IPC – bouwen aan kwaliteit

WELCOME

December 2009

Program

• welcome

• Features of IPC

• IPC in general

• your IPC-request

• What do we look out for ? What should you know?

• End

questions

IPC – bouwen aan kwaliteit

IPC FEATURES

Our purpose?

More income for SME (Small-to-medium Enterprises)• Structural, plan-based innovations• Collaboration and knowledge sharing• Supporting additional commercial aspects. (planning of)

entrepreneurs as central theme.

History and expectations

05

1015202530354045

2005 2006 2007 2008 2009 2010

pre-IPC (aanvraag) pre-IPC (verleend) IPC (aanvraag) IPC (verleend)

Your businesses...

• Are small(<50 employees)• Are experienced (>10 yrs)• Are acquainted with projects of ~ € 156.000,-• Can expend ~ € 93.000,- for external costs• Participate because they wish to cooperate with other

entrepreneurs (38%)• want to structurally tackle innovation (21%)• Looking for extra financing(30%)

Onze ervaringen

• IPC spreekt aan !! • Brede doelgroep is zichtbaar in aanvragen.• Secretary (brancheverenigingen en stichtingen) geeft

toegevoegde waarde• Openheid van de regeling, diversiteit in projectaanpak • Vraagsturing centraal, • Aanpassen plan tijdens de rit• Vorming van collectieve projecten is lastig

2010

available budget january:• 1 miljoen voor Pré-IPC• 20 miljoen voor IPC

Pre-annual bill (under reservation): • 20 miljoen extra for IPC

What does this mean?

For the budget:– 4x more at begin 2010 than in previous years– Room for over 30 IPC's

Tips:– Invest in quality, there is a large budget– Take advantage of the coming weeks to prepare your

request– Consult with our advisors

Questions

IPC – bouwen aan kwaliteit

entering IPC request

The subsidy Innovation Performance Contracts (IPC) is for permanent innovation projects of groups SME entrepreneurs, accompanied by a secretary. Central to the IPC scheme is cooperation & knowledge sharing.

The scheme is designed for groups of 15 to 35 companies with a substantial connection, for example because they work in the same chain, region or industry. These companies carry out a multi-innovation process. They give themselves to any area they want to innovate. It can be products, services, processes or a combination thereof. An SME-profit organization, for example a trade association, acts as secretary.

14

But also: Added Bonus of the Innovation activities versus the regular ones is important!

Task secretary (Secretary): broaden collective projects, advise, monitor and set standards with regard to extra innovation, remove administrative burdens

Result

Start innovatieplan

Problem startingOther priorities, risk too great, etc.

X = ‘gaps’

XX X X

X

14

IPC: innovation gaps

IPC subsidy

1515

Pre-IPC-phase START IPC

example. 250 >> 15-35 participants

IPC-phase

UNDERTAKING PARTICIPANTS OR SECRETARY:

• Common goal: Secretary works on projects and carries them out with miniman extra costs

• Won innovation plan, individual and collective, create, implement and apply to requirements

Financial• SECRETARY: € 6.500 x dln (no Personal

Sum)• Participants:

• max. € 50k Subsidy, 50% PS• Collaboration

• min. 20% upon conclusion• Knowledge investment

• min. 60% costs third party

INFO-GATHERING / PREPARATION

Contents pre-ZIPCA. Study Innovation positionB. Knowledge pre-IPC / IPS resultsC.Get participants together / prepare IPCD. Knowledge IPC results

Secretary• pre-IPC: max €175k subsidy, 50% Personal Sum

(EB)• salary: €60/hr• 1x pre-IPC per sector, multiple IPC’s • alleen onderdeel C: 6 maanden

IPC: two phases

16

Pré-IPC-phase(max. 1,5 years)

START IPC

10% collectief average20% collectief /

participant

100 >> 15-35 participants

- “White flecks“ in the market- Business Cases + ROI - Collective & individual

IPC-phase

Knowledge during pre-IPCB)

Knowledge during IPCD)

C) Selection and organisation of participants

Innovation Position Study (IPS)A)

IPC in general

Financial:• Sec: € 6.500 x dln. (contract)• Partic.: max € 50k (min 30k) subsidy +

50% PS• Cooperation / Knowledge sharing:

• min. 60% costs third party• max. 40% internal costs(€40/u.)

• average10% collectivity at start• 20% at end

Secretary (aanvrager)• Innovatieplanning (ind. & collective)- Cooperation agreement (btw. Each other, btw. Sec)• Secretary Project Plan (Project Manager)• Sec: max €175k subsidy, 50% Personal Sum• 1x pre-IPC per part business lifespan, more IPC’s• Part D: max. €25k subsidy, also after start IPC if there is room for max. €175k • Alleen onderdeel C: 0,5 jaar

Eventual later start 2nd IPC

P1 P2 P3 Coll. A P4 P5

P1 P2 P5

0j 3j

P1 P2 P4 P5

P4 Coll. A

P3 Coll. A

P3 P6 Coll

P6 Coll

- Innovation plans (ind. & collective)- Cooperation agreement (btw. Each other, btw. Sec)- Secretary Project Plan (Project Manager)

17

IPC in general

Collective B5 Participants

Collective A 3 participants

Collective C10 Participants

+external

Indiv

15-35 IPC- Participants

= activity / costs

10% collectiviteit gemiddeld bij start IPC

P1 P2 P3 Coll. A P4 P5

P1 P2 P5

0yrs 3yrs

P1 P2 P4 P5

D2P4 Coll. A

P3 Coll. A

D3

D1

START IPC

Non-subsidy costs:• Costs dealing with marketing- and sales

activities for the purpose of selling• investeringen in office assets• repeating tests• enlarging quality systems or

participating in presentations and symposia.

IPC-phase(duration 3 yrs)

P3

Indiv

20% collectief per Participant bij einde IPC

P6 Coll

P6 Coll

Example

COSTS intern extern subtot.individueel collectief Min. 20%

subtot. Min. 60% 100%

KOSTEN intern extern subtot.individueel € 30.000 € 50.000 € 80.000collectief € 10.000 € 10.000 € 20.000

subtot. € 40.000 € 60.000 € 100.000

19

Result

Start innovation plan

Starten lukt nietAndere prioriteiten, te groot risico: dus stoppen

X = ‘gaps’

XX X X

X

19

IPC: key pointsIPC

subsidy

– IPC plans include subsidized and non-subsidized costs:

– overview of entire plan necessary

– activities, and also types of costs, are “dynamic” during IPC

– guideline is: “normal economic situaiton”

– goal IPC: Gather external knowledge (60%), collective projects (20%),

– additional subsidial activities marked as: irregular and risk of the participant (business)

request proccess

• Secretary busy with concept-planning participants according to IPC requirements.

• If the participants make their innovationplans according to requirements, the Secretary doesn’t have to include them in discussion and SN can judge/select the plans quickly

• Selection concept planning by (short questions per participant if necessary via e-mail SN-database) and reply to Secretary

• If the set planning of Participants and Secretary conforms , the official request can be entered. Chance for “compleet” is high. However: each requesting party decides when they wish to enter their request.

• Review and questions from SN (within timeline)

• sending

Secretary plan: waar gaat het om?

SN: gaat ‘vooral’ na of het plan kan leiden tot collectieve projecten

• activiteiten om administratieve lasten van Participants weg te nemen en rapportages: kort beschrijven hoe en kosten

• begeleiding Participants en communicatie: duidelijk beschrijven hoe en kosten

• Aanjagen en organiseren collectieve projecten:– aanpak in duidelijke activiteiten en kosten uitdrukken en

beschrijving van te volgen methode (1/2 A4) en – kostenposten toelichten, bij externe kosten duidelijk aangeven

welke activiteiten geleverd worden (offertes kunnen gevraagd worden, bij significante bedragen automatisch aanleveren)

• Kennisoverdracht vanuit pre-IPC: betreft kennis die in de projecten van de Participants opgedaan is en door hen vrij gegeven is om te verspreiden. Behoort niet tot het Secretary-plan.

planning ondernemers: waar draait het om?

SN: gaat vaststellen hoeveel subsidiabele kosten er globaal bij de uitvoering zullen zijn om de hoogte van de te verlenen maximale subsidy te bepalen. Daarom het volgende tenminste nodig om vragen en daarmee extra doorlooptijd, te voorkomen.

• opgave van de uit te voeren individuele projecten met activiteiten, kosten en planning

• idem voor de collectieve projecten• per individueel project een korte (1/2 A4) en begrijpelijke kop-

staart beschrijving• van substantiële kostenposten aangeven in de kolom “type

kosten” of kort toelichten (zie volgende slide)

Voorkom onze ‘standaard’ reactie op uw aanvraag

1. SN vraagt om een TOELICHTING/TOEVOEGING (bijv. er is iets onduidelijk of er ontbreken gegevens)

2. SN geeft een SUGGESTIE mee aan de Secretary (bijv. let gedurende de rit erop dat …)

Wees ons voor !

planning ondernemers: juiste toelichting a.u.b.

• geef aan of volgens u een deel van de post niet-subsidiabel is (bijv. deels investering)

• zonder heldere toelichting zijn vragen van SN nodig als de inschatting van de totale subsidiabele kosten op grens van k€100 ligt. Bij een plan van k€200 is dit vaak minder kritisch en volgen geen vragen

• niet: zie voorbeeld: dit heeft geen toegevoegde waarde. SN moet er uit op kunnen maken hoeveel subsidiabele kosten er ongeveer in de post zitten. Dus bijvoorbeeld: k€7 test, k€5 investering (het Result wordt immers later ook in de productielijn gebruikt)

Naar voorbeelddocumenten

Microsoft Excel-werkblad

Microsoft Word-document

planning ondernemers: maak het jezelf makkelijk

• Van de eerste periode in detail de projectactiviteiten geven (richtlijn: ten minste 5 stappen met korte beschrijving), voor latere periode mag dat meer globaal (wel grote kostenposten toelichten!)

• Materiaalkosten: – als de omvang van de materiaalkosten ca 25% of meer

van de subsidy gaan bedragen zal aan de Participant/Secretary een gedegen onderbouwing gevraagd worden voordat die kosten als subsidiabel aangemerkt worden. Bij de aanvraag moet daar al op ingespeeld worden door een heldere toelichting te geven (voorkomt vragen)

• Stelposten : – of andere kostenposten zonder enige relatie met een uit te

voeren en omschreven project worden niet als kostenposten geaccepteerd.

– de bijzondere vorm die voorkomt: bij enkele of alle Participants een stelpost van k€20 voor toekomstige “collectieve projecten” zonder informatie wordt niet meegeteld.

Collectieven in het IPC

Volgens de regeling:• projectresultaten komen aan de Participants ten goede

naar rato van hun (financiële) inbreng• eigendomsrechten niet exclusief aan één partij

Collectief: gezamenlijke ontwikkeling

• 3 Participants ontwikkelen nieuw product voor gezamenlijke rekening en gaan toekomstige opbrengsten delen

goed

Collectief : klant-leverancier

• Participants A en B ontwikkelen een product– A doet de engineering– B doet bouw en productie en gaat product verkopen

(opbrengsten zijn voor hem)

geen collectief,

klant-leverancier relatie

Collectief: inkopen advies

6 Participants kopen gezamenlijk advies in op gebied van inrichten productie-omgeving (er worden gezamenlijke workshops en andere activiteiten ingekocht)– wederzijds inbreng kennis en ervaring (van elkaar leren)– gezamenlijke resultaten worden in individuele planning verwerkt

- gezamenlijke activiteiten + kosten = collectief project- individuele kosten = individueel plan

Collectief: dit telt (ook) niet mee

• “projecten” die moeten leiden tot collectieve projecten, zoals die in de regeling bedoeld zijn. Deze voor collectieve projecten voorbereidende activiteiten kunnen in de pre-IPC fase uitgevoerd te worden en behoren tot de activiteiten die de Secretary vanuit zijn overkoepelend plan (Secretary-plan) moet organiseren en financieren. Ze behoren dus uitdrukkelijk ook tot een IPC, maar zijn geen IPC-collectief met de kenmerken dat Participants gezamenlijk investeren en de resultaten gezamenlijk exploiteren.

• het komt vaak voor dat delen van opgegeven IPC-collectieve projecten in feite individueel zijn. Dat kan en mag uiteraard, maar die individuele delen tellen, als dat helder en substantieel is, niet mee voor de collectief-eisen. Tijdig overleg met SN moet dan een praktische oplossing geven. Veel van dit soort gevallen is niet te voorspellen. In de praktijk wordt daar soepel, maar reeel mee omgegaan.

Important roles

ParticipantSenterNovem

EZSecretary

Own plan, indiv. And collectieve, prepare & implement

Realize additional innovations and income

request: FILTER / Sergeant Take over Admin costs

participant / SN Stimulate and initiate

collective projects guiding Participants

Request process: giuding and reviewing together with Secretary

decision solution cases (sending

questions!) Monitoring

Common goal: Participant send request and works with minimum extra costs

Everybody knows the requirements for subsidized costs

SN-checks

• official: “signing power”, group• Content: innovation type, how new is it?• Content : “getting started” plan(planning + describing)• Financial: level of project costs, type kosten• Financial: request (calculable sum)• Collective: type, environment

Critical points (1)

• Know the rules, there is more to think about than usual “boerenverstand” and “normal economic situation”

• Secretary is EZ/SN “in the field”: important factor for duration and costs of IPC-process

• NO developing during pre-IPC, but make sure there is IPC-project planning with idea, start, financing and participants. Carry out IPC projects, payed by Participants. Individual and collectieve projects.

• Get quicker insight regarding feasibility IPC-participation:

Should i “stick out my neck” for min. k€ 100 in 3 yrs?

Should i expect complete additionality in planning?

recognise “drop-outs” and prepare alternatives

Ready to work together? Think of 10% collective at start IPC

Critical points (2)

• Help those who are good at doing, but bad at writing

• Guideline is: think and choose global planning (€) with overall “strategie” , start IPC quickly and get ready to prepare “IPC strategy”. No planning in advance means unnecessary delays for starting IPC

• Knowledge sharing pre-IPC (IPS): organize, fully-baked, transparent

• Collectieve projects : distinguish btw collective and non-collective within IPC, avoid discussions and delays. Basic guideline is : normal economic situation and know the rules

• Sendfirst business plan (3 yrs ) to SN for “test and evaluation” on time

Your IPC-request

• Innovation plan Participant • Cooperation agreement btw Participant(s) and

Secretary • Financing, “ceding” € 6500 to SN, advance requests via

Secretary, changes in planning, etc • A collective cooperation agreement per collective

project• Overall plan of Secretary• Total view of forseeable goals Participants: raise

turnover and/or extra R&D efforts after 3 IPC years• See formats SN and IPC manual

Aandachtspunten bij uw IPC-aanvraag

• Volledigheid; óók het aanvraagformulier• Additionaliteit / Innovatief voor de Participant• Collectieve planning• Toelichting kosten

Is uw aanvraag volledig?

Praktische zaken:• Zijn handtekeningen aanwezig en origineel?• Controleer tekenbevoegd• Zorg ervoor dat aanvrager uitvoerende en profiterende

partij is• Zijn alle samenwerkingsovereenkomsten aanwezig en

getekend?• Zijn alle planning aanwezig inclusief begroting en

planning?

IPC Informatie?

• IPC website met info en documenten over IPC: ww.senternovem.nl/ipc

• E-mail adres voor concepten IPC: ipcconcept@senternovem.nl

• IPC telefoon: 070-3735597

Vragen

Uw adviseurs

• Annewieke ten Boer• Jeroen van den Brink• Daniël da Costa• Annemieke Kho• Marja Peperkamp• Mariejose Ruyter• Sander Spanjaard• Marcus Seume• Bilal Yanik