14.05.2013 Willem Vanneste

Privacy beperkt openbaarheid

case FelixArchief

• Overheidsarchief => archiefdocumenten zijn openbaar tenzij …

• Cf. uitzonderingsgronden decreet openbaarheid

• Privacy is meest voorkomende openbaarheidsbeperking

• Privacy speelt waar• Informatie van persoonlijke aard voorkomt in archiefdossiers

of –documenten• Persoonsgegevens in archiefbeschrijvingen en toegangen

case FelixArchief

• Raadpleging archiefdocumenten• Enkel door geregistreerd gebruikers• Elke raadpleging wordt geregistreerd

• Geautomatiseerd• Reguliere leeszaalmedewerker moet niet nadenken• Archiefbeheerssysteem weet of inventarisnummer openbaar

is of niet => opvragen niet openbaar nummer = aanvraag inzage indienen

• Beoordeling aanvragen inzage door beperkt aantal medewerkers

Concrete aanpak archiefdocumenten

• Afscherming op basis van veld OpenbaarVanaf• Per inventarisnummer• Datumveld = datum vanaf wanneer documenten openbaar zijn• Zolang datum in veld OpenbaarVanaf niet is verstreken enkel

raadpleging mits aanvraag én toelating inzage

• In principe geen onderscheid of documenten digitaal zijn of niet

• Hoewel gevoeligheid voor privacy groter is als het digitaal is• Hoewel stadsdiensten terughoudender zijn om zaken

openbaar te zetten als het digitaal is• De facto voorzichtiger indien digitaal

Concrete aanpak archiefdocumenten

• Invullen OpenbaarVanaf adhv beslissingstabelGlobale regels:• Betrokkenen zijn dood of +100 jaar geleden geboren• Afsluitdatum dossier +75 jaar

• Invullen openbaarheid prioriteit• Archieven met openbaarheidsproblemen zijn bij voorrang

verwerkt, zo bijv. politie-archieven• 2010-2012: retroactief openbaarheidsinformatie ingevoerd

• 477.816 niet openbare inventarisnummers• op in totaal 2.271.204 inventarisnummers (=21%)

Concrete aanpak archiefdocumenten

• Complexer• Archiefbeschrijvingen in principe vrij raadpleegbaar• Wat in een ‘papieren’ leeszaal aanvaardbaar lijkt is het niet

noodzakelijk in de digitale• Persoonsgegevens vaak een belangrijk hulpmiddel om

archiefdocumenten terug te vinden• Persoonsgegevens in isad-beschrijvingen• Persoonsgegevens in detailToegangen

Persoonsgegevens in archiefbeschrijvingen

• Persoonsgegevens in isad-beschrijvingen• In principe vermijden• Indien niet te vermijden, isad-beschrijving niet publiceren en

niet meer opnemen in algemene zoekfunctie• Jaarlijkse controle niet-gepubliceerde beschrijvingen

– Publiceren indien betrokken persoon dood of +100 jaar geboren– Publiceren indien afsluitdatum dossier +75 jaar

Persoonsgegevens in archiefbeschrijvingen

• Persoonsgegevens in detailToegangen• detailToegang = zoekfunctie op aparte tabel/index• detailToegang = tabel(len) = inventarisnummer = integraal

opvraagbaar = afschermbaar van openbaarheid

Indien persoonsgegevens:• detailToegang op niet-openbaar zetten• Opsplitsen in openbare en niet-openbare detailToegang• Jaarlijks overzetten van records naar openbare detailToegang• Persoonsgegevens verwijderen uit detailToegang• Persoonsgegevens niet opnemen in algemene zoekfunctie

Persoonsgegevens in archiefbeschrijvingen

• Problemen• detailToegang is vaak bewerking van oorspronkelijk

gegevensbestand van dienst• Mogelijk in strijd met privacywetgeving• Persoonsgegevens soms onontbeerlijk voor opzoekingen• Afscherming persoonsgegevens belemmert de

dienstverlening

• Voorbeelden• detailToegang bouwvergunningen• detailToegang personeelsdossiers

Persoonsgegevens in archiefbeschrijvingen

• Openbaarheid geregeld per inventarisnummer• Wetgeving spreekt over individuele documenten of gegevens• Één inventarisnummer bevat meestal meerdere documenten• Documenten soms onterecht afgeschermd• Documenten soms onterecht niet afgeschermd

• Weinig weerstand tegen afscherming• Burger vindt het normaal dat hij inzage moet vragen

slotbemerkingen

• Uitzonderingsgrond “wetenschappelijk onderzoek” (archiefdecreet)

• Maakt het mogelijk om onder bepaalde voorwaarden privacygevoelige informatie toch ter beschikking te stellen

• Zorgt voor een soort getrapte verantwoordelijkheid

• Verantwoordelijkheid gebruiker vs verantwoordelijkheid informatieverstrekker

• Trend om de verantwoordelijkheid meer bij gebruiker te leggen

• Wel afschermen maar inzage onder voorwaarden toelaten

slotbemerkingen