Beeldbank op SharePoint?

vijf scenario’s op een rij

Bij het inrichten van een digitale werkplek op basis van SharePoint zijn beeldbestanden vaak de vreemde eend in de bijt. Hoe maak je deze bestanden net zo gemakkelijk vindbaar als tekstbestanden zonder al te grote investeringen in opslagcapaciteit en beheerlast? Bij beeldbestanden gaat het om foto’s, (ontwerp)tekeningen en video’s. In dit whitepaper lichten we eerst toe waarom beeldbestanden een aparte behandeling verdienen bij het inrichten van een document management systeem op SharePoint. Vervolgens schetsen we 5 praktische scenario’s met hun voor- en nadelen.

Waarom een aparte behandeling?

1. indexeren - SharePoint kan Office-documenten gemakkelijk indexeren. Dat wil zeggen dat de zoekmachine de inhoud kan scannen en relevante resultaten aan de eindgebruiker kan teruggeven. Dit geldt niet voor beeldbestanden. Om deze te indexeren moet het bestand voorzien worden van metadata.

2. omvang bestanden – De omvang van filmpjes en hoge resolutie afbeeldingen kan behoorlijk groot zijn. SharePoint heeft voor het toevoegen van bestanden standaard een beperking van de maximale omvang per bestand (50mb in 2010 en 250mb in 2013). Dit is wel configureerbaar (tot een absoluut maximum van 2tb per bestand) maar dat heeft nadelen met betrekking tot schaalbaarheid en onderhoudbaarheid van uw SharePoint platform.

3. opslag capaciteit – De opslag in SharePoint vindt plaats in zogeheten content databases die vanuit het oogpunt van backup en restore mogelijkheden niet groter moeten zijn dan het aanbevolen maximum van 200GB. Om te voorkomen dat deze databases met content van teamsites, projectsites en afdelingssites erg snel vollopen is het advies om grote beeldbestanden apart op te slaan.

Hieronder wordt een aantal scenario’s geschetst die gebruikers en beheerders in staat stellen om te gaan met grote bestanden en beeldmateriaal binnen een SharePoint omgeving.

scenario 1: fileshare ontsluiten via zoeken op SharePoint Als meest laagdrempelige technische oplossing is het mogelijk om de netwerkschijven met grote bestanden/beeldmateriaal te ontsluiten via de zoekmachine van SharePoint. In de praktijk houdt dit in dat er één of meerdere specifieke netwerkschijven worden ingericht voor de opslag van beeldmateriaal. De documenten worden opgeslagen vanuit de Windows verkenner (dus expliciet niet vanuit SharePoint) en zijn op basis van de bestandsnaam, datum of locatie vervolgens terug te vinden.

Technisch is dit een eenvoudige oplossing. Het voordeel is dat er geen aanpassingen nodig zijn aan de infrastructuur en inrichting (afgezien van een eventuele aanpassingen in/opschaling van de zoekmachine). Nadeel is dat de beeldbestanden waarschijnlijk niet geclassificeerd zijn met eigenschappen als grootte, project, of onderwerp, behalve vanuit de folderstructuur op de fileshare. Daarom is het gevaar aanwezig dat zoekresultaten niet altijd relevant zullen zijn. Daarbij wordt alle content van de file share geïndexeerd, dus ook bijvoorbeeld tekstbestanden. Tevens biedt deze oplossing alleen een integratie voor het vinden van beeldbestanden. Het opslaan van de beeldbestanden verloopt nog steeds via de fileshare.

e-office bv T +31(0)88-00 18 300

Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399

3991 CD Houten www.e-office.com

The Netherlands info@e-office.com

scenario 2: centrale beeldbank op SharePoint via Microsoft RBS-FILESTREAM-oplossing Een tweede oplossing is het inrichten van een centrale beeldbank in SharePoint. Gemachtigde personen kunnen binnen deze beeldbank werken met beeldbestanden via navigatie op metadata of via de zoekfunctionaliteit (zoekbox). Dit moet als aparte webapplicatie of site collectie worden ingericht. Deze omgeving krijgt een eigen content database toegewezen die wordt geconfigureerd met de zogeheten RBS – FILESTREAM oplossing van Microsoft. Dit houdt in dat metadata (gestructureerde data) en BLOB (ongestructureerde data) van elkaar worden gescheiden. Hierdoor kan de content database binnen SharePoint een grotere hoeveelheid aan bestanden bevatten, zonder dat dit de snelheid en backup methoden van de databases voor bijvoorbeeld de teamsites beïnvloedt. Voordeel van deze oplossing is dat geen additionele software is vereist en dat het kan worden ingericht op basis van standaard Microsoft (SharePoint en SQL) software. De standaard Asset Library functionaliteit van SharePoint (2010 en 2013) biedt vrij uitgebreide mogelijkheden voor de omgang met beeldbestanden.

Een nadeel van deze oplossing is dat de opslag van de BLOB’s nog steeds op relatief dure SQL storage plaatsvindt (met een absoluut maximum van 4TB opslag per database zoals opgegeven door SharePoint en SQL). Het is daarbij niet mogelijk om meerdere locaties toe te wijzen als opslagfaciliteit, bijvoorbeeld om vanuit archiveringsperspectief afbeeldingen, video’s en andere bestanden van elkaar te scheiden. Ook kan de BLOB locatie niet anders dan via SharePoint worden benaderd. Het opslaan van bijvoorbeeld Photoshopbestanden is daardoor niet mogelijkDaarnaast is het niet mogelijk (in standaard SharePoint 2010) om automatisch thumbnails te tonen voor video’s of om automatisch metadata (type/formaat en duur) mee te geven aan beeldbestanden.

scenario 3: centrale beeldbank op SharePoint via third party RBS-oplossing Op SharePoint kan ook een centrale beeldbank worden ingericht, maar dan met inzet van een third party oplossing. Het

verschil zit in de distributie en opslag van beeldbestanden. Waar bij optie twee bestanden op SQL storage worden opgeslagen, zorgt third party tooling er voor dat de metadata wel op SharePoint (SQL database) wordt opgeslagen. Maar dat de eigenlijke bestanden op de file share blijven staan of naar een andere externe locatie worden weggeschreven. De splitsing van metadata en BLOB gebeurt in dit scenarioop SharePoint niveau in plaats van op SQL niveau (zoals in scenario 2).

De opslag van en het werken met bestanden kan verlopen via SharePoint, of via de fileshare. Met de kanttekening dat het afhankelijk is van de gekozen third party oplossing hoe wordt omgegaan met de content types (en bijbehorende metadata) wanneer rechtstreeks vanaf de fileshare gewerkt wordt. Voordeel van dit scenario is dat de opslag van bestanden l schaalbaar is, er kan eenvoudig meer capaciteit worden bijgeschakeld of de opslagcapaciteit kan worden verplaatst. Een ander voordeel is dat er nog steeds rechtstreeks vanuit de fileshare kan worden gewerkt. Dit is nodig om onder andere het werken met Photoshop of AutoCad bestanden mogelijk te maken. Een nadeel van dit scenario is dat een third party oplossing nodig is.

scenario 4: een uitgebreide third party standalone Digital Asset Management-oplossing Het vierde scenario combineert de technische oplossing uit scenario 1, 2 en 3 met een functioneel aspect. Dit scenario is namelijk het inrichten van een specifieke Digital Asset Management (DAM) oplossing. Een Digital Asset Management richt zich specifiek op het vinden, beheren, bewerken en verspreiden van beeldbestanden. Een dergelijke oplossing kan als aparte applicatie draaien (on premises of online). Er zijn vele

e-office bv T +31(0)88-00 18 300

Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399

3991 CD Houten www.e-office.com

The Netherlands info@e-office.com

aanbieders van ‘online’ standalone DAM oplossingen en het is belangrijk om voldoende onderzoek te doen voordat je een keuze maakt. Hierbij is het belangrijk om te denken aan:

Welke bestandstypen worden ondersteund? Dit is vooral belangrijk in verband metAdobe CS bestanden die intensieve bewerking kennen, nadat ze zijn opgeslagen.

Hoe wordt gebruikersautorisatie geregeld en gewaarborgd?

Hoe werkt het classificeren en taggen van afbeeldingen (vindbaarheid)?

Hoe kan een migratie (import of export) worden uitgevoerd?

Wat zijn de voorwaarden bij het ‘opheffen’ van de leverancier? Waar blijft de data?

Wat is de performance van de oplossing bij meer dan 500.000 bestanden

Antwoord op bovenstaande vragen en specifieke wensen vormen de basis voor de keuze van een standalone DAM oplossing. Een voordeel van het werken met een dergelijke oplossing is dat het vraagstuk over hoe om te gaan met beeldbestanden op SharePoint wordt omzeild. Indien gekozen wordt voor een cloud based-oplossing, geldt tevens dat beheerslast wordt gereduceerd. Een aandachtspunt is wel: aangezien DAM enkel een beeldgerichte oplossing is, biedt het geen oplossing voor het feit dat content databases op SharePoint snel volraken met eventuele andere bestandstypen. Een ander aandachtspunt is dat het eindgebruikers dwingt een andere applicatie te gebruiken. Ofwel het onderscheid in wat men opslaat in de DAM-oplossing en wat in SharePoint, dient vooraf heel helder te worden gesteld.

scenario 5: een uitgebreide third party DAM oplossing te ontsluiten via SharePoint Een vijfde scenario is een combinatie van een standalone DAM, zoals besproken in scenario 4, en SharePoint met daarbij de mogelijkheid de beeldbestanden ook te openen en eventueel te bewerken in SharePoint. Binnen een dergelijke oplossing worden beeldbestanden buiten SharePoint

opgeslagen en beheerd. Het is voor eindgebruikers mogelijk om van deze DAM oplossing gebruik te maken via SharePoint. Daarnaast is het mogelijk om binnen SharePoint een overzicht te krijgen van alle bestanden die in de DAM oplossing zijn opgeslagen.

Een voorbeeld van een dergelijke oplossing is: http://www.adamsoftware.net/upload/main/doc/product-sheets/ADAM-SharePoint-Connector-3-1-Product-Proposition.pdf

Een andere oplossing in dit scenario is een DAM oplossing die enkel binnen SharePoint beschikbaar is. Via een externe mediaserver worden beeldbestanden opgeslagen buiten SharePoint, maar worden vervolgens wel in een willekeurige bibliotheek op SharePoint getoond en kunnen daar ook doorzocht en bewerkt worden. Hierbij wordt een exemplaar van een bestand in hoge kwaliteit opgeslagen in een database om vervolgens binnen SharePoint te kiezen voor het gewenste formaat/resolutie/grootte van het bestand. De mediaserver zorgt, buiten SharePoint om, voor de bewerking en geeft het aangepaste bestand in SharePoint terug aan de eindgebruiker. Op deze wijze kan bijvoorbeeld een logo op eenduidige wijze worden omgezet in een versie voor web, print en/of video.

Een voorbeeld van een dergelijke oplossing is: http://www.equilibrium.com/eq-software/mediarich-for-sharepoint/overview/

Voordeel van dit scenario is dat de eindgebruiker een uitgebreide set aan opties tot zijn beschikking heeft en beeldbestanden volledig buiten SharePoint kunnen worden beheerd en bewerkt.

Een nadeel van oplossingen in dit scenario is dat, vanwege de uitgebreide mogelijkheden, het een vrij kostbare oplossing is. Tevens vergroot de installatie van nieuwe applicaties en servers de beheerslast op het applicatielandschap, gebruikers en opslagruimte.

e-office bv T +31(0)88-00 18 300

Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399

3991 CD Houten www.e-office.com

The Netherlands info@e-office.com

conclusie De keuze voor een scenario is afhankelijk van gebruikerseisen, beschikbaar budget en het IT-beleid van de organisatie. In zijn algemeenheid raden wij aan een oplossing te kiezen die technisch robuust is, flexibel met het oog op de toekomst maar ook ten opzichte van het bestaande applicatielandschap.

over de schrijver Bastiaan Boerkamp is business consultant bij e-office. e-office is gespecialiseerd in kennisdelen en

samenwerken. We leveren technische oplossingen, denken mee over business-doelstellingen en bieden een aanpak voor het creëren van draagvlak. www.e-office.com