‘Voorkom boetes door efficiënt te voldoen aan wet- en

regelgeving’

Mattijs van de Weijer Felix Zonneveld

Welkom bij het webinar

We starten om 14:00 uur

Introductie

• Vragen?• Polls

• Presentatie

• Over Graydon

• Q&A

Felix Zonneveld en Mattijs van de Weijer

Over GraydonGraydon biedt business intelligence oplossingen op het gebied van Credit Management, Risk & Compliance en Marketinginformatie.

Graydon helpt bedrijven onder andere met het voorkomen van boetes en imagoschade door snel en efficiënt te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Bovendien ondersteunt Graydon in diepgaande screening van klanten en prospects op uniforme wijze én bij het inrichten van een risicogeoriënteerd integriteitsbeleid.

www.graydon.nl

Internationale wetgeving vertaald naar Nederlandse wetgeving

Percentage bedrijven wereldwijd dat nu al voldoet aan compliance wetgeving

Van internationale, naar Europese en uiteindelijk Nederlandse wetgeving

Voordat we verdergaanWat is Customer Due Dilligence?

Vrij vertaald ‘klantonderzoek gericht op zorgvuldigheid’

Bedrijven en organisaties moeten weten met wie ze zakendoen en voorkomen dat ze zakendoen met frauduleuze en criminele partijen

Know Your Customer (KYC)

Customer Due Dilligence

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) Doel: witwassen en terrorismefinanciering

te bestrijden Witwassen houdt in dat illegaal verkregen

vermogen legaal wordt gemaakt, zodat de illegale herkomst niet langer zichtbaar is

Er is sprake van terrorismefinanciering als vermogen wordt gebruikt om terroristische activiteiten mogelijk te maken

Bron: www.belastingdienst.nl

Poll 1

Voldoen aan de wet- en regelgeving, geen eenvoudige opgave

Uitdagingen van bedrijven rondom voldoen aan compliance wetgeving

Veranderingen in wet-en regelgeving

Monitoren van verandering in wet- en regelgeving en bijhouden op welke wijze deze nieuwe wet- regelgeving (maar ook rechterlijke beslissingen en handhaving) het huidige en toekomstige beleid beïnvloeden.

Verandering van externe risico’s

Monitoren van verandering in de externe risico-omgeving om te bepalen hoe eventuele onzekerheden op het vlak van economie, geopolitiek en milieu het huidige en toekomstige beleid beïnvloeden.

Interne risico’s / Organisatieveranderingen

Monitoren van verandering in de interne organisatieomgeving om te bepalen hoe bijvoorbeeld wijzigingen in de strategie, fusies/overnames, processen, technologie en zakenrelaties het huidige en toekomstige beleid beïnvloeden.

Wat het zo lastig maakt…

Inconsistentie in wet- en regelgevingGestelde wet- en regelgeving valt op diverse manieren te interpreteren. Tegelijkertijd zijn controlerende instanties niet consistent in controles op de naleving van wet- en regelgeving.

Snelheid van veranderingenIn de afgelopen vijf jaar is het aantal wijzigingen in de wet- regelgeving meer dan verdubbeld, terwijl bij de meeste financiële organisaties geen toename in personeel heeft plaatsgevonden, of wijziging in processen om de continu veranderende wet- en regelgeving te beheren.

Controles door toezichthouders in Nederland

Forse geldboete, een dwangsom of zelfs strafrechtelijke vervolging

Poll 2

Volwassenheidsniveaus risico-georiënteerd beleid

Ad hocOngestructureerde benadering. Continu branden blussen en achter de feiten aanlopen.

Mat

e w

aarin

org

anisa

ties e

en g

estr

uctu

reer

d

risic

obel

eid

hebb

en in

geric

ht

Mate waarin organisaties flexibel op veranderende wetgeving kunnen inspelen

GefragmenteerdMen probeert een structuur aan te brengen, maar dit lukt onvoldoen-de omdat men steeds slechts een deel van het proces uitvoert. Hierdoor wordt niet voldaan aan wet- en regelgeving en is naleving moeilijk controleerbaar omdat men steeds slechts een deel van het proces uitvoert.

GemanagedRollen en verantwoordelijkheden worden gedefinieerd m.b.v. technologie, om werkstromen en taken te beheren, en daarmee verantwoordelijkheden af te leveren. Inconsistenties zijn er echter nog steeds. Processen worden niet goed gedocumenteerd.

GeïntegreerdEr is een business intelligence structuur t.a.v. van wet- en regelgeving, welke bijdraagt aan een duurzaam proces waarbij updates en veranderingen in wetgeving constant worden bijgewerkt.

AgileHierbij kan de organisatie flexibel inspelen op veranderingen in wet- en regelgeving, en dit eenvoudig integreren in de dagelijkse werkzaamheden. Tegelijkertijd zijn processen hiervoor gewaarborgd en gedocumenteerd.

1

2

34

5

Huidige status

Ad hocOngestructureerde benadering. Continu branden blussen en achter de feiten aanlopen.

Mat

e w

aarin

org

anisa

ties e

en g

estr

uctu

reer

d

risic

obel

eid

hebb

en in

geric

ht

Mate waarin organisaties flexibel op veranderende wetgeving kunnen inspelen

GefragmenteerdMen probeert een structuur aan te brengen, maar dit lukt onvoldoen-de omdat men steeds slechts een deel van het proces uitvoert. Hierdoor wordt niet voldaan aan wet- en regelgeving en is naleving moeilijk controleerbaar omdat men steeds slechts een deel van het proces uitvoert.

GemanagedRollen en verantwoordelijkheden worden gedefinieerd m.b.v. technologie, om werkstromen en taken te beheren, en daarmee verantwoordelijkheden af te leveren. Inconsistenties zijn er echter nog steeds. Processen worden niet goed gedocumenteerd.

GeïntegreerdEr is een business intelligence structuur t.a.v. van wet- en regelgeving, welke bijdraagt aan een duurzaam proces waarbij updates en veranderingen in wetgeving constant worden bijgewerkt.

AgileHierbij kan de organisatie flexibel inspelen op veranderingen in wet- en regelgeving, en dit eenvoudig integreren in de dagelijkse werkzaamheden. Tegelijkertijd zijn processen hiervoor gewaarborgd en gedocumenteerd.

= aantal bedrijven

1

2

34

5

Ad hocOngestructureerde benadering. Continu branden blussen en achter de feiten aanlopen.

Mat

e w

aarin

org

anisa

ties e

en g

estr

uctu

reer

d

risic

obel

eid

hebb

en in

geric

ht

Mate waarin organisaties flexibel op veranderende wetgeving kunnen inspelen

GefragmenteerdMen probeert een structuur aan te brengen, maar dit lukt onvoldoen-de omdat men steeds slechts een deel van het proces uitvoert. Hierdoor wordt niet voldaan aan wet- en regelgeving en is naleving moeilijk controleerbaar omdat men steeds slechts een deel van het proces uitvoert.

GemanagedRollen en verantwoordelijkheden worden gedefinieerd m.b.v. technologie, om werkstromen en taken te beheren, en daarmee verantwoordelijkheden af te leveren. Inconsistenties zijn er echter nog steeds. Processen worden niet goed gedocumenteerd.

GeïntegreerdEr is een business intelligence structuur t.a.v. van wet- en regelgeving, welke bijdraagt aan een duurzaam proces waarbij updates en veranderingen in wetgeving constant worden bijgewerkt.

AgileHierbij kan de organisatie flexibel inspelen op veranderingen in wet- en regelgeving, en dit eenvoudig integreren in de dagelijkse werkzaamheden. Tegelijkertijd zijn processen hiervoor gewaarborgd en gedocumenteerd.

= aantal bedrijven

1

2

34

5Verschuiving naar meer duurzame oplossingen

In 10 stappen snel en efficiënt voldoen aan de Wwft

1. Bepaal of u onder de Wwft valt Of u onder de Wwft valt, is bepaald in artikel 1

van de Wwft

De Wwft is van toepassing op o.a. de volgende organisaties en natuurlijke personen: banken, krediet-instellingen, geldtransactiekantoren, accountants, advocaten, taxateurs en belastingadviseur.

2. Vraag uw cliënt naar zijn persoonsgegevens Voordat u een zakelijke relatie aangaat,

dient u vast te stellen met wie u in zee gaat Verzamel gegevens en informatie over de

identiteit van uw cliënt

3. Verifieer de identiteit van uw cliënt Zijn de gegevens die de cliënt heeft

aangeleverd juist? Tip: vraag indien het om een rechtspersoon

gaat een uittreksel aan bij het handelsregister. Of raadpleeg vertrouwde bronnen van derden, zoals Graydon

4. Achterhaal de UBO Het is belangrijk dat u achterhaalt wie de

Ultimate Beneficial Owner (UBO) is Dit om te voorkomen dat criminelen zich

verschuilen achter een onderneming, stichting of andere juridische entiteit

5. Onderzoek of uw cliënt een PEP is Een politically exposed person (PEP) brengt

hoger dan gemiddelde risico’s met zich mee

Stel daarom vast of uw cliënt (of zijn directe familie) een prominente functie bekleedt of onlangs bekleed heeft

6. Maak een risico-inschatting Hoe groot is het risico dat uw cliënt zich

schuldig maakt aan het witwassen of financieren van terrorisme?

Tip: controleer regelmatig of een cliënt voorkomt op de waarschuwingslijsten van (Financial Action Task Force) FATF.

7. Monitor het risicoprofiel van uw cliënt

Om te beoordelen of transacties overeenkomen met het risicoprofiel van uw cliënt, dient u de zakelijke relatie en transacties periodiek te toetsen.

Tip: u mag de frequentie en diepgang van de monitoring o.a. baseren op de risicoclassificatie van uw cliënt

8. Check of de identificatie en verificatie correct is uitgevoerd Maakt u gebruik van een eerder uitgevoerd

cliëntenonderzoek? Dan blijft u zelf verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van de Wwft.

9. Beoordeel of transacties ongebruikelijk zijn U dient ongebruikelijke transacties te melden

bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-Nederland)

Een transactie is ongebruikelijk wanneer deze voldoet aan één of meerdere indicatoren (zie FIU-Nederland)

10. Meld ongebruikelijke transacties onverwijld Een voorgenomen of al verrichte

ongebruikelijke transactie dient onverwijld gemeld te worden bij FIU-Nederland

Belangrijk onderdeel: het in kaart brengen van het risicoprofiel

Poll 3

Het risicoprofiel in kaart brengen

Land- of geografisch risico

Van instellingen wordt verwacht dat zij op de hoogte zijn van de risicogebieden die de Financial Action Task Force (FATF) aanwijst. Ook andere bronnen kunnen een indicatie zijn, zoals de National Corruption Index.

Cliëntrisico

Sommige cliënten brengen een verhoogd risico met zich mee, zoals rechtspersonen met een ingewikkelde structuur. Maar denk ook aan iemand die een PEP is.

Productrisico

Bepaalde producten brengen ook een hoger risico met zich mee. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan handel in edelmetalen en bankbiljetten, of bijzondere vormen van vermogensbeheer.

!

Het risicoprofiel in kaart brengen

Stap 1: definieer de criteria voor de verschillende risicocategorieën (laag, midden, hoog)

Stap 2: documenteer deze criteria per risicocategorie

Stap 3: doe een baseline assessment van je klantportfolio

Stap 4: toets de uitkomsten hiervan aan de gestelde risicocriteria

Hoe integreert u een risico-georiënteerd integriteitsbeleid in uw dagelijkse werkzaamheden?

Integratie van het beleid Met een goede audit trail kunt u aantonen

dat uw interne beleid van hoog niveau is Zorg dat de kennis van de Wwft van uw

personeel up-to-date is door trainingen Zorg voor een semi-geautomatiseerd

werkproces binnen uw bedrijf waarbij iedereen toegang heeft tot Wwft-gerelateerde data en inzichten

Ad hoc

Gefragmenteerd

Gemanaged

Geïntegreerd

Agile

1

12

34

5

Integratie van het beleid Bepaal eerst de volwassenheidsfase van

het risicogeoriënteerd beleid Bepaal vervolgens welke verbeterstappen

je het beste kunt maken

Wat verder belangrijk is om te onthouden

Belangrijk om te onthouden Wwft geeft geen specifieke regels hoe cliëntenonderzoek verricht moet

worden, maar wel over het eindresultaat dat bereikt dient te worden

Wwft maakt gebruik van open normen zoals: “verificatie van de identiteit aan de hand van documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijke bron”

De Wwft-plichtige instellingen dienen deze normen, naar gelang hun dienstverlening, zelf in te vullen

Sommige beroepsorganisaties geven richtsnoeren ter ondersteuning (KNB, NBA en NOB)

Ook de overheid en toezichthouder verstrekken informatie ter ondersteuning (algemene leidraad Ministerie van Financiën, specifieke leidraden BFT

Poll 4

Blik in de toekomstWat gaat het ons brengen?

Hoe Customer Due Dilligence in uw voordeel kan werken

Hoe Customer Due Dilligence in uw voordeel kan werken

Q&AHeeft u nog vragen?

Heeft u nogandere vragen?Neem contact op via

m.van.de.weijer@graydon.nl

f.zonneveld@graydon.nl www.graydon.nl