Raad van bestuur

14 juni 2017

Aanwezig:Carine Leys, voorzitter;Tjerk Sekeris, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters;Frank Geudens, secretaris;Katleen Den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Door Steyaert, Ariane Van Dooren, Kris Verduyckt, leden directiecomité;Rob Blockx, Gerda Broeckx, Jan Dalemans, Frans De Bont, Koen De Cock, Johan Dom, Jef Eggermont, Annemie Goris, Lieselot Keymis, Luc Lievens, Marleen Van den Eynde, Berre Van Deuren, Greet Van Gool, Gerda Van Langendonck, Cordula Van Winkel, Linda Verlinden, Johan Vermeeren, Zander Vliegen, Luc Vloemans, Juul Vrolix, leden raad van bestuur;Louis Haagen, Michel Meeus, Dirk Smets, Elke Tindemans, Frans Uytterhoeven, leden raad van bestuur met raadgevende stem;Tom Wustenberghs, algemeen directeur;Véronique Maurissen, diensthoofd interne organisatie (verslag).

Verontschuldigd:(…)

1. Raad van bestuur: verslag 19 april 2017 – goedkeuring

Aanleiding

Voorwerp van het besluitHet verslag van de vorige vergaderingen wordt ter goedkeuring voorgelegd.

Juridische grondenArtikel 21 van de statutenDe besluiten van de raad van bestuur worden genotuleerd en aan de leden van de raad van bestuur toegezonden.

Bijlage(n)Verslag 19 april 2017

Besluit:

Enig artikelHet verslag van de bijeenkomst van 19 april 2017 wordt goedgekeurd.

2. Dienstverlening: ontwikkeling digitale aangifte van overlijdens (OSIRIS – wijziging overeenkomst) – goedkeuring

Aanleiding

Voorwerp van het besluitAan de Raad van Bestuur wordt toelichting gegeven bij het voorstel tot wijziging van de overeenkomst in verband met het project dat de digitalisering beoogt van de overlijdensaangifte. Met het project kan een belangrijke administratieve vereenvoudiging en efficiëntiewinst gerealiseerd worden voor verschillende actoren in de uitvaartsector.

Feiten en contextIn december 2015 heeft de raad van bestuur de overeenkomst goedgekeurd waarbij PONTES in samenwerking met V-ICT-OR vzw een project ging uitrollen dat de digitale aangifte van het overlijden moet mogelijk maken. In die overeenkomst werden o.a. alle verplichtingen van de betrokken partijen vastgelegd.

Ondertussen is er meer duidelijkheid over de voortgang van het project en is ook de partner gekend die de technische ontwikkeling van het digitale platform voor zijn rekening neemt. Het is bijgevolg dat die partner ook betrokken wordt in de overeenkomst, wat meteen ook de reden is voor het voorstel tot wijziging.

Juridische grondenArtikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, §1 van de statutenHet directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur.

Artikel 25, §8, 3° van de statutenHet directiecomité is belast met het financieel beheer van de vereniging.

BijlageVoorstel van gewijzigde overeenkomst

Besluit

Enig artikelDe Raad van Bestuur keurt het voorstel van gewijzigde overeenkomst m.b.t. het project “OSIRIS” goed.

3. Overheidsopdrachten: levering van gas en elektriciteit (samenaankoop) - delegatie

Aanleiding

Voorwerp van het besluitAan de raad van bestuur wordt voorgesteld om een gezamenlijke aankoop van gas en elektriciteit bij het Vlaams Energiebedrijf (VEB) via het VNOC vzw goed te keuren

Juridische grondenArtikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22 van de statuten

De raad van bestuur bepaalt de voorwaarden en de wijze van toewijzing van de opdrachten voor werken, leveringen of diensten.

Motivering

De huidige contracten met de leveranciers van gas en elektriciteit lopen eind 2017 af.

Deze contracten kwamen tot stand na een overheidsopdracht georganiseerd door de Intercommunale Coöperatieve Vennootschap voor Crematie onder begeleiding van Schneider Electric. Schneider Electric stond in voor het bepalen van de inkoopstrategie, het opstellen van de openbare aanbesteding, het opstellen van het gunningsverslag, de opvolging van het gunningsverslag en het advies bij de uitvoering van de energiecontracten. De kosten voor deze dienstverlening werd à rato van het aantal crematies uitgevoerd in 2013, verdeeld tussen de deelnemende crematoria.

Het Vlaams Energiebedrijf nv werd in 2012 opgericht door de Vlaamse regering en is een EVA van privaat recht. Het VEB heeft als missie zich te specialiseren op gebied van georganiseerde en besparende energielevering voor de publieke sector. Bovendien is het VEB gemachtigd om op te treden als aankoopcentrale en moet er bijgevolg geen overheidsopdracht worden uitgeschreven, zodat ook deze kosten wegvallen.

Besluit

Enig artikel

De raad van bestuur keurt de deelname van Pontes aan de gezamenlijke aankoop van gas en elektriciteit bij het VEB via het VNOC vzw goed.

4. IGEAN dienstverlening: jaarvergadering 16 juni 2017 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring

Aanleiding

Voorwerp van het besluitDe raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van IGEAN dienstverlening en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen.

VoorgeschiedenisOp 28 april 2017 hebben we een uitnodiging ontvangen van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening voor de jaarvergadering van 16 juni 2017.

Juridische grondenArtikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking

De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) moet voor elke algemene vergadering herhaald worden.

Besluit

Artikel 1Er wordt kennis genomen van de agenda van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening van 16 juni 2017, die er als volgt uit ziet:

1. Goedkeuren verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 20162. Goedkeuren verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 20163. Goedkeuren jaarrekening 20164. Kwijting verlenen aan de bestuurders en commissaris-revisor over het

boekjaar 20165. Benoemen van de leden van de Raad van Bestuur

Artikel 2De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de jaarvergadering van IGEAN dienstverlening op 16 juni 2017 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid.

Artikel 3 (geheime stemming)De heer Tjerk Sekeris, lid van de raad van bestuur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening op 16 juni 2017.

aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring

Aanleiding

Voorwerp van het besluitDe raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van IGEAN milieu en veiligheid en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen.

VoorgeschiedenisOp 28 april 2017 hebben we per aangetekend schrijven een uitnodiging ontvangen van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid voor de jaarvergadering van 16 juni 2017.

Juridische grondenArtikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerkingDe benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) moet voor elke algemene vergadering herhaald worden.

Besluit

Artikel 1

Er wordt kennis genomen van de agenda van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid van 16 juni 2017, die er als volgt uit ziet:

1. Goedkeuren verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 20162. Goedkeuren verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 20163. Goedkeuren jaarrekening 20164. Kwijting verlenen aan de bestuurders en commissaris-revisor over het

boekjaar 20165. Benoemen van de leden van de Raad van Bestuur

Artikel 2De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de jaarvergadering van IGEAN milieu en veiligheid op 16 juni 2017 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid.

Artikel 3 (geheime stemming)De heer Tjerk Sekeris, lid van de raad van bestuur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid op 16 juni 2017.

6. Mededelingen – kennisgeving

6.1. Statistieken: maand april-mei 2017 – kennisgeving

De Raad van bestuur neemt kennis van de statistieken van de maanden april en mei 2017.