Goedkeuring inkoopfacturen Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica november 2009.

Goedkeuring inkoopfacturen

Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica

november 2009

Inhoud:

• Inleiding• Inrichting goedkeurings-workflow

– Algemeen

– Verbijzonderingen en kostenplaatsen

– Project

• Hoe keur ik goed ( of keur ik af) ?– De melding

– De knoppen in de melding

• Afwezigheid ( vakantie of langdurige ziekte)• Vragen?


Inleiding


•Wat is het doel van de workflow?

Het doel van de goedkeuringsflow inkoopfacturen is om de ontvangen inkoopfacturen, waaraan geen inkooporder ten grondslag ligt ( dus niet besteld via I-procurement) door de juiste personen te laten goedkeuren. Hierbij wordt de workflow aangestuurd door de in Oracle vastgelegde budgethouders bij kostenplaatsen en verbijzonderingen en voor projecten de vastgelegde projectmanagers, alsmede de vastgelegde, gevalideerde en geboekte distributieregel .

•Wie stelt de budgethouder in als fiatteur?

Aan de hand van de afgegeven mandaten worden de budgethouders decentraal in Oracle ingevoerd onder de verantwoordelijk van de financiële controller.

Inleiding (vervolg)


Inkoopfactuur

Inkooporder?3-weg matching

factuur metinkooporder

Workflowgoedkeuringinkoopfactuur

NeeJa

Workflow goedkeuring inkoopfacturen

Algemeen• De goedkeuring zal neergelegd worden bij de fiatteur

van het naast hogere budgetbedrag, zoals vastgelegd in de mandatenlijst.

• Bij meerdere kostenplaatsen/verbijzonderingen/projecten in een factuur zal de toewijzing van goedkeuring per distributieregel worden bepaald.

Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen• In het algemeen , hoe hoog ook het bedrag op de

distributiesleutel zal zijn, de goedkeuringsflow zal altijd via de budgethouder van de verbijzondering lopen, indien in de distributiesleutel een verbijzondering is opgenomen.



Factuur /bestelling = € 500

Factuur op verbijzondering

Bud

geth

oude

rko

sten

plaa

tsLi

mie

t€2

50.0

00

Bud

geth

oude

r R

U(

maa

tsch

appi

j00

0)Li

mie

t Onb

eper

kt

Bud

geth

oude

rm

aats

chap

pij

Lim

iet

€1.0

00.0

00

Bud

geth

oude

rko

sten

plaa

tsLi

mie

t €10

0.00

0

Bud

geth

oude

rV

erbi

jzon

derin

glim

iet €

1.00

0

Factuur/bestellingaccoord

Goedkeuring

Afkeuring

Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen ( vervolg )



Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen

( vervolg )

Factuur € 5.000

Factuur op verbijzondering en of Kpl

Bud

geth

oude

rm

aats

chap

pij

Lim

iet

€ 1.

000.

000

Bud

geth

oude

rko

sten

plaa

tsLi

mie

t €

250.

000

Bud

geth

oude

r R

UM

aats

chap

pij 0

00Li

mie

t onb

eper

kt

Bud

geth

oude

rko

sten

plaa

tsLi

mie

t €

100.

000

Bud

geth

oude

rV

erbi

jzon

derin

gLi

mie

t €1.

000


Afkeuring


Afkeuring

Goedkeuring



Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen

( vervolg )

Factuur € 125.000

Factuur op verbijzondering en of Kpl

Bud

geth

oude

rR

UM

aats

chap

pij

000

Lim

iet

onbe

perk

t

Bud

geth

oude

rm

aats

chap

pij

Lim

iet

€ 1.

000.

000

Bud

geth

oude

rko

sten

plaa

tsLi

mie

t €

250.

000

Bud

geth

oude

rko

sten

plaa

tsLi

mie

t €

100.

000

Bud

geth

oude

rV

erbi

jzon

der

ing

Lim

iet €

1.00

0


Afkeuring

Goedkeuring

AfkeuringFactuur/

bestellingaccoord



• Facturen op projecten– In het algemeen , hoe hoog ook het bedrag op de

distributiesleutel zal zijn, de goedkeuringsflow zal altijd via de projectmanager van het project lopen.



• Facturen op projecten ( vervolg)

Factuur €5.000

Factuur op project

Bud

geth

oude

rR

U (

maa

tsch

appi

j00

0)Li

mie

tO

nbep

erkt

Bud

geth

oude

rm

aats

chap

pij

Lim

iet

€1.0

00.0

00

Bud

geth

oude

rko

sten

plaa

tsLi

mie

t€2

50.0

00

Bud

geth

oude

rko

sten

plaa

tsLi

mie

t€1

00.0

00

Pro

ject

-m

anag

erpr

ojec

tlim

iet €

10.0

00

Goedkeuring

Afkeuring




• Facturen op projecten ( vervolg)

Factuur €125.000

Factuur op project

Bud

geth

oude

rR

U (

maa

tsch

appi

j00

0)Li

mie

tO

nbep

erkt

Bud

geth

oude

rm

aats

chap

pij

Lim

iet

€1.0

00.0

00

Bud

geth

oude

rko

sten

plaa

tsLi

mie

t€2

50.0

00

Bud

geth

oude

rko

sten

plaa

tsLi

mie

t€1

00.0

00

Pro

ject

-m

anag

erpr

ojec

tlim

iet €

10.0

00

Afkeuring

Afkeuring


Goedkeuring



Hoe keur ik goed ( of af) ?

• Log in in Oracle ( zie http://www.radboudnet.nl/finlog/cursusmateriaal/algemeen handleiding: Inloggen Bass)

• Ga naar uw werklijst.


• Open de melding in uw werklijst door hierop te klikken.

http://www.radboudnet.nl/finlog/cursusmateriaal/algemeen

De Melding


Hier vindt U de distributie van

de factuur.

Door middel van dubbelklikken

opent U de ingescande

factuur

Eventuele toelichting van de voorgaande

fiatteur

Factuur- en leveranciersgegevens

Voorgaande fiatteurs

De knoppen in de melding


• Afgewezen

U keurt de factuur af, U vermeldt de reden in het vak Respons



• Goedgekeurd

U keurt de factuurgoed



• Opnieuw toewijzen

U zet de melding door naar een andere medewerker, met het verzoek deze melding namens u goed te keuren. U blijft verantwoordelijk voor en eigenaar van de goedkeuring.

Indien de medewerker, die namens u dient goed te keuren niet binnen 5 dagen de melding afhandelt, krijgt U een herinneringsmelding en niet de toegewezen persoon!



• Aanvraaggegevens

U vraagt informatie op middels de knop aanvraaggegevens aan een andere medewerker met betrekking tot de goed te keuren factuur.

Vul de gebruikersnaam in

van de persoon aan wie u iets wilt

vragen.

Typ uw vraag in bij

aangevraagde gegevens

Verzend uw vraag

via de knop

versturen



• Aanvraaggegevens vervolg

De medewerker ontvangt een melding inzake de aanvraag in zijn werklijst



• Aanvraaggegevens (vervolg)

De medewerker ontvangt een melding inzake de aanvraag in zijn werklijst en vult bij response het antwoord in en verstuurt zijn antwoord.



• Aanvraaggegevens (vervolg)

De fiatteur ontvangt de melding terug in zijn werklijst en ziet bij de actiehistorie het antwoord op zijn gestelde vraag en kan daarna de melding goed- of/ afkeuren.

Afwezigheid ( vakantie of langdurige ziekte)


1.Stel uw vakantieregel in.

Zie ook handleiding http://www.radboudnet.nl/finlog/cursusmateriaal/logistiek handleidingen mbt het bestelproces deel 7 vakantieregel

instellen.

2. Bij langdurige ziekte

Laat via het secretariaat een melding maken ( met opgave vervangend fiatteur) aan de helpdesk-finlog, deze stellen dan aan de hand van de ontvangen gegevens de vakantieregel

van de fiatteur in.

http://www.radboudnet.nl/finlog/cursusmateriaal/logistiek


http://2.bp.blogspot.com/_v5MbJrHWXIo/STQN53wQdlI/AAAAAAAAADI/lVpOyQJyHWM/s1600-h/vraagteken+poppetje.jpg

Goedkeuring inkoopfacturen Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica november 2009.

Documents

Transcript of Goedkeuring inkoopfacturen Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica november 2009.