PROJECTPLAN

PSV / FC EINDHOVENOrganisatie rondom thuiswedstrijden

1

PSV / FC EINDHOVENOrganisatie rondom thuiswedstrijden

Data van de uitvoeringen: 12-10-201202-11-201230-11-201221-12-2012

Opdrachtgever: Nick VeenbrinkProjectbegeleider: John Marinus

Projectleden + studentnummer:Paul Haex: 2160126

Contactgegevens:Nick Veenbrinknick@fc-eindhoven.nl

2

Inhoudsopgave

Inleiding

1.Voorbereidingsfase

1.1 Ontwikkelen van een gedetailleerd plan of ontwerp Blz. 5 t/m 11

1.2 Ontwikkelen van plannen voor het marketing-/communicatietraject Blz. 12 t/m 17

1.3 Herbezinnen op de zakelijke Randvoorwaarden Blz. 18 t/m 19

1.4 Risicoanalyse Blz. 20 t/m 22

2. Evaluaties Paul Haex Blz. 23 t/m 28

3. Bijlagen3.1 Balkenschema Blz. 30

3.2 Begroting Blz. 31

3.3 Risicoanalyse Blz. 32 t/m 39

3

Inleiding

Voor de minor die we als projectgroep volgen, lopen we stage bij het sportleerbedrijf. Dit bedrijf is een onderdeel van de gemeente Eindhoven. Wij organiseren sport/beweeg evenementen in het stadsgedeelte Genneper Parken.

Een van de opdrachten die we gekregen hebben is de volledige organisatie rondom de thuiswedstrijden van het vrouwenelftal van PSV / FC Eindhoven. Dit houdt in dat we grofweg vijf takken van de organisatie op ons nemen; Hospitality, Ticketing, Licht/geluid, Side Events en PR.

De hoofddoelstelling die we gekregen hebben van de teammanager, Nick Veenbrink, is het onder de aandacht brengen van vrouwenvoetbal, waardoor de belangstelling voor de thuiswedstrijden van PSV / FC Eindhoven groeit. Dit houdt in dat er een zichtbare groei is van supportersaantallen en het vergroten van de media-aandacht rondom het vrouwenvoetbal in Eindhoven.

Om de opdracht tot een succes te laten verlopen hebben we regelmatig contact met Sandra Awondatu, hoofd PR en Nick Veenbrink. In principe hebben we als projectgroep de vrijheid om onze eigen ideeën los te laten op het geheel. Echter, wel met goedkeuring van Sandra en Nick.

Onze samenwerkingspartners bestaan voornamelijk uit scholen en verenigingen. Dit heeft vooral te maken met de georganiseerde Side Events en de PR.

In het projectvoorstel hebben we aangegeven wat onze plannen zijn voor onze evenementen. Dit voorstel is inmiddels goedgekeurd waardoor er nu een concept van de uitwerking van de plannen voor u ligt. U leest o.a. een gedetailleerd ontwerp, een marketingplan, een herbezinning op de zakelijke randvoorwaarden en een risicoanalyse. Vervolgens zijn onze persoonlijke evaluaties van ons te vinden.

4

1. Voorbereidingsfase

1.1 Ontwikkelen van een gedetailleerd plan of ontwerp

Hieronder is te zien hoe de structuur en de verbondenheid binnen de vijf onderdelen van onze organisatie ligt. Pr is het middelpunt waarmee elke commissie afhankelijk van is. Verder is te zien dat hospitality nauw verbonden is met ticketing en het side event. In de communicatie tijdens het evenement is de commissie licht en geluid van groot belang, onder andere in het totaalplaatje van het side event.

PR

Hospitality

Side Event

Licht/Geluid

Ticketing

5

PRDe Pr is een belangrijk startpunt voor de publiciteit van het vrouwenvoetbal en specifiek voor PSV / Fc Eindhoven. Het promoten voor het bezoeken van de wedstrijden is hierbij een speerpunt. Zonder gedegen Pr zal het bezoekers aantal zeker niet toenemen, vandaar dat het PR gedeelte van levensbelang is voor het slagen van het evenement. De periode waarin de Pr het meest actief is en haar bijdrage levert ligt voornamelijk voor de wedstrijddag (het evenement), Twee weken voor elke wedstrijd start deze commissie met haar taken. Ook is er nauw contact met hospitality in verband met het ontvangen van de gasten. Hospitality moet weten wie er komen en met hoe veel personen. De PR begint twee weken van te voren met het aanschrijven van verschillende partners, verenigingen en scholen. Op de wedstrijddag zelf heeft de Pr als voornaamste taak het verspreiden van folders en ander promotiemateriaal.

Wanneer Wat Wie WaarTwee weken voor de wedstrijd

Aanschrijven verenigingen/basisscholenContact onderhouden

Hoofd Pr Kantoor

Twee weken voor de wedstrijd

Aanschrijven sponsorenContact onderhouden

Hoofd Pr Kantoor

Wedstrijddag Vrijdag 16.00

Folders uitdelen/verspreiden promotie materiaal

ROC’ers Jan Louwers stadion

Wedstrijddag Vrijdag 15.00

Onderhouden contact met hospitality

Hoofd Pr Kantoor Jan Louwers stadion

Side event

Het side event geeft een extra dimensie aan het evenement en zal altijd een sportief en/of entertainend karakter hebben, waarmee het weer in verbinding staat met het damesvoetbal en het promoten hiervan. Het mes snijdt hierbij aan twee kanten. Enerzijds worden de bezoekers op deze manier vermaakt tijdens de rust en anderzijds voegt dit betrokkenheid toe van scholen en verenigingen rondom Eindhoven met PSV / Fc Eindhoven, omdat zij betrokken zullen gaan worden in het side event.Het doel is om een betrokken en sportieve sfeer te creëren in het Jan Louwers stadion tijdens de thuiswedstrijden.Tijdens de wedstrijddag wordt er gezorgd dat alle materialen tijdig op de juist plek liggen/staan. De mensen die nodig zijn om het side event te laten slagen krijgen tijdig instructie van de verantwoordelijke van het side event.

Wanneer Wat Wie WaarMaandag Informeren

begeleiders side event wat er gaat gebeuren.

Hoofdverantwoordelijke side event

Via mail ofmondelinge instructie

Maandag Taakverdeling side event communiceren

Hoofdverantwoordelijke side event

Via mail ofmondeling instructie

Vrijdag15.00 uur

Groepsbijeenkomst begeleiders en betrokkene side event.Afstemmen

Allen Persruimte Jan Louwers stadion

Vrijdag Klaarzetten Begeleiders side event Veld Jan Louwers

6

16.00 uur materialentestopstelling en testen geluid en opruimen materialen.

stadion.

19.30 Aanvang wedstrijd PSV / FC Eindhoven Jan Louwers stadion

Vrijdag20.10

Klaar staan bij de catacombe

Begeleiders Jan Louwers stadion

20.15 Einde eerste helft start side event

Begeleiders + hoofdverantwoordelijke

Jan Louwers stadion

20.25 Einde side event Allen Jan Louwers stadion

Ticketing

Ticketing zorgt voor de kaartverkoop voor en tijdens de wedstrijd. Deze commissie zorgt op de wedstrijddag voor het openen van het stadion, het openen de ticketloketten en de bezetting van deze loketten. Tijdens de voorbereiding zorgt ticketing ervoor dat er een persbericht de deur uitgedaan wordt, die op de site gepubliceerd staat. Hierin staat duidelijk vermeld hoeveel de entreekosten zullen zijn en hoelaat het stadion opengaat. Het is immers van groot belang dat toeschouwers goed geïnformeerd zijn. Het moet niet zo zijn dat ze voor een verrassing komen te staan als ze bij het stadion aankomen.

Tijdens de voorbereiding wordt er ook voor gezorgd dat de loketten bezet zijn en de medewerkers worden via een mail geïnformeerd over eventuele acties en kortingen waarmee de toeschouwers voor een gereduceerd tarief naar binnen kunnen. Op de wedstrijddag zelf krijgen ze deze informatie nogmaals.

Op de wedstrijddag zelf zorgt het commissiehoofd ervoor dat de kassa’s voor de wedstrijd geteld zijn en dat deze nogmaals wordt nagekeken door de medewerkers die achter de kassa’s zitten. De kassa’s zijn minimaal 30 minuten en maximaal 45 minuten na aanvang van de wedstrijd open. Daarna wordt het stadion gesloten en worden de sleutels van het stadion aan de steward gegeven, zodat zij het stadion weer kunnen openen aan het einde van de wedstrijd, of eventueel in geval van nood.

Wanneer Wat Wie WaarMaandag Informeren medewerkers

kassa.Hoofd Ticketing Via mail

Maandag Schrijven en versturen persbericht

Hoofd Ticketing Via mail naar website verantwoordelijke

Vrijdag16:00 uur

Tellen van de kassa Hoofd Ticketing Kantoor Jan Louwers Stadion

17:00 uur Briefing kassamedewerkers Hoofd Ticketing Persruimte Jan Louwers Stadion

17:30 Controle kassa door kassamedewerkers

Kassamedewerkers Persruimte Jan Louwers Stadion

17:50 uur Openen van het stadion Hoofd Ticketing Jan Louwers Stadion

18:00 uur Openen van de kassa’s Kassamedewerkers Ingang Jan Louwers Stadion

19:30 Aanvang wedstrijd PSV/FC Eindhoven Jan Louwers Stadion

20:00 – 20:15 Sluiten kassa’s en stadion Hoofd Ticketing Ingang Jan

7

uur Louwers Stadion20:00 – 20:15 Sleutels stadion aan

stewards gevenHoofd Ticketing Ingang Jan

Louwers Stadion20:15 Tellen van de kassa’s Kassamedewerkers Kantoor Jan

Louwers Stadion

Licht/geluid

Het licht en geluid zorgt er voor dat op de dag van het evenement de verlichting in het stadion op het juiste tijdstip en op de juiste plekken aan gaat. Denk hierbij ook aan het beheer van de stadionverlichting. De stadionspeaker heeft als taken dat hij zorgt voor muziek voor, tijdens de rust en na de wedstrijd. Omroepen van doelpunten, tussenstanden, spelerswissels en het welkomstwoord. De stadionspeaker is de verbinding tussen het publiek en de organisatie, denk bijvoorbeeld aan huishoudelijke mededelingen.

De speaker wordt op de dag zelf geïnstrueerd en op de hoogte gesteld van de laatste ontwikkelingen. Hoofdverantwoordelijke van deze commissie bespreekt vooraf wat er gezegd moet worden. Verder bepaalt de stadionspeaker zelf welke muziek er wordt gedraaid en hoe hij daar verder invulling aan geeft.

Aan het einde van de wedstrijd wordt er een bedankwoord gegeven via de stadionspeaker. Ook geeft hij alle eindstanden door van de tegenstanders en datum/tijdstip voor de volgende thuiswedstrijd.

Wanneer Wat Wie Waar18:00 uur Muziek opzetten Daniel Geluidshok 18:00 uur Lichtmasten

aanzettenDaniel / Paul Geluidshok

18:00 uur Tunes voorbereiden (welke liedjes wanneer etc.)

Daniel / Paul Geluidshok

18:15 uur Testen veldmicrofoon

Daniel / Paul Geluidshok

17:30 – 18:30 Begeleider scheidsrechter inlichten over opkomsttune

Paul

19:20 Welkomswoord + opstellingen beide teams. Uitteam altijd eerst.

Daniel Geluidshok

Aankondigen voor de wedstrijd

Speelsters spelen met rouwbanden

Daniel

19:27 Teken aangeven bij spelerstunnel voor opkomsttune

Paul Spelerstunnel

19:27 Opkomsttune opzetten

Daniel Geluidshok

Bij elke goal van PSV/FC Eindhoven

Goaltune opzetten bij goal PSV/FC Eindhoven

Daniel Geluidshok

19:30Bij elke goal

Scorebord aanzetten +

Daniel Geluidshok

8

bijhoudenBij elke goal van beide teams

Omroepen goals Daniel Geluidshok

Bij elke wissel van beide teams

Omroepen wissels Daniel Geluidshok

In de rust Side Event Daniel Geluidshok

Tijdens de rust Omroepen tussenstanden Vrouweneredivisie + tussenstanden FC Eindhoven 1

Daniel Geluidshok

Tijdens de rust Winnaar wint clinic op eigen basisschool van PSV/ FC Eindhoven dames

Daniel Geluidshok

Tijdens de rust Muziek afspelen tijdens de rust

Daniel Geluidshok

Na de wedstrijd Omroepen eindstanden Vrouweneredivisie + FC Eindhoven 1

Daniel Geluidshok

Na de wedstrijd Omroepen volgende thuiswedstrijd PSV/FC Eindhoven

Daniel Geluidshok

Na de wedstrijd Muziek afspelen na de wedstrijd

Daniel Geluidshok

Als de pers weg is +/- 30 minuten na de wedstrijd

Uitzetten veldverlichting

Daniel Geluidshok

Hospitality

Deze commissie zorgt voor de ontvangst van alle gasten op de wedstrijddag zelf. Hospitality zorgt voor de uitstraling van de club. Als de ontvangst goed en verloopt voor de gasten, zullen ze het fijn vinden om in het Jan Lauwers Stadion te zijn. De tegenstander zal het fijn vinden om naar Eindhoven te komen, sponsoren zien dat ze hun geld in een goede organisatie steken en genodigde gasten zullen misschien nog terugkomen voor een andere wedstrijd.

De gasten die de commissie hospitality moeten ontvangen zijn o.a. de tegenstander, arbitrale trio, line-up kinderen, genodigde gasten die op de gastenlijst staan, de scholen die meedoen met het side event en de pers.

De afstemming met de commissie PR is hier van groot belang. De commissie PR zorgt voor de aanschrijving van de gasten, verenigingen en scholen. Hospitality moet weten wanneer welke gasten komen, zodat er iemand klaarstaat om de gasten op te vangen. Voor de genodigde gasten staat er bij de thuiswedstrijden altijd een man (Frans) om te checken of de gasten op de gastenlijst staan en om ze richting de business lounge te verwijzen, waar ze wat kunnen drinken.

Wanneer Wat Wie WaarVrijdag15:00 uur

Onderhouden contact met PR

Hoofd Hospitality & hoofd PR.

Kantoor Jan Louwers Stadion

v.a. 18:00 uur Ontvangen tegenstander

Nick Veenbrink Hoofdingang Jan Louwers Stadion

9

Ontvangen arbitrale trio

Nick Veenbrink of KNVB Official

Hoofdingang Jan Louwers Stadion

Ontvangen genodigde gasten

Frans Hoofdingang Jupiler Lounge Jan Louwers Stadion

Ontvangen line-up kinderen

Hospitality Hoofdingang Jan Louwers Stadion

Ontvangen scholen voor side event

Hospitality Hoofdingang Jan Louwers Stadion

Ontvangen pers Hospitality Hoofdingang Jan Louwers Stadion

Sfeerschets

Het is algemeen bekend dat vrouwenvoetbal in Nederland nog lang niet zo populair is dan het mannenvoetbal. Een gevolg hiervan is dat de wedstrijden bij lange na niet zo goed bezocht worden als bij het mannenvoetbal. Waar bij de mannen duizenden mensen op de wedstrijden af komen, mogen de organisatoren van de wedstrijden van de vrouwen blij zijn als er meer dan 400 mensen op een wedstrijd afkomen. Vooral als er in een stad een nieuw professioneel vrouwenteam geïntroduceerd wordt. In die gevallen moet de populariteit van de thuiswedstrijden nog op gang komen.

Om de toeschouwersaantallen op te schroeven is het van groot belang dat de sfeer in het stadion gezelligheid uitstraalt, het leuk is om naar de wedstrijd te komen kijken en bovendien om ook een volgende keer terug te komen. Als we dat op de supporters kunnen overbrengen, zullen de toeschouwersaantallen stijgen.

De activiteiten die we organiseren rondom de wedstrijden dragen zeer zeker bij aan de sfeer in het stadion. Door scholen te laten deelnemen aan een side event tijdens de rust proberen we o.a. de populariteit van het vrouwenvoetbal in de regio vergroten en daarmee indirect de betrokkenheid aanspreken. Kinderen van verschillende basisscholen uit de regio zullen tijdens de verschillende thuiswedstrijden in de rust een activiteit uitvoeren. Deze scholen nodigen we uit, waarbij alle kinderen uit de gehele klas ook uitgenodigd zijn, naast de kinderen die meedoen met de activiteit. Kinderen zijn over het algemeen altijd heel vrolijk en zij zullen tijdens de activiteit hun klasgenootjes aanmoedigen. Dit draagt bij aan een gezellige sfeer in het stadion, met altijd een leuk muziekje op de achtergrond (tijdens de rust).

Tijdens de wedstrijd zorgen we ervoor dat alle kinderen van de scholen bij elkaar zitten, zodat ze elkaar kunnen ‘aansteken’ wat betreft vrolijkheid. Kinderen hebben eerder de neiging om de dames tijdens de wedstrijd aan te moedigen dan een neutrale supporter. Door dit te realiseren willen we ervoor zorgen dat het leuk en gezellig wordt tijdens de wedstrijd, waardoor de toeschouwers ook een volgende keer terug willen komen.

Maar wat nog belangrijker is dan gezelligheid, is om een veilige sfeer te creëren. Dat is het belangrijkste op een wedstrijddag. De toeschouwers moeten zich veilig voelen in het stadion. Ze moeten vertrouwen hebben in de organisatie dat er goed voor hen gezorgd wordt. Dat ze bij een eventueel probleem weten bij wie ze terecht kunnen en dat ze er dan zeker van zijn dat het probleem ook daadwerkelijk wordt opgelost.

Ten eerste is de aanstelling van stewards zeer belangrijk. Zij hebben ervaring bij het begeleiden van supporters bij wedstrijden en zullen dus goed kunnen anticiperen op eventuele calamiteiten. Zij hebben allemaal eenzelfde jas aan, zodat ze goed herkenbaar zijn voor de supporters. Daarnaast moeten de verantwoordelijken van de organisatie ook herkenbaar zijn bij supporters. Dit zal gebeuren d.m.v. naamkaartjes inclusief foto die ze om hebben hangen. Dit is handig voor supporters bij eventuele vragen over de wedstrijd of andere zaken rondom de wedstrijd.

10

Als toeschouwers het idee hebben dat de wedstrijd goed, professioneel en vooral veilig georganiseerd is, zullen ze zich meer op hun gemak voelen tijdens de wedstrijd. Dit zal ook een positieve bijdrage hebben aan de gezellige sfeer in het stadion. Mensen zijn eerder positief ingesteld wanneer ze zich veilig en vertrouwd voelen, dit zal het imago van PSV/ Fc Eindhoven en uiteindelijk het vrouwenvoetbal in het algemeen ten goede komen.

ProductiemethodeHet side event zal nooit zo uitgebreid worden, dat het van belang is dat er voorafgaand aan de wedstrijd iets opgebouwd moet gaan worden. Vanwege het tijdsbestek en het betreden van het veld is dit niet mogelijk. Reservespeelsters en het veld mogen onder geen enkele voorwaarde hinder ondervinden van het georganiseerde side event. Daar komt nog bij dat het tijdsbestek waarin het event kan plaatsvinden zeer gering is.

11

1.2 Ontwikkelen van plannen voor het marketing-/ communicatietraject

Marketingplan

Ons product is leuke, sfeervolle en veilige thuiswedstrijden van de club PSV/FC-Eindhoven in het FC-Eindhoven stadion, voor verschillende doelgroepen. Onze hoofddoelgroep is gezinnen. Gezinnen bestaan uit tenminste één ouder/verzorger en daarnaast minimaal één kind. De vraag is dan wat deze doelgroep leuk vindt/ interesseert om te doen in hun vrije tijd en hoe wij deze doelgroep aan kunnen trekken. Om hier achter te komen, delen wij elke thuiswedstrijd enquêtes uit met de vraag of de toeschouwers deze in willen vullen. Door analyse van de uitkomsten van deze enquêtes, zijn wij te weten gekomen wat gezinnen belangrijk vinden. Gezinnen zijn meestal op zoek naar een vrijetijdsbezigheid die zowel leuk is voor de kinderen als voor de ouders/verzorgers. Daarnaast vinden zij een veilige omgeving belangrijk en ook sfeer vinden zij belangrijk. Wij spelen in op deze belangen door de wedstrijden in een zo’n veilig mogelijke omgeving plaats te laten vinden. De wedstrijden vinden plaats in het FC-Eindhoven stadion. Overal is security aanwezig, om de toeschouwers en de wedstrijd in de gate te houden. Dit geeft de toeschouwers een veilig gevoel. De sfeer rondom de wedstrijd denken wij te optimaliseren door alle toeschouwers op dezelfde tribune plaats te laten nemen. Meestal zijn er niet genoeg mensen op het hele stadion op te vullen. Wij denken dat het dan gezelliger is voor de toeschouwers om allemaal bij elkaar te zitten, dan dat alle mensen over het hele stadion verdeelt zitten en er allemaal lege stoelen om je heen staan. Tenslotte denken wij dat de voetbalwedstrijden zowel leuk zijn voor de kinderen om te kijken als voor de ouders/verzorgers. Voetbal is een populaire sport, die door jong en oud uitgevoerd en gekeken wordt. Daarnaast maken wij de wedstrijden nog iets leuker voor de kinderen, door in de rust, een kleine competitie te organiseren tussen basisscholen. Hierbij komen er acht leerlingen van twee verschillende basisscholen voetballen op het veld van FC-Eindhoven. Dit is natuurlijk nog een leuke extraatje voor zowel de kinderen als de ouders.

Naast gezinnen hebben wij nog een aantal subdoelgroepen die wij aan willen trekken met de wedstrijden. Als eerste voetbalclubs. Hiervoor schrijven wij voor elke thuiswedstrijd verschillende voetbalclubs aan, rondom Eindhoven maar ook verder weg. Wij sturen uitnodigingen naar deze voetbalclubs in de hoop dat zij het een leuk idee vinden om te komen kijken met een aantal teams. Voor voetbalclubs is het natuurlijk al iets gemakkelijker om te bedenken wat zij leuk vinden. Alle kinderen en jongeren die lid zijn bij een voetbalclub en daar in een voetbalteam zitten, vinden voetbal natuurlijk bij voorbaat al heel leuk. Een groot deel van de mensen die voetbal leuk vinden om te doen, vinden voetbal ook leuk om te kijken. Om deze voetbalclubs te enthousiasmeren voor de wedstrijden van dameselftal PSV/FC-Eindhoven, zullen wij dus niet heel moeite te hoeven te doen. Wij kunnen (en gaan) ervanuit gaan dat al deze genodigden al genoeg interesse hebben in de voetbalsport. Wel hebben wij nog een extraatje voor de wat jongere leden van de voetbalclubs. Twee teams zullen namelijk mee mogen lopen in de line-up. Elke thuiswedstrijd zijn er tweeëntwintig line-up kinderen nodig, die dan aan de hand van de speelsters mee het veld op mogen lopen. Voor kinderen die al veel interesse hebben in voetbal is dit natuurlijk super vet. Zij kunnen dan tegen hun vriendjes vertellen dat ze met een echte professionele speelster het veld op mochten lopen in het echte FC-Eindhoven stadion. Daarnaast geven wij deze voetbalclubs/teams die komen kijken een flinke groepskorting, waardoor het nog aantrekkelijker wordt voor hen om te komen kijken.

Tenslotte is een belangrijke subdoelgroep de leerlingen op basisscholen. Ten eerste vinden heel veel leerlingen voetbal leuk om te doen en om naar te kijken. Voetbal is nou eenmaal een van de populairste sporten in Nederland om te beoefenen, en daarnaast is het Nederlands elftal natuurlijk erg bekend. Voetbal wordt veel uitgezonden op de televisie en daarnaast is er altijd wel iets te vinden in het nieuws over voetbal. Interesse in voetbal is dus volop aanwezig in Nederland. Een deel van deze geïnteresseerde bevindt zich op de basisscholen. De basisscholen die door ons worden uitgenodigd zullen

12

dus in ieder geval genoeg leerlingen hebben die het leuk vinden om te komen kijken naar een echte eredivisie wedstrijd. Om het nog leuker te maken voor leerlingen van basisscholen om naar de wedstrijd te komen, zullen er elke thuiswedstrijd twee basisscholen worden uitgenodigd om niet alleen naar de wedstrijd te komen kijken, maar om dan ook in de rust een competitie te mogen spelen tegen een andere basisschool in het echte stadion van FC-Eindhoven. Dit is natuurlijk super gaaf voor deze leerlingen.Daarnaast proberen wij deze doelgroep ook aan te trekken door er een maatschappelijk verantwoord aspect in, in te brengen. Elke wedstrijd zullen er een aantal side-events worden georganiseerd waarbij informatie wordt gegeven over gezonde voeding en over een gezonde levensstijl (aan zowel de kinderen als de leerkrachten als de eventuele ouders die meekomen). Dit maakt het natuurlijk ook weer aantrekkelijker voor de basisscholen om te komen kijken. Ook mogen deze basisscholen gratis naar binnen. Naast de hoofddoelgroep en de subdoelgroepen zijn er ook een aantal nevendoelgroepen die zullen willen komen kijken naar de wedstrijden. Ten eerste moet je hierbij denken aan de ouders, familieleden en vrienden van de speelsters. Zij zullen waarschijnlijk meer dan een wedstrijd aanwezig willen zijn. Deze doelgroep zullen wij niet hoeven proberen aan te trekken, omdat zij als vanzelfsprekend wel zullen komen kijken. Wel krijgen deze familieleden en vrienden de mogelijkheid om de wedstrijd vanuit de business lounge, de Jupiler lounge, te kijken.

Het dameseredivisievoetbal is een heel nieuw concept dat sinds dit jaar pas op de markt is gekomen. Het is dus allemaal nog heel nieuw. PSV/FC-Eindhoven is ook een hele nieuwe voetbalclub. Zij hebben niet veel geld te besteden, en omdat het allemaal nog heel nieuw en redelijk onbekend is in Nederland valt er ook niet meteen heel veel te verdienen aan dit nieuwe concept. Onze opdrachtgever, Nick, heeft ons dan ook meegegeven dat alle opbrengsten die worden gemaakt met de ticketverkoop een extraatje zijn voor het bedrijf. Deze opbrengsten zijn dus niet meegenomen in de begroting. De prijzen voor de tickets zijn dan ook niet erg duur, wat weer voordelig is voor de gasten die komen kijken. Hieronder staat een tabel met de prijzen.

PrijzenVolwassenen € 3,50Kinderen tot en met 17 jaar € 2,-Seizoen Club Cardhouders PSV en FC Eindhoven € 2,- Seizoen Club Cardhouders PSV en FC Eindhoven tot en met 17 jaar € 1,- Groepen boven de vijftien personen € 1,-

Voor een aantal genodigden zijn de prijzen gedifferentieerd. De uitgenodigde voetbalclubs krijgen de normale groepskorting en betalen € 1,- per persoon. De kinderen van de line-up mogen gratis naar binnen. Ook de leerlingen van de basisscholen hebben gratis toegang tot de wedstrijd.

Alle thuiswedstrijden vinden plaats in het Jan Louwers Stadion, het stadion van FC- Eindhoven. Wij hebben zelf niet kunnen kiezen voor deze vestigingsplaats, deze stond al vast en is bepaald door anderen. Wel is een voordeel dat het stadion goed bereikbaar is met zowel het openbaar vervoer als met eigen vervoersmiddelen. Daarnaast is het niet meer dan logisch dat de wedstrijden plaatsvinden in een stadion van een van de twee clubs die gecombineerd zijn tot een nieuwe club PSV/FC Eindhoven. In het stadion zijn verschillende zitplekken. De gezinnen, de basisscholen en de voetbalclubs zitten op deze tribune. De familie en de vrienden van de speelsters mogen in de Jupiler Lounge zitten. Daarnaast moeten er voor een aantal genodigden kleedkamers geregeld worden. Zo moeten de line-up kinderen zich ergens om kunnen kleden. De line-up kinderen krijgen hun eigen kleedkamer waarin zij zich klaar kunnen maken. Als de line-up is afgelopen en de kinderen weer zijn omgekleed, mogen zij op de tribune gaan zitten en krijgen zij geen toegang meer tot de kleedkamer.

13

De thuiswedstrijden van de vrouwen eredivisie PSV/FC Eindhoven worden op allerlei manieren onder de aandacht gebracht. Ten eerste is een heel belangrijk medium voor de communicatie tussen ons en onze doelgroepen de social media. PSV/FC Eindhoven heeft facebook en twitter.

Facebook: https://www.facebook.com/PsvFcEindhoven

Twitter: https://twitter.com/PSVFCEindhoven

Vooral de jeugd is actief op facebook en twitter. Zij zullen dan ook degene zijn die op deze manier het meest in aanraking komen met informatie over PSV/FC Eindhoven. Volwassenen zijn daarentegen ook steeds meer actief op deze social media. Voor alle volwassenen die hier echter geen account op hebben, is er nog de site van PSV/FC Eindhoven.

Site: http://www.psvfceindhoven.nl/

Uit onze enquête (waarin ook vragen stonden over hoe de toeschouwers te weten zijn gekomen van de wedstrijd), blijkt dat veel volwassenen te horen kregen van de wedstrijden via de site. Daarnaast komt er elke week pers naar de wedstrijden. Zij interviewen speelsters, coaches en trainers en zij maken filmpjes en foto’s van de wedstrijd. Deze beelden en berichten komen op het internet terecht en worden zo ook weer bekeken door potentiële toeschouwers.

Tenslotte schrijven wij elke week voetbalverenigingen en basisscholen aan. Deze doelgroepen sturen wij een mail met daarin een officiële uitnodiging (met daarop de website, het facebookadres en de twitternaam). De kans is groot dat deze voetbalclubs en basisscholen nieuwsgierig zullen worden en naar informatie over PSV/FC-Eindhoven gaan zoeken.

Er is veel personeel aanwezig rondom de thuiswedstrijden van PSV/FC-Eindhoven. Hieronder staat een schema met het personeel en hun verantwoordelijkheden.

Contactgegevens medewerkersOrg Organisatie Nick Veenbrink 0683977484Org Organisatie Evenemententeam Rudi Nijssen 0611953451Eve Evenemententeam Ondersteuning Emmy Wilde 0618314962Eve Evenemententeam overige ledenHos Hospitality Maud van Eck 0657888548MarCom Marketing, Communicatie & PR Nick Veenbrink 0683977484Tick Ticketing    Acc Accommodatie Frans Vos  Tea Teammanagement Esther Verhoef 0653728966Log Logistiek & Veiligheid Nick Veenbrink 0683977484Hor Horeca Harold van der Aa 0652616563Gel Geluid Paul Haex 0622668323Prom Promotie Anne Reijntjes 0648722001SE Side Event Rob Verlinden 0634892200

14

Van alle leden van het team wordt geacht een professionele houding aan te nemen. Dit houdt onder andere in dat iedereen er elke thuiswedstrijd goed verzorgd uitziet (nette kleren). Daarbij draagt ook ieder lid van het team iets waardoor duidelijk te zien is dat hij bij het team van PSV/FC Eindhoven hoort (trainsters en coaches dragen een trainingspak van PSV/FC Eindhoven, wij als minorstudenten dragen allemaal een keycord met daarop het logo van PSV/FC-Eindhoven en zo heeft iedereen wel iets). Deze kleding is mede verantwoordelijk voor de uitstraling die wij als team hebben. Wij wensen een professionele en warme uitstraling te hebben. Naast de kleding draagt ook onze gastvrijheid hier aan bij. Te allen tijde hebben de leden van het team een open houding tegenover de gasten. Ook zullen zij altijd proberen de gasten zo vriendelijk mogelijk te woord te staan en te helpen. Hierover zijn ook afspraken gemaakt binnen het team.

Fondsenwervingplan Dit punt is voor ons erg lastig, omdat PSV/FC Eindhoven een op zichzelf staande stichting is. Wij hebben geen bijdrage in dit aspect van de organisatie. Nick neemt deze taken op zich, omdat hij echt het gezicht is van de organisatie. Hij wil dan ook niet dat wij als minorstudenten deze taak op ons gaan nemen. Dit komt, omdat er belangrijke bedrijven moeten worden aangeschreven waar geen fouten in gemaakt mogen worden, omdat deze bedrijven ook een belangrijke bijdrage kunnen leveren voor PSV/FC- Eindhoven in de toekomst.

Communicatieplan

De doelgroepen die wij willen bereiken zijn, zoals eerder al aangegeven, het gezin, voetbalverenigingen en basisscholen. Bij de basisscholen richten wij ons specifiek op een maatschappelijk verantwoord aspect, waarbij wij informatie gaan verstrekken over een gezonde leefstijl en over gezonde voeding voor basisschoolkinderen.

Communicatiedoelstelling voor een breed en gevarieerd plubliek: Gedurende de periode 28 september tot eind januari zullen wij een breed en gevarieerd plubliek bereiken door gebruik te maken van promotie via social media maar ook via oude media zoals kranten. Aan het einde van deze periode willen wij meer, breder en gevarieerder publiek zien. Dit gaan wij bereiken door deze doelgroep te laten weten wanneer en waar de wedstrijden precies plaatsvinden. Daarnaast willen wij deze doelgroep in laten zien dat de het ‘naar de wedstrijd gaan kijken’ en leuke vrijetijdsbesteding is voor een hele brede doelgroep. Communicatiedoelstelling voor het gezin: Gedurende de periode 28 september tot eind januari zullen wij gezinnen bereiken door middel van gebruik te maken van promotie via social media maar ook oude media zoals kranten. Aan het einde van deze periode willen wij het aantal gezinnen dat komt kijken zien stijgen naar 30 gezinnen per wedstrijd. Dit gaan wij bereiken door deze doelgroep te laten weten wanneer en waar de wedstrijden precies plaatsvinden. Daarnaast willen wij deze doelgroep in laten zien dat de het ‘naar de wedstrijd gaan kijken’ en leuke vrijetijdsbesteding is voor zowel dochter als moeder en voor zowel vader als zoon.

Communicatiedoelstelling voor voetbalclubs: Gedurende de periode 28 september tot eind januari zullen wij voetbalclubs bereiken door deze te mailen met daarin een officiële uitnodiging voor de wedstrijd. In deze uitnodiging staat ook de facebookpagina, de twitternaam en de website waardoor de uitgenodigde meteen extra informatie kunnen opzoeken over PSV/FC Eindhoven. Wij willen deze doelgroep in laten zien dat het leuk is voor de clubleden om te komen kijken. Dit gaan we doen door elf leden van de voetbalvereniging mee te laten lopen in de line-up. Daarnaast gaan we het bestuur in laten zien dat deze thuiswedstrijd een ideale mogelijkheid is om te netwerken in de jupiler lounge. Aan het einde van deze periode willen wij het belang van de voetbalclubs verhogen en hiermee willen we 4 voetbalclubs per wedstrijd kunnen uitnodigen.

Communicatiedoelstelling voor basisschoolkinderen met de nadruk op het maatschappelijk verantwoorde aspect (gezonde levensstijl): Gedurende de periode 28 september tot eind januari zullen wij maatschappelijke verantwoord bezig zijn door

15

kinderen op basisscholen inzicht te geven in gezonde voeding en in een gezonde leefstijl. Dit gaan we doen door ze uit te nodigen via de mail en ze langs te laten komen om deel te nemen aan de extra side events die worden georganiseerd. Hierbij zal informatie worden gegeven over gezonde voeding en over een gezonde leefstijl. Aan het einde van deze periode willen wij het aantal kinderen met overgewicht niet terug dringen, maar willen wij ze bewust maken van gezonde voeding en van een gezonde leefstijl.

We hebben briefpapier gekregen van Nick. Op dit briefpapier dienen wij elke brief te maken die wij willen versturen. Hieronder staat deze brief, hierop is duidelijk de stijl te zien die wij aanhouden.

De toon die wij gebruiken in onze communicatie is altijd

formeel. Wij laten de door ons gemaakte brieven altijd eerst controleren door Nick, zodat we er zeker van zijn dat de brieven altijd correct zijn.

Voor de frequentie waarmee wij brieven versturen en de timing waarop we de brieven versturen kun je vinden in het balkenschema in de bijlage van het projectvoorstel. Wij schrijven alle scholen en verenigingen drie weken voor de datum van de thuiswedstrijd aan. Mochten wij geen reactie krijgen op onze uitnodiging, dan sturen wij twee weken van te voren een reminder. Wanneer mensen zich hebben aangemeld, krijgen zij drie dagen voor de wedstrijd een bevestiging van hun reservering.

Wij hebben altijd een standaard afsluiting van de brief, met daarin de afzender. Zie onderstaande tekst.

Namens de gehele organisatie, graag tot ziens.

Stichting Vrouwenvoetbal PSV / FC Eindhoven

Postbus 6915600 AR EINDHOVEN

Charles Roelslaan 15644 HX Eindhoven

PSVFCEindhoven@fc-eindhoven.nl

http://www.psvfceindhoven.nlhttp://www.facebook.com/PSVFCEindhovenhttp://www.twitter.com/PSVFCEindhoven

16

KvK-nummer: 55534643BTW-nummer: 851754892B01

De genodigden kunnen feedback geven door ons terug te mailen.

De line-up kinderen hoeven geen toegang te betalen, maar mogen gratis naar binnen. Ook krijgen zij wat te drinken na afloop. De ouders van deze kinderen mogen ook gratis naar binnen. De ballenmeisjes krijgen voor en tijdens de wedstrijd ook wat te drinken. De ouders van deze kinderen mogen ook gratis naar binnen.De kinderen van de basisscholen mogen gratis naar binnen. Ook krijgen zij gratis informatie over een gezonde levensstijl en ook zij krijgen iets te drinken.

17

1.3 Herbezinning op de zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG)

KwaliteitsbeheersingOm de kwaliteit zo goed mogelijk te bewaken, stellen we voorafgaande het project bepaalde normen vast. De normen zijn tevens onze doelen en subdoelen, omdat deze betrekking hebben op het aantal toeschouwers per wedstrijd. Ook willen we de kwaliteit behouden door ervoor te zorgen dat alle projectactiviteiten volgens de doelstellingen uitgevoerd worden. Het is dus van groot belang dat er voorafgaand aan de wedstrijd veel aandacht uit gaat naar het werven van toeschouwers en dat op de dag zelf het side-event verloopt zoals we gepland hadden.

OrganisatiebeheersingOns organigram maakt duidelijk dat wij als projectgroep niet eindverantwoordelijk zijn voor ons project. Wel zijn we ieder verantwoordelijk voor bepaalde belangrijke takken binnen de organisatie. We ondersteunen elkaar met onze taken, om zo tot een zo goed mogelijk eindproduct te komen. Overleg is dus erg belangrijk om de samenwerking optimaal te houden en onduidelijkheden te voorkomen. Buiten overleg binnen ons projectgroep, is overleg met de eindverantwoordelijke, Nick Veenbrink, ook van groot belang. Hij moet te allen tijde op de hoogte zijn van de ontwikkelingen binnen ons project, zo komt hij ook nooit voor verassingen te staan op de dag van de wedstrijd.

FaciliteitenbeheersingWe maken met ons project gebruik van het stadion van FC Eindhoven, namelijk het Jan Louwers stadion. We hebben daar alle faciliteiten die we nodig hebben voor ons project, incidenteel zouden we voor ons Side-Event aan meer materiaal moeten komen. We hebben verder niets te maken met vergunningen en eisen die voor ons project van belang zijn. Wel zorgen we deels voor voldoende menskracht op de dag van de wedstrijd. We moeten voor ballenmeisjes en line-up kinderen zorgen en zelf zijn we merendeel ook aanwezig om de organisatie zo goed mogelijk te laten verlopen. We hoeven niet voor voldoende beveiliging te zorgen, dit is de taak van Nick Veenbrink zelf.

TijdbeheersingHet balkenschema (te vinden als bijlage) geeft weer hoe we onze tijd gebruiken om alles voor te bereiden voor de wedstrijd. We hebben elke week een “to-do” lijst waarin de taken staan die we de desbetreffende week moeten afronden. Soms neemt een taak meer dan één week in beslag en helpen we elkaar met onze taken om zo niet in tijdsnood te komen. Met deze “to-do” lijsten bewaken we de voortgang van ons project en is voor iedereen duidelijk wat voor hem of haar te doen staat.

InformatiebeheersingEmmy, voorzitster van ons projectgroep, staat het meest in contact met Nick. De taken die Nick aan Emmy geeft, komen direct op de “to-do” lijst te staan. Vaak weten we dus al wat er tussen hen besproken is en kunnen we eventueel al bepaalde taken afhandelen voordat we elkaar treffen op iedere woensdag, donderdag en vrijdag. De “to-do” lijsten staan op dropbox, dit is ook het programma waar iedereen zijn documenten op plaatst. We kunnen dus op ieder moment van de dag zien wanneer iets wordt aangepast en kunnen elkaars documenten ook aanpassen. Alle documenten zijn dus altijd beschikbaar en hoeven we nooit ergens naar opzoek.

GeldbeheersingAls projectgroep hebben we nooit zomaar het recht om geld te spenderen of vrij te maken. Dit gaat altijd via Nick en hij is afhankelijk van derden. Indien er toch geld nodig is om iets te organiseren, gaat dit altijd in overleg met Nick. Voor een overzicht van de kosten verwijzen we naar de bijlagen (bijlage 2).

18

Toelichting begroting

Omdat we als projectgroep geen directe toegang en betrokkenheid hebben voor wat betreft de financiën, is er in overleg met John Marinus gekozen voor een fictieve begroting. Natuurlijk kunnen we in overleg met Nick Veenbrink wel vragen om budget, maar dit heeft goedkeuring van hogere hand nodig. PSV / Fc Eindhoven regelt alle financiële zaken intern. Omdat we gekozen hebben voor een fictieve begroting komen de cijfers niet overeen met de werkelijkheid. We hebben geen weet van de daadwerkelijk gemaakte kosten en onkosten, daarom hebben we zelf een ruwe inschatting gemaakt van de cijfers in de begroting.

Zoals eerder genoemd in het projectplan zijn alle opbrengsten die we bijvoorbeeld uit de de kaartverkoop (ticketing) halen, een extraatje voor het bedrijf. Hier hebben op financieel gebied het meest mee te maken. Dit zijn kwantitatieve opbrengsten. Per thuiswedstrijd komen er een x aantal betalende bezoekers op de wedstrijd af. Sommige groepen (scholen en vereniging) hebben van te voren al gereserveerd en kunnen tegen groepskorting het stadion in. Hier de entreeprijzen op een rijtje.

PrijzenVolwassenen € 3,50Kinderen tot en met 17 jaar € 2,-Seizoen Club Cardhouders PSV en FC Eindhoven € 2,- Seizoen Club Cardhouders PSV en FC Eindhoven tot en met 17 jaar € 1,- Groepen boven de vijftien personen € 1,-

De afspraken die we hebben gemaakt zijn op vrijwillige basis. Daarmee bedoelen we vooral de stadionspeaker die voor het licht en geluid zorgt tijdens de thuiswedstrijden van PSV / Fc Eindhoven. De jongen die hiervoor is benaderd, doet dit op vrijwillig en kosteloze basis. Dit is een voorbeeld van een externe partij.

19

1.3 Risicoanalyse

Ons project heeft 25% kans op niet slagen (223/883 * 100% = 25%). Als het risico 50% kans heeft, wordt er afgeraden om niet aan het project te beginnen. Hier zitten we ruim onder, waardoor ons project door kan gaan. Dit is allemaal te lezen in de risicoanalyse die bijgevoegd is al bijlage (bijlage 3).

In het projectvoorstel waren verschillende risico’s te lezen waardoor het project niet door zou kunnen gaan. Een aantal van deze zaken zijn inmiddels opgelost, maar er zijn er zeker nog een aantal waardoor er tijdens het project zelf nog problemen kunnen ontstaan.

Het financiële aspect is inmiddels geen risico meer voor het project. De prioriteiten die gesteld waren voor de uitgaves zijn verwerkt in de begroting. Deze begroting (zie bijlage) is inmiddels gesloten en geaccepteerd door PSV / FC Eindhoven. Daarnaast is er ook geen juridisch risico meer, aangezien de aanvraag voor de vergunning voor het gebruik van het Jan Louwers Stadion goedgekeurd is. Hierdoor kunnen de wedstrijden van de dames officieel doorgaan. Voor de overige risico’s die in het projectvoorstel zijn opgesteld, zijn maatregelen ontwikkeld om deze te voorkomen.

Organisatorisch risico:Omdat er elke thuiswedstrijd een side event wordt georganiseerd, zitten hier organisatorische risico’s aan vast. Voor elk side event worden scholen benaderd om hier aan mee te doen. Vanuit de organisatie wordt er dus vanuit gegaan dat de scholen ook daadwerkelijk op komen dagen om deel te nemen aan het side event. Het kan echter wel zo zijn dat een school om een of andere reden toch niet op komt dagen naar de wedstrijd, waardoor je zou denken dat het side event tijdens de wedstrijd niet door zou kunnen gaan. Om dit te voorkomen zorgen we ervoor dat we meerdere dagen voor de wedstrijd nog contact leggen met de scholen, om er zeker van te zijn dat ze komen. We willen dit niet over laten komen alsof we ze controleren, waardoor de scholen argwaan krijgen. We sturen ze een e-mail met informatie over het side event en met de vraag of ze een berichtje willen sturen als ze de informatie gelezen hebben. Ze kunnen dan ook nog vragen stellen over het side event. Mocht het toch voorkomen dat een school onverhoopt niet komt opdagen, dan ligt er altijd een noodplan klaar. De kinderen die meedoen met het side event zijn net zo oud als de meisjes die meelopen met de line up. Dus als er nood aan de man is, kunnen deze line up kinderen meedoen met het side event. Als dit niet kan, dan ligt er een plan klaar waardoor het side event met 1 school gehouden wordt en niet met 2 of meer.

Een tweede risico is het arbitrale trio. Het kan altijd zo zijn dan een scheidsrechter ineens niet meer kan komen (denk aan een blessure of aan ziekte). Als het voor de wedstrijd al duidelijk is dat een scheidsrechter de wedstrijd niet kan leiden, wordt er contact opgenomen met de KNVB. Zij regelen de scheidsrechters en de eventuele vervangers als de wedstrijd nog niet gestart is. Tijdens de wedstrijd ligt dit anders, aangezien er dan niet meteen een vervangende scheidsrechter geregeld kan worden. Bij het damesvoetbal is er geen vierde official, die vanzelfsprekend dus ook niet kan invallen voor de scheids- of grensrechter. Wat we kunnen doen is de hulp van het publiek inschakelen. Er wordt omgeroepen of iemand bevoegd is om de wedstrijd uit te fluiten. Hij of zij moet dan wel kunnen aantonen dat ze een KNVB licentie hebben om op dit niveau te mogen fluiten (1e klasse niveau amateurs is het minimale). Mocht er niemand in het publiek zitten die de wedstrijd mag en kan uitfluiten, dan zijn we helaas genoodzaakt om de wedstrijd te staken. De KNVB plant vervolgens wanneer het restant van de wedstrijd wordt uit gevoetbald.

Het minst grote risico binnen de organisatie zijn de tribunes. We bepalen aan de hand van de verwachte hoeveelheid, hoeveel tribunes er toegankelijk zijn voor publiek. De tribunes die we niet willen gebruiken worden afgezet met hekken, waardoor het publiek daar niet kan komen. Mochten er meer mensen dan verwacht op de wedstrijd afkomen,

20

kan er ter plekke besloten worden om een van de andere tribunes te openen. Tijdens de wedstrijd kan het ook zo zijn dat publiek zich naar tribunes begeeft die gesloten zijn. Mocht dit gebeuren, dan worden de stewards geïnstrueerd om deze gasten vriendelijk te verzoeken om op een andere tribune plaats te nemen. Technisch risico: Technische risico’s liggen bij licht en geluid. Tijdens de wedstrijden zorg Daniel voor het licht en geluid. Mochten de lichten het niet doen dan is het risico dat de wedstrijd zelfs niet kan doorgaan omdat het dan te donker is. De lichten moeten om 18:00 al aan worden gezet dus mochten ze het niet doen dan komen we daar om 18:00 al achter en kunnen we nog een monteur bellen. De lichten moeten een bepaalde tijd opwarmen. Het tweede risico is de geluidsinstallatie. Wanneer deze niet werkt kan er niks worden omgeroepen. Dit is een enorme sfeer maken met muziek. Ook de spelers worden omgeroepen wanneer ze scoren en wisselen. Het is geen ramp wanneer deze kapot gaat want de wedstrijd kan gewoon doorgaan. Maar de sfeer zal een stuk minder zijn. Een uur voor aanvang wordt de muziekinstallatie nog getest, mocht hij het niet doen dan kunnen we nog een monteur bellen. Wanneer het veld wordt door de scheidsrechter wordt afgekeurd hebben we ook een technisch risico. We kunnen er voor zorgen dat dit niet gebeurd door voor aanvang keuring veld laten prepareren door veldbeheer. Wanneer het te hard sneeuwt, regent of je mistig is kunnen we hier niks aan doen en zal de wedstrijd misschien worden afgelast.

VeiligheidsrisicoEen veiligheidsrisico kan zijn dat een speelster een blessure of letsel tijdens of voor een wedstrijd oploopt. Dit kan altijd voorkomen en we zorgen er dus altijd voor dat er 4 EHBO’ers aanwezig zijn. Zij zijn gedurende de hele wedstrijd aanwezig en beschikken over verschillende diploma’s, materialen en brancards. We kunnen natuurlijk nooit blessures voorkomen maar we kunnen het wel meteen behandelen. Wanneer iemand zo ernstig gewond is zullen de EHBO’ers altijd beschikbaar zijn om na het ziekenhuis te rijden of een ambulance te bellen. Deze EHBO post is natuurlijk ook altijd voor de toeschouwers beschikbaar. Wanneer mensen vallen, of er geweld plaats vinden en iemand moet behandeld worden kunnen ze altijd bij de EHBO terecht. We proberen geweld en vandalisme altijd te voorkomen en dit doen we door altijd te zorgen dat er genoeg stewards aanwezig zijn voor, tijdens en na de wedstrijd. Deze mensen zijn er voor opgeleid en weten wat ze moeten doen wanneer er zulke situaties ontstaan. Er is een calamiteiten plan zodat iedereen ook weet wanneer er iets gebeurd wat ze moeten doen. Het tweede veiligheidsrisico is de stadioncapaciteit is te laag. Om de veiligheid van de mensen te garanderen zorgen de stewards dat de hekken worden gesloten zodat er niemand mee in kan. Dan zorgen ze dat het kassa personeel wordt geïnstrueerd om niemand meer binnen te laten. Wanneer mensen de wedstrijd verstoren moeten de stewards weten hoe ze moeten handelen. Hiervoor worden ze geïnstrueerd en hebben ze opleidingen gevolgd.

Personeelsrisico:Een risico bij het personeel is dat het personeel zijn/haar taken niet kent. Dit proberen wij elke wedstrijd te voorkomen door ruim voor aanvang van de wedstrijd een briefing te plannen. Er vinden hierbij twee vergaderingen plaats. Deze eerste vergadering vindt ruim twee weken voor aanvang van de wedstrijd plaats, en hierin wordt bepaald wat de voorbereidende taken zijn per persoon. Deze vergadering verloopt onder leiding van Nick. De tweede vergadering vindt ongeveer anderhalve week voorafgaand aan de wedstrijd plaats, en hierin wordt besproken wat de taken zijn op de wedstrijddag zelf per persoon. Deze vergadering verloopt meestal onder leiding van Emmy. In deze vergaderingen is ruimte voor het uiten van een eigen mening en voor overleg. We zorgen er altijd voor dat iedereen tevreden is met de taken die hij/zij toegewezen krijgt. Daarnaast is er nog een risico op de wedstrijddag zelf dat er personeel op het laatste moment afzegt door bijvoorbeeld ziekte. Dit proberen wij altijd te voorkomen door ruim voor aanvang van de wedstrijd, anderhalve week van te voren (dus tegelijk met de tweede vergadering), een rooster te maken met daarin wie wat doet op de wedstrijddag zelf. In dit rooster worden ook altijd back-up personen opgenomen die gebeld kunnen

21

worden op de wedstrijddag als iemand anders zich plotseling op het laatste moment afmeld.

22

Verantwoording Projectplan

PSV / FC EINDHOVENOrganisatie rondom thuiswedstrijden

Naam: Paul HaexStudentnummer: 2150126E-mail: p.haex@student.fontys.nlDatum: 20-11-2012

23

Inhoudsopgave

1. Inleiding Blz. 25

2. Theoretische verantwoording van het product Blz. 26

3. Verantwoording bijdrage aan het product Blz. 27

4. Verantwoording bijdrage aan het proces Blz. 28

24

1. InleidingVoor u ligt de verantwoording van het project waar ik mee bezig ben, namelijk het organiseren van de thuiswedstrijden voor de voetbalvrouwen van PSV/FC Eindhoven. Dit doe ik niet alleen, maar met de vier studenten waarmee ik de minor sport en bewegingsstimulering, Events Eindhoven volg. Deze stage loop ik op de ijssportcentrum gelegen in de Genneper Parken. Via John Heijster krijgen we de opdrachten binnen van verschillende verenigingen/instanties. Het organiseren van de wedstrijden is een van deze opdrachten.Dit project vind op meerdere datums plaats, we krijgen steeds meer aandeel in de organisatie van de thuiswedstrijden. In dit verantwoordingsdocument is niet alleen de theoretische verantwoording van het product beschreven, maar ook wat mijn bedrage aan het product en proces is geweest.

25

2. Theoretisch verantwoording van het productHet project waar wij met name mee bezig zijn en waar dit product over gaat, is de gehele organisatie rondom de thuiswedstrijden van het vrouwenelftal PSV/FC Eindhoven. Nick Veenbrink, de teammanager, gaf een presentatie dat hij dit jaar is gestart met het vrouwenelftal PSV/FC Eindhoven. In deze presentatie gaf hij aan dat hij studenten nodig had bij het organiseren van de thuiswedstrijden. Dit sprak ons minorgroepje erg aan en we waren dus meteen allen erg enthousiast. Nick gaf hierin aan dat de organisatie meer was dan alleen op de dag zelf aanwezig zijn. De hoofdtakken waren: Promotie, ticketing, side-events, hospitality en catering. Ieder van ons ging bij een van deze takken en nam deze op zich. Catering bleek al in de eerste week niet voor ons van belang, omdat hier elke keer een frietwagen voor kwam. Dus toen kregen we de taak om iemand te vinden die als “stadionspeaker” zou komen. Dit hield in dat hij/zij het licht en geluid moest verzorgen bij de thuiswedstrijden. Het doel wat Nick ons meegaf was om er voor te zorgen dat het bekender werd dat er sinds dit jaar een vrouwenelftal in Eindhoven is, die uitkomt in de “eredivisie” voor vrouwen. Er moest dus naamsbekendheid komen, zodat het drukker werd in het stadion. Om het drukker te krijgen zijn wij van start gegaan met vooral promotie en het regelen van side-events. Om verenigingen/scholen en gezinnen uit te nodigen om naar de wedstrijd te komen kijken, moest het drukker worden. Deze kregen natuurlijk een kortingskaart, zodat ze eerder zouden komen. Het side-event moet er voor zorgen dat de sfeer voor de wedstrijd en tijdens de rust erin blijft. Zo komt het voor mensen over dat er meer word geregeld voor de wedstrijden en creëert het een positieve sfeer rondom de wedstrijd. Ook is hospitality erg van belang voor de positieve sfeer, het moet ook professioneel over komen en de gasten moeten het gevoel krijgen terug te komen. Wij als organisatie gaan er voor zorgen dat dit alles gaat gebeuren, zodat het vrouwenvoetbal en met name PSV/FC Eindhoven, bekender wordt en dat er steeds meer mensen naar het stadion zullen komen om de wedstrijden te bekijken.Na het projectvoorstel hebben we nu het plan van aanpak gemaakt. We hebben bij het afronden van de stappen, de criteria erbij gehouden om zo alles nog een keer te controleren. Dit is de eindcontrole, zodat we zeker weten dat alles erin zou moeten staan. Het is voor ons af en toe moeilijk om een goede aansluiting te vinden tussen de opdrachten en de fase van ons project. Ons project bestaat namelijk uit meerdere wedstrijddagen, die we elke keer verbeteren. We zien al veel verbetering in vergelijking met de eerste wedstrijddag. Voor ieder groepslid is de taak die hij/zij heeft makkelijker uit te voeren, door de ervaring die je elke keer op doet.In ons beroepsproduct staan ditmaal de ontwikkelingen van ons gedetailleerd plan, dit houdt in dat er een structuurschema is, sfeerschets, productiemethode en uiteraard het gedetailleerd plan. Verder is het ontwikkelen van plannen voor het marketing/communicatietraject te vinden. Hierin staan het marketingplan, fondsenwervingsplan en communicatieplan beschreven. Verder is er een herbezinning op de zakelijke randvoorwaarden te vinden, de verschillende beheersaspecten worden hier beschreven. Ze staan op volgorde van “KOFTIG” beschreven, deze letters staan voor: Kwaliteit, organisatie, faciliteiten, tijd, informatie en geld. In de bijlage zijn het balkenschema en de begroting te vinden. Hieronder is mijn bijdrage aan het proces en product beschreven.

3. Verantwoording van de bijdrage aan het groepsproduct

26

Om te beginnen is onze samenwerking erg goed, iedereen neemt zijn verantwoordelijkheid en draagt zijn steentje bij. We komen elke maandag bij elkaar om aan ons product te werken. Aan de hand van de werkcolleges probeerden we ons product zo goed mogelijk in elkaar te zetten. We hebben niet alleen individueel aan bepaalde taken gewerkt, maar zijn vooral samen aan de taken gaan werken, zodat we het over alles eens waren en dat er een goede samenhang is. Deze samenwerking verliep prima en daarom hebben we deze zo gehouden. Wanneer we individueel of in tweetallen aan iets bezig waren, zaten we wel als groep bij elkaar, zodat we meteen konden overleggen. Ook kon je elkaar zo onderling ook goed op de hoogte houden.Ik heb me dit keer met name bezig gehouden met de verschillende beheersaspecten: koftig. Deze stap 11, herbezinning op de zakelijke randvoorwaarden, heb ik stap voor stap uitgewerkt, waarbij veel informatie samen hing met informatie uit het projectvoorstel. Hierin heb ik laten zien hoe wij onze kwaliteit bewaken en hoe de organisatie is binnen ons groepje en met Nick Veenbrink. Verder is te zien dat de informatie die we van Nick krijgen, vooral via Emmy, onze voorzitster, bij ons terecht komt. Het geld dat gespendeerd wordt per wedstrijd is te zien in ons begrotingstabel wat ik heb gemaakt.Verder heb ik me ook bezig gehouden met het opstellen van het structuurschema, dit heb ik samen met Rob gedaan. In dit schema hebben we de samenwerking tussen de vijf commissies weergegeven. Hieruit blijkt dat elke commissie weer afhankelijk is van een andere commissie en dat een nauwe samenwerking tussen ons allen van groot belang is. Verder heb ik Rob en Tom geholpen met het afronden van het gedetailleerd plan, stap 9b. De commissie waar ik verantwoordelijk voor ben, licht en geluid, heb ik samen met Rob afgerond, nadat Rob zelf het grotendeels gemaakt had. Er waren bepaalde puntjes die verbeterd moesten worden, deze puntjes heb ik met Rob doorgenomen en veranderd.

27

4. Verantwoording van de bijdrage aan het groepsproces

Ons projectgroepje zit op woensdag de gehele dag, donderdagmiddag en vrijdagmiddag in de ijsbaan aan onze projecten te werken. Hier treffen we ook Emmy en de overige studenten waarmee we samen alle evenementen organiseren. Hier zijn we iets minder beizg met ons beroepsproduct en richting ons meer op de taken die we van Emmy krijgen over het organiseren van de evenementen. Op de maandagen dat we vaker aan het beroepsproduct werken, hebben we hier dan ook alle tijd voor en hoeven we ons niet te focussen op de andere evenementen die we hebben.Tijdens onze samenwerking is duidelijk geworden dat ik iemand ben die eventueel de touwtjes wel in handen kan nemen, maar het vaak overlaat aan de mensen die hier meer behoefte aan hebben. Ik doe niet moeilijk als iemand het initiatief neemt en het voortouw neemt in het verdelen van de taken. Zo blijft in mijn ogen de samenwerking ook zo optimaal mogelijk, omdat discussies worden voorkomen en je snel aan de slag kan. Ik heb dus ook meteen stap 11 gemaakt, toen duidelijk werd dat ik me hier vooral op moest focussen. Op het moment dat Rob mijn hulp nodig had, bij het gedetailleerd plan, heb ik hem hier direct mee geholpen. Hierdoor kon hij meteen verder en zijn we geen kostbare tijd aan het verbruiken. Ik vond dat we goed als een groep hebben samengewerkt en ben blij dat er nog geen tegenslagen hebben plaatsgevonden.

Wat betreft de thuiswedstrijden van het vrouwenelftal PSV/FC Eindhoven, houd ik me met name bezig met ervoor te zorgen dat er elke thuiswedstrijd iemand zorgt voor het licht en geluid. Hiervoor moet ik een vrijwilliger zoeken die voor, tijdens de rust en na de wedstrijd zorgt dat er een muziekje opstaat, zodat er een gezellige sfeer hangt tijdens de wedstrijdavond. Tevens moet deze persoon de lichten aan en uit zetten en is de stadionspeaker. Dat houdt in dat hij/zij het welkomswoord, opstellingen, ruststanden, wissels, doelpunten en het dankwoordje omroept. Hieruit blijkt voor mij dat er meer bij komt kijken dan ik van tevoren gedacht had. Je moet constant alert zijn om alle informatie voor de toeschouwers tijdig door te geven. Een minder punt is dat hiervoor geen budget is. Ik probeer dus in eerste instantie iemand te zoeken waar ik goede contacten mee heb. Verder help ik ieder groepslid waar het nodig is en vooral als ik mijn taak heb volbracht, help ik degene die het erg druk heeft. Zo blijft er ook een goede samenwerking en blijven de taken goed verdeeld.

3. Bijlagen

28

Inhoudsopgave

3.1 Bijlage 1: Balkenschema Blz. 30

3.2 Bijlage 2: Begroting Blz. 31

3.2 Bijlage 3: Risicoanalyse Blz. 32 t/m 39

29

3.1 Bijlage 1: Balkenschema

30

3.2 Bijlage 2: Begroting

31

3.2 Bijlage 3: Risicoanalyse

Risico Waarde Factor Zwaarte Risico Hoogste mogelijke risico

Aanpak/oplossing/waarom/plan?

A. De aanpak.

1. In welke mate heeft de Voldoende 0 1. Veel contact leggen met Nick

32

moederorganisatie ervaring met de projectmatige aanpak.

2. In hoeverre zijn de projectteamleden vertrouwd met de projectmatige aanpak?

3. Is bewust gekozen voor de projectmatige aanpak, met een duidelijke opdracht aan een projectleider/-team?

Redelijke mateOnvoldoende

ZeerRedelijkNauwelijks

JaNee

14

025

0

X5

X6

X4

20

30

0

20

30

0

Veenbrink. Ervaring opdoen tijdens elke wedstrijd.

2. Ervaring per wedstrijd. Eventuele problemen na elke wedstrijd evalueren en meteen toepassen op andere wedstrijd.

3. Na elke wedstrijd wordt er geëvalueerd met de teammanager. Het contact is goed en als projectgroep treffen we elkaar bijna elke dag. Hierdoor is er veel contact en kunnen we elkaar helpen waar nodig.

B. Inhoudelijke risico.

1. Heeft het basisconcept van het project voldoende samenhang met de inhoudelijke doelstelling(en) en doelgroep(en)?

2. Zijn de inhoudelijke uitgangspunten van het project voldoende bekend bij alle betrokkenen bij het project?

3. Is duidelijk hoe het

JaRedelijke mateNee

JaDe meeste welOnvoldoende

Ja

038

015

0

X6

X5

X6

0

0

0

48

25

36

1. Het concept dat we mee hebben gekregen is het populairder maken van het vrouwenvoetbal om het stadion voller te krijgen. Daarnaast wil PSV / FCE ook een maatschappelijke functie bijdragen bij overgewicht.

2. Nick Veenbrink heeft een presentatie gegeven over datgene wat er van ons verwacht wordt.

3. Alles wat geregeld moet worden is

33

projectresultaat er uit gaat zien?

4. Is er voldoende afbakening met andere projecten?

5. Is het gebied waarop het project betrekking heeft voldoende bekend aan de betrokkenen?

EnigszinsHelemaal niet

Ja Redelijkonvoldoende

JaRedelijkNiet nauwkeurig

36

015

025

X4

X5

0

10

20

25

per week duidelijk. Het enige wat geregeld moet worden zijn de externe partijen die meedoen.

4. Dit project staat los van alle andere projecten die in de buurt worden georganiseerd. Hierdoor is er genoeg afbakening.

5. om meer bekendheid te krijgen voor het vrouwenvoetbal, schrijven we scholen en verenigingen aan. Ook is flyeren een goede manier om meer bekendheid te krijgen.

C. De procesmatige risico’s.

1. Is duidelijk wie de opdrachtgever is, c.q. wie het beleid en de randvoorwaarden vaststelt?

2. In hoeverre is het project uniek?

3. Als er andere of deelprojecten zijn, is de voortgang dan afhankelijk van de afstemming

JaNee

Geheel nietEnigszinsZeer uniek

Nee EnigszinsSterk

05

025

025

X5

X5

X3

0

10

6

25

25

30

1. Nick Veenbrink namens PSV / FC Eindhoven. John Heijster namens Sportformule.

2. Vrouwenvoetbal bestaat al enige tijd in Nederland. Maar in de buurt was er nog geen professioneel vrouwenvoetbal, alleen amateurs.

3. Er is elke week communicatie over alles wat er tijdens elke wedstrijd georganiseerd wordt. Van uitnodigen van scholen en side events, tot het

34

hiertussen? maken van de gastenlijst en bestellen van tickets.

D1. Het beheersen van tijd.

1. Wat is de geschatte doorlooptijd van het project?

2. Kent het project een deadline?

3. Is er voldoende tijd om, met de beschikbare mensen en middelen, het project binnen de gestelde termijn te realiseren?

D2. Financieel risico

1. Is er duidelijkheid over de kosten en opbrengsten van het project?

2. In hoeverre is de dekking van het projectbudget geregeld?

0-1 maand1-3 maanden3-6 maanden

NeeJa, flexibelJa, definitief

Ruim voldoendeVoldoendeOnvoldoende

Ja RedelijkNee

n.v.t.

013

024

016

036

036

X4

X4

X5

X5

X6

12

16

5

15

0

12

16

30

30

36

1. We werken met een balkenschema, deze houden we aan en de voorzitster houdt deze in de gaten.

2. De deadline staat vast, de wedstrijden zijn door de knvb ingevuld en hier kunnen wij niks aan veranderen.

3. tussen iedere wedstrijd zit een tijdsbestek van ongeveer drie weken. In deze tijd regelen wij alles wat nodig is voor de wedstrijd. Contact met verenigingen en scholen moeten we vroeg mee beginnen zodat deze op tijd ingelicht worden over de tijden etc.

1. Met de kosten hebben wij niets te maken. De opbrengsten verschillen per wedstrijd, na de wedstrijd worden de kassa’s geteld en de opbrengst verrekend.

35

D3. De beheersing van overige aspecten.

1. Kan worden voldaan aan de overige zakelijke randvoorwaarden, zoals facilitaire en kwaliteitseisen e.d.?

2. Wordt verwacht dat de noodzakelijke vergunningen, toestemmingen e.d. zullen worden verkregen?

Vrijwel zekerWaarschijnlijkOnzeker

Vrijwel zekerWaarschijnlijkOnzeker

016

016

X6

X6

0

0

36

36

1+2. Deze randvoorwaarden en zaken worden geheel door de teammanager zelf geregeld.

E. De afstemming van project op omgeving.

1. Wat zal de houding van de toekomstige gebruikers van het projectresultaat zijn?

2. De vraag/behoefte aan het product ingeschat?

PositiefGeïnteresseerdGereserveerd

PositiefOnzeker

015

06

X5

X6

0

36

25

36

1. Ieder projectlid zet zich voor 100% in, daardoor zijn we er vrijwel zeker van dat ons resultaat positief zal zijn.

2. Dit blijft onzeker omdat het vrouwenvoetbal nog niet erg populair is. Tegen bekendere tegenstanders zullen er wellicht

36

3. Wat is de houding van de rest van de omgeving t.o.v. dit project?

4. Is er voldoende tijd gepland voor afstemming met de omgeving en besluitvorming?

PositiefGeïnteresseerdGereserveerd

VoldoendeRedelijkOnvoldoende

014

013

X5

X4

0

0

20

12

meer mensen komen toekijken. Vrouwenvoetbal is wel in opkomst, hier moeten we rekening mee houden.

3. Alles ligt in een sportieve sfeer en we hebben een nauwe samenwerking met de omgeving.

4. In drie weken tijd moeten wij een goede afstemming vinden met de omgeving en de besluitvorming, hierin verwachtte wij weinig problemen.

F. De interne projectorganisatie

1. Welke medewerkers werken aan het project mee?

Voorn. InterneInterne + externeVooral extern

013

X4 4 12 1. We werken niet alleen met interne partners maar ook extern. Zo zijn de stewards en personeel voor de business lounge extern. Afspraken moeten op tijd gemaakt worden, zodat de samenwerking duidelijk is en er problemen voorkomen kunnen worden.

2. Per discipline hebben we

37

2. Aantal disciplines dat is betrokken bij het project?

3. Is er sprake van een co-productie?

ÉénTweeDrie of meer

NeeJa

013

05

X4

X5

12

0

12

25

afspraken die uitgevoerd worden. Dit doen we altijd in nauwe samenwerking met elkaar om miscommunicatie te voorkomen

3. De klant staat vrijwel buiten de organisatie.

4. Aantal projectmedewerkers dat op piektijden meer dan 80% betrokken is?

5. Verhouding inhoudelijke deskundigen op het gebied van projectmanagement.

1-5 5-15meer dan 15

GoedRedelijkSlecht

024

024

X5

X5

20

0

20

20

4. Gevaar is dat er op vele gebieden tegelijk, belangrijk werk verricht wordt. Hierbij is het belangrijk dat wij als projectgroep het overzicht behouden en zorgen dat we kunnen inspringen bij problemen.

5. De teammanager is ervaren op het gebied van organiseren. Wij als projectgroep hebben goede contacten met hem en verwachtten geen strubbelingen. Ook binnen onze projectgroep is een nauwe samenwerking.

38

G. De samenwerking binnen het project

1. In hoeverre zijn de projectteamleden enthousiast over het project?

2. Is de kans groot dat de samenstelling van de projectgroep aanzienlijk wijzigt tijdens het project?

3. Hoe deskundig zijn de deskundigen op het gebied van dit project?

H. De projectleiding

1. Is duidelijke wie de leiding heeft over de ontwikkeling en realisatie van het project

Weinig Redelijk Zeer

Kleine kansGem. kansGrote kans

ZeerRedelijkBeperkt

JaNee

620

025

015

08

X5

X5

X5

X5

0

0

1

0

30

30

25

40

1. er is veel affiniteit met het project. We hebben het gezamenlijke doel het project te laten slagen en gaan hier allemaal volledig voor.

2. De kans bestaat vrijwel niet, tot minimaal de kerstvakantie blijft de projectgroep hetzelfde.

3. Als projectgroep zijn we vrijwel niet deskundig op het gebied van organiseren, maar met ondersteuning van de teammanager en de voorzitster doen we veel ervaring op. Dit niet alleen tijdens de wedstrijden maar ook voor en na de wedstrijddag.

1. Nick Veenbrink is eindverantwoordelijke.

39

2. Hoe deskundig is de projectleiding m.b.t. projectbeheersing en gefaseerde besluitvorming?

3. In welke mate beschikt de projectleiding over sociale vaardigheden en enthousiasmerend vermogen?

4. Hoe betrokken zijn de verantwoordelijke lijnmanagers bij het project

ZeerRedelijkBeperkt

Veel Redelijk veelWeinig

SterkRedelijkBeperkt

026

016

026

X5

X6

X5

10

6

10

30

36

30

2. Nick is afgestudeerd, maar ook dit is zijn eerste grote project. We proberen veel contact te hebben met hem over de zaken die we regelen.

3. We werken goed en sociaal met elkaar samen en spreken elkaar erop aan als er iets niet door de beugel kan.

4. Wij leggen contact met Nick om voor te leggen als we iets willen uitvoeren, hij is immers eindverantwoordelijke.

40

41