Werken ZZPs

ondersteuningsprogramma

Werken met ZZP’s 2011 - 2012

Resultaten

Het ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s is eind

maart 2012 afgerond. Het programma ondersteunde

organisaties vanaf april 2011 bij de verdere invoering van

ZZP’s. Werken met ZZP’s deed dit op uiteenlopende manieren:

regiobijeen komsten, workshops, praktijkexpedities, kort durende

begeleiding op locatie, een informatielijn en een website.

Het gedachtegoed daarbij was dat de invoering van ZZP's niet

alleen een nieuwe bekostigingssystematiek is, maar een middel

om individueel en op maat zorg te verlenen.

www.invoorzorg.nl

Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012 3

Inhoudsopgave

Voorwoord 4

Werken met ZZP's blikt terug 5, 6,7

Primair proces

Het verpleeghotel van Warande 8

Abrona legt de focus op directe cliënttijd 9

Meer verantwoordelijkheid EVV’ers bij Carintreggeland 10

Het elektronisch zorgleefplan van Noorderbreedte 11

Begeleiders met hoge regelcapaciteit bij JP van den Bent 12

’t Derkshoes maakt primair proces ZZP-proof 13

Formatie

Het formatiemodel van Lentis verenigt DBC’s en ZZP’s 14

Financiën

Cello geeft managers regelruimte 15

Registratie

Woonzorgcentra Flevoland verwerkt ZZP’s digitaal 16

Verpleeghuis Altingerhof registreert incidenteel 17

Communicatie

Markenheem vertaalt ZZP’s naar zorgarrangementen 18

Dit bracht het ondersteuningsprogramma ons

Riederborgh brengt samenhang aan 19

De zorgafsprakenlijst van HVO-Querido 20

Centrale rol ECD bij Zorgcentra Rivierenland 21

Colofon 22

4 Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012

Als u deze introductie leest, leest u waarschijnlijk ook de

rest van deze publicatie. Ik raad het u bijzonder aan, om twee

redenen.

De eerste is dat de publicatie vol staat met praktijkvoorbeel-

den van organisaties die vanuit de bekostiging de bedrijfsvoe-

ring en de kwaliteit in de langdurige zorg verbeterden. Die

verbeteringen zijn niet het resultaat van de inspanningen van

onderzoekers, adviseurs of de overheid. Die verbeteringen

ontstonden omdat zorgprofessionals, HEAD’s, RvB’s en ande-

ren aan de slag gingen met een goed idee. En met de ambitie

om het idee te realiseren. Deze publicatie is daarom in de

eerste plaats een ode aan hun inzet.

De publicatie is ook een appèl aan anderen in de langdu-

rige zorg. De voorbeelden kunnen betekenisvol zijn voor

organisaties die ook willen dat de zorg voor cliënten beter

wordt, dat de kosten dalen en dat de samenwerking onder-

ling makkelijker gaat. Het appèl is ook gericht aan overheid,

ZBO’s, verzekeraars, gemeenten en al die anderen die een

rol hebben in de langdurige zorg. De voorbeelden laten zien

dat er veel mogelijk is, maar ook dat het niet makkelijk is om

er te komen. Van een idee naar werkelijkheid is vooral hard

werken, en dat verdient respect!

Dit was nog maar de eerste reden waarom u dit boekje moet

lezen. De tweede reden is dat deze publicatie de laatste is van

Werken met ZZP’s. Vanaf nu gaat Werken met ZZP’s op in het

grote In voor Zorg-programma. Dat kan, want eigenlijk heeft

het veld geen behoefte meer aan een apart ZZP-programma.

ZZP’s zijn een regulier onderdeel van het werk geworden: ze

horen er ‘gewoon’ bij.

Drie jaar geleden was dat wel anders! De ZZP’s zijn in 2009

ingevoerd, al snel kwamen er allerlei probleemsignalen.

Claimgedrag, intramurale minutenregistatie, registratie-

problemen, noem maar op. Tijdens een algemeen overleg in

de Tweede Kamer beloofde het ministerie van VWS daarom

een programma op te zetten, om al die vraagstukken aan te

pakken. Het programma kreeg de naam ‘Werken met ZZP’s’.

De inzet was: mogelijkheden zichtbaar maken, mensen bij

elkaar brengen, voorbeelden tonen, dialoog tussen betrok-

kenen organiseren en een website en publicaties met goede

voorbeelden maken. Inmiddels zijn de probleemsignalen

verdwenen. De resterende bekostigingsvragen zijn niet groter

in aantal of ingewikkelder dan vóór de ZZP’s.

De langdurige zorg staat de komende periode voor een aantal

belangrijke structuurwijzigingen die vergelijkbaar zijn met de

invoering van ZZP’s.

Voorbeelden zijn de overgang van de revalidatie naar de

Zvw, de extramurale begeleiding naar de Wmo, de uitvoering

van de AWBZ voor eigen verzekerden en de overgang naar

resultaatfinanciering. Het ligt voor de hand dat ook daarbij

weer probleemsignalen optreden. Vooruitlopend daarop is er

al een TransitieBureau en is er het In voor Zorg-programma.

Als de invoering van ZZP’s een voorteken is van hoe het veld

deze structuurwijzigingen oppakt, dan kijken u en ik over een

aantal jaar terug en denken we “het hoort er gewoon bij”.

Ik wens u veel leesgenoegen!

Anno Pomp, coördinator Strategie

bij de Directie Langdurige Zorg van

het ministerie van Volksgezondheid,

Welzijn en Sport.

Voorwoord


Werken met ZZP's blikt terugRegiobijeenkomsten, de website werkenmetzzps.nl, een

informatielijn, workshops, praktijkexpedities en kortdurende

begeleiding. Dat is het programma Werken met ZZP’s in een

notendop. Werken met ZZP’s werd niet zomaar in het leven

geroepen. Het werkveld had er behoefte aan. Maar heeft het

ook wat opgeleverd? Een korte schets van de resultaten, de

aanleiding en de ondersteuningsvormen.

Resultaten

Het afgelopen jaar hebben veel zorgorganisaties de weg naar

het ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s gevonden.

De website met praktijkgerichte informatie per thema is

mas saal bezocht. Ongeveer een kwart van alle organisaties

in de langdurige zorg met intramuraal verblijf nam deel aan

één of meer onderdelen van het programma. Uit de evaluaties

blijkt dat mensen het ondersteunings aanbod waardeerden en

er veel aan hebben gehad.

Drie fasen

Het hoofddoel van het programma Werken met ZZP’s was het

ondersteunen van zorgorganisaties bij de verdere invoering van

de zorgzwaartepakketten in hun organisatie. Daarbij maakt

iedere organisatie drie ontwikkelingsfasen door.

1. ZZP's doorvoeren in het financiële systeem.

2. ZZP’s een plaats geven in de bedrijfsvoering organisatiebreed.

3. ZZP's een rol laten spelen op de werkvloer, in de interactie

tussen zorgverlener en cliënt.

Een organisatie die deze drie fasen heeft doorlopen, heeft het

principe van de ZZP’s goed vertaald in de praktijk. Niet alle

organisaties zijn zo al zover, maar de sector is met ondersteuning

vanuit het programma wel een stap verder gekomen. En wie toch

nog hulp nodig heeft, kan een beroep doen op In voor zorg!

Verbindingen

Daarnaast wilde het programma Werken met ZZP’s organisaties

met elkaar in contact brengen, verbindingen leggen. Naast de

bijeenkomsten had ook de website daarin een belangrijke rol.

De webstatistieken laten zien dat de praktijkvoorbeelden

goed gelezen worden. Een aantal voorbeeldorganisaties

keert terug in deze publicatie. Organisaties ontmoetten

elkaar ook live tijdens de regiobijeenkomsten, de workshops

en de praktijkexpedities.

De aanleiding

Uit de Rapportage 'Werken met ZZP’s. Inventarisatie onder-

steuningsbehoefte' uit 2010 bleek dat organisaties sterk

verschilden in de mate waarin ZZP's waren ingevoerd.

Kopgroep organisaties gebruikten ZZP's al om de dialoog

met de cliënt aan te gaan. De staartgroep vormde de andere

kant van het spectrum: daar waren de ZZP's niet meer dan

een financieringsmiddel. De middengroep zat daar tussenin.

Uit de rapportage kwam ook de specifieke vraag van organisaties

naar voren: ze wilden zelf aan kunnen geven op welke onder-

delen ze ondersteuning wensten. Het programma Werken met

ZZP's kwam aan die behoefte tegemoet.

Het ondersteuningsaanbod

Het aanbod van Werken met ZZP’s was divers en werd inhou-

delijk voortdurend bijgesteld. Zo speelde het programma in

op de vragen vanuit het werkveld.

Regiobijeenkomsten

Werken met ZZP’s startte met regiobijeenkomsten verspreid

door het land. Presentaties van organisaties uit de kopgroep

leidden tot interessante discussies. Organisaties wisselden

ervaringen uit. De bijeenkomsten waren ook bedoeld om het

ondersteuningsaanbod van Werken met ZZP’s bekendheid

te geven.


Workshops

Werken met ZZP’s voorzag in een continu aanbod van work-

shops. Alle onderwerpen die met het werken met ZZP's

samenhangen kwamen aan bod. Denk aan budgettering,

kostprijsberekening, het opstellen van zorgarrangementen,

formatieplanning, communicatie met de cliënt, cultuurom-

slag bij zorgverleners en stuurinformatie. In de loop van 2011

groeide het aantal GGZ-instellingen dat aan het ondersteu-

ningsprogramma deelnam. Werken met ZZP’s verzorgde

daarom workshops speciaal voor deze sector en trok hiervoor

specifieke expertise aan.

Praktijkexpedities

Werken met ZZP’s organiseerde verschillende praktijk-

expedities: bijeenkomsten op locatie bij een zorgorganisatie

rondom een praktijkvoorbeeld. De gastorganisatie presen-

teerde de ins en outs van het praktijkvoorbeeld, vaak in

combinatie met een rondleiding. Daarnaast waren het echte

netwerkbijeenkomsten, met veel ruimte voor het uitwisselen

van ervaringen.

Kortdurende begeleiding

De kortdurende begeleiding was een zeer succesvol onder-

deel van Werken met ZZP’s. Het bood organisaties de moge-

lijkheid om in gesprek te gaan met een ZZP-expert, hun eigen

werkwijze tegen het licht te houden en te horen hoe andere

organisaties met vergelijkbare vraagstukken omgaan. Twee

organisaties delen hun ervaring met kortdurende begeleiding

in deze publicatie.

Werkenmetzzps.nl

Vanuit In voor zorg! blijven de tools, informatie en voorbeelden

ook na maart 2012 beschikbaar, zodat bruikbare informatie niet

verloren gaat.

Werken met ZZP's blikt terug


Truus Vernhout, projectleider ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s:

“Het gaat om de ruimte die ZZP’s bieden”

“Werken met ZZP’s was vooral bedoeld om een impuls te geven aan organisaties die zich het

gedachtegoed achter de ZZP’s nog eigen moesten maken. ZZP’s verwerken in de administratie en

de financiële systemen is pas het begin. Het gaat om de ruimte die ZZP’s aan de organisatie en de

zorgprofessional bieden, om samen met de cliënt een zorgplan op maat vast te stellen. Vroeger

was de zorg vrij strak in functies opgedeeld. Nu kan een organisatie accentverschillen leggen per

cliënt. Daar is een cultuurverandering voor nodig. Ik denk dat Werken met ZZP’s sterk aan dit

bewustwordingsproces heeft bijgedragen. Ik durf wel te stellen dat geen organisatie meer kan

volhouden dat zorgzwaartepakketten alleen een manier van bekostigen zijn.”

Coach Annemarie Koopman (lid ZZP-ondersteuningsteam):

“Toepasbaarheid is het sleutelwoord”

“Voor Werken met ZZP’s heb ik kortdurende ondersteuning gegeven. Heel frappant vond ik het

verschil tussen grotere concerns en kleinere organisaties. De grotere concerns bleken in de

praktijk al best veel op orde te hebben. Zij waren vooral benieuwd of ze nog dingen over het

hoofd zagen. Bij kleinere organisaties merk je dat het budget daarvoor ontbreekt. Als coach

kun je dan veel betekenen. Je houdt een spiegel voor en met een paar acties worden veel

slagen gemaakt. Je ziet echt iets gebeuren, dat is heel inspirerend. Een ander opvallend punt

is dat grote concerns meer op beheersing sturen. De oplossingen die bedacht worden, staan

daardoor vaak ver van de werkvloer af. Terwijl toepasbaarheid het sleutelwoord is, samen met

het bewustzijn dat ZZP’s meer zijn dan een financieringssysteem. ZZP’s zijn een middel om

individueel en op maat zorg te verlenen. Die vertaling naar het primaire proces hebben nog

niet alle organisaties gemaakt.”

Coach Margriet Boerma (lid ZZP-ondersteuningsteam):

“Iedere organisatie is weer anders”

“Lang niet iedere organisatie heeft behoefte aan ondersteuning. Toch vinden ook die organisaties het soms prettig om even te horen of ze op de goede weg zijn en zo nodig een antwoord op die ene specifieke vraag te krijgen. Daarin heeft de kortdurende begeleiding

van Werken met ZZP's goed voorzien. Als coach is het ontzettend leuk om te ervaren hoe

elke organisatie een eigen werkwijze ontwikkelt, passend bij de eigen visie. Dat kan ook,

omdat ZZP's alleen de kaders aangeven. Het betekent ook dat er niet één aanpak bestaat

die de beste is. Iedere organisatie is weer anders, alleen al in omvang en type zorg. Maar

ook de cultuur en de levensfase van een organisatie zijn bepalend, net als het bestuur en

het management. Dat is heel boeiend. Werken met ZZP's heeft hierop ingespeeld, met alge-

mene workshops voor iedereen en daarnaast kortdurende coaching op maat."

Werken met ZZP's blikt terug


Het verpleeghotelvan Warande

Verpleeghotel Bovenwegen levert geen zorg, pillen of

washandjes, maar aandacht. De medewerkers zijn getraind

in persoonlijke bejegening en helpen de bewoners hun leven

naar eigen smaak in te richten. Vestigingsmanager Bente

Schotel: “Het is een mentaliteitskwestie.”

Verpleeghotel Bovenwegen levert zorg volgens het hotel-

principe. Hostmanship heet dit. “Het is de kunst om de ander

het gevoel te geven dat hij welkom is, een wereldwijd ge-

bruikte manier van gastvrijheid beleven en bieden”, vertelt

vestigingsmanager Bente Schotel. In 2006 besloot Warande

elke vestiging een eigen identiteit te geven. Bovenwegen werd

een ‘hotel’. “Die beslissing staat dus los van ZZP’s, maar past

er wel goed bij. Onze zorgarrangementen zijn gebaseerd op

de ZZP’s. En net als in een hotel geldt het principe ‘dit is wat

je krijgt’. Niet elk hotel heeft het ontbijt bij de kamerprijs

inbegrepen. Dat is heel helder.” Daarnaast zijn er service-

arrangementen. Die bieden tien à twaalf dagdelen per week

activiteiten en entertainment. “Daarvoor betaalt elke bewoner

38 euro per maand. Het is gestoeld op het solidariteitsprincipe,

dit hebben we besproken met de cliëntenraad."

Brede belangstelling

De activiteiten in verpleeghotel Bovenwegen zijn afgestemd

op mensen met een culturele, wetenschappelijke of muzikale

achtergrond. “De bewoners hebben een brede belangstelling”,

vertelt Bente Schotel. “De traditionele bingoavond is er bij-

voorbeeld maar één keer per jaar." Bewoners krijgen de kans

hun leven naar eigen smaak in te richten. Ze blijven zoveel

mogelijk deelnemen aan de maatschappij. De medewerkers

zijn gericht op aandacht geven, respect voor de wensen en

mogelijkheden van de cliënt. De setting doet ook echt aan

een hotel denken. “Onze lobby is groot, de kleuren zijn warm

en de medewerkers zeggen iedereen gedag. En we dragen

een herkenbaar uniform dat niet wit is.”

Mooie suggesties

Bewoners kunnen ook zelf voorstellen doen. Via persoonlijke

interviews, ook een vorm van aandacht, blijft het verpleeg-

hotel op de hoogte van de wensen van bewoners.

Verder organiseert verpleeghotel Bovenwegen regelmatig

dialooggroepen. Hierin zitten medewerkers, mantelzorgers en

bewoners. Bente Schotel: “Een coach helpt de groep praten

over dingen die beter kunnen. Er komen mooie suggesties uit.

Bijvoorbeeld dat er meer aandacht voor mantelzorgers mag

zijn. Daarom hebben we nu een maandelijks Lotgenotencafé,

waar mantelzorgers ervaringen kunnen delen.”

Hostmanship

Hostmanship moet van binnenuit komen. “Trainingen en

coaching kosten natuurlijk geld”, legt Bente Schotel uit.

“Maar als medewerkers het eenmaal voelen en weten wat

de bedoeling is, kost het niets of weinig. Het geeft juist meer

plezier en voldoening.” Daarmee is echter niet gezegd dat

iedereen het kan. Bente Schotel komt oorspronkelijk uit het

hotelwezen. Ze is gecharmeerd van het doorzettingsver-

mogen en de kennis van zorgmedewerkers. “Maar het kan

ook lachend. Het is een mentaliteitskwestie. Respecteren dat

iemand een mening heeft. Misschien is het wel gemakkelijker

om een hotel om te bouwen tot verpleeghotel dan andersom.”

Verpleeghotel Bovenwegen is onderdeel van Warande,

een ouderenzorgorganisatie in Zeist, Bilthoven en Houten.

Het verpleeghotel biedt zorg aan mensen met een (chroni-

sche) somatische aandoening en revalidatiezorg.

Verpleeghotel Bovenwegen heeft 90 eenpersoonskamers.

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.werkenmetzzps.nl,

6 september 2011. Voor het ondersteuningsprogramma organiseerde

verpleeghotel Bovenwegen in januari 2012 een praktijkexeditie.

Primair proces


Abrona legt de focus op directe cliënttijd

Abrona gebruikt ZZP’s om te innoveren, als prikkel om dingen

kritisch te bezien. Zo creëert de organisatie meer directe

cliënttijd en verkleint ze de overhead. Directeur bedrijfsvoering

Willem Melissen: “We vragen ons bij alles af of het bijdraagt aan

het gewenste eindresultaat, dat is meer directe zorg.”

Willen wij gemiddeld zijn of durven wij een keuze te maken?

Die vraag stelde Abrona zichzelf bij de introductie van zorgzwaarte -

bekostiging. “Zorgzwaartepakketten zijn een verzameling normen

en veronderstellingen”, zegt directeur bedrijfsvoering Willem

Melissen. “Deze NZa-normen zijn heel belangrijk, maar een orga-

nisatie mag er wel een eigen mening over hebben. Soms confor-

meer je je aan de normen, soms wijk je af. Plussen en minnen zijn

het resultaat. Want alleen maar kiezen voor ‘beter’ kan niet.”

Discussie

Abrona kiest voor focus op zorg en een efficiëntere en kleinere

ondersteuning en overhead. "Het klinkt eenvoudig, maar er is flink

over gediscussieerd", vertelt Willem Melissen. “We wilden van de

norm afwijken, maar moesten nog helder krijgen hoe, waarom en

waar.” Om het aantal uur directe zorg te laten stijgen moet een or-

ganisatie alles ter discussie willen stellen. “Natuurlijk zijn er ook

wettelijke verplichtingen. Die kun je niet schrappen, maar je kunt

ze misschien wel anders doen. Wij hebben bijvoorbeeld de HKZ-

procedures versimpeld. Bij alles vragen we ons af of het bijdraagt

aan het eindresultaat, dat is meer directe zorg. Is het antwoord

‘nee’, dan kijken we of het wettelijk verplicht is. Is het antwoord

weer ‘nee’, waarom doen we het dan?”

Vrijwilligers

Voorbeelden van afwijkingen van de norm heeft Abrona genoeg.

Willem Melissen: “De NZa zegt niets over vrijwilligers. Abrona

heeft er 700. De tijd die zij met cliënten doorbrengen staat gelijk

aan ongeveer 60 fte. Daarom maak ik geld vrij voor medewer-

kers die zich volledig met de organisatie van het vrijwilligerswerk

bezighouden.” Een ander voorbeeld is Abrona Vrije Tijd & Leren.

Via trainingen leren cliënten in hun vrije tijd anders te acteren.

Onderwerpen zijn bijvoorbeeld winkelen en internet. "Zo stellen

wij cliënten in staat volwaardig te functioneren. Dat verhoogt het

welzijn enorm.”

Spiegel

Willem Melissen houdt de organisatie al drie jaar een spiegel voor.

Hij ontmoet meer en minder enthousiaste medewerkers. “De

gemiddelde organisatie is nou eenmaal niet echt veranderings-

gezind.” De organisatie moet bereid zijn alle stenen op te tillen.

Abrona deed dat in het project OOR: Ontwikkelen naar Optimali-

satie en Resultaat. Alle afdelingen doen mee, vanuit het principe

‘geen heilige huisjes’. “Neem de overhead. Daar vallen niet alleen

de ondersteunende diensten onder, maar ook overlegstructuren

in de zorg. Ook die moet je bespreekbaar maken.” ZZP’s zijn de

motor van al deze veranderingen. “De ZZP’s reiken normen aan,

waarvan we wat kunnen vinden. Ik zie ZZP’s als middel om te

innoveren, om keuzes te maken. Want ZZP’s zijn een objectief

instrument van ‘buiten’. Er ontstaat een prikkel om dingen die je al

jaren doet kritisch te bezien.”

Abrona is een christelijke organisatie voor dienstverlening aan

mensen met een verstandelijke beperking. 1700 medewerkers

en ruim 700 vrijwilligers zetten zich in voor 2000 cliënten.

De locaties van Abrona bevinden zich in de provincie Utrecht.


5 september 2011. Voor het ondersteuningsprogramma organiseerde

Abrona in februari 2012 een praktijkexpeditie.

Primair proces

Deelnemers aan de praktijk-

expeditie bij Abrona discussiëren

over stuurinformatie.


Meer verantwoordelijk-heid EVV’ers bij Carintreggeland

Carintreggeland had de visie al klaar: medewerkers krijgen

meer verantwoordelijkheid en denken mee. ZZP’s hielpen de

visie vormgeven. EVV’ers zijn de sleutelfiguren en het nieuwe,

digitale zorgleefplan speelt een belangrijke rol. Regiodirecteur

Annemarie Asbreuk: “Veranderen kan alleen als je de mede-

werkers goede handvatten geeft.”

“Gedrag veranderen is ontzettend moeilijk. Wij hebben de

ZZP’s aangegrepen om de verandering vorm te geven”, zegt

regiodirecteur Annemarie Asbreuk. De situatie vóór de invoe-

ring van zorgzwaartebekostiging - budget op locatieniveau,

formatie historisch gegroeid, een teammanager die de inzet

bepaalde en volgzame medewerkers - wilde de organisatie

veranderen. Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid

en zijn betrokken bij de personele inzet en de invulling van de

zorg. “Maar dat kan alleen als je ze goede handvatten geeft.”

Zorgleefplan

Carintreggeland introduceerde een digitaal zorgleefplan met

vier gebieden: lichamelijk welbevinden, woon- en leefom -

standig heden, participatie en mentaal welbevinden.

Annemarie Asbreuk: “Medewerkers vullen nu niet meer

alleen de doelstellingen op het gebied van de lichamelijke

verzorging in. Ze bespreken alle leefgebieden met de cliënt:

welke activiteiten ontplooit een cliënt graag, wat zijn zijn

gewoontes?” Het ZZP geeft vervolgens het kader aan. Mede-

werkers kijken of het ingevulde zorgleefplan overeenkomt

met wat financieel mogelijk is. Het nieuwe zorgleefplan

maakt medewerkers zelfstandiger. Bovendien krijgen ze

inzicht in het reilen en zeilen van een afdeling.

Sleutelfiguren

Om de medewerkers voor te bereiden op de nieuwe manier

van werken organiseerde Carintreggeland informatiebijeen-

komsten. De EVV’ers werden geschoold in het gebruik van

het elektronisch cliëntendossier, waarvan het zorgleefplan

onderdeel is. Zij zijn de sleutelfiguren. De meeste EVV’ers

vinden het leuk. Ze zien het als een uitdaging, een uitbrei-

ding van hun beroep. Carintreggeland koppelt de functie van

EVV’er wel aan een minimumaantal uren per week.

Annemarie Asbreuk: “Er moet enige continuïteit zijn. EVV’ers

zijn de cultuurdragers.” Dit is meegenomen in het vernieuwde

functiehuis van Carintreggeland. Negen functies in de zorg

bieden de medewerkers de mogelijkheid door te groeien, in

zowel schaal als verantwoordelijkheid. “De recente fusie was

de directe aanleiding, maar we hebben het werken met ZZP’s

erbij betrokken.”

Controle

De managers controleren het gebruik van het zorgleefplan.

“We geven de EVV’ers heldere kaders, maar checken wel of ze

het werkelijk doen”, zegt Annemarie Asbreuk. De managers

moeten elk kwartaal minimaal vijf dossiers inzien. En tijdens

functioneringsgesprekken worden ook altijd één of twee dos-

siers bekeken. “Dat hoort erbij. Ik maak ook elk kwartaal een

verslag voor de raad van bestuur. Ook ik word daar vervolgens

over bevraagd. Dat vind ik terecht. Op mijn beurt controleer ik

de verslagen van mijn managers. Hebben ze dossiers bekeken?

Geven hun medewerkers aan dat ze iets nodig hebben? Dat is

wel belangrijk.”

Carintreggeland is een organisatie voor wonen, welzijn

en zorg in Twente. Carintreggeland wil waarde toevoegen

aan de kwaliteit van leven en biedt activiteiten aan op de

totale levenslijn. Ouderen zijn een belangrijke doelgroep.


15 oktober 2011.

Primair proces


Het elektronisch zorgleefplan van Noorderbreedte

Noorderbreedte maakte in co-creatie met de werkvloer een

elektronisch zorgleefplan (EZLP). Het helpt verzorgenden en

verpleegkundigen om van aanbodgericht naar vraaggericht

werken te veranderen. Verzorgenden geven aan nu eindelijk te

begrijpen wat een ZZP is. Beleidsadviseur Ate Dijkstra: “Dat is

het grootste compliment dat we kregen.”

“Misverstanden over de zorg ontstaan wanneer mensen verschil-

lende, vaak onuitgesproken verwachtingen hebben”, vertelt

Ate Dijkstra. Hij is beleidsadviseur bij Noorderbreedte én lector

aan NHL Hogeschool in Leeuwarden. Mede om deze misverstan-

den te voorkomen ontwikkelde Noorderbreedte samen met soft-

wareontwikkelaar Lable een elektronisch zorgleefplan: het EZLP.

Een helder instrument waarmee de verzorgende of verpleegkun-

dige in goed gesprek met de cliënt tot keuzes kan komen.

Papieren dossiers

Het EZLP kwam in co-creatie met verzorgenden en verpleegkun-

digen tot stand. “Als je de gebruikers niet meeneemt, is de kans

groot dat ze het werk blijven doen zoals ze het altijd al deden”,

zegt Ate Dijkstra. “Dan blijven papieren dossiers gewoon bestaan.”

En juist die papieren dossiers boden geen soelaas: veel schrijfwerk

op verschillende formulieren, kans op onduidelijke verwachtingen,

cliëntonvriendelijk in het gebruik en te veel aanbodgericht.

Onnatuurlijk

Ate Dijkstra legt uit dat ZZP’s een fundamenteel andere benade-

ring van cliënten betekenen. “De zorg was altijd aanbodgericht:

‘ik weet wat goed voor u is’. Nu moet het vraaggericht zijn, dus

‘wat vindt u zelf belangrijk en zinvol’. Verzorgenden voelen ZZP’s

in eerste instantie als een beperking. Even een oogje dichtknij-

pen, net een stapje harder lopen past niet zo goed in dit systeem.”

Het is een behoorlijk ingewikkelde verandering. “Vanuit een ‘er

willen zijn voor de ander’ gaven verzorgenden altijd een ant-

woord. Dat wordt nu anders. Dat heeft enorme invloed op het

dagelijks werk.”

EZLP

Cruciaal in de nieuwe manier van werken is het gesprek tussen

de verzorgende en de cliënt. Het EZLP ondersteunt dit gesprek.

Het is vergelijkbaar met de gebruikersgids en gebaseerd op

de 15 basisbehoeften van de Care Dependency Scale. Via een

digitale vragenlijst geeft de cliënt aan hoe hij zijn leven gewend

was te leven. De webapplicatie vertaalt dit in een keuzemenu

van activi teiten. Het EZLP spreekt bovendien een taal die zowel

cliënt als verzorgende verstaat. Ate Dijkstra: “Goede commu-

nicatie en helderheid brengen de cliënt en de verzorgende bij

elkaar.”

Leerproces

De betrokkenheid van de verzorgenden bij de ontwikkeling

van het EZLP resulteerde bijvoorbeeld in het werken op één

scherm. De verzorgenden zijn tevreden. “Het grootste com-

pliment dat we kregen is ‘nu snap ik eindelijk wat een ZZP is’.

Dan hebben we het dus goed gedaan”, zegt Ate Dijkstra. “Zo’n

opmerking is trouwens ook belangrijk voor de cliënt. Die heeft

nu iemand tegen over zich die het snapt. De regie over het eigen

leven nemen is een leerproces voor cliënten. Verzorgenden die

het systeem begrijpen, nemen de cliënt mee. En komen zo van

aanbod gerichte tot vraaggerichte zorg.”

Noorderbreedte omvat vijftien centra voor ouderenzorg in

Noord-Fryslân en biedt ook thuiszorg. De organisatie heeft

ruim 2500 medewerkers. Zij bieden zorg en verblijf aan

ongeveer 1500 cliënten en dagactiviteit en thuiszorg aan zo’n

600 cliënten.


23 november 2011. Voor het ondersteuningsprogramma organiseerde

Noorderbreedte in februari 2012 een praktijkexpeditie.

Primair proces


Begeleiders met hoge regelcapaciteit bij JP van den Bent

JP van den Bent zet de cliënt en zijn begeleider centraal.

De cliënt krijgt wat hij nodig heeft omdat de begeleider het

kan en mag regelen. Stafmedewerker Betty Geijtenbeek

en locatieleidinggevende Mieke Jansen van de Sligte: “Alle

kennis is beschikbaar in de maatschappij.”

“Waar het om draait? Om een individuele mens die onder-

steuning nodig heeft. Dat is het. We kunnen er heel ingewikkeld

over doen, maar we houden het liever eenvoudig.”

Betty Geijtenbeek legt graag uit hoe de JP van den Bent

stichting werkt. Dat hun werkwijze resulteert in een lage

overhead is ‘mooi meegenomen’. “Een lage overhead is

nooit ons doel geweest, het is eerder een logisch gevolg.”

De organisatie heeft geen stafbureau, geen pr-afdeling, geen

afdeling gebouwen en geen artsen, fysiotherapeuten of logo-

pedisten in dienst. Vraagt de dienstverlening aan de cliënt

deze deskundigheid? Dan haalt de organisatie dat uit de maat-

schappij. “Alle kennis is beschikbaar in de samenleving. Met

een cliënt die bijvoorbeeld logopedie nodig heeft, gaan we

naar de logopedist in het dorp. Net zoals ieder ander mens

dat doet. De kosten betalen we vanuit het ZZP.”

Gedrag

De lage overhead is slechts een van de waardevolle effecten

van de werkwijze van JP van den Bent. “Belangrijker nog

zijn de natuurlijke manier waarop we contact met de samen-

leving leggen én de hoge regelcapaciteit van de begeleiders”,

zegt Betty Geijtenbeek. “Een begeleider moet alles kunnen

doen voor de cliënt, zonder daarbij afhankelijk te zijn van

staf en leidinggevende.” Daar staat tegenover dat begelei-

ders bij JP van den Bent een bepaald gedrag moeten laten

zien. Mieke Jansen van de Sligte: “De begeleider is verant-

woordelijk en voelt dat ook zo. Hij of zij kan en mag dingen

ondernemen met en voor de cliënt. Wanneer een begeleider

successen behaalt, is dat geweldig. Dat straalt af op ieder-

een en zo zien we het groeien.”

Deskundigheid

Wil je begeleiders met een hoge regelcapaciteit en verant-

woordelijkheid, dan moet je ze ook faciliteren.

Deskundigheidsbevordering krijgt daarom veel aandacht.

“Medewerkers kunnen intern trainingen volgen”, vertelt

Mieke Jansen van de Sligte. “Het aanbod is groot. Het is een

investering die zich terugbetaalt, voor alle functiegroepen.”

Aan de basis staat de training Vraaggericht werken. “Deze

training hebben we zelf ontwikkeld. Medewerkers leren dat

zij het instrument zijn om vraaggericht werken voor elkaar

te krijgen. Dat is verplichte kost voor iedereen, van cluster-

manager tot locatie-assistent.”

ZZP’s

De invoering van ZZP’s heeft de werkwijze van JP van den Bent

niet veranderd. Net als voorheen neemt JP van den Bent

de cliënt als uitgangspunt en faciliteert de regelcapaciteit

van de begeleiders. De resultaten zijn goed. Het is dan ook

niet verwonderlijk dat de organisatie veel bezoek krijgt van

collega-instellingen. Betty Geijtenbeek: “Zonder te willen

prediken denk ik dat we iets te vertellen hebben. We bieden

goede dienstverlening voor minder geld. Dat betekent dat

er nog wat te winnen is in de langdurige zorg. En dat heeft

maatschappelijk belang.”

De JP van den Bent stichting biedt ondersteuning aan

mensen met een lichte, ernstige of meervoudige (verstan-

delijke) beperking en van alle leeftijden. Het werkgebied

beslaat de provincies Friesland, Overijssel en Gelderland.

Er starten regelmatig nieuwe projecten.


23 januari 2012.

Primair proces


’t Derkshoes maakt primair proces ZZP-proof

Balans aanbrengen tussen de zorg voor en het welbevinden

van cliënten aan de ene kant en de inzet van personeel en

beschikbare financiering aan de andere. Dat wil zorgorganisatie

’t Derkshoes bereiken met de verdere invoering van ZZP’s.

Beleids medewerker Irene van Kampen en teamleider Agnes

Doorten lichten het verandertraject toe. “We leren meer open

te staan voor de wensen en behoeften van cliënten.”

‘t Derkshoes heeft de ZZP-methodiek ingevoerd, maar stuurt

er nog onvoldoende op. Met andere woorden: het primair

proces en de werkwijze van de medewerkers zijn nog niet

ZZP-proof. “Ons einddoel is dat elke cliënt een ZZP heeft

dat bij hem past, de zorg krijgt waar hij recht op heeft en dat

onze medewerkers meer gericht zijn op het welzijn van de

bewoners”, zegt teamleider Agnes Doorten.

Bewustwording

‘t Derkshoes startte met bewustwording. De organisatie

bracht in kaart hoeveel zorg de medewerkers per cliënt

verlenen. En legde de uitkomsten naast de ZZP-indicaties

van de cliënten. Een groep cliënten bleek minder uren zorg

te krijgen dan waar recht op bestond. Ook waren er cliënten

met een te krap zorgzwaartepakket. De leidinggevenden

werken inmiddels met een systeem dat de geleverde zorg

vergelijkt met wat geleverd kán worden. “Heel handig voor

het roosteren”, zegt Agnes Doorten. “Als ik besluit extra

formatie in te zetten is meteen duidelijk of dat wel of niet

past binnen het budget.”

Experimenteren

Ook bracht ’t Derkshoes de 24-uurszorg in kaart en signa-

leerde knelpunten daarin. Agnes Doorten: “Het maakt de

werkdruk, die medewerkers al langer ervaren, zichtbaar.

Nu kan ik kijken of en hoe we het anders kunnen organise-

ren. Misschien kunnen we taken anders verdelen of de inzet

van personeel anders verspreiden over de dag. Samen met

de medewerkers gaan we hiermee experimenteren.” Op

basis van de huidige ZZP-mix kan ’t Derkshoes meer uren

inzetten. Daarnaast besteedt ’t Derkshoes veel aandacht aan

eigenaar schap.

“Dat bestaat op elk niveau”, legt Irene van Kampen uit.

“Eigenaarschap staat voor aanspreekbaar zijn en duidelijk

maken wat je wilt en wat je doet.” Heldere rollen en taken

zijn een voorwaarde. Nu levert de leidinggevende nog een

directe bijdrage aan de zorgverlening, bijvoorbeeld in de

contacten met familie of de huisarts. ’t Derkshoes wil de

contactverzorgende een meer centrale rol geven. Straks is

de contactverzorgende de spin in het web rondom de zorg-

verlening voor een cliënt. Irene: “Meer verantwoordelijkheid

maakt het werk ook leuker.”

Wensen

De ZZP-uren die nu nog niet goed ingevuld worden, wil ’t

Derkshoes besteden aan meer aandacht voor het welzijn

van cliënten. Net als in veel andere zorgorganisaties zijn de

medewerkers gewend om te denken voor de cliënt, legt

Irene van Kampen uit. “Dat is een valkuil voor iedereen die

graag voor een ander zorgt. We moeten leren meer open te

staan voor de wensen en behoeften van cliënten, hen keuzes

bieden en minder zelf bedenken wat goed is.” Bijvoorbeeld

door de vraag van de cliënt centraal te stellen in activiteiten-

programma’s. De medewerkers zijn enthousiast en denken

mee. Maar het kost wel veel tijd, vindt Agnes Doorten, meer

dan verwacht. “Uiteindelijk levert het ons tijd op, maar daar-

voor moeten we eerst flink investeren.”

‘t Derkshoes is onderdeel van de Stichting Huisvesting Ou-

deren Westerbork. In woonzorgcentrum ’t Derkshoes wonen

83 cliënten, in ruim opgezette individuele appartementen.

’t Derkshoes levert ook dagverzorging en zorg op maat thuis.

Deze tekst is gebaseerd op een interview op www.invoorzorg.nl, 12

december 2011.

Primair proces


Het formatiemodel van Lentis verenigt DBC’s en ZZP’s

De belangrijkste knop waaraan een zorgorganisatie kan

draaien is het personeel. Maar wanneer de financierings-

stromen sectoroverschrijdend zijn, is dat niet zo eenvoudig.

Het formatiemodel van Lentis koppelt de inkomsten uit

DBC’s en ZZP’s. De normformatie die daaruit rolt, is echter

allerminst dwingend. Bedrijfsanalist Anita de Vries en

controller Ludolf Meijer lichten het model toe. “Het is en

blijft een praatstuk.”

Binnen één zorggroep cliënten met DBC’s en ZZP’s, soms

zelfs binnen één afdeling: bij Lentis is het eerder regel dan

uitzondering. Toch wil de organisatie de juiste formatie kun-

nen berekenen. Daarom ontwikkelde Lentis een integraal

formatiemodel, waarin verschillende financieringsstromen

samenkomen. “Er was nog geen goed instrument om de

directe personeelskosten af te zetten tegen de omzet die

zorggroepen draaien”, legt bedrijfsanalist Anita de Vries uit.

“Terwijl het personeel, zowel in omvang als deskundigheids-

niveau, de belangrijkste knop is om aan te draaien.”

Basis

Lentis vertaalde alle zorgproducten, zoals beschreven

in DBC’s en ZZP’s, naar fte’s en deskundigheidsniveau.

Hiervoor werden landelijke cijfers gebruikt. Die gegevens

kwamen in één excelbestand: de basis van het formatie-

model. “Die basis is dus een gemiddelde, een landelijke

benchmark”, zegt controller Ludolf Meijer. “Onze praktijk

wijkt daar bijna altijd vanaf. Wij hebben bijvoorbeeld min-

der indirecte uren. Ons personeelsbestand is daarentegen

‘zwaarder’. Dat komt omdat veel medewerkers al lang bij

ons werken.”

Drie kolommen

Het formatiemodel heeft drie kolommen: de benchmark, de

huidige formatie en de streefformatie. De financiën vormen

de begrenzing. Daarbinnen mogen de managers schuiven.

Anita de Vries: “Het formatiemodel moet helpen om op de

juiste manier te groeien.” Lentis gebruikt het formatiemodel

nu op jaarbasis. De controllers vullen de verwachte produc-

tie van een zorggroep of afdeling in.

Gebaseerd op de landelijke gegevens rollen daar een x aantal

minuten en een x aantal deskundigheidsniveaus uit. Liever

wil het concern beschikken over informatie per kwartaal of

maand. Het excelbestand is echter tamelijk tijdrovend en

ingewikkeld. Daarom werkt Lentis nu aan een geautomati-

seerde versie.

Streefformatie

Op sommige afdelingen komt het gebruik van het formatie-

model toch al van de grond. Managers kijken kritisch naar

de benchmark en de feitelijke situatie en stellen een streef-

formatie samen. Ludolf Meijer merkt dat de leidinggevenden

in zijn zorggroep, Dignis/Lentis, ook graag tussendoor met

het model aan de slag gaan. Anita de Vries begrijpt dat juist

de ouderenzorgafdelingen het voortouw nemen. “ZZP’s zijn

anders dan DBC’s, geschikter voor deze manier van werken.

De DBC-systematiek kent meer complicerende factoren.”

Praatstuk

Het uiteindelijke doel is het model dichterbij de managers

brengen. Daarom denken de managers zelf mee. Leuk, vindt

Anita de Vries, want ze komen weer met andere ideeën. Tege-

lijkertijd benadrukt ze dat het formatiemodel ook straks, als

het geautomatiseerd is, een praatstuk is en blijft. “Het is een

middel om zorginhoud en cijfers bij elkaar te brengen. Het

maakt bewuste keuzes mogelijk.”

Lentis biedt geestelijke gezondheidszorg, zorg voor oude-

ren en forensische GGZ in Groningen. Lentis is verdeeld

in zorggroepen. Dignis/Lentis richt zich op ouderen met

psychiatrische, psychogeriatrische of somatische proble-

men en op verpleging en verzorging.


19 december 2011.

Formatie


Cello geeft managers regelruimte

De managers dichtbij de cliënt meer ruimte geven om

vraag gerichte keuzes te maken. Zo wil Cello het evenwicht

handhaven tussen bedrijfsvoering en zorginhoud, tussen

efficiency en de wensen van de cliënt. Waarnemend bestuur-

der Frans Croonen: “ZZP’s zijn daarvoor een prachtig

instrument.”

Cello koos bewust voor een geleidelijke invoering van

ZZP’s. ‘Organische groei’ noemt waarnemend bestuurder

Frans Croonen het. In 2010 bracht Cello de inkomsten en de

uitgaven op concernniveau in balans. In 2011 op sectorniveau

en in 2012 moet het op het niveau van de clusters geregeld

zijn. “Dat is de financiële insteek”, vertelt Frans Croonen.

“Maar er is ook een andere kant. We willen 'centraal kaders

stellen en aanwijzingen geven' inruilen voor 'een grotere

regelruimte voor clustermanagers'. ZZP’s zijn een prachtig

instrument daarvoor. Een instrument waarmee je kunt spelen

en de dialoog met de cliënt kunt voeren.”

Clustermanager

Cello is ingedeeld in vijf sectoren. De sectoren zijn weer onder-

verdeeld in 45 clusters, van 30 tot 50 cliënten. Frans Croonen:

“De clustermanager geeft leiding aan de werkvloer. Hij staat

hier op regelniveau dus het dichtstbij.” Clustermanagers zijn

al gewend te werken met budgetten. Die budgetten worden

nu nog preciezer afgestemd op de ZZP’s binnen het cluster.

“Een uitwerking daarvan is dat clustermanagers dan ook

keuzes kunnen maken. Hij weet immers het beste wat zijn

cluster nodig heeft. Maar hoe doe je dat, keuzes maken?

En welke ruimte is er? Dat gaan de clustermanagers leren.”

Ontregelen

Cello wil de managers ‘ontregelen’: ze kunnen en mogen

keuzes maken. Frans Croonen ziet de clusters als een schar-

nierpunt tussen zorginhoud, vraaggericht werken en financiën.

Clustermanagers beheren het budget, maar leggen ook de

link naar de medewerkers. Hoe communiceren zij met de

cliënt? Weten ze precies wat de cliënt wil? Zijn de ondersteu-

ningsplannen toereikend? Het opleidingscentrum van Cello

krijgt ook een rol.

Door vragen en doelen per cluster te inventariseren, kan

het centrum een passend opleidingsaanbod samenstellen.

Variërend van onderhandelen, de wens van de cliënt helder

krijgen tot creativiteit en processen anders organiseren.

Overhead

Keuzes kunnen echter ook vanuit de ouders komen. Als

voorbeeld noemt Frans de ouders van een woongroep die

het schoonhouden deels zelf willen organiseren. Met de

vrijkomende ZZP-ruimte willen ze extra begeleiding inzet-

ten. “Misschien is de volgende stap wel dat de overhead

ter discussie komt te staan”, zegt Frans. “Dat zou me niet

verbazen. Nu deelt iedereen de overheadkosten. Cello heeft

bijvoorbeeld een eigen wasserij. In principe maakt iedereen

daarvan gebruik. Tot er een moment komt dat een cliënt

of een clustermanager aangeeft deze service eigenlijk niet

nodig te hebben. Omdat ze daar zelf een oplossing voor

bedacht hebben.”

Tevredenheid

Cello verwacht dat de tevredenheid van zowel cliënten als

medewerkers zal toenemen. De cliënttevredenheid wordt

straks gericht onderzocht. Frans Croonen: “Maar we zijn ook

benieuwd naar het effect op de medewerkers. Er wordt meer

van ze gevraagd, maar ze kunnen ook meer doen. Ze krijgen

echt meer ruimte.”

Bij Cello kunnen mensen met een verstandelijke beperking

wonen, werken en vrijetijd besteden. Het werkgebied is het

noordoosten van Noord-Brabant en het zuidwesten van Gel-

derland. Meer dan 2.300 medewerkers bieden diensten aan

ruim 2.000 mensen.

Cello werkt samen met In voor zorg! aan de laatste fase van het werken

met ZZP’s: www.invoorzorg.nl.

Financiën


Woonzorgcentra Flevoland verwerkt ZZP’s digitaal

Woonzorgcentra Flevoland (WZF) rapporteert al langere tijd

digitaal. Dat maakte de overgang naar ZZP’s gemakkelijker,

volgens manager zorg Marjan Bel. De duidelijkheid van het

bekostigingssysteem en de rechtvaardiger verdeling van uren

vindt ze een voordeel. “Je weet hoeveel uren je hebt. Onze

software maakt heel transparant wat we met die uren doen.”

Flexibele inzet van medewerkers is de volgende stap.

‘Het moet kunnen, tenzij het niet kan en dan kan het meestal

ook’. Dat is het motto van Woonzorgcentra Flevoland (WZF).

Het typeert de zorgorganisatie: niet de regelgeving en de

financiën staan centraal, maar de wensen van de cliënt.

Flexibel en creatief gaat WZF samen met de cliënt op zoek

naar een goede invulling van de wens. “Binnen bepaalde

grenzen uiteraard”, benadrukt manager zorg Marjan Bel.

“ZZP’s geven die aan. Ze bieden voldoende ruimte om zorg

te leveren die past bij de wensen van de cliënt. Soms zijn de

mogelijkheden op het gebied van financiën, huisvesting of

personeel echter niet toereikend. Wij leggen dat dan eerlijk

aan de cliënt uit. In het leven buiten de instelling is dat ook

zo. Daar moeten mensen ook keuzes maken.”

Digitaal

WZF rapporteert al heel lang digitaal. “Dat hoort wel bij ons”,

zegt Marjan Bel. “Ik denk dat we een voorsprong hebben.

Daardoor kunnen we ZZP’s gemakkelijker implementeren.”

WZF werkt met ResidentWeb, kortweg R-Web, een veelomvat-

tend systeem. Het bevat de informatie van de werkvloer en is

gelinked aan de financiële adminstratie. R-Web haalt informa-

tie op uit AZR en koppelt het juiste ZZP aan een nieuwe cliënt.

“De contactverzorgende onderhandelt vervolgens met de cliënt

over de invulling van de zorg. En voert dit zorgarrangement in

R-Web in.” Dit is weer gekoppeld aan de productie. De finan-

ciële administratie haalt gegevens voor het zorgkantoor en

voor de afdelingsmanagers uit R-Web. De managers krijgen

maandelijks een rapportage met stuurinformatie.

Bezetting

Bij WZF zijn de afdelingsmanagers budgethouder van de

formatie. Zij moeten plannen op basis van aanwezigheid,

of aantallen, en zwaarte van het ZZP. Flexibele inzet van

medewerkers is het logische gevolg. “Dat is de volgende

stap die we willen maken”, vertelt Marjan Bel. “We zijn nu

druk bezig met het bepalen van de bezetting op basis van de

ZZP’s.” Daarnaast is de rechtvaardiger verdeling van de uren

over de cliënten een belangrijk gegeven. Dat gebeurt via

de individuele zorgarrangementen. Goede indicatiestelling,

registratie en bewaking van de parameters en de productie-

cijfers zijn dan essentieel.

Balans

ZZP’s maken de zorg concreet, vindt Marjan Bel. “Je weet

hoeveel uren je hebt. De software die wij gebruiken maakt

heel transparant wat we met die uren doen.” De balans tus-

sen zorg leveren en administratie is wel een aandachtspunt.

“‘Laten we weer teruggaan naar de tijd dat ik met de map-

pen op schoot tussen de bewoners zat’ verzuchtte laatst een

van mijn medewerkers. Contactverzorgenden brengen veel

tijd achter de computer door. Soms heb ik het gevoel dat de

weegschaal een beetje doorslaat.”

Stichting Woonzorgcentra Flevoland (WZF) heeft twee

verzorgingshuizen in Lelystad: Hanzeborg en De Uiterton.

Center Care Thuiszorg is het thuiszorgonderdeel van WZF.

Bij WZF werken circa 700 medewerkers en 150 vrijwilligers.


8 oktober 2011. Voor het ondersteuningsprogramma organiseerde

Woonzorgcentra Flevoland in januari 2012 een praktijkexeditie.

Registratie


Verpleeghuis Altingerhof registreert incidenteel

Sluiten de gevraagde en de geleverde zorg nog op elkaar aan?

Om dat te meten ontwikkelde de werkgroep zorgzwaarte-

financiering van Icare een gebruiksvriendelijk formulier.

Daarmee kunnen de verzorgenden van verpleeghuis

Altingerhof korte tijd bijhouden hoeveel tijd ze aan welke

handelingen besteden. Manager zorg Willy Deinum: “Is een

verzorgende bij een cliënt structureel meer tijd kwijt? Dan doen

we een check.”

In verpleeghuis Altingerhof speelt het leven zich voor een groot

deel af in de huiskamers. Hier verblijven dagelijks gemiddeld

tien cliënten. Altingerhof kiest er nadrukkelijk voor om de zorg

niet continu te registreren. “Daar willen we de verzorgenden

niet mee belasten”, zegt manager zorg Willy Deinum. “Zelfs

al gebruik je een geautomatiseerd systeem, in deze setting

vraagt continu registreren veel van verzorgenden.”

Formulier

Toch is registratie af en toe nodig. Willy Deinum: “Zolang er

geen knelpunten zijn, registreren we niet. Maar geven de

verzorgenden aan dat ze het te druk hebben, bij een bepaal-

de cliënt structureel meer tijd kwijt zijn? Dan doen we een

check.” Hiervoor ontwikkelde de werkgroep zorgzwaarte-

financiering van moederorganisatie Icare een formulier in

Excel. Alles wat een verzorgende bij een cliënt doet, staat op

het formulier. De handelingen zijn gegroepeerd naar func-

ties. Het formulier telt de tijden op. De uitkomsten relateert

Altingerhof aan het ZZP. De verzorgende vult het formulier

handmatig in. Het ligt op de dossierkar en wordt per dienst

bijgehouden.

Screeningsinstrument

“Het formulier is een hulpmiddel om inzicht te krijgen”,

legt Willy Deinum uit. De zorgcoördinator of leidinggevende

neemt het initiatief. “Als de zorgcoördinator merkt dat de

verzorgende niet uitkomt met de tijd, wordt het formulier

ingezet.” De verzorgende houdt een paar dagen bij wat ze

doet en hoeveel tijd ze daaraan besteedt. Denk aan wassen,

de algemene dagelijkse levensverrichtingen, maar ook de

gesprekken met de cliënt.

Soms blijkt dat de verzorgenden te veel doen. Ook komt het

voor dat de ene verzorgende meer tijd nodig heeft dan een

ander. “Wij leggen de verzorgenden uit dat het kan helpen

om af en toe de handelingen in kaart te brengen. Het is een

eenvoudig hulpmiddel om de zorgmomenten bespreekbaar

te maken.” Waneer de zorg zwaarder is geworden, vraagt het

maatschappelijk werk van Altingerhof in overleg met de arts

een nieuwe indicatie aan.

Gevoel

Zelf heeft Willy Deinum onder andere in de thuiszorg ge-

werkt. Daar wordt elke minuut geregistreerd. Dit doortrek-

ken naar de verpleeghuiszorg is in haar ogen te klinisch,

te rigide. “Thuiszorg is echt anders dan intramurale zorg.

Wanneer een thuiszorgmedewerker klaar is bij een cliënt,

trekt ze de deur achter zich dicht en sluit het letterlijk af. In

een verpleeghuis verblijven bovendien cliënten met zwaar-

dere ZZP’s. En iedereen weet: hoe groter de zorgvraag, hoe

meer zorgmomenten. In de thuiszorg hebben cliënten er

gemiddeld vier, in een verpleeghuis zijn het er soms wel

achttien. Hier houden de verzorgenden alle cliënten in beeld

tijdens hun dienst. We moeten ervoor waken dat de zorg niet

te bureaucratisch wordt.”

Altingerhof is een middelgroot algemeen verpleeghuis in

het Drentse Beilen. In Altingerhof wonen mensen die in-

tensieve zorg nodig hebben die thuis of in een verzorgings-

huis niet geboden kan worden. Verpleeghuis Altingerhof is

onderdeel van Icare.


27 juni 2011.

Registratie


Markenheem vertaalt ZZP’s naar zorgarrangementen

Op hoeveel zorg heb ik recht? En wat houdt de zorg precies in?

Deze vragen krijgt Markenheem steeds vaker. De organisatie

besloot zorgarrangementen te maken: een vertaling van de

globale informatie in de ZZP’s naar activiteiten. Manager zorg

en kwaliteit André Endeman: “De arrangementen maken

cliënten en hun familie tot gelijkwaardige gesprekspartners.”

De medewerkers van Markenheem kunnen vrij goed uitleggen

wat een ZZP is. Daar heeft de organisatie voor gezorgd. Toch

krijgt Markenheem nog vragen van cliënten en hun familie.

André Endeman, manager zorg en kwaliteit, geeft een voor-

beeld: “Mijn moeder heeft ZZP 8, krijgt ze alle uren die in haar

ZZP staan? En wat krijgt ze precies? Ik leg de familie dan uit

dat een ZZP een gemiddeld aantal uren is. En dat er verschil is

tussen directe en indirecte zorg. Dat bij elk ZZP een bepaalde

dienstverlening hoort, maar dat medewerkers ook kijken naar

wat een cliënt nog zelf kan. Familileden begrijpen dat. Ik reali-

seerde me echter dat ik altijd een informatievoorsprong heb.”

De zorg expliciteren in de vorm van een minutenregistratie was

voor Markenheem geen optie. Zorgarrangementen maken wel.

Gelijkwaardig

Zorgarrangementen geven informatie op een dieper niveau.

André Endeman: “De arrangementen beschrijven wat een

cliënt kan verwachten bij een ZZP 1, 2, 3 et cetera. Ze maken

een gelijkwaardig, respectvol gesprek mogelijk, omdat er

informatiegelijkheid is.” Heel waardevol vanuit cliënt- en fami-

lieperspectief. Tegelijkertijd krijgen de medewerkers een meer

concreet beeld van de dienstverlening die bij een zorgzwaarte

hoort. Markenheem maakte de arrangementen zelf. Als onder-

deel van een continu proces van verbeteren volgt elke mede-

werker scholing. Daarvoor ontwikkelt de eigen Markenheem-

academie trajecten op maat. Ook de zorgarran gementen komen

voort uit zo’n traject. “Vervolgens pakten twee teamleiders het

op en werkten het verder uit met medewerkers. De arrange-

menten zijn dus heel organisch ontstaan.”

Kortdurende begeleiding

De zorgarrangementen zijn af, in het eerste kwartaal van 2012

is Markenheem gestart met de implementatie.

Studenten van hogeschool Windesheim hadden een plan ge-

maakt, maar dat was te theoretisch en gedateerd. Via Werken

met ZZP’s vroeg Markenheem kortdurende begeleiding aan.

Coach Eva Marquarita maakte van het implementatieplan een

hanteerbaar, pragmatisch stuk. Met een helder tijdspad. “We

voeren de arrangementen stapsgewijs in, per locatie”, vertelt

André Endeman. “De verzorgenden leren de arrangementen

gebruiken in de gesprekken met de cliënt.”

Tussen zorgplan en indicatie

Het arrangement is geen vervanging van het zorgplan,

benadrukt André Endeman. “Het zorgplan is het ‘hoe’, het

arrangement beschrijft het ‘wat’. In het arrangement staat

bijvoorbeeld dat er ’s nachts toezicht is. Dat betekent dat er

iemand aanwezig is. Sommige cliënten vinden het echter

prettig als de verzorgende in de nacht even komt kijken. Dat

staat dan in het zorgplan.” Zo bezien staat het zorgarrange-

ment tussen de globale beschrijving van de indicatie en de

precieze invulling van het zorgplan in. “De arrangementen

koppelen activiteiten aan de indicatie.”

Markenheem biedt verzorgings- en verpleeghuiszorg aan

ruim 350 bewoners in zes zorgcentra in Doetinchem en

Bronckhorst. De organisatie levert in deze gemeenten ook

thuiszorg. Markenheem heeft circa 580 medewerkers en

meer dan 560 vrijwilligers.


6 februari 2011.

Communicatie


Riederborgh brengt samenhang aan

Knelpunten zijn er niet niet, wel had Riederborgh behoefte

aan bevestiging en verdieping. Vanuit het ondersteunings-

programma Werken met ZZP’s liep coach Evelin-Pierre

Dumfries een paar dagdelen mee. Nuttig en waardevol,

volgens manager zorg Diana Edelman. “Ze heeft ons

geholpen verbindingen te leggen.”

Zodra bekend was dat de ZZP’s eraan kwamen, heeft

Riederborgh haar medewerkers hierop voorbereid. “We

wilden de medewerkers meekrijgen”, zegt Diana Edelman,

manager zorg. “Medewerkers moeten weten dat ZZP’s niet

voor minder kwaliteit staan, maar juist een kans zijn om de

cliënt centraal te stellen.” Grow/Work verzorgde trainingen,

leidde medewerkers op tot trainers en introduceerde het

ZZP-teamspel. Ondertussen maakte de organisatie een pro-

ductenboek. Ook de cliënten en hun familie werden geïnfor-

meerd. Vervolgens gingen de medewerkers met iedere cliënt

in gesprek over de invulling van hun ZZP. “Daar zagen we

best tegenop, maar bij zowel medewerkers als cliënten zijn

de ZZP’s goed ontvangen.” De praktijk laat het zien. In februari

ontving Riederborgh het gouden keurmerk Harmonisatie

Kwaliteitszorg en op de Consumer Quality-Index scoort de

organisatie boven de 8. Bij Riederborgh geen grote vraag-

stukken dus, maar wel behoefte aan bevestiging of beter:

verdieping. “We zijn een bepaalde weg ingegaan, hebben een

eigen visie ontwikkeld. We willen behouden wat we hebben,

maar waren ook benieuwd of dit nu ons einddoel is.”

De diepte in

Bij het ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s vroeg

Riederborgh kortdurende begeleiding aan. Samen met coach

Evelin-Pierre Dumfries maakte de organisatie een schema

met verschillende onderwerpen: strategie, managementstijl,

systemen, kwaliteit, personeel, structuur. “De coach heeft

ons geholpen verbindingen te leggen. En we zijn bij elk

onder werp de diepte ingegaan”, vertelt Diana Edelman. Een

voorbeeld is de balans tussen formatie en ZZP-bekostiging.

“Daar missen we nog sturing, in de vorm van een dashboard

bijvoorbeeld.” De coach van Werken met ZZP’s keek ook

kritisch naar de managementstijl.

“De cyclus Plan Do Check Act is bij ons niet helemaal rond.

In Plan en Do zijn we goed, in Check en Act wat minder.

Hoe we dat beter kunnen borgen, hebben we besproken.”

Communicatie en cultuur kregen aandacht. “Vinden mede-

werkers dat ze kunnen meedenken? Cultuur moet je continu

in de gaten houden. En alert zijn op de verschillende lagen

waaruit cultuur bestaat.” Een van de ‘marketingtools’ van

Riederborgh is de protestants-christelijke identiteit. “Daar

willen we ons mee onderscheiden, het is de rode draad door

onze organisatie. Ook dat is een onderdeel van de cultuur.

De normen die deze identiteit tot uiting brengen, moet je blij-

ven herhalen.” Samen met de coach onderzocht Riederborgh

hoe die identiteit een prominenter plek in de zorgarrange-

menten kan krijgen.

Finetunen

Al die verschillende organisatieonderdelen in samenhang

bekijken leverde Riederborgh veel inzicht op. “De coach van

Werken met ZZP’s bevestigde dat we het goed doen en gaf een

doorkijkje naar verdere ontwikkeling”, zegt Diana Edelman.

“De focus ligt nu op finetunen. De kennis van de coach was

voor ons heel waardevol. We kunnen weer een stapje zetten

en dat komt onze cliënten ten goede!”

Riederborgh biedt verzorging, verpleging en pallia-

tieve zorg in Ridderkerk. In de zorginstelling wonen 118

cliënten. Ook bewoners van aanleunflats maken van de

diensten gebruik. Ridderzorg is de thuiszorgafdeling van

Riederborgh. De maaltijdenservice heet Riederwaard.



De zorgafsprakenlijst van HVO-Querido

HVO-Querido is ver met de invoering van ZZP’s, maar wil

nog verder: doorontwikkelen dus. In plaats van het wiel

opnieuw uitvinden, vroeg projectleider Ragna Louman kort-

durende begeleiding aan. De keuze voor zorgarrangementen

in de vorm van aanvinklijsten was een van de resultaten.

“Er ontstaat meer eenduidigheid.”

Sinds 2010 ligt bij HVO-Querido de focus op de inhoudelijke

vertaling van ZZP’s. “Is er voldoende personeel, passend

bij de activiteiten die we bieden? Hebben medewerkers de

informatie die ze nodig hebben? Ook maakten we een slag

van groepsgericht werken naar een individuele kijk op onze

cliënten”, vertelt projectleider Ragna Louman. Toch heeft

HVO-Querido nog een aantal ontwikkelpunten. Bijvoorbeeld

het personeelsbeleid, de NZa-normen en vastlegging van

de zorg. De organisatie vroeg kortdurende begeleiding aan.

Coach Eva Marquarita gaf adviezen om met de onderwerpen

aan de slag te gaan.

Uitdaging

Een van de onderwerpen die Ragna Louman met de coach

besprak, was de inzet van zorgarrangementen. HVO-Querido

werkt met de krachtgerichte basismethodiek, ontwikkeld

door de Radboud Universiteit Nijmegen. “Deze methode gaat

uit van de krachten van mensen, niet de beperkingen. ZZP’s

beschrijven juist waar mensen hulp bij nodig hebben. Dat is

een uitdaging, die het primair proces met veel enthousiasme

aangaat.” De organisatie koos voor een zorgafsprakenlijst

als voorlegger. Met daarin alle activiteiten die voortvloeien

uit het ZZP. Voor de cliënt is het de basis om aan zijn krach-

ten te kunnen werken. Medewerkers blijken het invullen van

de zorgafsprakenlijst echter lastig te vinden. “Ieder doet het

op zijn eigen manier. We missen eenduidigheid. Dat willen

we verbeteren.”

Aanvinklijst

HVO-Querido maakt al zorgprogramma’s per doelgroep.

Hierin staan onder andere de doelen van de hulpverlening.

Ragna Louman: “Ik was benieuwd hoe andere organisaties

vanuit zo’n programma de koppeling naar activiteiten maken.

Waar lopen die organisaties tegenaan en welke oplossingen

verzinnen ze? Ondanks het feit dat iedereen min of meer met

hetzelfde bezig is, bestaat er weinig uitwisseling tussen

organisaties.” De coach van Werken met ZZP’s had concrete

voorbeelden. Een ‘aanvinklijst’, oorspronkelijk uit de V&V-

sector, bleek een serieuze optie. “Het is een lijst van moge-

lijkheden die bij een bepaald ZZP horen. De cliënt kan een

keuze maken.” De aanvinklijst past bij de insteek van HVO-

Querido. “Het is een gestandaardiseerde lijst, daardoor ont-

staat meer eenduidigheid. Bovendien maakt de lijst inzich-

telijk wat de organisatie biedt en is de administratieve last

voor medewerkers kleiner.” Bang voor een te strak keurslijf

is de organisatie niet. “Als een cliënt toch iets anders wenst,

is daar ruimte voor. Dat past bij ons en bij de bedoeling van

de ZZP’s.”

Adviesrapport

De kortdurende begeleiding droeg bij aan een adviesrapport.

Dit rapport geeft richting aan de beleidskoers rondom ZZP’s

de komende jaren. Vastlegging van de zorg, de levering van

zorg waarborgen, de communicatie met de cliënt, beleids-

regels voor de inzet van personeel en zorg afstemmen op het

ZZP-tarief zijn thema’s. De aanvinklijst is een van de veertien

adviezen. Half januari besloot het managmentteam de koers

te volgen. De komende tijd werkt HVO-Querido de plannen uit.

HVO-Querido biedt in Amsterdam opvang, woonbegelei-

ding en dagactiviteiten aan mensen die dat nodig hebben:

dak- en thuislozen, verslaafden, mensen met psychiatri-

sche problemen en vrouwen en gezinnen in nood. Jong en

oud, mannen en vrouwen.



Centrale rol ECD bij Zorgcentra Rivierenland

De ZZP-mix per afdeling is bekend, de formatie en de salaris-

kosten ook. Zorgcentra Rivierenland koppelt alle informatie

aan elkaar. Het elektronische cliëntendossier (ECD) speelt

daarin een centrale rol. Niek Damen, coördinator planning

en control: “Managers willen andere informatie zien dan de

werkvloer.”

Zorgcentra Rivierenland (SZR) heeft al een elektronisch

cliëntendossier (ECD) en brengt dat nu meer in relatie met de

bedrijfsvoering. “Het komt erop neer dat we alle gegevens heb-

ben, maar de koppeling ontbreekt nog”, zegt Niek Damen,

coördinator planning en control. Het doel is tweeledig. De

organisatie wil inzicht hebben in de kostprijzen. Daarnaast

wil SZR de inzet van de zorg beter kunnen sturen. Ofwel, hoe

vertaal je ZZP’s naar de benodigde formatie.

Twee trajecten

SZR wil graag eerst de cliëntenagenda in het ECD inbren-

gen. Niek Damen: “Voor de zorgmedewerker is dan in één

oogopslag duidelijk ‘wat moet ik bij de cliënt doen?’. Maar

dan moet ook helder zijn hoeveel uren beschikbaar zijn.” In

het ECD wordt straks zichtbaar welke ruimte de zorgverle-

ners hebben. Maar de puur financiële informatie is elders

vindbaar. “Er zijn twee trajecten. Enerzijds het ECD, dat

echt voor de zorgverleners is, voor de werkvloer. Daar komt

een management informatiesysteem naast. Managers wil-

len andere informatie zien dan de werkvloer. Salariskosten

bijvoorbeeld. Maar dan wel in combinatie met de geleverde

zorg, de ZZP-mix en de omvang van de formatie.”

Workshops

Niek Damen en een collega volgden de workshops ‘Budget-

tering afstemmen op ZZP’s’ en ‘Kostprijzen berekenen’ van

het programma Werken met ZZP’s. “We wilden weten of

we op de goede weg zijn. Doen we de goede dingen? Nuttig

vond ik vooral de tips om de norminformatie bruikbaar te

maken voor onze eigen organisatie. Dus welke elementen uit

de gegevens die beschikbaar zijn gebruik je. Dat maakt het

concreet en daar hebben we behoefte aan. Daarnaast was de

interactie met andere zorgorganisaties leerzaam.”

Tablets

De keuze voor de centrale rol van het ECD was logisch voor

SZR. “Organisatiebreed werkten we al met hetzelfde zorg-

dossier”, vertelt Niek Damen. “Dat was de aanzet om te

digitaliseren, alles te integreren in één systeem. Ook met

het oog op de toekomst. We hebben gewoon steeds minder

tijd. Nu zijn we bijvoorbeeld af van dubbele registraties.”

Een leuke ontwikkeling in de zorg vindt hij het gebruik van

tablets. “Verzorgenden met een tablet kunnen dossiers ter

plekke inzien en gebruiken. Natuurlijk moet nog onderzocht

worden hoeveel en welke verzorgenden dan met een tablet

gaan werken. Dus op welke manier kunnen we verzorgen-

den die het zorgplan met de cliënt maken ondersteunen met

hulpmiddelen? En is dat financieel haalbaar?” Ook vanuit het

oogpunt van de cliënt is deze ontwikkeling interessant. “In

de kortdurende revalidatie zien we cliënten al zelf met digi-

tale middelen binnenkomen. Eén stap verder en ze kunnen

hun eigen dossier inzien. Dat staat nog in de kinderschoe-

nen, maar gaat zeker komen. Cliënten die thuiszorg krijgen,

hebben hun dossier altijd bij de hand. In instellingen is dat

niet zo. Waarom eigenlijk? Hoe we cliënten en medewerkers

daarin kunnen faciliteren wordt een speerpunt.”

Zorgcentra Rivierenland (SZR) biedt een breed pakket

diensten op het vlak van zorg en behandeling in de regio

Rivierenland. SZR levert deze diensten zowel binnen de

locaties als thuis. De zorgcentra liggen in de gemeenten

Tiel, Geldermalsen en Neerijnen.



Colofon‘Resultaten ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s 2011 - 2012’

is een uitgave van ondersteuningsprogramma Werken met ZZP’s.

Het programma is een initiatief van het ministerie van Volksgezondheid,

Welzijn en Sport en Vilans en is ondergebracht bij het stimulerings-

programma In voor zorg! Werken met ZZP’s bood tot 2012 onder-

steuning aan organisaties voor langdurige zorg voor een verdere

invoering van zorgzwaartebekostiging. Wanneer organisaties nog

ondersteuningsbehoefte hebben, dan kunnen zij een beroep doen

op het programma In voor zorg! Kijk voor meer informatie op

www.invoorzorg.nl

Redactie: Projectbureau van het Ondersteuningsprogramma

Werken met ZZP’s

Tekst: Ingrid Brons tekst en training

Foto's: Hans Oostrum

CC Zorgadviseurs (p. 7)

Grow/Work (p. 7)

Warande (p. 8)

Abrona (p. 9)

Noorderbreedte (p. 11)

Woonzorgcentra Flevoland (p. 16)

Markenheem (p. 18)

HVO-Querido (p. 20)

Zorgcentra Rivierenland (p. 21)

Vormgeving: Design Delicious Vormgeving

Uitgave: maart 2012

Werken met ZZP’s

Catharijnesingel 47

3511 GC Utrecht

030 - 789 2550

[email protected]

www.werkenmetzzps.nl

Volg Werken met ZZP’s ook via LinkedIn

[http://linkedin.com/groups/Werken-met-ZZPs-3724846)

www.invoorzorg.nl

Werken ZZPs

Documents

Transcript of Werken ZZPs