1""

"""

"

!!!!!

2015%&%2020"

!

!

!

!

2015 – 2020 !

!

!

Concept(voor(de(Algemene(Ledenvergadering(op(8(september(2015( "

Toekomstvisie"VV"Oegstgeest"

2""

1.(Aanleiding voor de toekomstvisie Het bestuur van VV Oegstgeest heeft besloten een toekomstvisie voor de vereniging op te stellen. Wij vinden zo’n toekomstvisie nodig om de club ook in de komende jaren gezond en bloeiend te houden. Er zijn allerlei ontwikkelingen gaande waarop wij als vereniging een passend antwoord moeten vinden. Zo wordt VV Oegstgeest als gevolg van het bezuinigingsbeleid van de gemeente met forse kostenstijgingen geconfronteerd. De mogelijkheden om meer inkomsten te verwerven uit sponsoring en kantineopbrengsten zijn beperkt. Een ander vraagstuk is de positie van de vrijwilligers. Wij kunnen ons als vereniging prijzen om het grote aantal enthousiaste vrijwilligers die in en buiten het veld op allerlei manieren actief zijn. Het wordt echter wel steeds lastiger om mensen bereid te vinden om taken en klussen uit te voeren, vooral als die taken verplichtingen voor langere tijd met zich meebrengen. De belangrijkste aanleiding voor deze toekomstvisie is dat we willen nadenken over verdergaande samenwerking met UDO, een samenwerking die mogelijk leidt tot een fusie van beide verenigingen. Om een discussie over samenwerking en een eventuele fusie goed te kunnen voeren, moeten we als vereniging eerst een goed beeld van ons zelf hebben: wie zijn we als vereniging en wie willen we graag zijn (onze identiteit)? Wat zijn onze sterke punten en wat zijn de zwakke (minder sterke) punten? Ook is het van belang na te gaan welke ontwikkelingen zich buiten de vereniging afspelen en waar de kansen liggen om de club te versterken en welke ontwikkelingen een bedreiging (kunnen) vormen. Aanpak Deze toekomstvisie is tot stand gekomen onder leiding van Edward Dekker (vader van twee jeugdspelers bij de vereniging en beleidsmedewerker sport bij twee gemeenten in de regio). Hij heeft een aantal sessies met het bestuur geleid en ook de ledenbijeenkomst begeleid. De leden zijn bij de totstandkoming van deze toekomstvisie nadrukkelijk betrokken. Er is een vragenlijst uitgezet onder ongeveer 40 leden die een goede afspiegeling vormen van de vereniging. In deze vragenlijst is deze leden gevraagd om op basis van een SWOT-analyse (sterkte-zwakte, kansen en bedreigingen) een oordeel te geven over het huidig functioneren van de vereniging en aan te geven wat de verwachtingen en wensen zijn voor de toekomst. Aan de hand van de uitkomsten van de ledenraadpleging is op 13 april 2015 een ledenbijeenkomst gehouden. Op deze bijeenkomst kregen de leden die de vragenlijst hadden ingevuld de mogelijkheid hun oordeel te geven over de uitkomst van de schriftelijke ledenraadpleging. De uitkomst van de schriftelijke ronde en de ledenavond vormen een belangrijke input voor deze toekomstvisie. Inhoud van deze nota In hoofdstuk 2 wordt een korte beschrijving van de vereniging gegeven. In hoofdstuk 3 wordt de SWOT-analyse gepresenteerd. In hoofdstuk 4 wordt de missie en de uitwerking daarvan beschreven. In hoofdstuk 5 worden de doelstellingen voor de komende jaren geformuleerd. In hoofdstuk 6 staat de activiteitenlijst: wie gaat wat doen en binnen welke termijn? Tot slot wordt in hoofdstuk 7 vermeld waarom VV Oegstgeest de mogelijkheden van een fusie met UDO wil onderzoeken.

3""

2.(Beschrijving van de vereniging Voetbal Vereniging Oegstgeest is een zaterdagvereniging. Ze is opgericht op 1 juni 1929. Het eerste elftal speelt al vanaf het seizoen 1993-1994 in de derde klasse KNVB, met uitzondering van de seizoenen 2004-2005 en 2005-2006, en 2010-2011 en 2011-2012 toen het in de tweede klasse speelde. VV Oegstgeest beschikt over drie wedstrijdvelden. In het voorjaar van 2015 is op het hoofdveld een kunstgrasveld aangelegd, voorzien van lichtmasten. Daarnaast beschikt de vereniging over twee en een half trainingsvelden: het hoofdveld, een natuurgrasveld en een klein (half) kunstgrasveld. De kleedaccommodatie telt tien kleedkamers Daarvan zijn er twee speciaal voor de vrouwen en meisjes. Daarnaast zijn er drie kleedruimtes voor de scheidsrechters. De velden en de kleedaccommodatie worden gehuurd van de gemeente. De vereniging is eigenaar van de kantine. VV Oegstgeest heeft in totaal 634 leden (stand van zaken 23 augustus 2015), waarvan 495 mannen en 139 vrouwen. Onderverdeeld naar senioren, jeugd en niet-spelende leden, ziet het ledenbestand er als volgt uit: Overzicht ledenbestand (stand van zaken 23-08-2015) Mannen Vrouwen Totaal Senioren 158 17 175 Jeugd 225 111 336 Niet-spelend 112 11 123 Totaal 495 139 634

Voor het seizoen 2015-2016 zijn ingeschreven: -! 8 seniorenteams mannen; -! 2 seniorenteams vrouwen, waarvan één team samen met UDO; -! 19 jeugdteams jongens; -! 8 jeugdteams meiden. Het algemeen bestuur (hoofdbestuur) is verantwoordelijk voor het algehele beleid van de vereniging en legt hierover eenmaal per jaar verantwoording af aan de algemene ledenvergadering. Binnen het hoofdbestuur bestaat een taakverdeling. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur (DB). Het DB houdt zich bezig met de dagelijkse gang van zaken. Twee bestuursleden houden zich vooral bezig met de senioren: een bestuurslid voor selectiezaken en een bestuurslid overige senioren. Twee bestuursleden (de voorzitter en secretaris van de jeugdcommissie) zitten namens de jeugdafdeling in het hoofdbestuur. Ook de wedstrijdsecretaris heeft zitting in het bestuur. Daarnaast bestaan er verschillende commissies binnen de vereniging. De jeugdcommissie is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het jeugdafdeling (jongens en meiden). Ook de dames-senioren vallen onder de verantwoordelijkheid van de jeugdcommissie. De technische jeugdcommissie heeft als taak de kwaliteit van de opleiding van de jeugdspelers te bevorderen.

4""

De evenementencommissie is belast met het organiseren van evenementen voor de jeugd. De scheidsrechterscommissie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het scheidsrechterskorps binnen de club. VV Oegstgeest wil een veilige voetbalvereniging zijn waar iedereen met plezier voetbalt en zich thuis voelt. Om die reden heeft de vereniging een beleid ontwikkeld om ongewenste omgangsvormen, zoals treiteren en pesten, agressie en geweld, discriminatie, seksuele intimidatie, zoveel mogelijk tegen te gaan. VV Oegstgeest heeft een vertrouwenspersoon aangesteld en een pestprotocol vastgesteld. Bovendien moeten alle vrijwilligers die met jeugdleden werken (trainers, coördinatoren en de leden van de jeugdcommissie en evenementencommissie) beschikken over een verklaring omtrent het gedrag (VOG). VV Oegstgeest is aangesloten op het systeem van het Ministerie van Veiligheid en Justitie dat het voor vrijwilligers mogelijk maakt gratis een VOG aan te vragen. VV Oegstgeest is een financieel gezonde vereniging. Wel is de vereniging de afgelopen jaren geconfronteerd met stijgende kosten als gevolg van het feit dat de gemeentelijke tarieven voor het gebruik van de velden sterk zijn gestegen (zie voor een overzicht hoofdstuk 3, Beleid van de gemeente). Deze kostenstijging hebben we kunnen opvangen door te besparen op de uitgaven en de contributie te verhogen (in het seizoen 2013-2014 met 5%, in 2014-2015 met 15% en in 2015-2016 met 5%). Verdere stijging van de gemeentelijke lasten zullen direct gevolgen hebben voor de hoogte van de contributie. De mogelijkheden om op andere manieren meer inkomsten te verwerven (kantineopbrengst en sponsorinkomsten) zijn beperkt. De capaciteit van de velden en de kleedkamers De KNVB heeft samen met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Vereniging Sport en Gemeenten (VSG) een model ontwikkeld om te kunnen beoordelen hoeveel velden en kleedkamers een vereniging nodig heeft, gegeven het aantal teams dat ze heeft: de Richtlijn voor het bepalen van hoeveelheden velden en kleedkamers. VV Oegstgeest beschikt over drie wedstrijdvelden en tien kleedkamers. Op basis van de richtlijn is dit net voldoende voor het aantal teams dat VV Oegstgeest het komende seizoen voor de competitie heeft ingeschreven. De huidige capaciteit van de wedstrijdvelden en kleedaccommodatie laat echter een (sterke) uitbreiding van het aantal elftallen niet toe.

5""

3.(SWOT-analyse Een overzicht gemaakt van sterke en zwakke punten van de vereniging en een analyse gemaakt van wat er zich buiten de vereniging allemaal afspeelt en waar de kansen liggen om de club te versterken en welke ontwikkelingen bedreigingen (kunnen) vormen voor de club. Omdat het beleid van de gemeente een belangrijke bedreiging voor de vereniging kan vormen, wordt in een afzonderlijke paragraaf een beschrijving gegeven van dat beleid. Sterke punten (S): !! Een hechte en gezellige vereniging !! Veel jeugdige vrijwilligers !! Grote vrouwen-/meidenafdeling !! Financieel gezond Zwakke punten (W): !! Behoud en werving van vrijwilligers !! Intern en externe communicatie !! Geen duidelijke koers/visie !! Doorstroming vanuit de jeugd naar de seniorenelftallen Kansen (O): !! Samenwerking met andere verenigingen (met name UDO) !! Groeiende populariteit van het vrouwen- en meidenvoetbal !! Vanaf dit seizoen beschikt VV Oegstgeest over een kunstgrasveld Bedreigingen (T): !! Beleid van de gemeente dat leidt tot lastenverzwaring voor de vereniging !! Lastiger om vrijwilligers te vinden, vooral als het gaat om taken die verplichtingen

voor langere duur met zich meebrengen !! Strengere regelgeving ten aanzien van het beheer van een kantine !! Bevolkingsontwikkeling van Oegstgeest: vanaf 2025 neemt het aandeel jongeren af

terwijl het percentage ouderen toeneemt Het beleid van de gemeente Het beleid van de gemeente Oegstgeest met betrekking tot de verhuur van sportaccommodaties richtte zich de afgelopen jaren op twee zaken: •! Het inzichtelijk maken van de kostendekkendheid van de gebruikstarieven voor de

diverse sportaccommodaties. •! Streven naar kostendekkende tarieven. Dat kan op twee manieren worden

gerealiseerd: 1.! door de verenigingen een huurovereenkomst op basis van een kostprijs dekkende

huurprijs voor te leggen; 2.! door overdracht van het eigendom van de kleedruimtes aan de verenigingen. Dit

houdt in dat de clubs verantwoordelijk zullen zijn voor het beheer en onderhoud van de kleedaccommodatie.

6""

Om kostendekkende tarieven te realiseren, heeft de raad bij het vaststellen van de begroting 2013 besloten dat voor de periode 2013 tot en met 2016 de gemeentelijke inkomsten uit de verhuur van sportvelden elk jaar met € 10.000 zullen worden verhoogd. Het gevolg van dit besluit voor VV Oegstgeest is dat de kosten van huur van de velden in vier jaar tijd met ongeveer 80% is gestegen (van €17.898 in 2012 naar €32.306 in 2016). Kosten VV Oegstgeest voor de huur van de velden 2012: €17.898 2013: €21.500 2014: €25.102 2015: €28.704 2016: €32.306 Totale stijging: €14.408

Er hebben tot op heden nog geen gesprekken tussen VV Oegstgeest en de gemeente plaatsgehad over de overdracht van de kleedkamers aan de vereniging en de voorwaarden waaronder die overdracht kan plaatsvinden. In het najaar verschijnt de nieuwe gemeentelijke sportnota. Te verwachten is dat het beleid wat betreft sportaccommodaties wordt voortgezet. In de Dorpsagenda 2014-2018 (onderdeel van het coalitieakkoord) staat hierover in de paragraaf sport: De veranderende samenleving vraagt om een aanpassing van het sportaanbod en het gebruik van sportaccommodaties. Samenwerking is daarbij van essentieel belang en moet versterkt worden. Daarom willen we met het dorp in gesprek over: •! Eerlijke en transparante tarieven en subsidies voor sportverenigingen; •! Ruimte voor zelfbeheer en zelfwerkzaamheid rond sportaccommodaties.

7""

4.(Missie van VV Oegstgeest De missie van VV Oegstgeest formuleren wij als volgt:

VV Oegstgeest is een vereniging ván en vóór de leden, waar ieder lid op zijn of haar niveau kan voetballen en waar prestaties, plezier en respect voor elkaar hand in hand gaan.

Om deze missie inhoud te geven, streven wij als vereniging het volgende na: •! VV Oegstgeest wil een ontmoetingsplaats zijn voor spelers, vrijwilligers en

supporters, jong en oud, met respect voor elkaar. •! VV Oegstgeest is onderdeel van de Oegstgeester samenleving. Wij willen waar

mogelijk graag een bijdrage leveren aan het oplossen van vraagstukken die spelen in de samenleving.

•! VV Oegstgeest is een vereniging: de club is van de leden, van de leden wordt een bijdrage verwacht om de vereniging goed te laten functioneren.

•! Bij VV Oegstgeest krijgt iedere speler/speelster de mogelijkheid zich als voetballer op zijn/haar niveau verder te ontwikkelen. Er is bij ons aandacht voor alle teams: de selectieteams én de teams met een (meer) recreatief karakter.

•! VV Oegstgeest wil met elk team binnen de mogelijkheden zo goed mogelijk presteren.

•! VV Oegstgeest wil een financieel gezonde vereniging zijn. •! De spelers worden bij VV Oegstgeest niet betaald (ook niet door derden). •! VV Oegstgeest wil graag samenwerken met andere verenigingen om zaken efficiënter

te organiseren en kosten te besparen.

8""

5.(Doelstellingen voor de komende jaren Aan de hand van de SWOT-analyse (sterke en zwakke punten van de vereniging, kansen en bedreigingen in de omgeving van de club) hebben we volgende doelstellingen voor onze vereniging voor de komende jaren geformuleerd: 1.( Onderzoeken van de mogelijkheden van een fusie met UDO Wij willen het komende seizoen in overleg gaan met UDO om de mogelijkheden van een fusie van beide verenigingen te verkennen en de voor- en nadelen ervan voor beide verenigingen in kaart te brengen. 2.( Samenwerken met andere verenigingen Wij willen op een aantal manieren samenwerken met andere verenigingen om krachten te bundelen en (daardoor) geld te besparen. Het gaat om de volgende vormen van samenwerking: -! Samenwerken met de andere verenigingen die het sportpark De Voscuyl gebruiken

(de ‘Voscuylbewoners’) met als doel het beheer van de velden van de gemeente over te nemen. Daartoe zullen de verenigingen een beheersstichting oprichten. Het doel van deze samenwerking is zeggenschap krijgen over het beheer van het sportpark, waardoor de beheerskosten meer voorspelbaar worden.

-! Actieve deelname aan het Voscuyl-overleg en de sportfederatie Oegstgeest.

3.( Beter benutten van het potentieel aan vrijwilligers VV Oegstgeest telt een groot aantal enthousiaste vrijwilligers. Het wordt echter moeilijker om vrijwilligers voor langere tijd te binden aan bepaalde functies of taken. Tegelijkertijd zijn er ook veel mensen binnen de vereniging die wel ‘iets’ willen doen, maar die tot dusverre niet of niet op de juiste wijze zijn benaderd. Om meer vrijwilligers te werven, worden de volgende activiteiten uitgevoerd: -! Actief benaderen van mensen om vrijwilligerstaken te vervullen op het moment dat

ze lid worden of hun zoon of dochter als lid inschrijven. -! Opstellen van taakomschrijvingen waarmee de inhoud van de vrijwilligersfuncties

binnen de vereniging inzichtelijk worden gemaakt (aard van de werkzaamheden, competenties, tijdsbesteding en dergelijke). De taakomschrijvingen maken het mogelijk om gericht te werven en ook om taken eventueel over meerdere personen te verdelen.

4.( Inzetten op verdere groei van het vrouwen-/meidenvoetbal Het vrouwen/meidenvoetbal wordt steeds populairder in Nederland. VV Oegstgeest profiteert hier ten volle van. Wij willen verder groeien. Door de groei denken wij een aantrekkelijkere vereniging voor vrouwen/meiden te kunnen zijn omdat we in elke leeftijdscategorie over teams op verschillende niveaus kunnen beschikken. Om de vrouwen/meidenafdeling verder te laten groeien, willen we in de communicatie naar buiten uitstralen dat VV Oegstgeest dé meidenvoetbalclub in Oegstgeest en omgeving is. 5.( Betere verbinding leggen tussen jeugd en senioren Om de doorstroming van de jeugdelftallen naar de seniorenelftallen en met name de selectie, wordt de kwaliteit van de jeugdopleiding verbeterd. De technische jeugdcommissie zal een technisch jeugdplan opstellen. Hierin zal ook aandacht worden besteed aan de wenselijkheid van het aanstellen een technisch jeugdcoördinator en de

9""

rol die deze functionaris zou moeten vervullen. Er wordt ook een seniorenbeleidsplan opgesteld. 6.( Bevorderen van het 35+ voetbal VV Oegstgeest wil graag voorzien in de behoefte van (iets) oudere mannen om van onze velden gebruik te maken recreatief voetbal (trainingen en onderlinge partijtjes). 7.( Kantine voldoet aan geldende wet- en regelgeving Aan het beheer van een kantine wordt een groot aantal eisen gesteld. Het gaat zowel om landelijke regelgeving (Drank- en Horecawet, voedsel- en warenwetgeving) als om gemeentelijke regelgeving (bijvoorbeeld de sluitingstijden). Op dit moment is niet precies duidelijk in hoeverre de vereniging aan alle eisen voldoet. Om die reden wordt geïnventariseerd welke regels van toepassing zijn, in hoeverre de vereniging voldoet aan deze regels en wat er moet gebeuren om te voldoen aan alle voorschriften. 8.( Verbetering van de communicatie intern als extern Er wordt een communicatieplan opgesteld. Hierin zal nader onderzocht en beschreven worden hoe de verschillende disciplines met elkaar dienen te communiceren. Verschillende communicatievormen en -middelen zullen onderzocht worden op toepasbaarheid. Tevens zal het onderwerp communicatie standaard aan de orde komen tijdens bestuursvergaderingen en bij genomen besluiten.

10""

6.(Activiteitenlijst Om de geformuleerde doelstellingen te realiseren, worden de volgende activiteiten uitgevoerd: %Doelstelling Activiteit Door wie Wanneer

gereed 1.! Onderzoeken mogelijkheden

van een fusie met UDO Voeren van gesprekken met UDO

DB Juni 2016

2.! Intensivering samenwerking met andere verenigingen 2.1.!Samen met andere

verenigingen op De Voscuyl een beheersstichting oprichten

2.2.!Deelname aan Voscuyloverleg en Sportfederatie

Overleg over oprichting beheersstichting Aanwezigheid bij elk overleg

Jan en Leo Jan en Leo

1e kwartaal 2016 Lopende activiteit

3.! Beter benutten potentieel vrijwilligers

Opstellen plan voor werven nieuwe leden als vrijwilligers Opstellen taak-omschrijvingen vrijwilligersfuncties

Gerwin Jan

December 2015 December 2015

4.! Bevorderen groei vrouwen-/meidenvoetbal

Opstellen plan bevordering vrouwen/meidenvoetbal

Dennis 1e kwartaal 2016

5.! Verbetering verbinding tussen jeugd en senioren

Opstellen technisch jeugdplan Opstellen senioren-beleidsplan

Technische jeugdcommissie Martin

1e kwartaal 2016 1e kwartaal 2016

6.! Bevorderen van het 35+ voetbal

Actieve werving van 35-plus leden

Frans December 2015

7.! Kantine voldoet aan wet- en regelgeving

Inventariseren van toepassing zijnde regelgeving

Leo December 2015

8.! Verbetering communicatie intern en extern

Opstellen communicatieplan

Gerwin December 2015

11""

7.(Waarom wil VV Oegstgeest de mogelijkheid van een fusie met UDO onderzoeken?

Het komende seizoen willen wij benutten om het gesprek aan te gaan met UDO om de mogelijkheid van een fusie van beide verenigingen te onderzoeken. Wij zien op voorhand een aantal belangrijke voordelen in zo’n fusie. De besprekingen met UDO moeten duidelijk maken of deze voordelen ook daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden. Gedacht kan worden aan de volgende voordelen: 1.! Door de mogelijkheid van een fusie te gaan onderzoeken, nemen VV Oegstgeest en

UDO het heft in eigen hand. Zij bepalen de voorwaarden waaronder een fusie kan plaatsvinden. Nemen de verenigingen zelf niet het initiatief, dan bestaat de kans dat de gemeente op een bepaald moment de clubs gaat dwingen om te fuseren, en dan op de voorwaarden van de gemeente.

2.! De nieuwe fusievereniging krijgt een sterkere financiële positie die haar weerbaarder maakt als de gemeente de financiële lasten voor de sportverenigingen (verder) verhoogt.

3.! Fusie van beide verenigingen geeft een impuls aan het jeugdvoetbal. Door een groter aanbod van spelers kunnen selectieteams op een hoger niveau spelen. Talentvolle(re) spelers zullen hierdoor minder snel naar andere verenigingen vertrekken. Bovendien zijn er meer financiële mogelijkheden om de kwaliteit van de jeugdopleiding te verbeteren.

4.! Er ontstaat de mogelijkheid (en door de grotere schaal van de vereniging wellicht ook de noodzaak) om bepaalde vitale functies binnen de vereniging te professionaliseren (denk bijvoorbeeld aan het kantinebeheer of de begeleiding van de jeugdafdeling).

Een fusie brengt ook nadelen en risico’s met zich mee. Een belangrijk risico is dat de nieuwe vereniging zodanig van karakter verschilt van VV Oegstgeest dat veel (dan ex) VV Oegstgeestleden zich er niet in thuis voelen. Om dit gevaar te voorkomen, zal bij het onderzoeken van de mogelijkheden van een fusie niet alleen gekeken moeten worden naar de financiële en organisatorische voor- en nadelen, maar ook of er voldoende waarborgen zijn dat de kernwaarden van VV Oegstgeest, zoals verwoord in de missie en de uitwerking ervan (zie hoofdstuk 4), in de fusievereniging voldoende tot hun recht zullen komen.