Voorbeelddocumenten

Oral History Interview

Amsterdam, 2012

INHOUD

Aletta E-Quality wil zoveel mogelijk van de mondelinge vrouwengeschiedenis verzamelen en

bewaren in een digitaal archief. Sinds 2009 ontwikkelt Aletta E-Quality ook zelf oral

historyprojecten.

Daarbij is de organisatie en het proces van een oral historyproject in kaart gebracht in

handleidingen en stappenplannen. Gaandeweg zijn ook standaarddocumenten ontwikkeld en

opgesteld.

In het kader van het VerteldVerledenproject stelt Aletta E-Quality deze instrumenten

beschikbaar via de portal VerteldVerleden.org.

Evelien Rijsbosch

Coördinator Oral History

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

VOORBEELD STATUSLOG / LOGBOEK

FORMULIER: BIOGRAFISCHE RESEARCH TE INTERVIEWEN PERSOON

VOORBEELDFORMULIER: INFORMED CONSENT VOORBEELD: AANKONDIGINGS BRIEF voor te interviewen persoon VOORBEELD: CALLSHEET

VOORBEELD: CLAPPERBOARD

VOORBEELD: GEHEIMHOUDINGSVERKLARINGEN VOORBEELD: INSTRUCTIES DIGITALISERINGSBEDRIJF

VOORBEELD: INSTRUCTIES TRANSCRIPT

VOORBEELD: OVEREENKOMST MET INTERVIEWER

VOORBEELD: OVEREENKOMST MET GEINTERVIEWDE

VOORBEELD: RELEASE FORM GEINTERVIEWDE

VOORBEELD: STATUSLOG / LOGBOEK

Levensverhalen van <naam project>

Statuslog Interview: < code+nummer project>

Opmerkingen:

Algemene gegevens

1. Naam geïnterviewde:

Geboortedatum:

Straat:

Postcode:

Woonplaats:

Tel.no:

Fax:

email:

2. Eerste contact:

Datum: Wie:

3. Voorgesprek:

Datum: Wie:

CD met voorgesprek ontvangen dd :

4. Correspondentie

Datum: Wie:

Wat:

A. Interview fase

Verzonden vanuit het secretariaat beeldarchief: begeleidingsformulier + band + nummer

4. Code en Nummer interview:

5. Naam interviewster:

Veldnotities d.d.:

6. Datum interview:

7. Toestemmingsformulier ontvangen: a. interviewer* ja/nee, datum

b. geïnterviewde if not: kijk punt 13b.

8. Aantal banden

9. Tijdsduur opname: Band 1: …..minuut, Band 2: …. minuut, Band 3: …..minuut etc

10. Begeleidingsformulier/ instructies opname digitaliseringsbedrijf ingevuld: ja/nee

*vanwege auteursrechten

B. Technische fase

11. Het secretariaat beeldarchief stuurt naar digitaliseringsbedrijf:

- band + instructies dd:

12. Door digitaliseringsbedrijf geleverd:

a. MP3 (1x) dd:

b. Gedigitaliseerde video (1x) op de harde schijf * dd:

b.2. Harde schijf nummer:

c. DVD (4x) 2x Aletta: 1x interviewer; 1x geïnterviewde dd:

d. video bandjes (= de originelen) dd:

13. Verzonden vanuit het secretariaat:

a. MP3 naar transcriptie-bureau met instructies* dd:

b. DVD (in 1-voud) naar interviewer (toestemmingsformulier al getekend?) dd:

naar geïnterviewde + bedankbrief dd:

Retour van digitaliseringsbedrijf, gecorr. Mp3 datum

14. Technische kwaliteitscontrole van de beeldarchivaris: ja/nee

15. Inhoudelijke kwaliteitscontrole van de beeldarchivaris: ja/nee

16. Ontvangst transcripten van transcriptieburo op het secretariaat beeldarchief:

x aantal transscripten ontvangen datum:

17. Secretariaat beeldarchief stuurt transcripties van transcriptieburo + instructies

naar transcriptcorrector:

Naam: datum:

18. Retour van transcript corrector op het secretariaat datum

19. Waarschuwen projectleider dat gecorrigeerde transcript is aangekomen

datum

C. Afwerkingsfase

20. N.a.v. DVD: geïnterviewde stuurt toestemmingsformulier terug, met wat wel/niet

openbaar mag worden gemaakt? ja /nee dd:

Te corrigeren band … retour ontvangen van:

Geïnterviewde: naam ja/nee dd:

Interviewer: naam ja/nee dd:

Opzoeken tijdsfragment:

Van…. Tot……

Afspraken met digitaliseringsbedrijf:

1. Het stukje wordt verwijderd van de moederband (indien mogelijk).

2. Het stukje wordt verwijderd van de harde schijf.

3. Terug te ontvangen 4 nieuwe ex van band x van dvd nummer x en 1 nieuwe MP3 en

natuurlijk de moederband weer retour.

Verwijderd uit transciptie: ja/nee dd:

Nieuw exemplaar band x van DVD naar

Geïnterviewde: naam ja/nee dd:

Interviewer: naam ja/nee dd:

21. De interviewer:

a. veldnotities datum:

b. geeft eenduidige advies over de openbaarheid van het interview ja/nee datum:

22. In DANS EASY invoeren door informatiespecialist

datum:

23. Mov. naar harde schijf eigen collectie (2x) door: datum

24. Mov. naar harde schijf DANS door: datum

25. Opsturen DANS harde schijf door: datum

FORMULIER: BIOGRAFISCHE RESEARCH TE INTERVIEWEN PERSOON

Datum: …….. Ingevuld door:

Naam:

Adres:

Telefoonnummers:

Email:

Geboortedatum:

Geboorteplaats:

Etniciteit:

Religie (kind, volwassen, nu):

Ouders/opvoeders:

Beroep / opleiding ouders/opvoeders:

Andere belangrijke volwassenen in uw leven:

Studie:

Relaties (eerdere en huidige):

Opleiding/beroep van huidige relatie (facultatief):

Kinderen (naam, geboortejaar):

Betaald werk:

Belangrijkste acties/organisaties/vrijwilligerswerk buiten de vrouwenbeweging

Belangrijkste acties/organisaties/vrijwilligerswerk binnen de vrouwenbeweging

Andere belangrijke informatie:

Geschreven inspiratiebronnen:

Artikelen over /met

Artikelen, etc van:

TV en radio optredens

Heeft u archief (papieren, notulen, correspondentie, dagboeken, foto’s etc) dat u aan Aletta zou willen

schenken?

Heeft u audiovisueel materiaal (super 8 filmpjes, video etc) mbt de vrouwenbeweging?

VOORBEELDFORMULIER: INFORMED CONSENT

--------------------------------------------------------------------------------------

Informatie over het Aletta-project Moving Women’s History - Tweede feministische golf

Aug. 2010

Dank u wel voor uw medewerking aan het project door Aletta, instituut voor vrouwengeschiedenis

(voorheen het Internationaal Informatiecentrum en Archief voor de Vrouwenbeweging (IIAV).

Hieronder vindt u begeleidende informatie over dit project.

Wat is het doel van het project?

Het is de bedoeling van het project om de levensverhalen op video vast te leggen van

vrouwen die in de tweede helft van de twintigste eeuw een belangrijke rol gespeeld

hebben in de emancipatiebeweging.

Hoe gaat het interview in zijn werk.

< Naam interviewer> zal het interview met u afnemen. Wij willen u er nadrukkelijk op wijzen dat U

op elk moment kunt verzoeken de opnames te stoppen en te overleggen met de interviewer en

vragen te stellen over het interview. U bent nooit verplicht een vraag te beantwoorden. Wij raden u

aan om geen kleding te dragen dat zwart of wit is, of een ruitjespatroon heeft.

Wat gebeurt er met de interviews?

Het interview zal bewaard worden in het archief van Aletta en de digitale kerncollectie bij DANS

(Data Archiving and Networked Services te ‘s-Gravenhage). Wanneer u de bijgevoegde ‘verklaring’

tekent, dan geeft u toestemming het interview, of een gedeelte daarvan, openbaar te maken naar de

inzichten van Aletta. Wanneer u het daarmee eens bent, kunt u de verklaring tekenen na het

interview. Wanneer u tot een bepaalde datum anoniem wilt blijven, kunt u dit aangeven op de

verklaring.

Ik heb dit informatieblad gelezen en begrepen:

Naam: Geboortedatum:

Plaats: Handtekening:

VOORBEELD: AANKONDIGINGS BRIEF voor te interviewen persoon

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Naam interviewee

Adres

Bijlagen: 2

Datum:

Beste,

Hierbij stuur ik u meer informatie over het project <…naam project…> en

twee toestemmingsformulieren.

…<naam interviewer> … en …<naam cameravrouw>…komen …<datum

interview>… aanstaande bij u om u te interviewen. Zoals u weet wordt het

interview opgenomen op video. Het is voor de opname van belang dat u

GEEN overwegend witte of zwarte kleding draagt of kleding met ruitjes. …<

naam interviewer>… zal voor …<datum interview>… telefonisch contact met

u opnemen om kennis te maken, het interview kort voor te bespreken en

een precieze tijd af te spreken voor het interview. Mobiele

telefoonnummers van …<naam interviewer>…: ……… en van …<naam

cameravrouw>…:

Mocht u naar aanleiding van deze brief en de meegestuurde documenten

nog vragen hebben dan hoor ik het graag.

Vriendelijke groet,

Naam projectleider of –medewerker

e-mail:

mobiel:

VOORBEELD: CALLSHEET

-----------------------------------------------------------------------------------------

Callsheet dd. ….<datum interview>…

Project: ……

Naam instelling: …….

Doorgeven van te voren: geen zwarte, witte of ruitjes kleding. Stilte in de omgeving.

Interviewer en cameravrouw rijden in de auto van …., vanaf ………..

Auto: Inladen: ?… uur

Vertrek straat.: ?... uur

Aankomsttijd: ? .. uur

Geïnterviewde: code+nummmer, naam interviewee

Adres:

Postcode en plaats:

Telefoon

Interviewer: naam

Adres:

Email:

Tel. :

Camera: naam

Adres:

Email:

Tel. :

Meenemen:

Fotocamera om foto’s te nemen

Toestemmingsformulier & informatie

A4 als ‘clapperboard’ let op!

Formaat waarop gedraaid wordt:

16:9

Checklist voordat we weg gaan:

- is er een foto genomen?

- Toestemmingsformulier?

LET OP: Shots maken!!!!

'Snijshots: koffie zetten, rommelen, telefoneren, etc. HUISKAMER, huis buiten, video

bekijken oid.

Eventueel toevoegen:

Routebeschrijving.

VOORBEELD: CALLSHEET

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Interview met <naam interviewee>

Woon-plaats interviewee, datum interview

Code-project+nummer, Band 1)

Interviewer: <naam interviewer>/ Camera:

<naam cameravrouw>

Geluidskanaal 1: Zender <naam interviewee>

Geluidskanaal 2: camera-microfoon.

Naam instelling

Project: naam project

-------------------------------------------------------------

VOORBEELD: GEHEIMHOUDINGSVERKLARINGEN

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Naam bureau/bedrijf en contactgegevens

GEHEIMHOUDINGSVERKLARING Iedere opdracht die door < ….naam transcriptbureau ….> en/of haar medewerkers wordt uitgevoerd,

voor welke opdrachtgever dan ook, wordt gegarandeerd vertrouwelijk behandeld.

Alle gegevens die, op welke manier dan ook, tijdens de opdracht ter kennis komen van < ….naam transcriptbureau ….> en/of haar medewerkers, zullen nooit en te nimmer worden verstrekt aan

derden, noch door < ….naam transcriptbureau ….> en/of haar medewerkers worden gebruikt, voor

welk doel dan ook.

Gegevens worden beschermd opgeslagen op de door de opdrachtgever gewenste wijze. Zowel op fysiek als op elektronisch gebied. Originele documenten worden bewaard in een brandveilige,

afgesloten archiefkast (‘kluis’) en na opdracht geretourneerd aan opdrachtgever danwel vernietigd

door < ….naam transcriptbureau ….> en/of haar medewerkers.

Documenten van zeer vertrouwelijke danwel persoonlijke of gevoelige aard verlaten het immer afgesloten kantoor van < ….naam transcriptbureau ….> <….. adres….> en worden alleen ten kantore

verwerkt en bewaard. Voor opdrachten met zeer persoonlijk, gevoelig en/of vertrouwelijk karakter - of op dringend verzoek

van opdrachtgever - wordt geen van de freelancers met wie wij samenwerken, ingezet. Verwerking

geschiedt dan alleen door < ….naam transcribeur…..>. In het geval van de < ….naam collectie…> van <…naam opdrachtgever…>s, is deze regel van persoonlijke verwerking door <…. naam

transcribeur….> < … werkadres…..> van toepassing.

Mocht opdrachtgever aanvullende eisen of wensen hebben met betrekking tot de uitvoering van de

opdracht, dan zullen daar onderlinge afspraken voor kunnen worden gemaakt met < ….naam transcriptbureau ….>

Plaats, datum

Handtekening: ..................................................................

Opdrachtnemer: ………………………………………………………….

GEHEIMHOUDINGSVERKLARING

Iedere opdracht die door …<naam en adres firma >……… en/of haar medewerkers wordt uitgevoerd, voor < … naam opdrachtgever…> wordt gegarandeerd vertrouwelijk behandeld.

Alle gegevens die, op welke manier dan ook, tijdens de opdracht ter kennis komen van ….<naam firma>…… en/of haar medewerkers, zullen nooit en te nimmer worden verstrekt aan derden, noch

door ….<naam firma>…… en/of haar medewerkers worden gebruikt, voor welk doel dan ook.

<…Plaatsnaam…>, <…Datum…>

Handtekening: ..................................................................

….<naam firma>… Naam, contactgegevens opdrachtgever: …………………………………………

VOORBEELD: INSTRUCTIES DIGITALISERINGSBEDRIJF

Datum:

Instructies digitaliseringbedrijf

Voor vragen email contactpersoon:

Hoeveelheid videobandjes:

Format video: HDV

Datum inleveren:

Datum gereed:

Wat te doen:

Digitaliseren naar .mov naam bestand op harddisk nummer (in te vullen 013 etc) :

Code_interview_band 1.mov

Code_interview_band 2.mov

DVD's: 4 sets

MP3: 1x

Tekstopdruk op DVD:

Naam instelling:

Project: naam

Oral History

Code interview:

Datum: datum interview

Naam Interviewer:

VOORBEELD: INSTRUCTIES TRANSCRIPT

(gebaseerd op het format van DANS KNAW)

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Algemene gegevens interview

Titel project_naam_CodeInterview_DatumInterview_NaamGeinterviewde_transcr.doc

Geïnterviewde Naam (initialen) geboortedatum

Interviewer Naam van de interviewer(s) (initialen), beroepsmatige achtergrond van de

interviewer(s).

Plaats Plaats waar het interview gehouden is.

Tijd Datum en begin- en eindtijd van het interview.

Trefwoorden Lijst met relevante trefwoorden m.b.t. dit interview.

Zie in EASY het veld Subject

Samenvatting In enkele zinnen beknopt iets vertellen over het interview. Wat is de rol

van de geïnterviewde binnen het het project? Wat is de aanleiding voor

het interview?

Verder puntsgewijs aangeven wat er aan de orde komt in het interview,

bijvoorkeur met tijdcodes (grote brokken). Beschrijf in het kort ook

bijzondere gebeurtenissen. Dit vergroot de toegankelijkheid van het

interview.

Zie in EASY het veld Description

Transcriptie

gemaakt door

Naam en/of organisatie van de transcribent.

Eigenaar van het

bestand

Naam van de organisatie/instellingdie het bestand gedeponeerd heeft.

Zie in EASY het veld Creator

Transcriptie

00:00:00

IV dit is een vraag van de interviewer

GI dit is het antwoord van de geïnterviewde, die zich over meerdere regels kan

verspreiden en waarvan de 2e en volgende regels automatische inspringen. Na de

initialen volgt een tab en geen dubbele punt

00:01:03

IV ongeveer elke minuut wordt een aparte regel met een tijdcode ingevoegd

GI de tijdcode wordt voorafgegaan door een wit regel. Het formaat is hh:mm:ss. De eerste

tijdcode is altijd 00:00:00. Als het antwoord van de geïnterviewde over de grens van 1

minuut heengaat, dan gewoon ergens op het einde van een hele zin een tijdcode

invoegen, en verder gaan met het antwoord van de geïnterviewde.

00:01:58

GI Dus dan komt na de tijdcode er niet eerst een vraag van de interviewer, maar de tekst

van het antwoord van de geïnterviewde loopt door. (tusen kromme haakjes staan

alle observaties over dingen die op de video te zien zijn en van belang zijn voor

de lezer: emoties, gebaren, telefoon die gaat, etc.) [tussen rechte haken staan

aanvullingen en verduidelijkingen door de transcribent, of eventueel

commentaar van de geinterviewde]. Er wordt letterlijk getranscribeerd, pauze’s

worden weergegeven met (...). Onduidelijkheden met (...?).

00:02:55

IV wat zijn er verder voor instructies?

GI om te starten: maak de rechterkolom van de tabel leeg, verwijder alle tekst na de

tijdcode 00:00:00. Zet de cursor achter de tijdcode 00:00:00 en druk op enter voor een

nieuwe alinea. Nog één aanwijzing: in deze template worden de initialen IV en GI

gebruikt, deze worden bij een echte transcriptie vervangen door de echte initialen van

de sprekers.

VOORBEELD: OVEREENKOMST MET INTERVIEWER

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Oral History overeenkomst met interviewer

Naam ondergetekende: ……………………………………

Adres:…………………………………………………………

…………………………………………………………………

Email:………………………………………………………….

Telefoon:………………………………………………………

verklaart als volgt:

In verband met het voornemen om de opnamen van de op < …datum...> gehouden door

ondergetekende gevoerde gesprekken met <… naam geïnterviewde …>in het kader van het

oral history video project voor niet-commerciële doeleinden op te nemen in het archief van

de collectie < …naam instelling…> te < …plaatsnaam…> en de digitale kerncollectie bij DANS

(Data Archiving and Networked Services te ‘s-Gravenhage), en deze voor het publiek

toegankelijk te maken in digitale vorm:

verklaart ondergetekende dat zij/hij geen bezwaar heeft tegen openbaarmaking van

het (beeld&geluid)materiaal.

Verklaart ondergetekende dat zij/hij, voor zover zij/hij tijdens een gesprek zelf in

beeld komt, geen beroep zal doen op haar/zijn portretrecht;

verklaart ondergetekende dat zij/hij geen bezwaar heeft tegen vermelding van

haar/zijn naam in de omschrijving van de dataset waar het (beeld)materiaal

onderdeel van uitmaakt.

Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend,

Eerste ondergetekende: interviewer Tweede ondergetekende:

vertegenwoordiger instelling

Plaats: …………………… Plaats:…………………..

Datum: …………………… Datum:………………….

Handtekening: Handtekening:

………………………… …………………………

VOORBEELD: OVEREENKOMST MET GEINTERVIEWDE

Overeenkomst met geïnterviewde

Verklaring

Respondent

Naam:

Geboortedatum:

Woonplaats:

Telefoon:

Email:

Nader te noemen de geïnterviewde, verklaart als volgt:

De geïnterviewde verleent aan de <…naam instelling..> te <… plaatsnaam…> en aan de beheerder

van de digitale collectie Data Archiving and Networked Services te ‘s-Gravenhage het recht om het op

…<datum> door …<naam interviewer>…opgenomen gesprek voor niet-commerciële doeleinden op

te nemen in haar archieven en voor het publiek toegankelijk te maken in zowel analoge als digitale

vorm.

De geïnterviewde verklaart dat zij geen bezwaar heeft tegen openbaarmaking van het

(beeld)materiaal en dat zij ten aanzien van dit materiaal geen beroep zal doen op haar portretrecht.

Geïnterviewde geeft hierbij uitdrukkelijk toestemming voor openbaarmaking van haar

persoonsgegevens die in dit interview zijn vastgelegd.

Aldus opgemaakt in tweevoud, waarvan 1 ter hand gesteld aan de geïnterviewde en 1 aan de

<…naam instelling…>,

Op …..< datum> ….. te …….<plaats> …….

Naam geïnterviewde:

Handtekening geïnterviewde:

VOORBEELD: RELEASE FORM GEINTERVIEWDE

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

OVEREENKOMST VAN OPNEMING EN

BEWARING VAN AUDIO- EN VIDEO

OPNAMEN IN DE COLLECTIE

van <… NAAM INSTELLING….>

De eerste ondergetekende,

Naam: __________________________________

Geboortedatum en plaats:_________________

Adres: __________________________________

Telefoonnummers: _______________________

Email: __________________________________,

geeft hierbij toestemming voor de opname van de geluids- en videobanden met

interviews die zij/hij liet afnemen op < … datum…> door < …naam interviewer… > in

het kader van het project <… naam project…>

Deze toestemming houdt in dat <… naam instelling…> te <… plaatsnaam…> de audio

en/of video-opnamen en transcripten mag opnemen in de eigen collectie en in de digitale

kerncollectie bij DANS (Data Archiving and Networked Services) te ‘s –Gravenhage.

Het geeft <… naam instelling…> het recht om het (beeld & geluid)materiaal te

dupliceren, op te nemen in haar database, uit te lenen, tentoon te stellen, te publiceren

of samenstellingen te maken voor videoprogramma’s, tentoonstellingen of publicaties,

inclusief het vertonen van het materiaal op het internet, volgens de inzichten van<…

naam instelling…> .

(Kruis uw keuze aan)

[] Zonder beperkingen.

[] Met de volgende beperkingen (vul in):

__________________________________,__________________________________,___________

__________________________________,__________________________________,___________

De tweede ondergetekende, <……naam…..>. vertegenwoordiger van <…

naam instelling…> te <…plaatsnaam…>, verklaart dat het beheer van de

opgenomen audiovisuele materialen door <… naam instelling…> zal worden

gevoerd volgens de volgende regels:

* <… naam instelling…> zal het materiaal in goede en geordende staat bewaren.

* <… naam instelling…> draagt zorg voor een beveiligde archiefbewaarplaats.

* <… naam instelling…> waarborgt de openbaarheid van het materiaal.

Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend,

eerste ondergetekende: geinterviewde tweede ondergetekende: < naam instelling>

Plaats: _______________________ Plaats: ____________________

Datum: _______________________ Datum: ____________________

Naam: ________________________ Naam: ____________________

Handtekening: Handtekening: