Tips voor de organisatie

van een succesvol event

I

n

c

l

u

s

i

e

f

d

r

a

a

i

b

o

e

k

&

c

h

e

c

k

l

i

s

t

Inhoud

1. Doelgroep2. Datum3. Locatie4. Catering5. Invulling6. Uitnodiging7. Checklist8. Draaiboek

Een goed georganiseerd event is één van demeest effectieve manieren om met jedoelgroep in contact te komen. Maar hetorganiseren van een event wordt vaakonderschat. Genoeg voorbereidingstijd en eenoverzichtelijke planning zijn dan ook een must.Want hoe zorg je ervoor dat je event eensucces wordt? Waar moet je op letten? In deze whitepaper vind je belangrijke tips éneen handige checklist voor de organisatie vaneen succesvol event. We wensen je veel succesmet het organiseren van jouw event!

Whitepaper succesvol event - KontaktderKontinenten.nl

Inhoud

Doelgroep

De eerste stap bij het organiseren van een event is het bepalen van de aanleiding en dedoelgroep voor wie je het event organiseert. Waarom wil je het event organiseren? Watis je doelstelling? Wie wil je bereiken? Door je doelgroep al in het beginstadium goed inkaart te brengen, kun je de inhoud van je event beter afstemmen op hun wensen enbereik je sneller het gewenste resultaat.

Whitepaper succesvol event - KontaktderKontinenten.nl

Wat is de leeftijd van de gasten?

Zijn het merendeels mannen, vrouwen of 50/50?

Waar liggen hun (gezamenlijke) interesses?

Waar komen ze vandaan?

Wat is het opleidingsniveau en welstandsklasse van de gasten?

Wat is de levensstijl van de gasten?

Beantwoord de volgende vragen over je doelgroep:

Datum

Om een goede datum voor je event te prikken kijk je niet alleen naar je eigen agenda en debeschikbaarheid van de locatie, maar ook wanneer het jouw doelgroep het beste uitkomt.Zakelijke events vinden vaak op maandag, dinsdag, woensdag of donderdag plaats. Doorrekening te houden met belangrijke dagen zoals schoolvakanties en feestdagen vergroot jede kans op een goede opkomst.

Whitepaper succesvol event - KontaktderKontinenten.nl

Welke sportwedstrijden zijn er?

Wat is er op televisie?

Wat speelt er in de politiek?

Welke evenementen zijn er?

Is het geen feestdag en/of vakantie?

Wat is de levensstijl van de gasten?

Onderzoek het volgende:

Locatie

De locatie van je event kan veel invloed op het aantal aanmeldingen en het succes van jeevent hebben. Belangrijke aandachtspunten zijn de sfeer, bereikbaarheid, capaciteit enfaciliteiten. Daarnaast is het een pluspunt als de medewerkers van de locatie proactiefmeedenken en flexibel zijn.

Whitepaper succesvol event - KontaktderKontinenten.nl

Bereikbaarheid

Parkeergelegenheid

Juiste sfeer en uitstraling, passend bij je gasten

Maximum capaciteit

Voldoende break-out ruimtes

Verwarming of airconditioning

Akoestiek

Kleedruimtes voor eventuele sprekers of artiesten

Toegankelijkheid mindervaliden

Let op de volgende punten:

Catering

Ook de invulling van de catering is een belangrijke factor in het succes van je event. Het isdaarom goed om vooraf te bedenken welke pauze- en eetmomenten er zijn en hoe je dezein wilt vullen. Wil je meerdere 'kleine' eetmomenten verspreid over de duur van het event?Of liever een groots diner? En hoe moeten de hapjes en drankjes geserveerd worden? Bij een informeel event kies je misschien eerder voor een festivalsetting met streetfood enstatafels. Bij een formeel event is een buffet of een meergangen diner vaak populair en zijngedekte tafels geschikter. Hebben je gasten specifieke dieetwensen? Wordt er veel vegetarisch gegeten of is het vanbelang dat het eten biologisch is? Het is goed om dit soort details ruim van tevoren met delocatie te bespreken. De locatie kan dan haar inkopen en het menu hier op afstemmenwaardoor verspilling wordt voorkomen. Daarnaast ben je ervan verzekerd dat al je gastenkunnen genieten van het lekkere eten.

Whitepaper succesvol event - KontaktderKontinenten.nl

Invulling

Natuurlijk wil je dat je gasten na afloop van het event met een positief gevoel naar huisgaan. Hierdoor worden gasten ambassadeurs van jouw organisatie en zullen ze meerverbinding voelen. Zorg bij de invulling van het programma dat je je gasten inspireert enverrast. Denk goed na over de keuze van sprekers, de opstelling en inrichting van de zaal.Een programma met voldoende pauzes en afwisseling zorgt dat deelnemers de aandacht ermakkelijker bij kunnen houden.

Whitepaper succesvol event - KontaktderKontinenten.nl

Indien de gekozen locatie ook over een buitenterrein beschikt (en de weersomstandighedenhet toelaten) kun je het programma afwisselend buiten en binnen plaats laten vinden. Eenpresentatie kan vanwege het geluid en beeld beter binnen, maar ter afwisseling is het juistleuk om een interactieve workshop of de pauze wel buiten te plannen.

Uitnodiging

Om het aantal aanmeldingen voor je event te stimuleren mag een goede uitnodiginguiteraard niet ontbreken. Zorg dat je de datum van je event tijdig communiceert. Dit kanbijvoorbeeld door een 'save the date' te sturen. Uiterlijk 4 weken voorafgaand aan hetevenement verstuur je de officiële uitnodiging. Door na het versturen van de uitnodigingregelmatig weer contact te hebben komt je event - en dus ook jouw bedrijf - steeds weerbij je potentiële gasten onder de aandacht.

Whitepaper succesvol event - KontaktderKontinenten.nl

6 weken van te vorenSave the date

4 weken van te vorenOfficiële uitnodiging

2 weken van te vorenReminder

1 week van te vorenPraktische informatie voor het event 1 dag van te voren'Tot morgen' inclusief routebeschrijvingmet actuele informatie zoalswegwerkzaamheden en omleidingen

Planning

Draaiboek

Door een draaiboek te maken zorg je dat alle betrokken partijen een duidelijk overzicht vanhet verloop van het event hebben. Een goed draaiboek geeft houvast en brengt eventueleknelpunten vooraf in kaart. Plan tijdig een draaiboekbespreking in zodat eventuele vragenvan bijvoorbeeld de locatie en leveranciers nog beantwoord kunnen worden.

Whitepaper succesvol event - KontaktderKontinenten.nl

Download het draaiboek

Checklist

Whitepaper succesvol event - KontaktderKontinenten.nl

Doelgroep

Datum

DatumTijdstipDuur

Locatie

BudgetAantal personenMinimale eisen

Catering

Culinaire invullingPauze- en eetmomentenDieetwensen inventariseren

Invulling

Ontvangst

OpstellingProgramma en sprekers

DoelgroepSfeer

Aanleiding

Muziek

Aankleding

VertrekGoodiebagFotograafVideograaf

Audiovisuele middelen

Uitnodiging

Save the dateUitnodigingReminderPraktische informatie

Promotie

Online communicatieOffline communicatie

Na afloop

BedankjeEvaluerenFeedback verzamelen

Over ons

Whitepaper succesvol event - KontaktderKontinenten.nl

Het gastvrije Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten ligt op nog geen 5 minuten van deA28 en bestaat uit twee gebouwen: voormalig Missiehuis Sint Jan en voormalig KloosterCenakel. De historische gebouwen zijn omgeven door een groen bosterrein en beschikkensamen over 25 vergaderzalen, 3 conferentiezalen en 131 comfortabele hotelkamers. Vooreen culinaire onderbreking kunnen gasten terecht in ProefLokaal De Wereld.

Nieuwsgierig geworden?

We vertellen je graag alles over onzebijzondere locatie. Maak gerust een afspraakvoor een kop koffie en een rondleiding. Jebent van harte welkom!

Tel. 0346 - 35 17 55www.kontaktderkontinenten.nlinfo@kontaktderkontinenten.nl

Download de brochure

Neem contact met ons op