Tips en tricks voor het organiseren van

een fuif of optreden in JC Tranzit

Inhoud en vormgeving: JC Tranzit, Magdalenastraat 48; 8500 Kortrijk - jeugdcentrum@kortrijk.be - 056/27 73 40

Foto’s: copyright Davy Depauw

Tips & tricks bij het organiseren van fuiven en optredens in JC

Tranzit

Vooraf Waarom / waarvoor?

Wat is de doelstelling voor het organiseren van het evenement: fondsenwerving, profilering

van de vereniging…

Wat?

Wat wil je juist doen? Inhoud vastleggen (werken met grote of kleinere namen inzake pro-

gramma7e…)

Waar?

Het is belangrijk om 7jdig de loca7e vast te leggen, zodat je zicht krijgt op de specifieke voor-

waarden van de gekozen infrastructuur. De lokalenwijzer van de stad Kortrijk kan je hierbij

helpen: www.kortrijk.be/lokalenwijzer

Hou hierbij rekening met huurprijs, drankafname, aanwezigheid technische installa7es…

Wanneer?

Daarnaast is het ook verstandig om 7jdig een periode uit te s7ppen waarin je dit evenement

wil laten doorgaan, want fuifloca7es zijn vlug volgeboekt. Het nemen van een op7e op een

bepaalde datum is hiervoor een handige tussenstap.

Hou rekening met de doelgroep bij het bepalen van de datum (blok- en/of examenperio-

des…).

Voor wie?

Tot welke doelgroep richt het evenement zich. Dit beïnvloedt uiteraard ook de bovenstaande

vragen (inhoud, datum, loca7e…).

Wie?

Stel een werkgroep samen van mensen die zich willen engageren om het evenement te orga-

niseren. Een oplijs7ng van een aantal te verdelen taken:

⇒ Eindverantwoordelijke

⇒ Programma7e

⇒ Loca7e / vergunningen / toela7ngen

⇒ Financieel (begro7ng, subsidies, sponsering…)

⇒ Promo7e

⇒ Vrijwilligers

⇒ Techniek / inkleding

⇒ Veiligheid

⇒ …

Bij vragen of twijfel kan je steeds terecht bij de fuifcoach van JC Tranzit via

jeugdcentrum@kortrijk.be

6 tot 5 maanden vooraf

Leg je programma7e vast: welke dj’s / bands wil je aan bod laten komen? Wat kosten ze, en

welk materiaal moet je als organisator voorzien?

Indien met (semi-)professionele DJ’s of bands werkt, lees dan heel goed het contract na!

Neem een op7e op één of meerdere loca7es, en vraag de specifieke huurvoorwaarden op

(tarieven, voorzieningen, reglementering…)

De tarieven van de zaal in JC Tranzit zijn als volgt (zie volgende pagina):

Voorafgaande toelich�ng

Categorieën

Categorie A: erkend jeugdwerk, niet-georganiseerde jeugd (met als doel te erkennen), part-

ners, scholen

Categorie B: erkende volwassenorganisa�es

Ac�viteiten zonder openbaar karakter zijn principieel niet toegelaten in het JC Tranzit.

Bvb. Communies, huwelijken, verjaardagen, …

Types gebruik

⇒ Gra�s ac�viteit: vormingen, vergaderingen, workshops, … waarbij geen toegangsgelden

worden gevraagd.

⇒ Opbrengstac�viteiten: ac�viteiten waarbij toegangsgelden worden gevraagd en fuiven

⇒ Uitzonderingen: beslissing door de coördinator van het JC Tranzit

A. Waarborgen

- JC Tranzit: 250,00 EUR

De coördinator van het jeugdcentrum kan voor specifieke ac�viteiten steeds een hogere waar-

borg eisen.

B. Huurprijzen (onder voorbehoud)

De prijzen voor de zaal in JC Tranzit zijn per dagdeel.

Dagdelen:

Voormiddag: 7u tot 13u

Namiddag: 13u tot 18u

Avond: 18u tot 23u

Nacht: 23u tot 05u

Annula�evergoeding JC Tranzit:

Indien een annula�e niet �jdig gebeurt (zaal = tot 14 dagen voor ac�viteit, lokaal = tot 3

dagen voor ac�viteit) dan wordt er een annula�evergoeding aangerekend gelijk aan de

hel: van de huurprijs met een minimum van 10 euro.

Schade aan het gebouw wordt aangerekend volgens de kostprijs van het herstel.

Bij het niet naleven van het huishoudelijk reglement wordt de volledige waarborg

ingehouden.

Als een personeelslid van de stad opgeroepen wordt voor een onnodige interven�e wordt 50

EUR + het geldende uurloon aangerekend.

Bij het verlies van sleutels door de gebruiker wordt 50 EUR aangerekend.

JC Tranzit

Categorie A

Gra�s ac�viteit 10 EUR

Opbrengstac�vi-

teit

30 EUR

Categorie B

Gra�s ac�viteit 20 EUR

opbrengstac�viteit 70 EUR

C. Drankprijzen

Prijzen voor doorverkoop

Dranken die extra besteld worden uit de catalogus van de leverancier en bedoeld zijn voor

doorverkoop worden aan inkoopprijs + 45% aangeboden.

Dranken die niet in het aanbod van het jeugdcentrum zi?en kunnen binnengebracht worden

mits voorafgaande melding en betaling van een schenkrecht van 15 EUR per dranksoort. In-

breuken hierop worden aangerekend aan 100 EUR per dranksoort.

D. Huur materiaal

Daar het materiaal enkel gebruikt mag worden binnen infrastructuur van JC Tranzit wordt

hiervoor geen aparte waarborg aangerekend.

Schade aan het materiaal wordt aangerekend volgens de kostprijs van het herstel.

Bockor fles 0,65 EUR

Bockor 50L 136,68 EUR

Bockor 30L 81,68 EUR

Kriek fles 1,03 EUR

Omer fles 1,46 EUR

Plat water 1L 0,44 EUR

Spuitwater 1L 0,44 EUR

Cola 1L 1,99 EUR

Cola light 1L 1,99 EUR

Fanta 1L 1,54 EUR

Ice Tea 1L 2,42 EUR

Discobar + micro 25 EUR

Boomblaster 5 EUR / stuk

Microset + mengpa-neel

15 EUR

Monitor 5 EUR / stuk

Beamer + scherm 10 EUR

Kookplaat 5 EUR / stuk

Partytafels 5 EUR / stuk

Stroomkoffer 10 EUR

E. Huurvoorwaarden en regelgeving

In JC Tranzit worden volgende zaken geëist:

• Betaling Sabam – bijdrage.

Dit kan digitaal worden ingevuld op de website www.sabam.be

De afme7ngen van JC Tranzit zijn: 250m²

De bijdrage voor de billijke vergoeding werd voor beide loca7es door de uitbater afge-

sloten in een jaarcontract. De huurder hoeN hier dus niets voor te ondernemen.

• Verzekeringen:

De huurder dient een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te nemen voor de vrij-

willigers die op dit evenement meehelpen. Dit kan via een verzekeringsinstelling naar

keuze of (gra7s) via de provincie (hOp://www.west-vlaanderen.be/kwaliteit/Welzijn/

vrijwilligerswerk/provincialevrijwilligersverzekering/Pages/default.aspx)

• Registra7e evenement bij evenementenloket: www.kortrijk.be/evenementenloket.

Vraag eerst een gebruikersnaam en wachtwoord aan. Van zodra alle informa7e om-

trent het evenement gekend is (loca7e, datum, programma, prijzen, uren, verwacht

aantal bezoekers…) kan dit worden aangevuld.

• Safe Party Zone:

Dit is een label dat aantoont dat jij als organisator geeN om de veiligheid op jouw feest.

Het label geeN immers aan dat je een opleiding hebt gevolgd over veilig organiseren

(de fuiQuddie-opleiding) én dat je aan de ingang soNware gebruikt waarmee je de toe-

gang kan ontzeggen aan gekende amokmakers.

Meer info vind je op: hOp://www.kortrijk.be/producten/safe-party-zone-voor-

organisatoren

• Een drankvergunning voor 7jdelijke ac7viteiten is in Kortrijk niet langer nodig.

• Een nachtvergunning:

Is in JC Tranzit niet nodig. Het jeugdcentrum heeN zelf een convenant afgesloten

• Geluid:

De infrastructuur van JC Tranzit valt onder een ‘melding klasse 3’. Concreet houdt dit in

dat er bij evenementen een geluidsvolume mag worden geproduceerd van tot maxi-

maal 95dB(A). JC Tranzit voorziet zelf een geluidsmeter die aan de DJ-booth wordt

voorzien.

De organisator is maw verantwoordelijk voor het respecteren van dit volume!

Bespreek dit zeker met de bedieners van de geluidsinstalla7e (DJ’s of PA-firma).

• Capaciteit: JC Tranzit: 400 personen

F. Stel een begro(ng op met verwachte uitgaven en inkomsten

Deze formule kan je helpen een voorzich7ge schaUng te maken van de drankinkomsten:

[(neOo winst bier x 4) + (neOo winst fris x 2) + (neOo winst speciale drank (vb cocktail) x 1)] x

aantal bezoekers. Tel hierbij het geschat aantal bezoekers X inkomprijs.

Als erkende jeugdvereniging kan je genieten van heel wat ondersteuning vanuit de stad.

Vraag na bij JC Tranzit of je kan erkend worden als jeugd(cultuur)ini7a7ef, of dat je evene-

ment in aanspraak komt voor een projecOoelage. Dit kan 7jdens de openingsuren (elke werk-

dag van 15u tot 18u en woensdag 12u tot 18u), telefonisch (056 27 73 40) of via mail: jeugd-

centrum@kortrijk.be Meer info: www.kortrijk.be/organiseren

4 maanden vooraf

• Stel een sponsordossier op.

Meer info hieromtrent vind je op www.fuifpunt.be/pagina/sponsors-zoeken

Zoek sponsors (je plant dit best aan het einde van een kalenderjaar of bij de start van een

nieuw jaar. Dan beschikt een firma over haar volle sponsorbudget…). Denk bij het zoeken

naar sponsors na welke firma zich wil profileren naar de doelgroep van de fuif.

• Promo(emateriaal ontwerpen.

Hou hierbij rekening dat je opvalt, dat de datum en loca7e duidelijk zijn, en dat het qua lay-

out gericht is op de doelgroep. Hierbij dien je ook het logo van Safe Party Zone te vermelden

(zowel op affiches als flyers, alsook een tekstje op de 7ckets). Neem hiervoor contact op met

de fuifcoach via: jeugdcentrum@kortrijk.be

• Vraag het nodige materiaal aan bij de uitleenwinkel van de stad Kortrijk (www.kortrijk.be/

evenementenloket)

• Voorverkooppunten contacteren

• Maak een promo(eplan op.

Denk hierbij goed na over welke plaatsen door de doelgroep worden bezocht, en welke pro-

mo7evorm hiervoor het best werkt (cfr. Flyeren aan scholen, affiches in cafés, facebook,

website…) + hang hier een duidelijke 7ming en taakverdeling aan.

Stuur zeker ook een affiche van je evenement door naar jeugdcentrum@kortrijk.be JC Tran-

zit zorgt er ook voor dat je fuif gepromoot wordt in de stadskanalen.

• Offertes voor drukwerk opvragen

3 maanden vooraf

Eens alle sponsors, programma7e, loca7e, datum en voorverkooppunten gekend zijn, kan het

ontwerp worden afgewerkt. Dit kan worden afgeleverd aan de drukker. Hou rekening met de

leveringstermijn van de drukker!

Start de verspreiding van de digitale promo7e (website, email, facebook…).

Let erop dat ook hier overal een logo van Safe Party Zone dient op te staan!

Verspreiding van het drukwerk volgens het promo7eplan.

Verdeel hiervoor de taken, en volg goed op!

• Veiligheid:

In JC Tranzit: beslis wie instaat voor de veiligheid (mag door vrijwilligers). Indien jullie bewust

kiezen voor het inzeOen van vrijwilligers om de veiligheid te garanderen, moet je er wel opleOen

dat dit onder een strenge wetgeving valt. Om bepaalde taken te kunnen uitoefenen, dien je op

voorhand toestemming te vragen aan de burgemeester. Alle info hierrond: www.kortrijk.be/

producten/werken-als-vrijwilliger-belast-met-bewakingsac7viteiten

• Drank:

In JC Tranzit: drank wordt voor jullie voorzien. Vraag via het contract de juiste hoeveelheden en

het juiste assor7ment.

2 maanden vooraf

• Promo(e:

Voorzie verschillende affiche- en flyerrondes. Doe ‘hot spots’ meer dan één keer.

• Zoektocht naar de nodige medewerkers

Opbouw, fuif, opkuis en promo7e... Zorg dat ze goed op de hoogte zijn van de programma-

7e en dergelijke meer. Mond-aan-mond-reclame is ook heel belangrijk!

• Verdeel de kaarten naar de voorverkooppunten en medewerkers.

• Catering:

Indien je met catering werkt (frietkot, hamburgers…): leg de firma vast.

Voor de veiligheid van de bezoekers is de manier waarop er eten gemaakt wordt en / of be-

waard zeer belangrijk. Je kan als uitbater van een eetkraam verantwoordelijk gesteld wor-

den als er iemand ziek wordt.

In JC Tranzit wordt dit enkel toegestaan in de perimeterzone buiten, en dus niet binnen in

de infrastructuur.

• Afspraken met DJ’s/groepen (soundcheck, speel(d)uur, vervoer, maal7jden, overzich7ng…)

• Inlichten buren

Dit kan aan de hand van een brief. Vermeld hierbij ook een telefoonnummer. Op deze ma-

nier kan je bij problemen / vragen zelf gecontacteerd worden, en vermeid je mogelijks een

klacht bij de poli7e.

1 maand vooraf

• Promo(e: wees aanwezig op soortgelijke evenementen om te flyeren!

• Sabam aanvragen: www.sabam.be

• Tweede plak- en flyerronde

• Voorverkoop opvolgen

• Invullen evenementenfiche via www.kortrijk.be/evenementenloket

• Indien gevraagd een veiligheidsoverleg (poli7e, brandweer, rode kruis)

3 weken vooraf

• Persbericht

Via de site van de Stad Krtrijk, kan je een handig Excell-formulier vinden met alle contactge-

gevens: www.kortrijk.be/node/1950638

• Derde plak- en flyerronde

• Taakverdeling (inclusief opkuis) opstellen en verspreiden naar de medewerkers en bijkomen

de zoektocht naar medewerkers (indien nodig)

• Lijst nu<ge telefoonnummers opstellen

• Noodplan opstellen (hoe reageren bij welke problemen, inclusief namen)

Minder dan 1 week vooraf

• DJ’s (en eventueel groepen) opnieuw contacteren

• Buurtbewoners (opnieuw) verwiUgen

• Voorverkoop afrekenen en resterende kaarten ophalen

• Medewerkers brieven met de laatste afspraken (exacte uren, shiN-verdeling…)

• Lijst nuUge telefoonnummers aanvullen

• Wisselgeld halen

• Taaklijsten (shiN-verdeling) uithangen

• Installeren bonnetjesstand

• Installeren ves7aire

• Controleren netheid van de toileOen + voorzien van toiletpapier

• Medewerkers briefen

• Opbouw:

A\alen en terugbrengen sleutels:

De sleutels van de infrastructuur en de nodige bergingen kunnen afgehaald worden

7jdens de openings7jden:

Maandag tem vrijdag tussen 15u en 18u, en op woensdag tussen 12u en 18u. Bij opha-

ling tekent de organisator in het sleutelboek voor ontvangst. Na de ac7viteit kan de

organisator de sleutels deponeren in de sleutelkluis die zich aan één van de nood-

deuren bevindt.

• Staat van bevinding van de zaal van JC Tranzit:

Standaardopstelling:

Elk lokaal in JC Tranzit heeN een standaardopstelling (vaste schikking van meubilair en ove-

rige voorzieningen). Elke gebruiker krijgt de infrastructuur in deze opstelling. Er wordt dan

ook verwacht dat de infrastructuur na het evenement op dezelfde manier wordt afgeleverd.

Deze opstelling hangt ook uit in elk lokaal.

Decora�e:

Ramen, deuren, panelen, muren, vloeren enzomeer mogen in geen geval geschilderd of be-

nageld worden. Het is in geen geval toegestaan hech7ngsmiddelen te gebruiken. Inkleding

van de ruimte kan enkel in onderlinge afspraak met JC Tranzit.

• Drank:

De vooraf gevraagde drank wordt door JC Tranzit zelf voorzien. Er wordt vóór aanvang een

stocktelling uitgevoerd, alsook na afronding van de verhuur. Het verschil van beide tellingen

is het drankverbruik, en wordt samen met de huurprijs voor de infrastructuur en het mate-

riaal gefactureerd.

• Safe Party Zone:

Jeugdraadcontainer – perimeterzone (zie bijlage)

Pc’s

Banners – huisreglement

Tijdens het evenement

We>elijke verplich(ngen:

• Geluid:

De infrastructuur van JC Tranzit valt onder een ‘melding klasse 3’. Concreet houdt dit in

dat er bij evenementen een geluidsvolume mag worden geproduceerd van tot maximaal

95dB(A). JC Tranzit voorziet zelf een geluidsmeter die aan de DJ-booth wordt voorzien.

De DJ is met andere woorden verantwoordelijk voor het respecteren van dit volume!

• Alcoholbeleid:

Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan wie jonger is

dan zes7en jaar. Met alcohol bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van meer

dan 0,5% vol., onder andere bier, wijn…

Sterke drank mag men niet verkopen, schenken of aanbieden aan min-achUenjarigen.

Vermits cocktails en mixdranken zoals breezers, sterke drank bevaOen, mogen ze

evenmin worden verkocht of gra7s uitgedeeld aan minderjarigen.

Van elke persoon die alcohol wil kopen, mag gevraagd worden zijn leeNijd aan te to-

nen. Deze persoon is niet verplicht dit te doen, maar dan je hem ook de alcoholi-

sche drank weigeren.

• Rookverbod:

In de infrastructuur van JC Tranzit is het KB van 13 december 2005 tot het verbieden van

het roken in openbare plaatsen, van kracht. Het is dan ook aan de inrichter van het eve-

nement om erop toe te zien dat de bezoekers dit respecteren. Er mogen in geen geval

asbakken geplaatst worden.

•Noodnummers:

Bij noodgevallen of erns7ge problemen, kan je één van de verantwoordelijken van JC

Tranzit bereiken op de volgende noodnummers:

⇒ Safe Party Zone-verantwoordelijke: Merijn D’Hondt: 0473 86 29 42

⇒ Exploitant JC Tranzit: Kobe Detremmerie: 0473 86 28 29

⇒ Poli7ezone Vlas: 056 23 96 11

Specifieke afspraken:

• Zaaldeuren worden niet vast opengezet (ze moeten steeds dicht kunnen) ikv geluids-

overdracht

• De nooddeuren blijven al7jd dicht, tenzij bij noodgevallen

• Er is een regelma7ge controle in de centrale hal, de toileOen, overige ruimtes en rond

het gebouw door de organisator

• Er mogen geen auto’s voor de ingang worden geparkeerd

• Er mag niets aan de muren worden gehangen die blijvende gevolgen heeN. In geen ge-

val mag er iets beves7gd worden op de geschilderde oppervlaktes (deuren/muren bar,

graffi7 in de inkom en bus,…)!

• Er mag niets aan het plafond worden beves7gd

• Er mogen geen warme gerechten klaargemaakt worden in de zaal

• Er mag geen drank worden meegenomen naar buiten, tenzij in de perimeterzone

• De ac7viteit stopt ten laatste om 5u. Iedereen met uitzondering van wie opkuist, moet

de zaal verlaten

• De organisa7e voorziet zelf in voldoende toiletpapier, gezien het openbaar karakter

van de toileOen

• De doorgang naar de andere lokalen mag niet verhinderd worden

• Gelieve erop te leOen dat er geen publiek van uw ac7viteit zich in de gangen of andere

ruimtes begeeN, anders staat de organisator ook in voor de opkuis van de overige

ruimtes

Nadien Opkuis:

• Tafels, stoelen, toog… worden gereinigd.

• Er wordt eerst geveegd en al7jd gedweild en droog gedweild.

• De te kuisen ruimtes zijn: de drankenberging, achter de toog, de hal, de perimeterzone,

de toileOen, de buitenomgeving.

• De organisa7e voorziet zelf in dweils en zeep. Borstels en trekkers zijn aanwezig in de in-

frastructuur.

• Het vuil water wordt via de nooddeuren en / of de algemene toegangspoort naar buiten

getrokken.

• Het meubilair (tafels, stoelen) wordt op karren gestapeld (max. 10 stoelen per kar en 8

tafels per kar). Alle materiaal wordt teruggeplaatst op de manier waarop de infrastruc-

tuur werd verkregen (standaardopstelling).

• Het leeggoed wordt gesorteerd en tegen de tapinstalla7e in de berging geplaatst.

• Het afval moet worden gesorteerd (pmd en restafval). De organisator staat zelf in voor de

vuilnis- en pmd-zakken. Gelieve deze gevulde zakken in de perimeterzone te plaatsen.

• Glasafval wordt zelf meegenomen.

• De geluidsinstalla7e wordt afgelegd in de zwarte kast (overig gehuurd materiaal wordt

gedemonteerd en langs de rechterkant van de zaal gezet).

• De toog wordt netjes achter gelaten (spoelbakken uitgekuist, toog afgekuist…).

• Alle lichten worden gedoofd bij vertrek.

• Alle deuren (ook de binnendeuren) worden gesloten bij vertrek.

• De algemene toegangspoort wordt afgesloten, bij het afsluiten van de ac7viteit, tenzij er

nog andere ac7viteiten zijn in het gebouw.

• De doorgang naar de andere lokalen mag niet verhinderd worden.

Drank inventariseren:

Voor en na het evenement wordt een stocktelling uitgevoerd door een personeelslid van JC

Tranzit, en een overzicht van de aanwezige dranken aan de organisator bezorgd. De ver-

bruikte dranken worden aangerekend aan de organisator. Geopende flessen en ontzegelde

vaten worden sowieso aangerekend.

Financieel:

• Voor de effec7eve afrekening van JC Tranzit wordt het drankverbruik uitgerekend, en op-

geteld met de huurprijs voor de infrastructuur en het gebruikte materiaal. Hiervoor wordt

een totaalfactuur opgemaakt met verrekening van de waarborg, en naar het factura7e-

adres opgestuurd dat in het contract werd doorgegeven.

• Overige binnenkomende facturen betalen

• Financiële balans opmaken

• Algemene evalua7e