Vrijwilligersbeleid binnen CartouchePlannen en status10 april 2012Michael Meijerink en Marion Wouda

1

Opdrachten van het bestuur 20111. Bepaal en beschrijf welke functies kunnen worden

vervuld door vrijwilligers

2. Creëer een goed inzicht in de capaciteiten en interesses van (potentiële) vrijwilligers

3. Ontwikkel beleid en realiseer klimaat voor vrijwilligers

4. Zorg voor communicatie met vrijwilligers

5. Geef een opsomming van de acties en de planning

2

Opdracht -1-“Bepaal en beschrijf welke functies kunnen worden vervuld door vrijwilligers”

Er zijn 718 vrijwilligers (!) Zij voeren samen 807 taken uit Door 92 vrijwilligers worden 2, 3 of 4 taken gedaan

Er zijn op dit moment 83 vacatures Waaronder 80 barvrijwilligers

3

Functies Aantaltaken

Aandeel

Trainers, coaches en managers 316 39%

Barvrijwilligers 199 25%

Commissies en bestuur 134 17%

Ontvangsttafelleden 62 8%

Scheidsrechters 38 5%

Schoonmakers 35 4%

Klussers 23 3%

Totaal aantal vrijwilligerstaken 807 100%

4

Opdracht -2-“Creëer een goed inzicht in de capaciteiten en interesses van (potentiële) vrijwilligers”

In LISA nieuwe velden aangebracht om meer kenmerken van leden te kunnen registreren

Alle actieve vrijwilligers op ‘ja’ gezet in LISA, anderen op ‘nee’ en de ‘vrijwilligershistorie’ is ingevuld

Er is nu dus snel inzicht in wie actief is (geweest) en wie niet

We zijn hiermee de koploper in hockeyland volgens LISA!

5

Lisa op ordeDe registratiegegevens in LISA zijn geoptimaliseerd: meer dan 3.000 gegevens zijn aangepast & toegevoegd Status ‘actieve vrijwilliger’ toegevoegd Soort trainerschap toegevoegd Vrijwilligershistorie toegevoegd Ontbrekende geboortedata toegevoegd Woonplaatsen geüniformeerd Adressen, huisnummers, postcodes gecorrigeerdConclusie: centrale administratie is noodzakelijk en hogere attentiewaarde op mutaties vanuit leden en organisatie is nodig

6

Uitgesloten van de groep ‘potentiële vrijwilligers’:

Betaalde krachten (5) Gecontracteerde trainers (11) Leden van 18 jaar en jonger (933) Leden van 66 jaar en ouder (7) Leden die zich voor komend seizoen hebben afgemeld (41) Wachtlijstleden (1175) Leden die nu actief vrijwilliger zijn (647) Gezinsleden van actieve vrijwilligers (697) Leden die al ‘langere tijd’ actief zijn geweest (257)

Er resulteren dan 478 mensen die als ‘potentieel vrijwilliger’aangemerkt kunnen worden.

7

1. Hockey gezinnen waar nog niemand actief is2. Spelende leden van 18 jaar en jonger, waarvan ouder

niet bekend is in LISA3. Leden van 19 jaar en ouder, onderverdeeld naar type

lidmaatschap

8

Rangorde voor het benaderen van potentiële vrijwilligers op basis van de volgende indicatoren:

Kenmerken ‘potentiële vrijwilligers’

Groep inactieven

1 Hockey gezin 85

2 Spelende leden van 18 jaar en jonger 153

3 Leden van 19 jaar en ouder: 240

Dames / Heren teams 135

Veterinnen en veteranen 38

Trimhockeyers 29

Zwerfleden 13

Overig 25

478

9

Opdracht -3-“Ontwikkel beleid en realiseer klimaat voor vrijwilligers”

Beleidsplan januari 2011 aangeboden Vrijwilligerswerk verplicht gesteld, door Bestuur

gecorrigeerd naar beschikbaar Door alle acties en communicatie is weids begrip

noodzaak vrijwilligerswerk ontstaan Regels en verwachtingen liggen vast in protocol

10

Opdracht -4-“Zorg voor communicatie met vrijwilligers”

Iedere uitgave magazine een artikel en vaste column mutatieoverzicht vrijwilligers

Poster van bestuur en commissies in clubhuis Aandacht voor happenings op de site Tijdens intake, nieuwjaarsreceptie en slotdag aandacht voor

vrijwilligers(werk) Bij aanvang welkomstbrief met protocol Bij opzeggen dankbrief en evt. kortingsbon Sport 2000 Informatie op de site over beleid en commissie

11

Opdracht -5-

12

Actie Planning

Aanschrijven potentiele vrijwilligers met interesseformulier Voorjaar 2012

Ongewenst gedrag voorkomen, VOG beleid voor sommige groepen

Q2 2012

Maatschappelijke stages introduceren Seizoen 12-13

Goed proces intake nieuwe leden implementeren Q2 2012

Soepel proces voor overgang seizoen implementeren Q2 2012

Pilot met barplanning in Lisa April-mei 2012

Poster jaarlijks actualiseren Oktober

Sitegebruik stimuleren m.b.v. gericht actieplan Q2 2012