Partner web portal

Web-based oplossing die het centraliseren van de ontvangst van elektronische facturen van klanten zonder

EDI oplossing mogelijk maakt

De uitbreiding en mondialisering van de elektronische facturatie zorgt voor een grote impact op markten en sectoren, en ook in de administratieve processen waardoor bedrijven gestuurd worden. Hoewel EDI steeds wijder verspreid raakt onder bedrijven in sectoren zoals distributie, automotive, gezondheidszorg en logistiek, kunnen er tussen alle klanten en leveranciers van een bedrijf een aanzienlijk aantal bedrijven zijn die nog geen oplossingen voor elektronische gegevensuitwisseling hebben. In deze zin is een van de doelstellingen van bedrijven op het gebied van digitale transformatie de invoering van systemen waarmee ze 100% elektronisch kunnen communiceren met al hun leveranciers of klanten.

Het feit dat een deel van de leveranciers geïntegreerd zijn in een geautomatiseerd systeem en een deel niet, kan verstoringen en verwarring veroorzaken in de ontvangst van documenten en de behandeling van deze informatie, aangezien het bedrijven verplicht om verschillende systemen te hebben voor de ontvangst van facturen en het beheren van informatie vanuit verschillende kanalen. Dit schept uitdagingen voor bedrijven die hun gemeenschap van partners willen aansluiten op hun EDI systeem.

Daardoor ontstaat de noodzaak in veel bedrijven om de ontvangst van commerciële informatie te integreren in hun beheersystemen, en zo het gebruik van weinig efficiënte methoden zoals e-mail te voorkomen. Deze integratie biedt vele voordelen zowel voor verzenders als ontvangers van informatie, aangezien de inhoud op een veilige, vertrouwelijke en integrale manier de plaats van bestemming bereikt.

Introductie

Het partner webportaal van EDICOM vereenvoudigt het crediteurenbeheer en maakt de ontvangst mogelijk van elektronische facturen van 100% van uw klanten. Gevalideerde legale documenten conform de geldende wetgeving in elk land waarin u opereert, die automatisch

worden geïntegreerd in uw beheersysteem.

Edicom Solutions | Partner Web Portalwww.globaleinvoicing.com

Web-based oplossing voor de ontvangst van elektronische facturen van klanten zonder EDI oplossing

Het Partner Webportaal van EDICOM heeft als doel het centraliseren van de ontvangst van elektronische facturen van alle leveranciers zonder EDI oplossing, vanuit een eenvoudig webformulier en door integratie van alle gegevens in de ERP van bestemming. Het is gericht aan leveranciers met een gemiddeld of laag aantal verstuurde facturen, en stelt ze in staat om de vereiste gegevens in te voeren via een webformulier op ons portaal.

De verzending van de documenten vindt plaats op een voor de ontvanger transparante wijze; deze ontvangt de factuur rechtstreeks in een formaat dat is gestructureerd voor integratie in zijn crediteuren beheersysteem. Voor de verzender zal de verzending van de gegevens plaatsvinden met alle garanties voor de veiligheid en integriteit van de documenten, aangezien de EDICOM-portaal mechanismen implementeert voor betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid die de integriteit en authenticiteit garanderen van facturen die worden gegenereerd in het proces van uitgifte en levering van elektronische documenten.

EDICOM Partner Webportaal implementeert controlemechanismen die de correcte afgifte garanderen van facturen van leveranciers, conform de zakelijke voorwaarden van de geadresseerde. Met aspecten zoals de minimaal te verstrekken informatie op elke factuur, de indeling van de gegevens, enz., wordt rekening gehouden door de oplossing om de generatie van documenten die snel kunnen worden verwerkt door inkoopafdelingen te garanderen, wat zich vertaalt in een 100% elektronisch crediteurenbeheer dat veel efficiënter en rendabeler is dankzij kortere doorlooptijden, minder fouten, enz.

Voor wie is het bedoeld?

EDICOM Partner Webportaal is een oplossing, gemaakt voor die bedrijven die de integratie in hun crediteurenbeheer willen automatiseren van alle facturen die worden uitgegeven door leveranciers zonder de technologische capaciteiten die nodig zijn voor de afgifte van elektronische facturen in gestructureerd formaat.

Het portaal maakt een bi-directionele stroom mogelijk, waarmee het vooraf automatisch versturen van inkooporders via de oplossing aan uw leveranciers mogelijk is vanuit de ERP. Op deze manier fungeren inkooporders als basisdocument, waardoor de leverancier de oorspronkelijke informatie van de bestelling kan hergebruiken om de uiteindelijke factuur te versturen.

EDICOM Partner Webportaal kan ook functionaliteit implementeren om gestructureerde bestanden van het type XML of CSV te importeren met de inhoud van de factuur. Deze functionaliteit kan zeer nuttig zijn op die plaatsen waar het gebruik van één enkel formaat voor elektronische facturen verplicht is, zoals het geval is in veel landen van Latijns-Amerika.

De oplossing implementeert syntactische en semantische validatie mechanismen die aspecten verifiëren zoals het bestaan van de vereiste minimale informatie, de geschiktheid van formaten, handtekeningen of fiscale controlecodes volgens de geldende wetgeving in de verschillende landen waarin uw bedrijf opereert, enz.

Soluciones Edicom | Compliant Outbound e-Invoiceswww.globaleinvoicing.com

Hoe werkt de oplossing?

Inkooporders worden rechtstreeks in het portaal gepubliceerd vanuit de ERP van de klant. De leverancier ontvangt een gebruikersnaam en wachtwoord voor toegang tot het portaal en het downloaden van de order.

Om de factuur te versturen, lokaliseert u de beheerde aanvraag en het portaal genereert een factuur op basis van de gegevens in de inkooporder. In deze stap kan de leverancier de door de klant gevraagde aanvullende informatie completeren.

EDICOM Partner Webportaal valideert de structuur en inhoud van de factuur. In een tweede validatie, valideert het portaal ook de juistheid van handtekeningen, de certificaten en de fiscale controlecodes die worden vereist door de nationale wetgeving van elk land waarin de klant opereert.

Facturen die alle validaties doorstaan, worden opgeslagen met volledige garantie van vertrouwelijkheid, integriteit en veiligheid.

De factuur wordt omgezet in een gestructureerd document dat is aangepast aan het interne beheerssysteem van de klant en wordt op veilige wijze verstuurd ter integratie in de ERP van de klant.

01

02

03

04

05

Edicom Solutions | Partner Web Portalwww.globaleinvoicing.com

PARTNER WEB PORTAL

ERP

SUPPLIERACCESS

ORDERS

E-INVOICE

DATA MAPPINGDATA VALIDATIONDIGITAL SIGNATUREFISCAL CONTROLTAX DECLARATIONETC.

Query Download | Editing

STORAGE

24x7AVAILABILITYENGLISH

FRENCHPORTUGUESEDUTCH

INTERNATIONAL SUPPORT CENTERSPANISHITALIAN

GERMAN

Identificatie van de commerciële documenten die worden uitgewisseld tussen twee handelspartners. Configuratie van webformulieren voor invoering van gegevens op basis van de eisen van de ontvangers.

EDICOM is een internationale onderneming met actieve projecten in meer dan 65 landen, beheerd vanuit 8 permanente vestigingen in Europa, de VS en Latijns-Amerika (één van de meest actieve regio’s in de ontwikkeling van modellen voor “Compliant e-invoicing”).

Wij zijn een bedrijf dat is gespecialiseerd in de ontwikkeling van oplossingen voor data-

integratie en dat sinds 1995 internationaal opereert.

EDICOM is certificaatautoriteit voor Europa en Mexico, en heeft de benodigde ervaring en technologie voor het implementeren van digitale handtekening processen die vereist zijn in de overgrote meerderheid van wettelijke elektronische factureringssystemen.

Via EDICOM krijgt u toegang tot een internationale klantenservice die beschikbaar is in wel 7 talen en wordt beheerd door personeel dat is gekwalificeerd en gespecialiseerd in processen voor compliant e-invoicing. Onze klantenservice is georganiseerd om ondersteuning te bieden in meerdere tijdzones, met de mogelijkheid van ononderbroken 24x7 service.

Garantie voor beschikbaarheid van de service voor 99,9% van de tijd, conform de SLA (Service Level Agreement) die is overeengekomen met EDICOM.

We passen de meest stringente procedures toe om de veiligheid van al uw documenten te garanderen conform veeleisende kwaliteitsnormen:

ISO 27001 ISO 20000 ISAE 3402 THIER II DESING

Waarom kiezen voor

EDICOM is een multinationaal bedrijf gespecialiseerd in elektronische data-uitwisseling en facturatie, zowel B2B als B2G. Momenteel hebben we actieve projecten lopen in meer dan 65 landen.

www.edicomgroup.com

Hulp nodig?

Contact