VLIR UOSFinanciële regels

Overzicht

Aanmaak KP en boekingen in Capbs

Landen

Budget shift

Factuur per AP

Budgetlines Overzicht per type

B. Operational costs

C. Personnel costs

D. Scholarship costs

E. Coordination costs

Rapportage

Aanmaak KP en boekingen in Capbs

Aanmaak KP

Structuur Waarden

A Type project:GMP/ICP/IUS/JOINT/TEAM

B Onderverdeling binnen type project IUS:IUSPROJL/IUSSTAY/PP/PPPOverige:NVT

C NVT

Tekenbevoegdheid

Budgethouder Promotor

Goedkeuring voor ontvangst

ICOS

Aanmaak KP en boekingen in Capbs

Budgetlijnen Projecten

Budgetlijn VLIR UOS Budgetlijn Capbs

A. Investment costs 612106 Componenten

B. Operational costs 61 Werking

D. Scholarships costs 612700 Aankopen/uitgaven ivm studenten

E. Coordination costs 612300 Administratieve ondersteuning

Budget voor Zuiden (cash call) 612320 Lidgelden en bijdragen

Opbrengst 702136 Vl Gem. - VLIR

Aanmaak KP en boekingen in Capbs

Voorbeeld

Aanmaak KP en boekingen in Capbs

Boekingen in Capbs Omschrijving per diem:

Persoon – data verblijf – bedrag per diem – aantal nachten

Omschrijving vlucht:Persoon – data vlucht – airport van en naar – H&T

Bij correctieboekingen steeds de bijlages van het initieel document overnemen

Bankkosten: altijd uit E. coordinatiekost (BL 612300)

Doorrekening kosten steeds uitsplisten in allowance, verzekering,… (geen boeking “onkosten verblijf jan – mei 2018”)

FIN is contact voor vragen rond richtlijnen

ICOS is eindverantwoordelijke en keurt daarom altijd goed voor ontvangst

Zichtbaarheid in FintrA:ICOS heeft steeds zicht op de KP in FintrA via specifieke machtiging

Overzicht

Landen

Budget shift

Factuur per AP

Budgetlines Overzicht per type

B. Operational costs

C. Personnel costs

D. Scholarship costs

E. Coordination costs

Rapportage

Landen

Afrika Benin

Burkina Faso

Burundi

DR Congo

Ethiopië

Guinée

Azië Cambodja

Filipijnen

Indonesië

Zuid-Amerika Bolivië

Cuba

Ecuador

Kameroen

Kenia

Madagascar

Mali

Marokko

Mozambique

Palestijnse gebieden

Vietnam

Guatemala

Haiti

Nicaragua

Nigeria

Rwanda

Senegal

Tanzania

Oeganda

Zimbabwe

Zuid-Afrika

Peru

Budget shift

Five Year programme: 2017 – 2021 Enkel binnen dit FYP budget shift mogelijk

Enkel van het ene jaar op het volgende jaar budget shift mogelijk

Altijd contract bekijken of er beperking is tot een specifiek % dat overgedragen mag

Slechts goedkeuring VLIR UOS nodig indien: > € 10.000 budget shift

EN

> 30% budget shift

tussen budgetlines over het totaalbudget FYP tov het initieel budget

Factuur per AP

Facturen boeken per AP: Gelinkt aan activiteiten van het AP

Gedateerd in AP jaar

Uitzonderingen: Aankopen

bestelling tem 31/12/x – rapportage tem 15/03/x+1

Vliegticketsbestelling tem 31/12/x – facturatie tem 01/03/x+1 – vlucht tem 15/03/x+1

Budgetlines: overzicht per type

Budgetlines ICP GM

IUC TEAM Scholarships

A. Investment costs X X

B. Operational costs X X X X

B.4 Communication X X X X

B.5 Representation X X X X

B.6 Travel in BE + local

X X X X

B.8 Per diem X X X X

B.9 Travel internat X X X X

B.10 Overnightinternat

X X X X

B.12 Other X X X X

C. Personnel costs X X X X

D. Scholarships costs X X X X

E. Coordination costs X X X X X

Budgetlines: B. Operational costs B.4 Communicatie

B.5 Representatiekosten:max € 500/jaar

B.6 Reiskosten in België en lokaal:Studenten: die tot de 31 landen behorenMissies: uit de per diem te betalenTaxi: enkel indien geen ander vervoer beschikbaar

B.8 Per diem:(voor locale mensen in het Zuiden- enkel in Zuid projecten)Max 25 euro/dag

B.9 Reiskosten internationaal:‘door to door’ kosten indienenInternationale vlucht + lokale nationale vlucht is mogelijkIncl vaccinatie, anti malaria medicatie, paspoort

B.10 Verblijfskosten internationaal:Verschil met travel policy UHasselt (vanaf dag 1 per diem, niet voor Global Minds= werkelijke kost)Per diem per overnachtingHotel: max 21 nachten, effectieve kost, maxima in lijst per diem per landZie lijst per diem per land op Intranet

B.12 Overige

Budgetlines: C. Personnel costs

Niet in budget: ZAP

Wel in budget: ATP in BE

ATP in partnerland (enkel bij ICP projecten + Zuid)

Non ZAP (Noord)

C.1 ATP:Gebaseerd op contractUitzonderlijk onder dienstverlening: beperkt in tijd, gelinkt aan activiteit binnen project

C.2 Non ZAP:Gebaseerd op contractTopping up voor lokale lonen: tot 40% van het bruto loon, beperken tot minimum

C.3 Externe expertise:Gebaseerd op (dienstverlenings)contract, gelimiteerd in tijdIncl reis- en verblijfskostenFee enkel in uitzonderlijke gevallen, zeker niet voor BE sprekers

Budgetlines: D. Scholarship costs

3 types beurzen:

Short term allowance

Study scholarships

PhD

+ Visit

Richtlijnen ->

Visit

Short term allowances (ook Global Minds: predoctoral visits)

PhD scholarships (opgelet: niet voor Global Minds, via Bof-BILA contract)

Opvolging mobiliteit Z->N

IUC formulier opmaken (2 mnd voor bezoek)

Vluchten boeken

IUC formulier naar FIN+ICOS

Hotel/kot reserveren

Contact met Marc Thoelen:

Verzekering

Logement (indien bursaal, anders: hotel zelf boeken)

DGD attest (visum)

Uitnodigingsbrief

Aankomst: per diems of voorschot beurs cash geven, nadien automatische betalingen Fintra op BE rekening

Opvolging mobiliteit N->Z

Vluchten boeken

Dienstreis aanvraag

Evt hotel boeken (indien niet via lokale partner)

Reiziger informeren over per diem regeling (voor Global Minds: reële kosten)

Na terugkeer:

Terugbetaling onkosten (hotel, transport v/n luchthaven)

Betaling per diems

Bewijs wisselkoers

Budgetlines: E. Coordination costs

Kan nooit meer zijn dan 10% van initieel budget (zuidprojecten: 2x 5%)

Niet te bewijzen t.o.v VLIR-UOS, wel voor ICOS, dus mee in AFR

Omvat: Infrastructuur

Algemene diensten

Kopies

Etentjes

Bankkosten

Topping ups (zuiden)

Financiën zuid

Noord/Zuid verdeling budget

Cash calls:

1: 50% zuid budget

2: 30% + 70% facturen CC1 + AFR

3: 20% + 100% facturen CC1 + 70% CC2 + AFR

+ bewijs wisselkoers (uittreksel lokale bank)

Tip: CC3 in jaar 2. Saldo ? Afhouden van CC1 van jaar X+1

Rapportage

Type project Deadline AnnualRpt(activity + fin)

Project Rpt(APR + AFR)

GM 31/03/x+1 X

ICP 15/03/x+1 X

TEAM 28/02/x+1 X

IUC 31/03/X+1 X

Voorbeelden van boekingen

What’s wrong?

1. 23/01/2018 JANSVREL18 Reis- en verblijfskosten 1.5 Vliegtuigtickets 645.0023/01/2018 JANSVREL18 Reis- en verblijfskosten 1.5 Treinticket 36.00

2. 20/02/2018X Reis- en verblijfskosten 13b 07/02/18: Sirikwa Eldoret Hotel LTD accommodation and food professor X 318.8720/02/2018x Reis- en verblijfskosten 14b 08/02/18: Sirikwa Eldoret Hotel LTD. ontbijt bij laatste ochtend 13.70

3.

4.

Vragen?

Meer info: ICOS DIOSIntranetFinanciële CelFIN Centraal