Van administreren naar regisseren door:

Implementatie van TP (TrajectPlanner)

Giel van Santvoort – Hogeschool De Kempel

g.santvoort@kempel.nl

Marco Vreeswijk – Trajectplanner

mvreeswijk@trajectplanner.nl

Hogeschool De Kempel • Missie: “Mensen verbinden die leren een warm hart toedragen”

• Gevestigd in: Helmond

• Monosectorale hogeschool Opleiding leraar basisonderwijs

– +1000 vol-/deeltijd studenten

– jaarlijks >400 cursisten nascholing (Kenniscenter)

– 80 personeelsleden

• 8 keer uitgeroepen tot beste lerarenopleiding van Nederland – andere jaren telkens in top 3

• Geaccrediteerd tot 1-1-2016 (met op één na hoogste score)

• Maakt deel uit van Federatie Interactum (5 monosectorale hogescholen uit Nederland + 5 hogescholen uit België

SISLink 2011 2

Oude situatie • Sinds eind jaren 90: Studentenregistratie met B&E (Bovah-Exbah) van Stoas

(Oracle-database)

• Studielink koppeling via SIS op locatie Stoas (centraal voor alle B&E klanten)

• Puur administratie van student-gegevens en cijfers

• Inzage door student: alleen van cijfers via webapplicatie 12use (intern / extern)

• Geen stageregistratie, geen decanaatregistratie, geen studievolg-/voortgangregistratie

• Eigen gekoppelde applicaties voor stage, decanaat, overzichten, Word/Excel, diploma’s m.b.v. Access/SQL

SISLink 2011 3

Vervanging/uitbreiding SIS - 2010 • B&E werd niet meer verder ontwikkeld door Stoas

• Opties: over gaan op de nieuwe opvolger: Alluris (nog in ontwikkeling) of een andere SIS kiezen

• Meer functionaliteiten en integratie gewenst (oa. studievolg/voortgang/brieven/adviezen)

• Projectgroep samengesteld voor advies over de keuze

SISLink 2011 4

Projectgroep Implementatie SIS • Taak: advies uitbrengen aan CvB

• Samenstelling: ICT-afd. – studentenadm. – ex.commissie

• Wens:

– Moderner - webbased

– SQL georiënteerd

– Meer functionaliteiten

• 3 kandidaten gezocht op basis van een verkenning van de markt en een voorselectie Progress.Net – NewBE (Alluris) - Trajectplanner

• Presentatie door de kandidaten – testomgeving – direct/persoonlijk contact referenties (zowel aangeleverd als zelf gezochten)

• Beslissing op basis van functionaliteit – gebruiksvriendelijkheid – conversie en als laatste de prijs

SISLink 2011 5

Rapport

Keuze: Trajectplanner

• Goede, duidelijke en vooral complete indruk achtergelaten

• Alle vragen op alle niveaus konden direct beantwoord worden

• Alle wensen naar de toekomst toe waren aanwezig en zijn getoond

• Geen adapter maar directe koppeling met StudieLink

• Geen hoge kosten

• Het pakket is nu al compleet

• Signalering (student-volg) is aanwezig

• Erg positieve referenties (ook bij de zelf gezochten)

• Anderen hadden (nog) niet alle gewenste functionaliteiten of bv. geen uitwijk bij calamiteiten

SISLink 2011 6

Tijdspad • Conversie-testen augustus – december 2010

• Testen door gebruikers op gedeeltelijk geconverteerde database in testomgeving: november – december 2010

• Ingebruikneming januari 2011 (Bewust niet overgang bij begin van een studiejaar – drukte)

• Daadwerkelijk in gebruik genomen: begin februari 2011

SISLink 2011 7

Eerste ervaringen • Gebruik door studenten: geen problemen

• Volledige omschakeling in werkwijze Daarom was het goed om niet in het begin en het

eind van het jaar over te gaan (éénmalige procedures!)

• Invoer cijfers: vlug – vriendelijk wens: bulk invoer - in korte tijd mogelijk gemaakt

• Controle conversie nam

lange tijd in beslag (door lange voorgeschiedenis

en door een totaal andere

samenstelling database)

• Meer rol georiënteerd dan

vorige systeem

SISLink 2011 8

Eerste ervaringen (vervolg)

• Rol ICT-er te gering alleen techniek – niets ten behoeve van Helpdesk: groepslijsten – NAW studenten – collegekaarten

• Nieuwe functionaliteiten eerst

in de testomgeving uitgeprobeerd (brieven – adviezen – notities)

• Flexibel uit te breiden (extra gegevens)

• Koppeling naar eigen

applicaties synchronisatie database

SISLink 2011 9

Plannen

• Collegekaarten met bulk en individueel afdrukken

• Vele overzichten – rendementsrapportage (afbouw eigen SQL – Access applicaties)

• Automatische adviezen uit laten brengen

• Bestanden/brieven bij student archief

• Decanaat notities – gespreksverslagen

• Stage ? met tablet / app?

SISLink 2011 10

Tijd voor een demo

• Trajectplanner door: Marco Vreeswijk

SISLink 2011 11