14


De balans

tussen privéleven en professioneel leven

lukt vanwege de eenvoudige reden dat ik

netwerken op diners en cocktailavonden

zoveel mogelijk vermijd. Ik heb dat nooit

gedaan en ik zal dat ook nooit doen, zodat

de tijd die vrijkomt naar mijn privéleven

kan gaan. Als ik werk, dan wérk ik ook,

dan ben ik echt met mijn job, met onze

mensen en met onze producten bezig en

that’s it! Daarbuiten is het privé.


Een recent rapport van de Confe-

rence Board (Financial Times, janu-

ari 2010) bevestigt die inschatting.

België is, op Luxemburg en Noor-

wegen na, het productiefste land

ter wereld gemeten naar bbp per

gewerkt uur. Nederland volgt op

de vierde plaats, de VS en Frankrijk

volgen op nummer vijf en zes.15

Het belang van timemanagement

en persoonlijke efficiëntie mogen

we dus niet onderschatten. De ver-

eiste hoge productiviteit is name-

lijk een rechtstreeks gevolg van de

hoge loonkosten. De dure lonen

zorgen ervoor dat veel onderne-

mingen onder druk staan om hun

productie, maar ook hun dienstver-

lening, uit te besteden aan lageloonlanden. Bovendien voorspellen verschil-

lende studies dat er in de toekomst te weinig werkkrachten beschikbaar

zullen zijn voor de arbeidsmarkt. We zullen dus allemaal noodgedwongen

efficiënter moeten gaan werken.

Christine Van Broeckhoven

’

Mijn mede werkers weten wat

hun rol is en we houden rekening

met de gezinssituatie. Ik plan geen

vergaderingen in de vakanties en

ook niet op woensdagnamiddagen.

Dat kun je niet maken. Mensen

moeten geen problemen krijgen met

hun gezin. Vrouwen houden eerder

rekening met het einde van de dag,

zeker vrouwen die kinderen hebben.

Mannen hebben een partner thuis,

die breien daar gemakkelijk een uur,

twee uur aan. Dat zie je ontzettend

vaak. Zonder meer te doen, zonder

meer te presteren. Die gaan wel eens

koffie drinken of praten over voetbal.

65

De mythe van de nieuwe man

Er werd lang verondersteld dat de ongelijke verdeling van de gezinsarbeid

tussen mannen en vrouwen geleidelijk aan zou oplossen. De laatste jaren is

men hiervan afgestapt. De verhoogde participatie van de vrouw op de ar-

beidsmarkt heeft niet automatisch geleid tot een betere arbeidsverdeling in

het gezin. Volgens de tijdsonderzoeksgroep TOR neemt de vrouw vandaag

de dag nog steeds dubbel zoveel huishoudelijk werk en kinderzorg op zich.

Ze besteedt dan ook minder tijd aan haar job.16

Als we zicht krijgen op de tijdsbesteding van een man of een vrouw, dan

kunnen we met bijna 80 procent zekerheid het geslacht voorspellen. De

tijdsbesteding in het huishouden speelt hierbij een cruciale rol. De laatste

twintig jaar is er op dit vlak weinig evolutie merkbaar en de gezinstaken zijn

nog steeds sterk geslachtsspecifiek. Vrouwen houden zich namelijk vaker

bezig met routinematige en minder aangename taken, zoals wassen en strij-

ken. Mannen, daarentegen, verrichten meer taken die enigszins als plezierig

kunnen worden ervaren, zoals koken voor vrienden of tuinieren.17

Tijdsbeheer kan beslist ook in

het huishouden soelaas bie-

den. We kunnen ons bijvoor-

beeld afvragen welke taken

we eventueel kunnen uitbe-

steden. Is het nodig om zelf te

strijken? Is het nodig ons huis

zelf te poetsen? Zeker met een

systeem zoals de Belgische

dienstencheques is het uitbe-

steden van lastige karweien fi-

nancieel haalbaar.

Hans Bourlon ’

De balans

vinden tussen je privéleven en je

job, dat is timemanagement. Een

evenwicht tussen beide realiseren

en ervoor zorgen dat je voldoende

kans tot zelfontplooiing krijgt. Als

ik bijvoorbeeld mensen als gekken

zie werken en daarbuiten geen

privéleven meer hebben, dan heb

ik daar mijn bedenkingen bij.

Dan is er geen balans, maar een

onevenwicht en een onevenwicht

blijft nu eenmaal niet duren.

Toolbox FUNCTIEFUNCTIE


Wie ben je? Welke rollen vervul je?

Welke functies vervul je in de maatschappij?

Wat is jouw rol in je professionele leven?

Wat zijn je specifieke taken?

Wat zijn je extra taken?

Wat moet je doen om de zaken draaiende te houden?

Download de pdf-versie van deze Download de pdf-versie van deze

toolbox op toolbox op www.WinTijd.cowww.WinTijd.comm..

67

e e

..

Wat is jouw rol in je

privéleven?



Hans Bourlon ’

Als aandeelhouder

heb je een heel andere filosofie dan als

bijvoorbeeld een operationeel directeur.

Hoe minder ik nodig ben in het bedrijf, hoe

meer mijn aandeel waard is. Als ik mezelf als

trechter van dit bedrijf beschouw, dan ben

ik waardedestructie aan het plegen voor al

onze aandeelhouders. De ideale manager, als

homo universalis, bestaat niet. Dus moet je

trachten je te ontplooien in die dingen waarin

je denkt het verschil te kunnen maken.

Toolbox FUNCTIEFUNCTIE

68

Wat is jouw rol in je verenigingsleven?



Geert Noels ’

Het is leuk om met comple men taire

mensen te kunnen werken. Er is bij Econopolis een

duidelijke competen tieverdeling. Geert Wellens doet

meer het managementgedeelte: de contracten, het

administratieve, het managen en het mediagedeelte,

dat is zijn takenpakket. Het inhoudelijke en de

klantencontacten dat is meer mijn verantwoordelijkheid.

Naar medewerkers is dat hetzelfde: ik geef graag en veel

verantwoordelijkheid. Ik laat de mensen graag hun ding

doen. Ze krijgen dus de volledige verantwoordelijkheid

tot het einde. Je moet soms mensen dingen geven

waarvoor ze nog niet onmiddellijk klaar zijn, maar ik

vind dat je je grenzen moet kunnen verleggen.

Samenvatting

af

ba

ke

ne

n v

an

je

a

fb

ak

en

en

va

n j

e f

un

ct

ies

fu

nc

tie

s

F

22

69

Sommigen staan versteld hoeveel rollen ze vervullen in het dagelijkse leven,

anderen kijken raar op wanneer ze in kaart brengen hoeveel tijd ze besteden

aan bepaalde bezigheden. Hoe dan ook, het is nuttig om je functies goed af

te bakenen.

Wie ben je op je werk?

Komt je huidige functiebeschrijving nog in de buurt van de personeelsad-

vertentie waarop je hebt gereageerd? Waar besteed je vandaag (te) veel tijd

en aandacht aan? Komen er zaken op je af die niets met je functie te maken

hebben?

Wie ben je thuis?

Ben je een happy single of wachten er elke avond een partner en vier kin-

deren? Doe jij de administratie of laat je dit met plezier aan iemand anders

over? Breng het eens in kaart en bekijk hoeveel tijd je aan al die privézaken

besteedt.

Wie ben je in het verenigingsleven?

Ben jij degene die het allemaal wel zal regelen of zijn de taken goed ver-

deeld? Het verenigingsleven is volgens velen het cement van onze maat-

schappij, maar het kan ook bijzonder tijdrovend zijn. Hoe jouw plaatje er

ook uitziet, probeer een haalbare combinatie te vormen. Een jaarlijkse

evaluatie van de balans tussen je werk en je privéleven is zeker de moeite

waard.

70

Jacques Rogge

is een Belgische arts (orthopedisch chirurg). Als zeiler werd hij een-

maal wereldkampioen, haalde tweemaal een tweede plaats

en werd zestien keer Belgisch kampioen. Tussen 1990 en 1992

was hij voorzitter van het Belgisch Olympisch en Interfederaal

Comité (BOIC). Sinds 2001 is Rogge voorzitter van het IOC, als

opvolger van Juan-Antonio Markies van Samaranch. Hij kreeg

al snel de bijnaam Mister Clean om zijn harde aanpak van het

dopinggebruik in de sport.

71


Tip

Planning. Je moet je dag van tevoren kunnen plannen. De tijdsindeling moet

bepalend zijn en dat moet je ook aan je omgeving en je medewerkers door-

geven. Je moet je agenda steeds goed voor ogen hebben. Als je een ver-

gadering of een speech een dag van tevoren kunt voorbereiden, dan doe

je daar wonderen mee. En uiteraard ben ik niet alleen bezig met de dag

die volgt, maar ik kijk ook regelmatig naar de komende weken, de volgen-

de maanden enzovoort. Het is niet anders dan topsport. Het is plannen en

hard werken.

Agenda

Ik sta meestal om half zeven op, dan ontbijt ik. Dan ga ik naar het kantoor,

waar ik om acht uur begin. Mijn dag begint met het doornemen van de be-

langrijkste persknipsels, meestal een document van zo’n dertig bladzijden

met de hoofdlijnen. Daarna krijg ik van het secretariaat de dringende brie-

ven. Om kwart voor negen, negen uur heb ik meestal een gesprek met mijn

kabinetschef, die de komende dagen bespreekt. Vanaf half tien heb ik dan

mijn individuele afspraken met sportmensen, mensen uit de bedrijfswereld

of televisie. Bovendien doe ik veel interviews. Rond de middag is er meestal

een sobere lunch met mensen die van de andere kant van de wereld komen.

Ik kan ze namelijk moeilijk een half uurtje zien om ze daarna te bedanken

voor hun komst. Meestal begint dat om halfeen en om kwart over een is dat

afgelopen. Daarna starten we opnieuw met de vergaderingen.


Wat meer sporten. Ik houd mij fysiek zo fit mogelijk door elke dag te fietsen

of te lopen, maar indien ik twee uren vrij zou hebben, dan zou ik dat veel

vaker doen. Ik zou ook regelmatig gaan tennissen of gaan golfen; daar heb

ik nu geen tijd voor.

72

Willem Middelkoop

is een Nederlands publicist, ondernemer en voormalig beurscom-

mentator op RTL Z. Middelkoop werd in Zwitserland geboren

uit Nederlandse ouders, maar groeide vanaf zijn vierde op in

Nederland bij zijn pleegmoeder. Middelkoop geeft een weke-

lijkse nieuwsbrief uit, Middelkoop Nieuws-Flash! Hierin gaat

hij in op belangrijke economische ontwikkelingen, geeft zijn

visie daarop en doet hij economische voorspellingen. Met Jan

Dobber zette Middelkoop een beleggingsfonds op, het Gold &

Discovery Fund.

73


Tip

De 80/20-regel. Die moet bij je karakter passen. Als je perfectionist bent,

kun je niet volgens de 80/20-regel leven. Je moet die korte tijd – die eerste

20 procent die 80 procent rendement oplevert – proberen te benutten. Dit

concept heeft mij altijd aangesproken, ook tijdens mijn studententijd. Niet

de hele dag studeren, maar twee keer drie kwartier op een heel geconcen-

treerde manier. Dan kun je 80 procent van je kennis opdoen, wellicht meer

dan iemand die acht uur achter zijn boeken zit, maar steeds naar het koffie-

apparaat loopt. Kort geconcentreerd dingen doen.

Agenda

Ik heb geen vaste werkzaamheden, daar ben ik volledig mee gestopt. Ik

neem de dag zoals die komt. Ik heb natuurlijk een aantal projecten waaraan

ik verder moet werken. Als ik veel tijd heb, doe ik dat, heb ik weinig tijd, dan

moet het wachten tot de volgende dag. Ik probeer vooral te werken wanneer

ik het leuk vind. Bijvoorbeeld tussen tien en twaalf, dan ben ik fris. Daarna

vind ik het leuk om even weg te gaan naar afspraken, vergaderingen of wat

dan ook. Dan gaat ’s middags de financiële markt open in Amerika, wat voor

mij heel belangrijk is, want ik heb een beleggingsfonds. Ik stop ermee rond

half vijf, vijf uur, want dan begint het soms op werken te lijken.


De afgelopen jaren heb ik een aantal nieuwe projecten opgestart. Dat kostte

veel tijd en wat je dan te weinig doet, is sporten en lezen. Ik ben bang dat

ik toch weer een nieuw project zou oppakken. Ik vind zoveel dingen leuk,

zoveel dingen interessant. Zo wil ik heel graag een volgend boek maken. Ik

heb mezelf bewust de rust gegeven om daar momenteel niet aan te werken

omdat ik het anders te druk krijg. Een andere optie is de golfles weer in-

plannen, of meer tennissen.

1 Minimaliseren van storingen

2 Nee durven zeggen

3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren

4 Datadieet

Focussen op je doelstellingen

fo

cu

ss

en

f

oc

us

se

n o

p j

e d

oe

ls

te

ll

ing

en

op

je

do

el

st

el

lin

ge

n

F

33

Hans Bourlon ’

Ik heb

meege daan aan het tv-

programma de Slimste Mens

Ter Wereld. Ik heb niet zo’n

geweldig geheugen, maar op

het moment dat ik daar zit en

die camera draait, dan weet

ik plots meer dan bijvoorbeeld

thuis in mijn zetel.

77

Focussen op je doelstellingen

Focussen is niet zo eenvoudig als het lijkt. Concentreren wellicht nog veel

minder. We worden namelijk voortdurend overstelpt met informatie die

constant onze aandacht afleidt. Hoe kunnen we hiermee omgaan?

Concentratie is natuurlijk erg belangrijk. Je goed kunnen concentreren be-

tekent dat je je aandacht bij een bepaald onderwerp kunt houden, wat er

ook gebeurt. Tracht je denkkracht helemaal te richten op datgene waarmee

je op dat moment bezig bent, zonder dat je gedachten afglijden naar allerlei

andere zaken.

78 focussen op je doelstellingen

1 Minimaliseren van storingen

De tijd dat je ongestoord door het

leven kon gaan, ligt al ver achter

ons. Dankzij de moderne communi-

catiemiddelen is ons comfort aan-

zienlijk gestegen. De keerzijde is

echter dat je niet meer kunt beslis-

sen over je eigen tijd. De baas vindt

jou probleemloos terug wanneer je

op het strand zit en je schoonmoe-

der is altijd in de buurt.

Tijdens een werkdag zijn je collega’s

waarschijnlijk de grootste boosdoe-

ners. Grote kantoorruimtes waar

iedereen elkaar kan zien en horen,

zijn voor veel mensen een echte

nachtmerrie. Blijkbaar hebben ve-

len de tijd om hier en daar wat bij

te praten over van alles en nog wat.

Voetbal, soapseries en wat we gisteren hebben gegeten, blijken opeens de

meest interessante onderwerpen te zijn … terwijl jij net een financieel rap-

port zit af te werken. Intussen begint de telefoon te rinkelen en komen er

drie nieuwe mailberichten binnen.

Tijd maken voor een rustig uurtje is goud waard. Als je eerlijk bent, dan hoef

je niet 24 uur per dag bereikbaar te zijn. Door de verschillende storingen

wordt je aandacht afgeleid en treedt er concentratieverlies op. Die verliezen

kunnen zelfs oplopen tot 30 procent van je tijd. De belangrijke zaken kun je

dus het beste a<andelen zonder dat er een telefoon rinkelt. Trouwens, je

Inge Vervotte ’

Het grootste

deel van mijn tijd ben ik bezig

met onderhandelen, met CEO’s,

raden van bestuur, politici,

vakbondsafgevaardigde enzovoort.

Het is heel boeiend en ik doe dat

heel graag, maar het vraagt wel een

bepaalde focus. Ik maak bewust de

keuze om mijn tijdsbesteding als

minister zo maximaal mogelijk in te

vullen. Ik voel mij daar ook goed bij,

maar daarnaast heb ik natuurlijk

bepaalde momenten dat ik liever niet

gestoord word. Ik ga er dan ook van

uit dat mijn kabinet goed draait, ook

als ik er niet ben.

79

mobiele telefoon heeft ook een o>nop… Het is cruciaal om die rustige uur-

tjes in te plannen in je agenda. Sluit de deur en vraag aan de receptie geen

enkele telefoon door te laten. Misschien is het zelfs wenselijk een tijdje off-

line te werken. Ga ook na wanneer je het meest productief bent. Voor de

meesten is dit ’s ochtends, maar misschien is dit voor jou anders. Ook het

omgekeerde kan nuttig zijn. Communiceer aan je omgeving dat ze het uur

na de lunch mogen langskomen voor vragen of opmerkingen. Dit is natuur-

lijk niet vanzelfsprekend, maar voor bepaalde functies is die regeling zeker

haalbaar.

Twee vragen die gegarandeerd

tijdwinst opleveren:

Is het dringend?1 1

Geef meteen ook aan waarom

je het momenteel druk hebt en

bied eventueel een alternatief

aan. Hier ga je niet de ‘trofee van

de meest populaire collega’ mee

winnen, maar het bespaart je wel

veel tijd.

Kun je me kort vertellen 2 2

waarmee ik je kan helpen?

Je dwingt je gesprekspartner om

meteen tot de essentie te komen,

wat het gesprek in de meeste ge-

vallen aanzienlijk korter maakt.


Mijn secretaresse weet wanneer

ze mag storen of niet. Ik neem

bijvoorbeeld nooit de telefoon op

zonder te weten wie het is. Een

onbekend nummer, nooit! Ik wil

mijn job doen en niet gestoord

worden wanneer ik aan het werk

ben. Dringende telefoontjes zijn

nooit heel erg dringend, zeker niet

tijdens vergaderingen. Je kunt dat

’s avonds wel afwerken. Ik geraak

er soms geïrriteerd door. Als we in

een meeting zitten en er is iemand

die constant naar buiten moet, dan

zal het niet lang duren voor ik een

opmerking maak.


Er is een tijd geweest dat ik zelf in een landschapsbureau zat, wat meteen

een knauw aan mijn productiviteit gaf. Dit soort van opstellingen kan wel-

licht de teamgeest bevorderen, maar op het vlak van concentratie is het

dodelijk. In elke omgeving heb je namelijk een flauwe grappenmaker die op

geregelde tijdstippen de boel op stelten wil zetten. Als je telkens die aan-

loop richting volledige concentratie moet nemen, resulteert dit altijd in pro-

ductiviteitsverlies. Dat alles maakte dat ik steeds vaker thuis ging werken.

Plots had ik het gevoel dat ik drie keer zo efficiënt was. Bovendien verloor ik

geen tijd aan woon-werkverkeer. Ik ben dan ook een fervente pleitbezorger

van telewerken. Als het te verzoenen is met de jobinhoud, zou ik als werk-

gever niet twijfelen.’

Multitasken werkt niet. Dat zeggen althans de vele studies die hebben aan-

getoond dat dit tot veel concentratie- en productiviteitsverlies leidt. Een

mail typen, tegelijkertijd een gesprek voeren met een collega en een tele-

foongesprek aannemen, is een goed recept voor tijdverlies. Taken bundelen

is heel wat efficiënter omdat het concentratieverlies op die manier beperkt

blijft.

Wim had het al voor zijn veertigste tot salesmanager bij een grote verzeke-

raar geschopt. Hij bezat een mooie woning in Amsterdam en mocht van de

baas elke drie jaar een leuke BMW uitkiezen. Hij beschreef zichzelf als een

“getalenteerde multitasker”. Toch was hij tot het besef gekomen dat hij zich

“moeilijk kon concentreren”. Dit was niet echt verwonderlijk. Wim zat samen

met dertig collega’s in dezelfde werkruimte, hij had twee mobiele telefoons en

wanneer hij een mail ontving, klonk er een piepstemmetje: “You’ve Got Mail!”

Na het volgen van onze coachingsessies pakt Wim het helemaal anders aan.

Hij bundelt zoveel mogelijk taken, hij heeft alle storende geluidjes afgezet

en nu promoot hij met veel overtuiging het concept van “het rustige uurtje”.’

81

2 Nee durven zeggen

Niemand is graag een stoorzen-

der en we willen allemaal aar-

dig zijn tegen elkaar. Betekent

dit dat we op alles zomaar ‘ja’

moeten zeggen? Zeker niet. Of

het nu over een professionele

of een privézaak gaat, het blijft

belangrijk je eigen doelen voor

ogen te houden. Er is niets mis

mee mensen te helpen, zolang

het niet ten koste van je eigen

planning gaat.

Het is zelfs beter om meteen

aan te geven dat iets niet mo-

gelijk is, dan achteraf – omdat

blijkt dat er geen tijd beschik-

baar was – twee gefrustreerde partijen te hebben. Op termijn zal degene

die duidelijk de bakens aangeeft, meer respect oogsten dan een altruïstisch,

maar slecht functionerend individu.

Vaak hoor je mensen zeggen dat het ‘al jaren een traditie is dat die persoon

dit doet’ of ‘dat een bepaald evenement maandelijks moet plaatsvinden’.

Tradities kunnen mooi zijn, maar evolueren over het algemeen te weinig. Al-

les in je omgeving evolueert, dus is het aan te raden een aantal tradities ter

discussie te stellen. Rust roest.

Let op je lichaamstaal en tracht empathie op te wekken voor jouw situatie.

Verwijs naar je eigen planning en deadlines, zonder de ander voor het hoofd

te stoten. Let wel, het is niet de bedoeling dat je meneer of mevrouw ‘Nee’

wordt. Het gezond verstand is vaak de beste raadgever. Als iemand een

open beenbreuk oploopt, dan is het in elke situatie noodzakelijk even tijd te

maken om 112 te bellen.

Geert Noels ’

In het begin

neem je alles aan en dat is

bijzonder moeilijk. Ik denk dat

je echt voor jezelf moet zeggen:

Moet ik dit echt doen? Is dat nu

mijn agenda of past dit in iemand

anders zijn agenda? Soms moet

je “nee” of “later” kunnen zeggen.


Stijn Peeters, de broer en manager van zanger en televisiepresentator Bart

Peeters, vertelde me onlangs dat Bart gemiddeld acht interviewaanvragen per

dag krijgt. Dat maakt veertig aanvragen per week of tweehonderd per jaar.

Dus heeft Stijn duidelijke criteria opgesteld: de interviews moeten over het

werk van Bart gaan, zoveel mogelijk interviews worden telefonisch afgewerkt

en het aantal fotosessies is beperkt. Volgens Stijn is dit de enige mogelijk-

heid om überhaupt nog een leven te hebben naast het te woord staan van de

media.’

Goedele Liekens ’

Elke dag

komen er vijf tot tien aanvragen

binnen. Je zou al iemand parttime

in dienst moeten hebben om

gewoon ‘nee’ te zeggen. Aanvragen

van studenten voor interviews,

aanvragen van clubs voor

lezingen… ik krijg er tientallen

per week. Selecteren is dus erg

belangrijk.

83

3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren

Het is absoluut verhelderend gedurende twee dagen een logboek bij te hou-

den. Je zult versteld staan hoeveel ongeplande en weinig ter zake doende

activiteiten je genoteerd zult hebben.

De boodschap is eenvoudig: schrap de activiteiten die geen toegevoegde

waarde hebben om je doelen te behalen. Schrappen is een van de meest ef-

fectieve methoden om tijd te winnen.

Stel jezelf een aantal indringende vragen:

Moet ik aanwezig zijn op de wekelijkse werkvergadering? Indien wel, moet ik

de hele tijd aanwezig zijn?

Moet ik naar alle recepties gaan waarvoor ik een uitnodiging krijg, of kan ik

misschien doelgerichter netwerken?

Kijk ook in de privésfeer. Is het wel echt nodig dat je elke zondagmiddag

naar je ouders gaat?

…

Inge Vervotte ’

Lang uitgaan heb ik moeten schrappen.

Vroeger kon ik mij nog wel eens laten gaan, maar daar ben ik nu

veel gedisciplineerder in geworden. Je weet gewoon dat je daar

op een gegeven moment voor moet boeten. En sport, je moet je

een keer die gewoonte aankweken om sport te integreren in je

leven en dat heb ik tot vandaag niet kunnen doen. Ook het zien

van vrienden heb ik noodgedwongen moeten beperken. Ik heb

altijd vriendschappen gehad waarin het normaal was dat we

elkaar drie tot zes maanden niet zien, dus dat is geen probleem.



Er zijn heel veel zaken die ik schrap.

Zolang als ik in de Belgische

politiek zat, kon ik elke dag naar

een vergadering gaan. Je kunt elke

dag gaan spreken. Je kunt, zoals

sommigen, naar zevenendertig

nieuwjaarsrecepties gaan. Ik heb

dat dus allemaal niet gedaan of

slechts in heel beperkte mate. In die

zin ben ik natuurlijk geprivilegieerd

geweest omdat ik dat blijkbaar niet

hoefde te doen om vooruit te komen

in het leven.

Goedele Liekens ’

Op de kast liggen een

hoop boeiende boeken. Ik wil ze wel lezen, maar

wanneer zou ik dat doen? Het is een keuze. Veel

mannen zullen die boeken wel lezen. Ik lig dan

liever met mijn dochter in mijn armen naar een

of andere soapserie te kijken. Voor mijn gevoel

is dat veel belangrijker en ik heb niet meer die

blinde ambitie om alles gelezen te hebben. Je

wordt daar iets rustiger in, het is ook een kwestie

van beter weten wat je wel en niet wilt.

Geert Noels ’

Ik probeer selectief

te zijn wat recepties betreft, wat toch

niet altijd makkelijk is, want je hebt

altijd verplichtingen. Iets anders dat

ik schrap, is het drinken van alcohol.

Waarom? Omdat alcohol je efficiëntie

enorm verlaagt.


Toen ik kleine kinderen had, heb ik wel

degelijk mijn loopbaan aangepast. Ik

heb pas later kinderen gekregen en dan

heb ik heel veel geschrapt. Ik heb mijn

hobby’s, zoals badminton en een aantal

andere zaken, noodgedwongen moeten

opofferen. Zo ben ik bijvoorbeeld ook

gestopt met het lezen van kranten. Ik

luister wel naar het nieuws. En slaap,

heel veel slaap heb ik opgeofferd. Toen

heb ik geleerd met vier uur toe te komen

en ik doe dat nog altijd.

85

Hoewel je misschien niet per uur betaald wordt, is het wenselijk om je per-

soonlijke uurtarief te bepalen. Iedereen verkoopt zijn tijd namelijk voor een

bepaalde prijs…18

Breng in kaart hoeveel uren je per week werkt:1 1

= aantal werkuren per dag * aantal dagen per week + overuren = aantal

werkuren per week

bijvoorbeeld 8 * 5 + 5 = 45 uur

Bereken je aantal werkuren per jaar:2 2

= aantal werkuren per week * weken per jaar = werkuren per jaar

bijvoorbeeld 45 * 48 = 2160 uur

Deel je nettosalaris (inclusief vakantiegeld en andere 3 3

voordelen) door het aantal uren dat je per jaar werkt.

bijvoorbeeld € 33.000 / 2160 = € 15

Vergelijk dit uurbedrag met een aantal referentietarieven:4 4

uurtarief tuinman;

uurtarief schoonmaken;

uurtarief strijken;

uurtarief kinderopvang;

tarief carwash;

enzovoort.

A<ankelijk van je persoonlijke berekening, kan het dus nuttig zijn een aan-

tal zaken uit te besteden… of niet.


Een andere manier om tijd uit te sparen, is delegeren. Hieronder vind je de

belangrijkste redenen om dit te doen:

Ik ben niet altijd de beste persoon voor de taak.

Ik ben te duur.

Ik heb tijd te kort.

Ontwikkelen van medewerkers.

Motiveren van medewerkers.

Maar er zijn ook een aantal redenen om niet te delegeren, hoewel ze niet

altijd even terecht zijn. Vaak denken mensen dat ze het sneller of beter kun-

nen of ze weten niet aan wie ze de taak kunnen delegeren.

Delegeren geeft je meer tijd voor je kerntaken. Toch is het zinvol aandacht

te schenken aan de volgende punten.

Denk goed na over wat je delegeert aan wie.

Delegeer niet alleen de minder leuke taken.

Geef duidelijke instructies.

Zorg ervoor dat de ander resultaat kan behalen.


Geld is heel belangrijk, want het stelt

je in staat anderen het werk te laten doen dat je zelf niet wilt doen.

Omdat er veel is dat ik niet graag doe, is geld gewoon erg handig.

Ik vind het niet leuk om mijn huis schoon te maken, ik vind het niet

leuk om mijn was te strijken en ik vind het niet leuk om mijn auto te

repareren. Waarom zou ik dat dan doen? Ik zorg dat er voldoende

geld is om dat soort dingen te laten doen. Dan gaat het ook veel

beter en sneller. Ik kan dan tijd spenderen aan dingen die ik echt

leuk vind en die mij echt interesseren. Ik zit momenteel in een

transitie van iemand die vaak werkdagen had van twaalf tot zestien

uur naar iemand die normale werkuren heeft. De tijd is zo efficiënt

georganiseerd, dat ik in normale werkuren zoveel kan doen.

Hans Bourlon ’

Er zijn zaken die ik in het

verleden altijd heel graag

heb gedaan, maar die

nu niet meer kunnen. Ik

heb honderden verhalen

gemaakt voor onze series,

ik vond dat heel leuk.

Vandaag zijn er veel meer

mensen hier in huis creatief

en die doen dat beter

dan ik vroeger. Ik ben met

bepaalde zaken gestopt en

ik heb mij in andere dingen

bekwaamd.

87


Ik ben alles-

behalve diegene die denkt dat hij alles zelf

moet blijven doen. Je moet elke keer een

nieuw perspectief krijgen over je eigen

job a[ankelijk van wat je wilt bereiken.

Je gaat altijd op een andere manier

delegeren, op een andere manier werken.

Ik heb altijd de indienstnemingen – van de

mensen die direct aan mij rapporteren –

gedaan op basis van een heel eenvoudige

stelling. Ik probeer medewerkers te

rekruteren die veel beter zijn dan dat ik zelf

ooit zou kunnen zijn voor de job waarvoor

ik ze aanneem. Als je dat doet, krijg je een

ploeg mensen waar je automatisch heel

veel vertrouwen in hebt en waar je zelf

alleen maar moet aansturen.

Geert Noels ’

Het mooie is dat

mensen gestimuleerd worden om het

beste in zich naar boven te halen. Dat

werkt ook. Hoe meer vertrouwen, hoe

meer verantwoordelijkheid dat je geeft,

hoe gelukkiger dat mensen zijn. Je

geeft hen verantwoordelijkheid en je

ziet hen evolueren. Als ze goed zijn en

ze nemen meer taken van je over, dan

is dat fantastisch. Maar ze mogen

evengoed de pluimen op hun hoed

steken. Delegeren en er zelf je naam

onder schrijven, dat werkt niet. Dat is

niet delegeren, dat is profiteren.

Hans Bourlon ’

Mensen worden wezenloos

als je je te veel met ze bemoeit. Mensen moet

je de ruimte geven om te spelen, om open

te bloeien. Je moet ze niet in de weg gaan

staan. Je kent dat soort bedrijven met een

tirannieke baas die waarschijnlijk zelf heel

competent is, maar die zich laat omringen

met soldaten. Als hun baas dan verdwijnt of

het bedrijf wordt overgenomen, dan is het

bedrijf waardeloos omdat niemand in staat is

verantwoordelijkheid op te nemen.

Jacques Rogge ’

Ik wil mij alleen

maar bezighouden met de kern van

de zaak; de details laat ik graag

over aan mijn medewerkers. Ik houd

van trust and verify. Ik geef aan mijn

medewerkers opdrachten, maar het is

hun zaak hoe ze het doen. Voor zover

dat het natuurlijk ethisch gebeurt

en ze de deadline halen die ik hen

opgeef. Wat ik zelf moet doen, is het

persoonlijke contact, het face to face

contact met mensen die belangrijk

zijn voor de organisatie. Er zijn nu

eenmaal persoonlijke contacten die

nodig zijn en die je niet kunt delegeren

omdat je gesprekspartner verwacht

dat jij er zult staan.


Uw persoonlijke assistent

Ondernemers, maar ook privépersonen, kunnen tegenwoordig allerlei ta-

ken uitbesteden aan bedrijven die ‘virtual assistants’ aanbieden. Het zijn

persoonlijke ‘assistenten op afstand’ die bijna alle soorten klussen kunnen

opknappen, gaande van het opnemen van je telefoon tot het schrijven van

papers of het uitwerken van je reisplannen.

‘Get Friday’ verhuurt voor 15 euro per uur ‘assistenten op afstand’, maar dan

moet je er wel rekening mee houden dat je assistent in India zit en geen

woord Nederlands spreekt. Ook in Nederland en België rijzen de bedrijven

als paddenstoelen uit de grond, maar de tarieven zijn vanzelfsprekend een

veelvoud in vergelijking met die van de Indiase collega’s. Toch loont het de

moeite om er eens naar te kijken omdat je vaak geen in- of uitstapkosten

betaalt.

Joop van den Ende ’

Ik heb ervoor gezorgd dat ik de juiste

mensen om mij heen heb om in alle

vrijheid zonder tijdsdruk te kunnen

werken. Dat begint met een goede

persoonlijk assistente die maanden van

tevoren al weet in te schatten welke

afspraken zij wel of niet kan vastleggen.

Zij weet welke verzoeken zij voorrang

moet geven en hoeveel besprekingen met

bepaalde personen kunnen uitlopen.


Managementassistentes zijn cruciaal voor

iemand die een organisatie leidt. Ik heb er

altijd heel veel aandacht voor gehad en ik heb

een lange traditie om op secretaressedag, in

plaats van iedereen altijd maar bloemen te

geven, iedereen aan één tafel uit te nodigen

voor een uitgebreide lunch. Er zijn ook

secretaresses van de mensen met wie ik werk

en dan praten we over de bedrijven en over

hoe zij met hun bazen omgaan. Ik leer daar

heel veel van. Je moet nu eenmaal dingen

weigeren, je agenda verandert constant en

daarbij heb je iemand nodig op wie je kunt

vertrouwen. Op die manier heb ik iemand die

meestuurt en mee mijn agenda bepaalt.

89

Goedele Liekens ’

Ik heb een persoonlijke assistent. Hij is wel

een assistent op allerlei vlakken. Hij neemt

de telefoon aan, beheert de aanvragen voor

interviews enzovoort. Ik kan niet voortdurend

zelf de telefoon beantwoorden. De mensen

nemen dat vaak niet in dank af, maar je

kunt niet anders. Zodra er bijvoorbeeld

iets in een krant over de G-plek verschijnt,

bellen gegarandeerd alle radiostations van

Nederland en België. Iedereen te woord

staan, gaat niet en dus vangt mijn

assistent dit op.


Ik ben iemand die werkt met een

functionele hiërarchie. Als je zo’n grote

afdeling wilt laten functioneren, dan

moet je delegeren. Een degelijke structuur

hebben, is belangrijk zodat je weet wie

er voor wat verantwoordelijk is. Ik bouw

piramides, de top is per definitie altijd

kleiner dan de bottom. Ik zit aan de top en

heb de ultieme eindverantwoordelijkheid

over alles wat hier gebeurt. Onder mij

zitten nog een aantal piramides. De toppen

van die piramides zijn mensen die een of

andere leidinggevende functie hebben.

De klassieke manier dus. Ik heb dat nooit

geleerd, ik doe dat puur uit ervaring en

pragmatisme.


4 Datadieet

Iedereen is het erover eens: vandaag

de dag is er een ‘informatie over-

load’ om u tegen te zeggen. Het goe-

de nieuws is dat alle informatie snel

beschikbaar is, het minder goede

nieuws is dat we door de bomen het

bos niet meer kunnen zien. Aanhan-

gers van een meer gerichte aanpak

zijn voorstander van een heus da-

tadieet. Concreet komt het hier op

neer: zorg dat je goed weet welke

informatie je interesseert en focus

je alleen op die berichten. Stel jezelf

daarnaast de vraag of je mobiele te-

lefoon de hele dag aan moet staan en

of het nuttig is om dertig keer per dag te gaan kijken of er een nieuwe mail

is binnengekomen. Bovendien kun je dankzij degelijke mailfilters, RSS-feeds

en gerichte zoektermen veel overtollige informatie vermijden.

Wereldwijd kijken mensen steeds langer naar de televisie. In 2009 keek

men gemiddeld 3 uur en 12 minuten per dag. Eurodata TV Worldwide be-

schikt over kijkcijfers van 2000 zenders, of 3 miljard potentiële kijkers in

89 landen, waaronder enkele ‘nieuwelingen’ zoals India, Irak en Vietnam.

Noord-Amerika staat nog steeds op kop in de rangschikking, met 4 uur en

40 minuten per dag, gevolgd door het Midden-Oosten (4 uur en 34 minuten).

In Europa zijn de Duitsers de koplopers met 3 uur en 32 minuten.19

Geert Noels ’

Ik schrap bewust

tv-kijken. Ik heb nog maar twee

jaar kabeltelevisie. Ik vind dat een

ongelofelijk tijdverlies. Meestal

heb ik al die dingen al op de radio

gehoord of via het internet gelezen.

Soaps en dergelijke zijn echt niet aan

mij besteed. Ik mis niets, want het

eigenlijke leven is spannender dan de

reality-tv.

91

In de Benelux liggen de cijfers lager, namelijk iets meer dan 3 uur per dag.

Het spreekt voor zich dat er grote verschillen op te merken zijn bij de actieve

en de niet-actieve bevolking. De vraag is natuurlijk hoe bewust we tv-kijken.

Volgens Jan Van den Bulck, media-expert en hoogleraar aan de Universiteit

van Leuven, onderschat bijna iedereen zijn tv-gedrag. Er zijn enkele pro-

gramma’s waar we bewust naar kijken, zoals het journaal of een favoriete

serie. We beseffen echter niet dat we dan toch blijven kijken naar de pro-

gramma’s die daartussen zijn geprogrammeerd.20

Minder tv-kijken is een van de gemakkelijkste manieren om tijd vrij te maken

voor andere zaken, zoals lezen of gewoon praten met je huisgenoten. Voor

wie het afzetten van de tv te moeilijk is, bestaan er inmiddels ‘TV Timema-

nagement Tools’ om de tv op het gewenste tijdstip uit te schakelen. Voor

wie dit niet volstaat: je kunt tegenwoordig zelfs een handboek kopen met

suggesties om je tijd te vullen wanneer de tv niet aanstaat.

Toolbox FOCUSFOCUS


Logboek

Hoe geconcentreerd ben je of kun je zijn? Om dit in kaart te brengen, kun je

jezelf een dag volgen.

Hieronder vind je je persoonlijke logboek. In de eerste twee kolommen

staan hokjes met een tijdsaanduiding. De eerste kolom gebruik je voor de

planning van de volgende dag, de tweede om de dag zelf te kijken of de

planning werd gevolgd. Noteer elk half uur wat je doet in een of twee kern-

woorden. Let wel, het gaat om wat je doet en niet om wat je dacht te kun-

nen doen.

Zet er telkens bij of het om een geplande (G) of een niet-geplande (N) acti-

viteit gaat.

Per half uur heb je in de laatste kolom de mogelijkheid uitleg te geven over

een eventueel tijdverlies.21

Download de pdf-versie van deze toolbox op Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.cowww.WinTijd.comm..

93

Geplande activiteiten Uitgevoerde activiteitenGN

Uitleg tijdverlies + opmerkingen

Toolbox FOCUSFOCUS


Analyseer je eigen logboek

Wanneer ben je het meest productief?

Wanneer gaat het wat minder vlot? Hoe komt dat volgens jou?

Bijvoorbeeld: voormiddag, namiddag, ’s avonds op kantoor...

Kun je aangeven in welke situaties je het minst efficiënt bent?

Bijvoorbeeld: zoeken naar papieren, wachten op collega’s, als je vaak moet

telefoneren…

Zou het kunnen dat je soms tijd besteedt aan minder belangrijke

zaken? Hoe komt dat?

Bijvoorbeeld: meetings die niet relevant zijn, blijven telefoneren, zonder

doel surfen op het net…


95

Heb je tijd uitgetrokken voor inspanningen die achteraf

voor niets bleken te zijn?

Bijvoorbeeld: rapport gemaakt dat niemand heeft gelezen, dubbel werk

verricht…

Zag je zelf punten die verbeterd kunnen worden?

Bijvoorbeeld: op een andere manier archiveren, een todolijst opstellen…

Wat zijn de meest voorkomende storingen?

Bijvoorbeeld: telefoons, mail, baas, collega’s…

Toolbox FOCUSFOCUS


Welke acties hebben tot niets geleid?

Hoe ga je met zulke situaties om?

Bijvoorbeeld: beter plannen, beter communiceren…

Welke taken zou je willen delegeren?

Samenvatting

97

In onze maatschappij zijn storingen niet meer weg te denken. Omdat ze een

grote bron van tijdverlies zijn, hebben we geen andere keuze dan die onder-

brekingen tot een minimum te beperken. Een ‘rustig uurtje’ per dag is zeker

geen overbodige luxe, meer nog, werkgevers én werknemers varen er wel

bij.

‘Nee zeggen’ is een kunst op zich en als je dat goed overbrengt, kun je dit

doen zonder mensen te schofferen. Meteen aangeven waarom iets niet mo-

gelijk is – vergeet hierbij je glimlach niet – brengt je al een heel eind op

weg.

Systematisch activiteiten schrappen, uitbesteden of delegeren kan je veel

tijd doen besparen. Goede afspraken maken goede vrienden, dus is com-

municatie hierbij bijzonder belangrijk. Wát kun je schrappen? Wát kun je

uitbesteden? Ben jij wel de juiste man of vrouw voor een bepaalde taak?

Ten slotte is een datadieet een echte aanrader. Sinds de komst van het in-

ternet is het niet moeilijk om aan informatie te komen, maar het is een kunst

om snel de juiste (lees: relevante) data op te sporen. Selectief omspringen

met informatie is dus een absolute noodzaak.

fo

cu

ss

en

f

oc

us

se

n o

p j

e d

oe

ls

te

ll

ing

en

op

je

do

el

st

el

lin

ge

n

F

33

98

Inge Vervotte

is een Vlaamse politica voor CD&V. Ze was minister van Welzijn,

Volksgezondheid en Gezin in de Vlaamse regering, de rege-

ring-Leterme I en minister van Ambtenarenzaken en Over-

heidsbedrijven in de federale regering van 2007 tot 2008. Op

25 november 2009 werd ze opnieuw minister van Ambtena-

renzaken onder de die dag teruggekeerde premier Leterme.

99


Tip

Wat ik minder doe dan vroeger, zijn businesslunches. Vroeger dacht ik dat

het efficiënt was, want een mens moet toch eten, dus kan hij evengoed ver-

gaderen. Toch stel ik vast dat dat in feite niet zo is omdat ik die gesprekken

eigenlijk veel sneller zou kunnen a<andelen. Ik wil nu niet beweren dat heel

mijn leven herleid wordt tot efficiëntie, want het is uiteraard ook goed als

je relaties uitbouwt en dat je wat meer tijd uittrekt voor een uitgebreide

lunchbabbel.

Agenda

Om halfnegen ben ik op kantoor. Ik beantwoord mijn mails en ik plan ook

heel vroeg in de ochtend vergaderingen, nog voor er bijvoorbeeld parle-

mentaire zittingen en commissies zijn. Ik beantwoord de vele vragen die op

me a�omen. Wat dat betreft, heb ik goede afspraken met mijn medewer-

kers. Ik heb liever dat iemand binnenspringt en zegt: ‘Heb je vijf minuten?’

Die mensen weten dan dat ik maar vijf of tien minuten tijd heb, maar zij

kunnen wellicht veel tijd uitsparen. Voor de rest is het vergaderen en nog

eens vergaderen. De avond hangt het er een beetje van af: ofwel nog meer

vergaderingen, ofwel nog gaan spreken. Of rustig thuiskomen en dan mag

de tv wel aan.


Voor mij zouden die twee uren meer per dag niet nodig zijn, maar ik zou die

liever opsparen om eens een volledige dag te kunnen ontspannen. Ik ben

iemand die heel erg openstaat voor mensen, maar dat vergt veel van jezelf.

Ik heb dus ook altijd voldoende tijd nodig om me weer op te laden.

Toen ik in Cambridge studeerde, vond ik het heel aangenaam om simpelweg

zaken op te nemen. Dat hoeft niet altijd actief te zijn. En dat is heel leuk om-

dat je dan onder meer een massa informatie krijgt. Dat noem ik pas tijd voor

ontwikkeling.

100

Hans Bourlon

is een Vlaamse mediafiguur en hij staat aan het hoofd van Studio 100. Hij

behaalde een diploma wijsbegeerte aan de Universitaire Faculteiten

Sint-Aloysius. Bourlon begon in 1987 zijn carrière bij de toenmalige

BRT als medewerker. Van 1989 tot 1996 was hij er televisieproducer

van het populaire programma Samson en Gert.

In 1996 richtte hij samen met Gert Verhulst en Danny Verbiest het productie-

huis Studio 100 op. Hij is er nog steeds een van de drijvende krachten.

Hans Bourlon werd in 2005 en 2007 genomineerd voor de onder-

scheiding Manager van het Jaar. In 2008 won hij die onderscheiding

samen met Gert Verhulst, medeoprichter van Studio 100.

101


Tip

Ik probeer vooral voldoende vakantie in te bouwen. Ik heb ook een aantal

hobby’s die ik maximaal tracht te beoefenen. Ik ga bijvoorbeeld regelmatig

met de fiets op de piste rijden. Je komt dan in contact met mensen en dan

kan ik rustig reflecteren over andere zaken. Als mijn agenda vol zit, kan ik

ook niet rustig over strategie nadenken.

Agenda

Ik bepaal zelf mijn agenda in de mate van het mogelijke. Er staan een aantal

vaste afspraken in. In ons geval zijn dat internationale conference calls, die

met regelmaat op de agenda staan. We werken op het secretariaat met drie

mensen en er wordt overlegd waar ik wel of niet bij ben. Ik probeer mijn

agenda zo weinig mogelijk vol te stouwen. Ik krijg vaak uitnodigingen voor

allerlei verenigingen, sociale bezigheden, premières of om het even wat. Ik

vind dat een hele eer, maar maak daar heel gerichte keuzes in.

Netwerken beperk ik tot het noodzakelijke. Ik word ook wel eens gevraagd

voor lezingen omdat we een aantal prijzen hebben gewonnen. Ik heb dat in

het begin gedaan, maar ik heb er wel een limiet op gezet. Vooral voor jon-

ge mensen, scholen, doe ik dat graag. Ik wil jonge mensen enthousiasme-

ren om te ondernemen. Voor de rest mag ik mij gelukkig prijzen dat ik mijn

agenda zelf kan bepalen.


Meer fietsen.

1 De 80/20-regel

2 Elke dag plannen

3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem: organiseren met de GTD-methode

Efficiënt uitvoeren van taken

E

44

ef

fic

iën

t

ef

fic

iën

t u

itv

oe

re

n v

an

ta

ke

nu

itv

oe

re

n v

an

ta

ke

n


Het past in mijn

streven om zo efficiënt mogelijk met tijd om te

gaan. Tijd is ongetwijfeld het schaarste goed. Ik

ben iemand die leeft volgens het 80/20-principe,

dus ik probeer telkens 80 procent van het

rendement te realiseren in 20 procent van mijn

tijd. Dit betekent dat je vrij intensief leeft en

dat je zoveel mogelijk zaken in de beschikbare

tijd probeert te realiseren. Je kunt je tijd op die

manier drie tot vier keer beter benutten dan

iemand die dit niet zou doen.

105

1 De 80/20-regel

Om effectief te kunnen zijn, dien je te weten welke activiteiten het meeste

rendement hebben. Je kent misschien de 80/20-regel van Vilfredo Pareto:

in 1897 ontdekte die Italiaanse econoom dat 20 procent van de bevolking

80 procent van het vermogen in Italië bezat. Die 80/20-regel is later op veel

andere zaken toegepast. De veralgemeende regel beschrijft dat 80 procent

van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20 procent van de oorzaken.

Door dit te beseffen, kun je de efficiëntie verhogen, door je meteen op die

20 procent te richten.

Enkele voorbeelden22:

20% van de medewerkers zorgt voor 80% van de output;

20% van de criminelen neemt 80% van de waarde van de totale misdaad

voor zijn rekening;

20% van het overheidsbeleid zorgt voor 80% van de bereikte resultaten;

20% van de producten is gewoonlijk verantwoordelijk voor 80% van de

omzet;

20% van de klanten is verantwoordelijk voor 80% van de omzet;

20% van de automobilisten zorgt voor 80% van de ongelukken;

20% van de medewerkers zorgt voor 80% van de personeelsproblemen;

80% van de wereldenergie wordt verbruikt door 15% van de wereldbevol king.

in 20% van je werktijd realiseer je 80% van je werkelijk effectieve output.

Het 80/20-principe kan zelfs een hele bedrijfstak op zijn kop zetten. Zo had

Interface, een tapijthandelaar met een omzet van meer dan 800 miljoen

dollar, een schitterend idee. In plaats van kamerbreed tapijt te verkopen,

least het bedrijf tegenwoordig haar vloerbekleding in de vorm van tapijt-

tegels. Interface ontdekte namelijk dat 20 procent van elk willekeurig tapijt

80 procent van de slijtage te verduren krijgt. Een tapijt wordt in de meeste

gevallen volledig vervangen wanneer het grootse deel van de oppervlakte

nog in prima staat is. Op geregelde tijdstippen komt Interface de tapijten

106 efficiënt uitvoeren van taken

inspecteren en vervangt elke versleten of beschadigde tegel. Dit betekent

voor zowel Interface als de klant een mooie besparing.23

Richt je, met andere woorden, op de zaken die belangrijk en urgent zijn. De

kans is groot dat die activiteiten de meest relevante output zullen opleve-

ren. Het gaat er dus om dat je de 20 procent effectieve tijdsinzet in elk geval

ten volle benut.

Geert Noels ’

Er gebeuren vaak veel onver-

wachte dingen. In een agenda moet je ruimtes

hebben, zodat je, als je bijvoorbeeld wat vertraging

hebt op de weg, je niet moet haasten. Een gaatje

van een uur maakt dat je rustiger kunt antwoorden

op een telefoontje of koffie kunt gaan drinken op

een marktplein, waardoor je geestelijk rust krijgt

en ergens op een kalme manier aankomt. Ik heb

een tijd gehad dat mijn agenda door iemand werd

gepland die de spelregels niet wilde volgen.

Dat was echt een hel.

107

2 Elke dag plannen

Verschillende studies tonen aan

dat mensen die elke avond de

volgende dag in kaart brengen,

veel efficiënter werken dan de

mensen die dit niet doen. Als

je ’s ochtends op je werk bin-

nenkomt, vliegen de verschil-

lende prikkels je om de oren en

is de verleiding groot meteen

de meest dringende actie af te

werken. Houd tijdens het plan-

nen rekening met eventuele sto-

ringen, dringende opdrachten

en lummelende collega’s.

Na het avondeten bekijk ik mijn

agenda voor de volgende dag,

ook wanneer ik ’s avonds niet hoef te werken. Als je de planning van de

volgende dag doorneemt, maak je je mentaal klaar om vastberaden aan de

slag te gaan. Indien je bepaalde documenten nodig hebt of je moet nog een

adres opzoeken, kun je dit het beste al van tevoren doen.

Een vast moment voor mails en post

Soms is het schrijnend te zien hoe vaak we een document in handen nemen.

Een keer als het binnenkomt, een keer om in het todobakje te leggen, een

keer om het af te handelen, een keer om in het ‘done’ bakje te leggen, om

het daarna te archiveren. Herkenbaar? Tracht het aantal bewegingen dras-

tisch te beperken. Hetzelfde geldt voor e-mail.

Goedele Liekens ’

Ik voel dat ik

in de loop der jaren heel veel geleerd

heb. Mijn afspraken zitten vaak in een

cascade vast aan elkaar. Dezelfde

plaats, achtereenvolgens, zonder

dat er een uur tussen zit. Als er door

omstandigheden een uur uitvalt, dan

is dat natuurlijk een verloren uur. Als

je bijvoorbeeld het huis uitgaat, moet

je je opmaken, je moet je vaak deftig

kleden. Er komt zoveel bij kijken, dat

je beter bepaalde afspraken kunt

combineren.


Label je bakjes op je bureau of organiseer je mailbox als volgt:

actie (zaken die je moet doen);

afwachten (zaken die anderen moeten doen, maar die je wel wilt

opvolgen);

archief.

In 99 procent van de gevallen kun je daar het document of mailbericht in

kwijt. Als je het kunt weggooien, doe het dan meteen. Als de actie minder

dan twee minuten duurt, handel het dan direct af. Loop ten minste één keer

per week door de eerste twee bakjes of mappen.

Op www.WinTijd.com vind je heel wat tips en technieken om efficiënter te

e-mailen.

Plan je eigen uur per dag

Slechts weinig mensen slagen erin een uur voor zichzelf te reserveren. Vaak

heeft dit te maken met de bedrijfscultuur, die een ‘opendeurpolitiek’ pro-

moot. Ook in landschapkantoren wordt iemand die zich afzondert, dikwijls

met de vinger nagewezen. Dat is niet terecht, want uit de praktijk blijkt dat

dit voor die persoon het meest productieve uur van de dag is.

Intussen heb je wel begrepen dat ik niet zo gek ben op landschapbureaus.

In het begin van mijn carrière had ik al snel door dat het even apart gaan

zitten mijn populariteit onder

de collega’s niet meteen de

hoogte injoeg. Toch kun je, als

je het plausibel uitlegt, begrip

vragen voor jouw specifieke si-

tuatie. Gebruik daarvoor alleen

positieve redenen. Een boekje

opendoen over storende col-

lega’s, bijvoorbeeld, zal binnen

de kortste keren tegen jou ge-

bruikt worden. Zelf gebruikte ik


Wat tegenwoordig lastig is, is e-mailen.

Ik werk zeven dagen per week en dan

wil ik dat ze weten dat ze niet moeten

antwoorden in het weekend. Soms

moet ik dat expliciet zeggen: het is niet

de bedoeling dat je meteen antwoordt.

109

vaak het excuus dat ik veel beter zonder lawaai kan werken. Tijdens mijn

eigen uur kon ik me tot drie keer beter concentreren, waardoor ik heel wat

productiever werd.’

Luister naar je bioritme

Laat je niets wijsmaken, jouw bioritme is uniek. Je kunt dus zelf aanvoelen

wanneer je het meest alert bent. Uit verschillende studies blijkt echter dat

de meeste mensen het scherpst zijn rond het middaguur en daarna een dip

krijgen. Dit betekent dat je in dat geval het denkwerk het beste rond een uur

of elf kunt oppakken. Routinetaken reserveer je dan het beste voor het be-

gin van de middag. De alertheid stijgt weer rond een uur of drie.

Ben je een ochtend- of een avondmens? Dat moet je zelf aanvoelen. Voor

de helft is het genetisch bepaald, de andere helft bepaalt de omgeving. Als

je al twintig jaar in de ochtendploeg werkt, is je lichaam er wellicht aan

aangepast.

Zakenreizen versus videoconferenties24

Hoe mobiel zijn we en verplaatsen

we ons altijd op de meest efficiënte

manier? Moeten we de beschikbare

technologie, zoals videconferenties,

niet wat vaker gebruiken?

Easynet Global Services, een interna-

tionale aan bieder van netwerken en

hostingdiensten, heeft er natuurlijk

alle belang bij zijn netwerkdiensten

te promoten. Toch zijn de resultaten

van een onderzoek (Face to Phase:

The convergence of business travel

and virtual meetings) bij 716 Europe-

se bedrijven uit 2009 interessant.

Inge Vervotte ’

We leven

nog altijd in een samenleving

waar heel veel gebeurt tussen

negen en vijf. Door het veelvuldig

onderhandelen – vaak ook ’s

nachts – heb ik mijn bioritme

goed leren kennen. Wanneer ik

bijvoorbeeld om zes uur moet

opstaan, weet ik dat dit een

impact heeft op mijn welzijn.

Ik kan perfect tot drie uur in de

ochtend functioneren, maar dan

zorg ik dat ik de uren tussen vijf

en zeven ’s ochtends kan slapen,

want het is belangrijk dat ik die

uren kan rusten.


Voor veel managers behoren zakenreizen tot hun werkroutine. Die trips kun-

nen echter een impact op hun gemoedsrust hebben. Van de ondervraagde

Europese managers vindt 47 procent dat zakelijk reizen voor meer stress

zorgt. Hoewel bijna de helft van de ondervraagde Europese managers aan-

geeft hinder te ondervinden van reisstress, klaagt de meerderheid (57 pro-

cent) niet over de hoeveelheid zakenreizen die ze per jaar moeten maken. Zij

zien zakenreizen als onderdeel van hun werkroutine. Wel vinden de meeste

respondenten dat zakenreizen heel duur zijn en dat ze het milieu schaden.

Voor Europese managers is 55 procent van de tijd tijdens een zakentrip ef-

fectieve werktijd. De overige 45 procent besteden ze bijvoorbeeld aan het

wachten op een aansluitende vlucht of in een hotelkamer tussen vergade-

ringen in.

Werknemers die weinig reizen, vinden het een-

voudiger hun werk en hun privéactiviteiten

in goede banen te leiden. Steeds meer Euro-

pese bedrijven zijn bereid om bij dit feit stil te

staan en naar andere oplossingen te zoeken

in plaats van managers veel op zakenreis te

sturen. Dit verklaart waarom beslissers naast

persoonlijk contact steeds meer kiezen voor

videoconferenties.

Jacques Rogge ’

Vergaderen doe ik zoveel

mogelijk via telefoon, mail

en videoconferenties. Ik

heb hiervoor een aantal

regels ingesteld. Geen

enkele beleefdheidsformule,

bijvoorbeeld, en de dag voor

de vergadering krijg ik de

belangrijkste punten op een

A4’tje. Ik stel niet veel vragen,

maar ik luister heel goed. Als

er een powerpointpresentatie

is, is de regel 6 x 6 x 6 van

toepassing. Dat wil zeggen 6

slides, 6 punten op elke slide

en elk punt 6 woorden. Men

houdt zich daar gelukkig aan.

Ik houd namelijk niet van

visuele hoogvliegers. Een

vergadering mag maximaal 45

minuten duren.


Ik was gisteren in Luxemburg,

eergisteren in Polen en morgen ben ik in Tsjechië.

Stel je daar ook niet te veel van voor. Dit is allemaal

minder spectaculair dan je denkt. Het is allemaal voor

je georganiseerd. Je rijdt tot aan het trapje van het

vliegtuig en ik stap in de auto. Die rijdt met mij tot aan

de bestemming en ik stap uit en daar word je weer

opgevangen. Ik heb dus met die reizen geen enkele

materiële zorg. Het is alsof je een bus neemt. Het enige

wat je natuurlijk wel moet doen, is al die gesprekken

voorbereiden.

111

3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem: de GTD-methode

‘David Allens strategieën om je

werk klaar te krijgen zijn onmis-

baar’ (Ken Blanchard, coauteur

van de The One Minute Manager).

Hoe beter we onze tijd kunnen in-

delen, hoe sneller we onze per-

soonlijke doelstelling zullen halen.

Tijd vrijmaken om te plannen, be-

tekent in elk geval tijdwinst. Het

is van cruciaal belang om een

schriftelijke planning bij te hou-

den. Mensen die alleen in hun

hoofd plannen, verliezen op een

bepaald moment het overzicht en

falen vaak in hun opdracht. Met

een schriftelijke of digitale plan-

ning werken de meeste mensen

veel doelgerichter en verlies je de

controle over het project niet.

Een van de meest efficiënte methoden is ongetwijfeld de ‘Getting Things

Done’-methode van David Allen. GTD of Getting Things Done is gebaseerd

op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen, niet over zijn

taken hoeft te blijven nadenken. Op die manier wordt het hoofd vrijgemaakt

van ‘het moeten herinneren van alle taken’ en kun je je concentreren op het

‘daadwerkelijke uitvoeren van de taken’.


Ik stel mijn prioriteiten door mijn

agenda van de volgende week goed

voor te bereiden. Bovendien heb ik

geheugensteuntjes in de vorm van

todolijstjes en een notitieboekje.

Als ik iets noteer of als ik mezelf iets

opleg, dan doe ik het ook. Dat is een

eenvoudige regel die ik ooit eens

hoorde van een ondernemer die kwam

spreken op de Business School. ‘Er

zijn zoveel mensen die goede ideeën

hebben, maar they don’t get things

done.’ Het is te simpel voor woorden,

maar het is wel een waarheid als een

koe. Ik ben dat altijd blijven toepassen.


De essentie van GTD

David Allen vindt het belangrijk takenlijsten op te stellen die specifiek zijn

voor een bepaalde ‘context’. Bijvoorbeeld: een lijst met mails die je moet

versturen of een boodschappenlijst die je in het winkelcentrum kunt af-

werken. Hij stelt ook dat iedere taak die binnen twee minuten kan worden

uitgevoerd, meteen moet worden afgehandeld bij het doornemen van je

todolijst.

De filosofie van GTD is gebaseerd op het opslaan, bijhouden en terugvinden

van alle vormen van informatie die nodig zijn voor de taken die je moet uit-

voeren. Bovendien wordt gesteld dat de oorzaak van onuitgevoerde taken

vaak te wijten is aan onvoldoende planning vooraf. Je moet dus voor ieder

project duidelijk weten wat er bereikt moet worden en welke specifieke ac-

ties je hiervoor moet uitvoeren. Vooraf nadenken is dus de boodschap.

En dan is het ook nog eens zo dat ons brein als herinnersysteem relatief

slecht functioneert. Het helpt ons namelijk zelden te herinneren wat we

moeten doen op de ‘tijd’ en de ‘plaats’ dat we het kunnen doen. Daarom

werken de acties per context als een soort van geheugensysteem dat ons

ervan verzekert dat we de juiste herinneringen op het juiste moment kun-

nen opvragen.

113

figuur 2figuur 2 schematische voorstelling van gtd25

Lopende zaken


Verzamelen1 1

Verzamel alles wat je wilt onthouden in een centrale opvangbak: hetzij een

fysiek postvak, een notitieboekje, een dictafoon, een laptop of pda. Haal al-

les uit je hoofd en stop het in dit systeem om verwerkt te worden. Het is de

bedoeling om de opvangbak minstens één keer per week leeg te maken.

Verwerken2 2

Verwerk de gegevens in de opvangbak:

begin bovenaan;

verwerk één item per keer;

stop nooit iets terug in de opvangbak.

Stel jezelf de vraag: Wil ik hier op korte termijn iets mee doen?

Indien ‘Ja’

Bepaal dan de volgende acties: bedenk voor ieder item wat de volgende ac-

tie is die je hiervoor moet ondernemen. Als het item bijvoorbeeld is: ‘Maak

een rapport’, dan zou een volgende actie kunnen zijn: ‘Bel Jan om de notities

van de vergaderingen door te sturen.’ Hoewel er vaak meerdere stappen en

acties nodig zijn om iets af te werken, zal er altijd iets zijn wat je als eerste

moet doen. Die acties kunnen dan ook in die lijst opgenomen worden. Aan

de acties wordt steeds ook de context toegevoegd waarbinnen de actie uit-

gevoerd kan worden, zoals ‘aan de computer’, ‘in de winkel’ of ‘onderweg’.

Ieder ‘open einde’ of activiteit waarvoor meer dan een actie uitgevoerd moet

worden, wordt aangeduid als een ‘project’. Het is dan ook de bedoeling dat

je de projecten volgt en periodiek controleert dat er voor ieder project een

volgende actie vastgelegd is, zodat het project tenminste vordert.

115

Indien ‘Nee’

Bepaal dan waar het item thuishoort.

Prullenbak

Als je het item op geen enkele manier kunt gebruiken, gooi het dan gewoon

weg.

Later/misschien

Zaken die je ooit zou willen doen, maar niet op dit moment, horen hier thuis.

Bijvoorbeeld: ‘Ooit de piramides gaan bezichtigen’ of ‘Spaans leren’.

Archief

Alle items die gearchiveerd kunnen worden, komen hier terecht, samen

met enkele referentielijsten (bijvoorbeeld wat je iedere keer mee op reis

neemt).


Ik ben

allesbehalve een gadgetfreak, behalve voor

één ding: ik had als een van de eersten een

elektronische agenda met een todolijst. Daarna

heb ik altijd met pda’s gewerkt en nu heb ik een

I-phone. Het gevaar van de I-phone is wel dat

het je persoonlijke verslaving wordt.

E-mailen vind ik al veel minder efficiënt omdat

er veel te veel wordt rondgestuurd dat je niet

nodig hebt. Ik zie mensen daar waanzinnig

veel tijd in investeren. Dat is iets waar ik altijd

heel erg op let. Een ander hulpmiddel is mijn

dictafoon. Ik gebruik die heel regelmatig. Dat

gaat veel sneller dan alles opschrijven.


Organiseren3 3

Als voor een item een actie uitgevoerd moet worden.

Voer ze uit indien de actie korter duurt dan twee minuten.

Zo niet, plan ze in je agenda. Dit is alleen voor het bijhouden van afspraken,

toezeggingen en acties die je absoluut moet laten plaatsvinden op een be-

paalde datum (bijvoorbeeld vergaderingen, afspraken die vaststaan enzo-

voort). Het is dus niet de bedoeling om er een takenlijst van te maken. De

andere optie is de acties af te werken zodra je het kunt.

Indien het mogelijk is de actie te delegeren, doe het dan. Als iemand anders

de actie afwerkt of er moet worden gewacht op een externe factor voordat

een project kan verdergaan, leg dit dan vast in die lijst. Ook hier is het op-

nieuw de boodschap die lijst te controleren om te zien of bepaalde acties

niet over tijd zijn.

Neem de lijsten regelmatig door4 4

Neem de verschillende lijsten met acties en herinneringen ten minste een

keer per week door. Vervolgens kies je de belangrijkste taak die op dat mo-

ment uitgevoerd zou moeten worden en die voer je zelf uit. Om te vermijden

dat je de makkelijkste taken eerst uitvoert, kun je beslissen de acties uit de

lijst stuk voor stuk op volgorde af te werken. Houd hierbij wel je deadline in

het oog en hak grotere opdrachten in kleinere stukken.

Hoe kunnen we het GTD-systeem omzetten in een gebruiksvriendelijke toe-

passing? Wellicht is een combinatie met je mailsysteem de meest voor de

hand liggende oplossing. Op www.WinTijd.com vind je meer informatie

over het dagdagelijks gebruik van de GTD-methode, samen met een aan-

tal nuttige links naar gratis en betalende GTD-softwareprogramma’s. Zelf

ben ik heel tevreden over Jello Dashboard vanwege de mooie MS Outlook

interface, maar er zijn veel andere mogelijkheden zonder dat je iets moet

downloaden.

117

Ruben is werfleider bij een internationale bouwonderneming die gespecia-

liseerd is in kantoorgebouwen. Het was mijn eerste opdracht met een helm,

veiligheidsschoenen en een spijkerbroek. Omdat je de complexiteit van zul-

ke werven niet moet onderschatten, kun je je voorstellen dat de werfleider

van alle markten thuis moet zijn. Naast het aansturen van de werknemers

op het bouwterrein – tot 250 bouwvakkers op hetzelfde moment – heeft Ru-

ben de eindverantwoordelijkheid van de verschillende bouwfasen die op dat

moment lopen. Je kunt je inbeelden dat een eenvoudig todolijstje in die si-

tuatie niet volstaat.

Aan de hand van een eenvoudig organisatiesysteem, gebaseerd op de ‘Get-

ting Things Done’-principes van David Allen, heeft Ruben een veel beter

zicht op de verschillende projecten. Bovendien kan hij zijn taken nu indelen

volgens de context waarin ze kunnen worden uitgevoerd.’

Toolbox EFFICIËNTIEEFFICIËNTIE


80/20-regel

Om effectief te kunnen zijn, dien je te weten welke activiteiten het meeste

rendement hebben:

20% van je activiteiten zijn verantwoordelijk voor 80% van je resultaten;

80% van je activiteiten zijn verantwoordelijk voor 20% van je resultaten.

Welke activiteiten creëren de meeste resultaten?

Het gaat er dus om dat je de 20 procent effectieve tijdsinzet in elk geval ten

volle benut. Hoe pak je dit aan? Interessant om te weten is hoe je met je tijd

omgaat. Wat zijn jouw persoonlijke tijdvreters?


119

Tijdvreters

Wat zijn jouw tijdvreters? Omcirkel de zeven belangrijkste.

Niet kunnen luisteren

Onduidelijke doelstellingen

Inefficiënt omgaan met mensen

Gebrek aan organisatie

Verkeerd weggelegde stukken

Onderbrekingen

Wachten op aanvullende gegevens

Te veel willen doen

Onnodige correspondentie/e-mail

Zinloze vergaderingen

Niet ‘nee’ kunnen zeggen

Ondoelmatig delegeren

Verkeerde prioriteiten stellen

Onhaalbare deadlines

Negatieve instelling

Slechte communicatie

Storingen op het gebied van techniek en automatisering

Fouten van andere mensen

Te weinig personeel

Afwijkende waardering

Gebrek aan feedback

Perfectionisme

Slecht a<andelen van papierwerk



Enkele vragen

Kun je aangeven wat precies veel tijd kost binnen je dagelijkse

werk zaam heden?

Wat is daarvan de oorzaak?

121

Kun je hier iets aan veranderen?

Wie of wat heb je hiervoor nodig?



Getting Things Done

Benoem drie projecten waarmee je vandaag bezig bent.

Geef vijf mogelijke contexten voor je acties.

Samenvatting

123

Veel mensen hebben al gehoord over de 80/20-regel van Pareto, die stelt

dat 80 procent van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20 procent van

de oorzaken. Toch is het toepassen van die regel op je eigen tijdsbesteding

niet eenvoudig. Wanneer cursisten er moeilijk in slagen om die 20 procent

in kaart te brengen, stel ik de volgende vragen: Waar heeft jouw baas het

altijd over tijdens het functioneringsgesprek? Hoeveel tijd heb je precies be-

steed aan dit aspect van je job? Vaak gaat het dan een stuk makkelijker.

Planning is een van de hoekstenen van efficiënt tijdsbeheer. Bijna iedereen

heeft een agenda met afspraken, zoals vergaderingen, maar weinig mensen

plannen ‘afspraken met zichzelf’. Het loont beslist de moeite om het groot-

ste deel van je goede voornemens op een bepaalde dag en een bepaald uur

in te plannen. Laat wel voldoende open ruimte voor onverwachte situaties.

Een degelijk organisatiesysteem, zoals de ‘Getting Things Done’-methode,

heeft al miljoenen mensen geholpen om structuur te brengen in hun dage-

lijkse leven. Misschien kan het ook voor jou een goed hulpmiddel zijn.

E

44

ef

fic

iën

t

ef

fic

iën

t u

itv

oe

re

n v

an

ta

ke

nu

itv

oe

re

n v

an

ta

ke

n

124

Geert Noels

is econoom en medeoprichter van Econopolis. In zijn professionele le-

ven volgt hij sinds jaren de internationale economie en de finan-

ciële markten. Hij is ook columnist bij het economische weekblad

Trends en de Franstalige tegenhanger Tendances. De afgelopen ja-

ren groeide hij uit tot een bekende opiniemaker over financiële en

economische onderwerpen. Hij is een veelgevraagde spreker over

economie en beleggingen. Naast zijn passie voor economie en de

financiële wereld, heeft hij ook een actieve interesse voor andere

domeinen, zoals fietsen, skiën, fotografie, en het liefst een combi-

natie van dit alles.

125


Tip

Het ergste is dat je een vergadering moet beginnen met je te excuseren dat

je te laat bent. Dat is niet goed, want dat verandert de hele vergadering. Je

start in een underdogpositie. Het is daarentegen fantastisch om tien minu-

ten vroeger te komen. Je ziet heel die organisatie zich voorbereiden op een

meeting. Je bent zelf heel kalm. En als je vroeg bent, kun je een eigen plaats

in een vergaderlokaal kiezen, wat ook niet onbelangrijk is. Op tijd zijn is dus

een enorm voordeel. Je begint vanuit een respectvolle positie, want meest-

al zijn het de anderen die zich excuseren, je hebt de beste plaats gekozen en

je hebt je presentatie nog eens kunnen doornemen.

Agenda

Ik probeer elke dag iets te hebben om naar uit te kijken. Ik denk dat dit

maakt dat je agenda altijd positief geladen is. Als je je weekagenda bekijkt

en je krijgt dan als het ware een indigestie, dan heb je het heel moeilijk om

die agenda waar te maken. Als je elke dag begint met zaken om naar uit te

kijken, dan is zo’n agenda een heel positieve ervaring. Dat kan bijvoorbeeld

een aangenaam contact, het afwerken van een rapport of het bevestigen

van een contract zijn. En zo plan je elke dag, zodat je een aantal punten

hebt waar je niet tegenop ziet, maar waar je naar uitkijkt.


Wat meer schrijven en meer sporten.

126

Christine

Van Broeckhovenis een Belgische moleculair biologe en politica. Als hoogleraar on-

derzoekt ze alzheimerdementie, bipolaire stoornissen en an-

dere zenuwziekten bij volwassenen. Ze heeft sinds 1983 haar

eigen laboratorium voor moleculaire genetica aan de Univer-

siteit Antwerpen. Op 19 maart 2007 werd bekendgemaakt

dat ze bij de federale verkiezingen de lijst voor de Kamer van

Volksvertegenwoordigers namens de sp.a in Antwerpen zou

aanvoeren. Op 9 mei 2010 stapte ze uit de politiek om zich

volledig op het wetenschappelijk onderzoek toe te leggen.

127


Tip

Je moet accepteren dat er dingen niet zijn. Ik heb bijvoorbeeld een hele tijd

geen boeken kunnen lezen. Maar je moet op elk moment je situatie weer

opnieuw inschatten, je aanpassen en geen spijt hebben. Dat is heel belang-

rijk. Ik heb nooit van iets spijt. Dat is pas tijdverlies.

Efficiëntie: verschil tussen mannen en vrouwen?

Sociologen en psychologen zijn daar wel mee bezig, maar niet op het vlak

van het biologische functioneren van de hersenen. Zoveel weten we er nog

niet van. Er is wel een tendens in die richting om dat te analyseren. We we-

ten dat hersenactiviteiten van mannen en vrouwen kunnen verschillen. Voor

dezelfde taken trouwens. Als je iemand een opdracht geeft en je kunt in

kaart brengen welke cellen actief worden, gaat dat verschillen. Men is daar

vaak bang van. Dat zijn gedragsstudies en er zijn heel veel mensen die vin-

den, vooral diegenen die niet wetenschappelijk geschoold zijn, dat het een

demystificatie van de mens is. Er zijn er ook die van oordeel zijn dat het niet

biologisch is en dat het eigenlijk allemaal sociale context is. Ik word daar

regelmatig op aangevallen.


Muziek luisteren en lezen. Ik kan mij niet herinneren dat ik de laatste jaren

nog een cd gekocht heb. Meer gewoon genieten. In een sofa gaan zitten, bij

het haardvuur met een kop thee en een boek.

1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand

2 Inspelen op verandering van doelen, rollen en omgeving

3 Het gebruik van creatieve technieken en internettoepassingen

Creativiteit

C

55

cr

ea

tiv

ite

itc

re

at

ivit

eit

Geert Noels ’

Timemanagement betekent een

evenwicht zoeken tussen het gezin, het professionele

en het lichamelijke. Ik kan bijvoorbeeld proberen

het aantal uren op een dag efficiënt in te vullen

door bepaalde zaken te combineren, zoals het

professionele met gezondheid. Waarom zou je gaan

lunchen als je ook samen kunt gaan sporten?

Ook voor het gezin geldt hetzelfde principe: je kunt

samen tv-kijken of samen sporten. Ik tracht op een

efficiënte manier de dingen te combineren. Je kunt

ook in plaats van laat op het werk te blijven, wat

vroeger naar huis gaan en daar in de huiselijke kring

met je laptop aan de keukentafel gaan zitten. Ook

daar kan ik mails beantwoorden en zelfs teksten

schrijven.


Ik maak een elektro-

nische nieuwsbrief, de Middelkoop Nieuws-Flash!,

die 199 euro kost. Ik haal alle informatie gratis van

het internet. Ik filter die informatie en laat iemand

er een mooie vormgeving van maken. Dat kost mij

nog geen uur per week, maar het levert mij wel een

kleine 100.000 euro per jaar op. Ik probeer extra

rendement te krijgen op mijn werk door bepaalde

synergieën toe te passen. Op die manier kun je heel

efficiënt werken.

131

1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand

Creativiteit is onontbeerlijk voor een geslaagd tijdsbeheer. Toch vind je er

bijzonder weinig over terug in de timemanagement literatuur.

Velen zijn, mijn inziens onterecht, ervan overtuigd dat timemanagement

en creativiteit tegenpolen zijn. In Nederland werd in 2008 een studie uit-

gevoerd onder 68 R&D-ingenieurs. Hieruit bleek dat ingenieurs die time-

management toepasten, in hun werk meer creativiteit vertoonden dan

ingenieurs die dat niet deden (Beeftink, Van Eerde & Rutte). De conclusie

van die studie was heel duidelijk: timemanagement bevordert de creatieve

prestaties.26

Hoe komt dit? Timemanagement beïnvloedt de werklast op een gunstige

manier; je creëert betere omstandigheden om creatief bezig te zijn. Je hebt,

met andere woorden, meer tijd om ongestoord na te denken.

132 creativiteit

2 Inspelen op verandering van doelen, rollen en omgeving

Stel jezelf voor als een jonge ambitieuze persoon die net de schoolbanken

heeft verlaten. Het leven lacht je toe en je bent klaar om op eigen benen te

staan.

Wat zouden je doelen kunnen (geweest) zijn?

Een leuke baan vinden? Je eigen huurappartement? Een reis rond de

wereld?

Wat is/was jouw rol?

Vriend of vriendin van X? Werkzoekend? Voorzitter van de jeugdclub?

Hoe ziet/zag jouw omgeving er op dat moment uit?

Nog steeds jouw geboortedorp?

Hans Bourlon ’

Ik heb Latijn-Grieks gedaan, daarna wijsbegeerte

gestudeerd. Boekhouden en economie zijn in die opleidingen nooit een vak

geweest. Ik ben mij daarin gaan bijscholen en ik heb daar een soort interesse

en affiniteit voor gekregen. Ik kan nu met een zekere trots zeggen dat ik met de

financiële mensen in huis een ernstige dialoog kan voeren.

Ons bedrijf is geïnternationaliseerd. Ik beheerste wel een aantal talen, maar ik

was niet tevreden over het niveau. Ik ben mij gaan bekwamen, ik wil dat er een

bepaald niveau van perfectie is. Ik blijf mezelf dus bijscholen. Ik vind dat heel

belangrijk en neem daar ook mijn tijd voor.

133

Je kunt je voorstellen dat hetzelfde verhaal dertig jaar later er helemaal

anders kan uitzien. Met andere woorden: doelen, rollen en de omgeving

evolueren door de tijd heen. Het spreekt voor zich dat creativiteit in een

veranderend geheel een belangrijke rol speelt.

Creativiteit en persoonlijke effectiviteit staan dus zonder enige twijfel in re-

latie tot elkaar. Je hebt timemanagement nodig om creatief te kunnen zijn,

maar je hebt ook creativiteit nodig om efficiënt door het leven te kunnen

gaan.

Een jaar na de bomaanslagen in Madrid, waarbij bijna tweehonderd men-

sen omkwamen, ging ik er naar een beurs voor professionals uit de far-

maceutische sector. Toen ik in de taxi zat, zag ik verdacht veel politie op

straat. De taxi mocht het beursterrein niet oprijden en later bleek dat de

beurs was afgelast wegens een terroristische dreiging. Ik had dus enkele

uren vrij en omdat ik de stad al enkele keren had bezocht, besliste ik dan

Inge Vervotte ’

Ik heb altijd een

bepaalde koers gevaren en ik kan die koers

wijzigen wanneer ik er behoefte aan heb.

Juist die zelfsturing vind ik veel belangrijker

dan het allemaal vast te leggen in

een agenda met een aantal regels:

bijvoorbeeld elke maandag moet ik gaan

tennissen, elke woensdag moet ik naar de

sauna enzovoort. Dat zou dan een soort

rust moeten brengen, een soort evenwicht,

maar daar geloof ik dus niet in.


Mijn functie is nieuw, de

omgeving is ook nieuw,

de medewerkers relatief

nieuw. Je moet daar altijd

aan wennen, maar ik ben

nu in vijftien maanden

drie keer van job moeten

veranderen. Je moet van

kantoor veranderen, je moet

van omgeving veranderen,

je moet van perspectief

veranderen, maar dat lukt.

134 creativiteit

maar op een terrasje te gaan zitten om het businessplan voor het komende

jaar te gaan schrijven. Misschien kwam het door de inspirerende omgeving

van de Plaza Mayor, maar ik heb nooit meer zo’n goede aanzet voor een

plan geschreven.’

Hans Bourlon ’

Mensen enthousiasmeren is belangrijk,

want zij twijfelen ook vaak aan hun leiders. Ik geef een

voorbeeld: we gaan een musical maken. We spreken snel

over een aanzienlijke investering. Je start met een wit blad.

We gaan K3 een hoofdrol geven. Iemand zegt dan: laat ons

de drie biggetjes nemen, ze zijn toch met drie. Geef ze een

varkensneus en zo van die oren. Het was onze meest populaire

musical die we ooit voor kinderen hebben gerealiseerd.

Achteraf is het simpel gezegd, maar op het moment zelf

kijkt iedereen naar elkaar van: is die gek geworden? En dan

heb je iemand nodig die zegt: ‘Laat ons daarvoor gaan.’ Je

kunt evengoed met K3 vijf andere dingen doen, maar laat

ons nu afspreken dat we hiervoor gaan en dat we dit gaan

promoten in ons bedrijf. Een belangrijk woord, vind ik, zeker

in een creatief bedrijf, is promoten. Je maakt keuzes, het is

niet zwart-wit, maar je moet het toch zwart-wit stellen opdat

mensen geënthousiasmeerd geraken.

135

3 Het gebruik van creatieve technieken en internettoepassingen

Mindmapping

Mindmapping is een creatieve manier om doelgericht na te denken, proble-

men op te lossen of om op ideeën te komen. Zo kun je het verband tussen je

verschillende tijdsbestedingen weergeven aan de hand van een mindmap of

geheugenkaart. Die grafische techniek geeft op een snelle en overzichtelijke

manier structuur aan je denkproces. Mindmappen maken sluit aan bij de

werking van je hersenen, waarbij beide hersenhelften worden gestimuleerd.

Ze werken namelijk niet alleen lineair, maar ook associatief. Hierdoor benut

je je geestelijke potentieel zo goed mogelijk.27

Volg hierbij de volgende stappen.28

Schrijf de probleemstelling wat tijdsbesteding betreft, in het midden van

een blad.

Schrijf alle associaties op. Gebruik hierbij verschillende kleuren.

Associeer vervolgens weer verder op die sleutelwoorden.

Maak een boomstructuur door stevige takken en dunne twijgjes.

Vervang eventueel woorden door tekeningen.

Kijk of je de mindmap kunt verbeteren door een structuur aan te brengen;

breng een aantal dwarsverbanden aan.

136 creativiteit

figuur 3figuur 3 voorbeeld van een mindmap (http://get-your.free-mind-map-training.com)

Effectiviteit

Actieplannen

Prioriteiten

Doelen

Agenda’s

vergaderingen

Duidelijkheid

Motivatie

Appreciatie

Vereenvoudiging

Tools

Snellezen

Mindmaps

Sneller

Slimmer

Beter

Urgent vs belangrijk

Verspilling

Delegeren

Doen of niet doen

Carrière

Leven

Comfortzones

Begeleiding

Teamwerk

Vertrouwen

Balans privé/werk

Je goed voelen

Laten gaan

Zonder angst

Verwachtingen overtreffen

Limieten overstijgen

Vertouwen

Superviseren

Helpen

Aanmoedigen

Overleg

Keuzes

Beslissingen

Groot

Klein

Minder rommelig

Vetragen om te versnellen

Pauzes

Wie

Wat

Waar

Wanneer

Waarom

Hoe

Belangrijkste zaken

Methodes

Checklist

Deadlines

Grotere verhaal

Luisteren

Onderverdelen

Multitasking?

Afwisselen

Smart

Specifiek

Meetbaar

Acceptabel

Realiseerbaar

Tijdsgebonden

Ergonomisch

Gebruiksvriendelijk

Efficiënt

Toegevoegde waarde

Positief

Communicatie

Feedback

Ondersteuning

Prijzen

Herbekijken

Corrigeren

Verbeteren

Monitoren

Vooruitgang

Opvolgen

Evenwicht zoeken

Onderhandelen

Tijdsbeheer

137

Hans Bourlon ’

Gert en ik houden

niet van lang en veel vergaderen. Ik

zou dat het liefst staand doen. Ik vind

dat je een vergadering moet splitsen in

twee delen. Dat is één: snel to the point

komen, en twee: voldoende tijd nemen

voor ‘social talk’. Bij voorkeur moet je de

twee niet te veel vermengen, maar ze

mogen op zijn minst even lang duren.

Ellenlange vergaderingen zijn aan ons

niet besteed. Ik ben voorstander van

een soepele organisatie met enkele

sterke leiders die keuzes maken en

verantwoordelijkheid nemen. Een te

grote democratie, zeker als je van een

wit blad start, kan eindigen in ellenlange

discussies met een slecht resultaat.

Inge Vervotte ’

Tijdens verga-

deringen moet je je prioriteiten

stellen en die worden vooraf duidelijk

afgebakend. Meestal heb ik met de

mensen die ik zie ook regelmatig

contact. Ik ontmoet hen dan

bijvoorbeeld een keer in de maand en

dan is de agendabepaling heel strikt:

wat moet met voorrang aangepakt

en besproken worden?


Voor de

verga deringen zijn we met 27 staats-

hoofden en voor zo’n vergadering werk ik

met een draaiboek. Welk punt gaan we

eerst behandelen? Wat voor de lunch,

wat na de lunch? Hoe gaan we de tijd

indelen? Ik geef dan een paar richtlijnen

hoe ik denk dat dat het beste verloopt en

er is iemand die dat draaiboek uitschrijft.

Anders kun je met 27 mensen geen goede

vergadering hebben. Je hebt dus effectief

maar een beperkte tijd.

138 creativiteit

Anders vergaderen

Je herkent misschien het volgende tafereel: de wekelijkse bespreking op

maandagochtend vindt al vijf jaar om negen uur plaats. Er wordt sinds een

jaar of twee geen agenda meer opgemaakt, ‘want we kunnen de onderwer-

pen inmiddels dromen’. Notuleren hoeft ook niet, ‘want iedereen heeft toch

pen en papier bij zich’ en de nieuwe medewerkers ‘mogen er gerust een

keer bij komen zitten’. Een jaar later zitten ze er nog steeds. Het doel van de

vergadering is niet altijd even duidelijk, maar iedereen probeert toch iets

zinvols in te brengen.

Jammer genoeg is dit nog dagelijkse realiteit in veel bedrijven. Inefficiënt

vergaderen blijkt dan ook een grote bron van ergernis te zijn. Heel wat werk-

nemers in het bedrijfsleven klagen bovendien over het toenemende aantal

interne en externe vergaderingen. Onnodige en onproductieve vergaderin-

gen kosten managers volgens verschillende studies ongeveer 10 procent

van hun tijd of zo’n 24 werkdagen per jaar.29


De meeste vergaderingen gaan

echt te traag voor mij en er wordt vaak door elkaar heen

gepraat. Maar nu heb ik samen met twee partners een

beleggingsfonds en in anderhalf jaar tijd zijn we gegroeid

van 3 naar 20 miljoen euro. We zijn nu stilaan een echt

bedrijf. We hebben op dit ogenblik echter geen kantoor en

geen personeel. Maar we hebben wel afgesproken om twee

keer per maand bij elkaar te komen om de lopende zaken

door te praten. We hebben dan een agenda met een aantal

punten waar we even door moeten lopen en dat proberen

we binnen een uur te doen. Dat is op zich ook de enige

vergadering die ik heb. Niet te veel vastleggen, niet te veel

opschrijven, niet te veel documenteren, dat kost allemaal

veel te veel tijd.

139

Het rekruteringsbureau Robert Half ondervroeg bijna 5700 mensen uit twin-

tig landen over vergaderen. De bevindingen van het onderzoek liggen in lijn

met de verwachtingen. Vergaderingen mislukken vooral omdat we node-

loos afwijken van het onderwerp, omdat er mensen bijzitten die niets met

de bespreking te maken hebben of door een slechte voorbereiding. Bijna de

helft van de Belgen zegt minstens een op de drie vergaderingen nutteloos te

vinden. Vergaderitis is dus een bijzonder tijdrovende ziekte in de Belgische

bedrijfswereld, maar het kan blijkbaar nog slechter. De kampioenen in het

nutteloos vergaderen zijn namelijk de Italianen en de Zwitsers. De Luxem-

burgers scoren dan weer het best in Europees verband.30

Een trend van de laatste jaren is het combineren van vergaderen met een

andere activiteit. Golfen kennen we natuurlijk al langer, maar dit was tot

voor kort alleen weggelegd voor medewerkers met de betere leaseauto. Te-

genwoordig mogen ook de mindere goden al eens een balletje slaan. Samen

gaan fietsen is tegenwoordig ook in.


Wij verga-

deren altijd met agenda’s, altijd met

notulen van onze vergaderingen en we

proberen goed voorbereid te zijn. Het is

niet dat we aan een vergaderziekte lijden,

maar er zijn wel heel wat verschillende

bedrijven in onze groep. Brainstorming,

budgetten, businessplannen enzovoort

verlopen allemaal strikt volgens de

agenda. Het grootste probleem is dat, als

je eenmaal aan het vergaderen bent, je

soms de neiging hebt om af te wijken van

de agenda.

Jacques Rogge ’

Als je je gedachten

niet op een A4’tje kunt zetten, dan zijn

je gedachten niet klaar. Die A4’tjes

worden een dag van tevoren door mijn

kabinet bestudeerd. Mijn medewerkers

noteren bepaalde opmerkingen en

ik bekijk dat ’s avonds. Omdat de

vergadering voor de volgende dag

goed is voorbereid, kunnen we efficiënt

vergaderen, want ik heb de kern van

het probleem al goed bekeken, zo niet

definitief opgelost.

140 creativiteit

Een andere trend is topless vergaderen. Voor je begint te steigeren, dit be-

tekent concreet vergaderen zonder laptops, blackberries en andere mobie-

le apparatuur. Het hoeft niet te verbazen dat het elektronicabedrijf Apple

een grote voorstander is. Apple betaalt zijn zes non-executive directors,

waaronder voormalig Amerikaans vicepresident Al Gore, immers meer dan

126.000 dollar per meeting.31

Ten slotte kan de trend van staand vergaderen substantieel bijdragen tot de

oplossing van het vergaderprobleem. Het Nederlandse onderzoeksbureau

TNO heeft berekend dat staand vergaderen een potentiële kostenbesparing

van 10 miljard euro kan opleveren. Nu is Nederland weliswaar het verga-

derland bij uitstek, maar het blijft een indrukwekkend cijfer. Door staand te

vergaderen kan een vergadering met dezelfde kwaliteit en dezelfde resulta-

ten namelijk een derde korter worden.32

Als je de volgende keer weer in een nutteloze vergadering terechtkomt, pro-

beer je je dan vooral niet te ergeren aan mensen die zichzelf graag horen

praten, negeer de mobiele telefoons en let niet op de mensen die te laat ko-

men of in slaap dreigen te vallen. Kaart het probleem aan of probeer zo snel

mogelijk de vergadering te verlaten.

Hiernaast vind je een aantal creatieve tools om efficiënter met je tijd om te

gaan.

141

Inbox2

www.inbox2.com

Dankzij die toepassing heb je nog maar één applicatie nodig voor al je be-

staande e-mail en social network accounts. Inbox2 verzamelt al je berich-

ten, attachments, links en contacten van je bestaande e-mail en social

networks accounts op één locatie. Met die applicatie kun je je berichten le-

zen, beantwoorden, zoeken en beheren. Die tool ondersteunt Gmail, Yahoo,

Hotmail, Outlook, Microsoft Exchange, AOL, IMAP/POP3, Facebook, Linke-

din, Yammer, Twitter en Hyves.33

Plannen met Doodle

www.doodle.com

Een datum afspreken voor een vergadering, een barbecue of een avondje

uit met al je vrienden is niet altijd eenvoudig. Het kost vaak veel uren te-

lefoneren of over en weer mailen tot je een datum hebt gevonden waarop

iedereen beschikbaar is.

Doodle geeft je de mogelijkheid een poll te organiseren of data te sugge-

reren op een kalender. De verschillende voorstellen stuur je dan door naar

je vrienden of collega’s, waarna zij kunnen aanduiden welke activiteit hun

voorkeur heeft en op welke data ze vrij zijn.34

Minder typen: Texter

http://texter.en.softonic.com

Texter is een eenvoudige applicatie om snel en efficiënt standaardteksten

in te voegen binnen de verschillende Windowsapplicaties zoals Outlook,

Word, Internet Explorer enzovoort. Je kiest een bepaalde toetsencombina-

tie en de tekst rolt er vanzelf uit.

142 creativiteit

Rescuetime

www.rescuetime.com

Als je op langere termijn een beter inzicht in je tijdsbesteding wilt krijgen, is

RescueTime misschien iets voor jou. Het gratis programma scant namelijk

welke taken je aan de computer uitvoert. Bovendien is er ook de mogelijk-

heid om andere soorten taken in te voeren, zoals tuinieren of lezen. Per half

uur zendt het programma de gegevens naar de website, zodat je een tijd-

overzicht te zien krijgt. Indien gewenst, krijg je op regelmatige tijdstippen

een mail met je persoonlijke tijdsbesteding.

Evernote

www.evernote.com

Alles overal bij de hand? Het kan tegenwoordig met de vernieuwde Ever-

note. Met dit gratis programma importeer je webpagina’s, geschreven no-

tities, visitekaartjes, foto’s of mails in een handomdraai. Via een krachtige

zoekfunctie vind je alles snel terug op je computer of mobiele telefoon. Bo-

vendien kun je de verschillende functies makkelijk integreren in MS Outlook

of je internetbrowser. Zowel de Windowsversie als de Macuitvoering werken

prima en je kunt de software voor mobiele toestellen, zoals de iPad, gratis

downloaden.

143

Sofie is 28 jaar en werkt als preventieadviseur in een chemisch bedrijf. In

een dergelijke onderneming zijn er uiteraard talloze wetten en voorschriften

met betrekking tot de veiligheid van de werknemers. Dit zorgt ervoor dat

Sofie bijna letterlijk bedolven wordt onder documenten en aanvragen van

verschillende aard. Omdat het lokale opslagsysteem niet in elk geval een

oplossing kan bieden – en dus een grote tijdverslinder is – stapte Sofie over

naar Evernote. Ze bespaart hiermee ongeveer 15 procent van haar tijd.’

Toolbox CREATIVITEITCREATIVITEIT Download de pdf-versie van deze toolbox op Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.cowww.WinTijd.comm..

144 creativiteit

Maak je eigen mindmap35

Zet centraal in de mindmap: ‘Mijn huidige baan & tijdwinst’.1

De belangrijkste thema’s van het onderwerp vertakken zich vanuit dit cen-2

trale punt.

Thema’s van ondergeschikt belang vormen de bladeren aan weer een vol-3

gende generatie vertakkingen. Hieruit kunnen weer nieuwe vertakkingen

voortkomen enzovoort.

Noteer een aantal termen die je associeert met ‘mijn huidige baan’. Zet nu

de woorden ‘mijn huidige baan’ centraal op het blad en teken van daaruit

lijntjes (als takken aan een boom).

Op ieder lijntje vul je een van de woorden in die je associeert met ‘mijn hui-

dige baan’ en je herhaalt dit proces.


Je kunt al je tijd

steken in een klein winkeltje, maar het is

veel slimmer al je tijd te steken in een klein

winkeltje dat heel groot kan worden. Een

voorbeeld is de verkoop van goud en zilver op

het internet. Er was niemand die dat deed.

Wij hebben in een namiddag een webshop

ontwikkeld en we hebben het eerste jaar 19

miljoen euro omzet gedraaid.

SamenvattingC

55

cr

ea

tiv

ite

itc

re

at

ivit

eit

145

‘Tijdsbeheer’ en ‘creativiteit’ gaan, in tegenstelling tot wat velen denken,

hand in hand. Hoe meer je de lastige taken kunt comprimeren, hoe meer

tijd je hebt om creatief bezig te zijn. Bovendien verandert de wereld con-

stant, dus ligt het voor de hand dat we creatief met onze doelen, rollen en

de omgeving zullen moeten omspringen.

Technieken zoals mindmapping verplichten ons om eens op een andere ma-

nier naar onze tijdsbesteding te kijken. Het levert gegarandeerd nieuwe in-

zichten op die best de moeite waard kunnen zijn.

Elke dag verschijnen er op het internet nieuwe applicaties om de zaken ef-

ficiënter aan te pakken. Aan jou de keuze welke toepassingen je de moeite

waard vindt.

146

Christian Van Thillo

is een Belgische ondernemer. Hij staat aan de leiding van De Pers-

groep, een van de machtigste mediaconcerns in Vlaanderen,

die in handen is van de familie Van Thillo. Hij studeerde rechten

aan de Katholieke Universiteit Leuven en volgde een opleiding

MBA aan de Duke University. De Persgroep is eigenaar van ver-

schillende Belgische en Nederlandse kranten, magazines, ra-

dio- en televisiezenders en drukkerijen. Ook bezit het bedrijf 50

procent van de aandelen in de Vlaamse Media Maatschappij.

147


Tip

Iets waar ik heel sterk in geloof, is dat (time)management in grote mate, en

zeker in onze sector, met creativiteit te maken heeft. Mensen motiveren om

ideeën te ontwikkelen en om met voorstellen te komen, dat helpt je vooruit.

Je hebt pas succes wanneer creativiteit en discipline hand in hand gaan.

Hoe contradictorisch het ook mag lijken, dat vind ik de sleutel tot succes in

een organisatie. Creativiteit en discipline.

Agenda

Ik heb het geluk om met een chauffeur te kunnen werken die intussen al

veertien jaar voor mij rijdt. Wij rijden 70 à 80.000 kilometer per jaar. Ik heb

vrij vaste agenda’s voor de kantoren in Kobbegem, Vilvoorde, Amsterdam

en Rotterdam en ik vertrek altijd rond acht uur, tenzij ik naar Nederland ga,

dan vertrek ik om zes uur. Dan begin ik onmiddellijk te werken. Ik neem de

kranten en mijn post door. Ik heb een systeem in mijn auto: een in- en uit-

bakje dat naar het secretariaat gebracht moet worden en weer terugkomt.

Wanneer ik dan op kantoor aankom, heb ik al veel rompslomp en papier-

werk afgewerkt. Dan zijn er meestal vergaderingen ingepland. Alles is van

tevoren gepland en ik volg die planning ook. Meestal ken ik mijn planning

nog voor de week start.

Ik ben geen manager die de hele tijd zijn bedrijf vertegenwoordigt, zelfs het

liefst zo weinig mogelijk. Gaan spreken doe ik alleen als het zakelijk belang-

rijk is. Ik ben trouwens geen workaholic: ik start om acht uur en ’s avonds

om acht uur stop ik ermee.

Tijdwinst

Ik zeg altijd dat Media in de allereerste plaats een vak is en dan pas een

business. Wanneer het businessgedeelte belangrijker wordt, mis je soms

gewoon de losse babbel over het vak. Hoe goed zijn onze kranten? Hoe goed

zijn onze radio’s? Hoe goed zijn onze televisiezenders? Ik zou daar meer tijd

in willen steken. Privé zou ik meer reizen, meer aan sport doen en meer tijd

voor de familie maken.

148

Joop

van den Endeis een Nederlands mediamagnaat op het gebied van televisie en musi-

cal. In 1999 nam zijn gezondheid af. Hij besloot daarom in 2000

uit Endemol (dat inmiddels is gekocht door het Spaanse Telefo-

nica) te stappen. Hij verkocht zijn belang van 26 procent, werd

miljardair en richtte zich voortaan volledig op het produceren

van grote musicals in Nederland, Duitsland, Spanje, Engeland,

Frankrijk, Rusland en de Verenigde Staten. Met zijn bedrijf Joop

van den Ende Theaterproducties produceerde hij onder meer de

musicals The Lion King, Tarzan en Evita.

Joop van den Ende was zo vriendelijk om zijn eigenzinnige visie op time-

management op papier te zetten.

149


Timemanagement?

Het heeft niet heel veel zin om met mij te praten over timemanagement,

tenminste als je daarbij denkt aan methoden en trucs om iemand zijn tijd

beter te laten indelen.

Ik ben cultureel ondernemer en dat betekent dat ik elke dag een aantal

nieuwe ideeën bedenk en ook de beslissingen neem hoe, en met wie ik die

wil gaan realiseren. Het doel is voor mij altijd belangrijker dan de tijd die het

kost om het te bereiken. Voor mij geldt dat tijd zich moet voegen naar wat

ik voor ogen heb.

In mijn vak van theater- en televisieproducent is creativiteit iets dat je moet

beschermen en koesteren. Je kunt niet van te voren bepalen hoeveel uur

een creatief proces mag duren. In veel horecaondernemingen krijg je tegen-

woordig een biertje uit een tap die wordt aangestuurd door een computer.

Daardoor wordt exact de voorgeschreven hoeveelheid bier in het glas ge-

schonken. Geen druppel te veel. Want ze hebben berekend dat ze op die

manier op jaarbasis heel veel geld kunnen besparen. Dat zal zeker het geval

zijn en ik ben de laatste om te ontkennen dat winstoptimalisatie belangrijk

is. Maar je hebt ook de cafés nodig waar een geweldige sfeer hangt, mee

omdat de barkeeper zijn biertjes nog met de vrije hand tapt. Al wordt er dan

wat bier verspild.

Toen we voorjaar 2009 de musical Sister Act met co-producent Whoopi

Goldberg in het Palladium Theatre in Londen creëerden, namen we de tijd

die nodig was om te bereiken wat ons voor ogen stond. Het was wel zo dat

de premièredatum vaststond en overal was gecommuniceerd. Wij werk-

ten dus met strakke repetitieschema’s en moesten binnen die periode tot

aan de première resultaten zien te boeken. Toch heb ik ook toen, in het be-

lang van het creatieve proces, continu de vrijheid willen houden om soms

heel belangrijke zakelijke besprekingen af te zeggen, zodat een extra repe-

titie kon worden ingelast. Het creatieve proces laat zich nu eenmaal niet

150

dwingen.

Voor mijzelf is timemanagement geen issue. Ik ben daar niet mee bezig en

wil daar geen tijd aan besteden. Maar ik heb er wel voor gezorgd dat ik de

juiste mensen om mij heen heb om in alle vrijheid zonder tijdsdruk te kun-

nen werken. Dat begint met een goede persoonlijk assistente die maanden

van tevoren al weet in te schatten welke afspraken zij wel of niet kan vast-

leggen. Zij weet welke verzoeken zij voorrang moet geven en hoeveel uitloop

besprekingen met bepaalde personen kunnen hebben.

Als ik er zo over nadenk, is dit eigenlijk ook wel een vorm van timemanagement:

het zo organiseren dat ik me niet over de datum en lengte van een afspraak

hoef te bekommeren, maar mij volledig kan concentreren op creatieve en

zakelijke processen.

152

Epiloog

Global Speeding?

Volgens een aantal recente onderzoeken heeft 65 procent van de mensen

het altijd of regelmatig te druk. Beterschap is blijkbaar niet in zicht, want

slechts 20 procent denkt dat het in de toekomst minder druk zal worden.

We kunnen het natuurlijk niet ontkennen, we zitten in een spiraal van col-

lectieve haast en spoed. Dankzij e-mail, de smartphone en de laptop – al

dan niet een vergiftigd geschenk van de baas – is iedereen tegenwoordig

overal en altijd bereikbaar. Vragen van klanten behandel je bij voorkeur bin-

nen de twee uur en heel wat werknemers voelen zich dan ook verplicht om

‘s avonds nog enkele zaken af te werken.

Global Speeding doet de wereld kennelijk steeds sneller draaien en we kun-

nen op het eerste gezicht niet anders dan steeds harder lopen om het tem-

po te kunnen blijven volgen. Toch willen we, paradoxaal genoeg, ook in onze

vrije tijd alsmaar meer doen en beleven. Zo hollen we bijvoorbeeld met zijn

allen van het ene evenement naar het andere. De oververzadigde markt van

de zomerfestivals is daar het levende bewijs van. Te druk, zei je?

Om te ontsnappen aan al die drukte, trekken we de eerstvolgende vakantie

weer massaal naar verre oorden. Na een vliegreis van een halve dag hebben

we natuurlijk niet de tijd om bij te komen van de jetlag, want ‘er is van alles

te doen en we zijn maar een paar dagen hier’. Vulkanen beklimmen, tem-

pels bezichtigen, musea afschuimen … het zal wellicht nog druk worden.

Speelt het fenomeen van Global Speeding ook op een doordeweekse avond?

Blijkbaar niet, want volgens verschillende studies kijkt de Europeaan gemid-

deld drie uur tv per dag. Mochten we alleen al die activiteit schrappen, dan

winnen we meer dan 45 volledige dagen per jaar. Nu ik hierbij stilsta, had

ik er misschien een hoofdstuk aan kunnen wijden. Als laatste letter van de

EFFECT-methode: de T van Televisie. Toch maar niet, de Toolboxen zijn veel

te belangrijk.

epiloog

153

In vergelijking met vroeger hebben we veel meer vrije tijd, alleen we merken

daar met zijn allen zo weinig van. Global Speeding is in bepaalde opzichten

een probleem, maar je kunt het ook anders bekijken. Uiteindelijk zit jij aan

het stuur en bepaal jij het tempo. Misschien moeten de onderzoekers daar

eens induiken.

155

Dankwoord

Herman Van Rompuy, ik zal nooit de verwonderde gezichten vergeten van

de twintigkoppige delegatie van het Georgische parlement, twee camera-

ploegen incluis, die aan het wachten waren tot ons gesprek was afgerond.

Bedankt voor uw tijd.

Joop van den Ende, ik heb lang moeten aandringen, maar het was de moei-

te waard: u had zonder enige twijfel de meest originele inbreng, waarvoor

dank.

Jacques Rogge, hartelijk dank om net na de spelen in Vancouver, toch nog

even de tijd te nemen om me te woord te staan.

Inge Vervotte, bedankt voor het leuke gesprek en om uw schema nog op het

laatste moment om te gooien, zodat ik geen uur moest wachten.

Christian Van Thillo, bedankt voor uw efficiënte input, u bent gewoon in de

wieg gelegd voor timemanagement.

Goedele Liekens, dank voor het charmante gezelschap en de onomfloerste

inbreng.

Hans Bourlon, bedankt voor het boeiende gesprek en de vele contacten.

Het is mooi om te zien dat u bescheiden bent gebleven, ondanks het aan-

houdende succes van Studio 100.

Geert Noels, dank voor uw sportieve en boeiende bijdrage. Volgende keer

spreken wel elkaar op de fiets of in een fitnessclub.

Christine Van Broeckhoven, dank voor de uitvoerige uiteenzetting en het

leuke gesprek. Nog veel succes met uw onderzoek.

156 dankwoord

Willem Middelkoop, dank voor het delen van een boeiende levensfilosofie.

Goud verkopen via het internet, je moet er maar opkomen.

Uiteraard wil ik ook graag alle personal assistants, secretaresses, woord-

voerders en andere medewerkers bedanken om de afspraken mogelijk te

maken.

Maarten Van Steenbergen en Katelijne De Man, jullie hebben dit boek zon-

der enige twijfel naar een hoger niveau getild. Ook dank aan alle andere

medewerkers van Lannoo.

Geert Wellens, dank voor je vroegtijdige interesse. Dit boek had het zonlicht

nog lang niet gezien, maar jij stond vanaf dag één achter het concept.

Ignace Glorieux, dank voor je onderzoek en ondersteuning.

Evy, Mich, Liesbet, Hilde, Raf, Koen en Jan, bedankt voor het meeden-

ken en het corrigeren! Zonder jullie input had dit boek er helemaal anders

uitgezien.

Tanguy, bedankt voor het uittypen van de interviews. Voor ondergetekende

zou dit een helse job zijn geweest. Manuela, bedankt voor dit constructieve

voorstel.

Aan iedereen die ik ben vergeten, hartelijk dank!

Tim Christiaens

159

Noten

Van Rompuy, H. (2009), online geraadpleegd: http://www.hermanvanrom-1 1

puy.be/haiku/2009/04/index.html, 24/04/2009, met toestemming van de

auteur.

Claessens J.C.B., ‘Het effect van timemanagement training: wetenschappe-2 2

lijke studies beschouwd’, online geraadpleegd: www.timetraining.nl.

Vermeiren, J., 3 3 Let’s Connect. Pearson Education. Amsterdam, 2007 (p. 14).

‘Jongeren willen partner, huis en kind’, 4 4 Het Nieuwsblad 25/10/2010.

Claessens J.C.B., ‘Timemanagement gedragingen in verschillende culturen’, 5 5

online geraadpleegd: www.timetraining.nl.

Zeller D. (2009), 6 6 Timemanagement for dummies, Pearson Education Bene-

lux. Amsterdam, 2009 (p. 259-304).

‘Flexibele werktijden goed voor de mens’, Nu.nl, 19/02/2010.7 7

‘“Zelfroosteren” komt langzaam op gang’, Nu.nl, 12/02/2010.8 8

‘Flexibele werktijden populair’, Nu.nl, 26/11/09.9 9

‘Werknemers presteren steeds meer flexibele werkuren maar hebben daar-10 10

om niet minder stress’, persbericht Robert Half, maart 2009.

Glorieux, I. e.a., 11 11 De 24 uur van Vlaanderen, Lannoocampus. Leuven, 2006

(p. 57).

160 noten

‘Hardwerkende Vlaming is eigenlijk een mythe’, 12 12 De Standaard, 14/12/2007.

‘Waalse werkweek korter dan Vlaamse’, 13 13 De Standaard, 14/12/2007.

‘Belgische werknemer vindt zichzelf productief’, onderzoek van SD WORX, 14 14

2006, online geraadpleegd: http://www.sd.be.

‘België is op twee na productiefste land ter wereld’, Express.be, 20/01/2010.15 15


(p. 75-76).


(p. 75-76).

Zeller D. (2009), 18 18 Timemanagement for dummies, Pearson Education Bene-

lux. Amsterdam, 2009 (p. 39-40).

‘Mensen kijken wereldwijd meer televisie’, 19 19 De Standaard, 18/03/2010.

‘Tv kan uw gezondheid ernstig schaden’, 20 20 Het Nieuwsblad, 13/01/2010.

Timemanagement21 21 , Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsop-

leiding, Training en opleiding.

Koch R., 22 22 Het 80/20 principe, Academic Service. Den Haag, 2007.

Koch R., 23 23 Het 80/20 principe, Academic Service. Den Haag, 2007 (p. 74).

Manager op zakenreis verliest veel tijd, Onderzoek Easynet, 13/01/2009, on-24 24

line geraadpleegd op: http://www.easynet.com.

Allen, D., 25 25 Getting Things Done: Prettig en efficiënt werken zonder stress. Den

Haag, 2008 (p. 32).

161

Claessens J.C.B., ‘Creativiteit en timemanagement: tegenpolen of juist niet?’ 26 26

online geraadpleegd: http//:www.timetraining.nl.

Seiwert L., 27 27 Timemanagement. Deltas, 2008.

Symboi 6, ‘Mindmappen’, online geraadpleegd: http://www.symbio6.nl/28 28

mindmappen.php.

‘Vergaderen, hoe moet dat ook al weer?’, 25/05/2007, online geraadpleegd: 29 29

Managementsite.nl.

‘1 op 3 vergaderingen nutteloos’, Persbericht Robert Half, 03/05/2010, on-30 30

line geraadpleegd: http://www.roberthalf.be.

‘In Silicon Valley wordt topless vergaderd’, 31 31 De Standaard, 03/04/2008.

‘85% van medewerkers wil een zit-sta vergadertafel’, persbericht TNO, on-32 32

line geraadpleegd: www.tno.nl.

Online geraadpleegd: http://www.frankwatching.com.33 33

Online geraadpleegd: http://www.clickx.be.34 34

Symboi 6, ‘Mindmappen’, online geraadpleegd: http://www.symbio6.nl/35 35

mindmappen.php.


RREE UU UUTT TTII AALL RR

163

Literatuur

Allen, D. Getting Things Done: Prettig en efficiënt werken zonder stress. Den

Haag, 2008.

Claessens, B.J.C. Perceived Control of Time: Timemanagement and Perso-

nal Effectiveness at Work. Eindhoven, 2004.

Covey, S.R. De zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Business

Contact. Amsterdam, 2004.

Glorieux, I. e.a. De 24 uur van Vlaanderen, Lannoocampus. Leuven, 2006.

Green, P. & Skinner, D. Does timemanagement work? An evaluation. Leeds,

2005.

Koch, R. (2007). Het 80/20 principe. Academic Service. Den Haag, 2007.

Seiwert, L. (2008). Timemanagement. Deltas.

Vermeiren, J. Let’s Connect. Pearson Education. Amsterdam, 2007.

Witjas, R. (2009). De tijd van je leven. Thema. Zaltbommel, 2009.

www.wikipedia.com.

Zeller, D. (2009). Timemanagement for dummies. Addison Wesley.

Wassenaar, A. Slimmer werken vanaf nu! A.W. Bruna, Utrecht, 2009.

165

Over de auteur

Tim Christiaens (°1976) is de oprichter van

de Time Management Company. Hij is een

expert in timemanagement en coacht me-

dewerkers in tijdsbeheer. Daarnaast geeft

hij regelmatig in binnen- en buitenland ge-

animeerde presentaties over dit onderwerp.

Elke twee weken schrijft hij een tip voor het

economische blad Trends.

Als econoom studeerde Tim aan de Vlerick

Management School. Hij werkte gedurende

acht jaar voor verschillende multinationals

zoals Pfizer, Xerox, JST en Lifeclinic Europe.

Tim woont in Antwerpen, heeft twee kinde-

ren en is een fervent reiziger.

www.lannoo.com

Registreer u op onze website en we sturen u regelmatig een nieuwsbrief met informatie

over nieuwe boeken en met interessante, exclusieve aanbiedingen.

Copyright Foto’s:

W. Milldelkoop en Ch. Van Thillo: Belga Pictures

J. Rogge: IOC

G. Liekens: VTM

H. Van Rompuy: The Council of the European Union

Omslagontwerp: Studio Lannoo

Vormgeving: Pieter Willems (www.pjotr.be)

© Uitgeverij Lannoo nv, Tielt en Tim Christiaens, 2011

D/2011/45/234 – NUR 770 / 801

ISBN: 978 90 209 9597 8

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opge-

slagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt

in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch of op enige

andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Vragen, opmerkingen,

suggesties? Surf naar

www.WinTijd.com

en download gratis alle

interviews, werkbladen en tips

om efficiënter te e-mailen.

Win Tijd Op Jouw Manier digitaal

Documents

Transcript of Win Tijd Op Jouw Manier digitaal