ATELIERS BAAN IV MODULE 6 : Procédure EDI

17/11/2004ATELIER6 – Procédure EDI Slide no 1

ATELIERS BAAN IV ATELIERS BAAN IV MODULE 6 : Procédure EDIMODULE 6 : Procédure EDI


SOMMAIRESOMMAIRE

• 6.1 – Statistiques

• 6.2 – Champ d’application

• 6.3 – Mode d’implémentation dans Baan

• 6.4 – Etapes du processus

• 6.5 – Spécificités par fournisseur

• 6.6 – Customisations

• 6.7 – Evolution prévue


6.1 STATISTIQUES GENERALES -16.1 STATISTIQUES GENERALES -1

CODE SIGNAL NOMBRE D’ARTICLES

31907

D 3

E01 4

E02 1

GAZ 180

XGA 102

Nombre d’articles associés

Incohérences articles: -8 articles EDI avec code signal déclassement ou épuisement-20 articles associés au magasin EDI avec magasin principal <> EDI-2 articles avec magasin principal EDI (mais rien dans table article/magasin)


6.1 STATISTIQUES GENERALES -26.1 STATISTIQUES GENERALES -2

FOURNISSEUR NOMBRE D’ARTICLES

AIR-03 8

ANGS50 541

BOSS18 1803

CARB25 277

FARN45 29568

Articles EDI par fournisseur


6.1 STATISTIQUES GENERALES - 36.1 STATISTIQUES GENERALES - 3

VENTES

FOURNISSEUR ANNEE NB LIGNES MONTANT

ANGS50 2003 508 35 860

2004 486 40 886

BOSS18 2003 8358 207 597

2004 9121 254 950

CARB25 2003 2459 1 230 989

2004 2324 1 249 474

FARN45 2004 545 32 757

TOTAL 2003 11325 1 474 446

2004 12476 1 578 068


6.1 STATISTIQUES GENERALES - 46.1 STATISTIQUES GENERALES - 4

ACHATS

FOURNISSEUR ANNEE NB COMMANDES NB LIGNES

ANGS50 2003 12 449

2004 10 440

BOSS18 2003 12 5338

2004 10 5271

CARB25 2003 12 527

2004 10 460

FARN45 2004 4 503

TOTAL 2003 36 6314

2004 34 6674


6.2 – Articles EDI - Définition6.2 – Articles EDI - Définition

• Les articles accessibles depuis le catalogue peuvent soit être stockés au CERN soit livrés directement depuis le stock du fournisseur

• Dans ce cas, on les appelle articles EDI

• Il s’agit pour la plupart d’articles courants, à disponibilité immédiate et pouvant être livrés au client dans un délai maximum de 48 heures

• Pour l’utilisateur, la procédure est entièrement transparente quel que soit le type d’article acheté (stocké ou non)


6.2 Pourquoi des articles EDI6.2 Pourquoi des articles EDI

• Diminuer la valeur du stock

• Eviter les frais de stockage

• Sans pénaliser les utilisateurs– Pour eux, cela ne doit rien changer, c’est comme

s’ils commandaient au magasin central………


6.3 – Choix d’implémentation6.3 – Choix d’implémentation

• Livraison directe ou Magasin virtuel?

• Livraison directe:– Cette option n’a pas été retenue car, pour chaque demande, on aurait généré une

commande spécifique– Donc multiplication des frais administratifs (génération commande, transfert

Qualiac, facturation multiples

• Magasin virtuel - avantages:– Une seule commande par mois– Une seule facture à traiter dans Qualiac


6.3 – Implémentation6.3 – Implémentation

• Les articles EDI sont associés dans Baan à un magasin ‘virtuel’

• On l’a appelé EDI parce que le premier fournisseur intégré dans cette procédure communiquait avec nous au moyen de la technologie EDI

• Par extension, ce terme désigne maintenant ce que l’on apple des ‘outplaced stores’


6.3 – Définition des articles6.3 – Définition des articles

• Paramètres spécifiques dans la gestion des articles:– Magasin principal = EDI– Seuil de livraison directe = 1000000– Stock maximum = 1000000– Réapprovisionnement au stock maximum– Seuil de réapprovisionnement = 1000000– Qauntité ordre maximum 1000000

• Association article/magasin:– Stock initialisé à 1000000


6.3 – Magasin EDI6.3 – Magasin EDI

• Magasin géré par emplacements• Le code de l’emplacement est le code du fournisseur

• Pour que les articles soient associé au bon emplacement, des conditions de stockage ont été définies

– Par exemple, les articles Bossard sont associés à l’emplacement BOSS18 globalement

– Exception : Articles FARNELL – Association article/emplacement créée automatiquement lors du chargement du catalogue FARNELL

• Pas d’implications comptables pour ce magasin (transactions de stock, etc..)


6.4 – Etapes du processus6.4 – Etapes du processus

• Etape 1 : création de la demande par l’utilisateur dans EDH.

• Etape 2 : génération quotidienne du picking par fournisseur

• Etape 3 : envoi du fichier correspondant au fournisseur

• Etape 4 : confirmation par le fournisseur de la livraison, des reliquats éventuels, des délais de fabrication ou de l’obsolescence de l’article

• Etape 5 : traitement des confirmation, gestion des anomalies

• Etape 5 : Une fois la livraison effectuée, confirmation du picking

• Etape 6 : réapprovisionnement du magasin EDI en fin de mois et génération de la commande de régularisation au fournisseur

• Etape 7 : facturation, paiement


6.4 – Etape 1 – Commander un article EDI6.4 – Etape 1 – Commander un article EDI

Le catalogue des magasins précise si l’article est stocké au CERN ou stocké chez le fournisseur ( article EDI), le processus étant totalement transparent dans les deux cas.


6.4 – Etape 2 - Génération du picking6.4 – Etape 2 - Génération du picking

• Tous les jours, un picking est généré pour les demandes en cours

• Les articles étant associés à l’emplacement = code fournisseur, on peut lancer la génération du picking par fournisseur


6.4 – Etape 3 - Transmission au 6.4 – Etape 3 - Transmission au fournisseurfournisseur

• Chaque jour, le fournisseur reçoit le fichier récapitulatif des demandes à servir

• Transmission au fournisseur :– Bossard – Carbagaz : lancer la session ‘Transfert EDI –

cddev0010m000’ en indiquant le fournisseur comme paramètreafin de lancer l’extraction du fichier par la machine EDI

– Farnell: envoi automatique du fichier par mail après génération du picking

– Angst + Pfister : fax manuel


6.4 – Etape 4 – Confirmation par le 6.4 – Etape 4 – Confirmation par le fournisseurfournisseur

• Dés réception du fichier de désenlogement, le fournisseur confirme les livraisons ou indique les délais, les reliquats…

• Normalement, les reliquats ne sont pas acceptés, la disponibilité doit être permanente

• Il ne devrait donc pas y avoir d’exceptions • Dans la pratique et en fonction des fournisseurs, la

situation est loin d’être aussi idéale:– Obsolescence des articles (Farnell)– Délais de fabrication ou d’approvisionnement (mélanges gaz)– Quantités importantes générant reliquats


6.4 – Etape 5 – Gestion exceptions6.4 – Etape 5 – Gestion exceptions

• Articles en obsolescence :– Suppression de la ligne du picking– Proposition au client d’un article de substitition s’il existe– Dans le cas contraire, suppression de la ligne de la demande

• Reliquats:– Acceptation ou non du reliquat après contact avec le client– Si acceptation : qté livrée confirmée et reliquat dans prochain picking selon

date de livraison prévue– Dans le cas contraire, suppression de la ligne de désenlogement et de la

ligne de la demande de matériel• Délais de livraison :

– Suppression de la ligne de désenlogement– Modification date de livraison dans la demande– Génération du même picking pour cette demande (pour éviter de

transmettre deux fois la même demande au fournisseur)– Ou nouveau picking (en fonction date de livraison ) , suivant convention

avec le fournisseur


6.4 – Etape 6 – confirmation picking6.4 – Etape 6 – confirmation picking

• Procédure :– Les livraisons des fournisseurs EDI arrivent à la réception centrale

et sont ensuite transportées aux magasins– Avant confirmation du picking les livraisons sont pointées– La confirmation du picking déclenche la livraison interne

• Confirmation partielle des pickings:– Selon la proposition faite dans l’atelier achat, il serait possible, au

prix d’un développement assez limité, de permettre une confirmation globale d’un picking en excluant certaines positions non encore livrées.


6.4 – Etape 6 – Réapprovisionnement6.4 – Etape 6 – Réapprovisionnement

• Le magasin EDI est réapprovisionné en fin de mois avant la clôture comptable des magasins

• Auparavant, les pickings en cours sont confirmés• Ensuite, le réappro est lancé. La quantité à commander est le

cumul des quantités livrées au cours du mois courant :– Qté réappro = stock maximum (1000000) – stock réel– On ne tient pas compte des quantités réservées– La session de génération INV a été customisée dans ce sens

• Les ordres INV sont ensuite confirmés et génèrent la commande de régularisation au fournisseur

• Cette commande est réceptionnée en bloc et transférée dans Qualiac


6.4 – Etape 7 – Facturation, paiement6.4 – Etape 7 – Facturation, paiement

• Le fournisseur établit la facture mensuelle sur la base de la commande de régularisation

• Les montants doivent être parfaitement identiques– Nécessité de synchroniser la dernière date du mois pour l’envoi

d’un picking pour respecter la clôture des magasins

• En cas de différence, vérification manuelle • Sinon, traitement de la facture et paiement dans

Qualiac• Problème : la plupart des fournisseurs cloturent au

mois calendaire et nous le dernier week-end– Difficulté de réconcilier les factures (sauf Bossard)


6.5 – Particularités par fournisseur6.5 – Particularités par fournisseur

procédure standard définie

mais

autant de modalités d’application que de

fournisseurs


6.5 –Bossard6.5 –Bossard

• Historique : en production depuis 1992• Type de transmission : EDI• Messages échangés : DELJIT, DESADV• Niveau de service : 98 %• Anomalies :

– Pas de reliquats ou délais sauf grosses quantités– Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification

de la date de livraison et sélection dans prochain picking (f.date)

• Facturation : – La facture Bossard est entièrement basée sur la commande de

réapprovisionnement– Synchronisation parfaite


6.5 – Carbagaz6.5 – Carbagaz

• Historique : en production depuis 1998– D’abord Air liquide (01/01/1998)– Puis Carbagaz (01/01/2003)

• Type de transmission : EDI• Messages échangés : DELJIT, DESADV(qté), DESADV (délai)• Anomalies :

– Pas de reliquats ou délais sauf mélanges de gaz– Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification

de la date de livraison et sélection dans prochain picking (f.date)• Location des bouteilles • Facturation :

– 1 facture par picking – Problème synchronisation (clôture calendaire)– Facturation gérée par tableau récapitulatif Excel au bureau des

factures


6.5 –Carbagaz – Location bouteilles 6.5 –Carbagaz – Location bouteilles • Dans chaque DESADV, envoi des codes barre relatifs aux

bouteilles attribuées pour la location

CARBAGAZ EDI GATEWAYDesadv

EDI DB

Source : J.Purvis IT/AIS


6.5 –Carbagaz – Facturation location 6.5 –Carbagaz – Facturation location • En fin de mois, envoi par Carbagaz d’un fichier contenant la

liste des locations à facturer

CERN(asedi)

CARBAGAZ email

DateBar CodePriceOrder NoPicking NoItemDelivery Area

EDI-Algallocation

Baan

EDI-Alg-Allocation

EDI DB



6.5 – Carbagaz – Transfert location 6.5 – Carbagaz – Transfert location

• En fin de mois, lancement du bouclement des magasins

EDI-Algallocation

Baan

SLS992

Bouclement :Vérification codeGénération écrituresTransfert

QualiacOriac

CET

Foundations(code de

remplacement)


6.5 –Angst et Pfister6.5 –Angst et Pfister

• Historique : – En production depuis 2001– Longues négocations– EDI jamais finalisé

• Type de transmission :– fax manuel contenant fichier picking– Pourrait être envoyé automatiquement (cf Farnell)

• Retours d’information (confirmations, etc..)– par téléphone, mail, fax

• Anomalies :– 5% des articles avec délai supplémentaire– Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification de la date

de livraison et sélection dans prochain picking (f.date)• Facturation :

– Problème synchronisation (clôture calendaire)– 1 facture par picking


6.5 –Farnell6.5 –Farnell• Historique :

– En production depuis juin 2004• Type de transmission :

– email automatique contenant subset fichier picking– cXML à l’étude

• Articles : – catalogue Farnell chargé dans le catalogue magasin– Création automatique des articles dans Baan

• Retours d’information (confirmations, etc..)– par mail

• Anomalies : très nombreuses– Articles obsolete

• -> article de substitution proposé au client • -> sinon, position de picking et ligne supprimée

– Délais de livraison, reliquats• suppression de la position dans picking, • modification de la date de livraison et • sélection dans prochain picking (f.date)• Mais : FARNELL envoie 2 fois la marchandise

• Facturation : – Problème synchronisation (clôture calendaire)– 1 facture par picking et par client– Problème avec les prix (septembre)


6.5 – Farnell – Intégration catalogue6.5 – Farnell – Intégration catalogue

• 30000 articles FARNELL intégrés dans le catalogue et dans BAAN

• Opération effectuée sur la base de la technologie XML, selon les étapes suivantes:– Import des données XML Farnell dans notre catalogue. Les données XML

sont extraites et sauvées dans la base y compris les images.pdf– Import des données du catalogue dans Baan : option de menu dans le

‘Catalog Maintenance tool’– Calcul du prix de revient et de vente dans Baan – soit à la demande soit

par batch le samedi matin– Chargement du prix de Baan dans le catalogue – job de synchronisation

Baan>catalogue qui tourne chaque nuit. Ce job synchronise tous les changements effectués dans Baan sur un article en important les données correspondantes dans le catalogue

– L’utilisateur peut voir les articles FARNELL importés dans le catalogue comme n’importe quel autre article des magasins

Source : I. Dobrovnicova IT/AIS


6.6 – Customisations dans Baan6.6 – Customisations dans Baan

• Intégration EDH :– Importer données EDH : tdsls9240m000:

• Insérer records dans sls991 (dates livraison) pour gaz• Désenlogement :

– Génération avis de désenlogement - tdilc4201m000 • Envoi automatique d’un mail (Farnell)

• Réapprovisionnement :– Génération propositions INV – tdinv3201m000

• Qté à approvisionner = stock théorique – stock réel• Pas de propositions pour autres magasins si article EDI• Si la quantité = 0 -> pas de proposition

• Finances + Interface Oriac :– Pas de valorisation de stock pour magasin EDI– Location bouteilles intégré dans Interface Transfert Oriac


6.7 – Evolution6.7 – Evolution

• A l’origine, EDI était le seul type de transmission utilisé

• Une machine est dédiée à cette fonction (sunasedi = edi gateway)

• Depuis l’arrivée de nouveaux fournisseurs, le mode de transmission s’est élargi

• Le gateway EDI assure actuellement :– La transmission/réception des messages EDI – La location des bouteilles de gaz


6.7 - Raison choix EDI6.7 - Raison choix EDI

• Projet initié au CERN en 1990• Technologie EDI en plein essor• Née des standards de l’industrie automobile

(odette)– Flux-tendus– Livraison juste à temps– Diminution des stocks

• Prise en charge par l’ONU dans un but de standardisation

• Finalité :– Faciliter et accélérer les échanges dans le commerce

international


6.7 – EDI - définition6.7 – EDI - définition

• EDI (Electronic Date Interchange) est un système de transmission d’information – sous forme standardisée (EDIFACT)– Avec un protocole de communication spécifique

• Quelles informations :– Toute la chaine du circuit commercial depuis l’offre d’un produit

jusqu’à la facturation en passant par le dédouanement éventuel

• Pour fonctionner, EDI suppose un convertisseur entre l’application et le réseau:– Extraction d’un fichier plat de la DB locale– Conversion aux normes EDIFACT– Réception d’un message EDIFACT– Conversion en fichier plat avant intégration dans DB locale


6.7 – Transmission Bossard6.7 – Transmission BossardHistoriqueHistorique

BAANIVGénération

Picking

DB BOSSARDIntégration

Deljit+génération

flat file DESADV

EDI GATEWAYExtraction

ConversionEnvoi message

DELJITReception ConversionDESADV

RESEAU IBM

Fonctionalité:Transmission sécurísée Gestion acknoledgments

EDI GATEWAY

RéceptionConversion

DELJITExtraction

ConversionTransmission

DESADV


6.7 – Schéma actuel6.7 – Schéma actuel

MESSAGES ECHANGES

DeljitDesadv

EDHDemandeMatériel

BAANIntegration

+ generationpicking

SunASEDI

EDI

reseau

Logiciel EDI

mail

Fournisseur

FOURNISSEURS: BOSSARD CARBAGAZ



6.7 – EDI - Bilan6.7 – EDI - Bilan

• Standardisation des messages mais subsets pour chaque fournisseur

• Projet ambitieux : – Gérer l’ensemble du flux commercial jusqu’à facturation (electronic

invoicing) et paiement par la banque

• Résultat mitigé :– Pendant longtemps , un seul message (DELJIT)– DESADV est venu se greffer plus tard– Pas d’intégration automatique du DESADV

• Technologie sur le point d’être dépassée:– Nouveaux standards en vigueur XML, etc..


6.7 – GATEWAY EDI6.7 – GATEWAY EDI

• Le gateway assure extraction, conversion, transmission, réception des messages pour Bossard et Carbagaz

• Il stocke également les données relatives à la location des bouteilles de gaz

• Problèmes:– Version du logiciel de conversion plus compatible– Pas de release prévue– Nécessité d’envisager une autre solution technique– Le gateway ne gère actuellement que la technologie EDI


6.7 –FUTUR :6.7 –FUTUR :• Aujourd’hui :

– Technologie EDI dépassée ou sur le point de l’être– Coûteuse à implémenter pour les fournisseurs (architecture,

conversion)– Procédures spécifiques pour chaque fournisseur– Soft de conversion EDI obsolete (version oracle)– Coût : gateway, soft, abonnement réseau

• Priorités :– Remplacer EDI par une nouvelle technologie permettant un

passage plus souple d’un fournisseur à l’autre– Dans le cas où une nouvelle technologie est adoptée, le gateway

devient inutile– Dans ce cas, il faut envisager de gérer la location des bouteilles de

gaz directement dans Baan


6.7 – ALTERNATIVES à EDI : XML6.7 – ALTERNATIVES à EDI : XML

• De nombreux standards XML sont disponibles: – AS2 – EDI over Internet– RosettaNet– cXML– xCBL– ebXML

• Différents protocoles de communication sont supportés:– Web Services– http– E-mail– Etc……….



6.7 – XML : Quel standard utiliser?6.7 – XML : Quel standard utiliser?

• Adopter un standard spécifique implique que le fournisseur avec lequel on va communiquer utilise le même standard

• Pour de nombreuses raisons:– Nécessité de choisir et implémenter rapidement une solution de

remplacement pour EDI– Un de nos fournisseurs ayant déjà implémenté avec d’autres

clients cXML – implémenter un autre standard lui demanderait du temps

– Des standards comme ebXML et des protocoles comme Web Services ne bénéficient pas encore d’une large utilisation et certains standards (ebXML par ex.) ne sont pas encore complètement définis

cXML a été choisi. – Ultérieurement, il pourra être remplacé par un autre standard XML



6.7 – cXML - Définition6.7 – cXML - Définition

• cXML = commerce eXtensible Markup Language .

• Ce standard definit les documents et également les transactions B2B qui les gèrent. Les documents cXML les plus courants sont:– Catalogues(Catalogues statiques i.e fichiers) – PunchOut ( Catalogues vivants, interactifs tournant sur le site

Web du fournisseur) et– Commandes



6.7 – cXML - Implémentation6.7 – cXML - Implémentation

• Chaque picking sera envoyé au fournisseur via un HTTP POST, soit en un seul fichier XML soit en plusieurs , chacun contenant les lignes d’une seule demande de matériel

• Un mecanisme sera mis en place pour vérifier qu’un demande de livraison est envoyée une fois, et une fois seulement

• Le fournisseur enverra une réponse par e-mail dans le cas où certains articles ne pourraient être livrés ou livrés seulement à une date ultérieure



6.7 – cXML – Schéma d’implémentation6.7 – cXML – Schéma d’implémentation

BAAN

Picking Processor

Supplier

Fichiers pickings

Sender

cXMLcXML



6.7 - RADIOSPARES6.7 - RADIOSPARES

• RADIOSPARES est un nouveau fournisseur potentiel EDI approché récemment

• Il utilise un Punch-out catalogue– Un utilisateur peut accéder à son catalogue– Ensuite, circuit d’approbation interne (workflow EDH)– Si ok, confirmation d’achat

• Implémentation possible:– Sur l’ensemble des produits proposés, seule une gamme

d’articles relativement limitée nous intéresse– Intégration de ces articles dans le catalogue (cf FARNELL)


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