/ type document

PROJECTFICHE BELANGHEBBENDENONDERZOEK

0 AANVULLENDE INFORMATIE BENCHMARKDATABANK

Entiteit: Bijv. Agentschap OverheidspersoneelSub-entiteit: Bijv. HR-technologie en dataBeleidsdomein: Bijv. BestuurszakenType Organisatie: Bijv. IVASoort dienstverlening: Bijv. Organisatieontwikkeling

1 INTAKEGESPREK Mogelijke data intakegesprek tussen GfK Belgium en contactperso(o)n(en) aanvragerBijv.

Datum 1 01/03/2016 om 10u. Datum 2 08/03/2016 om 14u. Datum 3 09/03/2016 om 9u.

2 OPDRACHTGEVER EN CENTRALE CONTACTPERSOONDe opdrachtgever en de contactgegevens van de centrale contactpersoon doorheen het project (minstens emailadres en telefoonnummer). Bijv. Agentschap Overheidspersoneel. Voornaam Naamvoornaam.naam@bz.vlaanderen.be Tel. 02/ 000 000 0

https://www.bestuurszaken.be/agentschap-overheidspersoneel

3 CONTEXTDe strategische verankering of achtergrondsituatie wordt hier voorgesteld in het kortBijv.In het ondernemingsplan is het volgende strategische project opgenomen: Entiteit X voert jaarlijks een evaluatie uit naar de tevredenheid van haar klanten. Dit onderzoek richt zich op enerzijds (1) de tevredenheid met de wijze waarop de dossiers worden behandeld, en op anderzijds (2) de tevredenheid over de informatieverstrekking.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

pagina 2 van 6 Titel van het document 17.04.2014

4 CENTRALE ONDERZOEKSVRAAGDe onderzoeksvraag en de doelstellingen van het onderzoek worden geduid. Wat zijn de vragen die opgelost dienen te worden in het onderzoek, wat wil je te weten komen of wat zou het effect moeten zijn van dit onderzoek?Bijv.De centrale onderzoeksvraag gaat over de tevredenheid van de klanten van entiteit X. Meer bepaald wordt de tevredenheid onderzocht als:

de wijze waarop dossiers worden behandeld de rol van entiteit X bij het X-project de verwachtingen over de informatiekanalen

5 ONDERZOEKSPOPULATIE, STEEKPROEF EN BRONBESTAND

De te bevragen respondenten (onderzoekspopulatie), de grootte van deze groep respondenten en het aantal te behalen interviews (bruto en netto steekproef) en de wijze waarop informatie beschikbaar is voor deze respondenten (het bronbestand) worden geduid).

.51 D D EFINITIE ON ERZOEKSPOPULATIE Hoe kunnen de respondenten gedefinieerd worden? Zijn het organisaties, burgers, of medewerkers van entiteit X, …? Zijn er verschillende doelgroepen die onderscheiden dienen te worden? Bijv.De onderzoekspopulatie bestaat uit de vertegenwoordigers van organisaties die klant zijn van entiteit X. De vertegenwoordigers zijn vaak directieleden, maar kunnen ook HR-verantwoordelijken zijn.

.52 B DRUTO EN NETTO STEEKPROEF VAN RESPON ENTEN Gegeven de onderzoekspopulatie, hoe groot is deze groep op zich (bruto steekproef) en hoeveel respondenten wil men uiteindelijk bevragen (netto steekproef)? Bijv.Er zijn 1000 unieke respondenten die kunnen deelnemen aan het onderzoek (bruto steekproef). Alle respondenten aangeschreven en zo veel mogelijk respondenten van de bruto steekproef vormen de uiteindelijke netto steekproef OF gegeven het profiel van de respondenten, zouden we graag een responsgraad van 30% behalen wat overeenkomt met 300 unieke respondenten OF we willen 400 respondenten bevragen.

.53 B B D D B RON ESTAN EN ACHTERGRON VARIA ELEN Over welke informatie beschikt men om deze respondenten te identificeren en contacteren? Zijn deze data volledig en up-to-date?

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

17.04.2014 Titel van het document pagina 3 van 6

Bijv.Entiteit X bezorgt aan GfK Belgium het bronbestand. Van alle 1000 respondenten heeft entiteit X de volgende informatie verzameld in een Excel/SPSS/… bestand: Naam en voornaam Functie (niveau) binnen organisatie Emailadres, postaal adres, telefoonnummer Leeftijd Provincie Taal (FR/NL)

6 VRAGENLIJSTWat is de inhoud en de lengte van de gewenste vragenlijst? Worden er open vragen gesteld? Dient deze vertaalt te worden in andere talen? Is deze gebaseerd op de standaardvragenlijst van de Vlaamse Overheid? In elke vragenlijst staan verplicht volgende vragen, die gebenchmarkt zijn en zullen gerapporteerd worden op totaalniveau aan AgO:

Vertrouwen: Ik heb vertrouwen in Entiteit X Algemene tevredenheid dienstverlening: In het algemeen, hoe tevreden bent u over de

volledige dienstverlening van Entiteit X? Imago: Entiteit X geeft algemeen genomen een goede indruk

Bijv. De vragenlijst is een 10 minuten vragenlijst gebaseerd op de standaardvragenlijst van de Vlaamse Overheid OF de vragenlijst wordt volledig uitgewerkt door GfK Belgium OF de vragenlijst is gebaseerd op een eerdere vragenlijst van Entiteit X.Er wordt gewerkt met gesloten vragen OF er worden 2 open vragen gesteld.

7 VELDWERK(METHODE)Welke methode is gewenst? Is er een kwalitatief voor- of natraject met focusgroepen, individuele interviews met stakeholders of leidend ambtenaren, … gewenst? Dient de vragenlijst ingevuld te worden online, telefonisch, per post, via verschillende methodes (naargelang leeftijd respondent of naargelang data in bronbestand).Zijn er responsverhogende maatregelen tijdens het veldwerk, zoals een online reminder, een telefonische rekrutering, …Bijv.De bevraging dient online te gebeuren via het emailadres van de respondent. We wensen ook een online en telefonische reminder waarop respondenten worden gevraagd om online de vragenlijst alsnog in te vullen. We wensen een info-emailadres (onderzoek@gfk.com) voor dit onderzoek waarop respondenten met vragen terecht kunnen.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

pagina 4 van 6 Titel van het document 17.04.2014

8 ANALYSEWelke resultaten analyses zijn gewenst na het veldwerk:

Dataverwerking: cleaning, verwijderen van onzuivere resultaten Datatabulatie: op basis van x aantal op voorhand te bepalen kenmerken de data opsplitsen en

vergelijken via een tabellenrapport Frequentie en kruistabellen, vergelijking tussen groepen Codering van open vragen in gesloten vragen voor verdere analyse Analyse van evolutie aan de hand van resultaten vorige onderzoeksdata Prioriteiten en actieplannen visualiseren Extra analyses o.b.v. valide onderzoekkaders (regressieanalyse, factoranalyse, KDA analyse, …), …

Bijv.Wij wensen 5 opsplitsingen te maken en te analyseren. Frequenties worden in zijn totaliteit bekeken, maar ook voor de 5 volgende opsplitsingen: (1) geslacht (man/vrouw), (2) leeftijdscategorie (-45 jaar/+45 kaar), (3) provincie (Limburg/Antwerpen/Vlaams Brabant/West-Vlaanderen/Oost-Vlaanderen), (4) functie (directie/niet-directie), (5) combinatie kennis-gebruik entiteit X (geen kennis/kennis, maar geen gebruik/kennis en gebruik). We hebben 1 open vraag die geanalyseerd te worden als een gesloten vraag, de andere moet bekeken worden via oplijsting en een word cloud..

9 AFGELEVERDE PRODUCTENWelke producten dien afgeleverd te worden (i.e. output en deliverables). Dit kan zijn:

Ruwe data in SPSS/Excel De finale vragenlijst(en) Oplijsting open antwoorden in Excel/Word Tabellenrapport met x kruisingen in PDF/Excel met leeswijzer Rapport in PPT met alle analyses, een beschrijving van de data en methode1

Presentatie in PPT met key insights alsook interpretatie, conclusie en aanbeveling (story telling approach) 2

Interactieve workshop waarin korte/lange PPT presentatie wordt gepresenteerd aan Entiteit, AGO, en/of stakeholders

Word rapportering (eventueel met input van de interactieve workshop discussies) 3

Management summary in Word Abstract of summary voor verdere verspreiding of website in Word4

Visuele factsheet5

Bijv. Wij wensen naast de ruwe data in SPSS en de finale vragenlijst, een tabellenrapport in pdf met leeswijzer waarin de 5 opsplitsingen worden gerapporteerd, alsook de totale scores, gemiddeldes en top scores per vraag. Oplijsting van de open antwoorden gebeurt in Word en we wensen een rapport 1 Vlaamse overheid – Personeelspeiling 2014 resultaten rapport in PPT2 Stichting tegen Kanker: studie over jongeren en rookgedrag key insights rapport in PPT 3 Europese Commissie - onderzoek “study on second hand cars market” word rapport of Europese Commissie - onderzoek “Monitoring consumer markets in the EU” 4 Europese Commissie op de website over het onderzoek “study on second hand cars market” 5 Europese Commissie op de website over het onderzoek “study on second hand cars market”

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

17.04.2014 Titel van het document pagina 5 van 6

op basis van het vorige rapport in 2010, met inclusie van vergelijking over de tijd. We wensen een presentatie op basis van een PPT van max 20 slides op ons directiecomité, alsook een presentatie op basis van een PPT van max 6 slides op een event dat we voor onze stakeholders organiseren.

10 TIMINGZijn er bepaalde criteria inzake timing? Zijn deze timings gewenst of noodzakelijk? Is er een deadline voor het veldwerk of de aflevering van de rapporten die in acht genomen moet worden.Bijv. Wij wensen het veldwerk te laten uitvoeren vóór 1 april 2016, omdat het beleid na 1 april gewijzigd wordt en vragen niet meer van toepassing zijn voor bepaalde respondenten. Het directiecomité komt samen op 16/05/2016 en we zouden graag dan resultaten presenteren over dit onderzoek.

11 BUDGET Zijn er bepaalde criteria inzake budget? Bijv. Wij hebben een maximum budget van 20.000 euro excl. BTW en zouden voor dit budget zo veel mogelijk respondenten willen bevragen.

12 OPMERKINGENZijn er bepaalde opmerkingen, aandachtspunten of risicofactoren, verwachtingen bij de uitvoering van het onderzoek?Bijv. Wij wensen dat een AgO adviseur op het intakegesprek aanwezig is.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

pagina 6 van 6 Titel van het document 17.04.2014