STORK ASSET MANAGEMENT CONSULTANCY www.stork.com/asset-management

Op woensdag 28 mei organiseerde Stork een ronde tafel bijeenkomst rond het onderwerp ‘Compliance’. Een selecte groep, bestaande uit voornamelijk maintenance en operations managers, kwam bijeen in het Efteling Golfpark te Kaatsheuvel. Tijdens deze bijeenkomst werden best practices met betrekking tot compliance maar ook probleemstellingen en frustraties over hoe aan alle geldende regelgevingen te voldoen besproken. De gesprekspartners konden hun ervaringen delen en zo anderen helpen bij het aanpakken van de problemen waar ze dagdagelijks voor komen te staan.

Creating the mindset De namiddag werd ingeleid door Pim van Kilsdonk. Als gastheer heette hij het gezelschap welkom in het Golfpark van de Efteling. Meteen gaf hij een beknopte introductie over de historie van het park en een inkijk in de onderhouds-organisatie die het park draaiende houdt. Hierbij werkt de gehele organisatie vanuit de visie dat ze ‘een droom’ willen aanbieden aan haar bezoekers. Voor wat betreft de technische assets wilt dit zeggen dat men moet kunnen genieten van de magische beleving, waarbij veiligheid een vanzelfsprekendheid is. Het is een intrinsiek onderdeel van de beleving, zodat een bezoeker zich hierover niet hoeft te bekommeren.

De korte inleiding door dhr. Van Kilsdonk onderstreepte dat een bedrijfsstrategie bepalend is voor de te kiezen onderhouds- en asset management strategieën. Deze is namelijk van belang voor de gewenste betrouwbaarheid en integriteit en het voldoen aan wet- en regelgeving.

Vervolgens werd door gastspreker Gerco de Jong dieper ingegaan op de rol van Asset Managment in bedrijven en werd ook ISO 19600 toegelicht. Deze richtlijn gaat organisaties helpen met het borgen van de naleving van wet- en regelgeving, maar ook van allerlei andere eisen waaraan een organisatie moet voldoen, zoals klanteneisen, interne gedragscodes en branche-afspraken. ISO 19600 maakt duidelijk dat heldere structuren en processen met bijbehorende verdeling van rollen en verantwoordelijkheden belangrijke voorwaarden zijn voor veilige en betrouwbare installaties.

STORK - ASSET MANAGEMENT CONSULTANCY

RONDE TAFELCOMPLIANCE

Een ronde tafel debat rond compliance

STORK ASSET MANAGEMENT CONSULTANCY www.stork.com/asset-management

Achter de feiten aan lopenMen heeft vaak het idee dat men achter de feiten aan loopt. Deze beleving kan ontstaan wanneer de totaliteit aan wet en regelgeving en de bijbehorende consequenties niet op voorhand duidelijk is. Met andere woorden: door de veelheid aan onderwerpen met eisen op verschillende niveaus (w.o. organisatie, uitvoering, documentatie) is het niet gemakkelijk om een overzicht te krijgen.

De consensus was, dat dit geen issue zou mogen zijn als je het goed organiseert. Gangbaar is dat als gevolg van een versprokkeling van het voldoen aan eisen over de organisatie, het overzicht verloren gaat. Een centrale aansturing waar het overzicht bewaard wordt, is belangrijk!

Regelgeving zou zo georganiseerd moeten zijn dat ik het als klein bedrijf goed in kan richtenVanwege de omvang aan wetten en regelgeving zou het voor kleine bedrijven moeilijker zijn om compliant te zijn dan voor een groot bedrijf. Een tegenargument was dat grote bedrijven vaak meerdere lagen kennen waardoor het vooral organisatorisch complex wordt. Kleinere bedrijven zijn dan in het voordeel, omdat zij het via een platte organisatie kunnen organiseren, eventueel met tijdelijke (externe) ondersteuning op specialistische gebieden.

De algemene ervaring was dus ook hierbij dat het organiseren van beheersmaatregelen om te voldoen aan eisen, de meest doorslaggevende factor is. De omvang van het bedrijf is hierbij op zich geen belemmerende factor.

STORK - ASSET MANAGEMENT CONSULTANCY

RONDE TAFELCOMPLIANCE

De ronde tafel sessie:Na de twee introducties die de juiste mindset creëerden bij de aanwezigen, werd er overgegaan op de ronde tafel sessie. Hierin werd nader ingegaan op best practices en probleemstellingen rond het thema compliance. Alle aanwezigen konden zich mengen in het debat en zo hun vragen op tafel gooien of zelf hun ervaringen delen. Enkele topics kwamen naar de oppervlakte:

Duidelijkheid scheppen in wet en regelgevingHoe ver moeten we gaan betreffende risicobeheer bij de samenwerking met contractors? Hoe vertaal je wet en regelgeving naar concrete taken in een CMMS? Een manier om deze probleemstellingen op te lossen is door een tool als het RIE te gebruiken om de veiligheidskritische elementen vast te leggen. RIE kan daarna ook gebruikt worden om voor de toekomst de traceerbaarheid te beheren.

Uit de gesprekken bleek dat er over de bedrijven heen nog geen sprake is van een eenduidige aanpak. Ook werd duidelijk dat het communiceren en structureren van informatie over de afdelingen heen vaak een kritische factor is. Zo wordt het onderwerp compliance vaak vanuit QHSE afdelingen aangestuurd terwijl inspecties en de onderhoudsafdeling vanuit diverse andere rollen aangestuurd worden. Dit bemoeilijkt de communicatie en is vaak nefast voor het overzicht en de efficiëntie.

Uitgangspunten voor de bepaling van de onderhouds- en asset managementstrategie kunnen variëren. Een goed uitgangspunt daarbij is: ‘nul incidenten’, maar ook een LTO-driven aanpak is mogelijk (LTO=License To Operate). Hierbij wordt de criticaliteit van bepaalde installatiedelen op een gestandaardiseerde wijze beoordeeld.

STORK ASSET MANAGEMENT CONSULTANCY www.stork.com/asset-management

Na de vruchtbare uitwisseling van ervaringen tijdens het ronde tafel debat, was er de kans om tijdens het diner verder na te praten. De dag werd afgesloten met een golf clinic op de mooie greens van het Efteling Golfpark. Hier bleek dat eerder techniek dan kracht de doorslag geeft bij het zo efficiënt en effectief slaan van de bal. Waar de groep gemiddeld begon met een handicap van 54+, bleek deze na enkele goede instructies voor de meesten met minstens 10 punten te verkleinen.

Als we dit vertalen richting het onderwerp van de dag, gaf dit het vertrouwen om een handicap op het gebied van technische compliance met een aantal gerichte klappen aan te kunnen pakken.

Meer weten?Voor meer achtergrondinformatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Jos Weekers (jos.weekers@stork.com) of Geert Henk Wijnants (geerthenk.wijnants@stork.com). Zij verstrekken u graag de informatie om zorgeloos aan wet- en regelgeving te kunnen voldoen en daarmee uw License To Operate zeker te stellen!

Stork Asset Management ConsultancyE: consultancy@stork.comHeadquarters NetherlandsT: +31 (0) 88 089 23 71Headquarters BelgiumT: +32 (0)3 540 15 60

STORK - ASSET MANAGEMENT CONSULTANCY

RONDE TAFELCOMPLIANCE

De ronde tafel sessie - vervolg:Compliance; veiligheid en betrouwbaarheid strategisch integreren om uiteindelijk ergens te komenEen gegeven suggestie was om eisen als een totaal geheel te bundelen. Je kunt je hierbij zo organiseren dat je aantoonbaar aan het pakket van eisen kunt voldoen. Aangezien de eisen een afgeleide zijn van de bedrijfsstrategie en wet en regelgeving (zie het voorbeeld van de Efteling) ligt daar een principieel besluit om op deze manier met de gestelde eisen om te gaan.

Breng processen en procedures met elkaar in verband met bronvermelding Veel organisaties worden gekenmerkt door een evenredigheid tussen het aantal FTE’s en het aantal procedures. Een kental daarvoor ligt tussen 1 en 3. Een organisatie van 1000 personen kent dus tussen de 1000 en 3000 procedures hetgeen tot een overdaad aan papieren en formulieren kan leiden.

Een uitgangspunt is om het aantal procedures te beperken door zoveel mogelijk uit te gaan van werkprocessen die op een gestructureerde wijze moeten verlopen (o.a. door dit dwingend in software te verwerken). Als de procedure dan simpelweg beschrijft hoe het werkproces verloopt, is zeker gesteld dat de processen en de procedures op elkaar aansluiten. Andersom: een procedure opstellen waarna het proces aangepast moet worden om de procedure te kunnen volgen, werkt in het algemeen niet.

Een verdeling over veel verschillende systemen helpt in dit verband trouwens ook niet om overzicht te houden. Zoveel mogelijk afslanken van het aantal systemen om de beheersbaarheid te vergroten werd algemeen als een zinvolle ontwikkeling herkend.