Van Gansewinkel maakt gebruik van Basware door ICreative voor de verwerking van haar inkoopfacturen...
2
Referene Case Van Gansewinkel In het Shared Service Center van de Van Gansewinkel Groep in het Vlaamse Lommel gaat het er groen aan toe. Whiteboards in plaats van flip-overs en medewerkers die twee beeldschermen hebben met enkel een noeblokje op het bureau. Op zich niet verwonderlijk, want Van Gansewinkel heeſt dagelijks met tonnen afval te maken. De facturenstroom is inmiddels gedigitaliseerd; niet alleen goed voor het milieu, maar ook aangenaam voor de medewerkers die zich hierdoor op andere bedrijfsprocessen kunnen richten. “Samen met ICreave en Basware vormen wij een ‘ideale groene driehoek’.” Hans Wolfs Manager Accounts Payable Waar Van Gansewinkel ooit een papiergebaseerde organisae was, opereert het bedrijf door de intensieve samenwerking met ICreave inmiddels voor de volle 100% paperless. Het enige wat nog eventjes zal aanhouden, zijn weeg- en aſtekenbonnetjes die Van Gansewinkel van zijn leveranciers ontvangt. Een branchebrede uitdaging, maar ook dit proces zal binnen afzienbare jd gedigitaliseerd plaatsvinden. Van Gansewinkel: groener dan groen Ook al zijn we met z’n allen steeds milieubewuster bezig, toch produceren we dagelijks nog veel ‘restafval’. Hans Wolfs, Manager Accounts Payable bij Van Gansewinkel, vertelt: “Bij onze 5.400 FTE’s in negen landen staat het inzamelen en verwerken van afval centraal. En van dit afval zijn wij in staat 93% te hergebruiken, een grote ‘groene’ USP ten opzichte van onze concurrenten. Duurzaamheid voeren we in alle gelederen van de organisae door. Ons bedrijfspand in Lommel waar ruim 110 medewerkers op het Shared Service Center werken, verbruikt nauwelijks energie en is zeledruipend.” Maar voordat dit ‘verantwoorde’ Shared Service Center werd betrokken, vond de factuurverwerking op een ouderwetse, papieren wijze in Mol plaats alwaar het Vlaamse SSC was gevesgd. “In 1998 ben ik bij Van Gansewinkel in dienst gekomen en heb ik de oude situae meegemaakt. Alles verliep goed, maar toen wij in 2003 ongeveer 45.000 facturen per jaar te verwerken kregen moest het roer om. Ik raakte in gesprek met ICreave en we besloten een kijkje te nemen bij een organisae die al geruime jd de factuurverwerkingoplossing van Basware gebruikte. De module Invoice Processing was precies wat wij zochten en oogde zeer gebruiksvriendelijk. We waren meteen overtuigd.” Overbodig uitzoekwerk De eerste stap naar digitale factuurverwerking was door Van Gansewinkel gezet, maar dit was slechts het begin. “Collega’s die de papieren facturen inboekten, scanden deze ook. In een hoekje stond een scanner waar iedereen zijn eigen facturen scande om deze vervolgens via de computer met Basware in te boeken. Maar met de komst van de facturenstroom uit Nederland werd deze werkwijze te omslachg. We namen zelfs extra mensen aan om deze facturen zo te scannen en te valideren: we hadden vier mensen op locae die zich hier fullme op storen.” Van Gansewinkel wilde verder: na Contract Matching in 2006, waarmee repeterende facturen van bijvoorbeeld de geleasde frisdrankautomaat gematcht en betaald werden, kocht het bedrijf in 2010 ook de e-invoice-oplossing ED Ontvangt van ICreave. Wolfs: “Beschouw ED Ontvangt als een ‘digitale brievenbus’ waarin een bedrijf digitale facturen van zijn klanten ontvangt. Samen met ICreave hebben we toen al onze leveranciers aangeschreven waarbij we hun verzochten toekomsge facturen voortaan via administraespecifieke e-mailadressen in PDF of XML aan te leveren. Via deze aanpak zouden facturen ons voortaan gesorteerd bereiken en zodoende minder uitzoekwerk opleveren. Het resultaat was overweldigend: naar aanleiding van dit project ontvingen we al 30 procent van de facturen digitaal.”
Transcript of Van Gansewinkel maakt gebruik van Basware door ICreative voor de verwerking van haar inkoopfacturen...
Referentie CaseVan Gansewinkel
In het Shared Service Center van de Van Gansewinkel Groep in het Vlaamse Lommel gaat het er groen aan toe. Whiteboards in plaats van flip-overs en medewerkers die twee beeldschermen hebben met enkel een notitieblokje op het bureau. Op zich niet verwonderlijk, want Van Gansewinkel heeft dagelijks met tonnen afval te maken. De facturenstroom is inmiddels gedigitaliseerd; niet alleen goed voor het milieu, maar ook aangenaam voor de medewerkers die zich hierdoor op andere bedrijfsprocessen kunnen richten. “Samen met ICreative en Basware vormen wij een ‘ideale groene driehoek’.”
Hans WolfsManager Accounts Payable
Waar Van Gansewinkel ooit een papiergebaseerde organisatie was, opereert het bedrijf door de intensieve samenwerking met ICreative inmiddels voor de volle 100% paperless. Het enige wat nog eventjes zal aanhouden, zijn weeg- en aftekenbonnetjes die Van Gansewinkel van zijn leveranciers ontvangt. Een branchebrede uitdaging, maar ook dit proces zal binnen afzienbare tijd gedigitaliseerd plaatsvinden.
Van Gansewinkel: groener dan groenOok al zijn we met z’n allen steeds milieubewuster bezig, toch produceren we dagelijks nog veel ‘restafval’. Hans Wolfs, Manager Accounts Payable bij Van Gansewinkel, vertelt: “Bij onze 5.400 FTE’s in negen landen staat het inzamelen en verwerken van afval centraal. En van dit afval zijn wij in staat 93% te hergebruiken, een grote ‘groene’ USP ten opzichte van onze concurrenten. Duurzaamheid voeren we in alle gelederen van de organisatie door. Ons bedrijfspand in Lommel waar ruim 110 medewerkers op het Shared Service Center werken, verbruikt nauwelijks energie en is zelfbedruipend.”
Maar voordat dit ‘verantwoorde’ Shared Service Center werd betrokken, vond de factuurverwerking op een ouderwetse, papieren wijze in Mol plaats alwaar het Vlaamse SSC was gevestigd. “In 1998 ben ik bij Van Gansewinkel in dienst gekomen en heb ik de oude situatie meegemaakt. Alles verliep goed, maar toen wij in 2003 ongeveer 45.000 facturen per jaar te verwerken kregen moest het roer om. Ik raakte in gesprek met ICreative en we besloten een kijkje te nemen bij een organisatie die al geruime tijd de factuurverwerkingoplossing van Basware gebruikte. De module Invoice Processing was precies wat wij zochten en oogde zeer gebruiksvriendelijk. We waren meteen overtuigd.”
Overbodig uitzoekwerkDe eerste stap naar digitale factuurverwerking was door Van Gansewinkel gezet, maar dit was slechts het begin. “Collega’s die de papieren facturen inboekten, scanden deze ook. In een hoekje stond een scanner waar iedereen zijn eigen facturen scande om deze vervolgens via de computer met Basware in te boeken. Maar met de komst van de facturenstroom uit Nederland werd deze werkwijze te omslachtig. We namen zelfs extra mensen aan om deze facturen zo te scannen en te valideren: we hadden vier mensen op locatie die zich hier fulltime op stortten.”
Van Gansewinkel wilde verder: na Contract Matching in 2006, waarmee repeterende facturen van bijvoorbeeld de geleasde frisdrankautomaat gematcht en betaald werden, kocht het bedrijf in 2010 ook de e-invoice-oplossing ED Ontvangt van ICreative. Wolfs: “Beschouw ED Ontvangt als een ‘digitale brievenbus’ waarin een bedrijf digitale facturen van zijn klanten ontvangt. Samen met ICreative hebben we toen al onze leveranciers aangeschreven waarbij we hun verzochten toekomstige facturen voortaan via administratiespecifieke e-mailadressen in PDF of XML aan te leveren. Via deze aanpak zouden facturen ons voortaan gesorteerd bereiken en zodoende minder uitzoekwerk opleveren. Het resultaat was overweldigend: naar aanleiding van dit project ontvingen we al 30 procent van de facturen digitaal.”
Referentie CaseVan Gansewinkel
Bij Van Gansewinkel bleef echter 70 procent ‘papier’ binnenkomen. Samen met ICreative wilde Hans Wolfs ook hier een aanzienlijke ‘digitaalslag’ maken. “Met 10.000 leveranciers die op hun eigen wijze facturen aanleveren, is dit een heuse uitdaging. Ons OCR-systeem had daarbij veel tijd nodig om de verschillende factuurtemplates vast te leggen, los van alle nieuwe templates van nieuwe leveranciers. We hebben toen overwogen de software aan te passen, maar daarmee kregen we geen enkele garantie aanzienlijke stappen te maken en de herkenning, die onder de 50 procent lag, naar 90 procent uit te breiden. In 2013 sprak ik met een zakenrelatie die tegen hetzelfde probleem was aangelopen. Hij adviseerde ons de papieren factuurverwerking uit te besteden.”
Van 30 naar 60 procentWolfs nam wederom een kijkje in de keuken van een Basware-gebruiker en was gecharmeerd van Scan and Capture, een andere Basware-oplossing die alle papieren facturen scant en digitaliseert. “Samen met ons wilden ICreative en Basware die 30% elektronisch uitbouwen en de resterende 70% binnen een jaar reduceren. Onze ervaring met ICreative en Basware was al positief, wat ons heeft doen kiezen om de vervolgfase met hen in te gaan. En met succes: die 30 procent is inmiddels verdubbeld en naar 60 procent uitgegroeid.”
Met Invoice Processing, Contract Matching, ED Ontvangt én Scan and Capture haalde Van Gansewinkel diverse oplossingen in huis om het factuurverwerkingsproces efficiënter in te richten. Maar daar bleef het niet bij. “Het aantal mogelijkheden dat onze leveranciers inmiddels hebben om hun facturen digitaal aan te leveren, is zeer uitgebreid. Denk daarbij onder meer aan het verzenden van een een pdf-bestand via e-mail, maar ook aan de supplier portal voor kleinere leveranciers, papieren facturen die naar scanpartners gestuurd worden om deze vervolgens digitaal in XML bij ons af te leveren én de virtual printer waarmee leveranciers zelf een digitale factuur kunnen genereren. Wanneer leveranciers een van deze opties kiezen voor het uploaden van de factuur of factuurgegevens, komen deze via ED Ontvangt binnen waarna dit programma voor de rest zorgt. Het allesomvattende Basware Commerce Network biedt leveranciers werkelijk iedere mogelijkheid facturen digitaal aan te leveren: geautomatiseerd, handmatig en zelfs uitbesteed. The sky is the limit!”
Volledig paperlessWaar Van Gansewinkel ooit een papiergebaseerde organisatie was, opereert het bedrijf door de intensieve samenwerking met ICreative inmiddels voor de volle 100% paperless. Het enige wat nog eventjes zal aanhouden, zijn weeg- en aftekenbonnetjes die Van Gansewinkel van zijn leveranciers ontvangt. Een branchebrede uitdaging, maar ook dit proces zal binnen afzienbare tijd gedigitaliseerd plaatsvinden.
Al met al is Van Gansewinkel een zeer tevreden Basware-gebruiker. “Zeker en vast”, knikt Hans Wolfs instemmend. “Niet alleen ik, maar ook mijn directe collega’s die facturen controleren en valideren. Scannen en valideren zijn beide zeer arbeidsintensief. En die facturen die we uiteraard zo snel mogelijk willen verwerken, komen niet altijd in gelijkmatige hoeveelheden binnen. Zo ontvingen we er soms 500, en dan opeens 2.000 per dag! Het is lastig je bedrijfsproces daarop in te richten. Dit was een van de redenen om deze activiteiten uit te besteden aan een partij die dit allemaal voor je kan uitvoeren. En het Basware Commerce Network met onder meer de uitgebreide Scan and Capture-oplossing doet dat met verve.”
‘Tussenpaus’Van Gansewinkel is future proof wanneer het aankomt op de digitale factuurverwerking. Hans Wolfs besluit: “Wanneer er in de nabije toekomst nog een gedegen inkoopmodule aan het financiële proces wordt toegevoegd, is het purchase-to-pay-proces compleet. Mijn collega’s dienen binnengekomen facturen op dit moment zelf te beoordelen. Zij moeten veel nakijken en navraag doen bij degenen die producten hebben besteld. De automatische matching tussen bestelbon en factuur ontbreekt, maar dat is een volgende stap die wij graag maken. Op dit moment gebruiken we een programma dat door een van onze collega’s is geschreven. Op deze manier raken we aan het idee van een gecentraliseerd inkoopsysteem gewend. Beschouw het als een tussenpaus. Maar als we straks ‘om’ gaan, is het aannemelijk dat we Procurement samen met ICreative en Basware uitrollen.”
Over Van GansewinkelVan Gansewinkel Groep is zowel afvaldienstverlener als grondstoffen- en energieleverancier. Het bedrijf zamelt afval in en bewerkt of verwerkt afval tot grondstoffen en energie. Thuismarkt is de Benelux, maar Van Gansewinkel Groep is ook actief in Duitsland, Frankrijk, Portugal en Hongarije. Ongeveer 5.400 medewerkers realiseren een jaaromzet van circa € 1,0 miljard.
Gekozen oplossingen:Basware Invoice AutomationBasware Contract matchingED Inbox ERP: ExactAantal facturen: 250.000850 gebruikersAantal medewerkers: 5.400
Oortlaan 2, [email protected]
+31 (0) 318 493 150www.icreative.nl
Over ICreativeICreative is de Nederlandse Purchase-2-Pay en integraal Document Flow specialist die multinationals, nationale bedrijven en instellingen bedient. Als Basware & Kofax partner adviseert, implementeert en onderhoudt ICreative oplossingen voor factuurverwerking, dynamisch document beheer, e-procurement, e-invoicing, personeelsdeclaraties, budgetbeheer en gerelateerde financiële processen. Dit doet ICreative met marktleidende oplossingen van Basware, Kofax en EasyDistribution. Deze sterke en unieke combinatie, samen met de jarenlang opgebouwde proces- en materiedeskundigheid, maakt ICreative de belangrijkste leverancier in Nederland.
