Referentiecase Triade - · PDF fileReferentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle...

Click here to load reader

  • date post

    30-Jul-2018
  • Category

    Documents

  • view

    214
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of Referentiecase Triade - · PDF fileReferentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle...

  • Referentiecase Triade

    Van strategie naar een succesvolle SharePoint

    implementatie

  • Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 2

    Over Triade

    Triade levert in Flevoland en omgeving gehandicaptenzorg, jeugdzorg en geestelijke gezondheidszorg. In 1981 is Triade begonnen met n locatie in Emmeloord met een kinderdagverblijf voor kinderen met een verstandelijke beperking. Daarna volgen een activiteitencentrum voor ouderen en woonvoorzieningen voor volwassenen. Tegenwoordig is Triade uitgegroeid tot een organisatie met 130 locaties in heel Flevoland. Dagelijks staan ruim 1300 medewerkers klaar voor haar clinten om passende zorg te bieden.

    Triade maakt deel uit van Carante Groep, een samenwerkingsverband van twaalf zelfstandige organisaties in de caresector. De aangesloten organisaties zijn regionaal actief en verspreid over Nederland. De samenwerkende organisaties bieden met ruim 19.000 medewerkers zorg, begeleiding en ondersteuning op maat aan ruim 20.000 clinten.

  • Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 3

    De aanleiding

    Triade werkt op verschillende vlakken samen met andere organisaties binnen Carante Groep. Zo ook op het gebied van ICT. In 2011 is binnen Carante Groep besloten om over te stappen van Novell naar het Microsoft platform, om zo klaar te zijn voor de toekomst. Iedere stichting binnen Carante Groep bepaalt echter zijn eigen inrichting. Rob Timmerman, Manager ICT van Triade: Het Microsoft platform biedt standaard toepassingen waar wij gebruik van kunnen maken. Daarnaast merken wij dat Microsoft vooroploopt in de markt als het gaat om innovaties. Wij hebben dan ook strategisch gekozen voor SharePoint als applicatieplatform om kennis en informatie te delen.

    Drie jaar geleden is het Centraal Bureau van Triade verhuisd naar een nieuwe locatie in Lelystad. Een jaar daarna zijn vanuit de strategische keuze voor het Microsoft platform in eerste instantie de werkplekken gemigreerd naar de laatste Windows versie en heeft de organisatie Exchange uitgerold. Een belangrijke vraag die daarna speelde was wat gaan we precies met SharePoint doen? Vanuit deze vraagstelling ging Triade de markt op om te kijken naar een ICT-dienstverlener die kan meedenken met de organisatie, maar ook de vertaalslag kan maken wat de voordelen zijn voor de mensen op de werkvloer.

    Rob Timmerman: Ik zie SharePoint als een gereedschapskist waar je hele mooie oplossingen mee kan realiseren. Maar dan moeten we wel goed weten wat we precies zoeken. Vooral de toegevoegde waarde voor de gebruiker staat hierbij centraal. Vanuit de markt was ik al bekend met ETTU en zij stelden voor om samen met medewerkers van verschillende afdelingen een strategiesessie te organiseren.

  • Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 4

    Strategietraject

    Veel organisaties starten met veel enthousiasme aan een ICT-traject, maar veel initiatieven zijn op de lange termijn niet succesvol. Lourens Siderius, Business Development Manager van ETTU: De kern van een goed verandertraject ligt bij de waarom vraag. Veel organisaties starten echter met de oplossing zelf en gaan daarvan uit terug redeneren. Dat is dan ook de reden dat wij bij veel van onze klanten starten met een strategietraject om zo te bepalen waar de organisatie cht behoefte aan heeft.

    Daarom is Triade gestart om de huidige situatie in kaart te brengen, om daarna te bepalen wat de doelstellingen voor de toekomst zijn. Rob Timmerman: Bij Triade zijn 12 medewerkers uit verschillende geledingen uitgenodigd voor de workshops. Het doel hiervan was om ons mee te nemen in de gebruiksmogelijkheden en waar onze medewerkers tegen aanlopen in de dagelijkse praktijk. Ik heb gemerkt dat onze medewerkers heel enthousiast reageerden bij het zien van alle toepassingsmogelijkheden en dat was ook uiteindelijk het doel. Want vanuit ICT kunnen wij wel roepen dat er voor iets een oplossing moet komen, maar als de medewerkers daar zelf omvragen heb je de eerste stap al gezet naar een succesvolle adoptie.

  • Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 5

    Vanuit deze workshops heeft ETTU een helder rapport opgesteld met de volwassenheid en het potentieel van SharePoint binnen Triade. Het volwassenheidsmodel is een interessant benchmarkhulpmiddel om de vooruitgang binnen organisaties te evalueren en best practices onder de aandacht te brengen. Uiteindelijk leidt het volwassenheidsmodel tot een score per concept, dat ook over meerdere jaren vergeleken kan worden.

    Dit volwassenheidsmodel is fictief en vertegenwoordigd niet de gegevens van Triade.

    Vanuit het volwassenheidsmodel heeft Triade in samenwerking met ETTU een roadmap opgesteld, om zo gefaseerd SharePoint uit te rollen. De eerste stap hierbij was het realiseren van een intranet om medewerkers met elkaar te verbinden en kennis en informatie te kunnen vinden gevolgd door een zaakgericht werken omgeving.

    0

    100

    200

    300

    400

    500Publicatie

    Samenwerking

    Bedrijfsvoering

    Search

    Medewerkers &Communities

    Composities &Applicaties

    Integratie

    Insight

    Infrastructuur

    Staffing & Training

    Aanpassingen

    Volwassenheidsmodel

    2014

    2017

  • Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 6

    De oplossingen In de roadmap zijn verschillende oplossingen geformuleerd die Triade helpen bij de Digitale Transformatie. In de volgende paragrafen worden deze oplossingen besproken.

    Intranet als startpunt voor moderne werkplek

    Een van de belangrijkste verbeterpunten binnen Triade was medewerkers met elkaar verbinden. De medewerkers werken verspreid over Flevoland en op verschillende locaties. Het oude intranet binnen Triade was verouderd, waarbij interactie tussen medewerkers niet mogelijk was.

    Vanuit het strategietraject kwam daarom de vraag naar een platform om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten. Dit platform moest het ook mogelijk maken om een dialoog aan te gaan met collegas en op deze manier ook inspiratie op te doen. Hiervoor heeft Triade gekozen voor het social intranet van ETTU.

    Het intranet ondersteunt de organisatieprocessen binnen Triade en is ingericht binnen SharePoint 2013. Het portaal is uitermate geschikt voor kennismanagement. Gebruikers kunnen namelijk kennis van collegas gemakkelijk zoeken en zich aanmelden voor specifieke kennisonderwerpen op het portaal. De persoonlijke homepage maakt het voor medewerkers mogelijk om informatie te tonen die voor hen relevant is. Ze kunnen namelijk zelf bepalen welke webonderdelen op de voorpagina zichtbaar zijn.

    Gestructureerd samenwerken in zaken en processen

    Binnen Triade worden veel documenten opgeslagen en gedeeld. Voorheen werden deze documenten lokaal opgeslagen en waren deze documenten niet inzichtelijk. Zaakgericht Werken of Case Management is een 'hot topic' binnen de zorgsector. Case Management processen dragen bij aan een hogere efficiency en gecontroleerde afhandeling van verzoeken, wijzigingen, taken en procedures.

    Zaakgericht Werken wordt binnen Triade in eerste instantie ingezet voor de ondersteuning van de bestuurscyclus, zoals Managementteam, de Raad van Toezicht, ondernemingsraad en andere vergaderingen. Daarnaast wordt het contractmanagement binnen het portaal ingericht met bijvoorbeeld overeenkomsten met gemeenten, onderhoud- en servicecontractencontracten en facilitair. Tot slot wordt de complete postverwerking via SharePoint gedaan.

  • Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 7

  • Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 8

    Innovatie en Ideation

    Triade heeft daarnaast gekozen voor het innovatieplatform in SharePoint. Het eConnect Ideation Portaal van ETTU levert inspiratie en is gericht op het versterken van de praktische innovatiekracht. De gebruiksvriendelijke oplossing in SharePoint maakt het mogelijk om eenvoudig ideen te delen, er aan samen te werken en uiteindelijk te realiseren.

    Het Ideation platform gaat breed ingezet worden binnen Triade. De implementatie staat gepland voor 2017. Zo gaat het gebruikt worden dagelijkse werkzaamheden te verbeteren, maar ook om bredere innovaties binnen de zorg te delen. Op de startpagina komen alle ideen die ingediend zijn. Iedere gebruiker kan hier de idee kaartjes zien die openbaar zijn. Daarnaast heeft de medewerker de mogelijkheid om zelf een idee in te dienen waarna er per idee samengewerkt kan worden.

  • Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 9

    Projectaanpak

    Vanuit het strategietraject is een duidelijke roadmap opgesteld. De invoering en implementatie is gedaan aan de hand van verschillende fasen. Deze gefaseerde aanpak zorgt ervoor dat medewerkers al vroeg aangehaakt zijn en het succes van SharePoint wordt vergroot.

    Fase 1: Ambassadeurs aanhaken

    Voor elke oplossing is een projectteam geformuleerd. Naast een functionele consultant van ETTU zijn hier ook key users vanuit Triade betrokken die als ambassadeurs dienen. Voor de realisatie van het intranet is naast een aantal gewone gebruikers bijvoorbeeld de afdeling communicatie aangehaakt. Rob Timmerman: Wij vonden het belangrijk om key users al vroeg te betrekken bij het traject. Op deze manier creer je namelijk commitment en enthousiasme, wat de kans op een succesvol project vergroot. In een vroeg stadium zijn we zo gekomen tot een wensen en eisen lijst. De belangrijkste uitdaging voor Triade zat in een goede representatie in de projectgroep. Het bieden van go