Draaiboek toneelproductie 't kEItheater

Basis: productie 2014, Wanda's Bonte WasOpmaak: Gerrit VdB, mei 2015januari 2016: update met productiegegevens 2015Maart 2017: update met productiegegevens 2016

Dit draaiboek dien je beschouwen als een richtlijn en niet als ‚De Bijbel’. Elke productie is immers wat anders en vraagt een specifieke aanpak op sommige vlakken. Indien twijfel over iets, ga in overleg met het bestuur. Dit draaiboek is een ‚levend’ document en mag aangepast worden door de toneelverantwoordelijke van dienst in samenspraak met de secretaris zodat telkens een betere en meer gedetailleerde versie ontstaat.

1. Drie sleutelfiguren

De drie sleutelfuncties zijn Toneelverantwoordelijke, Cateringverantwoordelijke en Tapverantwoordelijke. Deze drie functies kunnen door drie personen ingevuld worden, maar ook door één of twee mensen. In ieder geval dienen ze nauw samen te werken en goede afspraken te maken.

1.1. Toneelverantwoordelijke▪ Zorgt voor een vlot verloop van de productie in zijn geheel.▪ Start: april, wanneer de leesgroep enkele stukken naar

voren schuift. Overleg met regisseur organiseren om stuk te kiezen.

▪ Mei: in overleg met regisseur leesrepetitie(s) organiseren om de rollen te verdelen.

▪ Juni: repetitiereeks coachen.▪ Juli-aug: opvoerrechten opvolgen▪ sept – okt – nov: repetities opvolgen▪ Timing in het oog houden van SABAM, zaalreservering,

uitlenen kleine vrachtwagen bij Ooms (of elders), reclame in kranten, activiteitenkalender, podiumelementen bestellen bij de gemeente, ...

1.2. Cateringverantwoordelijke▪ Drie weken voor de première starten met de

voorbereidingen.▪ Deze persoon zorgt ervoor dat alle drank & eten tijdens de

opbouw in de zaal (2 weken voor de première), de generale repetitie en de opvoeringen in goede banen geleid wordt.

▪ Hij/zij moet niet alles zelf doen, maar wel alles opvolgen als deeltaken uit handen gegeven worden.

▪ Opstellen werklijsten voor generale repetitie en de opvoeringen. Werk daarbij best met duidelijke tijdsblokken; dat zorgt ervoor dat je makkelijker mensen (kinderen) kan

1

engageren. Bijvoorbeeld tijdsblok van 18:45 tot na de pauze, na de pauze tot middernacht en middernacht tot de laatste persoon (afsluiten van de zaal). Zorg er steeds voor dat er iemand beschikbaar is die een biervat kan aansluiten, zeker tijdens de pauze en vlak na de voorstelling.

▪ Aanwezig in de zaal 2 uur voor start van de opvoering, concreet om 18u.

▪ In de zaal blijven tot afsluiting of daarover goede afspraken maken met tap/toneelverantwoordelijke.

▪ Voorbereidingen treffen voor volgende opvoeringen: bijbestellen drank, koolzuurfles voor biervat, bijbestellen broodjes, kaas en hesp.

1.3. Tapverantwoordelijke▪ Zorgt voor een vlot & efficiënt verloop achter de toog. ▪ Aanwezig in de zaal, 2 uur voor aanvang van de opvoering,

concreet om 18u. ▪ Blijft tot afsluiting van de zaal of maakt daarover goede

afspraak met catering en/of toneelverantwoordelijke.▪ Nakijken of er drank moet bijbesteld worden. Ook aandacht

voor koolzuurfles voor biervat. ▪ Zorgt voor verfijning en opfrissen afspraken van de

tapperslijst.▪ Frigo's aanvullen.▪ Koffie zetten.▪ Soep opzetten.▪ Handdoeken: vuile handdoeken wassen en zorgen voor

droge propere handdoeken.▪ Propere glazen: op einde van de avond glazen klaarzetten

op propere schoteldoeken of eventueel handdoeken.

2. Regisseur▪ Afspraak kosten regisseur moet op voorhand

ondubbelzinnig bekend zijn: wat is inbegrepen en wat niet. Aandacht voor de toekomst! Afspreken met kassier. (2015)

▪ Iedereen kan suggesties geven, het bestuur bundelt en onderneemt actie.

▪ Bij begin productie, regisseur voor de volgende productie vastleggen. Deze timing is het streefdoel. Meerdere jaren voorruit een regie vastleggen is natuurlijk prima.

▪ 2015: Rina Van den Berghe (speelt zelf mee eind maart 2015 bij haar eigen gezelschap in Betekom)

▪ 2016: Tom De Wolf (via Kurt S., regisseerde een drietal keer schooltoneel en is nu klaar voor iets anders)

▪ 2017: Luk De Rick werd genoemd als kandidaat. Contact verliep via Rita Gillis. Hij speelde mee bij Trouw & Moed in Herent en regisseerde bij Levet Scone in april 2015. We zijn gaan kijken en het kon ons niet overtuigen.Anita Cluyts (via Rita Gilis en Ilse Feyaerts) werd bereid gevonden voor de regie.

2

3. Repetities3.1. Algemeen

▪ Twee tot drie repetities per week in juni, september, oktober en begin november

▪ Timing: "20u aanwezig, 20:15 start, einde omstreeks 22u (kan uitlopen dichter bij première)

▪ Drinken na repetitie, zoveel mogelijk in Rotselaar of bij (potentiële) sponsors.

▪ Rustdag tussen generale en première: werd geapprecieerd in 2013 maar is afhankelijk van de regisseur.

▪ Geen repetitie indien 1/3 spelers niet aanwezig.

3.2. Souffleur▪ Tekst voorzeggen tijdens alle repetities vanaf eind

augustus/begin september.▪ Script met aangepaste tekst (juni-repetities) moet in orde

zijn bij de eerste repetitie eind augustus/begin september▪ Souffleur kan een duo-job zijn mits goeie afspraken tussen

beide souffleurs.▪ 2014: Hilde souffleerde, Joke en Hanne back-up tijdens de

repetities.

3.3. Kledij▪ Regisseur geeft zijn visie hierover; Werner gaf zijn visie op

14/7, nadien tabel online op productiepagina.▪ Iedere speler neemt initiatief voor zijn eigen kleding, in

overleg met bestuur indien daaraan grote kosten/risico's verbonden zijn.

▪ Tijdens repetities is het aan te raden reeds zoveel mogelijk met de juiste kleding te spelen.

▪ Festival store in Scherpenheuvel verhuurt geen toneelkleding meer sinds begin 2014, enkel nog verkoop.

▪ Alternatieven: aankopen in Festival Store Scherpenheuvel, huren bij Costhea (www.costhea.com/nl/) in Brussel, Theaterhuis Vekemans (www.theaterhuis-vekemans.com) in Lommel, Kostuum en Karamel (www.kostuumenkaramel.be) in Mechelen, ...

3.4. Toneelmeester▪ Toneelmeester maakt rekwisietenlijst die zo snel mogelijk

op onze website komt.▪ Toneelmeester zorgt bij de opvoeringen dat alle

rekwisieten er zijn en op hun juiste plaats klaarliggen.▪ Iedere speler zorgt voor rekwisieten, in samenspraak met

toneelmeester. Eventueel een oproep doen onder de leden om bepaalde rekwisieten te vinden.

▪ Tijdens repetities: zoveel mogelijk rekwisieten gebruiken, hoeft echter niet de finale versie van het rekwisiet te zijn. Toneelmeester mag streng zijn opdat alle rekwisieten er zijn; mensen achter de veren zitten en zelf spullen

3

meebrengen.

3.5. Repetitieruimte▪ Ilse F. heeft contacten met scouts (FOS) Wilsele. Nagaan

in hoeverre deze ruimte beschikbaar is.▪ Locatie 2013 & 2014: Wilsele scoutslokaal FOS.▪ Alternatieve repetitielocaties: 2015: Ateljee Wezemaal-

Vlasselaar (Rita G. checkt beschikbaarheid) ▪ Drankroutine scouts: per avond geeft iemand het verbruik

door aan Ilse (als ze zelf niet aanwezig is).▪ Afspraak: kas betaalt drank tijdens repetities (2014).

3.6. Generale repetitie▪ Regisseur bepaalt de datum; al of niet met een rustdag

tussen generale en première.▪ Grime en alle kledij aanwezig; generale beschouwen als

een opvoering.▪ Partners en kinderen van de medewerkers/leden mogen

gratis komen kijken.▪ Daarnaast voorzien we de mogelijkheid om mensen uit een

rusthuis als proefpubliek te laten komen.▪ De tap is geopend en bemand tijdens de generale repetitie;

ook de verkoop van jetons is dan voorzien.

4. Decor4.1. Opbouw podium en decor

▪ Opbouw podium en decor start 14 dagen voor de première.▪ Twee weekends zijn voorzien om alles klaar te krijgen. Een

schema opmaken voor de decorwerken kan helpen om alles of zoveel mogelijk het eerste weekend klaar te krijgen.

▪ Decorverantwoordelijke 2014, 2015 en 2016 was Robby.▪ Enkele decorvergaderingen met de regisseur helpen om

verwachtingen en haalbare realisaties in overeenstemming te brengen.

▪ Stevige trapladder is noodzakelijk; Robby heeft er eentje. Op termijn misschien aankopen.

▪ 2016: publiekstribune was goed idee, er werd gespeeld op den beton. Voordeel: iedereen kon goed zien. Aandacht om voldoende tribune-elementen te reserveren bij de gemeente; dat kan online.

▪ 2016: Gerrit heeft met zijn paardentrailer gereden om decorstukken te vervoeren. Dat kan niet als we met ons klassiek decor spelen; te omvangrijk en te zwaar.

4.2. Inkleding decor (& foyer)▪ Iemand die het overzicht houdt over de inkleding (behang,

kleuren, kaders, planten, …) is wenselijk. Steeds in nauw overleg met de regisseur en decorverantwoordelijke.

4

▪ 2014: Joke, met assistentie van Hilde (Rita & Rieta back-up).

▪ 2014: de behangerslijm is op!▪ Behangpapier, verf en lijm moeten er zijn op het eerste

weekend in de zaal.▪ Lakverf gebruiken voor de houten deuren (2015).▪ 2017: aandacht voor inkleding foyer voor 20 jaar kei.

5. Opvoeringen▪ Spelers niet meer in foyer vanaf eerste bezoeker (ong.

19u) tot einde opvoering.▪ Activering leden: persoonlijk aanspreken werkt best.▪ Plaatsreservatie: kassamedewerkers briefen over de reden

waarom▪ Tribune-elementen bestellen bij de gemeente (Frans).▪ Spelen met doek of niet? Regisseur beslist.▪ Doek: bediening zou vanachter de doek moeten gebeuren.▪ Kleedkamer vooraf (voor het podium opgesteld is) zoveel

mogelijk vrijmaken.▪ Kassa scheiden van jetonsverkoop is wenselijk als het druk

is; om verwarring en rekenfouten te vermijden.

5.1. Grime▪ Grime zeker bij generale & uiteraard alle opvoeringen.▪ Grime oefenen voor de generale is te overwegen om

praktische moeilijkheden tijdig te kunnen oplossen.▪ Grime 2014: Joke met steun van Mireille. Cursus grime

volgen kan op kosten van keitheater.▪ Ten laatste bij de generale repetitie, speciale effecten

eerder!▪ Grime verantwoordelijke dient om 18u aanwezig te zijn.

5.2. Licht & geluid▪ Kan door één of twee personen gedaan worden. Vincent

en Willem in 2014. Vincent en Simon in 2016.▪ Aanwezig zijn bij enkele repetities voor we in de zaal zijn,

daarna bij elke zaalrepetitie.▪ 2014: acht LED-spots werden geleend bij de provincie. Dit

kan echter maximaal voor 2 weken! Tijdig reserveren aan te raden (Hilde.

▪ Lichtbakken die in de kleedkamer liggen, gebruiken om schaduwen te neutraliseren.

▪ Aandacht voor de sturing van de lampen; programmeren is mogelijk maar vergt enige kennis van zaken.

▪ Extra lampen kunnen gehuurd worden tegen een vriendenprijsje bij Zjuul De Roye (contact via Jos Briers en/of Gerrit VdB). Zjuul woont in Keerbergen en zijn gsm is 0477 93 14 38.

5

5.3. Opvoerrechten, publiciteit, website, kaarten, borden▪ Opvoerrechten aanvragen zodra de boekjes besteld

worden.▪ SABAM ten laatste twee weken voor première aanvragen,

korting via Open Doek.▪ Affiches, uitnodigingen en inkomkaarten klaar voor

verspreiding tegen Rotselaar-kermis (eind september). Het ontwerp klaar begin september.

▪ Vermelding uren: deuren (19:00), zaal (19:30) en voorstelling 20u.

▪ Spelers & figuranten die tekst hebben op de uitnodiging vermelden.

▪ Kaartenverkoop niet meer uit de hand.▪ Reservatie uiterlijk tot 24u voor opvoering (20u de avond

ervoor).▪ Voldoende groot prijsverschil tussen voorverkoop en

kassaprijs: minstens 2 euro. DUS, 8 en 10 euro.▪ Borden langs de kant van de weg worden geschrapt

(2014).

6. Sponsoring6.1. Timing

▪ Starten kan zodra affiches en vrijkaarten klaar zijn. Gewoonlijk vanaf begin oktober.

▪ Overzichtslijst sponsors vorige productie klaar tegen begin oktober (Michaël).

▪ Afronden tijdens eerste weekend in de zaal (14 dagen voor première). Zo is er voldoende tijd om het programmaboekje samen te stellen en te laten kopiëren.

6.2. Afspraken▪ Andere handelaars dan vorige jaren mogen steeds

benaderd worden voor sponsoring.▪ Brouwer en andere leveranciers zeker aan bod laten

komen.▪ Zoveel mogelijk aankopen bij sponsors.

7. Catering7.1. Generale repetitie

▪ Beperkte tap voorzien met 2 tappers.▪ Chips en alle dranken, ook koffie zeker voorzien.▪ Broodjes, porties salami/kaas, soep, … niet voorzien.▪ Kassa jetons voorzien & iemand die dat doet.▪ Al wie komt kijken, koopt drank met jetons.

7.2. Werklijst▪ Werklijst met tijdsblokken opmaken. Eerste versie klaar

6

tijdens eerste weekend in de zaal.▪ Tap: 4 mensen vanaf 19 tot 23u.▪ Tap: 23u tot einde: wie + volwassene verantwoordelijk▪ De werklijst 2014 is verkrijgbaar bij Frans.

7.3. Aandachtspunten▪ Frigo’s op bepaalde manier vullen, volgens tapster (2015):

Zaalkant boven: fruitsap Pepsi maxZaalkant onder: cola, water, limoMidden boven: Jack op, kriekMidden onder: Tongerlo blond en bruinBuitenkant boven: DuvelBuitenkant onder: wijn, cava

▪ Aankopen: (Frans in 2014) afspreken wie dit kan of wil doen.

▪ Afsluitbare plastic kommetjes voor kaas en salami? (AVA, maar kleiner dan die van 2014)

▪ Apart, niet bij brouwer: 3 vaatjes witte en 1 vat rode wijn aankopen.

▪ Bierkraan: Minstens één persoon achter de tap die overweg kan met bierkraan. Tijdens pauze is piekmoment; enkel de strikt noodzakelijke personen achter de tap zodat je elkaar niet voortdurend voor de voeten loopt.

▪ Boter om broodjes te smeren (Okay)▪ Broodjes: dag 1, 80 broodjes / dag 2, 3 & 4 telkens 60

broodjes▪ Niet alle broodjes tegelijk smeren (2015).▪ Catering- en tapmedewerkers best aanwezig om 18u:

broodjes smeren, soep klaarmaken, koffie zetten, porties salami/kaas voorbereiden, tap klaarzetten (tenzij dit de avond ervoor reeds tiptop in orde gezet is).

▪ Cava & Duvel behouden (voldoende glazen!).▪ Chips: 4 dozen zout, 4 dozen paprika / voldoende voor alle

opvoeringen (Okay)▪ Chocolaatjes voor bij de koffie: melkchocolade mignonettes

(Okay of Java)▪ Elektrisch kookvuurtje (Frans)▪ Opletten om op tijd te beginnen met het opwarmen van de

diepvriessoep. (2015)▪ Microgolfoven bij de tap om snel iets op te warmen.(2015)▪ Frigo: Extra frigo vragen aan brouwer voor bewaring van

flesjes Primus (vat leeg), kaas, salami en soep. Er is onvoldoende plaats in de drankenfrigo's; in 2014 was vat af net voor de pauze laatste voorstelling. Indien extra frigo niet kan: leden vragen om koelboxen mee te brengen voor kaas & salami.

▪ Handdoeken (Frans)▪ Hesp: voor broodjes, te bekijken (Okay)▪ Jonge Hollandse kaas in plakjes voor broodjes: te bekijken

(Okay)▪ Kaas: jonge Hollandse kaas voor blokjes: 2,5 grote blok bij

Vleminckx in Rotselaar▪ Kassa met jetons en voldoende wisselgeld &

7

reservatielijsten: Michaël zorgt hiervoor.▪ Miko-koffiefilters die in de zaal standaard aanwezig zijn;

het is niet de bedoeling om dit te gebruiken. Systeem met losse filters en pakjes gemalen koffie behouden (2015).

▪ Koffie: 7 schepjes per 2,2 liter / 4 pakjes gemalen koffie van 250 gr volstaan voor alle opvoeringen samen / Frans doet aankoop

▪ Limonade op de lijst plaatsen.▪ Melkjes bij de Java.▪ Mosterd: bij Vleminckx enkel te koop in een grote doos met

kleine potjes (1 doos is zeker meer dan voldoende)▪ Niet bij brouwer aankopen: cava (3 dozen, 21 flessen) Bu-

V rechtover de zaal of eventueel ergens anders.▪ Plastic koffielepels: bij AVA▪ Plastic soepkommetjes: 100 in totaal aan te kopen (AVA)▪ Plastic soeplepels, evenveel als soepkommetjes (AVA)▪ Portie kaas/salami behouden?▪ Prijslijst en het bordje ‚gsm uit’ zijn verkrijgbaar bij Michaël.▪ Prijzen 2014 idem als 2013: 1,70 euro/jeton.▪ Rietjes (Okay)▪ Salami: 2 grote salami's bij Vleminckx voor de porties

salami▪ Sandwich gebruiken, geen piccolo want die drogen uit en

worden slap. Aantal 2014: 80 eerste dag en 60 tweede dag. Het aantal is altijd wat gokwerk. Aankoop bij het Broodhuis (Vleugtweg 23, Wezemaal), bakker Marc (Kerkstraat 3, Wezemaal) en Okay.

▪ Servetten: witte, gele en rode (AVA of Okay)▪ Soep: Rita Gillis maakt de soep met balletjes. Checken op

versheid alvorens op te warmen en op te dienen. Ofwel elke dag verse soep, ofwel op voorhand invriezen. Bij invriezen; leden met plaats in hun diepvries worden gezocht. Suggestie om bevroren soep sneller te ontdooien of op te warmen; een microgolfoven voorzien?

▪ Suiker: 1 pak kleine individueel voorverpakte suikerklontjes, aankocht bij de winkel waar je gewoonlijk gaat winkelen (Okay, Colruyt, Delhaize)

▪ Thee: niet in 2014. Indien toch gekozen, enkel standaardthee.

▪ Extra tafel voorzien om vooraan de tap te plaatsen voor soep en koffiethermossen.

****************************

8